เมื่อใดก็ตามที่คุณทำงานกับ Google สเปรดชีตขนาดใหญ่ มีโอกาสที่คุณจะกรองตารางเพื่อดูและประเมินเฉพาะข้อมูลเฉพาะ

จะดีกว่าไหมหากแบ่งข้อมูลนั้นออกเป็นหลายชีตหรือแม้แต่สเปรดชีต ( ไฟล์) ในไดรฟ์หรือไม่ โดยส่วนตัวแล้ว ฉันพบว่าการให้แต่ละแผ่นอุทิศให้กับสิ่งของตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นชื่อ ตัวเลข วันที่ ฯลฯ สะดวกมาก นับประสาอะไรกับความเป็นไปได้ที่จะแบ่งปันเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้อื่น

หากนั่นคือเป้าหมายของคุณ มาแบ่งชีตและสเปรดชีตของเราออกจากกัน เลือกวิธีที่คุณต้องการรับข้อมูลและทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้

แยกหนึ่งชีตตามค่าคอลัมน์

ลองนึกภาพตาม: คุณติดตามค่าใช้จ่ายใน Google เอกสารแผ่น ในแต่ละวัน ให้คุณป้อนวันที่ จำนวนเงินที่ใช้จ่าย และหมวดหมู่ ตารางโตขึ้น ดังนั้นจึงเหมาะสมที่จะแบ่งตารางตามหมวดหมู่:

ลองพิจารณาตัวเลือกของคุณ

แยกแผ่นงานออกเป็นแผ่นงานต่างๆ ภายในไฟล์

หากคุณพอใจที่จะมีหลายแผ่นงาน (แต่ละแผ่นมีหมวดหมู่ของตัวเอง) ในสเปรดชีต Google หนึ่ง ฟังก์ชันสองฟังก์ชันจะช่วยได้

ตัวอย่าง 1. ฟังก์ชันตัวกรอง

ฟังก์ชัน FILTER มักจะนึกถึงคุณเป็นอันดับแรก โดยจะกรองช่วงของคุณตามเงื่อนไขที่กำหนดและส่งกลับเฉพาะค่าที่เกี่ยวข้องราวกับว่าแบ่งแผ่นงานด้วยค่าทั่วไป:

Note ฉันจะไม่ครอบคลุมฟังก์ชันพื้นฐานที่นี่ เนื่องจาก FILTER มีบทช่วยสอนอยู่แล้วในบล็อกของเรา

ให้ฉันเริ่มต้นด้วยการนำค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับ การรับประทานอาหารนอกบ้าน ไปยังชีตอื่น

ฉันสร้างชีตใหม่ในสเปรดชีตของฉันก่อน และป้อนสูตรต่อไปนี้ในนั้น:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")

อย่างที่คุณเห็น ฉันนำบันทึกที่มีอยู่ทั้งหมดจากเอกสารต้นฉบับของฉัน — Sheet1!A2:G101 — และเลือกออกเท่านั้น ที่มี Eating Out ในคอลัมน์ B — Sheet1!B2:B101 = "Eating Out" .

อย่างที่คุณคิดไว้แล้ว คุณจะต้องสร้าง ชีตด้วยตนเองได้มากเท่าที่มีหมวดหมู่ให้แยกตามและปรับสูตรสำหรับแต่ละชีตใหม่ หากนั่นไม่ใช่ปัญหาของคุณ ยังมีวิธีแยกแผ่นที่มีประสิทธิภาพมากกว่านั้นมาก ข้ามไปได้ทันที

ตัวอย่างที่ 2 ฟังก์ชัน QUERY

ถัดไปเป็นฟังก์ชันที่คุณอาจไม่เคยได้ยินมาก่อน — QUERY ฉันได้พูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้ในบล็อกของเราด้วย มันเหมือนกับนาธานใน Google ชีตที่ไม่อยู่ในแผนที่ — จัดการกับสิ่งที่เป็นไปไม่ได้ :) ใช่ แม้กระทั่งแบ่งชีตด้วยค่าทั่วไป!

หมายเหตุ มันใช้ภาษาแปลก ๆ (คล้ายกับคำสั่งใน SQL) ดังนั้นหากคุณไม่เคยใช้มาก่อน โปรดตรวจสอบบทความนี้เกี่ยวกับเรื่องนี้

สูตร QUERY มีลักษณะอย่างไรจึงจะได้รับค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับ การรับประทานอาหารนอกบ้าน ?

=QUERY(Sheet1!A1:G101,"select * where B = 'Eating Out'")

ตรรกะ เหมือนกัน:

1. มันดูที่ช่วงทั้งหมดจากแผ่นต้นฉบับของฉัน — Sheet1!A1:G101
2. และเลือกทั้งหมดที่มีค่าในคอลัมน์ B เท่ากับ กินข้าวนอกบ้าน — "เลือก * โดยที่ B = 'การรับประทานอาหารนอกบ้าน'"

อนิจจา มีการเตรียมการด้วยตนเองจำนวนมากที่นี่เช่นกัน คุณยังคงต้องเพิ่มชีตใหม่สำหรับแต่ละหมวดหมู่และป้อนสูตรใหม่ที่นั่น

หากคุณไม่ต้องการยุ่งเกี่ยวกับสูตรเลย มีส่วนเสริมนี้ — Split Sheet — ที่จะทำทุกอย่างให้คุณ ลองดูด้านล่าง

แบ่งแผ่นงานของคุณออกเป็นหลายแผ่นในไฟล์อื่น

หากคุณไม่ต้องการสร้างหลายแผ่นภายในสเปรดชีตเดียว มีตัวเลือกในการแยกแผ่นงานและใส่ ผลลัพธ์ในไฟล์อื่น

คู่ QUERY + IMPORTRANGE จะช่วยได้

มาดูกัน ฉันสร้างสเปรดชีตใหม่ในไดรฟ์และป้อนสูตรของฉันที่นั่น:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI","Sheet1!A1:G101"),"select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY ทำแบบเดียวกับที่ฉันกล่าวไว้ข้างต้น: it ไปที่ตารางเดิมของฉันและรับแถวที่ B มี Eating Out ราวกับแยกโต๊ะ!
2. แล้ว IMPORTRANGE ล่ะ? ตารางเดิมของฉันอยู่ในเอกสารอื่น IMPORTRANGE เป็นเหมือนกุญแจที่เปิดไฟล์นั้นและรับสิ่งที่ฉันต้องการ หากไม่มี QUERY จะไม่ผ่าน :)

เคล็ดลับ ฉันได้อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับ IMPORTRANGE ก่อนหน้านี้ในบล็อกของเรา ลองดูสิ

เมื่อคุณใช้ IMPORTRANGE คุณต้องให้สิทธิ์เข้าถึงเพื่อเชื่อมต่อไฟล์ใหม่ของคุณกับไฟล์ต้นฉบับโดยกดปุ่มปุ่มที่เกี่ยวข้อง มิฉะนั้น สิ่งที่คุณจะได้รับคือข้อผิดพลาด:

แต่เมื่อคุณกด อนุญาตการเข้าถึง ข้อมูลทั้งหมดจะโหลดในไม่กี่วินาที (หรือนาที หากมีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องดึง)

อย่างที่คุณเห็น วิธีนี้หมายความว่าคุณพร้อมที่จะสร้างสเปรดชีตใหม่ด้วยตนเองโดยมีแผ่นงานใหม่อยู่ข้างใน และสร้างฟังก์ชัน QUERY + IMPORTRANGE สำหรับแต่ละรายการ ค่าที่ต้องการ

หากมากเกินไป ฉันขอให้คุณลองใช้ส่วนเสริมแยกแผ่นตามที่อธิบายไว้ด้านล่างนี้ — ฉันสัญญาว่าคุณจะไม่เสียใจ

แบ่งแผ่นงานออกเป็นหลายแผ่น แยกสเปรดชีตโดยไม่มีสูตร

ขั้นตอนต่อไปคือแยกแต่ละหมวดหมู่ออกเป็นไฟล์ Google ชีต

และฉันต้องการเน้นวิธีที่ง่ายที่สุดซึ่งใช้งานง่าย — แยก แผ่นเสริม. จุดประสงค์หลักคือการแบ่ง Google ชีตของคุณออกเป็นหลายชีต/สเปรดชีตตามค่าในคอลัมน์ที่คุณเลือก

สิ่งที่คุณต้องปรับแต่งอย่างละเอียดจะอยู่ในหน้าต่างเดียว:

• ช่องทำเครื่องหมาย 2-3 ช่อง — แบ่งคอลัมน์ด้วย
• หนึ่งรายการแบบเลื่อนลง — พร้อมตำแหน่งสำหรับผลลัพธ์
• และปุ่มสิ้นสุด

โดยแท้จริงจะใช้เวลาเพียง ไม่กี่คลิกเพื่อตั้งค่าความต้องการของคุณ Split Sheet จะจัดการส่วนที่เหลือเอง:

ติดตั้ง Split Sheet จากร้าน Google Sheets และแยก Sheets ของคุณออกเป็นหลายๆ Sheet หรือไฟล์อย่างมืออาชีพ โดยใช้เวลาเพียงไม่กี่คลิกและไม่กี่นาที .

แยก Google สเปรดชีตออกเป็น Google ไดรฟ์แยกต่างหากไฟล์ตามแท็บ

บางครั้งการแยกตารางเดียวออกเป็นหลายชีตอาจไม่เพียงพอ บางครั้งคุณอาจต้องการดำเนินการเพิ่มเติมและวางแต่ละตาราง (แผ่นงาน/แท็บ) ลงในสเปรดชีต (ไฟล์) ของ Google แยกต่างหากในไดรฟ์ของคุณ โชคดีที่มีหลายวิธีเช่นกัน

ทำซ้ำสเปรดชีตและนำแท็บที่ไม่ต้องการออก

วิธีแก้ปัญหาแรกนี้ค่อนข้างเงอะงะ แต่ก็ยังเป็นวิธีแก้ปัญหา

เคล็ดลับ หากคุณไม่อยากเสียเวลากับการแก้ปัญหาที่เงอะงะ นี่คือลิงค์เพื่อทำความรู้จักกับวิธีที่ง่ายที่สุดในทันที

1. ค้นหาและเลือกสเปรดชีตที่คุณต้องการแยกในไดรฟ์:

เคล็ดลับ. หรือแม้กระทั่งสร้างโฟลเดอร์พิเศษและย้ายสเปรดชีตเหล่านี้ทั้งหมดไปไว้ที่นั่น:

คัดลอกแต่ละแท็บไปยังสเปรดชีตใหม่ด้วยตนเอง

มีโซลูชันมาตรฐานอีกหนึ่งแบบ — หรูหราขึ้นเล็กน้อย:

1. เปิดสเปรดชีตที่คุณต้องการแบ่งเป็นหลายสเปรดชีตตามแท็บ
2. คลิกขวาที่แต่ละแผ่นที่คุณต้องการดูในไฟล์อื่น และเลือก คัดลอกไปยัง > สเปรดชีตใหม่ :

เคล็ดลับ สเปรดชีตใหม่จะถูกสร้างขึ้นในไดรฟ์ของคุณโดยตรง แต่จะไม่มีชื่อ ไม่ต้องกังวล เมื่อคัดลอกทุกแผ่นไปยังสเปรดชีตใหม่ คุณจะได้รับลิงก์สำหรับเปิดไฟล์นั้นในแท็บใหม่:

และเปลี่ยนชื่อตามนั้น:

เคล็ดลับ มีวิธีหลีกเลี่ยงการทำสำเนาด้วยตนเองนี้ — ส่วนเสริมตัวจัดการชีต มองเห็นแผ่นงานทั้งหมดในไฟล์และแยกเป็นไฟล์แยกกันในไดรฟ์ได้อย่างรวดเร็ว ฉันแนะนำมันในตอนท้ายสุด

คัดลอกช่วงโดยใช้ฟังก์ชัน IMPORTRANGE

มีฟังก์ชันสำหรับงานใดๆ ใน Google ชีตเสมอใช่ไหม การแยก Google สเปรดชีตหนึ่งออกเป็นหลายสเปรดชีตแยกตามแท็บไม่ใช่ข้อยกเว้น และฟังก์ชัน IMPORTRANGE ก็เหมาะสำหรับงานนี้อีกครั้ง

ต่อไปนี้คือขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามสำหรับแต่ละแผ่นงานในไฟล์ Google ชีตของคุณ:

1. เริ่มต้นด้วยการสร้างสเปรดชีตใหม่ในไดรฟ์
2. เปิดและป้อนฟังก์ชัน IMPORTRANGE ของคุณ:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ","I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ เป็นคีย์จาก URL ของสเปรดชีตต้นฉบับ โดย ' a key ' ฉันหมายถึงการผสมอักขระที่ไม่ซ้ำกันระหว่าง ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' และ ' /edit#gid=0 ' ในแถบ URL ที่นำไปสู่สิ่งนี้สเปรดชีตโดยเฉพาะ
   • I quarter!A1:G31 เป็นการอ้างอิงถึงชีตและช่วงที่ฉันต้องการไปยังไฟล์ใหม่ของฉัน
3. แน่นอนว่า ฟังก์ชันนี้จะไม่ทำงานจนกว่าฉันจะอนุญาตให้ดึงข้อมูลจากสเปรดชีตต้นฉบับของฉัน ฉันต้องวางเมาส์ไว้เหนือ A1 เนื่องจากมันถือ IMPORTRANGE และกดปุ่มที่เกี่ยวข้อง:

ทันทีที่ดำเนินการเสร็จ สูตรจะดึงและแสดง ข้อมูลจากสเปรดชีตต้นทาง คุณสามารถตั้งชื่อชีตนี้และนำชีตเดียวกันออกจากไฟล์ต้นฉบับ

และทำซ้ำสำหรับแท็บที่เหลือ

โปรแกรมเสริมตัวจัดการชีต — ย้าย Google ชีตหลายๆ ชีตไปที่ สเปรดชีตใหม่หลายชุด

ในขณะที่วิธีทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นช่วยคลี่คลายโซลูชันทีละนิดและต้องการการจัดการจำนวนมาก ให้ฉันดึงวิธีอื่นซึ่งเป็นวิธีที่เร็วและง่ายที่สุดในการแยกสเปรดชีตของคุณออกจากแถบเครื่องมือของฉัน

ส่วนเสริมตัวจัดการชีตจะแสดงรายการชีตทั้งหมดบนแถบด้านข้างและจัดเตรียมปุ่มสำหรับการดำเนินการแต่ละอย่าง ได้ รวมถึงการแบ่งสเปรดชีตตามแผ่นงานเป็นไฟล์ต่างๆ ในไดรฟ์

ติดตั้งและคุณจะต้องทำ 2 สิ่งเท่านั้น:

1. เลือกแผ่นงานทั้งหมด (บนส่วนเพิ่ม -บนแถบด้านข้าง) ที่ไม่ได้อยู่ในสเปรดชีตที่เปิดอยู่ในปัจจุบันอีกต่อไป

   เคล็ดลับ กด Shift เพื่อเลือกแผ่นงานที่อยู่ติดกัน และ Ctrl สำหรับแต่ละแผ่น หรือใช้ช่องทำเครื่องหมายถัดจากชื่อแผ่นงาน

   

2. และคลิกเพียงตัวเลือกเดียว: ย้ายไปที่ > สเปรดชีตใหม่หลายรายการ :

ส่วนเสริมจะตัดแผ่นงานออกจากสเปรดชีตปัจจุบันของคุณและวางลงในสเปรดชีตใหม่ในไดรฟ์ของคุณ คุณจะพบไฟล์เหล่านั้นในโฟลเดอร์ที่ตั้งชื่อตามไฟล์ต้นฉบับของคุณ:

ตัวจัดการชีตจะแจ้งให้คุณทราบพร้อมข้อความแสดงผลลัพธ์ และให้ลิงก์สำหรับเปิดโฟลเดอร์ใหม่นั้นด้วย แบ่งชีตในแท็บเบราว์เซอร์ใหม่ทันที:

แค่นั้น!

ไม่จำเป็นต้องสร้างสูตรและคัดลอกและวาง สร้างไฟล์ใหม่ด้วยตนเอง ล่วงหน้า ฯลฯ ส่วนเสริมจะทำทุกอย่างให้คุณเมื่อคุณคลิกปุ่มที่เกี่ยวข้อง

รับจากร้านค้า Google ชีตเป็นเครื่องมือเดียวหรือเป็นส่วนหนึ่งของ Power Tools พร้อมกับเวลาอื่นๆ อีกกว่า 30 รายการ- โปรแกรมประหยัดสำหรับสเปรดชีต

หวังว่าโซลูชันเหล่านี้จะช่วยคุณได้! มิฉะนั้น ฉันจะพบคุณในส่วนความเห็นด้านล่าง ;)