Den här korta handledningen beskriver fyra olika sätt att konvertera Excel-filer till PDF - med hjälp av Excel-funktionen Spara som, Adobe-programvara, Excel- till PDF-konverterare online och skrivbordsverktyg.

Att konvertera ett Excel-arbetsblad till PDF är ofta nödvändigt om du vill låta andra användare se dina data men inte redigera dem. Du kanske också vill konvertera ditt Excel-kalkylblad till ett snyggare PDF-format för ett mediepaket, en presentation eller en rapport, eller göra en fil som kan öppnas och läsas av alla användare, även om de inte har Microsoft Excel installerat, till exempel på en surfplatta eller en telefon.

I dag är PDF förmodligen ett av de mest populära filformaten. Enligt Google finns det över 153 miljoner PDF-filer på webben och endast 2,5 miljoner Excel-filer (.xls och .xlsx).

Längre fram i den här artikeln kommer jag att förklara flera olika sätt att exportera Excel till PDF med detaljerade steg och skärmdumpar:

Spara Excel-dokument som PDF-filer

Även om formaten .pdf och .xls har funnits länge och båda har varit populära bland användarna, fanns möjligheten att exportera Excel-filer direkt till PDF i Excel 2007. Om du har någon version av Excel 2007 till 365 kan du alltså göra en PDF-konvertering på ett snabbt och okomplicerat sätt.

Microsoft Excel gör det möjligt att exportera utvalda intervall eller tabeller samt att spara ett eller flera arbetsblad eller hela arbetsboken som en PDF-fil.

1. Öppna Excel-arbetsboken och välj de områden eller ark som du vill konvertera till en PDF-fil.
   • Om du vill exportera en tabell placera markören i en valfri cell i en tabell.
   • Exportera en visst arbetsblad Om du vill göra den aktiv, gör du den aktiv genom att klicka på fliken för det här bladet.
   • För att konvertera flera arbetsblad Om du vill välja intilliggande ark klickar du på fliken för det första arket, håller ned Shift och klickar på fliken för det sista arbetsbladet som du vill välja. Om du vill välja ark som inte är intilliggande håller du ned Ctrl medan du klickar på flikarna för varje ark som du vill spara som PDF.
   • Om du vill spara hela arbetsboken som en enda PDF-fil, hoppa över detta steg : )
2. Klicka på Fil> Spara som .
3. I Spara som dialogfönstret, välj PDF (.*pdf) från " Spara som typ" rullgardinslistan.

   

   Om du vill visa den resulterande PDF-filen efter att du har sparat den, se till att Öppna filen efter publicering är markerad.

   Välj ett av följande alternativ under Optimera för :

   • Om det resulterande PDF-dokumentet kräver hög utskriftskvalitet klickar du på Standard (publicering på nätet och tryckning).
   • Om PDF-filstorleken är viktigare än utskriftskvaliteten väljer du Minsta storlek (publicering online).
4. Klicka på Alternativ... i den vänstra nedre delen av fönstret (se skärmbilden ovan).
5. Alternativ dialogrutan öppnas och du väljer ett av alternativen enligt dina behov:
   • Urval - Detta exporterar det eller de markerade intervallerna.
   • Aktiva ark - detta sparar antingen det aktuella arbetsbladet eller alla markerade ark i en PDF-fil.
   • Tabell - detta exporterar den aktiva tabellen, dvs. den tabell där muspekaren befinner sig för tillfället.
   • Hela arbetsboken - självklart : )

   

6. Klicka på OK för att stänga dialogrutan och du är klar.

Som du ser är det enkelt att exportera Excel-filer till PDF med hjälp av de inbyggda Excel-medlen. Microsoft Excel tillhandahåller förstås bara några grundläggande inställningar, men med bara lite erfarenhet kan man lära sig att förbereda källfilerna på ett sådant sätt att inga ytterligare justeringar behövs. Om du inte är nöjd med möjligheterna i Excels Spara som Låt oss undersöka Adobes erbjudanden.

Exportera Excel-filer till PDF med hjälp av Adobe-verktyg

Tyvärr är Adobe inte lika generöst som Microsoft när det gäller konverteringar av Excel till PDF och erbjuder inte några gratis verktyg för detta. Adobe har dock den här funktionen i betalda verktyg eller prenumerationer, som - det bör man ge dem rätt till - gör jobbet riktigt bra.

Adobe Reader

Adobe Reader X och tidigare versioner innehöll alternativet att installera Adobe PDF-skrivaren, som kan användas för att exportera Excel-filer till PDF. Denna funktion finns dock inte tillgänglig i den senaste versionen av Adobe Reader XI.

Istället införde de Skapa PDF som gör det möjligt att göra PDF-filer från .xls eller .xlsx-filer med ett enda knapptryck, förutsatt att du har en betald prenumeration.

Adobe Acrobat XI Pro

Om du är en av de få lyckliga användarna av denna kraftfulla svit är det lika enkelt att skapa en PDF-fil från ett Excel-arbetsblad som att klicka på PDF från fil... under den Skapa verktygsfältet.

Alternativt kan du med Adobe Acrobat Pro skapa en PDF-fil direkt från Excel på något av följande sätt:

• Klicka på Skapa PDF på knappen på Acrobat på Excel-bandet.
• Växla till Fil och klickar på Spara som Adobe PDF.
• Klicka på Fil> Skriv ut, Välj Adobe PDF och konfigurera inställningarna.

Om du är intresserad av att få en 30-dagars testversion av Adobe Acrobat XI kan du ladda ner den här. Om du inte är villig att betala en månadsavgift på 20 dollar för Acrobat XI Pro-prenumerationen kan vi se vad gratis Excel-till-PDF-konverterare har att erbjuda.

Gratis Excel till PDF-konverterare online

Som tur är finns det många gratis Excel- till PDF-konverterare online som erbjuder olika alternativ för att konvertera Excel-dokument till PDF-filer. Nedan hittar du recensioner av de fyra mest populära onlinekonverterarna.

För att testa förmågan hos PDF-konverterare på nätet för olika datatyper skapade jag följande två arbetsböcker:

Testarbetsbok 1: några tabeller i olika format

Testarbetsbok 2: Microsofts mall för planering av julklappar för semestern

Nu när förberedelserna är klara ska vi se hur Excel- till PDF-omvandlarna online klarar av utmaningen.

PDF-omvandlare

En annan Excel-till-PDF-omvandlare finns på www.freepdfconvert.com. Förutom Excel-ark kan detta verktyg även konvertera Word-dokument, PowerPoint-presentationer, webbsidor och bilder till PDF.

Som du ser i bilden ovan är gränssnittet också mycket tydligt och kräver knappast några förklaringar. Du navigerar helt enkelt mellan flikarna för att välja en lämplig konverteringstyp, bläddrar sedan till originalfilen, väljer önskat format och klickar på Konvertera .

När konverteringen är klar kan du antingen ladda ner PDF-filen till din dator eller spara den i Google docs:

Denna Excel- till PDF-omvandlare har en gratisversion och betalda prenumerationer. Här är de viktigaste begränsningarna i gratisversionen:

• Du måste vänta i 30 minuter för att konvertera en annan fil.
• Begränsat antal konverteringar - 10 per månad.

Om du är nyfiken på att lära dig mer om det här verktyget kan du hitta en fullständig funktionslista och en lista över tillgängliga prenumerationer och priser här.

Resultat:

Till skillnad från den tidigare PDF-omvandlaren har den här konverteraren gett ett mycket bra resultat för den första arbetsboken, utan några formatförvrängningar eller fel.

Den andra arbetsboken konverterades korrekt och felfritt... till ett Word-dokument (.docx). Min första tanke var att jag av misstag valde fel format för konverteringen, så jag upprepade processen och fick samma resultat, som du kan se i skärmdumpen nedan:

När jag tänkte efter en extra gång kom jag fram till följande slutsats: Konverteraren kunde inte exportera det anpassade formatet för mitt Excel-ark till PDF korrekt, så den konverterade det till det närmaste formatet. Det var faktiskt bara några sekunder att spara Word-dokumentet som PDF med hjälp av Word's Spara som och får en snyggt formaterad PDF-fil som resultat.

Soda PDF Online omvandlare

Med den här PDF-omvandlaren online kan du skapa PDF-dokument från många format, inklusive Microsoft Excel, Word och PowerPoint, samt JPEG- och PNG-bilder och HTML-sidor.

Soda PDF Online Services erbjuder kostnadsfria och betalda medlemskap. Gratis får du obegränsad PDF-skapning och begränsade PDF-konverteringar, en fil var 30:e minut. Om du vill ha mer måste du uppgradera till Premium (cirka 10 dollar per 3 månader). I detta fall får du också möjlighet att slå ihop och dela PDF-filer.

Resultat:

Denna online Excel- till PDF-omvandlare var nästan oklanderlig. Den första arbetsboken konverterades till PDF felfritt, den andra arbetsboken konverterades också utan några fel, men den första bokstaven i ett ord var trunkerad:

Som du ser är ingen av de kostnadsfria konverterarna från Excel till PDF perfekt, även om Soda PDF är mycket nära. Någon kanske tror att problemet ligger i mina ursprungliga Excel-dokument. Jag håller med, den andra arbetsboken har ett ganska sofistikerat anpassat format. Detta beror på att mitt syfte var att utföra någon form av "stresstestning" för att avslöja den verkliga potentialen hos konverterare från PDF till Excel online eftersom din faktiskaarbetsböcker kan vara mycket mer komplexa och sofistikerade när det gäller innehåll och format.

För experimentets skull konverterade jag båda testarbetsböckerna till PDF-filer med hjälp av Excels dialogruta Spara som, och det gick alldeles utmärkt - de resulterande PDF-filerna var exakta kopior av de ursprungliga Excel-dokumenten.

Excel- till PDF-omvandlare för skrivbordet

Förutom Excel- till PDF-konverterare på nätet finns det en mängd olika verktyg för konvertering av Excel-filer till PDF-dokument som erbjuder olika alternativ beroende på vad du förväntar dig av slutdokumentet: från kostnadsfria verktyg med ett klick till professionella paket på företagsnivå. Eftersom vi främst är intresserade av kostnadsfria Excel- till PDF-konverterare ska vi titta närmare på ett par sådana verktyg.

Foxit Reader - gratis Excel- till PDF-omvandlare för skrivbordet

Foxit Reader är en liten PDF-läsare som låter dig visa, signera och skriva ut PDF-filer samt skapa PDF-dokument från Excel-arbetsböcker. Du kan konvertera Excel-kalkylblad till PDF antingen från Foxit Reader eller direkt från Excel.

Konvertera Excel till PDF från Foxit Reader

Det här är det snabbaste sättet att konvertera en Excel-arbetsbok till PDF som endast kräver tre snabba steg.

1. Öppna din Excel-fil.

   På den Fil klickar du på fliken Skapa > Från fil , då Från fil igen och bläddra till det Excel-dokument som du vill konvertera.

   

2. Granska PDF-filen .

   När du har valt en Excel-fil öppnar Foxit Reader den omedelbart i PDF-format. En riktigt bra funktion är att du kan ha flera PDF-filer öppna samtidigt, var och en på en egen flik, som du ser i skärmdumpen nedan:

   

   Var uppmärksam på att Excel Holiday Gift List, som var en svår nöt att knäcka för de flesta av online Excel till PDF-konverterare, utgör ingen svårighet alls för detta skrivbordsverktyg!

3. Spara PDF-filen .

   Om allt är okej klickar du på Spara som på den Fil eller tryck på Ctrl + S för att spara filen. Japp, det är så enkelt!

Obs. Foxit Reader sparar alla ark i den valda arbetsboken till PDF. Om du vill konvertera endast ett visst arbetsblad måste du alltså först spara det som en enskild arbetsbok.

Konvertera en Excel-fil till PDF från Excel

Det här tillvägagångssättet rekommenderas om du vill ha fler alternativ för att förhandsgranskning och anpassa det resulterande PDF-dokumentet.

Efter installationen lägger Foxit Reader till " Foxit Reader PDF-skrivare " till listan över skrivare, som i själva verket är en pseudoskrivare som kan användas för att konfigurera det slutliga utseendet på PDF-dokumentet.

1. Öppna en Excel-fil som ska konverteras till PDF.

   Öppna en Excel-arbetsbok, växla till Fil klickar du på Skriv ut och välj Foxit Reader PDF-skrivare i listan över skrivare.

   

2. Konfigurera inställningarna.

   I enlighet med Inställningar har du följande valmöjligheter:

   • Konvertera ett aktivt ark, en hel arbetsbok eller ett urval till PDF.
   • Välj dokumentets riktning - stående eller liggande.
   • Definiera pappersformat och marginaler.
   • Anpassa arket, alla kolumner eller alla rader till en sida.

   När du gör ändringar återspeglas de omedelbart i dokumentet. Förhandsgranska till höger.

   Om du vill ha fler alternativ klickar du på Uppställning av sidan länk under Inställningar .

   

3. Konfigurera ytterligare inställningar (valfritt).

   Användning av Uppställning av sidan kan du lägga till en egen rubrik och/eller sidfot, ändra sidordningen, visa eller dölja rasterlinjer och mycket mer.

   

4. Spara PDF-filen.

När alla ändringar är gjorda klickar du på Skriv ut för att spara filen. Detta kommer att öppna den vanliga Excel Spara som dialogfönster där du väljer en målmapp och skriver filnamnet.

Primo PDF - en pseudoprinter för att konvertera Excel till PDF

PrimoPDF är ytterligare en pseudoprinter som kan hjälpa dig att exportera dina Excel-dokument till PDF-formatet. Funktionerna och alternativen i den här programvaran är mycket lika Foxit Reader, och du ställer in den på exakt samma sätt - välj PrimoPDF under Skrivare och leka med inställningarna.

Förhoppningsvis har den här snabba genomgången av Excel- till PDF-omvandlare på datorn och online hjälpt dig att välja en vinnare. Om inget av de presenterade verktygen är det perfekta verktyget för din uppgift kan du prova några alternativa metoder, t.ex. att ladda upp dina Excel-filer till Google Sheets och sedan exportera dem till PDF, eller konvertera Excel till PDF via Open Office.

I vissa situationer kan det vara användbart att konvertera ett Excel-arbetsblad till en JPG-, PNG- eller GIF-bild.

I nästa artikel kommer vi att hantera den motsatta uppgiften och utforska hur man importerar PDF-filer till Excel. Jag tackar dig för att du läste och hoppas att vi ses igen nästa vecka!