В этом уроке мы продолжим знакомство с увлекательным миром условного форматирования Excel. Если вы не чувствуете себя комфортно в этой области, возможно, вам стоит сначала просмотреть предыдущую статью, чтобы восстановить основы - Как использовать условное форматирование в Excel.

Сегодня мы остановимся на том, как использовать формулы Excel для форматирования отдельных ячеек и целых строк на основе заданных вами значений или на основе значения другой ячейки. Это часто считается высшим пилотажем условного форматирования Excel, и, освоив его, вы сможете расширить возможности форматов в ваших электронных таблицах далеко за пределы их обычного использования.

Условное форматирование Excel на основе значения другой ячейки

Предопределенные условные форматирования Excel, такие как Полосы данных, Цветовые шкалы и Наборы значков, в основном предназначены для форматирования ячеек на основе их собственных значений. Если вы хотите применить условное форматирование на основе другой ячейки или отформатировать весь ряд на основе значения одной ячейки, то вам необходимо использовать формулы.

Итак, давайте посмотрим, как можно создать правило с помощью формулы, а после обсудим примеры формул для конкретных задач.

Как создать правило условного форматирования на основе формулы

Чтобы настроить правило условного форматирования на основе формулы в любой версии Excel 2010 - Excel 365, выполните следующие действия:

1. Выберите ячейки, которые нужно отформатировать. Вы можете выбрать один столбец, несколько столбцов или всю таблицу, если хотите применить условный формат к строкам.

   Совет. Если вы планируете добавить больше данных в будущем и хотите, чтобы правило условного форматирования применялось к новым записям автоматически, вы можете либо:

   • Преобразование диапазона ячеек в таблицу ( Вставка вкладки> Таблица ). В этом случае условное форматирование будет автоматически применено ко всем новым строкам.
   • Выберите несколько пустых строк под вашими данными, скажем, 100 пустых строк.
2. На Главная во вкладке Стили группу, нажмите Условное форматирование> Новое правило...

   

3. В Новое правило форматирования в окне выберите Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать .
4. Введите формулу в соответствующее поле.
5. Нажмите кнопку Формат... кнопку, чтобы выбрать пользовательский формат.

   

6. Переключение между Шрифт , Граница и Заполнить вкладки и поиграйте с различными параметрами, такими как стиль шрифта, цвет узора и эффекты заливки, чтобы установить формат, который подходит именно вам. Если стандартной палитры недостаточно, нажмите кнопку Больше цветов... и выберите любой цвет RGB или HSL по своему вкусу. Когда все готово, нажмите кнопку OK кнопка.

   

7. Убедитесь, что Предварительный просмотр в разделе отображается нужный вам формат, и если он отображается, нажмите кнопку OK Если вас не совсем устраивает предварительный просмотр формата, нажмите кнопку Формат... еще раз и внесите изменения.

   

Совет. Если вам нужно отредактировать формулу условного форматирования, нажмите F2, а затем переместитесь в нужное место формулы с помощью клавиш со стрелками. Если вы попробуете перемещаться с помощью стрелок без нажатия F2, в формулу будет вставлен диапазон, а не просто перемещен указатель вставки. Чтобы добавить в формулу ссылку на определенную ячейку, нажмите F2 второй раз, а затем щелкните эту ячейку.

Примеры формул условного форматирования в Excel

Теперь, когда вы знаете, как создавать и применять условное форматирование Excel на основе другой ячейки, давайте перейдем к рассмотрению практического использования различных формул Excel.

Совет. Чтобы формула условного форматирования Excel работала правильно, всегда следуйте этим простым правилам.

Формулы для сравнения значений (чисел и текста)

Как вы знаете, Microsoft Excel предоставляет несколько готовых правил для форматирования ячеек со значениями больше, меньше или равными заданному вами значению ( Условное форматирование>Правила выделения ячеек ). Однако эти правила не работают, если вы хотите условно отформатировать определенные столбцы или целые строки на основе значения ячейки в другом столбце. В этом случае используются аналогичные формулы:

На скриншоте ниже показан пример Больше, чем формула которая выделяет названия товаров в столбце A, если количество товаров на складе (столбец C) больше 0. Обратите внимание, что формула применяется только к столбцу A ($A$2:$A$8). Но если вы выберете всю таблицу (в нашем случае $A$2:$E$8), это выделит целые строки на основе значения в столбце C.

Аналогичным образом можно создать правило условного форматирования для сравнения значений двух ячеек. Например:

=$A2<$B2 - форматировать ячейки или строки, если значение в столбце A меньше соответствующего значения в столбце B.

=$A2=$B2 - форматировать ячейки или строки, если значения в столбцах A и B одинаковы.

=$A2$B2 - форматировать ячейки или строки, если значение в столбце A не совпадает со значением в столбце B.

Как видно на скриншоте ниже, эти формулы работают как для текстовых значений, так и для чисел.

Формулы AND и OR

Если вы хотите отформатировать таблицу Excel на основе 2 или более условий, то используйте функцию =AND или =OR:

На скриншоте ниже мы используем формулу =AND($C2>0, $D2="Worldwide") для изменения цвета фона строк, если количество товаров на складе (колонка C) больше 0 и если товар отправляется по всему миру (колонка D). Пожалуйста, обратите внимание, что формула работает с текстовые значения а также с номера .

Естественно, вы можете использовать два, три или более условий в формулах AND и OR. Чтобы увидеть, как это работает на практике, посмотрите видео: Условное форматирование на основе другой ячейки.

Это основные формулы условного форматирования, которые вы используете в Excel. Теперь давайте рассмотрим немного более сложные, но гораздо более интересные примеры.

Условное форматирование для пустых и непустых ячеек

Думаю, все знают, как форматировать пустые и непустые ячейки в Excel - достаточно создать новое правило вида " Форматируйте только те ячейки, которые содержат" тип и выберите либо Заготовки или Без заготовок .

Но что если вы хотите отформатировать ячейки в определенном столбце, если соответствующая ячейка в другом столбце пуста или не пуста? В этом случае вам снова придется использовать формулы Excel:

Формула для заготовок : =$B2="" - форматировать выделенные ячейки/строки, если соответствующая ячейка в столбце B пуста.

Формула для непустых мест : =$B2"" - форматировать выделенные ячейки/строки, если соответствующая ячейка в столбце B не пустая.

Примечание. Приведенные выше формулы будут работать для ячеек, которые "визуально" пусты или не пусты. Если вы используете какую-либо функцию Excel, которая возвращает пустую строку, напр. =if(false, "OK", "") , и вы не хотите, чтобы такие ячейки рассматривались как пустые, используйте следующие формулы вместо этого =isblank(A1)=true или =isblank(A1)=false для форматирования пустых и непустых ячеек, соответственно.

А вот пример того, как вы можете использовать вышеприведенные формулы на практике. Предположим, у вас есть столбец (B), который является " Дата продажи " и в другой колонке (С) " Доставка ". Эти 2 столбца имеют значение только в том случае, если была совершена продажа и доставлен товар. Итак, вы хотите, чтобы при совершении продажи весь ряд становился оранжевым, а при доставке товара соответствующий ряд становился зеленым. Чтобы добиться этого, вам нужно создать 2 правила условного форматирования со следующими формулами:

• Оранжевые строки (ячейка в столбце B не пуста): =$B2""
• Зеленые строки (клетки в столбце B и столбце C не пустые): =AND($B2"", $C2"")

Еще одна вещь, которую вам нужно сделать, это переместить второе правило на самый верх и выбрать Остановить, если истина установите флажок рядом с этим правилом:

В данном конкретном случае опция "Остановить, если true" является излишней, и правило будет работать как с ней, так и без нее. Возможно, вы захотите установить этот флажок просто в качестве дополнительной меры предосторожности, на случай, если в будущем вы добавите несколько других правил, которые могут конфликтовать с существующими.

Для получения дополнительной информации см. раздел Условное форматирование пустых ячеек в Excel.

Формулы Excel для работы с текстовыми значениями

Если вы хотите отформатировать определенный столбец(ы), когда другая ячейка в той же строке содержит определенное слово, вы можете использовать формулу, рассмотренную в одном из предыдущих примеров (например, =$D2="Worldwide"). Однако это будет работать только для точное совпадение .

Для частичное совпадение Вам нужно будет использовать либо SEARCH (без учета регистра), либо FIND (с учетом регистра).

Например, чтобы отформатировать выделенные ячейки или строки, если соответствующая ячейка в столбце D содержит слово " Весь мир ", используйте приведенную ниже формулу. Эта формула найдет все такие ячейки, независимо от того, где в ячейке находится указанный текст, включая " Доставка по всему миру ", " Во всем мире, за исключением... " и т.д:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Если вы хотите затенять выделенные ячейки или строки, если содержимое ячейки начинается с текста поиска, используйте этот способ:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Формулы Excel для выделения дубликатов

Если вашей задачей является условное форматирование ячеек с дублирующимися значениями, вы можете воспользоваться предустановленным правилом, доступным в разделе Условное форматирование> Правила выделения ячеек> Дублирование значений... В следующей статье содержится подробное руководство по использованию этой функции: Как автоматически выделять дубликаты в Excel.

Однако в некоторых случаях данные выглядят лучше, если выделить цветом выбранные столбцы или целые строки, когда в другом столбце встречаются дубликаты значений. В этом случае необходимо снова использовать формулу условного форматирования Excel, и на этот раз мы будем использовать формулу COUNTIF Как вы знаете, эта функция Excel подсчитывает количество ячеек в указанном диапазоне, которые соответствуют одному критерию.

Выделите дубликаты, включая 1-е вхождения

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - эта формула находит дубликаты значений в указанном диапазоне в столбце A (A2:A10 в нашем случае), включая первые вхождения.

Если вы решите применить правило ко всей таблице, все строки будут отформатированы, как показано на скриншоте ниже. Я решил изменить цвет шрифта в этом правиле, просто для разнообразия : )

Выделение дубликатов без 1-го вхождения

Чтобы игнорировать первое появление и выделить только последующие дубликаты, используйте эту формулу: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Выделение последовательных дубликатов в Excel

Если вы предпочитаете выделять только дубликаты в последовательных строках, вы можете сделать это следующим образом. Этот метод работает для любых типов данных: чисел, текстовых значений и дат.

• Выберите столбец, в котором нужно выделить дубликаты, без заголовка столбца .
• Создайте правило (правила) условного форматирования с помощью этих простых формул:

  Правило 1 (синее): =$A1=$A2 - выделяет 2-й случай и все последующие случаи, если таковые имеются.

  Правило 2 (зеленое): =$A2=$A3 - выделяет 1-е появление.

В приведенных выше формулах A - столбец, который вы хотите проверить на наличие дубликатов, $A1 - заголовок столбца, $A2 - первая ячейка с данными.

Важно! Чтобы формулы работали правильно, важно, чтобы правило 1, которое выделяет 2-е и все последующие дубликаты, было первым в списке, особенно если вы используете два разных цвета.

Выделите дублирующиеся строки

Если вы хотите применить условный формат, когда в двух или более столбцах встречаются дубликаты значений, вам нужно добавить в таблицу дополнительный столбец, в котором вы объедините значения из ключевых столбцов с помощью простой формулы, подобной этой =A2&B2 После этого вы применяете правило, используя любой вариант формулы COUNTIF для дубликатов (с 1-м или без 1-го вхождения). Естественно, вы можете скрыть дополнительный столбец после создания правила.

В качестве альтернативы можно использовать функцию COUNTIFS, которая поддерживает несколько критериев в одной формуле. В этом случае вам не понадобится вспомогательный столбец.

В данном примере, чтобы выделить дублирующиеся строки с 1-м появлением Создайте правило со следующей формулой:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Чтобы выделить дублирующиеся строки без 1-го вхождения , используйте эту формулу:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Сравнить 2 столбца на наличие дубликатов

Одной из наиболее часто встречающихся задач в Excel является проверка двух столбцов на дублирование значений - т.е. поиск и выделение значений, которые существуют в обоих столбцах. Для этого необходимо создать правило условного форматирования Excel для каждого столбца с помощью сочетания =ISERROR() и =MATCH() функции:

Для колонки A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

Для колонки B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Примечание. Чтобы такие условные формулы работали правильно, очень важно, чтобы правила применялись ко всем столбцам, напр. = $A:$A и = $B:$B .

Пример практического использования можно увидеть на следующем снимке экрана, где выделены дубликаты в столбцах E и F.

Как видите, формулы условного форматирования Excel довольно хорошо справляются с дубликатами. Однако для более сложных случаев я бы рекомендовал использовать надстройку Duplicate Remover, которая специально разработана для поиска, выделения и удаления дубликатов в Excel, на одном листе или между двумя таблицами.

Формулы для выделения значений выше или ниже среднего

Когда вы работаете с несколькими наборами числовых данных, то СРЕДНЕЕ() Функция может пригодиться для форматирования ячеек, значения которых ниже или выше среднего значения в столбце.

Например, вы можете использовать формулу =$E2 для условного форматирования строк, в которых количество продаж ниже среднего, как показано на скриншоте ниже. Если вы хотите добиться обратного, т.е. заштриховать продукты с показателями выше среднего, замените "" в формуле: =$E2>AVERAGE($E$2:$E$8) .

Как выделить ближайшее значение в Excel

Если у меня есть набор чисел, есть ли способ использовать условное форматирование Excel, чтобы выделить число из этого набора, которое ближе всего к нулю? Это то, что хотела узнать одна из читательниц нашего блога, Джессика. Вопрос очень ясный и понятный, но ответ немного слишком длинный для раздела комментариев, поэтому вы видите решение здесь :)

Пример 1. Найдите ближайшее значение, включая точное совпадение

В нашем примере мы найдем и выделим число, которое ближе всего к нулю. Если набор данных содержит один или несколько нулей, то все они будут выделены. Если 0 отсутствует, то будет выделено ближайшее к нему значение, положительное или отрицательное.

Прежде всего, вам нужно ввести следующую формулу в любую пустую ячейку вашего рабочего листа, позже вы сможете скрыть эту ячейку при необходимости. Формула находит число в заданном диапазоне, которое ближе всего к указанному вами числу, и возвращает абсолютное значение этого числа (абсолютное значение - это число без знака):

=MIN(ABS(B2:D13-(0)))

В приведенной выше формуле B2:D13 - это диапазон ячеек, а 0 - число, для которого вы хотите найти ближайшее соответствие. Например, если вы ищете значение, наиболее близкое к 5, формула изменится на: =MIN(ABS(B2:D13-(5)))

Примечание. Это формула массива поэтому для его завершения нужно нажать Ctrl + Shift + Enter вместо простого росчерка Enter.

А теперь создайте правило условного форматирования со следующей формулой, где B3 - правая верхняя ячейка в вашем диапазоне, а $C$2 - ячейка с приведенной выше формулой массива:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Обратите внимание на использование абсолютных ссылок в адресе ячейки, содержащей формулу массива ($C$2), поскольку эта ячейка является постоянной. Также необходимо заменить 0 на число, для которого вы хотите выделить ближайшее соответствие. Например, если мы хотим выделить значение, ближайшее к 5, формула изменится на: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Пример 2. Выделите значение, наиболее близкое к заданному, но НЕ точное совпадение

В случае если вы не хотите выделять точное совпадение, вам нужна другая формула массива, которая будет находить ближайшее значение, но игнорировать точное совпадение.

Например, следующая формула массива находит ближайшее к 0 значение в указанном диапазоне, но игнорирует нули, если они есть:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Пожалуйста, не забудьте нажать Ctrl + Shift + Enter после того, как вы закончили вводить формулу массива.

Формула условного форматирования такая же, как и в примере выше:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Однако, поскольку наша формула массива в ячейке C2 игнорирует точное совпадение, правило условного форматирования также игнорирует нули и выделяет значение 0.003, которое является наиболее близким совпадением.

Если вы хотите найти значение, ближайшее к какому-то другому числу на вашем листе Excel, просто замените "0" на нужное вам число как в массиве, так и в формулах условного форматирования.

Я надеюсь, что формулы условного форматирования, которые вы изучили в этом учебнике, помогут вам разобраться в любом проекте, над которым вы работаете. Если вам нужны дополнительные примеры, ознакомьтесь со следующими статьями:

• Как изменить цвет строки на основе значения ячейки
• Условное форматирование дат в Excel
• Чередование цветов строк и столбцов в Excel
• Два способа изменения цвета фона на основе значения ячейки
• Подсчет и суммирование цветных ячеек в Excel

Почему условное форматирование в Excel работает неправильно?

Если правило условного форматирования не работает так, как ожидалось, хотя формула, на первый взгляд, верна, не расстраивайтесь! Скорее всего, дело не в какой-то странной ошибке в условном форматировании Excel, а в крошечной ошибке, не очевидной на первый взгляд. Попробуйте выполнить 6 простых шагов по устранению неполадок, приведенных ниже, и я уверен, что вы заставите свою формулу работать:

1. Правильно используйте абсолютные & относительные адреса ячеек. Очень трудно вывести общее правило, которое будет работать в 100 процентах случаев. Но чаще всего вы используете абсолютный столбец (с $) и относительную строку (без $) в ссылках на ячейки, например =$A1>1 .

   Пожалуйста, имейте в виду, что формулы =A1=1 , =$A$1=1 и =A$1=1 дадут разные результаты. Если вы не уверены, какой из них правильный в вашем случае, вы можете попробовать все : ) Для получения дополнительной информации, пожалуйста, смотрите Относительные и абсолютные ссылки на ячейки в условном форматировании Excel.

2. Проверьте применяемый диапазон. Проверьте, применяется ли правило условного форматирования к нужному диапазону ячеек. Экономное правило заключается в следующем: выделите все ячейки/строки, которые нужно отформатировать, но не включайте заголовки столбцов.
3. Напишите формулу для левой верхней ячейки. В правилах условного форматирования ссылки на ячейки относятся к самой верхней левой ячейке в применяемом диапазоне. Поэтому всегда пишите формулу условного форматирования для 1-го ряда с данными.

   Например, если ваши данные начинаются со строки 2, вы помещаете =A$2=10 чтобы выделить ячейки со значениями, равными 10 в все ряды Распространенная ошибка - всегда использовать ссылку на первый ряд (например. =A$1=10 Пожалуйста, помните, что вы ссылаетесь на строку 1 в формуле только в том случае, если ваша таблица не имеет заголовков и ваши данные действительно начинаются с первой строки. Наиболее очевидный признак этого случая - когда правило работает, но форматирует значения не в тех строках, в которых должно.

4. Проверьте созданное вами правило. Дважды проверьте правило в Менеджере правил условного форматирования. Иногда, без всякой причины, Microsoft Excel искажает только что созданное правило. Поэтому, если правило не работает, перейдите в раздел Условное форматирование> Управление правилами и проверьте формулу и диапазон, к которому она применяется. Если вы скопировали формулу из Интернета или какого-либо другого внешнего источника, убедитесь в том, что прямые цитаты используются.
5. Корректировка ссылок на ячейки при копировании правила. Если вы копируете условное форматирование Excel с помощью Format Painter, не забудьте настроить все ссылки на ячейки в формуле.
6. Разделите сложные формулы на простые элементы. Если вы используете сложную формулу Excel, включающую несколько различных функций, разбейте ее на простые элементы и проверьте каждую функцию по отдельности.

И наконец, если вы перепробовали все шаги, но правило условного форматирования по-прежнему работает неправильно, напишите мне в комментариях, и мы попробуем разобраться вместе :)

В моей следующей статье мы рассмотрим возможности условного форматирования дат в Excel. До встречи на следующей неделе и спасибо за чтение!