Секогаш кога работите со големи табели на Google, големи се шансите постојано да ја филтрирате табелата за да видите и проценувате само одредени информации.

Зарем не би било најдобро да ги поделите тие информации на повеќе посебни листови или дури и табели ( датотеки) во Drive? Лично, сметам дека секој лист е посветен на својата работа - без разлика дали тоа е име, број, датум итн. - супер погодно. Да не зборуваме за можноста за споделување само поврзани информации со други луѓе.

Ако тоа е вашата цел, ајде да ги поделиме нашите листови и табели заедно. Изберете го начинот на кој сакате да ги добиете вашите податоци и следете ги чекорите опишани таму.

Поделете еден лист врз основа на вредностите на колоните

Замислете го ова: ги следите трошоците во Google Листови документ. Секој ден го внесувате датумот, потрошениот износ и категоријата. Табелата расте, така што има се повеќе и повеќе смисла да се подели табелата по категории:

Ајде да ги разгледаме вашите опции.

Поделете лист на различни листови во рамките на датотеката

Ако сте во ред со тоа што имате повеќе листови (секој со своја категорија) во една табела на Google, две функции ќе ви помогнат.

Пример 1. Функција FILTER

Функцијата FILTER најверојатно прво ќе ви падне на ум. Го филтрира вашиот опсег според одредена состојба и ги враќа само поврзаните вредности како да го дели листот со заеднички вредности:

Забелешка. Јаснема да ги опфати основите на функциите овде бидејќи FILTER веќе го поседува своето упатство на нашиот блог.

Дозволете ми да започнам со носење на сите трошоци за Eating Out на друг лист.

Прво создавам нов лист во мојата табела и ја внесувам следнава формула таму:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")

Како што можете да видите, буквално ги земам сите постоечки записи од мојот оригинален лист — Sheet1!A2:G101 — и избирам само оние што имаат Eating Out во колоната Б — Sheet1!B2:B101 = „Eating Out“ .

Како што можеби веќе сте мислеле, ќе мора да креирате онолку листови рачно колку што има категории за поделба и прилагодување формула за секој нов лист. Меѓутоа, ако тоа не е вашиот џем, има многу поефикасен начин да се подели лист без формула. Слободно скокнете веднаш до неа.

Пример 2. Функција QUERY

Следната е функцијата за која можеби не сте слушнале - QUERY. Зборував за тоа и на нашиот блог. Тоа е како Нејтан во непознатите води на Google Sheets - се справува со невозможното :) Да, дури и го дели листот по заеднички вредности!

Забелешка. Користи необичен јазик (сличен на командите во SQL), па ако не сте го користеле досега, проверете ја оваа статија за тоа.

Па, како изгледа формулата QUERY за да може да ги добие сите трошоци за Јадење надвор ?

=QUERY(Sheet1!A1:G101,"select * where B = 'Eating Out'")

Логиката е исто:

1. гледа нацелиот опсег од мојот изворен лист — Листов1!A1:G101
2. и ги избира сите оние каде што вредноста во колоната Б е еднаква на Јадење надвор — „изберете * каде што B = 'Eating Out'"

За жал, многу рачни подготовки и овде: сепак ќе треба да додадете нов лист за секоја категорија и да внесете нова формула таму.

Ако воопшто не сакате да се замарате со формулите, постои овој додаток — Split Sheet — што ќе направи се за вас. Погледнете подолу.

Поделете го вашиот лист на неколку листови во друга датотека

Ако не сакате да генерирате повеќе листови во една табела, постои опција да се подели листот и да се стави резултира во друга датотека.

Дуото QUERY + IMPORTRANGE ќе помогне.

Ајде да видиме. Создавам нова табела во мојот Диск и ја внесувам мојата формула таму:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI","Sheet1!A1:G101"),"select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY го прави истото како што споменав погоре: тоа оди во мојата оригинална табела и ги зема оние редови каде што Б содржи Eating Out . Како да ја делиме масата!
2. Што е тогаш со ВАЖНОТО? Па, мојата оригинална табела е во друг документ. IMPORTRANGE е како клуч што ја отвора таа датотека и го зема она што ми треба. Без него, QUERY нема да помине :)

Совет. Детално го опишав IMPORTRANGE претходно во нашиот блог, погледнете.

Кога користите IMPORTRANGE, треба да му дадете пристап да ја поврзе вашата нова датотека со оригиналната со притискање насоодветното копче. Во спротивно, сè што ќе добиете е грешка:

Но штом ќе притиснете Дозволи пристап , сите податоци ќе се вчитаат за неколку секунди (добро или минути ако има многу податоци за влечење).

Како што можете да видите, овој начин значи дека сте подготвени рачно да креирате нова табела со новите листови внатре и да изградите QUERY + IMPORTRANGE функции за секоја потребна вредност.

Ако ова е премногу, ве повикувам да го пробате нашиот додаток Split Sheet опишан подолу — ветувам дека нема да зажалите.

Поделете го вашиот лист на повеќе одделни табеларни пресметки без формули

Следниот чекор би бил да се подели секоја категорија во сопствена датотека на Google Sheets.

И би сакал да се фокусирам на најлесниот начин што постои — Разделете Додаток за листови. Неговата главна цел е да го подели вашиот лист на Google на повеќе листови/табеларни пресметки по вредности во колона по ваш избор.

Сè што ви треба за фино прилагодување се наоѓа во само еден прозорец:

• неколку полиња за избор — колони што треба да се поделат по
• еден паѓачки надолу — со места за резултатот
• и копчето за завршна обработка

Буквално ќе потрае само неколку кликања за да ги поставите вашите барања. Split Sheet ќе го стори останатото:

Инсталирајте го Split Sheet од продавницата на Google Sheets и поделете ги вашите листови на неколку листови или датотеки како професионалец - за само неколку кликања и минути .

Поделете една табела на Google на посебен Google Driveдатотеки по јазичиња

Понекогаш не е доволно да се подели само една табела на повеќе листови. Понекогаш можеби ќе сакате да одите понатаму и да ја поставите секоја табела (лист/таб) на посебна табела на Google (датотека) во вашиот Диск. За среќа, постојат неколку начини и за тоа.

Дуплицирајте табели и отстранете ги несаканите јазичиња

Ова прво решение е прилично несмасно, но сепак е решение.

Совет. Ако не сакате да го губите времето на несмасни решенија, еве линк за веднаш да се запознаете со најлесниот начин.

1. Најдете и изберете ја табела што сакате да ја поделите во Drive:

Совет. Или дури и креирајте посебна папка и преместете ги сите овие табели таму:

Рачно копирајте ја секоја картичка во нова табела

Има уште едно стандардно решение - малку поелегантно:

1. Отворете ја табелата што сакате да ја поделите на повеќе табели по јазичиња.
2. Кликнете со десното копче на секој лист што сакате да го видите водруга датотека и изберете Копирај во > Нова табела :

Совет. Ќе се создаде нова табела директно во вашиот Диск, но таа нема да биде насловена. Не грижете се - со секој лист што се копира во нова табела, ќе добиете врска за да ја отворите датотеката во нова картичка:

и соодветно преименувате ја:

Совет. Постои начин да се избегне ова рачно копирање - додаток на Управувач со листови. Ги гледа сите листови во датотеката и брзо ги дели на одделни датотеки во Drive. Го воведувам на самиот крај.

Копирај ги опсезите користејќи ја функцијата IMPORTRANGE

Секогаш има функција за која било задача во Google Sheets, нели? Поделбата на една табела на Google на повеќе посебни табели по јазичиња не е исклучок. И функцијата IMPORTRANGE е повторно совршена за задачата.

Еве ги чекорите што треба да ги следите за секој лист во вашата датотека на Google Sheets:

1. Започнете со создавање нова табела во Drive.
2. Отворете го и внесете ја функцијата IMPORTRANGE:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ","I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ е клуч од URL-то на оригиналната табела. Под „ клуч “ мислам на таа единствена комбинација на знаци помеѓу „ //docs.google.com/spreadsheets/d/ “ и „ /edit#gid=0 ' во лентата за URL што води до оваодредена табела.
   • I квартал!A1:G31 е повикување на лист и опсег до кој сакам да стигнам до мојата нова датотека.
3. Се разбира, функцијата нема да работи додека не ѝ дадам пристап за извлекување податоци од мојата оригинална табела. Треба да го ставам глувчето над A1 бидејќи држи IMPORTRANGE и да го притиснам соодветното копче:

Штом ќе заврши, формулата ќе повлече и ќе го прикаже податоци од изворната табела. Може да му дадете име на овој лист и да го отстраните истиот лист од оригиналната датотека.

Исто така, повторете го ова за преостанатите јазичиња.

Додаток за Управник со листови — брзо преместете неколку листови на Google во повеќе нови табеларни пресметки

Додека сите гореспоменати начини го разоткриваат решението малку по малку и бараат многу манипулации, дозволете ми да извлечам друг, најбрзиот и најлесниот начин да ја разделам вашата табела од мојот појас со алатки.

Инсталирајте ја и ќе треба да направите само 2 работи:

1. Изберете ги сите листови (на додатокот -на страничната лента) кои повеќе не припаѓаат на вашата моментално отворена табела.

   Совет. Притиснете Shift за да изберете соседни листови и Ctrl за поединечни листови. Или користете ги полињата за избор веднаш до имињата на листовите.

   

2. И кликнете само на една опција: Премести во > Повеќе нови табеларни пресметки :

Додатокот ќе ги исече листовите од вашата тековна табела и ќе ги залепи во нови табели во вашиот Диск. Ќе ги најдете тие датотеки во папка именувана по вашата оригинална датотека:

Управникот со листови исто така ќе ве информира со порака за резултат и ќе ви даде врска за да ја отворите таа нова папка со Веднаш подели листови во нова картичка на прелистувачот:

И тоа е тоа!

Нема потреба да се градат формули и да се копираат-залепуваат, рачно да се создаваат нови датотеки однапред, итн. Додатокот прави сè за вас откако ќе кликнете на соодветното копче.

Преземете го од продавницата на Google Sheets како единствена алатка или како дел од Power Tools заедно со повеќе од 30 други времиња- штедачи за табеларни пресметки.

Се надеваме дека овие решенија ќе ви помогнат! Во спротивно, ќе се сретнеме во делот за коментари долу ;)