Сьогодні я покажу, як можна автоматично відповідати на електронні листи в Outlook без використання облікового запису Exchange Server (облікові записи POP3/IMAP). Якщо ви не впевнені, який обліковий запис електронної пошти ви використовуєте, ви можете почати з цього: Як дізнатися, який обліковий запис електронної пошти я використовую?

Як визначити тип вашої поштової скриньки (акаунтів)

Після того, як ви вирішили, що автоматична відповідь повинна бути у вашому контрольному списку підготовки до відпустки, перше, що вам потрібно зробити, це з'ясувати, який обліковий запис електронної пошти у вас є - Exchange-сервер або Outlook POP/IMAP.

Найпростіший спосіб перевірити тип вашої поштової скриньки - перейти на сторінку Файл вкладка> Інформація і зазирніть під Інформація про рахунок .

Якщо у вас є кілька облікових записів, натисніть на маленьку чорну помилку праворуч, щоб відкрити випадаючий список з усіма вашими обліковими записами. Тепер ви можете побачити, який обліковий запис заснований на Microsoft Exchange, а який - на POP/IMAP.

Якщо вам потрібна більш детальна інформація про ваші рахунки (зокрема, ви можете перевірити, який з них є рахунком за замовчуванням), загляньте в розділ Налаштування облікового запису.

В Outlook 2010 і Outlook 2013 перейдіть на вкладку Файл вкладка> Інформація> Налаштування облікового запису> Налаштування облікового запису...

Подвійний " Налаштування облікового запису " вище - це не опечатка :-) Спочатку ви натискаєте на квадратну кнопку, а потім вибираєте пункт Налаштування облікового запису... зі спадного списку, як показано на скріншоті нижче (якщо у вас немає облікового запису електронної пошти на базі Exchange, це буде фактично єдиним доступним варіантом).

Натиснувши на кнопку Налаштування облікового запису... відкриється наступне вікно:

В Outlook 2007 його можна відкрити, перейшовши за посиланням Інструменти; Налаштування облікових записів; Електронна пошта .

В Outlook 2003 ви можете знайти його в розділі Інструменти> Облікові записи електронної пошти.> Перегляд або зміна існуючих облікових записів електронної пошти> Далі .

Тепер, коли ви знаєте, який тип облікового запису електронної пошти ви використовуєте, ви можете негайно розпочати налаштування автоматичної відповіді.

Налаштування автовідповіді поза офісом для облікових записів Outlook POP3/IMAP

На відміну від облікових записів Exchange Server, облікові записи POP3 і IMAP не мають функції автоматичних відповідей (формально Позаштатний помічник керівника Тим не менш, ви все ще можете налаштувати Outlook на автоматичну відповідь на деякі або всі вхідні повідомлення електронної пошти, поки ви насолоджуєтеся своєю відпусткою.

Примітка: У разі використання облікових записів POP/IMAP програма Outlook повинна бути завжди запущена і налаштована на періодичну перевірку нових повідомлень. Звичайно, ваш комп'ютер повинен бути увімкнено весь цей час.

Звичайно, залишати працюючий комп'ютер без нагляду на тривалий час не дуже зручно, а може навіть небезпечно, але іншого виходу немає. Щоправда, деякі поштові провайдери (наприклад, Gmail або Outlook.com) дозволяють створювати автовідповіді безпосередньо на своїх сайтах. Тому, перш за все, я б радив вам уточнити у вашого поштового провайдера, чи є можливість налаштувати на їхньому сайті автовідповідь про відпустку на вашому комп'ютері.з іншого боку.

Нижче ви знайдете покрокову інструкцію по створенню автовідповіді поза офісом без використання облікового запису Exchange Server. Зробити це можна за допомогою шаблону листа в поєднанні з правилами Outlook. Але майте на увазі, що дана функціональність доступна в Outlook 2010, починаючи з Office 2010 Service Pack 1. Отже, почнемо!

Створення шаблону повідомлення автовідповіді

1. Для початку нам потрібно створити шаблон з повідомленням про відсутність в офісі, який буде автоматично відправлятися людям, які надіслали вам листа. Робиться це звичайним способом, натиснувши на кнопку Нова електронна пошта на кнопці Головна сторінка рахунок.
2. Складіть текст для автоматичної відповіді. Якщо вона призначена для особистого кабінету, він може бути схожим на той, що ви бачите на скріншоті нижче. Для ділових повідомлень поза офісом вам, ймовірно, знадобиться щось більш офіційне :)
3. Закінчивши написання повідомлення, збережіть його, натиснувши Файл > Зберегти як у вікні повідомлення.
4. В рамках проекту Зберегти як дайте ім'я шаблону авто-відповіді та виберіть варіант збереження як Шаблон Outlook (*.oft) Після цього натисніть кнопку Зберегти кнопку.

Застереження для просунутих користувачів: не змінюйте папку призначення для цього файлу, зберігайте його саме в те місце, яке пропонує Microsoft, а саме в Шаблони Microsoft "Чому саме просунутим користувачам?" - запитаєте ви. Тому що новий користувач навіть не наважиться думати щось змінювати, якщо йому прямо не скажуть про це :) .

Що ж, з першою частиною роботи ми впоралися, тепер потрібно створити правило для автоматичної відповіді на нові повідомлення електронної пошти.

Налаштування правила автовідповіді про відпустку

1. Почніть створювати нове правило, як ви зазвичай робите, натиснувши кнопку Нове правило кнопку під Головна вкладка> Правила> Керування правилами> Сповіщення .
2. Виберіть " Почніть з чистого аркуша " і " Застосовувати правила до повідомлень, які я отримую ", а потім натисніть Далі .
3. Вкажіть умови, які ви хочете перевірити. Якщо ви налаштовуєте автовідповідь поза офісом на всі вхідні повідомлення, що надходять з усіх ваших акаунтів, вам не потрібно відмічати тут жодних пунктів.

   Якщо ви хочете, щоб автоматичні відповіді відправлялися тільки на повідомлення, отримані від одного з ваших акаунтів, або містять певні слова в темі або тілі, або отримані від конкретних людей, то встановіть відповідні галочки у верхній частині діалогу під Крок 1: Виберіть умову(и) а потім натисніть на підкреслені значення в розділі Крок 2: Відредагуйте опис правила .

   Наприклад, я створюю правило для автовідповіді на всі повідомлення, що надходять на мою поштову скриньку Особистий кабінет і мої налаштування виглядають так:

4. На наступному кроці ви визначаєте, що ви хочете зробити з повідомленнями. Оскільки ми хочемо відповідь за визначеним шаблоном вибираємо саме цей варіант і натискаємо певний шаблон під Крок 2: Відредагуйте опис правила вибрати потрібний нам шаблон.
5. В рамках проекту " Виберіть шаблон відповіді ", в діалоговому вікні Заглянути вікно, оберіть Шаблони користувачів у файловій системі та оберіть шаблон, який ми створили кілька хвилин тому (out-of-office-reply).

   Натисніть Відкрито і це поверне вас до Правила майстер, де ви натискаєте Далі .

6. На цьому кроці ви маєте встановити винятки з правила автоматичної відповіді. Це не обов'язковий крок, і зазвичай його пропускають і не додають жодних винятків. Однак, якщо ви не хочете надсилати повідомлення про неробочий час деяким відправникам або на повідомлення, отримані з одного з ваших акаунтів, ви можете поставити галочку напроти пункту " за винятком випадків, коли від людей або громадської групи "або" крім як через зазначений рахунок "Або ж ви можете вибрати з кількох інших доступних вам винятків.

   Примітка: Деякі користувачі також вважають за краще не відповідати на повернуті листи (якщо в темі листа вказано "повернута пошта" або "не доставлено" і т.д.), щоб не створювати нескінченний цикл між двома поштовими серверами і не захаращувати свої поштові скриньки недоставленими повідомленнями. Але насправді це зайвий захід обережності, тому що в поштових скриньках " відповідь за визначеним шаблоном " правило буде відправляти тільки ваш автовідповідь один раз протягом одного сеансу І якщо ви встановите такий виняток, то автоматична відповідь не буде надсилатися абсолютно на всі листи, що містять у темі листа вказане слово або словосполучення, наприклад, " Що робити, коли я отримую зворотній лист? ".

   Дивіться також: Як виправити помилку "Файл пошкоджений і не може бути відкритий" в Excel 2010
7. Це останній крок, на якому ви вказуєте ім'я для вашого правила автовідповіді і переглядаєте опис правила. Якщо все в порядку Гаразд. переконайтеся, що правило включено і натисніть кнопку Фініш щоб зберегти правило. І все!

Аналогічним чином Ви можете налаштувати декілька правил автовідповіді, наприклад, з різними текстовими повідомленнями для особистої та робочої електронної пошти або для повідомлень, отриманих від певних осіб. Наприклад, в особистому автовідповіді, призначеному для Ваших друзів, Ви можете залишити номер телефону, за яким з Вами можна зв'язатися; в робочому автовідповіді Ви можете вказати адресу електронної пошти Вашого помічника чи помічниці, абоколегу, який може вирішити найнагальніші питання під час Вашої відпустки.

Порада: Якщо ви створюєте кілька правил автовідповіді, ви можете встановити прапорець " Припинити обробку більшої кількості правил ", щоб ваші автовідповіді про відпустку не конфліктували між собою. Ця опція доступна на 3-му кроці налаштування Майстер правил коли ви вказуєте, що ви хочете зробити з повідомленням. Однак, будьте дуже обережні при виборі цієї опції. Якщо у вас інші правила в Outlook і хочете, щоб вони застосовувалися до вхідних повідомлень під час вашої відпустки, не використовуйте "Припинити обробку більше правил" .

Важливо! Не забудьте вимкнути правило автовідповіді після повернення :) Зробити це можна через Головна вкладка; Правила; Керування правилами; Сповіщення Крім того, може бути корисним створити завдання або нагадування в Outlook, яке буде нагадувати вам про необхідність вимкнути правило автоматичної відповіді при виході з офісу.

Як налаштувати автоматичне сповіщення про відпустку для акаунтів Gmail

Gmail - один з поштових провайдерів, який дозволяє налаштувати на своїх сайтах автоматичні відповіді у відпустці. Таким чином, вам не доведеться залишати комп'ютер працювати, коли ви у відпустці. Налаштуйте пошту Gmail автовідповідач відпустки наступним чином.

1. Увійдіть в Gmail.
2. Натисніть на значок шестерні в правому верхньому куті і виберіть Налаштування .
3. Про це йдеться на Генеральний прокрутіть вниз до вкладки Відповідальний за відпустки і виберіть розділ " Відповідальний за відпустку на ".
4. Заплануйте автоматичну відповідь про відпустку, встановивши перший і останній день (необов'язково), а потім введіть тему і текст повідомлення. Якщо ви не вказуєте дату закінчення, не забудьте встановити прапорець " Нагадування про відпустку вимкнено "Після повернення. Це досить просто, чи не так?

   Порада: Можливо, буде корисно вибрати " Відправляйте відповідь тільки людям з моїх контактів "На відміну від серверів Microsoft Exchange та Outlook, які надсилають автоматичну відповідь кожному відправнику лише один раз, Gmail буде надсилати автоматичну відповідь кожні 4 дні кожній людині, яка надішле вам кілька листів. А якщо ви отримуєте багато спаму або їдете на тривалий період часу, це може допомогти вам уникнути великого прибирання по поверненню.

Як налаштувати автоматичні відповіді про відпустку для акаунтів Outlook.com та Hotmail

Облікові записи Outlook.com (раніше Hotmail) також дозволяють налаштувати автоматичні відповіді поза офісом безпосередньо на сайтах Hotmail і Outlook.com. Ця функція називається автоматизовані відповіді про відпустки і ви можете налаштувати його таким чином.

1. Перейдіть на сайт Outlook.com (або Windows Live Hotmail) та увійдіть до системи.
2. Якщо у вас є Outlook.com облікового запису, натисніть на кнопку Передача значок у правому верхньому куті поруч з Вашим прізвищем та оберіть " Більше налаштувань пошти ".

   Якщо у вас є Hotmail натисніть на своє ім'я в правому верхньому куті, а потім виберіть Опції> Пошта .

3. У розділі " Керування рахунком ", виберіть " Відправлення автоматизованих відповідей про відпустки " для налаштування параметрів автовідповіді.
4. Outlook.com не надає можливості запланувати відповіді поза офісом, тому ви просто вибираєте " Відправляти відповіді про відпустку людям, які пишуть мені на пошту " та введіть текст заяви на відпустку.

Зазначимо, що в рамках проекту " Відповідати тільки на ваші контакти " за замовчуванням встановлена під повідомленням про відпустку. Якщо ви хочете автоматично відповідати на всі листи, ви, звичайно, можете зняти цю опцію. Однак, можливо, доцільно залишити її встановленою, щоб запобігти спамерським атакам.

Примітка: Якщо у вас є новий обліковий запис Outlook.com, то Відповідь про відпустку Майкрософт автоматично ввімкне її після того, як ви покористуєтеся своїм обліковим записом протягом декількох днів. Якщо ви хочете ввімкнути її негайно, вам потрібно буде підтвердити свій обліковий запис за допомогою номера мобільного телефону, це можна зробити за допомогою сторінки "Додати телефон".

Що ж, здається, це все, що вам потрібно знати про автоматичні відповіді на різні поштові акаунти. Тепер, коли ваш позаофісний автовідповідь налаштований належним чином, вимикайте комп'ютер (не забудьте залишити його включеним, якщо ви використовуєте POP/IMAP акаунт) і насолоджуйтеся відпочинком :)