Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về chữ ký số Outlook, mã hóa kết nối email bằng SSL /TLS và các cách khác để gửi email bảo mật trong Outlook 365 - 2010.

Tuần trước chúng tôi tập trung vào các cách khác nhau để gửi email được mã hóa trong Outlook. Hôm nay, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một kỹ thuật khác để bảo vệ email của bạn - Chữ ký số Outlook .

Chữ ký số hợp lệ chứng minh tính xác thực của email và chứng minh cho người nhận rằng thư đó đã được tạo bởi một người gửi đã biết và nội dung của nó không bị thay đổi trong quá trình truyền.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu thêm về cách có thể nhanh chóng gửi thư được ký điện tử an toàn trong Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 và 2010 và khám phá một số cách bảo vệ email khác:

Gửi email an toàn trong Outlook bằng cách sử dụng chữ ký điện tử

Ký điện tử email trong Outlook không phải là giống như việc thêm văn bản hoặc chữ ký đồ họa của bạn vào cuối thư gửi đi. Chữ ký email chỉ đơn giản là lời chào kết thúc tùy chỉnh của bạn mà bất kỳ ai cũng có thể sao chép hoặc bắt chước.

Chữ ký kỹ thuật số Outlook là một vấn đề khác - chữ ký này thêm dấu kỹ thuật số duy nhất của bạn vào thư. Bằng cách ký email bằng chữ ký điện tử, bạn bao gồm chứng chỉ và khóa chung được liên kết với ID kỹ thuật số của mình (chứng chỉ ký). Bằng cách này, bạn chứng minh với người nhận rằng thông điệpđến từ một người gửi đáng tin cậy và nội dung của nó còn nguyên vẹn.

Để có thể gửi email Outlook an toàn bằng chữ ký số, bạn cần có hai điều cơ bản:

• Kỹ thuật số ID (chứng chỉ email). Xem vị trí và cách bạn có thể lấy ID kỹ thuật số.
• Thiết lập chứng chỉ ký trong Outlook . Trong bài viết trước, chúng tôi cũng đã thảo luận về cách bạn có thể thiết lập chứng chỉ mã hóa trong Outlook. Để định cấu hình chứng chỉ ký, bạn thực hiện chính xác các bước tương tự với điểm khác biệt duy nhất là bạn chọn thêm Chứng chỉ ký thay vì Chứng chỉ mã hóa.

Tuy nhiên, nếu ID kỹ thuật số của bạn hợp lệ cho cả mã hóa email và ký điện tử (và hầu hết các chứng chỉ email đều như vậy), thì việc bạn chọn tùy chọn nào không thực sự quan trọng, cả hai chứng chỉ sẽ vẫn được định cấu hình.

Cách ký một email Outlook bằng chữ ký điện tử

Khi đã có chứng chỉ ký điện tử, hãy thực hiện theo các bước sau.

Trong thư bạn đang soạn hoặc trả lời, hãy chuyển đến Tab tùy chọn > nhóm quyền và nhấp vào nút Ký .

Nếu bạn không nhìn thấy nút Ký , hãy làm như sau:

1. Chuyển đến nhóm Tùy chọn > Tùy chọn khác và nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ hướng xuống ( Trình khởi chạy hộp thoại tùy chọn ) ở góc dưới.

   

   Xem thêm: Hợp nhất 2 trang tính Google và cập nhật dữ liệu dựa trên các bản ghi chung
2. Nhấp vào Bảo mậtnút Cài đặt và chọn Thêm chữ ký số vào thư này.

   

3. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại và gửi email như bình thường bằng cách nhấp vào nút Gửi .

Cách ký điện tử cho tất cả thư email bạn gửi trong Outlook

1. Trong Outlook của bạn, hãy mở hộp thoại Trung tâm tin cậy : đi tới tab Tệp > Tùy chọn > Trung tâm tin cậy và nhấp vào nút Cài đặt Trung tâm tin cậy .

   

2. Chuyển sang tab Bảo mật email và chọn Thêm chữ ký số vào thư gửi đi trong Thư được mã hóa .

   

3. Bạn có thể chọn một trong các tùy chọn bổ sung, nếu có:
   • Chọn Gửi tin nhắn văn bản rõ ràng đã ký khi gửi tin nhắn đã ký nếu bạn muốn người nhận không có bảo mật S/MIME có thể đọc tin nhắn bạn gửi. Hộp kiểm này được chọn theo mặc định.
   • Chọn Yêu cầu biên nhận S/MIME cho tất cả các thư được ký S/MIME nếu bạn muốn xác minh rằng thư email được ký kỹ thuật số của bạn đã được nhận không thay đổi bởi người nhận dự định. Khi bạn chọn tùy chọn này, thông tin xác minh sẽ được gửi cho bạn trong một tin nhắn riêng.
   • Nếu bạn có nhiều chứng chỉ ký, bạn có thể chọn ID kỹ thuật số thích hợp bằng cách nhấp vào nút Cài đặt .
4. Nhấp vào OK để đóng mọi hộp thoại đang mở.

   Lưu ý. Nếu bạn gửi thông tin nhạy cảm hoặc tuyệt mậtthông tin, thì bạn cũng có thể muốn mã hóa email để đảm bảo quyền riêng tư hoàn toàn.

Các cách khác để gửi email bảo mật trong Outlook

Phải thừa nhận rằng mã hóa email và chữ ký số Outlook là những phương thức phổ biến nhất để gửi email bảo mật trong Outlook và các ứng dụng email khách khác. Tuy nhiên, các lựa chọn của bạn không giới hạn ở hai tùy chọn này và bạn có thể sử dụng một số phương tiện bảo vệ email khác:

Mã hóa kết nối email bằng SSL hoặc TLS

Bạn có thể sử dụng mã hóa Lớp cổng bảo mật (SSL) hoặc Bảo mật lớp truyền tải (TLS) để bảo mật kết nối giữa nhà cung cấp dịch vụ email và máy tính của bạn (điện thoại di động hoặc thiết bị khác). Các phương pháp mã hóa này hoạt động tương tự như các chương trình bảo vệ được sử dụng để bảo mật các giao dịch và mua hàng trực tuyến.

Nếu bạn sử dụng trình duyệt web để làm việc với email của mình, hãy đảm bảo mã hóa SSL/TLS được bật. Nếu nó đang hoạt động thì địa chỉ trang web (URL) sẽ bắt đầu bằng https thay vì http thông thường, như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới:

Trong Microsoft Outlook, bạn có thể thiết lập kết nối được mã hóa theo cách này:

1. Chuyển đến tab Tệp > Cài đặt Tài khoản > Cài đặt tài khoản...
2. Nhấp đúp vào tài khoản mà bạn muốn bật kết nối SSL rồi nhấp vào nút Cài đặt khác... .

   

3. Chuyển sang tab Nâng cao vàchọn hộp Máy chủ này yêu cầu kết nối được mã hóa (SSL) .
4. Chọn loại mã hóa từ danh sách thả xuống bên cạnh Sử dụng loại kết nối được mã hóa sau .

   

Việc chọn loại mã hóa chính xác nào tùy thuộc vào yêu cầu của nhà cung cấp dịch vụ e-mail của bạn. Thông thường, họ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách định cấu hình kết nối được mã hóa, vì vậy, hy vọng bạn sẽ không gặp bất kỳ khó khăn nào với việc này.

Gửi tệp zip được bảo vệ bằng mật khẩu

Nếu bạn cần gửi một số thông tin bí mật qua email dưới dạng tài liệu văn bản, bảng tính Excel hoặc tệp khác, bạn có thể thực hiện thêm biện pháp phòng ngừa truy cập trái phép bằng cách nén tệp và bảo vệ tệp bằng mật khẩu.

Cách nén/nén tệp hoặc thư mục

Tôi tin rằng mọi người đều biết cách nén (hoặc zip) tệp hoặc thư mục trong Windows. Tôi sẽ nhắc bạn cách làm cho đầy đủ : )

Trong Windows Explorer, tìm tệp hoặc thư mục bạn muốn nén, nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục đó và chọn Gửi tới > Thư mục nén (nén) từ menu ngữ cảnh.

Một thư mục nén mới sẽ được tạo ở cùng một vị trí.

Cách thực hiện để bảo vệ thư mục nén bằng mật khẩu

Nếu bạn vẫn đang sử dụng Windows XP , bạn có thể bảo vệ nội dung của thư mục nén bằng mật khẩu bằng các phương tiện của Windows. Quy trình rất đơn giản:

1. Đôi-nhấp vào thư mục đã nén mà bạn muốn bảo vệ và nhấp vào Thêm mật khẩu trên menu Tệp .
2. Nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu.

Lưu ý. Hãy nhớ rằng mật khẩu cho các tệp và thư mục đã nén không thể khôi phục được trong Windows. Vì vậy, hãy chắc chắn sử dụng một cái gì đó mà bạn có thể dễ dàng nhớ.

Nếu bạn đang sử dụng Windows 7 hoặc Windows 8 , bạn có thể ngạc nhiên khi biết rằng các hệ điều hành này không có khả năng như vậy. Tại sao Microsoft lại loại bỏ tính năng bảo vệ bằng mật khẩu được nhiều người sử dụng là một bí ẩn hoàn toàn đối với tôi. Các phiên bản phần mềm mới được cho là sẽ bổ sung các tính năng mới chứ không phải ngược lại phải không?

Dù sao, nếu bạn đang sử dụng Windows 7 hoặc Windows 8, bạn có thể sử dụng một số phần mềm lưu trữ của bên thứ ba với tính năng bảo vệ bằng mật khẩu trên tàu, ví dụ: 7-Zip - trình lưu trữ tệp mã nguồn mở miễn phí.

Cá nhân tôi thích phần mềm WinRar hơn (bạn có thể thấy cửa sổ hộp thoại của nó trong ảnh chụp màn hình bên dưới), nhưng đây chỉ là vấn đề sở thích.

Với tài liệu quan trọng được nén và bảo vệ bằng mật khẩu, bạn đã sẵn sàng gửi email dưới dạng tệp đính kèm một cách an toàn. Chỉ cần đừng quên cung cấp mật khẩu cho người nhận của bạn trong một email riêng, qua Skype hoặc điện thoại.

Mẹo. Nếu bạn đã nhận được chứng chỉ ID kỹ thuật số, bạn có thể mã hóa thêm tệp zip của mình và ký tên bằng kỹ thuật sốChữ ký. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào tệp .exe trong Windows Explorer và chọn tùy chọn Ký và mã hóa từ menu ngữ cảnh.

Nếu bạn đang gửi một tài liệu bí mật và tìm kiếm sự riêng tư hoàn toàn, bạn cũng có thể mã hóa toàn bộ email bao gồm các tệp đính kèm như được mô tả trong Cách gửi email được mã hóa trong Outlook.

Và đây là tất cả cho ngày hôm nay, cảm ơn bạn đã đọc!