В этом руководстве рассказывается о двух способах импорта контактов в настольный Outlook - из файлов .csv и .pst, а также показано, как перенести контакты в Outlook Online.

Могут быть разные причины, по которым вы хотите перенести контакты в адресную книгу Outlook. Например, вы унаследовали внешнюю базу данных со списком контактов, или вы переходите с другого почтового сервера, или, возможно, вы создаете новую учетную запись. Какова бы ни была причина, Outlook предоставляет простой способ импортировать все контакты одним махом.

Совет. Если ваши контакты хранятся в Excel, вам будет полезен следующий учебник: Как импортировать контакты в Outlook из Excel.

Подготовка контактов для импорта в Outlook

Microsoft Outlook позволяет импортировать контакты из двух типов файлов - PST и CSV.

PST (Personal Storage Table). Это специальный формат файла для хранения данных в Outlook, Exchange Client и других программах Microsoft. В файле .pst контакты уже находятся в нужном формате и не требуют дополнительных изменений.

Для получения дополнительной информации см. раздел Как экспортировать контакты Outlook в файл PST.

CSV (Если вы храните свою контактную информацию в Excel или другой программе электронных таблиц или экспортировали контакты из другого поставщика услуг электронной почты, например, Gmail или Yahoo Mail, они обычно находятся в файле .csv, который можно импортировать в Outlook с помощью нескольких настроек:

• Если контактные данные содержат некоторые символы, которых нет в английском алфавите, например, арабские, кириллические, китайские или японские, такие контакты могут быть импортированы неправильно. Чтобы предотвратить возможные проблемы, экспортируйте контакты в формат CSV UTF-8 файл, если такая возможность доступна, или конвертировать CSV в UTF-8 с помощью Excel.
• Убедитесь, что значения в вашем CSV-файле разделены символом запятые В зависимости от вашего местоположения разделитель списков например, во многих европейских странах разделителем списков по умолчанию является точка с запятой. Но Outlook поддерживает только запятую в качестве разделителя полей, поэтому перед импортом CSV-файла в Outlook необходимо заменить точки с запятой или любые другие разделители запятыми.

В приведенных ниже руководствах вы найдете подробное руководство по экспорту контактов в CSV-файл:

• Как экспортировать контакты из рабочего стола Outlook
• Как экспортировать контакты из Outlook Online
• Как экспортировать контакты из Excel
• Как экспортировать контакты из Gmail

В самой простой форме ваш файл .csv может выглядеть следующим образом:

Как импортировать контакты в Outlook из файла CSV

Чтобы импортировать контакты из файла CSV в Outlook 2019, Outlook 2016 или Outlook 2013, выполните следующие действия:

1. В Microsoft Outlook нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/экспорт .

   

2. Сайт Импорт и экспорт Запускается мастер. Вы выбираете Импорт из другой программы или файла и нажмите Следующий .

   

3. Чтобы импортировать контакты в формате CSV в Outlook, выберите Значения, разделенные запятой и нажмите Следующий .

   

4. На этом этапе вам нужно сделать несколько выборов:
   • Нажмите кнопку Просмотреть найдите и дважды щелкните файл .csv, чтобы выбрать его.
   • Выберите, как поступить дублирование элементов контактов .

   После этого нажмите Следующий .

   

   Как работать с дублирующимися контактами:

   • Замените дубликаты импортированными элементами Выберите этот вариант, если информация в файле .csv более полная или более актуальная, чем информация в вашем Outlook.
   • Разрешить создание дубликатов (по умолчанию). Если вы не хотите потерять ни единого бита информации, разрешите Outlook создавать дубликаты элементов, просматривать их и объединять сведения об одном и том же человеке в один элемент.
   • Не импортируйте дублирующиеся элементы Этот вариант следует выбрать, если вы хотите импортировать только новые контакты, а все существующие оставить нетронутыми.
5. В разделе целевой учетной записи электронной почты выберите Контакты папку и нажмите кнопку Следующий .

   

6. Если вы импортируете контакты в формате CSV, которые ранее экспортировали из Outlook, список контактов будет иметь нужный формат, поэтому вы можете нажать кнопку Отделка чтобы немедленно начать импорт контактов.

   Если вы импортируете контакты из Excel или из почтового приложения, отличного от Outlook, вам может понадобиться сопоставить некоторые столбцы в CSV-файле с полями контактов Outlook. В этом случае нажмите кнопку Настраиваемые поля карты и перейдите к следующему шагу.

   

7. Если вы нажали на кнопку Настраиваемые поля карты в предыдущем шаге, появится соответствующее диалоговое окно:
   • В левой панели под С сайта вы увидите имена столбцов из вашего CSV-файла.
   • В правой панели под На Вы увидите стандартные поля контактов Outlook.

   Если имя столбца в CSV-файле точно совпадает с полем Outlook, то столбец становится отображается автоматически и появляется под Сопоставлено с .

   Если имя столбца не совпадает ни с одним полем Outlook, вам придется сделать следующее ручное картирование Для этого перетащите столбец из левой панели и поместите его рядом с соответствующим полем в правой панели. Например, в нашем импортированном CSV-файле есть столбец с именем Позиция и мы сопоставляем его с Название должности Чтобы найти подходящее поле, нажмите на знак плюс рядом с подходящим полем в правой панели, чтобы развернуть его.

   

   Когда все столбцы будут отображены, нажмите кнопку OK и снова в Импорт файла диалоговое окно, нажмите Отделка .

8. Outlook показывает окно выполнения, чтобы сообщить вам о начале импорта контактов. Когда окно выполнения закрывается, процесс завершается. При импорте очень маленького списка контактов окно выполнения может не отображаться.

Чтобы убедиться, что все контакты из CSV были импортированы в Outlook, нажмите кнопку Люди значок на панели навигации для просмотра списка контактов.

Как импортировать контакты в Outlook из PST-файла

В некоторых ситуациях вам может понадобиться импортировать контакты из файла PST, а не из CSV. Это особенно полезно, когда:

• Вы переносите контакты из одной учетной записи Outlook в другую.
• Вы переносите контакты с одного компьютера на другой.
• Вы хотите перенести все элементы Outlook, включая электронную почту, контакты, встречи и задачи.

В этом случае сначала нужно экспортировать контакты в PST-файл, а затем импортировать их в новую учетную запись или на компьютер, используя Импорт и экспорт мастера, о котором говорилось в предыдущем разделе.

Ниже описаны шаги по импорту контактов в Outlook из файла .pst:

1. В Outlook нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/экспорт .
2. Выберите Импорт из другой программы или файла и нажмите Следующий .
3. Выберите Файл данных Outlook (.pst) и нажмите Следующий .

   

4. Нажмите кнопку Просмотреть и выберите файл .pst, который вы хотите импортировать.

   Под Опции выбрать, как поступить с дублирующие элементы , а затем нажмите Следующий Пожалуйста, обратите внимание, что при импорте из PST по умолчанию стоит Замените дубликаты импортированными элементами .

   

5. Если ваш файл .pst защищен паролем, вам будет предложено ввести его.
6. Это ключевой шаг для правильного импорта контактов, поэтому, пожалуйста, убедитесь, что все сделано правильно:
   • Под Выберите папку, из которой будет производиться импорт , выберите Файл данных Outlook если вы хотите импортировать PST полностью. Или разверните его и выберите только определенную вложенную папку для импорта, Контакты в нашем случае.
   • Если целевая учетная запись/почтовый ящик в настоящее время выбрана в панели навигации, вы можете выбрать параметр Импорт элементов в текущую папку в противном случае проверьте Импортируйте элементы в одну и ту же папку в и выберите почтовый ящик или файл данных Outlook, в который следует импортировать контакты.
   • После этого нажмите Отделка .

   

Outlook сразу же начнет импортировать контакты. Когда окно прогресса исчезнет, импорт будет завершен.

Как импортировать контакты в Outlook Online

Как и в настольном Outlook, для импорта контактов в Outlook Online вам понадобится CSV-файл. Для достижения наилучших результатов файл должен иметь кодировку UTF-8, которая корректно работает для всех языков.

Чтобы импортировать контакты в Outlook Online, выполните следующие действия:

1. Войдите в учетную запись Outlook on the web или Outlook.com.
2. В левом нижнем углу страницы нажмите кнопку Люди икона:

   

3. В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку Управляйте > Импорт контактов .

   

4. Нажмите кнопку Просмотреть выберите файл CSV и нажмите кнопку Открыть .
5. Когда файл CSV находится в поле, нажмите кнопку Импорт .

   

Если файл .csv содержит контакты, которые уже существуют в вашей учетной записи Outlook, будут созданы дубликаты, но ни один из существующих контактов не будет заменен или удален.

Вот как импортировать контакты в настольный и онлайн Outlook. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!