Если вы работаете с большими электронными таблицами Google, есть вероятность, что вы постоянно фильтруете таблицу, чтобы увидеть и оценить только конкретную информацию.

Не лучше ли разделить эту информацию на несколько отдельных листов или даже электронных таблиц (файлов) в Drive? Лично я считаю, что иметь каждый лист, посвященный чему-то своему - будь то имя, номер, дата и т. д. - очень удобно. Не говоря уже о появляющейся возможности делиться с другими людьми только связанной информацией.

Если это ваша цель, давайте разделим наши листы и электронные таблицы. Выберите способ, которым вы хотите получать данные, и следуйте описанным там шагам.

Разделение одного листа на основе значений столбцов

Представьте себе следующее: вы отслеживаете расходы в документе Google Sheets. Каждый день вы вводите дату, потраченную сумму и категорию. Таблица растет, поэтому все больше и больше смысла разделять ее по категориям:

Давайте рассмотрим ваши варианты.

Разделить лист на разные листы в файле

Если вы не против иметь несколько листов (каждый со своей категорией) в одной электронной таблице Google, вам помогут две функции.

Пример 1. Функция FILTER

Функция FILTER, скорее всего, придет вам на ум первой. Она фильтрует ваш диапазон по определенному условию и возвращает только связанные значения, как бы разделяя лист по общим значениям:

Примечание. Я не буду рассказывать здесь об основах функции, поскольку FILTER уже имеет свой учебник на нашем блоге.

Позвольте мне начать с того, что все расходы на Питание на другой лист.

Сначала я создаю новый лист в своей электронной таблице и ввожу туда следующую формулу:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")

Как вы можете видеть, я буквально беру все существующие записи с моего исходного листа. Лист1!A2:G101 - и выбрать только те, которые Питание в колонке B - Sheet1!B2:B101 = "Eating Out" .

Как вы, возможно, уже догадались, вам придется вручную создавать столько листов, сколько категорий для разделения, и настраивать формулу для каждого нового листа. Однако если это не ваш конек, есть гораздо более эффективный способ разделения листа без формул. Не стесняйтесь перейти прямо к нему.

Пример 2. Функция QUERY

Следующая функция, о которой вы, возможно, не слышали - QUERY. Я также рассказывал о ней в нашем блоге. Это как Натан в неизведанных водах Google Sheets - решает невозможное :) Да, даже разделяет лист по общим значениям!

Примечание. В нем используется своеобразный язык (похожий на команды в SQL), поэтому если вы не использовали его раньше, обязательно ознакомьтесь с этой статьей о нем.

Итак, как выглядит формула QUERY, чтобы можно было получить все расходы для Питание ?

=QUERY(Sheet1!A1:G101, "select * where B = 'Eating Out'")

Логика та же самая:

1. он просматривает весь диапазон из моего исходного листа - Лист1!A1:G101
2. и выбирает все те, где значение в столбце B равно Питание - "select * where B = 'Eating Out'"

Увы, здесь тоже много ручной подготовки: вам все равно придется добавить новый лист для каждой категории и ввести туда новую формулу.

Если вы не хотите возиться с формулами, есть дополнение - Split Sheet, которое сделает все за вас. Посмотрите ниже.

Разделите свой лист на несколько листов в другом файле

Если вы не хотите генерировать несколько листов в рамках одной электронной таблицы, есть возможность разделить лист и поместить результаты в другой файл.

Поможет дуэт QUERY + IMPORTRANGE.

Давайте посмотрим. Я создаю новую электронную таблицу в Drive и ввожу туда свою формулу:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Sheet1!A1:G101"), "select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY делает то же самое, о чем я говорил выше: он обращается к моей исходной таблице и берет те строки, в которых B содержит Питание . Как будто разделили стол!
2. Зачем тогда IMPORTRANGE? Ну, моя исходная таблица находится в другом документе. IMPORTRANGE - это как ключ, который открывает этот файл и берет то, что мне нужно. Без него QUERY не пройдет :)

Совет. Я подробно описал IMPORTRANGE ранее в нашем блоге, посмотрите.

Когда вы используете IMPORTRANGE, вы должны дать ему доступ к соединению вашего нового файла с оригинальным, нажав соответствующую кнопку. В противном случае вы получите только ошибку:

Но как только вы попадаете Разрешить доступ Все данные будут загружены за считанные секунды (ну, или минуты, если данных много).

Как видите, этот способ подразумевает, что вы готовы вручную создать новую электронную таблицу с новыми листами внутри нее и построить функции QUERY + IMPORTRANGE для каждого требуемого значения.

Если это слишком много, я настоятельно рекомендую вам попробовать наше дополнение Split Sheet, описанное ниже - обещаю, вы не пожалеете.

Разделите лист на несколько отдельных электронных таблиц без формул

Следующим шагом будет разбиение каждой категории на отдельные файлы Google Sheets.

И я хотел бы остановиться на самом простом и удобном способе - дополнении Split Sheet. Его основная цель - разделить лист Google на несколько листов/таблиц по значениям в выбранном вами столбце.

Все, что нужно для тонкой настройки, находится всего в одном окне:

• несколько флажков - столбцов для разделения по категориям
• один выпадающий - с местами для результата
• и кнопка завершения

Буквально несколько щелчков мыши потребуется, чтобы установить ваши требования. Split Sheet сделает все остальное:

Установите Split Sheet из магазина Google Sheets и разделите свои листы на несколько листов или файлов как профессионал - всего за несколько кликов и минут.

Разделите одну электронную таблицу Google на отдельные файлы Google Drive с помощью вкладок

Иногда разделения одной таблицы на несколько листов недостаточно. Иногда вы можете пойти дальше и поместить каждую таблицу (лист/вкладку) в отдельную таблицу (файл) Google на Диске. К счастью, для этого тоже есть несколько способов.

Дублирование электронных таблиц и удаление ненужных вкладок

Это первое решение довольно неуклюжее, но все же это решение.

Совет. Если вы не хотите тратить время на неуклюжие решения, вот ссылка, по которой вы можете сразу узнать самый простой способ.

1. Найдите и выберите электронную таблицу, которую вы хотите разделить в Drive:

Совет. Или даже создайте специальную папку и перенесите туда все эти электронные таблицы:

Копирование каждой вкладки в новую электронную таблицу вручную

Есть еще одно стандартное решение - немного более элегантное:

1. Откройте электронную таблицу, которую необходимо разделить на несколько таблиц с помощью вкладок.
2. Щелкните правой кнопкой мыши каждый лист, который вы хотите видеть в другом файле, и выберите Копировать в> Новая электронная таблица :

Совет. Новая электронная таблица будет создана прямо на вашем Диске, но она будет без названия. Не волнуйтесь - с каждым листом, скопированным в новую электронную таблицу, вы получите ссылку для открытия этого файла в новой вкладке:

и переименуйте его соответствующим образом:

Совет. Есть способ избежать этого ручного копирования - дополнение Sheets Manager. Оно видит все листы в файле и быстро разбивает их на отдельные файлы в Drive. Я представляю его в самом конце.

Скопируйте диапазоны с помощью функции IMPORTRANGE

В Google Sheets всегда найдется функция для любой задачи, верно? Разделение одной таблицы Google на несколько отдельных таблиц по вкладкам - не исключение. И функция IMPORTRANGE снова идеально подходит для этой задачи.

Ниже приведены шаги, которые необходимо выполнить для каждого листа в файле Google Sheets:

1. Начните с создания новой электронной таблицы в Drive.
2. Откройте его и введите свою функцию IMPORTRANGE:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I квартал!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ это ключ из URL исходной электронной таблицы. По ' ключ ' Я имею в виду ту уникальную смесь персонажей между ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' и ' /edit#gid=0 ' в строке URL, которая ведет к этой конкретной электронной таблице.
   • I квартал! A1:G31 это ссылка на лист и диапазон, которые я хочу получить в моем новом файле.
3. Конечно, функция не будет работать, пока я не предоставлю ей доступ к извлечению данных из моей исходной электронной таблицы. Мне нужно навести курсор мыши на A1, поскольку она содержит IMPORTRANGE, и нажать соответствующую кнопку:

Как только это будет сделано, формула извлечет и отобразит данные из исходной электронной таблицы. Вы можете дать этому листу имя и удалить тот же лист из исходного файла.

Также повторите это для оставшихся вкладок.

Дополнение Sheets Manager - быстрое перемещение нескольких листов Google в несколько новых электронных таблиц

Хотя все вышеупомянутые способы распутывают решение понемногу и требуют множества манипуляций, позвольте мне вытащить из своего пояса инструментов еще один, самый быстрый и простой способ разделить вашу электронную таблицу.

Надстройка Sheets Manager перечисляет все листы на боковой панели и предоставляет кнопку для каждого действия. Да, включая разделение электронной таблицы по листам на несколько разных файлов в Drive.

Установите его, и вам нужно будет сделать только 2 вещи:

1. Выберите все листы (на дополнительной боковой панели), которые больше не принадлежат открытой в данный момент электронной таблице.

   Совет. Нажмите Смена для выбора смежных листов и Ctrl для отдельных листов. Или воспользуйтесь флажками рядом с названиями листов.

   

2. И нажмите только на один вариант: Переместить в> Несколько новых электронных таблиц :

Дополнение вырежет листы из текущей электронной таблицы и вставит их в новые электронные таблицы на диске. Вы найдете эти файлы в папке, названной по имени вашего исходного файла:

Sheets Manager также проинформирует вас сообщением о результате и даст ссылку, по которой вы сможете сразу же открыть новую папку с разделенными листами в новой вкладке браузера:

И это все!

Нет необходимости строить формулы и копировать-вставлять их, вручную создавать новые файлы заранее и т.д. Дополнение сделает все за вас, как только вы нажмете соответствующую кнопку.

Получите его в магазине Google Sheets как отдельный инструмент или как часть Power Tools вместе с 30+ другими инструментами для экономии времени для электронных таблиц.

Надеюсь, эти решения помогут вам! В противном случае, жду вас в разделе комментариев ниже ;)