В этом уроке вы узнаете, как автоматически выделять дубликаты в Excel после ввода текста. Мы подробно рассмотрим, как затенять дубликаты ячеек, целых строк или последовательных дубликатов с помощью условного форматирования и специального инструмента.

На прошлой неделе мы рассмотрели различные способы выявления дубликатов в Excel с помощью формул. Несомненно, эти решения очень полезны, но выделение дубликатов определенным цветом может сделать анализ данных еще проще.

Самый быстрый способ найти и выделить дубликаты в Excel - это использование условного форматирования. Самое большое преимущество этого метода заключается в том, что он не только показывает дубликаты в существующих данных, но и автоматически проверяет новые данные на наличие дубликатов прямо при вводе их в рабочий лист.

Эти приемы работают во всех версиях Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и ниже.

Как выделить дубликаты в Excel

Во всех версиях Excel существует предопределенное правило для выделения дублирующихся ячеек. Чтобы применить это правило в рабочих листах, выполните следующие действия:

1. Выберите данные, которые необходимо проверить на наличие дубликатов. Это может быть столбец, строка или диапазон ячеек.
2. На Главная во вкладке Стили группу, нажмите Условное форматирование > Правила выделения ячеек > Дублирование значений...

   

3. Сайт Дублирование значений откроется диалоговое окно, в котором по умолчанию выбран формат Светло-красная заливка и Темно-красный текст. Чтобы применить формат по умолчанию, просто нажмите кнопку OK .

Помимо красной заливки и форматирования текста, в выпадающем списке доступны несколько других предопределенных форматов. Чтобы заштриховать дубликаты другим цветом, нажмите кнопку Пользовательский формат... (последний элемент в выпадающем списке) и выберите цвет заливки и/или шрифта по своему вкусу.

Совет. Чтобы выделить уникальные значения, выберите Уникальный в левом поле.

Используя встроенное правило, вы можете выделить дубликаты в одном столбце или в нескольких столбцах, как показано на следующем снимке экрана:

Примечание. При применении встроенного правила дублирования к двум или более столбцам, Excel не сравнивает значения в этих столбцах, а просто выделяет все дубликаты в диапазоне. Если вы хотите найти и выделить совпадения и различия между двумя столбцами, следуйте примерам в приведенном выше учебнике.

При использовании встроенного правила Excel для выделения дублирующихся значений следует помнить о следующих двух моментах:

• Это работает только для отдельных клеток. Чтобы выделение дублирующихся строк Вам нужно будет создать собственные правила либо на основе значений в определенном столбце, либо путем сравнения значений в нескольких столбцах.
• Он выделяет дубликаты ячеек, включая их первые вхождения. Чтобы выделить все дубликаты за исключением первых случаев Создайте правило условного форматирования на основе формулы, как показано в следующем примере.

Как выделить дубликаты без 1-го вхождения

Чтобы выделить 2-й и все последующие дубликаты, выделите ячейки, которые вы хотите окрасить, и создайте правило на основе формулы таким образом:

1. На Главная во вкладке Стили группу, нажмите Условное форматирование > Новое правило> Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать .
2. В Форматируйте значения, для которых эта формула истинна введите формулу, подобную этой:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Где A2 - самая верхняя ячейка выбранного диапазона.

Если у вас нет большого опыта работы с условным форматированием в Excel, подробные шаги по созданию правила на основе формул вы найдете в следующем учебнике: Условное форматирование в Excel на основе значения другой ячейки.

В результате дубликаты ячеек, исключая первые экземпляры, будут выделены выбранным вами цветом:

Как показать 3-ю, 4-ю и все последующие дублирующие записи

Для просмотра дубликатов, начиная с N-го появления, создайте правило условного форматирования на основе формулы, как в предыдущем примере, с той лишь разницей, что замените>1 в конце формулы на нужное число. Например:

Чтобы выделить третий и все последующие экземпляры дубликатов, создайте правило условного форматирования на основе этой формулы:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>=3

Чтобы заштриховать четвертую и все последующие дублирующие записи, используйте эту формулу:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>=4

Чтобы выделить только конкретные случаи, используйте параметр равный Например, чтобы выделить только 2-е экземпляры, можно воспользоваться следующей формулой:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)=2

Как выделить дубликаты в диапазоне (несколько столбцов)

Когда вы хотите проверить наличие дубликатов в нескольких столбцах, не сравнивая столбцы друг с другом, а найти все экземпляры одного и того же элемента во всех столбцах, используйте одно из следующих решений.

Выделение дубликатов в нескольких столбцах, включая 1-е вхождение

Если первый экземпляр элемента, который встречается в наборе данных более одного раза, считается дубликатом, проще всего использовать встроенное правило Excel для дубликатов.

Или создайте правило условного форматирования с помощью этой формулы:

Например, чтобы выделить дубликаты в диапазоне A2:C8, формула выглядит следующим образом:

=COUNTIF($A$2:$C$8, A2)>1

Обратите внимание на использование абсолютных ссылок на ячейки для диапазона ($A$2:$C$8) и относительных ссылок для верхней ячейки (A2).

Выделите дубликаты в нескольких столбцах, кроме 1-го вхождения

Решение для этого сценария намного сложнее, неудивительно, что в Excel нет встроенного правила для этого :)

Чтобы выделить дубликаты записей в нескольких столбцах, игнорируя 1-е вхождение, необходимо создать 2 правила со следующими формулами:

Правило 1. Применяется к первой колонке

Здесь используется точно такая же формула, какую мы использовали для выделения дубликатов без 1-го вхождения в одном столбце (подробные шаги можно найти здесь).

В этом примере мы создаем правило для A2:A8 с такой формулой:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

В результате дублирующие элементы без 1-го вхождения выделяются в крайнем левом столбце диапазона (в нашем случае такой элемент только один):

Правило 2. Применяется ко всем последующим колонкам

Чтобы выделить дубликаты в оставшихся столбцах (B2:C8), используйте следующую формулу:

=COUNTIF(A$2:$A$8,B2)+COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

В приведенной выше формуле первая функция COUNTIF подсчитывает количество вхождений данного элемента в первый столбец, а вторая COUNTIF делает то же самое для всех последующих столбцов. Затем вы складываете эти числа и проверяете, больше ли сумма 1.

В результате все дублирующиеся элементы, за исключением их 1-го вхождения, будут найдены и выделены:

Выделите дубликаты во всех столбцах с помощью одного правила

Другое возможное решение - добавить пустой столбец слева от набора данных и объединить приведенные выше формулы в одну формулу следующим образом:

=IF(COLUMNS($B2:B2)>1,COUNTIF(A$2:$B$8,B2),0) + COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

Где B2 - верхняя ячейка с данными во 2-м столбце целевого диапазона.

Чтобы лучше понять формулу, давайте разделим ее на 2 основные части:

• Для первого столбца (B) условие IF никогда не выполняется, поэтому вычисляется только вторая функция COUNTIF (мы использовали эту формулу для поиска дубликатов, кроме первых вхождений в одном столбце).
• Для всех последующих столбцов (C2:D8) ключевым моментом является грамотное использование абсолютных и относительных ссылок в двух функциях COUNTIF. Для облегчения понимания я скопировал формулу в столбец G, чтобы вы могли видеть, как она меняется при применении к другим ячейкам:

Поскольку условие IF всегда TRUE для всех столбцов, кроме первого (количество столбцов больше 1), формула работает таким образом:

• Подсчитывает количество вхождений данного элемента (D5 на скриншоте выше) во всех столбцах слева от данного столбца: COUNTIF(B$2:$C$8,D5)
• Подсчитывает количество вхождений данного элемента в столбец элемента, вплоть до ячейки элемента: COUNTIF(D$2:D5,D5)
• Наконец, формула складывает результаты обеих функций COUNTIF. Если общее число больше 1, т.е. если имеется более одного вхождения элемента, применяется правило, и элемент выделяется.

Выделение целых строк на основе дублирующихся значений в одном столбце

Если ваша таблица содержит несколько столбцов, вы можете захотеть выделить целые строки на основе дублирующихся записей в определенном столбце.

Как вы уже знаете, встроенное правило Excel для дубликатов работает только на уровне ячеек. Но пользовательское правило на основе формул не имеет проблем с затенением строк. Ключевой момент заключается в следующем выбрать все строки , а затем создайте правило с одной из следующих формул:

• Чтобы выделить дублирующиеся строки за исключением 1-го случая :

=COUNTIF($A$2:$A2, $A2)>1

=COUNTIF($A$2:$A$15, $A2)>1

Где A2 - первая ячейка, а A15 - последняя используемая ячейка в столбце, который вы хотите проверить на наличие дубликатов. Как вы видите, умное использование абсолютных и относительных ссылок на ячейки - это то, что делает разницу.

Следующий снимок экрана демонстрирует оба правила в действии:

Как выделить дублирующиеся строки в Excel

В предыдущем примере было показано, как выделить цветом целые строки на основе дублирования значений в определенном столбце. Но что если вы хотите просмотреть строки, которые имеют одинаковые значения в нескольких столбцах? Или как выделить строки с абсолютными дубликатами, те, которые имеют абсолютно одинаковые значения во всех столбцах?

Для этого используйте функцию COUNTIFS, которая позволяет сравнивать ячейки по нескольким критериям. Например, чтобы выделить дубликаты строк, которые имеют одинаковые значения в столбцах A и B, используйте одну из следующих формул:

• Чтобы выделить дублирующиеся строки кроме 1-го случая :

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

=COUNTIFS($A$2:$A$15, $A2, $B$2:$B$15, $B2)>1

Следующий снимок экрана демонстрирует результат:

Как вы понимаете, приведенный выше пример предназначен только для демонстрации. При выделении дублирующихся строк в ваших реальных листах вы, естественно, не ограничены сравнением значений только в двух столбцах, функция COUNTIFS может обрабатывать до 127 пар диапазон/критерий.

Выделение последовательных дубликатов ячеек в Excel

Иногда бывает необходимо выделить не все дубликаты в столбце, а показать только последовательные дубликаты, т.е. те, которые находятся рядом друг с другом. Для этого выделите ячейки с данными (не включая заголовок столбца) и создайте правило условного форматирования с одной из следующих формул:

• Чтобы выделить последовательные дубликаты без 1-го вхождения :

=$A1=$A2

=OR($A1=$A2, $A2=$A3)

Следующий снимок экрана демонстрирует выделение последовательных дубликатов текста, но эти правила также будут работать для последовательных дубликатов чисел и дат:

Если на вашем листе Excel могут быть пустые строки и вы не хотите, чтобы последовательные пустые ячейки выделялись, внесите следующие изменения в формулы:

• Чтобы выделить последовательные дубликаты ячеек без 1-го вхождения и игнорировать пустые ячейки :

=AND($A2"", $A1=$A2)

=AND($A2"", OR($A1=$A2, $A2=$A3))

Как видите, выделить дубликаты в Excel с помощью условного форматирования - дело несложное. Однако есть еще более быстрый и простой способ. Чтобы узнать его, читайте следующий раздел этого руководства.

Как выделить дубликаты в Excel с помощью Duplicate Remover

Дополнение Duplicate Remover - это универсальное решение для работы с дубликатами записей в Excel. Оно может находить, выделять, выбирать, копировать или перемещать дубликаты ячеек или целых дубликатов строк.

Несмотря на свое название, надстройка может быстро выделять дубликаты разными цветами не удаляя они.

Duplicate Remover добавляет 3 новые функции на ленту Excel:

• Dedupe Table - чтобы немедленно найти и выделить дубликаты в одной таблице.
• Удаление дубликатов - пошаговый мастер с расширенными опциями для выявления и выделения дубликатов или уникальных значений в 1 таблице.
• Сравните 2 таблицы - находить и выделять дубликаты, сравнивая два столбца или две отдельные таблицы.

После установки Ultimate Suite for Excel вы найдете эти инструменты на странице Ablebits Data вкладка в Dedupe группа:

Выделение дубликатов в Excel в пару кликов

Для этого примера я создал следующую таблицу с несколькими сотнями строк. Наша цель - выделить дублирующиеся строки, которые имеют одинаковые значения во всех трех столбцах:

Хотите верьте, хотите нет, но вы можете получить желаемый результат всего за 2 щелчка мыши :)

1. Выбрав любую ячейку таблицы, нажмите кнопку Dedupe Table кнопку, и умная надстройка подхватит всю таблицу.
2. Сайт Dedupe Table откроется диалоговое окно, в котором все столбцы будут выбраны автоматически, и Дубликаты цветов выбран по умолчанию. Так что все, что вам нужно сделать, это нажать OK :) Готово!

Совет. Если вы хотите обнаружить дубликаты строк по одному или нескольким столбцам, снимите флажки со всех несущественных столбцов и оставьте выбранным только ключевой столбец (столбцы).

И результат будет выглядеть примерно так:

Как видно на изображении выше, инструмент Dupe Table выделил дублирующиеся строки без первых инстанций .

Если вы хотите выделить дубликаты включая первые случаи , или если вы хотите выделить цветом уникальные записи, а не дубликаты, или если вам не нравится красный цвет по умолчанию, то используйте Мастер удаления дубликатов который обладает всеми этими и многими другими функциями.

Выделение дубликатов в Excel с помощью продвинутого пошагового мастера

По сравнению со стремительным Dedupe Table инструмент Удаление дубликатов Мастер требует несколько больше кликов, но это компенсируется рядом дополнительных возможностей. Позвольте мне показать вам его в действии:

1. Выберите любую ячейку в таблице, в которой вы хотите выделить дубликаты, и нажмите кнопку Удаление дубликатов Запустится мастер, и вся таблица будет выделена. Надстройка также предложит создать резервную копию таблицы на всякий случай. Если она вам не нужна, снимите этот флажок.

   Убедитесь, что таблица выбрана правильно, и нажмите кнопку Следующий .

   

2. Выберите один из следующих типов данных, которые вы хотите найти:
   • Дубликаты, кроме 1-го вхождения
   • Дубликаты с 1-м вхождением
   • Уникальные значения
   • Уникальные значения и 1-е дублирующие вхождения

   Для этого примера давайте найдем Дубликаты + 1-е вхождения :

   

3. Теперь выберите столбцы для проверки дубликатов. Поскольку мы хотим выделить все строки с дубликатами, я выбрал все 3 столбца.

Кроме того, надстройка позволяет указать, есть ли в таблице заголовки и нужно ли пропускать пустые ячейки. Оба параметра выбраны по умолчанию.

С сегодняшнего дня мы изучаем различные способы выделить дубликаты в Excel, наш выбор очевиден :) Итак, выберите Наполнить цветом и выберите один из стандартных цветов темы, или нажмите кнопку Больше цветов... и выберите любой пользовательский цвет RGB или HSL.

Нажмите кнопку Отделка и наслаждайтесь результатом :)

Вот как можно выделить дубликаты в Excel с помощью нашей надстройки Duplicate Remover. Если вам интересно попробовать этот инструмент на собственных листах, приглашаем вас загрузить полнофункциональную пробную версию Ultimate Suite, включающую все наши инструменты для экономии времени в Excel. А ваши отзывы в комментариях будут очень признательны!