Förra veckan utforskade vi några tekniker för att konvertera Excel-kalkylblad till HTML. Men nu när alla verkar flytta till molnet, varför inte vi? Den nya tekniken för att dela Excel-data online är mycket enklare och ger en handfull nya möjligheter som du kan dra nytta av.

Med Excel Online behöver du inte längre någon tung HTML-kod för att exportera dina tabeller till webben. Spara bara din arbetsbok online och få tillgång till den bokstavligen var som helst, dela den med andra användare och arbeta på samma ark tillsammans. Med Excel Online kan du också enkelt bädda in arbetsbladet på en webbplats eller blogg och låta dina besökare interagera med det för att hitta just den information de behöver.letar efter.

I den här artikeln kommer vi att undersöka alla dessa och många andra funktioner som Excel Online erbjuder.

Hur du flyttar Excel-kalkylblad online

Om du är ny i molnet i allmänhet och Excel Online i synnerhet är det lättaste sättet att börja dela en befintlig arbetsbok med hjälp av det välbekanta gränssnittet i Excel Desktop.

Alla kalkylblad i Excel Online lagras på OneDrive Som du säkert vet har denna onlinelagring funnits ett tag, men nu är den integrerad i Microsoft Excel som ett gränssnittsalternativ som du kan nå med ett klick. Dessutom behöver dina inbjudna, dvs. andra användare som du delar dina kalkylblad med, inte längre ha ett Microsoft-konto för att kunna se och redigera de Excel-filer du har delat.

Om du ännu inte har ett OneDrive-konto kan du registrera dig nu. Tjänsten är enkel, gratis och definitivt värd din uppmärksamhet eftersom de flesta Office 2013- och 2016-programmen, inte bara Excel, stöder OneDrive. När du har loggat in kan du fortsätta med följande steg.

1. Logga in på ditt Microsoft-konto

Kontrollera att du också är inloggad på ditt Microsoft-konto i Excel. Titta i arbetsboken i Excel i det övre högra hörnet. Om du ser ditt namn och ett foto där kan du hoppa över det här steget, annars klickar du på Logga in länk.

Excel visar ett meddelande där du uppmanas att bekräfta att du verkligen vill tillåta Office att ansluta till Internet. Klicka på Ja och ange sedan dina Windows Live-uppgifter.

2. Spara ditt Excel-kalkylblad i molnet

Kontrollera att du har rätt arbetsbok öppen, dvs. den du vill dela online, för säkerhets skull. I det här exemplet kommer jag att dela en Presentlista för semestern så att mina familjemedlemmar och vänner kan se den och bidra : )

När rätt arbetsbok är öppen navigerar du till Fil klickar du på fliken Dela i den vänstra rutan. Bjud in människor alternativet kommer att vara valt som standard och du klickar på Spara till molnet i den högra rutan.

Därefter väljer du en molnplats för att spara din Excel-fil. OneDrive är det första alternativet som du ser till höger och är valt som standard, och du väljer helt enkelt målmappen i den vänstra rutan.

Obs: Om du inte ser OneDrive-alternativet har du antingen inget OneDrive-konto eller så är du inte inloggad.

Jag har redan skapat en särskild Presentplanerare och den visas i mappen Senaste mapparna Du kan välja en annan mapp genom att klicka på Bläddra på knappen under Senaste mapparna listan eller skapa en ny på vanligt sätt genom att högerklicka någonstans i den högra delen av Spara som och välja Ny> Mapp från kontextmenyn. När du har valt den rätta mappen klickar du på Spara knapp.

3. Dela kalkylbladet som du sparat online.

Din Excel-arbetsbok är redan online och du kan se den på din OneDrive>. Om du vill dela kalkylbladet online med andra personer återstår ett steg till - välj ett av följande delningsalternativ:

• Bjud in människor (standard). Skriv bara in e-postadresserna till den eller de kontakter du vill dela ditt Excel-arbetsblad med. Medan du skriver jämför Excels AutoComplete din inmatning med namnen och adresserna i din adressbok och visar alla matchningar. Om du vill lägga till flera kontakter kan du separera namnen med ett semikolon. Eller klicka på Sök i adressboken ikon för att söka efter kontakter i din globala adresslista.

  Du kan ställa in behörigheter för visning eller redigering för kontakterna genom att välja motsvarande alternativ i rullgardinslistan till höger. Om du lägger till flera inbjudna gäller behörigheterna för alla, men du kan ändra behörigheterna för varje enskild person senare.

  Du kan också inkludera en personligt meddelande Om du inte anger något kommer Excel att lägga till en generisk inbjudan åt dig.

  Slutligen kan du välja om en användare måste logga in på sitt Windows Live-konto innan de kan få tillgång till ditt kalkylblad online. Jag ser ingen särskild anledning till varför de skulle behöva göra det, men det är upp till dig.

  När du är klar klickar du på Dela Alla de inbjudna kontakterna får ett e-postmeddelande med en länk till filen du delade. De klickar helt enkelt på länken för att öppna ditt Excel-kalkylblad online, på OneDrive.

  När du klickar på Dela visar Excel en lista över de kontakter som du har delat filen med. Om du vill ta bort någon från listan eller ändra behörigheterna högerklickar du på namnet och väljer motsvarande alternativ i kontextmenyn.

• Länk för delning . Om du vill dela ditt Excel-ark online med många personer är det snabbare att skicka dem en länk till filen, t.ex. via en Outlook-distributions- eller e-postlista. Du väljer den Få en delningslänk i den vänstra rutan och ta antingen en Visa länk eller . Redigera länk eller båda i den högra rutan.
• Skicka till sociala nätverk Det här alternativets namn är självförklarande och kräver knappast några förklaringar, kanske bara en anmärkning. Om du har valt det här delningsalternativet men inte ser listan över sociala nätverk i den högra rutan klickar du på Anslut sociala nätverk så kan du välja dina Facebook-, Twitter-, Google-, LinkedIn- och andra konton.
• E-post Om du föredrar att skicka din Excel-arbetsbok som bilaga (en vanlig Excel-fil, PDF eller XPS) och som internetfax, välj E-post till vänster och det lämpliga alternativet till höger.

Tips: Om du vill begränsa de områden i din Excel-arbetsbok som andra användare kan se, kan du byta till Fil> Info och klicka på Alternativ för visning i webbläsaren Du kan välja de ark och namngivna objekt som du vill visa på webben.

Det är allt! Din Excel-arbetsbok är online och delas med andra användare som du väljer. Och även om du inte samarbetar med någon är detta ett enkelt sätt att få tillgång till dina Excel-filer praktiskt taget var som helst, oavsett om du är på kontoret, arbetar hemifrån eller reser.

Hur du skapar webbaserade kalkylblad i Excel Online

Till skapa en ny arbetsbok, klicka på den lilla pilen bredvid Skapa och väljer Excel-arbetsbok från rullgardinslistan.

Till byta namn på din arbetsbok online, klicka på standardfilnamnet och skriv ett nytt.

Till ladda upp din befintliga arbetsbok till Excel Online, klickar du på Ladda upp i OneDrive-verktygsfältet och bläddra till filen på din dator.

Hur du redigerar arbetsböcker i Excel Online

När du har öppnat arbetsboken i Excel Online kan du arbeta med den med hjälp av Excel-webbapplikation nästan på samma sätt som du använder Excel desktop: ange data, sortera och filtrera, beräkna med formler och presentera data visuellt med diagram.

Det finns bara en viktig skillnad mellan webbaserade Excel-kalkylblad och skrivbordet. Excel Online har inte den Spara eftersom den sparar dina arbetsböcker automatiskt. Om du har ändrat dig om något trycker du på Ctrl+Z och Ctrl+Y för att ångra respektive göra om. Du kan använda Ångra / Gör om knapparna på Fliken Hem> Ångra gruppen i samma syfte.

Om du försöker redigera vissa data men ingenting händer är du troligen i läsvy. För att byta till redigeringsläge klickar du på Redigera arbetsbok > Redigera i Excel Web App och göra snabba ändringar direkt i webbläsaren. För mer avancerade dataanalysfunktioner som pivottabeller, sparklines eller anslutning till en extern datakälla klickar du på Redigera i Excel för att byta till skrivbordsversionen.

När du sparar kalkylbladet i Excel sparas det där du ursprungligen skapade det, dvs. i OneDrive.

Tips: Om du vill göra snabba ändringar i flera arbetsböcker är det snabbaste sättet att öppna listan över filer på OneDrive, hitta den arbetsbok du vill ha, högerklicka på den och välj den önskade åtgärden från snabbmenyn.

Hur du delar kalkylblad i Excel Online med andra användare

För att dela ditt webbaserade Excel-kalkylblad klickar du på Dela> Dela med andra och välj sedan antingen:

• Bjud in människor och skriv in e-postadresserna till de personer som du vill dela arbetsboken med, eller
• Få en länk för att klistra in den i ett e-postmeddelande, på en webbsida eller i sociala medier.

Du kan också välja om du vill ge dina kontakter visnings- eller redigeringsbehörighet.

När flera personer redigerar kalkylbladet samtidigt visar Excel Online deras närvaro och uppdateringar direkt, förutsatt att alla redigerar i Excel Online och inte i Excel desktop. När du klickar på en liten pil bredvid personens namn i det övre högra hörnet av kalkylbladet kan du till och med se exakt vilken cell som redigeras för tillfället.

Hur du låser vissa celler för redigering i ett delat arbetsblad

Om du delar dina onlineark med flera personer kanske du vill begränsa redigeringsrättigheterna för dina teammedlemmar till endast vissa celler, rader eller kolumner i ditt Excel-dokument på OneDrive. För att göra detta måste du välja det eller de områden som du tillåter att redigera i ditt Excel-dokument på skrivbordet och sedan skydda arbetsbladet.

1. Välj det område av celler som användarna kan redigera, gå till Översyn av och klicka på " Tillåt användare att redigera intervall " i Ändringar grupp.
2. I Tillåt användare att redigera intervall dialogrutan, klicka på Ny... knappen, kontrollera att intervallet är korrekt och klicka på Skydda arket. Om du vill låta användarna redigera flera intervall klickar du på knappen Ny... knappen igen.
3. Skriv in lösenordet två gånger och ladda upp det skyddade arket till OneDrive.

Om du använder skrivbordsversionen av Excel kan de här instruktionerna vara praktiska: Hur du låser eller låser upp specifika områden i ett kalkylblad.

Bädda in ett kalkylblad online på en webbplats eller blogg

Om du vill publicera din Excel-arbetsbok på en webbplats eller blogg kan du utföra de här tre snabba stegen i Excel-webbappen:

1. När arbetsboken är öppen i Excel Online klickar du på Dela> Inbädda och klicka sedan på Generera knapp.
2. I nästa steg bestämmer du hur du vill att kalkylbladet ska visas på webben. Följande anpassningsalternativ är tillgängliga för dig:
   • Vad ska du visa? Med den kan du bädda in hela arbetsboken eller delar av den, t.ex. ett cellområde, en pivottabell osv.
   • Utseende I det här avsnittet kan du anpassa arbetsbokens utseende (visa och dölja rasterlinjer och kolumnrubriker, inkludera en nedladdningslänk).
   • Interaktion Tillåt eller förbjud användarna att interagera med kalkylbladet - sortera, filtrera och skriva i cellerna. Om du tillåter skrivning kommer de ändringar som andra personer gör i cellerna på webben inte att sparas i den ursprungliga arbetsboken. Om du vill att en viss cell ska vara markerad när webbsidan öppnas, välj " Börja alltid med den här cellen markerad "och klicka sedan på den cell du vill ha i förhandsgranskningen som visas i den högra delen av fönstret.
   • Mått Ange en bredd och höjd för kalkylbladets visare i pixlar. För att se hur visaren kommer att se ut med de storlekar du har definierat klickar du på " Visa den faktiska storleken" Länken längst upp i förhandsvisningen. Kom ihåg att du kan ange minst 200 x 100 pixlar och högst 640 x 655 pixlar. Om du vill använda andra mått utanför dessa gränser kan du ändra koden senare med hjälp av en HTML-redigerare eller direkt på din webbplats eller blogg.
   
3. Allt du behöver göra är att klicka på Kopiera länk under den Inbäddningskod och klistra in HTML-koden (eller JavaScript-koden) på din blogg eller webbplats.

   Observera: Inbäddningskoden är en iframe Så se till att din webbplats har stöd för iframes och att bloggredigeraren tillåter iframes i inlägg.

Inbäddad Excel-webbapplikation

Det du ser nedan är ett interaktivt Excel-kalkylblad som illustrerar tekniken i praktiken. Detta " Dagar till nästa födelsedag "Appen beräknar hur många dagar det är kvar till din nästa födelsedag, årsdag eller annan händelse och färgar luckorna i olika gröna, gula och röda nyanser. I Excel-webbappen anger du bara dina händelser i den första kolumnen och ändrar motsvarande datum för att experimentera med resultaten.

Om du är nyfiken på formeln kan du läsa den här artikeln - Hur man villkorligt formaterar datum i Excel.

Observera: För att kunna se den inbäddade arbetsboken måste du tillåta cookies för marknadsföring.

Excel Web App mashups

Om du vill få fler interaktioner mellan dina webbaserade Excel-kalkylblad och andra webbappar eller tjänster kan du använda JavaScript API som finns tillgängligt på OneDrive för att skapa interaktiva datamixer .

Nedan kan du se mashupen Destination Explorer som skapats av vårt Excel Web App-team som ett exempel på vad webbutvecklare kan göra för din webbplats eller blogg. Denna mashup använder API:erna för Excel Services JavaScript och Bing Maps och dess syfte är att hjälpa webbplatsens besökare att välja en destination dit de vill resa. Du kan välja en plats och mashupen kommer att visa dig det lokala vädret eller denAntalet turister som besöker området. Skärmdumpen nedan visar vår plats :)

Som du ser är det enkelt att arbeta i Excel Online. Nu när du känner till grunderna kan du utforska de andra funktionerna och hantera dina kalkylblad online med lätthet och självförtroende!