Samouczek wyjaśnia, jak wykonać walidację danych w Excelu: utworzyć regułę walidacji dla liczb, dat lub wartości tekstowych, tworzyć listy walidacji danych, kopiować walidację danych do innych komórek, znaleźć nieprawidłowe wpisy, naprawić i usunąć walidację danych.

Podczas konfigurowania skoroszytu dla użytkowników, często możesz chcieć kontrolować informacje wprowadzane do określonych komórek, aby upewnić się, że wszystkie wpisy danych są dokładne i spójne. Możesz między innymi zezwolić na wprowadzanie do komórki tylko określonego typu danych, takich jak liczby lub daty, lub ograniczyć liczby do określonego zakresu, a tekst do określonej długości. Możesz nawet podać wstępnie zdefiniowaną listę dopuszczalnychwpisów, aby wyeliminować ewentualne błędy. Excel Data Validation pozwala robić te wszystkie rzeczy we wszystkich wersjach Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 i niższych.

Czym jest walidacja danych w programie Excel?

Walidacja danych w programie Excel jest funkcją, która ogranicza (waliduje) dane wprowadzane przez użytkownika do arkusza. Technicznie rzecz biorąc, tworzysz regułę walidacji, która kontroluje, jakiego rodzaju dane mogą być wprowadzone do określonej komórki.

Oto tylko kilka przykładów tego, co może zrobić walidacja danych w Excelu:

• Pozwólcie tylko numeryczny lub tekst wartości w komórce.
• Zezwalaj tylko na liczby w obrębie określonego zakres .
• Zezwolenie na wprowadzanie danych o określonej długość .
• Ograniczenie dat i godzin poza danym zakres .
• Ograniczenie wejść do wyboru z listy lista rozwijana .
• Zatwierdzenie wpisu na podstawie inna komórka .
• Pokaż komunikat wejściowy gdy użytkownik zaznaczy komórkę.
• Pokaż komunikat ostrzegawczy gdy zostały wprowadzone nieprawidłowe dane.
• Znajdź błędne zapisy w zatwierdzonych komórkach.

Można na przykład ustawić regułę ograniczającą wprowadzanie danych do 4-cyfrowych liczb z przedziału od 1000 do 9999. Jeśli użytkownik wpisze coś innego, Excel wyświetli alert o błędzie wyjaśniający, co zrobił źle:

Jak przeprowadzić walidację danych w programie Excel

Aby dodać sprawdzanie poprawności danych w programie Excel, wykonaj następujące czynności.

Otwórz okno dialogowe Walidacja danych.

Wybierz jedną lub więcej komórek do zatwierdzenia, przejdź do Dane tab> Narzędzia danych grupę, a następnie kliknij przycisk Walidacja danych przycisk.

Możesz również otworzyć okno dialogowe Walidacja danych, naciskając Alt> D> L , z każdym klawiszem wciśniętym osobno.

2) Utwórz regułę sprawdzania poprawności w programie Excel

Na Ustawienia w zakładce zdefiniuj kryteria walidacji zgodnie z Twoimi potrzebami. W kryteriach możesz podać dowolny z poniższych elementów:

• Wartości - wpisz liczby w polach kryteriów, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
• Odniesienia do komórek - tworzyć regułę na podstawie wartości lub formuły w innej komórce.
• Formuły - pozwalają na wyrażenie bardziej złożonych warunków, jak w tym przykładzie.

Jako przykład niech posłuży reguła, która ogranicza użytkowników do wprowadzania liczby całkowitej z przedziału od 1000 do 9999:

Po skonfigurowaniu reguły sprawdzania poprawności, kliknij OK zamknąć Walidacja danych okno lub przełączyć się na inną kartę, aby dodać komunikat wejściowy lub/i alert o błędzie.

3) Dodaj wiadomość wejściową (opcjonalnie)

Jeśli chcemy wyświetlić komunikat wyjaśniający użytkownikowi, jakie dane są dozwolone w danej komórce, otwieramy Komunikat wejściowy zakładka i wykonaj następujące czynności:

• Upewnij się, że Pokaż komunikat wejściowy, gdy komórka jest wybrana pole jest zaznaczone.
• Wpisz tytuł i tekst wiadomości w odpowiednie pola.
• Kliknij OK aby zamknąć okno dialogowe.

Gdy tylko użytkownik wybierze zatwierdzoną komórkę, pojawi się następujący komunikat:

4. wyświetlenie alertu o błędzie (opcjonalnie)

Oprócz komunikatu o wprowadzeniu danych można wyświetlić jeden z następujących alertów o błędach, gdy w komórce zostaną wprowadzone nieprawidłowe dane.

Rodzaj alarmu	Opis
Przestań (domyślnie)	Najsurowszy typ alertu, który uniemożliwia użytkownikom wprowadzenie nieprawidłowych danych. Klikasz Retry aby wpisać inną wartość lub Anuluj aby usunąć wpis.
Ostrzeżenie	Ostrzega użytkowników, że dane są nieprawidłowe, ale nie uniemożliwia ich wprowadzenia. Klikasz Tak aby wprowadzić nieprawidłowy wpis, Nie aby ją edytować, lub Anuluj aby usunąć wpis.
Informacje	Najbardziej liberalny typ alertu, który informuje użytkowników jedynie o nieprawidłowym wprowadzeniu danych. Klikasz OK aby wprowadzić nieprawidłową wartość lub Anuluj aby usunąć go z komórki.

Aby skonfigurować niestandardowy komunikat o błędzie, przejdź do Alert o błędach zakładka i zdefiniować następujące parametry:

• Sprawdź. Pokaż alert o błędzie po wprowadzeniu nieprawidłowych danych pole (zazwyczaj domyślnie zaznaczone).
• W Styl w polu, wybierz żądany typ alertu.
• Wpisz tytuł i tekst komunikatu o błędzie w odpowiednie pola.
• Kliknij OK .

I teraz, jeśli użytkownik wpisze nieprawidłowe dane, Excel wyświetli specjalny alert wyjaśniający błąd (jak pokazano na początku tego tutorialu).

Uwaga. Jeżeli nie wpiszesz własnej wiadomości, to domyślny Stop alert pojawi się następujący tekst: Ta wartość nie pasuje do ograniczeń walidacji danych zdefiniowanych dla tej komórki .

Przykłady walidacji danych w Excelu

Dodając regułę sprawdzania poprawności danych w Excelu, możesz wybrać jedno z predefiniowanych ustawień lub określić niestandardowe kryteria na podstawie własnej formuły sprawdzania poprawności. Poniżej omówimy każdą z wbudowanych opcji, a w przyszłym tygodniu przyjrzymy się bliżej sprawdzaniu poprawności danych w Excelu za pomocą niestandardowych formuł w osobnym tutorialu.

Jak już wiesz, kryteria walidacji są zdefiniowane na Ustawienia zakładka Walidacja danych okno dialogowe ( Dane tab> Walidacja danych ).

Liczby całkowite i dziesiętne

Aby ograniczyć wprowadzanie danych do liczba całkowita lub decimal , wybierz odpowiednią pozycję w Pozwól Następnie wybierz jedno z następujących kryteriów w polu Dane pudełko:

• Równa się lub nie równy określoną liczbę
• Większy niż lub mniej niż określoną liczbę
• Między dwie liczby lub nie między aby wykluczyć ten zakres liczb

Na przykład w ten sposób tworzysz regułę sprawdzania poprawności w Excelu, która dopuszcza dowolną liczbę całkowitą większą od 0:

Sprawdzanie poprawności daty i czasu w programie Excel

Aby zatwierdzić daty, wybierz Data w Pozwól a następnie wybierz odpowiednie kryteria w polu Dane Istnieje sporo predefiniowanych opcji do wyboru: zezwalaj tylko na daty pomiędzy dwoma datami, równe, większe lub mniejsze od określonej daty i inne.

Podobnie, aby zatwierdzić czasy, wybierz Czas w Pozwól pole, a następnie określić wymagane kryteria.

Na przykład, aby dopuścić tylko daty pomiędzy Data rozpoczęcia w B1 i Data końcowa w B2, zastosuj tę regułę sprawdzania poprawności daty w Excelu:

Aby sprawdzać poprawność wpisów na podstawie dzisiejszych danych i aktualnego czasu, utwórz własne formuły sprawdzania poprawności danych, jak pokazano w tych przykładach:

• Walidacja dat na podstawie dzisiejszej daty
• Walidacja czasów na podstawie aktualnego czasu

Długość tekstu

Aby umożliwić wprowadzenie danych o określonej długości, wybierz Długość tekstu w Pozwól i wybierz kryteria walidacji zgodnie z logiką biznesową.

Na przykład, aby ograniczyć dane wejściowe do 10 znaków, utwórz taką regułę:

Uwaga. Długość tekstu opcja ogranicza liczbę znaków, ale nie typ danych, co oznacza, że powyższa reguła dopuści zarówno tekst, jak i liczby poniżej 10 znaków lub 10 cyfr, odpowiednio.

Lista sprawdzania poprawności danych w Excelu (rozwijana)

Aby dodać listę rozwijaną elementów do komórki lub grupy komórek, wybierz komórki docelowe i wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz Walidacja danych okno dialogowe ( Dane tab> Walidacja danych ).
2. Na Ustawienia zakładka, wybierz Wykaz w Pozwól pudełko.
3. W Źródło w polu Wpisz pozycje listy walidacyjnej programu Excel, oddzielone przecinkami. Na przykład, aby ograniczyć dane wejściowe użytkownika do trzech wyborów, wpisz Tak, Nie, Nie dotyczy .
4. Upewnij się, że Rozwijanie w komórce pole jest zaznaczone, aby strzałka rozwijana pojawiła się obok komórki.
5. Kliknij OK .

Wynikowa lista walidacji danych w Excelu będzie wyglądać podobnie do tej:

Uwaga. Proszę uważać na Zignoruj puste miejsce Jeśli tworzysz listę rozwijaną na podstawie nazwanego zakresu, który ma co najmniej jedną pustą komórkę, zaznaczenie tego pola wyboru pozwala na wprowadzenie dowolnej wartości do walidowanej komórki. W wielu sytuacjach jest to również prawdziwe dla formuł walidacyjnych: jeśli komórka, do której odwołuje się formuła, jest pusta, w walidowanej komórce będzie można wprowadzić dowolną wartość.

Inne sposoby tworzenia listy sprawdzania poprawności danych w programie Excel

Dostarczanie list oddzielonych przecinkami bezpośrednio w Źródło pudełko jest najszybszym sposobem, który działa dobrze dla małych dropdownów, które prawdopodobnie nigdy się nie zmienią. W innych scenariuszach możesz postępować z jednym z następujących sposobów:

• Lista walidacji danych typu dropdown z zakresu komórek
• Dynamiczna lista sprawdzania poprawności danych z nazwanego zakresu
• Dynamiczna lista walidacji danych z tabeli Excela
• Kaskadowa (zależna) lista rozwijana

Niestandardowe reguły sprawdzania poprawności danych

Oprócz wbudowanych reguł sprawdzania poprawności danych w Excelu, omówionych w tym samouczku, można utworzyć przepisy niestandardowe z własnymi formułami sprawdzania poprawności danych. Oto tylko kilka przykładów:

• Dopuszczalne są tylko liczby
• Zezwalaj tylko na tekst
• Zezwól na tekst rozpoczynający się od określonych znaków
• Zezwalaj tylko na unikalne wpisy i nie zezwalaj na duplikaty

Więcej przykładów znajdziesz w rozdziale Niestandardowe reguły i formuły sprawdzania poprawności danych.

Jak edytować sprawdzanie poprawności danych w programie Excel

Aby zmienić regułę sprawdzania poprawności w programie Excel, wykonaj następujące czynności:

1. Wybierz dowolną z zatwierdzonych komórek.
2. Otwórz Walidacja danych okno dialogowe ( Dane tab> Walidacja danych ).
3. Wprowadzić wymagane zmiany.
4. Wybierz Zastosuj te zmiany do wszystkich pozostałych komórek z tymi samymi ustawieniami pole wyboru, aby skopiować wprowadzone zmiany do wszystkich innych komórek z oryginalnymi kryteriami sprawdzania poprawności.
5. Kliknij OK aby zapisać zmiany.

Na przykład można edytować listę sprawdzania poprawności danych w programie Excel, dodając lub usuwając pozycje z listy Źródło i zastosować te zmiany do wszystkich innych komórek zawierających tę samą listę rozwijaną:

Jak skopiować regułę sprawdzania poprawności danych w Excelu do innych komórek

Jeśli skonfigurowałeś sprawdzanie poprawności danych dla jednej komórki i chcesz sprawdzać inne komórki według tych samych kryteriów, nie musisz ponownie tworzyć reguły od podstaw.

Aby skopiować regułę sprawdzania poprawności w programie Excel, wykonaj te 4 szybkie kroki:

1. Wybierz komórkę, do której odnosi się reguła sprawdzania poprawności i naciśnij Ctrl + C, aby ją skopiować.
2. Zaznacz inne komórki, które chcesz zatwierdzić. Aby wybrać komórki nie sąsiadujące ze sobą, naciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl podczas zaznaczania komórek.
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczeniu, kliknij Wklej Specjalnie , a następnie wybierz Walidacja opcja.

   Można też nacisnąć przycisk Wklej Specjalnie > Walidacja Skrót: Ctrl + Alt + V , następnie N .

4. Kliknij OK .

Wskazówka. Zamiast kopiować walidację danych do innych komórek, możesz przekonwertować swój zbiór danych na tabelę Excela. Gdy będziesz dodawać kolejne wiersze do tabeli, Excel automatycznie zastosuje Twoją regułę walidacji do nowych wierszy.

Jak znaleźć komórki z walidacją danych w Excelu

Aby szybko zlokalizować wszystkie zatwierdzone komórki w bieżącym arkuszu, przejdź do Strona główna tab> Edycja grupę, a następnie kliknij Znajdź & Wybierz > Walidacja danych :

Spowoduje to wybranie wszystkich komórek, które mają zastosowane jakiekolwiek reguły sprawdzania poprawności danych:

Jak usunąć sprawdzanie poprawności danych w programie Excel

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa sposoby usuwania walidacji w programie Excel: standardowe podejście zaprojektowane przez Microsoft i technika bez myszy wymyślona przez geeków Excela, którzy nigdy nie oderwaliby rąk od klawiatury, chyba że jest to absolutnie konieczne (np. aby wziąć filiżankę kawy :)

Metoda 1: Regularny sposób na usunięcie sprawdzania poprawności danych

Zwykle, aby usunąć sprawdzanie poprawności danych w arkuszach Excela, wykonujesz następujące kroki:

1. Wybierz komórkę (komórki) z walidacją danych.
2. Na Dane kliknij zakładkę Walidacja danych przycisk.
3. Na Ustawienia kliknij zakładkę Wyczyść wszystko a następnie kliknij przycisk OK .

Wskazówki:

1. Aby usunąć walidację danych ze wszystkich komórek na bieżącym arkuszu, użyj funkcji Znajdź & Zaznacz, aby zaznaczyć wszystkie zatwierdzone komórki.
2. Aby usunąć niektóre zasady walidacji danych , zaznacz dowolną komórkę z tą regułą, otwórz Walidacja danych okno dialogowe, sprawdź Zastosuj te zmiany do wszystkich pozostałych komórek z tymi samymi ustawieniami a następnie kliknij przycisk Wyczyść wszystko przycisk.

Jak widzisz, standardowa metoda jest dość szybka, ale wymaga kilku kliknięć myszką, co nie jest wielkim problemem, jeśli chodzi o mnie. Ale jeśli wolisz pracować z klawiaturą niż z myszką, możesz uznać następujące podejście za atrakcyjne.

Metoda 2: Wklej Specjalnie, aby usunąć reguły sprawdzania poprawności danych

De iure, Excel Paste Special jest przeznaczony do wklejania konkretnych elementów skopiowanych komórek. De facto, może robić wiele innych przydatnych rzeczy. Między innymi może szybko usunąć reguły sprawdzania poprawności danych w arkuszu. Oto jak:

1. Wybierz pustą komórkę bez sprawdzania poprawności danych i naciśnij Ctrl + C, aby ją skopiować.
2. Zaznacz komórki, z których chcesz usunąć sprawdzanie poprawności danych.
3. Naciśnij Ctrl + Alt + V , a następnie N , co jest skrótem do Wklej Specjalnie > Walidacja danych .
4. Naciśnij Enter. Gotowe!

Porady dotyczące sprawdzania poprawności danych w programie Excel

Teraz, gdy znasz podstawy walidacji danych w Excelu, pozwól mi podzielić się kilkoma wskazówkami, które mogą sprawić, że twoje reguły będą o wiele bardziej skuteczne.

Walidacja danych w Excelu na podstawie innej komórki

Zamiast wpisywać wartości bezpośrednio w polach kryteriów, możesz wprowadzić je do niektórych komórek, a następnie odwołać się do tych komórek. Jeśli później zdecydujesz się zmienić warunki walidacji, po prostu wpiszesz nowe liczby na arkuszu, bez konieczności edytowania reguły.

Aby wprowadzić odniesienie do komórki Możesz również kliknąć w dowolnym miejscu pola, a następnie wybrać komórkę na arkuszu.

Na przykład, aby dopuścić dowolną liczbę całkowitą inną niż liczba w A1, należy wybrać opcję nie równy kryteria w Dane i wpisz =$A$1 w Wartość pudełko:

Aby pójść o krok dalej, można wprowadzić formuła w komórce, do której się odwołujemy, i zlecić Excelowi sprawdzenie poprawności danych wejściowych na podstawie tej formuły.

Na przykład, aby ograniczyć użytkownikom wprowadzanie dat po dniu dzisiejszym, wprowadź =TODAY() formuła w jakiejś komórce, powiedzmy B1, a następnie skonfigurować regułę sprawdzania poprawności daty na podstawie tej komórki:

Można też wprowadzić =TODAY() formuła bezpośrednio w Data rozpoczęcia box, co da ten sam efekt.

Reguły walidacji oparte na formułach

W sytuacjach, gdy nie jest możliwe zdefiniowanie pożądanych kryteriów walidacji na podstawie wartości lub odwołania do komórki, można je wyrazić za pomocą formuły.

Na przykład, aby ograniczyć wpis do wartości minimalnej i maksymalnej w istniejącej liście liczb, powiedzmy A1:A10, użyj następujących formuł:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Zwróć uwagę, że blokujemy zakres za pomocą znaku $ (bezwzględne odwołania do komórek), aby nasza reguła walidacyjna Excela działała poprawnie dla wszystkich wybranych komórek.

Jak znaleźć nieprawidłowe dane w arkuszu

Chociaż Microsoft Excel umożliwia zastosowanie walidacji danych do komórek, które już mają w sobie dane, nie powiadomi Cię, jeśli niektóre z istniejących wartości nie spełniają kryteriów walidacji.

Aby znaleźć nieprawidłowe dane, które trafiły do arkuszy przed dodaniem sprawdzania poprawności danych, przejdź do Dane zakładka, i kliknij Walidacja danych > Kółko Nieważne dane .

Spowoduje to podświetlenie wszystkich komórek, które nie spełniają kryteriów walidacji:

Gdy tylko poprawisz niepoprawny wpis, krąg zniknie automatycznie. Aby usunąć wszystkie kręgi, przejdź do Dane zakładka, i kliknij Walidacja danych > Wyraźne kręgi walidacji .

Jak chronić arkusz za pomocą sprawdzania poprawności danych

Jeśli chcesz zabezpieczyć arkusz lub skoroszyt hasłem, skonfiguruj najpierw pożądane ustawienia sprawdzania poprawności danych, a następnie zabezpiecz arkusz. Ważne jest, abyś odblokowanie zatwierdzonych komórek przed zabezpieczeniem arkusza, w przeciwnym razie Twoi użytkownicy nie będą mogli wprowadzić żadnych danych w tych komórkach. Szczegółowe wytyczne znajdziesz w części Jak odblokować określone komórki na chronionym arkuszu.

Jak udostępnić skoroszyt z walidacją danych

Aby umożliwić wielu użytkownikom współpracę nad skoroszytem, pamiętaj o udostępnieniu skoroszytu po wykonaniu walidacji danych. Po udostępnieniu skoroszytu Twoje reguły walidacji danych będą nadal działać, ale nie będziesz mógł ich zmieniać ani dodawać nowych reguł.

Walidacja danych w programie Excel nie działa

Jeśli sprawdzanie poprawności danych nie działa poprawnie w twoich arkuszach, to najprawdopodobniej jest to spowodowane jednym z następujących powodów.

Sprawdzanie poprawności danych nie działa dla skopiowanych danych

Walidacja danych w Excelu ma na celu uniemożliwienie wpisywanie nieprawidłowych danych Nie ma możliwości wyłączenia skrótów kopiuj/wklej (inaczej niż za pomocą VBA), ale można przynajmniej zapobiec kopiowaniu danych przez przeciąganie i upuszczanie komórek. W tym celu należy wejść na stronę Plik > Opcje > Zaawansowane > Opcje edycji i wyczyścić Włączanie uchwytów wypełnienia i przeciągania komórek pole wyboru.

Sprawdzanie poprawności danych w programie Excel jest niedostępne w trybie edycji komórki

Polecenie Walidacja danych jest niedostępne (wyszarzone), jeśli wprowadzasz lub zmieniasz dane w komórce. Po zakończeniu edycji komórki naciśnij Enter lub Esc, aby wyjść z trybu edycji, a następnie wykonaj walidację danych.

Walidacji danych nie można zastosować do chronionego lub współdzielonego skoroszytu

Chociaż istniejące reguły sprawdzania poprawności działają w chronionych i współdzielonych skoroszytach, nie jest możliwa zmiana ustawień sprawdzania poprawności danych lub ustawienie nowych reguł. Aby to zrobić, należy najpierw rozdzielić i/lub odbezpieczyć swój skoroszyt.

Nieprawidłowe formuły sprawdzania poprawności danych

Podczas wykonywania walidacji danych opartej na formule w programie Excel, istnieją trzy ważne rzeczy do sprawdzenia:

• Formuła walidacyjna nie zwraca błędów.
• Formuła nie odwołuje się do pustych komórek.
• Stosowane są odpowiednie odwołania do komórek.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Niestandardowa reguła sprawdzania poprawności danych nie działa.

Ręczne przeliczanie jest włączone

Jeśli w programie Excel włączony jest tryb obliczeń ręcznych, nieobliczone formuły mogą uniemożliwić prawidłowe sprawdzenie poprawności danych. Aby zmienić opcję obliczeń w programie Excel z powrotem na automatyczną, należy przejść do strony Formuły tab> Obliczenia grupę, kliknij przycisk Opcje obliczeniowe a następnie kliknij przycisk Automatycznie .

Więcej informacji można znaleźć w części Automatyczne obliczanie a ręczne obliczanie.

Tak wygląda dodawanie i używanie walidacji danych w Excelu. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień!