Посібник містить перелік основних формул і функцій Excel з прикладами та посиланнями на відповідні поглиблені навчальні матеріали.

Будучи спочатку розробленим як програма для роботи з електронними таблицями, Microsoft Excel є надзвичайно потужним і універсальним інструментом для підрахунку чисел або вирішення математичних і інженерних завдань. Він дозволяє в одну мить підрахувати суму або усереднити стовпець чисел. Крім того, ви можете розрахувати складні відсотки і середньозважену величину, отримати оптимальний бюджет для рекламної кампанії, мінімізувати витрати на рекламу.вартість перевезення або скласти оптимальний графік роботи для ваших співробітників. Все це робиться шляхом введення формул в комірки.

Цей посібник має на меті навчити вас основним функціям Excel та показати, як використовувати основні формули в Excel.

Основи роботи з формулами Excel

Перш ніж надати перелік основних формул Excel, давайте визначимо ключові терміни, щоб переконатися, що ми знаходимося на одній сторінці. Отже, що ми називаємо формулою Excel і функцією Excel?

• Формула це вираз, який обчислює значення в комірці або в діапазоні комірок.

  Наприклад, =A2+A2+A3+A4 формула, яка підсумовує значення в комірках з A2 по A4.

• Функція це заздалегідь визначена формула, яка вже доступна в Excel. Функції виконують певні обчислення в певному порядку на основі заданих значень, які називаються аргументами або параметрами.

Наприклад, замість того, щоб вказувати кожне значення, яке потрібно підсумувати, як у наведеній вище формулі, ви можете використовувати функцію SUM для підсумовування діапазону комірок: =SUM(A2:A4)

З усіма доступними функціями Excel можна ознайомитися в розділі Бібліотека функцій на Формули рахунок:

В Excel існує більше 400 функцій, і ця цифра зростає з кожною версією. Звичайно, запам'ятати їх всі практично неможливо, та й не потрібно. Майстер функцій допоможе підібрати функцію, яка найкраще підходить для вирішення конкретного завдання, а функція Excel Formula Intellisense підкаже синтаксис функції та її аргументи, як тільки ви введете ім'я функції, якому передує знак рівності, в комірку:

Натискання на назву функції перетворить її на синє гіперпосилання, яке відкриє тему довідки для цієї функції.

Порада: Не обов'язково вводити ім'я функції великими літерами, Microsoft Excel автоматично додасть його з великої літери після того, як ви закінчите введення формули і натиснете клавішу Enter для її завершення.

10 основних функцій Excel, які обов'язково потрібно знати

Нижче наведено список з 10 простих, але дійсно корисних функцій, які є необхідною навичкою для кожного, хто бажає перетворитися з новачка в Excel на професіонала.

СУМА

Перша функція Excel, з якою ви повинні бути знайомі, - це та, що виконує основну арифметичну дію додавання:

У синтаксисі всіх функцій Excel аргумент, укладений в [квадратні дужки], є необов'язковим, інші аргументи є обов'язковими. Тобто ваша формула Сума повинна містити хоча б 1 число, посилання на комірку або діапазон комірок. Наприклад:

=SUM(B2:B6) - додає значення в комірках з B2 по B6.

=SUM(B2, B6) - додає значення в комірках B2 та B6.

При необхідності можна виконати інші обчислення в межах однієї формули, наприклад, скласти значення в комірках з В2 по В6, а потім розділити суму на 5:

=SUM(B2:B6)/5

Для підсумовування з умовами використовується функція СУММЕСЛИ: в 1-му аргументі вводиться діапазон комірок, які потрібно перевірити на відповідність критерію (А2:А6), в 2-му аргументі - сам критерій (D2), а в останньому аргументі - комірки, які потрібно підсумувати (В2:В6):

=SUMIF(A2:A6, D2, B2:B6)

У ваших таблицях Excel формули можуть виглядати приблизно так:

Порада. Найшвидший спосіб підсумувати стовпець або ряд чисел це виділити комірку поруч із числами, які потрібно підсумувати (комірку безпосередньо під останнім значенням у стовпці або праворуч від останнього числа в рядку), і натиснути кнопку Автосума на кнопці Головна сторінка у вкладці Формати Excel автоматично вставить формулу SUM для вас.

Корисні ресурси:

• Приклади формул Excel Сума - формули для підсумовування стовпця, рядків, тільки відфільтрованих (видимих) клітинок або суми на всіх аркушах.
• Автосума Excel - найшвидший спосіб підсумовування стовпця або рядка чисел.
• SUMIF в Excel - приклади формул для умовного підсумовування комірок.
• СУММЕСЛИ в Excel - приклади формул для підсумовування комірок на основі декількох критеріїв.

СЕРЕДНІЙ

Функція СРЗНАЧ виконує саме те, що випливає з її назви, тобто знаходить середнє арифметичне значення чисел. Її синтаксис схожий на синтаксис функції СУММЕСЛИ:

Якщо уважніше розглянути формулу з попереднього розділу ( =SUM(B2:B6)/5 ), що вона робить насправді? Підсумовує значення в комірках з В2 по В6, а потім ділить результат на 5. А як називається додавання групи чисел, а потім ділення суми на кількість цих чисел? Так, середнє арифметичне!

Функція СРЗНАЧ виконує ці обчислення "за кадром", тобто замість того, щоб ділити суму на число, можна просто помістити цю формулу в комірку:

=СЕРЕДНЄ(B2:B6)

Для усереднення клітинок на основі умови використовуйте наступну формулу СРЗНАЧ, де A2:A6 - діапазон критеріїв, D3 - критерій, а B2:B6 - клітинки, які потрібно усереднити:

=AVERAGEIF(A2:A6, D3, B2:B6)

Корисні ресурси:

• Excel СРЗНАЧ - усереднити комірки з числами.
• СРЗНАЧ - знаходження середнього значення комірок з будь-якими даними (числами, логічними і текстовими значеннями).
• Excel СРЗНАЧ - усереднення комірок на основі одного критерію.
• Середні значення Excel - усереднення комірок на основі декількох критеріїв.
• Як розрахувати середньозважену в Excel
• Як знайти ковзаючу середню в Excel

MAX & MIN

Формули MAX і MIN в Excel отримують найбільше і найменше значення в наборі чисел відповідно. Для нашого прикладу набору даних формули будуть максимально простими:

=MAX(B2:B6)

=MIN(B2:B6)

Корисні ресурси:

• Функція MAX - знайти найбільше значення.
• Формула MAX IF - отримати найбільше число з умовами.
• Функція MAXIFS - отримати найбільше значення на основі декількох критеріїв.
• Функція MIN - повертає найменше значення в наборі даних.
• Функція MINIFS - знаходження найменшого числа за однією або декількома умовами.

COUNT & COUNTA

Якщо вам цікаво дізнатися, скільки клітинок у заданому діапазоні містять числові значення (числа або дати), не витрачайте час на їх підрахунок вручну - функція підрахунку Excel COUNT зробить це за лічені секунди:

Якщо функція СЧЕТ имеет дело только с теми комірками, которые содержат числа, то функція СУММЕСЛИ подсчитывает все ячейки, которые не порожні чи містять вони числа, дати, час, текст, логічні значення TRUE та FALSE, помилки або порожні текстові рядки (""):

Наприклад, щоб дізнатися, скільки клітинок у стовпчику B містять числа, скористайтеся такою формулою:

=COUNT(B:B)

Для підрахунку всіх непорожніх клітинок у стовпчику B перейдіть до цього стовпчика:

=COUNTA(B:B)

В обох формулах використовується так зване "посилання на весь стовпець" (B:B), яке посилається на всі клітинки в стовпці B.

Наступний скріншот показує різницю: якщо COUNT обробляє тільки числа, то COUNTA виводить загальну кількість непустих клітинок у стовпчику B, включаючи текстове значення у заголовку стовпчика.

Корисні ресурси:

• Функція СЧЕТ Excel - швидкий спосіб підрахунку комірок з числами.
• Функція Excel COUNTA - підрахунок комірок з будь-якими значеннями (непорожні комірки).
• Функція Excel COUNTIF - підрахунок комірок, які відповідають одній умові.
• Функція СЧЕТЕСЛИ Excel - підрахунок комірок за кількома критеріями.

ЯКЩО

Судячи з кількості коментарів на тему ЕСЛИ в нашому блозі, це найпопулярніша функція в Excel. Простіше кажучи, ви використовуєте формулу ЕСЛИ, щоб попросити Excel перевірити певну умову і повернути одне значення або виконати одне обчислення, якщо умова виконується, і інше значення або обчислення, якщо умова не виконується:

Наприклад, наступний оператор ЕСЛИ перевіряє, чи виконано замовлення (тобто чи є значення в комірці С) чи ні. Для перевірки того, чи не порожня комірка, використовується оператор "не дорівнює" ( ) в поєднанні з порожнім рядком (""). В результаті, якщо комірка С2 не порожня, формула повертає "Так", в іншому випадку - "Ні":

=IF(C2"", "Так", "Ні")

Корисні ресурси:

• Функція ЕСЛИ в Excel з прикладами формул
• Як використовувати вкладені функції IF в Excel
• Формули IF з декількома умовами AND/OR

TRIM

Якщо ваші очевидно правильні формули Excel повертають лише купу помилок, перше, що слід перевірити - це зайві пробіли в комірках, на які посилаються (ви можете бути здивовані, дізнавшись, скільки початкових, кінцевих і проміжних пробілів непомітно ховається у ваших аркушах, поки щось не піде не так!).

Існує кілька способів видалення небажаних пробілів в Excel, найпростішим з яких є функція TRIM:

Наприклад, щоб обрізати зайві пробіли в колонці А, введіть наступну формулу в комірку А1, а потім скопіюйте її вниз по колонці:

=TRIM(A1)

Це дозволить усунути всі зайві пробіли в комірках, крім одного пробілу між словами:

Корисні ресурси:

• Функція TRIM Excel з прикладами формул
• Як видалити переноси рядків і недруковані символи
• Як видалити нерозривні пробіли ( )
• Як видалити певний недрукований символ

LEN

Кожного разу, коли ви хочете дізнатися кількість символів у певній комірці, LEN - це функція, яку слід використовувати:

Хочете дізнатися, скільки символів в комірці A2? Просто введіть наведену нижче формулу в іншу комірку:

=LEN(A2)

Звертаємо Вашу увагу, що функція LEN в Excel враховує абсолютно всі символи у тому числі пробіли :

Хочете отримати загальну кількість символів в діапазоні або комірках або підрахувати тільки певні символи? Зверніться до наступних ресурсів.

Корисні ресурси:

• LEN-формули Excel для підрахунку символів в комірці
• Підрахувати загальну кількість символів у діапазоні
• Підрахунок певних символів у комірці
• Підрахувати конкретний символ в діапазоні

І & АБО

Це дві найпопулярніші логічні функції для перевірки декількох критеріїв. Різниця в тому, як вони це роблять:

• І повертає значення TRUE, якщо всі умови виконуються, в іншому випадку - БРЕХНЯ.
• OR повертає значення TRUE, якщо будь-яка умова виконується, у протилежному випадку - FALSE.

Хоча ці функції рідко використовуються самі по собі, вони дуже корисні як частина великих формул.

Наприклад, щоб перевірити результати тесту в стовпчиках B і C і повернути "Pass", якщо обидва більше 60, "Fail" в іншому випадку, використовуйте наступну формулу IF з вбудованим оператором AND:

=IF(AND(B2>60, B2>60), "Pass", "Fail")

Якщо достатньо мати лише один результат тесту, що перевищує 60 (або тест 1, або тест 2), вставте оператор АБО:

=IF(OR(B2>60, B2>60), "Pass", "Fail")

Корисні ресурси:

• Функція І в Excel з прикладами формул
• Функція АБО в Excel з прикладами формул

КОНКАТЕНАТ

Якщо необхідно взяти значення з двох або більше комірок і об'єднати їх в одній комірці, використовуйте оператор конкатенації (&) або функцію CONCATENATE:

Наприклад, щоб об'єднати значення з комірок A2 і B2, просто введіть наступну формулу в іншу комірку:

=CONCATENATE(A2, B2)

Щоб відокремити об'єднані значення пропуском, введіть у списку аргументів символ пробілу (" "):

=CONCATENATE(A2, " ", B2)

Корисні ресурси:

• Як виконати конкатенацію в Excel - приклади формул для об'єднання текстових рядків, комірок і стовпців.
• Функція CONCAT - нова та вдосконалена функція для об'єднання вмісту декількох комірок в одну комірку.

СЬОГОДНІ & ЗАРАЗ

Щоб бачити поточну дату і час щоразу, коли ви відкриваєте аркуш, без необхідності оновлювати їх вручну щодня, використовуйте будь-яку з цих кнопок:

=TODAY() щоб вставити сьогоднішню дату в комірку.

=NOW() щоб вставити поточну дату і час в комірку.

Принадність цих функцій в тому, що вони взагалі не вимагають ніяких аргументів, ви вводите формули точно так, як написано вище.

Корисні ресурси:

• Як вставити сьогоднішню дату в Excel - різні способи введення поточної дати і часу в Excel: у вигляді незмінної мітки часу або автоматично оновлюваної дати і часу.
• Функції дати в Excel з прикладами формул - формули для перетворення дати в текст і навпаки, вилучення дня, місяця або року з дати, обчислення різниці між двома датами і багато іншого.

Кращі практики написання формул Excel

Тепер, коли ви знайомі з основними формулами Excel, ці поради дадуть вам деякі рекомендації щодо їх найбільш ефективного використання та уникнення поширених помилок у формулах.

Не брати числа в подвійні лапки

Будь-який текст, включений у формули Excel, повинен бути укладений в "лапки". Однак ніколи не слід робити це з числами, якщо ви не хочете, щоб Excel розглядав їх як текстові значення.

Наприклад, щоб перевірити значення в комірці В2 і повернути 1 при "Сдано", 0 в іншому випадку, потрібно помістити наступну формулу, скажімо, в С2:

=IF(B2="pass", 1, 0)

Скопіюйте формулу в інші комірки, і ви отримаєте стовпчик з 1 і 0, який можна без проблем обчислити.

А тепер подивіться, що станеться, якщо взяти цифри в подвійні лапки:

=IF(B2="pass", "1", "0")

На перший погляд, висновок нормальний - той самий стовпчик з 1 та 0. Однак, придивившись уважніше, ви помітите, що отримані значення за замовчуванням вирівняні в комірках по лівому краю, тобто це числові рядки, а не числа! Якщо пізніше хтось спробує порахувати ці 1 та 0, він може вирвати на собі волосся, намагаючись з'ясувати, чому повертається 100% правильна формула суми або підрахунку.нічого, крім нуля.

Не форматуйте числа у формулах Excel

Будь ласка, запам'ятайте просте правило: числа, що подаються у формули Excel, повинні вводитися без будь-якого форматування, такого як десятковий роздільник або знак долара. У Північній Америці та деяких інших країнах кома є розділювачем аргументів за замовчуванням, а знак долара ($) використовується для абсолютних посилань на комірки. Використання цих символів у числах може просто звести ваш Excel з розуму :) Тому замість того, щоб вводити2000 доларів, просто введіть 2000, а потім відформатуйте вихідне значення на свій розсуд, налаштувавши власний формат чисел Excel.

Зіставте всі відкриваючі та закриваючі дужки

При оформленні складної формули Excel з однією або декількома вкладеними функціями вам доведеться використовувати більше одного набору круглих дужок для визначення порядку обчислень. У таких формулах обов'язково слід правильно поєднувати дужки, щоб на кожну відкриваючу дужку припадала закриваюча дужка. Щоб полегшити вам роботу, Excel відтіняє пари круглих дужок різними кольорами при введенні або редагуванні формули.формула.

Копіювати ту саму формулу в інші комірки замість того, щоб вводити її повторно

Після введення формули в комірку немає необхідності вводити її знову і знову. Просто скопіюйте формулу в сусідні комірки, перетягнувши мишею маркер ручка наповнення (маленький квадратик у правому нижньому куті комірки). Щоб скопіювати формулу на весь стовпець, підведіть вказівник миші до маркеру заповнення і двічі клацніть по знаку "плюс".

Примітка: Після копіювання формули переконайтеся, що всі посилання на комірки правильні. Посилання на комірки можуть змінюватися в залежності від того, чи є вони абсолютними (не змінюються) або відносними (змінюються).

Детальну покрокову інструкцію див. у статті Як копіювати формули в Excel.

Як видалити формулу, але зберегти розраховане значення

При видаленні формули натисканням клавіші Delete видаляється і обчислене значення. Однак можна видалити тільки формулу, а отримане значення залишити в комірці. Ось як це зробити:

• Виділіть всі клітинки з формулами.
• Натисніть Ctrl + C, щоб скопіювати виділені комірки.
• Клацніть правою кнопкою миші по виділеному, а потім натисніть Значення вставки > Цінності щоб вставити розраховані значення назад у виділені комірки, або скористайтеся комбінацією клавіш "Вставка": Shift+F10, а потім V .

Детальні кроки зі скріншотами див. у статті Як замінити формули на їх значення в Excel.

Переконайтеся, що для параметра "Параметри розрахунку" встановлено значення "Автоматично

Якщо раптом ваші формули в Excel перестали перераховуватися автоматично, швидше за все, це пов'язано з Варіанти розрахунку якимось чином перейшли на Посібник Щоб це виправити, перейдіть на сторінку Формули вкладка> Розрахунок у групі, натисніть на кнопку Варіанти розрахунку і виберіть Автоматичний .

Якщо це не допомогло, перевірте ці кроки з усунення несправностей: Не працюють формули Excel: виправлення та рішення.

Це те, як створювати та керувати основними формулами в Excel. Сподіваюся, ця інформація стане вам у нагоді. У будь-якому випадку, дякую за увагу та сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня.