Этот учебник научит вас нескольким быстрым и простым способам расположения записей Excel в алфавитном порядке. В нем также представлены решения для нетривиальных задач, например, как расположить записи в алфавитном порядке по фамилии, если записи начинаются с имени.

Сортировка по алфавиту в Excel проста, как букварь. Независимо от того, сортируете ли вы весь рабочий лист или выбранный диапазон, по вертикали (столбец) или по горизонтали (строка), по возрастанию (от A до Z) или по убыванию (от Z до A), в большинстве случаев задачу можно решить одним нажатием кнопки. В некоторых ситуациях, однако, встроенные функции могут споткнуться, но вы все равно можете найти способ сортировки в алфавитном порядке с помощью следующих средствформулы.

Это руководство покажет вам несколько быстрых способов сортировки по алфавиту в Excel и научит, как предвидеть и предотвращать проблемы с сортировкой.

Как выстроить алфавит в Excel

В целом, существует 3 основных способа сортировки по алфавиту в Excel: кнопка A-Z или Z-A, функция Sort и фильтр. Ниже вы найдете подробное руководство по каждому методу.

Как отсортировать столбец по алфавиту

Самый быстрый способ сортировки по алфавиту в Excel заключается в следующем:

1. Выберите любую ячейку в столбце, который вы хотите отсортировать.
2. На Данные во вкладке Сортировка и фильтр группу, нажмите либо A-Z для сортировки по возрастанию или Z-A для сортировки по убыванию. Готово!

Доступ к этим же кнопкам можно получить из Главная вкладка> Редактирование группа> Сортировка и фильтр :

В любом случае Excel мгновенно выстроит ваш список в алфавитном порядке:

Совет. После сортировки и прежде чем делать что-либо еще, внимательно посмотрите на результаты. Если что-то выглядит неправильно, нажмите кнопку Отменить для восстановления первоначального порядка.

Расположите ряды в алфавитном порядке и храните их вместе

Если ваш набор данных содержит два или более столбцов, вы можете воспользоваться функцией A-Z или Z-A кнопку, чтобы расположить один из столбцов в алфавитном порядке, и Excel автоматически переместит данные в других столбцах, сохранив строки нетронутыми.

Как вы можете видеть в отсортированной таблице справа, связанная информация в каждой строке хранится вместе:

В некоторых ситуациях, в основном когда выбрана одна или несколько ячеек в середине набора данных, Excel не знает, какую часть данных сортировать, и запрашивает ваши инструкции. Если вы хотите отсортировать весь набор данных, оставьте значение по умолчанию Расширить выбор опция отмечена, и нажмите кнопку Сортировать :

Примечание. В этом учебнике "таблица" - это просто любой набор данных. Технически все наши примеры относятся к диапазонам. Таблица Excel имеет встроенные возможности сортировки и фильтрации.

Фильтр и алфавитный порядок в Excel

Еще один быстрый способ сортировки по алфавиту в Excel - добавить фильтр. Прелесть этого метода заключается в одноразовой настройке - после применения автоматического фильтра опции сортировки для всех столбцов находятся всего в одном щелчке мыши.

Добавить фильтр в таблицу очень просто:

1. Выберите один или несколько заголовков столбцов.
2. На Главная на вкладке Редактирование в группе Редактирование нажмите Сортировка и фильтр > Фильтр .
3. В каждом из заголовков столбцов появятся маленькие раскрывающиеся стрелки. Щелкните на раскрывающейся стрелке столбца, который вы хотите расположить в алфавитном порядке, и выберите Сортировать от А до Я :

Колонка сразу выстраивается в алфавитном порядке, а маленькая стрелка вверх на кнопке фильтра указывает на порядок сортировки (по возрастанию):

Чтобы изменить порядок, выберите Сортировать от Z до A из выпадающего меню фильтра.

На снимите фильтр просто нажмите кнопку Фильтр еще раз.

Как расположить несколько столбцов в алфавитном порядке

Если вы хотите расположить данные в алфавитном порядке в нескольких столбцах, используйте Excel Сортировать команда, которая дает больше контроля над тем, как сортируются ваши данные.

В качестве примера давайте добавим еще один столбец в наш набор данных, а затем расположим записи в алфавитном порядке сначала по следующим признакам Регион , а затем по Имя :

Чтобы сделать это, пожалуйста, выполните следующие действия:

1. Выберите всю таблицу, которую нужно отсортировать.

   В большинстве случаев можно выбрать только одну ячейку, и Excel автоматически подберет остальные данные, но такой подход чреват ошибками, особенно если в данных есть пробелы (пустые ячейки).

2. На Данные во вкладке Сортировка и фильтр группу, нажмите кнопку Сортировать
3. Сайт Сортировать появится диалоговое окно с первым уровнем сортировки, созданным для вас автоматически по усмотрению Excel.

   В Сортировать по в раскрывающемся окне выберите столбец, который вы хотите расположить в алфавитном порядке первым, Регион в нашем случае. В двух других полях оставьте настройки по умолчанию: Сортировать по - Значения клеток и Заказ - От А до Я :

   Совет. Если в первом выпадающем списке вместо заголовков отображаются буквы столбцов, установите флажок Мои данные имеют заголовки коробка.

4. Нажмите кнопку Добавить уровень чтобы добавить следующий уровень и выбрать параметры для другого столбца.

   В этом примере второй уровень сортирует значения в файле Имя столбец в алфавитном порядке от А до Я:

   Совет. Если вы сортируете по нескольким столбцам с одинаковыми критериями, нажмите кнопку Уровень копирования вместо Добавить уровень В этом случае вам нужно будет только выбрать другой столбец в первом поле.

5. При необходимости добавьте несколько уровней сортировки и нажмите OK .

Excel отсортирует ваши данные в указанном порядке. Как показано на скриншоте ниже, наша таблица расположена в алфавитном порядке, как и должно быть: сначала по Регион , а затем по Имя :

Как отсортировать строки по алфавиту в Excel

Если ваши данные расположены горизонтально, вы можете отсортировать их в алфавитном порядке по строкам. Это также можно сделать с помощью Excel Сортировать особенность. Вот как:

1. Выберите диапазон, который вы хотите отсортировать. Если в вашей таблице есть метки строк, которые не следует перемещать, обязательно оставьте их без внимания.
2. Перейти к Данные вкладка> Сортировка и фильтр группу, и нажмите кнопку Сортировать :
3. В Сортировать диалогового окна, нажмите кнопку Опции...
4. В маленьком Параметры сортировки В появившемся диалоговом окне выберите Сортировать слева направо , и нажмите OK чтобы вернуться к Сортировать
5. Из Сортировать по В выпадающем списке выберите номер строки, которую вы хотите расположить в алфавитном порядке (в данном примере - строка 1). В двух других ячейках значения по умолчанию подойдут, поэтому мы оставим их ( Значения ячеек в Сортировать по коробка, и От А до Я в Заказ в поле), и нажмите кнопку OK:

В результате первая строка нашей таблицы сортируется в алфавитном порядке, а остальные данные переставляются соответствующим образом, сохраняя все корреляции между записями:

Проблемы с сортировкой по алфавиту в Excel

Функции сортировки Excel удивительны, но если вы работаете с несовершенно структурированными данными, все может пойти не так. Вот две распространенные проблемы.

Пустые или скрытые столбцы и строки

Если в ваших данных есть пустые или скрытые строки и столбцы, и вы выделите только одну ячейку перед нажатием кнопки сортировки, будет отсортирована только часть ваших данных до первой пустой строки и/или столбца.

Простое решение - устранить пустые строки и снять все скрытые области перед сортировкой. В случае пустых строк (не скрытых!) можно сначала выделить всю таблицу, а затем выстроить ее в алфавитном порядке.

Нераспознаваемые заголовки столбцов

Если заголовки ваших столбцов отформатированы иначе, чем остальные данные, Excel достаточно умен, чтобы определить их и исключить из сортировки. Но если строка заголовка не имеет специального форматирования, заголовки ваших столбцов, скорее всего, будут рассматриваться как обычные записи и окажутся где-то в середине отсортированных данных. Чтобы этого не произошло, выберите только строки данных, а затем выполните сортировку.

При использовании Сортировать диалогового окна, убедитесь, что Мои данные имеют заголовки установлен флажок.

Как сортировать по алфавиту в Excel с помощью формул

Microsoft Excel предоставляет множество функций для решения различных задач. Много, но не все. Если вы столкнулись с задачей, для которой нет встроенного решения, есть шанс, что ее можно решить с помощью формулы. Это справедливо и для сортировки по алфавиту. Ниже вы найдете несколько примеров, когда сортировка по алфавиту может быть выполнена только с помощью формул.

Как выстроить алфавит в Excel по фамилии

Поскольку в английском языке существует несколько общепринятых способов написания имен, иногда вы можете оказаться в ситуации, когда записи начинаются с имени, а вам нужно расположить их в алфавитном порядке по фамилии:

Опции сортировки Excel не могут помочь в этом случае, поэтому прибегнем к формулам.

Имея полное имя в A2, вставьте следующие формулы в две разные ячейки, а затем скопируйте их вниз по столбцам до последней ячейки с данными:

В C2 извлеките имя :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

В D2 потяните за фамилия :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

Затем конкатенируйте части в обратном порядке, разделяя их запятыми:

=D2&", "&C2

Подробное объяснение формул можно найти здесь, а пока давайте сосредоточимся на результатах:

Так как нам нужно расположить в алфавитном порядке имена, а не формулы, преобразуйте их в значения. Для этого выделите все ячейки с формулами (E2:E10) и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать их. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам, выберите пункт Значения по адресу Параметры вставки , и нажмите клавишу Enter:

Отлично, вы почти у цели! Теперь выделите любую ячейку в полученном столбце, нажмите кнопку От А до Я или от Z до A кнопка на Данные вкладку, и вот он - список в алфавитном порядке по фамилии:

В случае, если вам необходимо вернуться к первоначальному Имя Фамилия формат, вам предстоит еще немного поработать:

Снова разделите имена на две части, используя приведенные ниже формулы (где E2 - имя, разделенное запятой):

Получить имя :

=RIGHT(E2, LEN(E2) - SEARCH(" ", E2))

Получить фамилия :

=LEFT(E2, SEARCH(" ", E2) - 2)

И соедините две части вместе:

=G2&" "&H2

Выполните преобразование формул в значения еще раз, и все готово!

На бумаге этот процесс может показаться немного сложным, но поверьте мне, он займет всего несколько минут в вашем Excel. На самом деле, это займет даже меньше времени, чем чтение этого руководства, не говоря уже о том, чтобы вручную расставлять имена по алфавиту :)

Как выстроить каждую строку в алфавитном порядке по отдельности в Excel

В одном из предыдущих примеров мы обсуждали, как расположить строки в Excel в алфавитном порядке с помощью диалогового окна "Сортировка". В том примере мы имели дело с коррелированным набором данных. Но что если каждая строка содержит независимую информацию? Как расположить каждую строку в алфавитном порядке по отдельности?

Если у вас есть разумное количество строк, вы можете сортировать их по одной, выполняя эти действия. Если у вас сотни или тысячи строк, это будет огромной тратой времени. Формулы могут сделать то же самое гораздо быстрее.

Предположим, у вас есть много строк данных, которые необходимо упорядочить в алфавитном порядке следующим образом:

Для начала скопируйте метки строк на другой рабочий лист или в другое место на том же листе, а затем используйте следующую формулу массива, чтобы расположить каждую строку в алфавитном порядке (где B2:D2 - первая строка в исходной таблице):

=INDEX($B2:$D2, MATCH(COLUMNS($B2:B2), COUNTIF($B2:$D2, "<="&$B2:$D2), 0))

Помните, что правильным способом ввода формулы массива в Excel является нажатие Ctrl + Shift + Enter .

Если вам не очень удобно работать с формулами массивов Excel, пожалуйста, выполните следующие шаги, чтобы правильно ввести их в рабочий лист:

1. Введите формулу в первую ячейку (в нашем случае G2) и нажмите Ctrl + Shift + Enter. При этом Excel заключит формулу в {курчавые скобки}. Не пытайтесь набирать скобки вручную, это не сработает.
2. Выберите ячейку с формулой (G2) и перетащите ручку заливки вправо, чтобы скопировать формулу в другие ячейки первого ряда (в данном примере до ячейки I2).
3. Выберите все ячейки с формулами в первом ряду (G2:I2) и перетащите ручку заливки вниз, чтобы скопировать формулу в другие ряды.

Важное замечание! Приведенная выше формула работает с парой оговорок: ваши исходные данные не должны содержать пустые ячейки или дублирование значений .

Если в вашем наборе данных есть пробелы, оберните формулу в функцию IFERROR:

=IFERROR(INDEX($B2:$D2,MATCH(COLUMNS($B2:B2),COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2),0)), "")

К сожалению, простого решения для дубликатов не существует. Если вы знаете такое решение, пожалуйста, поделитесь им в комментариях!

Как работает эта формула

Приведенная выше формула основана на классической комбинации INDEX MATCH, используемой для выполнения горизонтального поиска в Excel. Но поскольку нам нужен своего рода "алфавитный поиск", мы перестроили ее таким образом:

COUNTIF($B2:$D2,"<="&$B2:$D2) сравнивает все значения в одном ряду друг с другом и возвращает массив их относительных рангов. Например, в ряду 2 возвращается {2,3,1}, что означает, что Кейден - второй, Оливер - третий, а Ария - первая. Таким образом, мы получаем массив поиска для функции MATCH.

COLUMNS($B2:B2) предоставляет значение поиска. Благодаря грамотному использованию абсолютных и относительных ссылок, возвращаемое число увеличивается на 1 по мере продвижения вправо. То есть, для G2 значение поиска равно 1, для H2 - 2, для I2 - 3.

MATCH ищет значение поиска, вычисленное COLUMNS(), в массиве поиска, возвращенном COUNTIF(), и возвращает его относительную позицию. Например, для G2 значением поиска является 1, которое находится в 3-й позиции в массиве поиска, поэтому MATCH возвращает 3.

Наконец, INDEX извлекает реальное значение на основе его относительного положения в строке. Для G2 он извлекает 3-е значение в диапазоне B2:D2, которое является Aria.

Как отсортировать каждый столбец по алфавиту в Excel

Если вы имеете дело с независимыми подмножествами данных, организованных вертикально в столбцы, вы можете легко изменить приведенную выше формулу, чтобы алфавитировать каждый столбец отдельно. Просто замените COLUMNS() на ROWS(), сделайте несколько координат столбцов абсолютными, а координаты строк - относительными, и ваша формула готова:

=INDEX(A$3:A$5,MATCH(ROWS(A$3:A3),COUNTIF(A$3:A$5,"<="&A$3:A$5),0))

Пожалуйста, помните, что это формула массива , который следует завершить нажатием Ctrl + Shift + Enter :

Помимо решения задач, которые невозможно решить с помощью встроенных опций сортировки Excel, формулы имеют еще одно (хотя и спорное :)) преимущество - они делают сортировку динамический Со встроенными функциями вам придется пересортировывать данные каждый раз, когда добавляются новые записи. С формулами вы можете добавлять новые данные в любое время, и отсортированные списки будут обновляться автоматически.

Если вы предпочитаете сделать новое алфавитное расположение статичным, замените формулы их результатами, используя Специальная вставка > Значения .

Для более детального изучения формул, рассмотренных в этом уроке, вы можете скачать наш рабочий лист Excel "Алфавитный порядок". Благодарю вас за прочтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!