В этом уроке вы узнаете, как фильтровать данные в Excel различными способами: как создавать фильтры для текстовых значений, чисел и дат, как использовать фильтр с поиском, как фильтровать по цвету или по значению выделенной ячейки. Вы также узнаете, как удалять фильтры и как исправить неработающий автофильтр Excel.

При работе с большими наборами данных может оказаться сложной задачей не только вычисление данных, но и поиск нужной информации. К счастью, Microsoft Excel позволяет сузить круг поиска с помощью простого, но мощного инструмента Фильтр. Чтобы узнать больше о фильтрации в Excel, перейдите по ссылкам ниже.

Что такое фильтр в Excel?

Фильтр Excel , он же Автофильтр Это быстрый способ отобразить только ту информацию, которая актуальна в данный момент времени, и убрать из поля зрения все остальные данные. Вы можете фильтровать строки в рабочих листах Excel по значению, по формату и по критериям. После применения фильтра вы можете копировать, редактировать, строить диаграммы или печатать только видимые строки, не перестраивая весь список.

Фильтр Excel в сравнении с сортировкой Excel

Помимо многочисленных опций фильтрации, Excel AutoFilter предоставляет возможность Сортировать опции, относящиеся к данной колонке:

• Для текстовых значений: Сортировать от А до Я , Сортировать от Z до A и Сортировать по цвету .
• Для цифр: Сортировать от наименьшего к наибольшему , Сортировать от наибольшего к наименьшему и Сортировать по цвету .
• На даты: Сортировать от самого старого к самому новому, Сортировать от самого нового к самому старому и Сортировать по цвету .

Разница между сортировкой и фильтрацией в Excel заключается в следующем:

• Когда ты сортировать данные В Excel вся таблица перестраивается, например, в алфавитном порядке или от наименьшего значения к наибольшему. Однако сортировка не скрывает никаких записей, она только расставляет данные в новом порядке.
• Когда ты данные фильтра в Excel отображаются только те записи, которые вы действительно хотите видеть, а все неактуальные элементы временно удаляются из поля зрения.

Как добавить фильтр в Excel

Чтобы автофильтр Excel работал правильно, ваш набор данных должен включать строку заголовка с названиями столбцов, как показано на скриншоте ниже:

После того как заголовки столбцов будут расположены в темпе, выберите любую ячейку в наборе данных и используйте один из следующих методов для вставки фильтра.

3 способа добавить фильтр в Excel

1. На Данные во вкладке Сортировка и фильтр группу, нажмите кнопку Фильтр кнопка.

   

2. На Главная во вкладке Редактирование группу, нажмите Сортировка и фильтр > Фильтр .

   

3. Используйте сочетание клавиш Excel Filter для включения/выключения фильтров: Ctrl+Shift+L

Какой бы метод вы ни использовали, в каждой ячейке заголовка появятся выпадающие стрелки:

Как применить фильтр в Excel

Выпадающая стрелка в заголовке столбца означает, что фильтрация добавлена, но еще не применена. При наведении курсора на стрелку на экране появляется подсказка (Показать все).

Чтобы отфильтровать данные в Excel, сделайте следующее:

1. Щелкните выпадающую стрелку для столбца, который вы хотите отфильтровать.
2. Снимите флажок Выбрать все чтобы быстро отменить выделение всех данных.
3. Установите флажки рядом с данными, которые вы хотите отобразить, и нажмите OK.

Например, вот как мы можем фильтровать данные в файле Регион столбец для просмотра продаж только для Восток и Север :

Готово! Фильтр применяется к столбцу A, временно скрывая любые области, кроме Восток и Север .

Выпадающая стрелка в столбце фильтрации изменяется на Кнопка фильтра , а при наведении курсора на эту кнопку появляется подсказка, указывающая, какие фильтры применяются:

Фильтр нескольких столбцов

Чтобы применить фильтр Excel к нескольким столбцам, просто повторите описанные выше действия для нужного количества столбцов.

Например, мы можем сузить наши результаты, чтобы показывать только Яблоки для Восток и Север Регионы. Когда вы применяете несколько фильтров в Excel, кнопка фильтра появляется в каждом из отфильтрованных столбцов:

Совет. Чтобы сделать окно фильтра Excel шире и/или длиннее, наведите курсор на рукоятка внизу, и как только появится двуглавая стрелка, перетащите ее вниз или вправо.

Фильтр пустых / непустых ячеек

Чтобы отфильтровать данные в Excel, пропуская пустые или непустые строки, выполните одно из следующих действий:

На отфильтровывать заготовки т.е. отобразить непустую ячейку, щелкните стрелку автофильтра, убедитесь, что в ячейке (Выбрать все) флажок установлен, а затем снимите флажок (Заготовки) в нижней части списка. Это позволит отобразить только те строки, которые имеют какое-либо значение в данном столбце.

На отфильтровать непустые строки , т.е. отображать только пустые ячейки, очистить (Выбрать все), а затем выберите (Пустые). Это позволит отобразить только строки с пустой ячейкой в данном столбце.

Примечания:

• Сайт (Заготовки) опция доступна только для столбцов, содержащих хотя бы одну пустую ячейку.
• Если вы хотите удаление пустых строк на основе некоторого ключевого столбца, вы можете отфильтровать незаполненные строки в этом столбце, выбрать отфильтрованные строки, щелкнуть правой кнопкой мыши выделение и нажать кнопку Удалить строку Если вы хотите удалить только те строки, которые полностью пусты, и оставить строки с некоторым содержимым и пустыми ячейками, ознакомьтесь с этим решением.

Как использовать фильтр в Excel

Помимо основных опций фильтрации, рассмотренных выше, автофильтр в Excel предоставляет ряд расширенных инструментов, которые могут помочь вам отфильтровать конкретные типы данных, такие как текст , номера и даты именно так, как вы хотите.

Примечания:

• Различные типы фильтров Excel являются взаимоисключающими. Например, вы можете фильтровать данный столбец по значению или по цвету ячеек, но не по обоим одновременно.
• Для получения правильных результатов не смешивайте различные типы значений в одном столбце, поскольку для каждого столбца доступен только один тип фильтра. Если столбец содержит несколько типов значений, фильтр будет добавлен для тех данных, которые встречаются чаще всего. Например, если вы храните числа в определенном столбце, но большинство чисел отформатированы как текст, текстовые фильтры появятся для этого столбца, но не для числовых.Фильтры.

А теперь давайте подробнее рассмотрим каждый вариант и посмотрим, как можно создать фильтр, наиболее подходящий для вашего типа данных.

Фильтр текстовых данных

Если вам нужно отфильтровать текстовый столбец для чего-то очень конкретного, вы можете воспользоваться рядом дополнительных опций, предоставляемых Excel Текстовые фильтры такие как:

• Фильтруйте клетки, которые начать с или заканчивать с конкретного персонажа (персонажей).
• Фильтруйте клетки, которые содержать или не содержат заданный символ или слово в любом месте текста.
• Отфильтруйте клетки, которые точно равный или неравный на указанный символ (символы).

Как только вы добавляете фильтр к столбцу, содержащему текстовые значения, Текстовые фильтры автоматически появится в меню Автофильтр:

Например, чтобы отфильтровать строки, содержащие Бананы выполните следующие действия:

1. Нажмите на выпадающую стрелку в заголовке столбца и укажите на Текстовые фильтры .
2. В выпадающем меню выберите нужный фильтр ( Не содержит... в данном примере).
3. Сайт Пользовательский автофильтр В поле справа от фильтра введите текст или выберите нужный элемент из выпадающего списка.
4. Нажмите OK.

В результате все Бананы ряды, включая Зеленые бананы и Бананы Goldfinger , будут скрыты.

Фильтр столбца с 2 критериями

Чтобы отфильтровать данные в Excel с помощью двух текстовых критериев, выполните описанные выше действия для настройки первого критерия, а затем сделайте следующее:

• Проверьте И или Или радиокнопку в зависимости от того, должны ли оба или один из критериев быть истинными.
• Выберите оператор сравнения для второго критерия и введите текстовое значение в поле справа от него.

Например, вот как можно отфильтровать строки, которые содержать либо Бананы или Лимоны :

Как создать фильтр в Excel с помощью символов подстановки

Если вы не помните точный поиск или хотите отфильтровать строки с похожей информацией, вы можете создать фильтр с одним из следующих символов подстановки:

Совет. Во многих случаях вы можете использовать Содержит оператор вместо подстановочных знаков. Например, для фильтрации ячеек, содержащих всевозможные Бананы можно выбрать либо Равняется оператор и тип *бананы* , или используйте Содержит оператор и просто введите бананы .

Как фильтровать числа в Excel

Excel's Номерные фильтры позволяют манипулировать числовыми данными различными способами, включая:

• Номера фильтров равный или неравный до определенного числа.
• Номера фильтров, больше, чем , менее или между указанные числа.
• Фильтр топ-10 или нижняя десятка номера.
• Отфильтруйте ячейки с номерами, которые выше в среднем или ниже в среднем .

На следующем снимке экрана показан весь список числовых фильтров, доступных в Excel.

Например, чтобы создать фильтр, который отображает только заказы от $250 до $300, выполните следующие действия:

1. Щелкните стрелку автофильтра в заголовке столбца и укажите на Номерные фильтры .
2. Выберите подходящий оператор сравнения из списка, Между... в данном примере.
3. В Пользовательский автофильтр В диалоговом окне введите значения нижней и верхней границы. По умолчанию Excel предлагает использовать " Больше или равно" и " Меньше или равно" операторы сравнения. Вы можете изменить их на " Больше, чем" и " Меньше' если вы не хотите, чтобы пороговые значения были включены.
4. Нажмите OK.

В результате видны только заказы от $250 до $300:

Как фильтровать даты в Excel

Excel Фильтры даты обеспечивают наибольшее разнообразие выбора, позволяя быстро и легко отфильтровать записи за определенный период времени.

По умолчанию автофильтр Excel группирует все даты в данном столбце по иерархии лет, месяцев и дней. Вы можете развернуть или свернуть различные уровни, нажав на знаки плюс или минус рядом с данной группой. Выбор или очистка группы более высокого уровня выбирает или очищает данные на всех вложенных уровнях. Например, если вы снимите флажок рядом с 2016 годом, все даты в пределах 2016 года будут скрыты.

Кроме того, Фильтры даты позволяют отображать или скрывать данные за определенный день, неделю, месяц, квартал, год, до или после указанной даты или между двумя датами. На скриншоте ниже показаны все доступные фильтры дат:

В большинстве случаев фильтр Excel по дате работает в один клик. Например, чтобы отфильтровать строки, содержащие записи за текущую неделю, достаточно указать на Фильтры даты и нажмите На этой неделе .

Если вы выберите Равняется , До , После , Между оператор или Пользовательский фильтр , уже знакомый Пользовательский автофильтр появится диалоговое окно, в котором вы укажете нужные критерии.

Например, чтобы отобразить все элементы за первые 10 дней апреля 2016 года, щелкните Между... и настройте фильтр таким образом:

Как фильтровать по цвету в Excel

Если данные в рабочем листе отформатированы вручную или с помощью условного форматирования, их также можно отфильтровать по цвету.

При нажатии на стрелку раскрывающегося автофильтра отображается Фильтр по цвету с одной или несколькими опциями, в зависимости от того, какое форматирование применяется к столбцу:

• Фильтр по цвету ячеек
• Фильтр по цвету шрифта
• Фильтр по значку ячейки

Например, если вы отформатировали ячейки в данном столбце с 3 различными цветами фона (зеленый, красный и оранжевый) и хотите отобразить только оранжевые ячейки, вы можете сделать это следующим образом:

1. Щелкните стрелку фильтра в ячейке заголовка и укажите на Фильтр по цвету .
2. Выберите нужный цвет - в данном примере оранжевый.

Вуаля! Видны только значения, отформатированные оранжевым цветом шрифта, а все остальные строки временно скрыты:

Для получения дополнительной информации см. раздел Как фильтровать и сортировать по цвету ячеек в Excel.

Как фильтровать в Excel с помощью поиска

Начиная с Excel 2010, интерфейс фильтра включает в себя окно поиска облегчает навигацию в больших массивах данных, позволяя быстро фильтровать строки, содержащие точный текст, число или дату.

Предположим, вы хотите просмотреть записи для всех " восток " регионы. Просто нажмите на выпадающий список автофильтра и начните вводить слово " восток "Excel Filter немедленно покажет вам все элементы, соответствующие поиску. Чтобы отобразить только эти строки, либо нажмите кнопку OK в меню Excel AutoFilter, либо нажмите клавишу Enter на клавиатуре.

На фильтровать несколько поисков Примените фильтр в соответствии с первым поисковым запросом, как показано выше, затем введите второй запрос, и как только появятся результаты поиска, выберите пункт Добавить текущий выбор в фильтр и нажмите кнопку OK В этом примере мы добавляем " запад " записей к уже отфильтрованным " восток " предметы:

Это было довольно быстро, не так ли? Всего три щелчка мышью!

Фильтр по значению или формату выбранной ячейки

Еще один способ фильтрации данных в Excel - создать фильтр с критерием, равным содержимому или формату выбранной ячейки. Вот как это сделать:

1. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую значение, цвет или значок, по которому вы хотите отфильтровать данные.
2. В контекстном меню укажите на Фильтр .
3. Выберите нужную опцию: фильтр по выбранной ячейке значение , цвет , цвет шрифта , или икона .

В этом примере мы фильтруем данные по значку выбранной ячейки:

Повторное применение фильтра после изменения данных

Когда вы редактируете или удаляете данные в отфильтрованных ячейках, автофильтр Excel не обновляется автоматически, чтобы отразить изменения. Чтобы повторно применить фильтр, щелкните любую ячейку в наборе данных, а затем либо:

1. Нажмите Повторное обращение на Данные во вкладке Сортировка и фильтр группа.

Как копировать отфильтрованные данные в Excel

Самый быстрый способ скопировать отфильтрованный диапазон данных в другой рабочий лист или рабочую книгу - использовать следующие 3 сочетания клавиш.

1. Выберите любую отфильтрованную ячейку, а затем нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать все отфильтрованные данные включая заголовки столбцов .

   Чтобы выбрать отфильтрованные данные исключение заголовков столбцов , выделите первую (левую верхнюю) ячейку с данными и нажмите Ctrl + Shift + End, чтобы расширить выделение до последней ячейки.

2. Нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать выбранные данные.
3. Переключитесь на другой лист/рабочую книгу, выделите левую верхнюю ячейку целевого диапазона и нажмите Ctrl+V, чтобы вставить отфильтрованные данные.

Примечание. Обычно, когда вы копируете отфильтрованные данные в другое место, отфильтрованные строки пропускаются. В некоторых редких случаях, в основном в очень больших рабочих книгах, Excel может скопировать скрытые строки в дополнение к видимым. Чтобы этого не произошло, выделите диапазон отфильтрованных ячеек и нажмите Alt + ;, чтобы выбрать только видимые ячейки игнорируя скрытые строки. Если вы не привыкли использовать сочетания клавиш, вы можете воспользоваться функцией Перейти к специальному вместо этого ( Главная вкладка> Редактирование группа> Найти и выбрать > Перейти к специальному... > Только видимые ячейки ).

Как очистить фильтр

После применения фильтра к определенному столбцу вы можете захотеть очистить его, чтобы снова сделать всю информацию видимой, или отфильтровать данные другим способом.

Чтобы очистить фильтр в определенном столбце, нажмите кнопку фильтра в заголовке столбца, затем нажмите кнопку Очистить фильтр от :

Как удалить фильтр в Excel

Чтобы удалить все фильтры в рабочем листе, выполните одно из следующих действий:

• Перейти к Данные вкладка> Сортировка и фильтр группу, и нажмите кнопку Очистить .
• Перейти к Главная вкладка> Редактирование группу, и нажмите кнопку Сортировка и фильтр > Очистить .

Фильтр не работает в Excel

Если автофильтр Excel перестал работать на части рабочего листа, скорее всего, это связано с тем, что новые данные были введены вне диапазона отфильтрованных ячеек. Чтобы исправить это, просто повторно примените фильтр. Если это не помогло и фильтры Excel по-прежнему не работают, очистите все фильтры в электронной таблице, а затем примените их заново. Если ваш набор данных содержит пустые строки, вручную выделите весь диапазонс помощью мыши, а затем примените автофильтр. Как только вы это сделаете, новые данные будут добавлены в диапазон отфильтрованных ячеек.

В принципе, это то, как добавлять, применять и использовать фильтр в Excel. Но это еще не все! В следующем уроке мы изучим возможности расширенного фильтра и посмотрим, как фильтровать данные с помощью нескольких наборов критериев. Пожалуйста, оставайтесь с нами!