Hướng dẫn hiển thị các cách khác nhau để tạo lịch dùng chung trong Outlook dành cho Office 365 và các tài khoản dựa trên Exchange, giải thích cách chia sẻ lịch trong Outlook mà không cần Exchange và khắc phục các sự cố đồng bộ hóa khác nhau.

Bạn muốn cho đồng nghiệp, bạn bè và thành viên gia đình biết lịch trình của mình để họ có thể xem thời gian rảnh của bạn? Cách dễ nhất là chia sẻ lịch Outlook của bạn với họ. Tùy thuộc vào việc bạn sử dụng ứng dụng trên máy tính được cài đặt cục bộ hay Outlook Online, tài khoản Exchange Server trong tổ chức của bạn hay tài khoản POP3/IMAP riêng tại nhà, các tùy chọn khác nhau sẽ sẵn có cho bạn.

Hướng dẫn này tập trung vào Ứng dụng Outlook desktop được sử dụng cùng với máy chủ Exchange và Outlook dành cho Office 365. Nếu bạn đang sử dụng Outlook Online, vui lòng xem Cách chia sẻ lịch trong Outlook trên web.

Chia sẻ lịch Outlook

Vì Microsoft Outlook cung cấp một số tùy chọn chia sẻ lịch khác nhau, điều rất quan trọng là phải hiểu chính xác chức năng của từng tùy chọn để chọn tùy chọn phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn.

Gửi lời mời chia sẻ lịch

Bằng cách gửi lời mời tới những người dùng khác, bạn cho phép họ xem lịch của bạn trong Outlook của chính họ. Bạn có thể chỉ định cấp độ truy cập khác nhau cho từng người nhận và lịch được chia sẻ sẽ tự động cập nhật về phía họ. Tùy chọn này có sẵn chokhông có thay đổi nào khác và mong muốn tất cả những người tham gia có một bản sao.

Để gửi ảnh chụp nhanh lịch Outlook của bạn qua email, hãy thực hiện các bước sau:

1. Từ thư mục Lịch, đi tới thư mục Lịch Trang chủ nhóm > Chia sẻ và nhấp vào Lịch gửi email . (Hoặc, nhấp chuột phải vào lịch trên ngăn Điều hướng rồi nhấp vào Chia sẻ > E-mail Lịch… )

• Từ danh sách thả xuống Lịch , chọn lịch sẽ được chia sẻ.
• Trong hộp Phạm vi ngày , hãy chỉ định khoảng thời gian.
• Từ danh sách thả xuống Chi tiết , hãy chọn lượng thông tin chi tiết để chia sẻ: Chỉ có sẵn , Chi tiết hạn chế hoặc Chi tiết đầy đủ .

Tùy chọn, nhấp vào nút Hiển thị bên cạnh Nâng cao và định cấu hình các tùy chọn bổ sung:

• Chọn có bao gồm các mục riêng tư và tệp đính kèm hay không.
• Chọn bố cục email: lịch biểu hàng ngày hoặc danh sách sự kiện.

Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK.

Người nhận của bạn sẽ nhận được email và có thể xem chi tiết lịch trực tiếp trong nội dung thư. Hoặc họ có thể nhấp vào nút Mở Lịch này ở trên cùng hoặc nhấp đúp vàotệp .ics đính kèm để thêm lịch vào Outlook của họ.

Lưu ý:

1. Tính năng này được hỗ trợ trong Outlook 2016, Outlook 2013 và Outlook 2010 nhưng không còn khả dụng với Outlook 2019 và Outlook dành cho Office 365. Trong các phiên bản mới, bạn có thể xuất lịch của mình dưới dạng tệp ICS và chia sẻ tệp đó với người khác để họ có thể nhập tệp đó vào Outlook của riêng họ hoặc tệp khác ứng dụng lịch.
2. Người nhận nhận được bản sao tĩnh lịch của bạn trong phạm vi ngày đã chỉ định nhưng họ sẽ không thấy bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với lịch sau khi gửi lịch qua email.

Đó là cách tạo lịch dùng chung trong Outlook. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

Xuất bản lịch trên web

Bằng cách xuất bản lịch Outlook của mình trực tuyến, bạn có thể cho mọi người cơ hội xem lịch đó dưới dạng trang web trong trình duyệt hoặc nhập ICS liên kết vào Outlook của họ. Tính năng này khả dụng trong các tài khoản dựa trên Exchange, tài khoản có quyền truy cập vào máy chủ web hỗ trợ giao thức WebDAV, Outlook trên web và Outlook.com. Xem cách xuất bản lịch Outlook.

Gửi ảnh chụp nhanh lịch qua email

Bản sao tĩnh lịch của bạn được gửi tới người nhận dưới dạng tệp đính kèm email. Người nhận sẽ chỉ nhìn thấy ảnh chụp nhanh các cuộc hẹn của bạn vào thời điểm bạn gửi email, không có cập nhật nào bạn thực hiện sau đó sẽ có sẵn cho họ. Tùy chọn này được cung cấp trong Outlook 2016, Outlook 2013 và Outlook 2010 nhưng không còn được hỗ trợ trong Office 365 và Outlook 2019. Xem cách gửi lịch Outlook qua email.

Cách chia sẻ lịch Outlook

Dành cho Office 365 hoặc tài khoản dựa trên Exchange, Microsoft cung cấp tùy chọn chia sẻ lịch được cập nhật tự động. Đối với điều này, bạn chỉ cần gửi lời mời chia sẻ tới đồng nghiệp hoặc những người bên ngoài công ty của bạn.

Lưu ý. Ảnh chụp màn hình của chúng tôi đã được chụp trong Outlook dành cho Office 365. Các bước dành cho tài khoản Exchange Server với Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 vàOutlook 2010 về cơ bản là giống nhau, mặc dù có thể có một chút khác biệt trong giao diện.

Để chia sẻ lịch Outlook của bạn, hãy thực hiện các bước sau:

1. Mở lịch của bạn trong Outlook.
2. Trên tab Trang chủ , trong Quản lý lịch , nhấp vào Chia sẻ lịch và chọn lịch mong muốn từ menu thả xuống.

Để gửi lời mời chia sẻ tới các cá nhân trong hoặc ngoài tổ chức của bạn, hãy nhấp vào nút Thêm .

Lưu ý. Dấu hiệu cấm (dấu gạch chéo ngược) bên cạnh tên của ai đó cho biết rằng lịch không thể được chia sẻ với người dùng đó.

Chia sẻlời mời sẽ được gửi đến từng người nhận mà bạn đã thêm. Sau khi người dùng trong tổ chức của bạn nhấp vào Chấp nhận , lịch của bạn sẽ xuất hiện trong Outlook của họ dưới Lịch được chia sẻ . Đối với người dùng bên ngoài, quy trình này hơi khác một chút, để biết đầy đủ chi tiết, vui lòng xem Cách thêm lịch dùng chung vào Outlook.

Mẹo. Việc chia sẻ không bị giới hạn đối với các lịch mặc định được tạo tự động cho từng cấu hình Outlook. Bạn cũng có thể tạo lịch dùng chung mới . Đối với điều này, từ thư mục Lịch của bạn, hãy nhấp vào tab Trang chủ > Thêm lịch > Tạo Lịch trống mới , lưu lịch đó vào bất kỳ thư mục nào bạn chọn và sau đó chia sẻ như mô tả ở trên.

Dừng chia sẻ lịch Outlook

Để ngừng chia sẻ lịch của bạn với một người dùng cụ thể, bạn cần làm như sau:

1. Mở Quyền đối với Lịch cửa sổ hộp thoại (tab Trang chủ > Chia sẻ Lịch ).
2. Trên tab Quyền , chọn người dùng có quyền truy cập mà bạn muốn thu hồi và nhấp vào Xóa .
3. Nhấp vào OK .

Lưu ý. Có thể mất một lúc để Office 365 đồng bộ hóa và xóa lịch của bạn khỏi Outlook của người dùng.

Quyền đối với lịch dùng chung Outlook

Trong lịch Outlook dùng chung, quyền có nghĩa là cấp độ truy cập mà bạn muốn cung cấp cho những người dùng khác. Các tùy chọn khác nhau đối với người dùng trong và ngoài tổ chức của bạn.

Ba cấp độ đầu tiêncó thể được cung cấp cho cả người dùng nội bộ và bên ngoài:

• Có thể xem khi tôi bận – người nhận chỉ có thể xem những lúc bạn bận.
• Có thể xem tiêu đề và địa điểm – người nhận sẽ thấy tính khả dụng của bạn cũng như chủ đề và địa điểm cuộc họp.
• Có thể xem tất cả chi tiết - người nhận sẽ thấy tất cả thông tin liên quan đến các sự kiện của bạn, giống như bạn thấy.

Có hai tùy chọn bổ sung dành cho những người trong công ty của bạn:

• Có thể chỉnh sửa – người nhận có thể chỉnh sửa chi tiết cuộc hẹn của bạn.
• Ủy quyền – cho phép hành động thay mặt bạn, ví dụ như trả lời các yêu cầu họp cho bạn và tạo các cuộc hẹn mới.

Một tùy chọn khác khả dụng cho toàn bộ tổ chức của bạn, không phải người dùng cá nhân:

• Không có – không có quyền truy cập vào lịch của bạn.

Cách thay đổi lịch dùng chung quyền

Để thay đổi quyền của người hiện có quyền truy cập vào lịch của bạn, hãy làm như sau:

1. Phải-c nhấp vào lịch mục tiêu trong ngăn Điều hướng và chọn Quyền chia sẻ từ menu ngữ cảnh. (Hoặc nhấp vào Chia sẻ Lịch trên tab Trang chủ và chọn lịch).

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Thuộc tính Lịch trên tab Quyền , hiển thị cho tất cả người dùng lịch của bạn hiện được chia sẻ và quyền của họ.

Người nhận sẽ được thông báo rằng họ đã có quyền đã được thay đổi và chế độ xem lịch được cập nhật sẽ hiển thị trong Outlook của họ.

Các quyền đối với lịch dùng chung Outlook không hoạt động

Hầu hết các vấn đề và lỗi xảy ra do các vấn đề về quyền hoặc cấu hình khác nhau. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy các vấn đề phổ biến nhất và cách giải quyết chúng.

Lịch chia sẻ Outlook bị mờ đi hoặc bị thiếu

Nếu nút Lịch chia sẻ bị mờ đi hoặc không khả dụng trong Outlook của bạn, rất có thể bạn không có tài khoản Exchange hoặc quản trị viên mạng của bạn đã tắt tính năng chia sẻ lịch cho tài khoản của bạn.

Lỗi "Không thể chia sẻ lịch này"

Nếu bạn không thể gửi lời mời chia sẻ do lỗi "Không thể chia sẻ lịch này với một hoặc nhiều người...", có thể địa chỉ email bạn đã thêm không hợp lệ hoặc trong Nhóm Office 365 hoặc trong danh sách chia sẻ của bạn đã có.

Quyền chia sẻ lịch không cập nhật

Các mục trùng lặp và lỗi thời trong danh sách Quyền thường gây ra sự cố. Để khắc phục điều này, hãy mở hộp thoại Thuộc tính Lịch trên tab Quyền và kiểm tra danh sách người dùng để tìm các mục nhập trùng lặp. Ngoài ra, hãy xóa những người dùng đã rời khỏi tổ chức của bạn hoặc không được phép truy cập vào lịch. Một số diễn đànđã báo cáo rằng việc xóa tất cả các quyền hiện tại bên cạnh những quyền mặc định sẽ giải quyết được sự cố. Nếu không có đề xuất nào ở trên hữu ích, hãy thử các bản sửa lỗi Outlook chung sau:

• Tắt chế độ Exchange được lưu trong bộ đệm ẩn. Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Cập nhật Office của bạn lên phiên bản mới nhất.
• Khởi động Outlook ở chế độ an toàn. Đối với điều này, hãy dán outlook /safe vào hộp tìm kiếm và nhấn Enter.

Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, nguyên nhân có thể nằm ở phía Exchange Server, vì vậy hãy thử liên hệ với nhân viên CNTT của bạn để được hỗ trợ.

Cách chia sẻ lịch Outlook mà không cần Exchange

Tính năng chia sẻ được mô tả trong các phần trước chỉ khả dụng với các tài khoản Outlook dựa trên Office 365 và Exchange. Nếu bạn sử dụng Outlook làm ứng dụng độc lập với tài khoản POP3 hoặc IMAP cá nhân, hãy xem xét các lựa chọn thay thế sau.

Xuất bản lịch của bạn trực tuyến

Xuất bản lịch Outlook của bạn trên web rồi chia sẻ Liên kết HTML để mở lịch trong trình duyệt hoặc liên kết ICS để đăng ký lịch Internet. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem:

• Cách xuất bản lịch trong Outlook Online
• Cách thêm Lịch Internet vào máy tính Outlook
• Cách đăng ký Lịch Internet trong Outlook trên web

Chuyển lịch của bạn sang Outlook.com rồi chia sẻ

Nếu tính năng xuất bản không phù hợp với bạn, cách dễ nhất có thể là tạo một lịch mới hoặcnhập lịch hiện có vào Outlook.com, sau đó sử dụng tính năng chia sẻ lịch của nó.

Xin lưu ý rằng bạn sẽ cần duy trì một bản sao lịch thực tế của mình trong Outlook.com nếu bạn muốn đồng bộ hóa thêm các bản cập nhật tự động.

Để biết hướng dẫn chi tiết, vui lòng xem:

• Cách lưu lịch Outlook dưới dạng tệp .ics
• Cách nhập tệp iCal vào Outlook.com
• Cách chia sẻ lịch trong Outlook.com

Cách xuất bản lịch Outlook

Khi bạn muốn chia sẻ lịch của mình với nhiều người dùng mà không gửi từng lời mời riêng lẻ, bạn có thể xuất bản lịch trên web và cung cấp liên kết trực tiếp để mọi người xem lịch trực tiếp.

Dưới đây là các bước để xuất bản lịch từ Outlook:

1. Từ thư mục Lịch, hãy truy cập đến tab Trang chủ > Chia sẻ và nhấp vào Xuất bản trực tuyến > Xuất bản lên Máy chủ WebDAV …

• Trong Xuất bản Lo hộp cation , nhập vị trí máy chủ WebDAV của bạn.
• Chọn Khoảng thời gian .
• Từ danh sách thả xuống Chi tiết , chọn loại quyền truy cập bạn muốn cung cấp: Chỉ khả dụng , Chi tiết hạn chế (tính khả dụng và chủ đề) hoặc Chi tiết đầy đủ .

Outlook sẽ thông báo cho bạn biết việc xuất bản có hoàn tất thành công hay không.

Lưu ý:

1. Để sử dụng tính năng này, bạn phải có quyền truy cập vào máy chủ web hỗ trợ giao thức Phiên bản và cấp phép phân tán trên World Wide Web (WebDAV).
2. Trên <4 tài khoản email>Exchange , bạn sẽ thấy tùy chọn Xuất bản Lịch này cho phép bạn xuất bản lịch trực tiếp lên Máy chủ Exchange thay vì máy chủ WebDAV.
3. Với Office 365 , bạn cũng có thể xuất bản lên máy chủ WebDAV, miễn là {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} bị xóa khỏi chính sách chia sẻ. Vui lòng liên hệ với quản trị viên của bạn để biết thêm thông tin.
4. Nếu không có tùy chọn như vậy trong Outlook của bạn, thì hãy sử dụng Outlook trên web hoặc Outlook.com để xuất bản lịch của bạn trực tuyến.

Cách thực hiện để chia sẻ ảnh chụp nhanh lịch Outlook trong email

Nếu bạn muốn chia sẻ bản sao lịch không thể cập nhật của mình, chỉ cần gửi email dưới dạng tệp đính kèm. Tùy chọn này có thể hữu ích, chẳng hạn như khi bạn đã tạo phiên bản cuối cùng của một số lịch sự kiện, tùy thuộc vào