În acest articol vă voi arăta cum să creați șabloane imbricate în Outlook folosind seturi de date. Veți vedea diferite abordări ale șabloanelor imbricate și apoi vă voi învăța cum să adăugați câmpuri dinamice și cum să completați e-mailurile în zbor.

Înainte de a vă arăta cum să creați șabloane imbricate în Outlook, aș dori să fac o mică pauză și să vă prezint add-in-ul nostru Shared Email Templates. Cu această mică aplicație puteți nu numai să creați șabloane pentru viitoarele e-mailuri, ci și să aplicați formatare, să lipiți hyperlink-uri, imagini și tabele. Mai mult, puteți lipi mai multe șabloane într-un singur e-mail cu un singur clic.

Ok, să începem :)

Crearea de șabloane imbricate utilizând comenzi rapide în seturile de date

În primul rând, să clarificăm ce este o comandă rapidă în ceea ce privește Șabloanele de e-mail partajate. În cuvinte simple, este un link către un anumit șablon. Când creați un șablon, există un câmp cu două hashtag-uri în partea de sus a panoului add-in-ului. Acesta ar fi comanda rapidă. Dacă îl completați, șablonul dvs. va fi asociat cu această comandă rapidă.

Sfat. Puteți defini cu ușurință ce șabloane au comenzi rapide atribuite prin semnul hashtag de ofertă de lângă numele șablonului:

Astfel, dacă aveți nevoie ca textul din acest șablon cu comandă rapidă să fie adăugat la conținutul unui alt șablon, nu este nevoie să îl copiați și să îl lipiți manual. Trebuie doar să tastați comanda rapidă a acestuia și întregul șablon va fi lipit.

Acum este timpul să vedem cum funcționează comenzile rapide în seturile de date. În primul rând, voi crea trei șabloane și voi atribui comenzi rapide pentru fiecare dintre ele.

Sfat. Dacă simțiți că aveți nevoie de mai multe informații despre seturile de date, consultați tutorialul meu Șabloane de completat din seturi de date, am acoperit acest subiect acolo.

Șabloanele mele vor conține o scurtă descriere a unor planuri de abonament pentru produse. Voi adăuga, de asemenea, o anumită formatare pentru ca textul meu să arate mai strălucitor și, bineînțeles, voi atribui o scurtătură pentru fiecare dintre ele. Iată cum va arăta:

Acum va trebui să adaug aceste comenzi rapide la un set de date. Așadar, creez un nou set de date (să îl numim " Descrierea planurilor "), completez prima coloană cu numele planurilor și introduc comenzile mele rapide în dreptul planului corespunzător. Iată ce obțin în rezultat:

După cum puteți vedea, fiecare plan este asociat cu o comandă rapidă care duce la șablonul cu descrierea acestuia. De ce am nevoie de toate acestea? Pentru că vreau să fac fluxul de lucru rapid și ușor :) Tot ce mai rămâne de făcut este să scriu un șablon și să includ macroul WhatToEnter pentru a lipi descrierea necesară în șablon.

Așadar, șablonul meu final va fi cel de mai jos:

Bună!

Iată informațiile despre planul pe care l-ați ales:

~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description",column: "Description",title: "alege planul"}]]

Anunțați-mă dacă aveți nevoie de asistență suplimentară :)

Logica este următoarea: lipesc acest șablon, apare fereastra pop-up care îmi cere să aleg planul (din valorile din prima coloană a setului de date). Odată ce am făcut acest lucru, întregul șablon asociat cu comanda rapidă corespunzătoare este lipit în e-mailul meu.

Utilizați HTML în seturile de date

Acum vă voi arăta încă un truc cu seturile de date. După cum probabil știți deja, seturile de date pot fi umplute cu orice date (text, numere, macro-uri și multe altele). În acest paragraf vă voi arăta cum să folosiți codul HTML în seturile de date folosind aceleași mostre din primul capitol.

În primul rând, să deschidem unul dintre șabloane și să examinăm HTML-ul acestuia:

Iată codul HTML al acestui șablon:

Politica privind licențele: plătiți o singură dată și utilizați versiunea achiziționată atât timp cât aveți nevoie.

Politica de actualizare: a 50% reducere pentru toate modernizările din viitor.

Metode de plată: Card de credit, PayPal

Oricât de dezordonat ar părea, totul este destul de simplu. Primul paragraf include descrierea politicii de licență, al doilea - politica de actualizare, iar ultimul - metodele de plată. Toate etichetele din ghilimelele unghiulare (cum ar fi style, color, strong, em) reprezintă formatarea textului (culoarea acestuia, stilul de font, cum ar fi bold sau italic etc.).

Acum voi completa noul meu set de date cu acele bucăți de cod HTML și vă voi arăta cum va funcționa.

Notă. Puteți introduce până la 255 de caractere într-o celulă a setului de date.

Așadar, noul meu set de date (pe care l-am numit Descrierea planurilor HTML ) are patru coloane în total: prima este cea cheie, restul sunt coloanele cu parametrii de descriere a planului. Iată cum va arăta după ce îl voi completa complet:

Acum e timpul să mă întorc la șablon și să actualizez macroul de acolo. Cum acum am trei coloane cu datele care trebuie lipite, voi avea nevoie de trei WhatToEnter's. Există două variante: fie adăugați trei macrouri care să specifice coloane diferite din care să returneze datele, fie o faceți o singură dată, faceți două copii ale acestui macro și schimbați manual coloana țintă. Ambele soluții sunt rapide și simple, metodaalegerea depinde de tine :)

Deci, odată ce șablonul final va fi actualizat, va arăta așa:

Bună!

Iată informațiile despre licență cu privire la planurile pe care le-ați ales:

• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "License Policy",title: "Choose plan"}]]
• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "Upgrade policy",title: "Choose plan"}]]
• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "Payment Methods",title: "Choose plan"}]]

Anunțați-mă dacă aveți nevoie de asistență suplimentară :)

După cum puteți vedea, există trei macro identice cu coloane țintă diferite fiecare. Când veți lipi acest șablon, vi se va cere să alegeți planul o singură dată și datele din toate cele trei coloane se vor completa în e-mailul dvs. într-o clipită.

Adăugați câmpuri dinamice la setul de date

În exemplele de mai sus ți-am arătat cum să lipești datele pre-salvate într-un e-mail. Dar dacă nu știi cu siguranță ce valoare trebuie lipită? Dacă vrei să iei o decizie pentru fiecare caz în parte? Cum să adaugi dinamism șabloanelor tale?

Imaginați-vă acest caz: sunteți adesea întrebat despre prețul unora dintre planurile disponibile, dar prețurile se schimbă destul de des și nu are rost să le salvați într-un șablon. În acest caz, ar trebui să le introduceți manual de fiecare dată când trebuie să răspundeți la o astfel de cerere.

Nu cred că tastarea prețului după ce ați lipit șablonul este foarte eficientă. Deoarece suntem aici pentru a învăța cum să economisim timp, vă voi arăta cum să rezolvați această sarcină în câteva clicuri.

În primul rând, permiteți-mi să vă reamintesc cum sunt gestionate câmpurile dinamice. Adăugați macroul WhatToEnter și îl configurați pentru a lipi câmpul Text Dacă nu vă spune nimic, verificați mai întâi cum să adăugați informații relevante în mod dinamic într-unul dintre manualele mele anterioare.

Iată macroul care îmi va cere să introduc prețul necesar:

Dar dacă planul este dinamic și trebuie să fie modificat? Configurați a doua macro cu o listă derulantă? Am o soluție mai bună pentru dvs. ;)

Creez un set de date cu numele planurilor în coloana cheie și cu macroul WhatToEnter de mai sus în a doua coloană:

Apoi, conectez acest set de date la șablonul meu și obțin următoarele:

Bună!

Iată prețul actual pentru ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans pricing",column: "Plan",title: "Plan"}] plan: USD ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans pricing",column: "Preț",title: "Preț"}]]

Vă mulțumesc.

Arată ciudat? Vezi cât de bine funcționează!

Rezumați

Sper că acest manual v-a arătat o altă modalitate de utilizare a seturilor de date și v-a inspirat să încercați această funcționalitate :) Puteți oricând să instalați Șabloanele de e-mail partajate din Microsoft Store și să verificați cum funcționează add-in-ul. Sunt sigur că marea varietate de articole și articole de pe blogul nostru Docs vă vor ajuta să profitați la maximum de acest instrument ;)

Dacă aveți întrebări legate de acest add-in, nu ezitați să le lăsați în secțiunea de comentarii. Voi fi bucuros să vă ajut :)