ટ્યુટોરીયલ એક્સેલમાં ડેટા વેલિડેશન કેવી રીતે કરવું તે સમજાવે છે: સંખ્યાઓ, તારીખો અથવા ટેક્સ્ટ મૂલ્યો માટે એક માન્યતા નિયમ બનાવો, ડેટા માન્યતા સૂચિ બનાવો, ડેટા માન્યતાને અન્ય કોષોમાં કૉપિ કરો, અમાન્ય એન્ટ્રીઓ શોધો, ડેટા માન્યતાને ઠીક કરો અને દૂર કરો .

જ્યારે તમારા વપરાશકર્તાઓ માટે કાર્યપુસ્તિકા સેટ કરો, ત્યારે તમે ઘણી વખત ચોક્કસ કોષોમાં માહિતી ઇનપુટને નિયંત્રિત કરવા માગી શકો છો જેથી ખાતરી કરી શકાય કે બધી ડેટા એન્ટ્રીઓ સચોટ અને સુસંગત છે. અન્ય વસ્તુઓની સાથે, તમે કોષમાં ફક્ત ચોક્કસ ડેટા પ્રકાર જેમ કે નંબરો અથવા તારીખોને મંજૂરી આપવા માગી શકો છો, અથવા ચોક્કસ શ્રેણીમાં સંખ્યાઓ અને આપેલ લંબાઈમાં ટેક્સ્ટને મર્યાદિત કરવા માંગો છો. શક્ય ભૂલોને દૂર કરવા માટે તમે સ્વીકાર્ય એન્ટ્રીઓની પૂર્વવ્યાખ્યાયિત સૂચિ પણ પ્રદાન કરવા માગી શકો છો. એક્સેલ ડેટા વેલિડેશન તમને Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 અને તેનાથી નીચેના વર્ઝનમાં આ બધી વસ્તુઓ કરવાની મંજૂરી આપે છે.

એક્સેલમાં ડેટા વેલિડેશન શું છે?

એક્સેલ ડેટા વેલિડેશન એ એક વિશેષતા છે જે વર્કશીટમાં વપરાશકર્તાના ઇનપુટને પ્રતિબંધિત (માન્યતા) કરે છે. તકનીકી રીતે, તમે એક માન્યતા નિયમ બનાવો છો જે નિયંત્રિત કરે છે કે ચોક્કસ સેલમાં કયા પ્રકારનો ડેટા દાખલ કરી શકાય છે.

એક્સેલની ડેટા માન્યતા શું કરી શકે છે તેના થોડા ઉદાહરણો અહીં આપ્યા છે:

• કોષમાં માત્ર સંખ્યાત્મક અથવા ટેક્સ્ટ મૂલ્યોને મંજૂરી આપો.
• ફક્ત નિર્દિષ્ટ શ્રેણી ની અંદરના નંબરોને મંજૂરી આપો.
• ડેટાને મંજૂરી આપો ચોક્કસ લંબાઈ ની એન્ટ્રીઓ.
• આપેલ બહારની તારીખો અને સમયને પ્રતિબંધિત કરોબટન, અને પછી ઓકે ક્લિક કરો.



ટીપ્સ:

1. ડેટા માન્યતા દૂર કરવા માંથી વર્તમાન શીટ પર તમામ કોષ , શોધો & તમામ માન્ય કોષોને પસંદ કરવા માટે સુવિધા પસંદ કરો.
2. ચોક્કસ ડેટા માન્યતા નિયમ ને દૂર કરવા માટે, તે નિયમ સાથેનો કોઈપણ કોષ પસંદ કરો, ડેટા માન્યતા સંવાદ વિન્ડો ખોલો, સમાન સેટિંગ્સ સાથે અન્ય તમામ કોષોમાં આ ફેરફારો લાગુ કરો બોક્સને ચેક કરો અને પછી બધા સાફ કરો બટનને ક્લિક કરો.

જેમ તમે જુઓ છો, ધોરણ પદ્ધતિ ખૂબ ઝડપી છે પરંતુ તેને થોડા માઉસ ક્લિક્સની જરૂર છે, જ્યાં સુધી હું ચિંતિત છું ત્યાં સુધી કોઈ મોટી વાત નથી. પરંતુ જો તમે કીબોર્ડ સાથે માઉસ પર કામ કરવાનું પસંદ કરો છો, તો તમને નીચેનો અભિગમ આકર્ષક લાગી શકે છે.

પદ્ધતિ 2: ડેટા માન્યતા નિયમોને કાઢી નાખવા માટે વિશેષ પેસ્ટ કરો

જો કે, એક્સેલ પેસ્ટ સ્પેશિયલ ડિઝાઇન કરવામાં આવ્યું છે. કૉપિ કરેલા કોષોના વિશિષ્ટ ઘટકોને પેસ્ટ કરવા માટે. હકીકતમાં, તે ઘણી વધુ ઉપયોગી વસ્તુઓ કરી શકે છે. અન્ય લોકોમાં, તે વર્કશીટમાં ડેટા માન્યતા નિયમોને ઝડપથી દૂર કરી શકે છે. અહીં કેવી રીતે છે:

1. ડેટા માન્યતા વિના ખાલી કોષ પસંદ કરો અને તેની નકલ કરવા માટે Ctrl + C દબાવો.
2. કોષો પસંદ કરો કે જેમાંથી તમે ડેટા માન્યતા દૂર કરવા માંગો છો.
3. Ctrl + Alt + V દબાવો, પછી N દબાવો, જે સ્પેશિયલ પેસ્ટ કરો > ડેટા માન્યતા માટે શોર્ટકટ છે.
4. એન્ટર દબાવો. થઈ ગયું!

એક્સેલ ડેટા માન્યતા ટિપ્સ

હવે જ્યારે તમે Excel માં ડેટા માન્યતાની મૂળભૂત બાબતો જાણો છો, તો ચાલો મનેથોડી ટિપ્સ શેર કરો જે તમારા નિયમોને વધુ અસરકારક બનાવી શકે છે.

બીજા કોષ પર આધારિત એક્સેલ ડેટા માન્યતા

માપદંડ બોક્સમાં સીધા મૂલ્યો લખવાને બદલે, તમે તેમને અમુકમાં દાખલ કરી શકો છો કોષો, અને પછી તે કોષોનો સંદર્ભ લો. જો તમે પછીથી માન્યતાની શરતો બદલવાનું નક્કી કરો છો, તો તમે નિયમમાં ફેરફાર કર્યા વિના, શીટ પર ફક્ત નવા નંબરો લખશો.

સેલ સંદર્ભ દાખલ કરવા માટે, કાં તો તેને સમાન ચિહ્ન દ્વારા આગળનું બૉક્સ, અથવા બૉક્સની બાજુના તીરને ક્લિક કરો, અને પછી માઉસનો ઉપયોગ કરીને સેલ પસંદ કરો. તમે બૉક્સની અંદર ગમે ત્યાં ક્લિક પણ કરી શકો છો, અને પછી શીટ પરના કોષને પસંદ કરી શકો છો.

ઉદાહરણ તરીકે, A1 માં નંબર સિવાયની કોઈપણ પૂર્ણ સંખ્યાને મંજૂરી આપવા માટે, ની બરાબર નથી પસંદ કરો. ડેટા બોક્સમાં માપદંડ અને મૂલ્ય બોક્સમાં =$A$1 લખો:



એક પગલું આગળ વધવા માટે, તમે એક દાખલ કરી શકો છો સંદર્ભિત કોષમાં સૂત્ર , અને એક્સેલ પાસે તે સૂત્રના આધારે ઇનપુટને માન્ય કરો.

ઉદાહરણ તરીકે, વપરાશકર્તાઓને આજની તારીખ પછીની તારીખો દાખલ કરવા માટે પ્રતિબંધિત કરવા માટે, અમુક કોષમાં =TODAY() સૂત્ર દાખલ કરો, B1 કહો, અને પછી તે સેલના આધારે તારીખ માન્યતા નિયમ સેટ કરો:



અથવા, તમે સીધા જ પ્રારંભ તારીખ માં =TODAY() ફોર્મ્યુલા દાખલ કરી શકો છો. બોક્સ, જે સમાન અસર કરશે.

ફોર્મ્યુલા-આધારિત માન્યતા નિયમો

પરિસ્થિતિઓમાં જ્યારે મૂલ્ય અથવા કોષના આધારે ઇચ્છિત માન્યતા માપદંડને વ્યાખ્યાયિત કરવું શક્ય ન હોયસંદર્ભ, તમે તેને ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કરીને વ્યક્ત કરી શકો છો.

ઉદાહરણ તરીકે, સંખ્યાઓની વર્તમાન સૂચિમાં લઘુત્તમ અને મહત્તમ મૂલ્યો સુધી પ્રવેશને મર્યાદિત કરવા માટે, A1:A10 કહો, નીચેના સૂત્રોનો ઉપયોગ કરો:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



કૃપા કરીને ધ્યાન આપો કે અમે $ ચિહ્ન (સંપૂર્ણ સેલ સંદર્ભો) નો ઉપયોગ કરીને શ્રેણીને લૉક કરીએ છીએ જેથી અમારો એક્સેલ માન્યતા નિયમ કાર્ય કરે. બધા પસંદ કરેલા કોષો માટે યોગ્ય રીતે.

શીટ પર અમાન્ય ડેટા કેવી રીતે શોધવો

જોકે માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ એવા કોષોને ડેટા માન્યતા લાગુ કરવાની મંજૂરી આપે છે કે જેમાં પહેલાથી જ ડેટા છે, તે તમને જાણ કરશે નહીં કે જો કેટલાક અસ્તિત્વમાંના મૂલ્યો માન્યતાના માપદંડને પૂર્ણ કરતા નથી.

તમે ડેટા માન્યતા ઉમેરતા પહેલા તમારી વર્કશીટમાં પ્રવેશી ચૂકેલા અમાન્ય ડેટાને શોધવા માટે, ડેટા ટેબ પર જાઓ અને <ક્લિક કરો 1>ડેટા માન્યતા > સર્કલ અમાન્ય ડેટા .



આ માન્યતા માપદંડને પૂર્ણ કરતા નથી તેવા તમામ કોષોને પ્રકાશિત કરશે:



જેમ તમે અમાન્ય એન્ટ્રી સુધારશો, સર્કલ આપમેળે જતું રહેશે. બધા વર્તુળોને દૂર કરવા માટે, ડેટા ટેબ પર જાઓ, અને ડેટા માન્યતા > માન્યતા વર્તુળોને સાફ કરો ક્લિક કરો.

વર્કશીટને કેવી રીતે સુરક્ષિત કરવી ડેટા વેલિડેશન સાથે

જો તમે વર્કશીટ અથવા વર્કબુકને પાસવર્ડ વડે સુરક્ષિત કરવા માંગતા હો, તો પહેલા ઇચ્છિત ડેટા વેલિડેશન સેટિંગ્સને ગોઠવો અને પછી શીટને સુરક્ષિત કરો. તે મહત્વનું છે કે તમે સુરક્ષિત કરતા પહેલા માન્ય કોષોને અનલૉક કરો કાર્યપત્રક, અન્યથા તમારા વપરાશકર્તાઓ તે કોષોમાં કોઈપણ ડેટા દાખલ કરી શકશે નહીં. વિગતવાર માર્ગદર્શિકા માટે, કૃપા કરીને સુરક્ષિત શીટ પર અમુક કોષોને કેવી રીતે અનલૉક કરવું તે જુઓ.

ડેટા માન્યતા સાથે કાર્યપુસ્તિકા કેવી રીતે શેર કરવી

બહુવિધ વપરાશકર્તાઓને કાર્યપુસ્તિકા પર સહયોગ કરવાની મંજૂરી આપવા માટે, ખાતરી કરો કે તમે ડેટા માન્યતા પૂર્ણ કરી લો તે પછી વર્કબુક શેર કરો. વર્કબુક શેર કર્યા પછી તમારા ડેટા માન્યતા નિયમો કામ કરતા રહેશે, પરંતુ તમે તેમને બદલી શકશો નહીં અને નવા નિયમો ઉમેરી શકશો નહીં.

એક્સેલ ડેટા વેલિડેશન કામ કરતું નથી

જો ડેટા માન્યતા નથી તમારી વર્કશીટ્સમાં યોગ્ય રીતે કામ કરી રહ્યું નથી, તે નીચેનામાંથી એક કારણને કારણે સંભવ છે.

આ પણ જુઓ: વળતરના આંતરિક દરની ગણતરી કરવા માટે Excel માં IRR કાર્ય

ડેટા માન્યતા નકલ કરેલ ડેટા માટે કામ કરતું નથી

એક્સેલમાં ડેટા માન્યતાને પ્રતિબંધિત કરવા માટે રચાયેલ છે અમાન્ય ડેટા સીધો કોષમાં ટાઈપ કરવો, પરંતુ તે વપરાશકર્તાઓને અમાન્ય ડેટાની નકલ કરતા રોકી શકતું નથી. કૉપિ/પેસ્ટ શૉર્ટકટ્સને અક્ષમ કરવાની કોઈ રીત ન હોવા છતાં (VBA નો ઉપયોગ કરવા સિવાય), તમે ઓછામાં ઓછા કોષોને ખેંચીને અને છોડીને ડેટાની નકલ અટકાવી શકો છો. આ કરવા માટે, ફાઇલ > વિકલ્પો > એડવાન્સ્ડ > એડિટિંગ વિકલ્પો પર જાઓ અને ફિલ સક્ષમ કરો સાફ કરો હેન્ડલ અને સેલ ડ્રેગ-એન્ડ-ડ્રોપ ચેક બોક્સ.



સેલ સંપાદન મોડમાં હોય ત્યારે એક્સેલ ડેટા માન્યતા અનુપલબ્ધ છે

ડેટા માન્યતા આદેશ છે જો તમે કોષમાં ડેટા દાખલ કરી રહ્યા છો અથવા બદલી રહ્યા છો તો અનુપલબ્ધ (ગ્રે આઉટ). તમે કોષને સંપાદિત કરવાનું સમાપ્ત કરી લો તે પછી,સંપાદન મોડમાંથી બહાર નીકળવા માટે Enter અથવા Esc દબાવો, અને પછી ડેટા માન્યતા કરો.

ડેટા માન્યતા સુરક્ષિત અથવા શેર કરેલી વર્કબુક પર લાગુ કરી શકાતી નથી

જોકે અસ્તિત્વમાંના માન્યતા નિયમો સુરક્ષિત અને વહેંચાયેલમાં કામ કરવાનું ચાલુ રાખે છે વર્કબુક, ડેટા માન્યતા સેટિંગ્સ બદલવા અથવા નવા નિયમો સેટ કરવા શક્ય નથી. આ કરવા માટે, પહેલા તમારી વર્કબુકને અનશેર કરો અને/અથવા અસુરક્ષિત કરો.

ખોટા ડેટા માન્યતા ફોર્મ્યુલા

એક્સેલમાં ફોર્મ્યુલા-આધારિત ડેટા માન્યતા કરતી વખતે, તપાસવા માટે ત્રણ મહત્વપૂર્ણ બાબતો છે:

• માન્યતા સૂત્ર ભૂલો પરત કરતું નથી.
• એક સૂત્ર ખાલી કોષોનો સંદર્ભ આપતું નથી.
• યોગ્ય કોષ સંદર્ભોનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે.

માટે વધુ માહિતી માટે, કૃપા કરીને જુઓ કસ્ટમ ડેટા માન્યતા નિયમ કામ કરી રહ્યો નથી.

મેન્યુઅલ પુનઃગણતરી ચાલુ છે

જો તમારા એક્સેલમાં મેન્યુઅલ કેલ્ક્યુલેશન મોડ ચાલુ હોય, તો ગણતરી વગરના ફોર્મ્યુલા ડેટાને યોગ્ય રીતે માન્ય થવાથી અટકાવી શકે છે. . એક્સેલ ગણતરી વિકલ્પને સ્વચાલિત પર પાછા બદલવા માટે, સૂત્રો ટેબ > ગણતરી જૂથ પર જાઓ, ગણતરી વિકલ્પો બટનને ક્લિક કરો અને પછી ક્લિક કરો. સ્વચાલિત .

વધુ માહિતી માટે, કૃપા કરીને આપોઆપ ગણતરી વિ. મેન્યુઅલ ગણતરી જુઓ.

આ રીતે તમે Excel માં ડેટા માન્યતા ઉમેરો અને ઉપયોગ કરો છો. હું વાંચવા બદલ તમારો આભાર અને આશા રાખું છું કે તમને આવતા અઠવાડિયે અમારા બ્લોગ પર મળીશ!

શ્રેણી .
• એક ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ માંથી પસંદગી પર એન્ટ્રીઓને પ્રતિબંધિત કરો.
• એક એન્ટ્રીને બીજા સેલ<9ના આધારે માન્ય કરો>.
• જ્યારે વપરાશકર્તા સેલ પસંદ કરે ત્યારે ઇનપુટ સંદેશ બતાવો.
• જ્યારે ખોટો ડેટા દાખલ કરવામાં આવે ત્યારે ચેતવણી સંદેશ બતાવો.<11
• માન્ય કોષોમાં ખોટી એન્ટ્રીઓ શોધો.

ઉદાહરણ તરીકે, તમે એક નિયમ સેટ કરી શકો છો જે ડેટા એન્ટ્રીને 1000 અને 9999 ની વચ્ચે 4-અંકની સંખ્યાઓ સુધી મર્યાદિત કરે છે. જો વપરાશકર્તા કંઈક જુદું ટાઈપ કરે છે, એક્સેલ તેણે શું ખોટું કર્યું છે તે સમજાવતી ભૂલ ચેતવણી બતાવશે:

એક્સેલમાં ડેટા વેલિડેશન કેવી રીતે કરવું

ડેટા ઉમેરવા એક્સેલમાં માન્યતા, નીચેના પગલાંઓ કરો.

1. ડેટા માન્યતા સંવાદ બોક્સ ખોલો

માન્યતા માટે એક અથવા વધુ કોષો પસંદ કરો, ડેટા ટેબ > ડેટા ટૂલ્સ જૂથ પર જાઓ અને ડેટા પર ક્લિક કરો માન્યતા બટન.

તમે Alt > દબાવીને ડેટા માન્યતા સંવાદ બોક્સ પણ ખોલી શકો છો. D > L , દરેક કી અલગથી દબાવવાની સાથે.

2. એક્સેલ માન્યતા નિયમ બનાવો

સેટિંગ્સ ટેબ પર, તમારી જરૂરિયાતો અનુસાર માન્યતા માપદંડને વ્યાખ્યાયિત કરો. માપદંડમાં, તમે નીચેનામાંથી કોઈપણ સપ્લાય કરી શકો છો:

• મૂલ્યો - નીચે સ્ક્રીનશોટમાં બતાવ્યા પ્રમાણે માપદંડ બોક્સમાં નંબરો લખો.
• કોષ સંદર્ભો - અન્ય કોષમાં મૂલ્ય અથવા સૂત્રના આધારે નિયમ બનાવો.
• સૂત્રો - વધુ વ્યક્ત કરવાની મંજૂરી આપોજટિલ પરિસ્થિતિઓ જેમ કે આ ઉદાહરણમાં છે.

ઉદાહરણ તરીકે, ચાલો એક નિયમ બનાવીએ જે વપરાશકર્તાઓને 1000 અને 9999 ની વચ્ચે પૂર્ણ સંખ્યા દાખલ કરવા માટે પ્રતિબંધિત કરે છે:

માન્યતાના નિયમની ગોઠવણી સાથે, ક્યાં તો ડેટા માન્યતા વિન્ડોને બંધ કરવા માટે ઓકે ક્લિક કરો અથવા ઇનપુટ સંદેશ અથવા/અને ભૂલ ચેતવણી ઉમેરવા માટે અન્ય ટેબ પર સ્વિચ કરો.

3. ઇનપુટ સંદેશ ઉમેરો (વૈકલ્પિક)

જો તમે કોઈ સંદેશ પ્રદર્શિત કરવા માંગતા હો જે વપરાશકર્તાને સમજાવે કે આપેલ સેલમાં કયા ડેટાની મંજૂરી છે, તો ઈનપુટ સંદેશ ટેબ ખોલો અને નીચે મુજબ કરો:

• ખાતરી કરો કે જ્યારે સેલ પસંદ થયેલ હોય ત્યારે ઇનપુટ સંદેશ બતાવો બોક્સ ચેક કરેલ છે.
• તમારા સંદેશનું શીર્ષક અને ટેક્સ્ટ અનુરૂપ ફીલ્ડ્સમાં દાખલ કરો.<11
• સંવાદ વિન્ડો બંધ કરવા માટે ઓકે ક્લિક કરો.

જેમ કે વપરાશકર્તા માન્ય કરેલ સેલ પસંદ કરે છે, તેમ તેમ નીચેનો સંદેશ આવશે બતાવો:

4. ભૂલ ચેતવણી પ્રદર્શિત કરો (વૈકલ્પિક)

ઇનપુટ સંદેશ ઉપરાંત, જ્યારે કોષમાં અમાન્ય ડેટા દાખલ કરવામાં આવે ત્યારે તમે નીચેનામાંથી એક ભૂલ ચેતવણીઓ બતાવી શકો છો.

ચેતવણી પ્રકાર	વર્ણન
રોકો (ડિફોલ્ટ)	સૌથી કડક ચેતવણી પ્રકાર જે વપરાશકર્તાઓને અમાન્ય ડેટા દાખલ કરતા અટકાવે છે. તમે અલગ મૂલ્ય લખવા માટે ફરી પ્રયાસ કરો ક્લિક કરો અથવા એન્ટ્રી દૂર કરવા માટે રદ કરો ક્લિક કરો.
ચેતવણી	વપરાશકર્તાઓને ચેતવણી આપે છે કે ડેટા અમાન્ય છે, પરંતુ તેમ કરતું નથીતેને દાખલ કરવાથી અટકાવો. તમે અમાન્ય એન્ટ્રી ઇનપુટ કરવા માટે હા ક્લિક કરો, તેને એડિટ કરવા માટે ના ક્લિક કરો અથવા એન્ટ્રી દૂર કરવા માટે રદ કરો ક્લિક કરો.
માહિતી	સૌથી વધુ અનુમતિ આપતો ચેતવણી પ્રકાર કે જે ફક્ત અમાન્ય ડેટા એન્ટ્રી વિશે જ વપરાશકર્તાઓને જાણ કરે છે. તમે અમાન્ય મૂલ્ય દાખલ કરવા માટે ઓકે ક્લિક કરો અથવા તેને સેલમાંથી દૂર કરવા માટે રદ કરો ક્લિક કરો.

કસ્ટમ એરર મેસેજને ગોઠવવા માટે, ભૂલ ચેતવણી ટેબ પર જાઓ અને નીચેના પરિમાણોને વ્યાખ્યાયિત કરો:

• ચેક કરો અમાન્ય ડેટા દાખલ થયા પછી ભૂલ ચેતવણી બતાવો બોક્સ (સામાન્ય રીતે ડિફૉલ્ટ રૂપે પસંદ કરવામાં આવે છે).
• શૈલી બોક્સમાં, ઇચ્છિત ચેતવણી પ્રકાર પસંદ કરો.
• સંબંધિતમાં ભૂલ સંદેશનું શીર્ષક અને ટેક્સ્ટ દાખલ કરો બોક્સ.
• ઓકે ક્લિક કરો.

અને હવે, જો વપરાશકર્તા અમાન્ય ડેટા દાખલ કરે છે, તો એક્સેલ એક વિશેષ પ્રદર્શિત કરશે. ભૂલ સમજાવતી ચેતવણી (જેમ કે આ ટ્યુટોરીયલની શરૂઆતમાં બતાવેલ છે).

નોંધ. જો તમે તમારો પોતાનો સંદેશ લખો નહીં, તો નીચેના ટેક્સ્ટ સાથે ડિફૉલ્ટ સ્ટોપ એલર્ટ દેખાશે: આ મૂલ્ય આ સેલ માટે વ્યાખ્યાયિત ડેટા માન્યતા પ્રતિબંધો સાથે મેળ ખાતું નથી .

એક્સેલ ડેટા માન્યતા ઉદાહરણો

એક્સેલમાં ડેટા માન્યતા નિયમ ઉમેરતી વખતે, તમે પૂર્વવ્યાખ્યાયિત સેટિંગ્સમાંથી એક પસંદ કરી શકો છો અથવા તમારા પોતાના માન્યતા ફોર્મ્યુલાના આધારે કસ્ટમ માપદંડનો ઉલ્લેખ કરી શકો છો. નીચે આપણે દરેક બિલ્ટ-ઇન વિકલ્પોની ચર્ચા કરીશું અને આવતા અઠવાડિયેએક અલગ ટ્યુટોરીયલમાં કસ્ટમ ફોર્મ્યુલા સાથે એક્સેલ ડેટા વેલિડેશન પર નજીકથી નજર કરવામાં આવશે.

જેમ તમે પહેલાથી જ જાણો છો, માન્યતા માપદંડ ડેટા વેલિડેશનના સેટિંગ્સ ટેબ પર વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવ્યા છે. સંવાદ બોક્સ ( ડેટા ટેબ > ડેટા માન્યતા ).

સંપૂર્ણ સંખ્યાઓ અને દશાંશ

ડેટા એન્ટ્રીને <8 સુધી પ્રતિબંધિત કરવા માટે>સંપૂર્ણ સંખ્યા અથવા દશાંશ , મંજૂરી આપો બોક્સમાં અનુરૂપ વસ્તુ પસંદ કરો. અને પછી, ડેટા બોક્સમાં નીચેનામાંથી એક માપદંડ પસંદ કરો:

• સમકક્ષ અથવા નથી બરાબર ઉલ્લેખિત નંબર
• કરતાં વધુ અથવા કરતાં ઓછી ઉલ્લેખિત સંખ્યા
• બે નંબરની વચ્ચે અથવા ની વચ્ચે નહીં સંખ્યાઓની તે શ્રેણીને બાકાત રાખવા માટે

ઉદાહરણ તરીકે, તમે આ રીતે એક્સેલ માન્યતા નિયમ બનાવો છો જે 0:

તારીખને માન્ય કરવા માટે, મંજૂરી આપો બોક્સમાં તારીખ પસંદ કરો અને પછી ડેટા<માં યોગ્ય માપદંડ પસંદ કરો. 9> બોક્સ. પસંદ કરવા માટે ઘણા બધા પૂર્વવ્યાખ્યાયિત વિકલ્પો છે: માત્ર બે તારીખો વચ્ચેની તારીખોને જ મંજૂરી આપો, ચોક્કસ તારીખ કરતાં મોટી અથવા ઓછી અને વધુ.

તે જ રીતે, સમયને માન્ય કરવા માટે, પસંદ કરો. મંજૂરી આપો બોક્સમાં સમય , અને પછી જરૂરી માપદંડો વ્યાખ્યાયિત કરો.

ઉદાહરણ તરીકે, B1 અને માં પ્રારંભ તારીખ વચ્ચેની તારીખોને મંજૂરી આપવા માટે B2 માં સમાપ્તિ તારીખ , આ એક્સેલ લાગુ કરોતારીખ માન્યતા નિયમ:

આજના ડેટા અને વર્તમાન સમયના આધારે એન્ટ્રીઓને માન્ય કરવા માટે, આ ઉદાહરણોમાં બતાવ્યા પ્રમાણે તમારા પોતાના ડેટા માન્યતા ફોર્મ્યુલા બનાવો:

• આજની તારીખના આધારે તારીખો માન્ય કરો
• વર્તમાન સમયના આધારે સમયને માન્ય કરો

ટેક્સ્ટ લંબાઈ

ચોક્કસ લંબાઈના ડેટા એન્ટ્રીને મંજૂરી આપવા માટે, ટેક્સ્ટ પસંદ કરો લંબાઈ મંજૂરી આપો બોક્સમાં, અને તમારા વ્યવસાયના તર્ક અનુસાર માન્યતા માપદંડ પસંદ કરો.

ઉદાહરણ તરીકે, ઇનપુટને 10 અક્ષરો સુધી મર્યાદિત કરવા માટે, આ નિયમ બનાવો:

નોંધ. ટેક્સ્ટ લંબાઈ વિકલ્પ અક્ષરોની સંખ્યાને મર્યાદિત કરે છે પરંતુ ડેટા પ્રકારને નહીં, એટલે કે ઉપરોક્ત નિયમ અનુક્રમે 10 અક્ષરો અથવા 10 અંકોથી નીચેના ટેક્સ્ટ અને સંખ્યાઓને મંજૂરી આપશે.

એક્સેલ ડેટા માન્યતા સૂચિ (ડ્રોપ-ડાઉન)

કોષ અથવા કોષોના જૂથમાં આઇટમ્સની ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ ઉમેરવા માટે, લક્ષ્ય કોષો પસંદ કરો અને નીચેના કરો:

1. ડેટા માન્યતા સંવાદ બોક્સ ( ડેટા ટેબ > ડેટા માન્યતા ).
2. સેટિંગ્સ ટેબ પર, <8 પસંદ કરો મંજૂરી આપો બૉક્સમાં>સૂચિ .
3. સ્રોત બૉક્સમાં, અલ્પવિરામ દ્વારા વિભાજિત, તમારી એક્સેલ માન્યતા સૂચિની આઇટમ્સ ટાઇપ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, વપરાશકર્તાના ઇનપુટને ત્રણ પસંદગીઓ સુધી મર્યાદિત કરવા માટે, હા, ના, N/A લખો.
4. ખાતરી કરો કે ઇન-સેલ ડ્રોપડાઉન બોક્સ આમાં પસંદ કરેલ છે. ડ્રોપ-ડાઉન એરો સેલની બાજુમાં દેખાવા માટે ઓર્ડર કરો.
5. ક્લિક કરો ઠીક .

પરિણામી એક્સેલ ડેટા માન્યતા સૂચિ આના જેવી જ દેખાશે:

નોંધ. કૃપા કરીને ખાલી અવગણો વિકલ્પ સાથે સાવચેત રહો, જે ડિફોલ્ટ રૂપે પસંદ થયેલ છે. જો તમે નામની શ્રેણીના આધારે ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ બનાવી રહ્યા છો જેમાં ઓછામાં ઓછો એક ખાલી કોષ હોય, તો આ ચેક બોક્સ પસંદ કરવાથી માન્ય કોષમાં કોઈપણ મૂલ્ય દાખલ કરવાની મંજૂરી મળે છે. ઘણી પરિસ્થિતિઓમાં, તે માન્યતા સૂત્રો માટે પણ સાચું છે: જો ફોર્મ્યુલામાં સંદર્ભિત કોષ ખાલી હોય, તો માન્ય કોષમાં કોઈપણ મૂલ્યને મંજૂરી આપવામાં આવશે.

એક્સેલમાં ડેટા માન્યતા સૂચિ બનાવવાની અન્ય રીતો<14

અલ્પવિરામથી વિભાજિત સૂચિઓ સીધી સ્રોત બોક્સમાં સપ્લાય કરવી એ સૌથી ઝડપી રીત છે જે નાના ડ્રોપડાઉન માટે સારી રીતે કામ કરે છે જે ક્યારેય બદલવાની શક્યતા નથી. અન્ય પરિસ્થિતિઓમાં, તમે નીચેની રીતોમાંથી એક સાથે આગળ વધી શકો છો:

• કોષોની શ્રેણીમાંથી ડ્રોપડાઉન ડેટા માન્યતા સૂચિ
• નામિત શ્રેણીમાંથી ડાયનેમિક ડેટા માન્યતા સૂચિ
• એક્સેલ ટેબલમાંથી ડાયનેમિક ડેટા માન્યતા સૂચિ
• કેસ્કેડીંગ (આશ્રિત) ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ

કસ્ટમ ડેટા માન્યતા નિયમો

બિલ્ટ-ઇન એક્સેલ ડેટા માન્યતા ઉપરાંત આ ટ્યુટોરીયલમાં જે નિયમોની ચર્ચા કરવામાં આવી છે, તમે તમારા પોતાના ડેટા વેલિડેશન ફોર્મ્યુલા સાથે કસ્ટમ નિયમો બનાવી શકો છો. અહીં ફક્ત થોડા ઉદાહરણો છે:

• ફક્ત નંબરોને મંજૂરી આપો
• ફક્ત ટેક્સ્ટને મંજૂરી આપો
• ચોક્કસ અક્ષરોથી શરૂ થતા ટેક્સ્ટને મંજૂરી આપો
• ફક્ત અનન્ય એન્ટ્રીઓને મંજૂરી આપો અનેડુપ્લિકેટ્સ નામંજૂર કરો

વધુ ઉદાહરણો માટે, કૃપા કરીને કસ્ટમ ડેટા માન્યતા નિયમો અને ફોર્મ્યુલા જુઓ.

એક્સેલમાં ડેટા માન્યતાને કેવી રીતે સંપાદિત કરવી

એક્સેલ માન્યતા નિયમ બદલવા માટે, આ પગલાંઓ કરો:

1. કોઈપણ માન્ય કોષો પસંદ કરો.
2. ડેટા માન્યતા સંવાદ બોક્સ ખોલો ( ડેટા ટેબ > ડેટા વેલિડેશન ).
3. જરૂરી ફેરફારો કરો.
4. કોપી કરવા માટે આ ફેરફારોને સમાન સેટિંગ્સ સાથે અન્ય તમામ કોષોમાં લાગુ કરો ચેક બોક્સ પસંદ કરો. મૂળ માન્યતા માપદંડ સાથે તમે અન્ય તમામ કોષોમાં કરેલા ફેરફારો.
5. ફેરફારો સાચવવા માટે ઓકે ક્લિક કરો.

ઉદાહરણ તરીકે, તમે તમારા સ્રોત બૉક્સમાંથી આઇટમ્સ ઉમેરીને અથવા દૂર કરીને એક્સેલ ડેટા માન્યતા સૂચિ, અને સમાન ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ ધરાવતા અન્ય તમામ કોષો પર આ ફેરફારો લાગુ કરો:

અન્ય કોષોમાં એક્સેલ ડેટા માન્યતા નિયમની નકલ કેવી રીતે કરવી

જો તમે એક કોષ માટે ડેટા માન્યતા ગોઠવી દીધી હોય અને તે જ માપદંડ સાથે અન્ય કોષોને માન્ય કરવા માંગતા હો, તો તમે તમારે શરૂઆતથી નિયમ ફરીથી બનાવવાની જરૂર નથી.

એક્સેલમાં માન્યતા નિયમની નકલ કરવા માટે, આ 4 ઝડપી પગલાંઓ કરો:

1. કોષ પસંદ કરો કે જેમાં માન્યતા નિયમ લાગુ થાય છે અને તેની નકલ કરવા માટે Ctrl + C દબાવો.
2. તમે માન્ય કરવા માંગો છો તે અન્ય કોષો પસંદ કરો. બિન-સંલગ્ન કોષોને પસંદ કરવા માટે, સેલ પસંદ કરતી વખતે Ctrl કી દબાવી રાખો.
3. પસંદગી પર જમણું-ક્લિક કરો, પેસ્ટ કરો ક્લિક કરોવિશેષ , અને પછી માન્યતા વિકલ્પ પસંદ કરો.

   વૈકલ્પિક રીતે, સ્પેશિયલ પેસ્ટ કરો > માન્યતા શોર્ટકટ દબાવો: Ctrl + Alt + V , પછી N .

4. ઓકે<ક્લિક કરો 2>.

ટીપ. અન્ય કોષોમાં ડેટા માન્યતાની નકલ કરવાને બદલે, તમે તમારા ડેટાસેટને એક્સેલ ટેબલમાં કન્વર્ટ કરી શકો છો. જેમ જેમ તમે કોષ્ટકમાં વધુ પંક્તિઓ ઉમેરશો તેમ, એક્સેલ તમારા માન્યતા નિયમને નવી પંક્તિઓ પર આપમેળે લાગુ કરશે.

એક્સેલમાં ડેટા માન્યતા ધરાવતા કોષો કેવી રીતે શોધવી

વર્તમાનમાં તમામ માન્ય કોષોને ઝડપથી શોધવા માટે વર્કશીટ, હોમ ટેબ > એડિટિંગ જૂથ પર જાઓ અને શોધો & પસંદ કરો > ડેટા માન્યતા :

આ તે બધા કોષોને પસંદ કરશે કે જેના પર કોઈપણ ડેટા માન્યતા નિયમો લાગુ કર્યા છે:

એક્સેલમાં ડેટા માન્યતા કેવી રીતે દૂર કરવી

એકંદરે, એક્સેલમાં માન્યતા દૂર કરવાની બે રીતો છે: માઇક્રોસોફ્ટ દ્વારા ડિઝાઇન કરાયેલ માનક અભિગમ અને એક્સેલ દ્વારા ઘડવામાં આવેલી માઉસ-ફ્રી તકનીક ગીક્સ કે જેઓ એકદમ જરૂરી ન હોય ત્યાં સુધી કીબોર્ડ પરથી ક્યારેય હાથ હટાવતા નથી (દા.ત. એક કપ કોફી લેવા માટે :)

પદ્ધતિ 1: ડેટા માન્યતા દૂર કરવાની નિયમિત રીત

સામાન્ય રીતે, ડેટા માન્યતા દૂર કરવા માટે એક્સેલ વર્કશીટ્સમાં, તમે આ પગલાંઓ સાથે આગળ વધો:

1. ડેટા માન્યતા સાથે સેલ પસંદ કરો.
2. ડેટા ટેબ પર, <1 પર ક્લિક કરો>ડેટા માન્યતા બટન.
3. સેટિંગ્સ ટેબ પર, બધા સાફ કરો પર ક્લિક કરો.