De tutorial ferklearret hoe't jo gegevensvalidaasje dwaan yn Excel: meitsje in falidaasjeregel foar sifers, datums of tekstwearden, meitsje gegevensvalidaasjelisten, kopiearje gegevensvalidaasje nei oare sellen, fine ûnjildige yngongen, reparearje en ferwiderje gegevensvalidaasje .

As jo ​​in wurkboek foar jo brûkers ynstelle, wolle jo faaks ynformaasjeynfier yn spesifike sellen kontrolearje om derfoar te soargjen dat alle gegevensyngongen akkuraat en konsekwint binne. Jo kinne ûnder oaren allinich bepaalde gegevenstypes tastean, lykas sifers of datums yn in sel, of nûmers beheine ta in bepaald berik en tekst ta in opjûne lingte. Jo kinne sels in foarôf definieare list mei akseptabele yngongen leverje om mooglike flaters te eliminearjen. Excel Data Validation lit jo al dizze dingen dwaan yn alle ferzjes fan Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 en leger.

Wat is datavalidaasje yn Excel?

Excel Data Validation is in funksje dy't brûkersynfier beheint (validearret) ta in wurkblêd. Technysk meitsje jo in falidaasjeregel dy't kontrolearret hokker soarte fan gegevens yn in bepaalde sel ynfierd wurde kinne.

Hjir binne mar in pear foarbylden fan wat de gegevensvalidaasje fan Excel kin dwaan:

• Tastean allinnich numerike of tekst wearden yn in sel.
• Allinich sifers tastean binnen in spesifisearre berik .
• Gegevens tastean yngongen fan in spesifike lingte .
• Beheine datums en tiden bûten in opjûneknop, en klik dan op OK .



Tips:

1. Om gegevensvalidaasje te ferwiderjen fan alle sellen op it hjoeddeiske blêd, brûk de Find & amp; Selektearje funksje om alle falidearre sellen te selektearjen.
2. Om in bepaalde gegevensvalidaasjeregel te ferwiderjen, selektearje elke sel mei dy regel, iepenje it dialoochfinster Datavalidaasje , kontrolearje it fakje Dizze wizigingen tapasse op alle oare sellen mei deselde ynstellings , en klik dan op de knop Alles wiskje .

Sa't jo sjogge, is de standert metoade is frij fluch, mar fereasket in pear mûsklikken, gjin grutte deal wat my oanbelanget. Mar as jo leaver wurkje mei it toetseboerd boppe in mûs, kinne jo de folgjende oanpak oansprekkend fine.

Metoade 2: Spesjaal plakke om regels foar gegevensvalidaasje te wiskjen

De jure, Excel Paste Special is ûntwurpen foar it plakken fan spesifike eleminten fan kopiearre sellen. De facto kin it folle mear nuttige dingen dwaan. It kin ûnder oaren gegevensvalidaasjeregels yn in wurkblêd fluch fuortsmite. Hjir is hoe:

1. Selektearje in lege sel sûnder gegevensvalidaasje, en druk op Ctrl + C om it te kopiearjen.
2. Selektearje de sellen wêrfan jo gegevensvalidaasje fuortsmite wolle.
3. Druk op Ctrl + Alt + V , dan N , dat is de fluchtoets foar Spesjaal plakke > Datavalidaasje .
4. Druk op Enter. Dien!

Tips foar validaasje fan Excel-gegevens

No't jo de basis witte fan gegevensvalidaasje yn Excel, lit mydiel in pear tips dy't jo regels in stik effektiver meitsje kinne.

Excel-gegevensvalidaasje basearre op in oare sel

Ynstee fan wearden direkt yn de kritearia-fakjes te typen, kinne jo se yn guon ynfiere sellen, en ferwize dan nei dy sellen. As jo ​​beslute om de falidaasjebetingsten letter te feroarjen, sille jo gewoan nije nûmers op it blêd ynfiere, sûnder de regel te bewurkjen.

Om in selferwizing yn te fieren, typ it yn de fak foarôfgeand troch in lykweardich teken, of klik op de pylk neist it fak, en selektearje dan de sel mei de mûs. Jo kinne ek oeral yn it fak klikke, en dan de sel op it blêd selektearje.

Om bygelyks elk folslein getal oars as it nûmer yn A1 ta te stean, kies de net gelyk oan kritearia yn it fak Gegevens en typ =$A$1 yn it fak Wearde :



Om in stap fierder te nimmen, kinne jo in formule yn 'e ferwiisde sel, en lit Excel de ynfier falidearje op basis fan dy formule.

Bygelyks, om brûkers te beheinen ta it ynfieren fan datums nei de datum fan hjoed, typ de =TODAY() -formule yn guon sel, sis B1, en set dan in datum-validaasjeregel op basearre op dy sel:



Of, jo kinne de =TODAY() -formule direkt yn 'e Startdatum ynfiere. doaze, dat itselde effekt sil hawwe.

Formule-basearre falidaasjeregels

Yn situaasjes as it net mooglik is om in winske falidaasjekritearia te definiearjen basearre op in wearde of selreferinsje, kinne jo it útdrukke mei in formule.

Bygelyks, om de ynfier te beheinen ta de minimale en maksimale wearden yn de besteande list mei nûmers, sis A1:A10, brûk de folgjende formules:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



Tink asjebleaft dat wy it berik beskoattelje troch it $-teken (absolute selferwizings) te brûken, sadat ús Excel-validaasjeregel wurket korrekt foar alle selektearre sellen.

Hoe kinne jo ûnjildige gegevens fine op it blêd

Hoewol Microsoft Excel it tapassen fan gegevensvalidaasje op sellen dy't al gegevens yn hawwe, sil jo net ynformearje as guon fan de besteande wearden foldogge net oan de falidaasjekritearia.

Om ûnjildige gegevens te finen dy't yn jo wurkblêden west hawwe foardat jo gegevensvalidaasje tafoege hawwe, gean nei it ljepblêd Gegevens en klikje op Gegevensvalidaasje > Unjildige gegevens foar sirkel .



Dit sil alle sellen markearje dy't net foldogge oan de falidaasjekritearia:



Sadree't jo in ûnjildige yngong korrigearje, sil de sirkel automatysk fuort wêze. Om alle sirkels te ferwiderjen, gean nei it ljepblêd Gegevens en klik op Gegevensvalidaasje > Falidaasjesirkels wiskje .

Hoe kinne jo in wurkblêd beskermje mei gegevensvalidaasje

In gefal jo wurkblêd of wurkboek mei wachtwurd beskermje wolle, konfigurearje dan earst de winske gegevensvalidaasjeynstellingen en beskermje dan it blêd. It is wichtich dat jo validearre sellen ûntsluten foardat jo beskermjeit wurkblêd, oars kinne jo brûkers gjin gegevens yn dy sellen ynfiere. Foar de detaillearre rjochtlinen, sjoch asjebleaft Hoe kinne jo bepaalde sellen op in beskerme blêd ûntsluten.

Hoe kinne jo in wurkboek diele mei gegevensvalidaasje

Om meardere brûkers te tastean om gear te wurkjen oan it wurkboek, wês wis dat jo diel it wurkboek neidat jo gegevensvalidaasje dien hawwe. Nei it dielen fan it wurkboek sille jo gegevensvalidaasjeregels wurkje, mar jo kinne se net feroarje, noch nije regels taheakje.

Excel Data Validation wurket net

As datavalidaasje isn 't wurket net goed yn jo wurkblêden, it is nei alle gedachten troch ien fan de folgjende redenen.

Gegevensvalidaasje wurket net foar kopiearre gegevens

Gegevensvalidaasje yn Excel is ûntworpen om te ferbieden it typen fan ûnjildiche gegevens direkt yn in sel, mar it kin brûkers net stopje fan it kopiearjen fan ûnjildige gegevens. Hoewol d'r gjin manier is om fluchtoetsen foar kopiearje / plakke út te skeakeljen (oars dan troch VBA te brûken), kinne jo op syn minst it kopiearjen fan gegevens foarkomme troch sellen te slepen en te fallen. Om dit te dwaan, gean nei Triem > Opsjes > Avansearre > Bewurkingsopsjes , en wiskje de Fill ynskeakelje handgreep en sel slepe-en-drop karfakje.



Excel-gegevensvalidaasje is net beskikber as yn selbewurkingsmodus

It kommando Gegevensvalidaasje is net beskikber (griis) as jo gegevens yn in sel ynfiere of wizigje. Neidat jo klear binne mei it bewurkjen fan de sel,druk op Enter of Esc om de bewurkingsmodus te ferlitten, en doch dan gegevensvalidaasje.

Gegevensvalidaasje kin net tapast wurde op in beskerme of dield wurkboek

Hoewol't de besteande falidaasjeregels yn beskerme en dield wurkje wurkboeken, is it net mooglik om ynstellings foar gegevensvalidaasje te feroarjen of nije regels yn te stellen. Om dit te dwaan, ûntsiferje en/of beskermje jo wurkboek earst.

Ferkearde formules foar gegevensvalidaasje

By it dwaan fan formule-basearre gegevensvalidaasje yn Excel, binne d'r trije wichtige dingen om te kontrolearjen:

Sjoch ek: Hoe kinne jo Goal Seek yn Excel brûke om wat-as-analyse te dwaan
• In falidaasjeformule jout gjin flaters werom.
• In formule ferwiist net nei lege sellen.
• Geskikte selferwizings wurde brûkt.

Foar mear ynformaasje, sjoch asjebleaft Oanpaste gegevensvalidaasjeregel wurket net.

Handmatige werberekkening is ynskeakele

As de Hânliedingmodus yn jo Excel ynskeakele is, kinne net berekkene formules foarkomme dat gegevens goed falidearre wurde . Om de Excel-berekkeningsopsje werom te feroarjen nei automatysk, gean nei de Formules ljepper > Berekkening groep, klikje op de knop Berekkeningsopsjes en klik dan op Automatysk .

Sjoch foar mear ynformaasje Automatyske berekkening tsjin hânmjittige berekkening.

Dat is hoe't jo gegevensvalidaasje tafoegje en brûke yn Excel. Ik tankje jo foar it lêzen en hoopje jo nije wike op ús blog te sjen!

berik .
• Yngongen beheine ta in seleksje út in útklaplist .
• Falidearje in yngong basearre op in oare sel .
• Lit in ynfierberjocht as de brûker in sel selekteart.
• Toan in warskôgingsberjocht as ferkearde gegevens ynfierd binne.
• Fyn ferkearde yngongen yn falidearre sellen.

Jo kinne bygelyks in regel ynstelle dy't it ynfieren fan gegevens beheint ta 4-sifers nûmers tusken 1000 en 9999. As de brûker typt wat oars, Excel sil in flaterwarskôging sjen litte dy't ferklearret wat se ferkeard dien hawwe:

Hoe kinne jo gegevensvalidaasje dwaan yn Excel

Om gegevens ta te foegjen validaasje yn Excel, fier de folgjende stappen.

1. Iepenje it dialoochfinster Data Validation

Selektearje ien of mear sellen om te falidearjen, gean nei de Data ljepper > Data Tools groep, en klikje op de Data Validaasje knop.

Jo kinne ek it dialoochfinster Data Validation iepenje troch op Alt & GT; D & GT; L , mei elke toets apart yndrukt.

2. Meitsje in Excel-validaasjeregel

Op it ljepblêd Ynstellings definiearje de falidaasjekritearia neffens jo behoeften. Yn 'e kritearia kinne jo ien fan' e folgjende leverje:

• Wearden - typ nûmers yn 'e kritearia-fakjes lykas werjûn yn 'e skermprint hjirûnder.
• Selferwizings - meitsje in regel basearre op in wearde of formule yn in oare sel.
• Formules - tastean mear út te drukkenkomplekse betingsten lykas yn dit foarbyld.

Litte wy as foarbyld in regel meitsje dy't brûkers beheind ta it ynfieren fan in hiel getal tusken 1000 en 9999:

Mei de falidaasjeregel ynsteld, klik dan op OK om it finster Gegevensvalidaasje te sluten of wikselje nei in oare ljepper om in ynfierberjocht of/en flateralarm ta te foegjen.

3. Foegje in ynfierberjocht ta (opsjoneel)

As jo ​​in berjocht werjaan wolle dat de brûker ferklearret hokker gegevens tastien binne yn in opjûne sel, iepenje dan de ljepper Ynfierberjocht en doch it folgjende:

• Soargje dat it fakje Ynfierberjocht sjen litte as sel selektearre is ynskeakele is.
• Fier de titel en tekst fan jo berjocht yn yn de byhearrende fjilden.
• Klik op OK om it dialoochfinster te sluten.

Sa gau as de brûker de falidearre sel selektearret, sil it folgjende berjocht sjen litte:

4. In flateralarm werjaan (opsjoneel)

Njonken it ynfierberjocht kinne jo ien fan 'e folgjende flaterwarskôgings sjen litte as ûnjildige gegevens yn in sel ynfierd wurde.

Alerttype	Beskriuwing
Stop (standert)	It strangste warskôgingstype dat foarkomt dat brûkers ûnjildige gegevens ynfiere. Jo klikke op Opnij om in oare wearde yn te typen of Ofbrekke om de yngong te ferwiderjen.
Warskôging	Warskôget brûkers dat de gegevens ûnjildich binne, mar netfoarkomme dat jo it ynfiere. Jo klikke op Ja om de ûnjildige yngong yn te fieren, Nee om it te bewurkjen, of Ofbrekke om de yngong te ferwiderjen.
Ynformaasje	It meast permissive warskôgingstype dat allinich brûkers ynformearret oer in ûnjildige gegevensynfier. Jo klikke op Okee om de ûnjildige wearde yn te fieren of Ofbrekke om it út de sel te ferwiderjen.

Om in oanpast flaterberjocht te konfigurearjen, gean dan nei it ljepblêd Flateralarm en definiearje de folgjende parameters:

• Kontrolearje de Flateralarm sjen litte neidat ûnjildige gegevens ynfierd binne fakje (meastal standert selektearre).
• Selektearje yn it fak Styl it winske warskôgingstype.
• Fier de titel en tekst fan it flaterberjocht yn yn it byhearrende doazen.
• Klik op OK .

En no, as de brûker ûnjildige gegevens ynfiert, sil Excel in spesjale warskôging dy't de flater ferklearje (lykas werjûn yn it begjin fan dizze tutorial).

Opmerking. As jo ​​jo eigen berjocht net ynfiere, sil de standert Stop-alarm ferskine mei de folgjende tekst: Dizze wearde komt net oerien mei de beheiningen foar gegevensvalidaasje definiearre foar dizze sel .

Excel-gegevensvalidaasjefoarbylden

By it tafoegjen fan in gegevensvalidaasjeregel yn Excel, kinne jo ien fan 'e foarôf definieare ynstellings kieze of oanpaste kritearia opjaan op basis fan jo eigen falidaasjeformule. Hjirûnder sille wy elk fan 'e ynboude opsjes beprate, en nije wike wysil in tichterby besjen op Excel-gegevensvalidaasje mei oanpaste formules yn in aparte tutorial.

Sa't jo al witte, binne de falidaasjekritearia definiearre op it ljepblêd Ynstellings fan 'e Datavalidaasje dialoochfinster ( Data tab > Data Validation ).

Hele getallen en desimalen

Om gegevensynfier te beheinen ta in heech getal of desimaal , selektearje it oerienkommende item yn it fak Tastean . En kies dan ien fan de folgjende kritearia yn it fak Data :

• Lyk oan of net lyk oan it opjûne nûmer
• Groter as of minder dan it oantsjutte getal
• Tusken de twa nûmers of net tusken om dat berik fan nûmers út te sluten

Dit is bygelyks hoe't jo in Excel-validaasjeregel meitsje dy't elk folslein getal grutter dan 0 tastean:

Datum en tiid falidaasje yn Excel

Om datums te falidearjen, selektearje Datum yn it fak Tastean , en kies dan in passend kritearium yn 'e Data fak. D'r binne nochal in protte foardefinieare opsjes om út te kiezen: tastean allinich datums tusken twa datums, gelyk oan, grutter as of minder as in spesifike datum, en mear.

Lyksa, om tiden te falidearjen, selektearje Tiid yn it fak Tastean , en definiearje dan de fereaske kritearia.

Bygelyks om allinich datums tusken Startdatum yn B1 en te tastean. Eindatum yn B2, tapasse dizze Exceldatum validaasjeregel:

Om yngongen te falidearjen basearre op hjoeddeistige gegevens en hjoeddeistige tiid, meitsje jo eigen gegevensvalidaasjeformules lykas werjûn yn dizze foarbylden:

• Dates befêstigje op basis fan de datum fan hjoed
• Tiiden falidearje op basis fan aktuele tiid

Tekslange

Om gegevensynfier fan in spesifike lingte ta te stean, selektearje Tekst lingte yn it fak Tastean , en kies de falidaasjekritearia yn oerienstimming mei jo bedriuwslogika.

Om bygelyks de ynfier te beheinen ta 10 tekens, meitsje dizze regel:

Opmerking. De opsje Tekstlengte beheint it oantal karakters mar net it gegevenstype, wat betsjut dat de boppesteande regel sawol tekst as sifers ûnder 10 tekens of 10 sifers tastean sil.

Excel-datavalidaasjelist (útklapmenu)

Om in útklaplist mei items ta te foegjen oan in sel of in groep sellen, selektearje de doelsellen en doch it folgjende:

1. Iepenje de Data Validation dialoochfinster ( Data tab > Data Validation ).
2. Op de Ynstellings ljepper, selektearje List yn it fak Tastean .
3. Typ yn it fak Boarne de items fan jo Excel-validaasjelist, skieden troch komma's. Om bygelyks de brûkersynfier te beheinen ta trije karren, typ Ja, Nee, N/A .
4. Soargje dat it fakje Yn-selle dropdown selektearre is yn oarderje dat de dellûkpylk neist de sel ferskynt.
5. Klik OK .

De resultearjende Excel-gegevensvalidaasjelist sil der sa útsjen:

Opmerking. Wês foarsichtich mei de opsje Leem negearje , dy't standert selektearre is. As jo ​​in útklaplist meitsje op basis fan in neamd berik dat op syn minst ien lege sel hat, kin it selektearjen fan dit karfakje elke wearde ynfiere yn 'e falidearre sel. Yn in protte situaasjes is it ek wier foar falidaasjeformules: as in sel ferwiisd yn 'e formule leech is, sil elke wearde tastien wurde yn' e falidearre sel.

Oare manieren om in gegevensvalidaasjelist yn Excel te meitsjen

Komma-skieden listen direkt yn it fak Boarne oanleverje is de rapste manier dy't goed wurket foar lytse dropdowns dy't net wierskynlik oait sille feroarje. Yn oare senario's kinne jo trochgean mei ien fan 'e folgjende manieren:

• Dropdown-gegevensvalidaasjelist út in berik fan sellen
• Dynamyske gegevensvalidaasjelist út in neamd berik
• Dynamyske gegevensvalidaasjelist út Excel-tabel
• Cascading (ôfhinklik) dropdownlist

Regels foar oanpaste gegevensvalidaasje

Njonken ynboude Excel-gegevensvalidaasje regels besprutsen yn dizze tutorial, kinne jo oanpaste regels meitsje mei jo eigen formules foar gegevensvalidaasje. Hjir binne mar in pear foarbylden:

• Allinich sifers tastean
• Allinnich tekst tastean
• Tekst tastean dy't begjint mei spesifike tekens
• Allinich unike yngongen tastean endisallow duplicates

Foar mear foarbylden, sjoch asjebleaft Oanpaste gegevensvalidaasjeregels en formules.

Hoe kinne jo gegevensvalidaasje yn Excel bewurkje

Om in Excel-validaasjeregel te feroarjen, fier dizze stappen út:

1. Selektearje ien fan de falidearre sellen.
2. Iepenje it dialoochfinster Data Validation ( Data tab > Data Validation ).
3. Bring de fereaske feroarings.
4. Selektearje it karfakje Dizze wizigingen tapasse op alle oare sellen mei deselde ynstellings om de wizigingen dy't jo makke hawwe yn alle oare sellen mei de orizjinele falidaasjekritearia.
5. Klik op OK om de wizigingen op te slaan.

Jo kinne bygelyks jo bewurkje Excel-gegevensvalidaasjelist troch items ta te foegjen of te ferwiderjen út it fak Boarne , en dizze wizigingen tapasse op alle oare sellen dy't deselde útklaplist befetsje:

Hoe kinne jo Excel-gegevensvalidaasjeregel kopiearje nei oare sellen

As jo ​​gegevensvalidaasje foar ien sel ynsteld hawwe en oare sellen wolle falidearje mei deselde kritearia, yo jo hoege de regel net fanôf it begjin oan te meitsjen.

Om de falidaasjeregel yn Excel te kopiearjen, fiere dizze 4 rappe stappen:

1. Selektearje de sel wêryn de falidaasje regel jildt en druk op Ctrl + C om it te kopiearjen.
2. Selektearje oare sellen dy't jo falidearje wolle. Om net-oangrinzjende sellen te selektearjen, drukke en hâld de Ctrl-kaai yngedrukt wylst jo de sellen selektearje.
3. Rjochtsklik op de seleksje, klik op PlakkeSpesjaal , en selektearje dan de Falidaasje opsje.

   Druk alternatyf op de Spesjaal plakke > Falidaasje fluchtoets: Ctrl + Alt + V , dan N .

4. Klik op OK .

Tip. Ynstee fan it kopiearjen fan gegevensvalidaasje nei oare sellen, kinne jo jo dataset konvertearje nei in Excel-tabel. As jo ​​mear rigen tafoegje oan 'e tabel, sil Excel jo falidaasjeregel automatysk tapasse op nije rigen.

Hoe kinne jo sellen fine mei gegevensvalidaasje yn Excel

Om alle falidearre sellen fluch te finen yn 'e aktuele wurkblêd, gean nei de Thús ljepper > Bewurkje groep, en klik op Fyn & Selektearje > Gegevensvalidaasje :

Dit sil alle sellen selektearje wêrop alle regels foar gegevensvalidaasje tapast binne:

Hoe kinne jo gegevensvalidaasje fuortsmite yn Excel

Algemien binne d'r twa manieren om falidaasje yn Excel te ferwiderjen: de standert oanpak ûntworpen troch Microsoft en de mûsfrije technyk betocht troch Excel geeks dy't de hannen noait fan it toetseboerd nimme soene, útsein as it perfoarst nedich is (bgl yn Excel-wurkblêden geane jo troch mei dizze stappen:

1. Selektearje de sellen mei gegevensvalidaasje.
2. Op it ljepblêd Gegevens klikje op de Gegevensvalidaasje knop.
3. Op it ljepblêd Ynstellings klikje op de Alles wiskje