Lorsque vous travaillez avec de grandes feuilles de calcul Google, il y a de fortes chances que vous filtriez constamment le tableau pour voir et évaluer uniquement des informations particulières.

Ne serait-il pas préférable de répartir ces informations dans plusieurs feuilles séparées ou même dans des feuilles de calcul (fichiers) dans Drive ? Personnellement, je trouve que le fait d'avoir chaque feuille consacrée à sa propre chose - qu'il s'agisse d'un nom, d'un numéro, d'une date, etc. est très pratique, sans parler de la possibilité émergente de partager uniquement des informations connexes avec d'autres personnes.

Si c'est votre objectif, séparons nos feuilles et nos tableurs. Choisissez la façon dont vous voulez obtenir vos données et suivez les étapes qui y sont décrites.

Diviser une feuille en fonction des valeurs des colonnes

Imaginez ceci : vous suivez vos dépenses dans un document Google Sheets. Chaque jour, vous saisissez la date, le montant dépensé et la catégorie. Le tableau s'étoffe, et il devient de plus en plus logique de le diviser par catégorie :

Examinons vos options.

Diviser une feuille en plusieurs feuilles dans le fichier

Si vous êtes d'accord pour avoir plusieurs feuilles (chacune avec sa propre catégorie) dans une seule feuille de calcul Google, deux fonctions vous seront utiles.

Exemple 1 : Fonction FILTER

La fonction FILTER vous viendra probablement à l'esprit en premier lieu. Elle filtre votre plage en fonction d'une certaine condition et ne renvoie que les valeurs correspondantes, comme si la feuille était divisée en fonction des valeurs communes :

Note. Je ne couvrirai pas les bases de la fonction ici puisque FILTER a déjà son tutoriel sur notre blog.

Laissez-moi commencer en apportant toutes les dépenses pour Manger à l'extérieur à une autre feuille.

Je crée d'abord une nouvelle feuille dans mon tableur, et j'y saisis la formule suivante :

=FILTER(Feuille1!A2:G101,Feuille1!B2:B101 = "Manger à l'extérieur")

Comme vous pouvez le voir, je prends littéralement tous les enregistrements existants de ma feuille originale - Feuille1!A2:G101 - et choisir seulement ceux qui ont Manger à l'extérieur dans la colonne B - Feuille 1!B2:B101 = "Manger au restaurant". .

Comme vous l'avez peut-être déjà pensé, vous devrez créer manuellement autant de feuilles qu'il y a de catégories à diviser et ajuster une formule pour chaque nouvelle feuille. Si ce n'est pas votre problème, il existe une méthode beaucoup plus efficace, sans formule, pour diviser une feuille. N'hésitez pas à l'utiliser.

Exemple 2 : Fonction QUERY

La suivante est la fonction dont vous n'avez peut-être pas entendu parler - QUERY. J'en ai également parlé sur notre blog. C'est comme Nathan dans les eaux inexplorées de Google Sheets - il traite l'impossible :) Oui, il divise même la feuille par des valeurs communes !

Remarque : il utilise un langage particulier (similaire aux commandes de SQL). Si vous ne l'avez jamais utilisé auparavant, consultez cet article.

Alors, comment la formule QUERY se présente-t-elle pour que l'on puisse obtenir toutes les dépenses pour Manger à l'extérieur ?

=QUERY(Sheet1!A1:G101, "select * where B = 'Eating Out'")

La logique est la même :

1. il regarde l'ensemble de la gamme de ma feuille d'origine - Feuille1!A1:G101
2. et sélectionne tous ceux dont la valeur dans la colonne B est égale à Manger à l'extérieur - "select * where B = 'Eating Out'"

Hélas, là aussi, beaucoup de préparations manuelles : vous devrez encore ajouter une nouvelle feuille pour chaque catégorie et y introduire une nouvelle formule.

Si vous ne voulez pas vous embêter avec des formules, il existe un module complémentaire - Split Sheet - qui fera tout pour vous. Regardez ci-dessous.

Diviser votre feuille en plusieurs feuilles dans un autre fichier

Si vous ne souhaitez pas générer plusieurs feuilles au sein d'une même feuille de calcul, il existe une option permettant de diviser la feuille et de placer les résultats dans un autre fichier.

Le duo QUERY + IMPORTRANGE vous aidera.

Voyons voir. Je crée une nouvelle feuille de calcul dans mon Drive et j'y entre ma formule :

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Sheet1!A1:G101"), "select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY fait la même chose que ce que j'ai mentionné juste au-dessus : il va dans ma table originale et prend les lignes où B contient Manger à l'extérieur Comme si on partageait la table !
2. Qu'est-ce que c'est que l'IMPORTRANGE alors ? Eh bien, ma table originale est dans un autre document. IMPORTRANGE est comme une clé qui ouvre ce fichier et prend ce dont j'ai besoin. Sans elle, QUERY ne passera pas :)

Conseil. J'ai décrit IMPORTRANGE en détail plus tôt dans notre blog, jetez-y un coup d'œil.

Lorsque vous utilisez IMPORTRANGE, vous devez lui donner accès à la connexion de votre nouveau fichier avec le fichier original en appuyant sur le bouton correspondant, sinon vous n'obtiendrez qu'une erreur :

Mais une fois que vous avez atteint Autoriser l'accès Si vous êtes en mesure de le faire, toutes les données seront chargées en quelques secondes (ou quelques minutes s'il y a beaucoup de données à extraire).

Comme vous pouvez le constater, cette façon de procéder implique que vous êtes prêt à créer manuellement une nouvelle feuille de calcul avec les nouvelles feuilles à l'intérieur, et à construire des fonctions QUERY + IMPORTRANGE pour chaque valeur requise.

Si c'est trop, je vous conseille vivement d'essayer notre module complémentaire Split Sheet décrit ci-dessous - je vous promets que vous ne le regretterez pas.

Divisez votre feuille en plusieurs feuilles de calcul distinctes sans formules

L'étape suivante consisterait à répartir chaque catégorie dans son propre fichier Google Sheets.

Et j'aimerais me concentrer sur le moyen le plus simple et le plus convivial qui existe - l'extension Split Sheet. Son objectif principal est de diviser votre feuille Google en plusieurs feuilles/feuilles de calcul par les valeurs d'une colonne de votre choix.

Tout ce dont vous avez besoin pour effectuer un réglage fin se trouve dans une seule fenêtre :

• quelques cases à cocher - colonnes à diviser par
• une liste déroulante - avec des emplacements pour le résultat
• et le bouton de finition

Il vous suffira littéralement de quelques clics pour définir vos besoins et Split Sheet s'occupera du reste :

Installez Split Sheet depuis la boutique Google Sheets et divisez vos feuilles en plusieurs feuilles ou fichiers comme un pro, en quelques clics et minutes seulement.

Diviser une feuille de calcul Google en plusieurs fichiers Google Drive distincts par onglets

Parfois, diviser un seul tableau en plusieurs feuilles ne suffit pas. Vous pouvez parfois aller plus loin et placer chaque tableau (feuille/onglet) dans une feuille de calcul (fichier) Google distincte dans votre Drive. Heureusement, il existe quelques moyens pour cela.

Duplication des feuilles de calcul et suppression des onglets indésirables

Cette première solution est assez maladroite mais c'est tout de même une solution.

Conseil : si vous ne voulez pas perdre votre temps avec des solutions maladroites, voici un lien qui vous permettra de connaître immédiatement la méthode la plus simple.

1. Trouvez et sélectionnez la feuille de calcul que vous voulez diviser dans Drive :

Astuce. Ou même créer un dossier spécial et y déplacer toutes ces feuilles de calcul :

Сopy chaque onglet vers une nouvelle feuille de calcul manuellement.

Il existe une autre solution standard, un peu plus élégante :

1. Ouvrez la feuille de calcul que vous souhaitez diviser en plusieurs feuilles de calcul par onglets.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur chaque feuille que vous souhaitez voir dans un autre fichier et choisissez Copier vers> ; Nouvelle feuille de calcul :

Conseil : une nouvelle feuille de calcul sera créée dans votre Drive, mais elle n'aura pas de titre. Ne vous inquiétez pas : chaque fois qu'une feuille est copiée dans une nouvelle feuille de calcul, vous obtenez un lien pour ouvrir ce fichier dans un nouvel onglet :

et le renommer en conséquence :

Astuce : il existe un moyen d'éviter cette copie manuelle : le module complémentaire Sheets Manager. Il voit toutes les feuilles du fichier et les divise rapidement en fichiers séparés dans Drive. Je le présente à la toute fin.

Copier les plages en utilisant la fonction IMPORTRANGE

Il existe toujours une fonction pour chaque tâche dans Google Sheets, n'est-ce pas ? La division d'une feuille de calcul Google en plusieurs feuilles de calcul séparées par des onglets ne fait pas exception à la règle. Et la fonction IMPORTRANGE est une fois de plus parfaite pour cette tâche.

Voici les étapes à suivre pour chaque feuille de votre fichier Google Sheets :

1. Commencez par créer une nouvelle feuille de calcul dans Drive.
2. Ouvrez-la, et entrez votre fonction IMPORTRANGE :

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ est une clé de l'URL de la feuille de calcul originale. Par ' une clé Je veux dire ce mélange unique de caractères entre //docs.google.com/spreadsheets/d/ et /edit#gid=0 dans la barre d'URL qui mène à cette feuille de calcul particulière.
   • I quarter!A1:G31 est une référence à une feuille et à une plage que je veux transférer dans mon nouveau fichier.
3. Bien entendu, la fonction ne fonctionnera pas tant que je ne lui aurai pas donné accès aux données de ma feuille de calcul d'origine. Je dois passer la souris sur A1, qui contient l'IMPORTRANGE, et appuyer sur le bouton correspondant :

Dès qu'elle le fait, la formule extrait et affiche les données de la feuille de calcul source. Vous pouvez donner un nom à cette feuille et supprimer la même feuille du fichier d'origine.

Répétez également cette opération pour les autres onglets.

Module complémentaire Sheets Manager : déplacez rapidement plusieurs feuilles de calcul Google vers plusieurs nouvelles feuilles de calcul.

Alors que toutes les méthodes susmentionnées dévoilent la solution petit à petit et nécessitent de nombreuses manipulations, permettez-moi d'en sortir une autre, la méthode la plus rapide et la plus simple pour diviser votre feuille de calcul.

Le module complémentaire Sheets Manager répertorie toutes les feuilles sur sa barre latérale et fournit un bouton pour chaque action. Oui, y compris la division de la feuille de calcul par feuilles en plusieurs fichiers différents dans Drive.

Installez-le et vous n'aurez que deux choses à faire :

1. Sélectionnez toutes les feuilles (dans la barre latérale complémentaire) qui n'appartiennent plus à votre feuille de calcul actuellement ouverte.

   Astuce. Appuyez sur Équipe pour sélectionner des feuilles contiguës et Ctrl pour les feuilles individuelles, ou utilisez les cases à cocher situées à côté des noms des feuilles.

   

2. Et cliquez sur une seule option : Déplacer vers> ; Plusieurs nouvelles feuilles de calcul :

Le module complémentaire coupera les feuilles de votre feuille de calcul actuelle et les collera dans de nouvelles feuilles de calcul dans votre lecteur. Vous trouverez ces fichiers dans un dossier portant le nom de votre fichier original :

Sheets Manager vous informera également par un message de résultat et vous donnera un lien pour ouvrir immédiatement ce nouveau dossier avec les feuilles divisées dans un nouvel onglet du navigateur :

Et c'est tout !

Plus besoin de construire des formules et de les copier-coller, de créer manuellement de nouveaux fichiers à l'avance, etc. L'add-on fait tout à votre place dès que vous cliquez sur le bouton correspondant.

Vous pouvez l'obtenir à partir de la boutique Google Sheets en tant qu'outil unique ou dans le cadre des outils puissants, avec plus de 30 autres gains de temps pour les feuilles de calcul.

J'espère que ces solutions vous aideront ! Sinon, je vous donne rendez-vous dans la section des commentaires ci-dessous ;)