Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách tự động đánh dấu các mục trùng lặp trong Excel sau khi nội dung nào đó đã được nhập. Chúng ta sẽ xem xét kỹ cách tô bóng các ô trùng lặp, toàn bộ hàng hoặc các bản sao liên tiếp bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện và một công cụ đặc biệt.

Tuần trước, chúng ta đã khám phá các cách khác nhau để xác định các bản sao trong Excel với các công thức. Chắc chắn, những giải pháp đó rất hữu ích, nhưng việc đánh dấu các mục trùng lặp bằng một màu nhất định có thể giúp việc phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

Cách nhanh nhất để tìm và đánh dấu các mục trùng lặp trong Excel là sử dụng định dạng có điều kiện. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là nó không chỉ hiển thị các bản sao trong dữ liệu hiện có mà còn tự động kiểm tra dữ liệu mới để tìm các bản sao ngay khi bạn nhập dữ liệu đó vào trang tính.

Những kỹ thuật này hoạt động trong tất cả các phiên bản Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 trở xuống.

Cách đánh dấu các bản trùng lặp trong Excel

Trong tất cả các phiên bản Excel, có một quy tắc được xác định trước để làm nổi bật các ô trùng lặp. Để áp dụng quy tắc này trong trang tính của bạn, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chọn dữ liệu bạn muốn kiểm tra trùng lặp. Đây có thể là một cột, một hàng hoặc một dải ô.
2. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Kiểu , hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện > Đánh dấu quy tắc ô > Nhân bản giá trị…

   

3. Trùng lặp nhóm:

   

   Đánh dấu các mục trùng lặp trong Excel chỉ bằng vài cú nhấp chuột

   Đối với ví dụ này, tôi đã tạo bảng sau với vài trăm hàng. Và mục đích của chúng tôi là làm nổi bật các hàng trùng lặp có giá trị bằng nhau trong cả ba cột:

   

   Tin hay không thì tùy, bạn có thể nhận được kết quả mong muốn chỉ với 2 cú nhấp chuột :)

   1. Với bất kỳ ô nào trong bảng của bạn được chọn, hãy nhấp vào nút Dedupe Table và phần bổ trợ thông minh sẽ chọn toàn bộ bảng.
   2. The Cửa sổ hộp thoại Bảng khử màu sẽ mở với tất cả các cột được chọn tự động và tùy chọn Trùng lặp màu được chọn theo mặc định. Vì vậy, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào OK :) Xong!

   Mẹo. Nếu bạn muốn phát hiện các hàng trùng lặp theo một hoặc nhiều cột, hãy bỏ chọn tất cả các cột không liên quan và chỉ chọn (các) cột chính.

   

   Và kết quả sẽ giống như sau:

   

   Như bạn thấy trong hình trên, công cụ Bảng trùng lặp đã đánh dấu các hàng trùng lặp không có phiên bản đầu tiên .

   Nếu bạn muốn đánh dấu các bản sao kể cả các lần xuất hiện đầu tiên hoặc nếu bạn muốn tô màu các bản ghi duy nhất thay vì các bản sao hoặc nếu bạn không thích màu đỏ mặc định thì hãy sử dụng Trình hướng dẫn Xóa Bản sao có tất cả các tính năng này và nhiều tính năng khác.

   Làm nổi bật các bản trùng lặp trong Excel bằng trình hướng dẫn từng bước nâng cao

   So với Dedupe nhanh chóngCông cụ Table , thuật sĩ Xóa trùng lặp yêu cầu thêm một vài cú nhấp chuột, nhưng bù lại điều này bằng một số tùy chọn bổ sung. Để tôi chỉ cho bạn cách thực hiện:

   Xem thêm: Excel: So sánh các chuỗi trong hai ô để khớp (phân biệt chữ hoa chữ thường hoặc chính xác)
   1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng mà bạn muốn đánh dấu các ô trùng lặp và nhấp vào nút Xóa trùng lặp trên ruy-băng. Trình hướng dẫn sẽ chạy và toàn bộ bảng sẽ được chọn. Phần bổ trợ cũng sẽ đề xuất tạo một bản sao dự phòng cho bảng của bạn, đề phòng. Nếu bạn không cần nó, hãy bỏ chọn hộp đó.

      Xác minh rằng bảng đã được chọn chính xác và nhấp vào Tiếp theo .

      

   2. Chọn một trong các loại dữ liệu sau mà bạn muốn tìm:
      • Các giá trị trùng lặp ngoại trừ lần xuất hiện đầu tiên
      • Các mục trùng lặp với lần xuất hiện đầu tiên
      • Giá trị duy nhất
      • Giá trị duy nhất và lần xuất hiện trùng lặp đầu tiên

      Đối với ví dụ này, hãy tìm Số trùng lặp + lần xuất hiện đầu tiên :

      

   3. Bây giờ, hãy chọn các cột để kiểm tra các bản sao. Vì chúng tôi muốn đánh dấu các hàng trùng lặp hoàn chỉnh nên tôi đã chọn tất cả 3 cột.

   

   Ngoài ra, phần bổ trợ cho phép bạn chỉ định xem bảng của mình có có tiêu đề và nếu bạn muốn bỏ qua các ô trống. Cả hai tùy chọn đều được chọn theo mặc định.

4. Cuối cùng, chọn hành động để thực hiện trên các bản sao. Bạn có một số tùy chọn như chọn , xóa , sao chép, di chuyển các mục trùng lặp hoặc thêm cột trạng thái vào xác định các bản sao.

Vì hôm nay chúng ta đang khám phá các cách khác nhau để đánh dấu các bản sao trong Excel, nên lựa chọn của chúng ta là hiển nhiên :) Vì vậy, hãy chọn Đổ màu và chọn một trong các màu chủ đề tiêu chuẩn hoặc nhấp vào Màu khác… và chọn bất kỳ màu RGB hoặc HSL tùy chỉnh nào.



Nhấp vào Nút Hoàn tất và tận hưởng kết quả :)



Đây là cách bạn đánh dấu các bản sao trong Excel bằng cách sử dụng bổ trợ Trình loại bỏ Bản sao của chúng tôi. Nếu bạn tò mò muốn dùng thử công cụ này trên trang tính của riêng mình, thì rất hoan nghênh bạn tải xuống phiên bản dùng thử đầy đủ chức năng của Ultimate Suite bao gồm tất cả các công cụ tiết kiệm thời gian của chúng tôi dành cho Excel. Và phản hồi của bạn trong các bình luận sẽ được đánh giá rất cao!

Cửa sổ hộp thoại Values sẽ mở ra với định dạng Văn bản màu đỏ nhạt và màu đỏ đậm được chọn theo mặc định. Để áp dụng định dạng mặc định, chỉ cần nhấp vào OK .

Ngoài định dạng văn bản và tô màu đỏ, một số định dạng được xác định trước khác có sẵn trong danh sách thả xuống. Để tô đậm các bản sao bằng cách sử dụng một số màu khác, hãy nhấp vào Định dạng tùy chỉnh… (mục cuối cùng trong trình đơn thả xuống) và chọn màu tô và/hoặc màu phông chữ theo ý thích của bạn.

Mẹo. Để đánh dấu các giá trị duy nhất, hãy chọn Duy nhất trong hộp bên trái.

Sử dụng quy tắc sẵn có, bạn có thể đánh dấu các mục trùng lặp trong một cột hoặc trong nhiều cột như minh họa trong ảnh chụp màn hình sau:

Lưu ý. Khi áp dụng quy tắc trùng lặp tích hợp sẵn cho hai hoặc nhiều cột, Excel không so sánh các giá trị trong các cột đó, nó chỉ đánh dấu tất cả các trường hợp trùng lặp trong phạm vi. Nếu bạn muốn tìm và đánh dấu các điểm trùng khớp và khác biệt giữa 2 cột, hãy làm theo các ví dụ trong hướng dẫn được liên kết ở trên.

Khi sử dụng quy tắc sẵn có của Excel để đánh dấu các giá trị trùng lặp, vui lòng lưu ý hai điều sau:

• Quy tắc này chỉ hoạt động cho các ô riêng lẻ. Để đánh dấu các hàng trùng lặp , bạn cần tạo các quy tắc của riêng mình dựa trên các giá trị trong một cột cụ thể hoặc bằng cách so sánh các giá trị trong một số cột.
• Nó tô đậm các ô trùng lặp bao gồm cả các lần xuất hiện đầu tiên của chúng. Để làm nổi bật tất cảtrùng lặp ngoại trừ các trường hợp đầu tiên , hãy tạo quy tắc định dạng có điều kiện dựa trên công thức như được giải thích trong ví dụ tiếp theo.

Cách đánh dấu các bản sao không có lần xuất hiện đầu tiên

Để đánh dấu Lần thứ 2 và tất cả các lần xuất hiện trùng lặp tiếp theo, hãy chọn các ô bạn muốn tô màu và tạo quy tắc dựa trên công thức theo cách này:

1. Trên tab Trang chủ , trong Kiểu , nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới > Sử dụng công thức để xác định những ô cần định dạng .
2. Trong hộp Định dạng giá trị trong đó công thức này là đúng , hãy nhập công thức tương tự như sau:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Trong đó A2 là ô trên cùng của phạm vi đã chọn.

Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm với định dạng có điều kiện trong Excel, bạn sẽ tìm thấy các bước chi tiết để tạo quy tắc dựa trên công thức trong hướng dẫn sau: Định dạng theo điều kiện trong Excel dựa trên một giá trị ô khác.

Kết quả là các ô trùng lặp ngoại trừ các ô đầu tiên sẽ được đánh dấu bằng màu bạn chọn:

Cách hiển thị ô thứ 3, Bản ghi thứ 4 và tất cả các bản ghi trùng lặp tiếp theo

Để xem các bản ghi trùng lặp bắt đầu bằng lần xuất hiện thứ N, hãy tạo quy tắc định dạng có điều kiện dựa trên công thức như trong ví dụ trước, vớisự khác biệt duy nhất là bạn thay thế >1 ở cuối công thức bằng số được yêu cầu. Ví dụ:

Để đánh dấu bản ghi thứ 3 và tất cả các bản sao trùng lặp tiếp theo, hãy tạo quy tắc định dạng có điều kiện dựa trên công thức sau:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>=3

Để đánh dấu bản ghi thứ 4 và tất cả các bản ghi trùng lặp tiếp theo, hãy sử dụng công thức này:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>=4

Để chỉ đánh dấu các lần xuất hiện cụ thể, hãy sử dụng toán tử bằng (=). Ví dụ: để chỉ đánh dấu các bản sao thứ 2, bạn sẽ sử dụng công thức sau:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)=2

Cách đánh dấu các bản trùng lặp trong một phạm vi (nhiều cột)

Khi bạn muốn kiểm tra các mục trùng lặp trên nhiều cột, không phải bằng cách so sánh các cột với nhau mà tìm tất cả các phiên bản của cùng một mục trong tất cả các cột, sử dụng một trong các giải pháp sau.

Đánh dấu các mục trùng lặp trong nhiều cột bao gồm cả lần xuất hiện đầu tiên

Nếu phiên bản đầu tiên của một mục xuất hiện nhiều lần trong tập dữ liệu được coi là trùng lặp, thì cách dễ nhất là sử dụng quy tắc có sẵn của Excel cho các mục trùng lặp.

Hoặc, tạo quy tắc định dạng có điều kiện bằng công thức sau:

Ví dụ: để đánh dấu các mục trùng lặp trong phạm vi A2:C8, công thức như sau:

=COUNTIF($A$2:$C$8, A2)>1

Xin lưu ý việc sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối cho phạm vi ($A$2:$C$8) và tham chiếu tương đối cho ô trên cùng (A2).

Đánh dấu các mục trùng lặp trong nhiềucác cột ngoại trừ lần xuất hiện đầu tiên

Giải pháp cho trường hợp này phức tạp hơn nhiều, không có gì ngạc nhiên khi Excel không có quy tắc tích hợp cho nó :)

Để đánh dấu các mục trùng lặp trong một số cột bỏ qua lần xuất hiện đầu tiên , bạn sẽ phải tạo 2 quy tắc với các công thức sau:

Quy tắc 1. Áp dụng cho cột đầu tiên

Ở đây, bạn sử dụng chính xác công thức mà chúng tôi đã sử dụng để đánh dấu các mục trùng lặp không có lần xuất hiện đầu tiên trong một cột (bạn có thể tìm thấy các bước chi tiết tại đây).

Trong ví dụ này, chúng tôi đang tạo quy tắc cho A2:A8 với công thức sau:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Là kết quả là các mục trùng lặp không có lần xuất hiện đầu tiên được đánh dấu trong cột ngoài cùng bên trái của dải ô (chỉ có một mục như vậy trong trường hợp của chúng tôi):

Quy tắc 2. Áp dụng cho tất cả các cột tiếp theo

Để đánh dấu các giá trị trùng lặp trong các cột còn lại (B2:C8), hãy sử dụng công thức sau:

=COUNTIF(A$2:$A$8,B2)+COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

Trong công thức trên, hàm COUNTIF đầu tiên sẽ đếm lần xuất hiện của một mục nhất định trong cột đầu tiên và cột thứ hai d COUNTIF thực hiện tương tự cho tất cả các cột tiếp theo. Sau đó, bạn cộng các số đó lại và kiểm tra xem tổng có lớn hơn 1 hay không.

Kết quả là tất cả các mục trùng lặp ngoại trừ lần xuất hiện đầu tiên của chúng đều được tìm thấy và đánh dấu:

Đánh dấu các mục trùng lặp trong tất cả các cột bằng một quy tắc duy nhất

Một giải pháp khả thi khác là thêm một cột trống ở bên trái tập dữ liệu của bạn và kết hợp cáccác công thức trên thành một công thức duy nhất như sau:

=IF(COLUMNS($B2:B2)>1,COUNTIF(A$2:$B$8,B2),0) + COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

Trong đó B2 là ô trên cùng có dữ liệu ở cột thứ 2 của phạm vi mục tiêu.

Để hiểu rõ hơn về công thức, hãy chia công thức thành 2 phần chính:

• Đối với cột đầu tiên (B), điều kiện IF không bao giờ được đáp ứng nên chỉ có hàm COUNTIF thứ hai là được tính toán (chúng tôi đã sử dụng công thức này để tìm các giá trị trùng lặp ngoại trừ các lần xuất hiện đầu tiên trong một cột).
• Đối với tất cả các cột tiếp theo (C2:D8), điểm mấu chốt là việc sử dụng khéo léo các tham chiếu tuyệt đối và tương đối trong hai COUNTIF chức năng. Để dễ hiểu hơn, tôi đã sao chép nó vào cột G, vì vậy bạn có thể thấy công thức thay đổi như thế nào khi áp dụng cho các ô khác:

Bởi vì NẾU điều kiện luôn ĐÚNG cho tất cả các cột khác với cột đầu tiên (số cột lớn hơn 1), công thức sẽ tiến hành theo cách sau:

• Đếm số lần xuất hiện của một mục đã cho ( D5 trong ảnh chụp màn hình ở trên) trong tất cả các cột ở bên trái của cột đã cho: COUNTIF(B$2:$C$8,D5)
• Đếm số lần xuất hiện của một mục nhất định trong cột của mục, cho đến ô của mục đó: COUNTIF(D$2:D5,D5)
• Cuối cùng, công thức cộng kết quả của cả hai hàm COUNTIF. Nếu tổng số lớn hơn 1, tức là nếu có nhiều hơn một lần xuất hiện của mục, thì quy tắc sẽ được áp dụng và mục đó được đánh dấu.

Đánh dấu toàn bộ hàng dựa trên các giá trị trùng lặp trong mộtcột

Nếu bảng của bạn chứa nhiều cột, bạn có thể muốn đánh dấu toàn bộ hàng dựa trên các bản ghi trùng lặp trong một cột cụ thể.

Như bạn đã biết, quy tắc trùng lặp tích hợp sẵn của Excel chỉ hoạt động ở cấp độ tế bào. Nhưng quy tắc dựa trên công thức tùy chỉnh không có vấn đề gì với các hàng được tô bóng. Điểm mấu chốt là chọn toàn bộ các hàng , sau đó tạo quy tắc bằng một trong các công thức sau:

• Để đánh dấu các hàng trùng lặp không bao gồm lần xuất hiện đầu tiên :

=COUNTIF($A$2:$A2, $A2)>1

=COUNTIF($A$2:$A$15, $A2)>1

Trong đó A2 là ô đầu tiên và A15 là ô được sử dụng cuối cùng trong cột mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp. Như bạn thấy, việc sử dụng thông minh các tham chiếu ô tuyệt đối và tương đối là điều tạo nên sự khác biệt.

Ảnh chụp màn hình sau đây minh họa hoạt động của cả hai quy tắc:

Cách thực hiện để đánh dấu các hàng trùng lặp trong Excel

Ví dụ trước đã minh họa cách tô màu toàn bộ hàng dựa trên các giá trị trùng lặp trong một cột cụ thể. Nhưng nếu bạn muốn xem các hàng có giá trị giống hệt nhau trong một số cột thì sao? Hoặc làm cách nào để đánh dấu các hàng trùng lặp tuyệt đối, những hàng có giá trị hoàn toàn bằng nhau trong tất cả các cột?

Đối với điều này, hãy sử dụng hàm COUNTIFS cho phép so sánh các ô theo nhiều tiêu chí. Ví dụ: để đánh dấu các hàng trùng lặp có giá trị giống hệt nhau trong cột A và B, hãy sử dụng mộttrong số các công thức sau:

• Để đánh dấu các hàng trùng lặp ngoại trừ lần xuất hiện đầu tiên :

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

=COUNTIFS($A$2:$A$15, $A2, $B$2:$B$15, $B2)>1

Ảnh chụp màn hình sau minh họa kết quả:

Như bạn đã hiểu, ví dụ trên chỉ dành cho mục đích trình diễn. Khi đánh dấu các hàng trùng lặp trong trang tính thực tế của bạn, đương nhiên bạn không bị giới hạn chỉ so sánh các giá trị trong 2 cột, hàm COUNTIFS có thể xử lý tối đa 127 cặp phạm vi/tiêu chí.

Đánh dấu các ô trùng lặp liên tiếp trong Excel

Đôi khi, bạn có thể không cần đánh dấu tất cả các ô trùng lặp trong một cột mà chỉ hiển thị các ô trùng lặp liên tiếp, tức là các ô nằm cạnh nhau. Để thực hiện việc này, hãy chọn các ô có dữ liệu (không bao gồm tiêu đề cột) và tạo quy tắc định dạng có điều kiện bằng một trong các công thức sau:

• Để đánh dấu các mục trùng lặp liên tiếp không có lần xuất hiện đầu tiên :

=$A1=$A2

=OR($A1=$A2, $A2=$A3)

Ảnh chụp màn hình sau minh họa việc đánh dấu các văn bản trùng lặp liên tiếp, nhưng các quy tắc này cũng sẽ hoạt động đối với các số và ngày trùng lặp liên tiếp:

Nếu trang tính Excel của bạn có thể có các hàng trống và bạn không muốn các ô trống liên tiếp để được làm nổi bật, hãy thực hiện các cải tiến sau đối vớicông thức:

• Để đánh dấu các ô trùng lặp liên tiếp không có lần xuất hiện đầu tiên và bỏ qua các ô trống :

=AND($A2"", $A1=$A2)

=AND($A2"", OR($A1=$A2, $A2=$A3))

Như bạn thấy, việc tô sáng không có gì to tát bản sao trong Excel sử dụng định dạng có điều kiện. Tuy nhiên, thậm chí còn có một cách nhanh hơn và dễ dàng hơn. Để tìm hiểu, hãy đọc phần tiếp theo của hướng dẫn này.

Cách đánh dấu các bản sao trong Excel bằng Trình xóa trùng lặp

Phần bổ trợ Trình xóa trùng lặp là giải pháp tất cả trong một để xử lý với các bản ghi trùng lặp trong Excel. Nó có thể tìm, đánh dấu, chọn, sao chép hoặc di chuyển các ô trùng lặp hoặc toàn bộ các hàng trùng lặp.

Mặc dù có tên như vậy, phần bổ trợ có thể nhanh chóng đánh dấu các ô trùng lặp bằng các màu khác nhau mà không cần xóa chúng.

Trình loại bỏ trùng lặp thêm 3 tính năng mới vào Dải băng Excel của bạn:

• Bảng loại trừ - để ngay lập tức tìm và đánh dấu các bản trùng lặp trong một bảng .
• Xóa trùng lặp - trình hướng dẫn từng bước với các tùy chọn nâng cao để xác định và đánh dấu các giá trị trùng lặp hoặc duy nhất trong 1 bảng.
• So sánh 2 bảng - tìm và đánh dấu các mục trùng lặp bằng cách so sánh hai cột hoặc hai bảng riêng biệt.

Sau khi cài đặt Ultimate Suite cho Excel, bạn sẽ tìm thấy các công cụ này trên tab Ablebits Data trong tab Trùng lặp