Tutorialul arată cum să păstrați formatarea numerelor, a datelor, a procentelor și a monedei atunci când faceți o fuziune de corespondență din Excel în Word sau cum să o modificați după bunul plac.

Într-unul dintre articolele noastre anterioare, am analizat cum să realizăm o fuziune poștală din Excel în Word pentru a trimite scrisori sau mesaje de e-mail personalizate. După cum s-a dovedit, utilizarea funcției Mail Merge din Word pentru a automatiza crearea unui document dintr-o foaie de calcul Excel poate prezenta o mulțime de provocări. Este posibil ca unele câmpuri să nu fie completate sau să fie completate cu informații greșite. Este posibil ca numerele formatate corespunzător în Excel să nu apară corect înun document Word. Codurile poștale pot pierde zerourile de început. Sfaturile de depanare de mai jos vă vor ajuta să remediați problemele tipice de formatare Mail Merge.

Cum să combinați corespondența și să păstrați formatarea

Atunci când efectuați o fuziune de corespondență dintr-o foaie de lucru Excel, este posibil ca unele dintre datele numerice să piardă formatarea după ce trec prin fuziune. Problemele apar, de obicei, în cazul numerelor formatate în procente sau în valută, sau al numerelor care conțin zerouri de început, cum ar fi codurile poștale.

Cauza : În mod implicit, Microsoft Word utilizează conexiunea OLE DB, care extrage informațiile, dar nu și formatele. Ca urmare, într-un document Word, datele apar în formatul în care sunt stocate intern în Excel, și nu în formatul aplicat celulelor.

Pentru a ilustra problema, vă rugăm să aruncați o privire la formatele de date sursă într-o foaie de calcul Excel:

Acum, vedeți ce se întâmplă într-un document Word Mail Merge:

• Cod poștal - apare fără un zero înainte. În Excel, se afișează un zero înainte deoarece o celulă are un format de număr personalizat, cum ar fi 00000. În Word, apare o valoare de bază (2451).
• Monedă - apare fără simbolul monetar, fără separatorul de mii și fără zecimale. În Excel, numărul este formatat ca Monedă (3.000,00 $). În Word, se afișează un număr în forma sa pură (3000).
• Procentul - în mod normal, apare ca un număr zecimal corespunzător procentului; în unele cazuri - un număr în virgulă mobilă. De exemplu, 30% formatat ca procent în Excel poate apărea ca 0,3 sau 0,29999999999 în Word.
• Data - apare în formatul implicit stabilit în setările regiunii. În cazul nostru, data de 20 mai-22 din Excel este transformată în 5/20/2022 în Word.

Soluție : Pentru ca Word să afișeze codurile poștale, datele, prețurile, procentele și alte valori numerice în formatul corect, conectați-vă la registrul de lucru Excel utilizând Schimbul dinamic de date (DDE).

Cum se utilizează Schimbul dinamic de date pentru a vă conecta la foaia Excel

Înainte de a începe o fuziune de corespondență, efectuați următorii pași în Microsoft Word.

1. Mergeți la Fișier> Opțiuni> Avansat .
2. Derulați în jos până la General selectați caseta de selectare Confirmați conversia formatului de fișier la deschidere și faceți clic pe OK .
3. Începeți Mail Merge ca de obicei (pașii detaliați sunt aici). Când vine vorba de selectarea destinatarilor, alegeți Utilizați o listă existentă .
4. Accesați foaia de calcul, selectați-o și faceți clic pe Deschideți (sau faceți dublu clic pe fișier).
5. În Confirmați sursa de date care se deschide, bifați caseta de dialog Arată tot din colțul din stânga jos, apoi alegeți Foi de lucru MS Excel prin DDE (*.xls) , și faceți clic pe OK .
6. Faceți clic pe Întreaga foaie de calcul , și OK .

Este posibil ca Word să dureze ceva timp pentru a se conecta la sursa de date Excel prin DDE, așa că vă rugăm să aveți răbdare - acest lucru vă va economisi și mai mult timp pe termen lung :)

Sfat. Pentru a preveni afișarea mai multor solicitări de către Word de fiecare dată când deschideți fișierul de date, ștergeți opțiunea Confirmați conversia formatului de fișier la deschidere după ce vă conectați la lista de distribuție.

Acum, toate valorile numerice din documentul de îmbinare a corespondenței din Word își păstrează formatul original.

Cum să formatați câmpuri specifice de fuziune a corespondenței

Conectarea la o foaie de calcul Excel prin DDE este cea mai rapidă modalitate de a rezolva toate problemele de formatare dintr-o singură dată. Dacă această soluție nu vi se aplică din anumite motive, puteți controla formatarea datelor Excel în Word prin adăugarea unui comutator numeric (denumit anterior comutator de imagine) la un anumit câmp de îmbinare.

A comutator numeric este un fel de mască care vă permite să formatați conținutul unui câmp dintr-un document Word așa cum doriți. Pentru a adăuga un comutator numeric, efectuați următorii pași:

1. Selectați câmpul de fuziune al cărui format doriți să îl modificați. Acesta poate fi Data , Monedă , Procent sau un alt domeniu.
2. Apăsați Shift + F9 pentru a afișa codurile câmpului selectat sau Alt + F9 pentru a expune codurile tuturor câmpurilor din document. Un cod de câmp generic arată ceva de genul { MERGEFIELD Name }.
3. Adăugați un cod numeric de comutare la sfârșitul câmpului.
4. Cu cursorul poziționat oriunde în câmp, apăsați F9 pentru a-l actualiza.
5. Apăsați din nou Shift + F9 sau Alt + F9 pentru a ascunde codul de câmp, apoi previzualizați rezultatul.

Următoarele exemple vă vor ajuta să treceți prin câteva scenarii tipice.

Îmbinarea corespondenței: formatul numerelor

Pentru ca numerele să apară în formatul corect (același sau diferit de cel din fișierul Excel), utilizați următoarele coduri de comutare numerică.

De exemplu, pentru a formata un număr întreg cu un separator de o mie, utilizați comutatorul numeric \# ,0 astfel încât să apară Număr câmpul se modifică în:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Îmbinarea corespondenței: format valutar

Pentru a formata moneda în mail merge, acestea sunt codurile care trebuie utilizate:

De exemplu, pentru a aplica formatul dolar în fuziunea de corespondență, adăugați comutatorul numeric \# $,0 la câmpul Monedă:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Ca urmare, numărul 3000 este formatat ca fiind 3.000 de dolari fără zecimale.

Sfat. Exemplele de mai sus sunt pentru fuziunea de corespondență format dolar În loc de semnul dolarului ($), puteți utiliza orice alt simbol valutar, de exemplu. € sau £ .

Îmbinarea corespondenței: format procentual

Modul în care formatați procentele într-un document Word de fuziune poștală depinde de modul în care sunt formatate valorile sursă în foaia Excel.

În cazul în care General sau Număr este utilizat în Excel, un număr corespunzător va apărea în Word. Pentru a formata acel număr ca procent, adăugați unul dintre următoarele comutatoare numerice.

De exemplu, pentru a formata un număr ca un procent întreg, editați fișierul Procent câmp, după cum urmează:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Ca urmare, numărul 50 este formatat ca 50%.

Dacă formatul Procent este aplicat la celulele Excel, Word va afișa o valoare reală în spatele formatării procentuale, care este un număr zecimal. De exemplu, o valoare Excel de 50% va apărea ca 0,5 în Word. Pentru a o converti într-un procent, trebuie mai întâi să înmulțiți o zecimală cu 100, apoi să folosiți un comutator numeric adecvat. Iată pașii detaliați:

1. Selectați câmpul de fuziune pe care doriți să îl formatați ca procent, de exemplu, "Percent". Rețineți că ghilimelele trebuie incluse în selecție.
2. Apăsați Ctrl + F9 pentru a îngloba câmpul selectat într-un alt câmp, astfel: { "Percent" }
3. Modificați câmpul astfel încât să obțineți unul dintre următoarele:
   • Procent întreg rotunjit: {="Percent "*100 \# 0%}
   • Procent cu două zecimale: {="Percent "*100 \# 0.00%}
4. Așezați cursorul oriunde în câmp și apăsați F9 pentru a-l actualiza.

   Notă. Un câmp de îmbinare care conține o formulă va afișa o valoare, nu numele câmpului, chiar și atunci când nu se află în modul de previzualizare. Nu vă faceți griji, este un comportament normal. Pentru a vă asigura că valoarea nu este statică, faceți clic pe săgețile din fereastra de Rezultatele previzualizării pentru a trece de la un destinatar la altul. Pentru a vizualiza codul câmpului, selectați valoarea și apăsați împreună tastele Shift + F9. Dacă totul s-a făcut corect, veți vedea ceva de genul acesta:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Îmbinarea corespondenței: formatul datei și al orei

Ca și în cazul numerelor și al monedei, puteți schimba formatul datei în fuziunea de corespondență utilizând un comutator numeric. Tabelul de mai jos enumeră codurile pentru câteva formate de dată/ora utilizate în mod obișnuit.

De exemplu, pentru a aplica un data completă modificați formatul câmpului de fuziune Data în acest mod:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Sfaturi și note:

• Într-un comutator numeric de dată/oră, majuscula M este folosit pentru luni și pentru minuscule m pentru câteva minute.
• În afară de codurile enumerate mai sus, puteți utiliza orice alt format personalizat de dată și oră.

Cum să schimbați formatul datei și orei curente în combinația de corespondență Word

Pentru a insera data de astăzi și ora curentă într-un document de îmbinare a corespondenței, puteți utiliza următoarele comenzi rapide:

• Alt + Shift + D - introduceți câmpul DATE care afișează data curentă.
• Alt + Shift + T - introduceți câmpul TIME care afișează ora curentă.

Aceasta va adăuga data și ora în formatul implicit. Pentru a le modifica, puteți utiliza un comutator numeric, așa cum s-a descris mai sus. Sau puteți aplica formatarea dorită a datei/orei într-un mod vizual.

1. Selectați Data sau Timp câmpul al cărui format doriți să îl modificați.
2. Apăsați Shift + F9 pentru a afișa codificarea câmpului, care poate arăta ceva de genul { DATE \@ "M/d/aaaa" }
3. Faceți clic dreapta pe câmpul selectat și alegeți Editare câmp... din meniul contextual.
4. În A depus caseta de dialog, selectați formatul dorit pentru Data și faceți clic pe OK .

   Sfat: Dacă doriți să păstrați formatarea în timpul actualizărilor , selectați caseta de selectare corespunzătoare din colțul din dreapta jos.

Cum să evitați să pierdeți zerourile din față în fuziunea de corespondență

În toate valorile numerice, zerourile de început sunt eliminate în timpul unei fuziuni de corespondență. Pentru ca codurile poștale și alte numere să treacă printr-o fuziune de corespondență fără a pierde zerouri, acestea trebuie formatate ca text .

Pentru a face acest lucru, selectați coloana cu numere și alegeți Text în Formatul numerelor din caseta Acasă tab.

Alternativ, puteți face clic dreapta pe coloana selectată și apoi faceți clic pe Formatați celulele... . în Formatarea celulelor caseta de dialog care se deschide, pe Număr fila, selectați Text , apoi faceți clic pe OK .

Notă importantă! Dacă Special (cum ar fi Codul poștal) sau Personalizat (cum ar fi 00000) este aplicat celulelor Excel, schimbându-l în formatul Text formatul va face să dispară zerourile de început. După formatarea celulelor ca Text Pentru a evita această sarcină descurajantă, conectați-vă la foaia Excel prin DDE, care va păstra formatele originale ale numerelor Excel, inclusiv zerourile precedente.

Iată cum să rezolvați problemele de formatare a combinației de corespondență și să formatați câmpurile așa cum doriți. Vă mulțumim că ați citit!