Tartalomjegyzék
A bemutató elmagyarázza, hogyan végezhetünk adatérvényesítést az Excelben: érvényesítési szabályt hozhatunk létre számok, dátumok vagy szöveges értékek számára, adatérvényesítési listákat készíthetünk, másolhatjuk az adatérvényesítést más cellákba, megtalálhatjuk az érvénytelen bejegyzéseket, javíthatjuk és eltávolíthatjuk az adatérvényesítést.
Amikor egy munkafüzetet állít be a felhasználók számára, gyakran szeretné ellenőrizni az egyes cellákba bevitt információkat, hogy az összes adatbevitel pontos és következetes legyen. Többek között engedélyezhet csak bizonyos adattípusokat, például számokat vagy dátumokat egy cellában, vagy korlátozhatja a számokat egy bizonyos tartományra, a szöveget pedig egy adott hosszúságra. Akár az elfogadható adatok előre meghatározott listáját is megadhatja.bejegyzéseket az esetleges hibák kiküszöbölése érdekében. Az Excel Data Validation lehetővé teszi mindezek elvégzését a Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 és alacsonyabb verziókban.
Mi az adatérvényesítés az Excelben?
Excel adatérvényesítés egy olyan funkció, amely korlátozza (érvényesíti) a felhasználói bevitelt egy munkalapon. Gyakorlatilag egy érvényesítési szabályt hoz létre, amely szabályozza, hogy milyen adatokat lehet beírni egy adott cellába.
Íme néhány példa arra, hogy mire képes az Excel adatérvényesítés:
- Csak a következők engedélyezése numerikus vagy szöveg értékek egy cellában.
- Csak a megadott számokon belüli számok engedélyezése tartomány .
- Engedélyezi egy adott adatbevitelt hossz .
- Korlátozza a dátumokat és időpontokat egy adott tartomány .
- A bejegyzések korlátozása a legördülő lista .
- Érvényesítsen egy bejegyzést a következők alapján egy másik sejt .
- Mutasson egy bemeneti üzenet amikor a felhasználó kiválaszt egy cellát.
- Mutasd a figyelmeztető üzenet ha helytelen adatokat adtak meg.
- Keresd meg a hibás bejegyzések validált sejtekben.
Beállíthat például egy szabályt, amely az adatbevitelt 1000 és 9999 közötti 4 számjegyű számokra korlátozza. Ha a felhasználó ettől eltérő számot ír be, az Excel hibajelzést jelenít meg, amelyben elmagyarázza, hogy mit csinált rosszul:
Hogyan végezzen adatérvényesítést az Excelben
Az adatok érvényesítésének Excelben történő hozzáadásához hajtsa végre a következő lépéseket.
1. Nyissa meg az Adatérvényesítés párbeszédpanelt
Válasszon ki egy vagy több cellát az érvényesítéshez, lépjen a Adatok tab> Adateszközök csoport, és kattintson a Adatérvényesítés gomb.
Az Adatellenőrzés párbeszédpanelt az Alt> D> L billentyűk külön-külön történő lenyomásával is megnyithatja.
2. Hozzon létre egy Excel érvényesítési szabályt
A Beállítások lapon határozza meg az érvényesítési kritériumokat az igényeinek megfelelően. A kritériumokban megadhatja az alábbiak bármelyikét:
- Értékek - írjon be számokat a kritériumok mezőibe, ahogy az alábbi képernyőképen látható.
- Cellahivatkozások - egy másik cellában lévő érték vagy képlet alapján szabályt alkotni.
- Képletek - lehetővé teszi összetettebb feltételek kifejezését, mint ebben a példában.
Példaként készítsünk egy olyan szabályt, amely korlátozza a felhasználókat, hogy 1000 és 9999 közötti egész számot adjanak meg:
Az érvényesítési szabály beállítása után kattintson a OK bezárni a Adatérvényesítés ablakban, vagy váltson egy másik fülre, hogy beviteli üzenetet és/vagy hibajelzést adjon hozzá.
3. Adjon hozzá egy bemeneti üzenetet (opcionális)
Ha olyan üzenetet szeretne megjeleníteni, amely elmagyarázza a felhasználónak, hogy milyen adatok lehetnek egy adott cellában, nyissa meg a Bemeneti üzenet lapot, és tegye a következőket:
- Győződjön meg róla, hogy a Beviteli üzenet megjelenítése a cella kijelölésekor jelölőnégyzet be van jelölve.
- Írja be az üzenet címét és szövegét a megfelelő mezőkbe.
- Kattintson a címre. OK a párbeszédablak bezárásához.
Amint a felhasználó kiválasztja az érvényesített cellát, a következő üzenet jelenik meg:
4. Hibajelzés megjelenítése (opcionális)
A beviteli üzenet mellett a következő hibajelzések egyikét is megjelenítheti, ha egy cellába érvénytelen adatot írnak be.
Riasztás típusa | Leírás |
Stop (alapértelmezett) | A legszigorúbb figyelmeztetéstípus, amely megakadályozza, hogy a felhasználók érvénytelen adatokat adjanak meg. Kattintson a Retry egy másik érték beírásához vagy Törölje a bejegyzés eltávolításához. |
Figyelmeztetés | Figyelmezteti a felhasználókat, hogy az adat érvénytelen, de nem akadályozza meg a bevitelt. Kattintson a Igen az érvénytelen bejegyzés beviteléhez, Nem szerkesztéséhez, vagy Törölje a bejegyzés eltávolításához. |
Információ | A legengedélyesebb riasztástípus, amely csak az érvénytelen adatbevitelről tájékoztatja a felhasználókat. Kattintson a OK az érvénytelen érték megadásához vagy Törölje hogy eltávolítsa a cellából. |
Egyéni hibaüzenet konfigurálásához lépjen a Hiba riasztás lapot, és határozza meg a következő paramétereket:
- Ellenőrizze a Hibajelzés megjelenítése érvénytelen adatok bevitele után dobozban (általában alapértelmezés szerint be van jelölve).
- A Stílus mezőben válassza ki a kívánt riasztástípust.
- Írja be a hibaüzenet címét és szövegét a megfelelő mezőkbe.
- Kattintson a címre. OK .
És most, ha a felhasználó érvénytelen adatokat ad meg, az Excel egy speciális figyelmeztetést jelenít meg, amely elmagyarázza a hibát (ahogyan az a bemutató elején látható).
Megjegyzés: Ha nem írja be saját üzenetét, akkor a alapértelmezett Stop alert a következő szöveggel jelenik meg: Ez az érték nem felel meg az adott cellára meghatározott adatérvényesítési korlátozásoknak. .
Excel adatérvényesítési példák
Amikor adatérvényesítési szabályt adunk hozzá az Excelben, választhatunk az előre definiált beállítások közül, vagy megadhatjuk a saját érvényesítési képletünkön alapuló egyéni feltételeket. Az alábbiakban a beépített lehetőségek mindegyikét tárgyaljuk, jövő héten pedig egy külön bemutatóban közelebbről megvizsgáljuk az Excel adatérvényesítést egyéni képletekkel.
Mint már tudod, az érvényesítési feltételeket a Beállítások lapon a Adatérvényesítés párbeszédpanel ( Adatok tab> Adatérvényesítés ).
Egész és tizedes számok
Az adatbevitel korlátozása egy egész szám vagy decimális , válassza ki a megfelelő elemet a Engedélyezze a Ezután válassza ki a következő kritériumok egyikét a Adatok doboz:
- Egyenlő vagy nem egyenlő a megadott szám
- Nagyobb, mint vagy kevesebb, mint a megadott szám
- A között a két szám vagy nem a kizárni ezt a számtartományt
Így hozhat létre például egy olyan Excel-érvényesítési szabályt, amely bármely 0-nál nagyobb egész számot engedélyez:
Dátum- és időérvényesítés Excelben
A dátumok érvényesítéséhez válassza a Dátum a Engedélyezze a mezőben, majd válasszon ki egy megfelelő kritériumot a Adatok box. Elég sok előre meghatározott lehetőség közül választhat: csak két dátum közötti dátumokat engedélyezhet, egyenlő, nagyobb vagy kisebb, mint egy adott dátum, és így tovább.
Hasonlóképpen, az idők érvényesítéséhez válassza a Idő a Engedélyezze a mezőt, majd határozza meg a kívánt kritériumokat.
Például, ha csak a következő időpontok közötti dátumokat engedélyezi Kezdeti időpont a B1 és Végdátum a B2-ben, alkalmazza ezt az Excel dátumérvényesítési szabályt:
A mai adatok és az aktuális idő alapján történő bejegyzések érvényesítéséhez készítsen saját adatérvényesítési képleteket az alábbi példák szerint:
- Dátumok érvényesítése a mai dátum alapján
- Érvényesítse az időpontokat az aktuális idő alapján
Szöveg hossza
Ha egy adott hosszúságú adatbevitelt szeretne engedélyezni, válassza a Szöveg hossza a Engedélyezze a mezőt, és válassza ki az érvényesítési feltételeket az üzleti logikának megfelelően.
Ha például 10 karakterre szeretné korlátozni a bevitelt, hozza létre ezt a szabályt:
Megjegyzés. Szöveg hossza opció a karakterek számát korlátozza, de az adattípust nem, ami azt jelenti, hogy a fenti szabály 10 karakter alatti szöveget és 10 számjegy alatti számokat egyaránt engedélyez.
Excel adatérvényesítési lista (legördülő)
Ha egy cellához vagy egy cellák csoportjához legördülő elemlistát szeretne hozzáadni, jelölje ki a célcellákat, és tegye a következőket:
- Nyissa meg a Adatérvényesítés párbeszédpanel ( Adatok tab> Adatérvényesítés ).
- A Beállítások lapon válassza a Lista a Engedélyezze a doboz.
- A Forrás mezőbe írja be az Excel érvényesítési listájának elemeit vesszővel elválasztva. Például, ha a felhasználói bevitelt három választási lehetőségre szeretné korlátozni, írja be a következőt Igen, Nem, N/A .
- Győződjön meg róla, hogy a Cella-beli legördülő menüpont mező be van jelölve ahhoz, hogy a legördülő nyíl megjelenjen a cella mellett.
- Kattintson a címre. OK .
Az így kapott Excel-adatérvényesítési lista ehhez hasonlóan fog kinézni:
Megjegyzés: Kérjük, legyen óvatos a Figyelmen kívül hagyni üres opciót, amely alapértelmezés szerint be van jelölve. Ha egy olyan megnevezett tartományon alapuló legördülő listát hoz létre, amely legalább egy üres cellát tartalmaz, akkor ennek a jelölőnégyzetnek a bejelölése lehetővé teszi bármely érték beírását az érvényesített cellába. Sok esetben ez az érvényesítési képletekre is igaz: ha a képletben hivatkozott cella üres, akkor az érvényesített cellában bármilyen érték megengedett.
Adatérvényesítési lista létrehozásának egyéb módjai Excelben
A vesszővel elválasztott listák közvetlen megadása a Forrás doboz a leggyorsabb módszer, amely jól működik olyan kis legördülő ablakok esetében, amelyek valószínűleg soha nem változnak. Más esetekben a következő módszerek valamelyikével járhat el:
- Legördülő adatérvényesítési lista egy cellatartományból
- Dinamikus adatérvényesítési lista egy megnevezett tartományból
- Dinamikus adatérvényesítési lista Excel táblázatból
- Kaszkádos (függő) legördülő lista
Egyéni adatérvényesítési szabályok
Az ebben a bemutatóban tárgyalt beépített Excel-adatérvényesítési szabályokon kívül létrehozhat egyéni szabályok a saját adatérvényesítési képleteivel. Íme néhány példa:
- Csak számok engedélyezése
- Csak szöveg engedélyezése
- Bizonyos karakterekkel kezdődő szöveg engedélyezése
- Csak egyedi bejegyzések engedélyezése és a duplikátumok letiltása
További példákért lásd: Egyéni adatérvényesítési szabályok és képletek.
Hogyan szerkesztheti az adatok érvényesítését az Excelben
Egy Excel-érvényesítési szabály módosításához hajtsa végre a következő lépéseket:
- Válassza ki az érvényesített cellák bármelyikét.
- Nyissa meg a Adatérvényesítés párbeszédpanel ( Adatok tab> Adatérvényesítés ).
- Végezze el a szükséges módosításokat.
- Válassza ki a Alkalmazza ezeket a módosításokat az összes többi cellára ugyanazokkal a beállításokkal. jelölőnégyzetet, hogy az eredeti érvényesítési feltételekkel rendelkező összes többi cellába átmásolja az elvégzett módosításokat.
- Kattintson a címre. OK a módosítások mentéséhez.
Szerkesztheti például az Excel-adatérvényesítési listáját, ha elemeket ad hozzá vagy vesz el a Forrás mezőt, és ezeket a módosításokat alkalmazza az összes többi cellára, amelyek ugyanazt a legördülő listát tartalmazzák:
Hogyan másolja az Excel adatérvényesítési szabályt más cellákba?
Ha egy cella adatérvényesítését már beállította, és más cellákat is érvényesíteni szeretne ugyanazokkal a kritériumokkal, nem kell a szabályt a semmiből újra létrehoznia.
Az érvényesítési szabály Excelben történő másolásához hajtsa végre a következő 4 gyors lépést:
- Jelölje ki azt a cellát, amelyre az érvényesítési szabály vonatkozik, és nyomja meg a Ctrl + C billentyűkombinációt a másoláshoz.
- Jelölje ki az érvényesítendő cellákat. A nem szomszédos cellák kijelöléséhez tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt a cellák kijelölése közben.
- Kattintson a jobb gombbal a kijelölésre, kattintson a Beillesztés Special , majd válassza ki a Érvényesítés opció.
Másik lehetőségként nyomja meg a Beillesztés Special > Érvényesítés gyorsbillentyű: Ctrl + Alt + V , majd N .
- Kattintson a címre. OK .
Tipp. Ahelyett, hogy az adatérvényesítést más cellákra másolná, az adatállományt Excel-táblázattá alakíthatja. Ahogy újabb sorokat ad hozzá a táblázathoz, az Excel automatikusan alkalmazza az érvényesítési szabályt az új sorokra.
Hogyan találhat cellákat az Excel adatérvényesítéssel az Excelben
Az aktuális munkalap összes érvényesített cellájának gyors megtalálásához lépjen a Home tab> Szerkesztés csoport, és kattintson a Keresés & kiválasztás > Adatérvényesítés :
Ez az összes olyan cellát kijelöli, amelyre adatérvényesítési szabályokat alkalmaznak:
Hogyan távolítsa el az adatérvényesítést az Excelben
Összességében kétféleképpen lehet eltávolítani az érvényesítést az Excelben: a Microsoft által tervezett szabványos megközelítés és az egér nélküli technika, amelyet az Excel-félék találtak ki, akik soha nem vennék le a kezüket a billentyűzetről, hacsak nem feltétlenül szükséges (pl. egy csésze kávé elfogyasztásához) :)
1. módszer: Az adatérvényesítés eltávolításának szokásos módja
Az Excel-munkalapok adatérvényesítésének eltávolításához általában a következő lépésekkel jár el:
- Jelölje ki az adatérvényesítéssel rendelkező cella(ka)t.
- A Adatok lapon kattintson a Adatérvényesítés gomb.
- A Beállítások lapon kattintson a Mindent törölni gombra, majd kattintson a OK .
Tippek:
- Az adatérvényesítés eltávolítása minden cellából az aktuális lapon, használja a Keresés és kijelölés funkciót az összes érvényesített cella kiválasztásához.
- A bizonyos adatérvényesítési szabály , jelölje ki bármelyik cellát ezzel a szabállyal, nyissa meg a Adatérvényesítés párbeszédablakban ellenőrizze a Alkalmazza ezeket a módosításokat az összes többi cellára ugyanazokkal a beállításokkal. mezőre, majd kattintson a Mindent törölni gomb.
Amint látja, a standard módszer elég gyors, de igényel néhány egérkattintást, ami nem nagy dolog, ami engem illet. De ha jobban szeret billentyűzettel dolgozni, mint egérrel, akkor a következő megközelítést találhatja vonzónak.
2. módszer: Speciális beillesztés az adatérvényesítési szabályok törléséhez
De jure, az Excel Paste Special a másolt cellák bizonyos elemeinek beillesztésére szolgál. De facto azonban sok más hasznos dolgot is tud. Többek között gyorsan eltávolíthatja az adatérvényesítési szabályokat egy munkalapon. Íme, hogyan:
- Jelöljön ki egy üres cellát adatérvényesítés nélkül, és nyomja meg a Ctrl + C billentyűkombinációt a másoláshoz.
- Jelölje ki azokat a cellákat, amelyekből el kívánja távolítani az adatérvényesítést.
- Nyomja meg a Ctrl + Alt + V billentyűkombinációt, majd az N billentyűt, amely a következő billentyűparancs rövidítése Beillesztés Special > Adatérvényesítés .
- Nyomja meg az Entert. Kész!
Excel adatérvényesítési tippek
Most, hogy már ismeri az Excelben történő adatérvényesítés alapjait, hadd osszunk meg néhány tippet, amelyekkel sokkal hatékonyabbá teheti a szabályait.
Excel adatérvényesítés egy másik cella alapján
Ahelyett, hogy közvetlenül a kritériummezőkbe írná be az értékeket, beírhatja azokat néhány cellába, majd hivatkozhat ezekre a cellákra. Ha később úgy dönt, hogy megváltoztatja az érvényesítési feltételeket, egyszerűen új számokat írhat be a lapra, anélkül, hogy szerkesztenie kellene a szabályt.
A bevitelhez egy cellahivatkozás , vagy írja be a mezőbe, amelyet egy egyenlőségjel előz meg, vagy kattintson a mező melletti nyílra, majd jelölje ki a cellát az egérrel. A mezőn belül bárhová kattinthat, majd kijelölheti a cellát a lapon.
Például, ha az A1-ben szereplő számtól eltérő egész számot szeretne engedélyezni, válassza a nem egyenlő kritériumok a Adatok mezőbe, és írja be =$A$1
a Érték doboz:
Egy lépéssel továbblépve, megadhat egy formula a hivatkozott cellában, és hagyja, hogy az Excel érvényesítse a bevitelt a képlet alapján.
Ha például korlátozni szeretné, hogy a felhasználók csak a mai dátum utáni dátumokat adhassanak meg, adja meg a következő parancsot =TODAY()
képletet egy cellában, mondjuk a B1-ben, majd állítson be egy dátumérvényesítési szabályt ezen a cellán alapulva:
Vagy megadhatja a =TODAY()
formula közvetlenül a Kezdeti időpont doboz, amely ugyanezt a hatást fogja elérni.
Képletalapú érvényesítési szabályok
Azokban az esetekben, amikor nem lehetséges a kívánt érvényesítési kritériumokat egy érték vagy cellahivatkozás alapján meghatározni, azt egy képlet segítségével is kifejezheti.
Ha például a bevitelt a számok meglévő listájának (mondjuk A1:A10) minimális és maximális értékére szeretné korlátozni, használja a következő képleteket:
=MIN($A$1:$A$10)
=MAX($A$1:$A$10)
Kérjük, figyeljen arra, hogy a tartományt a $ jel használatával zároljuk (abszolút cellahivatkozások), hogy az Excel érvényesítési szabályunk helyesen működjön az összes kiválasztott cellára.
Az érvénytelen adatok megtalálása a lapon
Bár a Microsoft Excel lehetővé teszi az adatérvényesítés alkalmazását olyan cellákra, amelyekben már vannak adatok, nem értesíti Önt, ha a meglévő értékek közül néhány nem felel meg az érvényesítési kritériumoknak.
Az adatérvényesítés hozzáadása előtt a munkalapokba bekerült érvénytelen adatok megtalálásához lépjen a Adatok fülre, és kattintson a Adatérvényesítés > Érvénytelen adatok bekarikázása .
Ez kiemeli az összes olyan cellát, amely nem felel meg az érvényesítési kritériumoknak:
Amint kijavít egy érvénytelen bejegyzést, a kör automatikusan eltűnik. Ha az összes kört el szeretné távolítani, lépjen a Adatok fülre, és kattintson a Adatérvényesítés > Tiszta érvényesítési körök .
Hogyan védhetünk egy munkalapot adatérvényesítéssel?
Ha jelszóval szeretné védeni a munkalapot vagy a munkafüzetet, először konfigurálja a kívánt adatérvényesítési beállításokat, majd védje meg a lapot. Fontos, hogy a validált sejtek feloldása a munkalap védelme előtt, különben a felhasználók nem tudnak majd adatokat beírni ezekbe a cellákba. A részletes útmutatót lásd a Hogyan oldhat fel bizonyos cellákat egy védett lapon?
Hogyan osszunk meg egy munkafüzetet adatérvényesítéssel
Ahhoz, hogy több felhasználó is együttműködhessen a munkafüzetben, mindenképpen ossza meg a munkafüzetet, miután elvégezte az adatérvényesítést. A munkafüzet megosztása után az adatérvényesítési szabályok továbbra is működni fognak, de nem tudja majd módosítani őket, és új szabályokat sem tud hozzáadni.
Az Excel adatérvényesítés nem működik
Ha az adatérvényesítés nem működik megfelelően a munkalapokon, annak valószínűleg az alábbi okok valamelyike az oka.
Az adatérvényesítés nem működik a másolt adatok esetében
Az Excelben az adatérvényesítés célja, hogy megakadályozza a érvénytelen adatok beírása közvetlenül egy cellában, de nem tudja megakadályozni, hogy a felhasználók érvénytelen adatokat másoljanak. Bár nincs mód a másolás/beillesztés gyorsbillentyűk letiltására (a VBA használatán kívül), legalább megakadályozhatja az adatok másolását a cellák húzásával és ejtésével. Ehhez menjen a(z) Fájl > Opciók > Haladó > Szerkesztési lehetőségek , és törölje a A kitöltési fogantyú és a cellák húzása és ejtése engedélyezése jelölőnégyzet.
Az Excel adatérvényesítés nem érhető el, ha cellaszerkesztési módban van
Az Adatérvényesítés parancs nem érhető el (szürke), ha éppen adatokat ír be vagy módosít egy cellában. Miután befejezte a cella szerkesztését, nyomja meg az Enter vagy az Esc billentyűt a szerkesztési módból való kilépéshez, majd végezze el az adatérvényesítést.
Adatérvényesítés nem alkalmazható védett vagy megosztott munkafüzetre
Bár a meglévő érvényesítési szabályok továbbra is működnek a védett és megosztott munkafüzetekben, az adatérvényesítési beállítások megváltoztatása vagy új szabályok beállítása nem lehetséges. Ehhez először meg kell szüntetni a munkafüzet megosztását és/vagy a védettséget.
Helytelen adatérvényesítési képletek
Amikor képletalapú adatérvényesítést végez az Excelben, három fontos dolgot kell ellenőrizni:
- Az érvényesítési képlet nem ad vissza hibát.
- A képlet nem hivatkozik üres cellákra.
- Megfelelő cellahivatkozásokat használunk.
További információért lásd: Az egyéni adatérvényesítési szabály nem működik.
A kézi újraszámítás be van kapcsolva
Ha a Kézi számítási mód be van kapcsolva az Excelben, a kiszámítatlan képletek megakadályozhatják az adatok helyes érvényesítését. Az Excel számítási opció automatikusra való visszaállításához lépjen a következő menüpontba: Kézi számítás. Képletek tab> Számítás csoport, kattintson a Számítási lehetőségek gombra, majd kattintson a Automatikus .
További információért lásd: Automatikus számítás vs. Kézi számítás.
Így adhatsz hozzá és használhatsz adatérvényesítést az Excelben. Köszönöm, hogy elolvastad, és remélem, hogy jövő héten találkozunk a blogon!