Tutorialul explică cum se face validarea datelor în Excel: creați o regulă de validare pentru numere, date sau valori de text, faceți liste de validare a datelor, copiați validarea datelor în alte celule, găsiți intrările invalide, reparați și eliminați validarea datelor.

Atunci când configurați un registru de lucru pentru utilizatorii dvs., este posibil să doriți adesea să controlați informațiile introduse în anumite celule pentru a vă asigura că toate datele introduse sunt corecte și consecvente. Printre altele, este posibil să doriți să permiteți numai anumite tipuri de date, cum ar fi numere sau date într-o celulă, sau să limitați numerele la un anumit interval și textul la o anumită lungime. Este posibil să doriți chiar să furnizați o listă predefinită de date acceptabile pentruintrări pentru a elimina posibilele greșeli. Excel Data Validation vă permite să faceți toate aceste lucruri în toate versiunile Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 și versiunile inferioare.

Ce este validarea datelor în Excel?

Validarea datelor Excel este o caracteristică care restricționează (validează) intrările utilizatorului într-o foaie de calcul. Din punct de vedere tehnic, creați o regulă de validare care controlează ce fel de date pot fi introduse într-o anumită celulă.

Iată doar câteva exemple de ceea ce poate face validarea datelor din Excel:

• Permiteți numai numeric sau text valorile dintr-o celulă.
• Permiteți numai numerele din cadrul unui anumit gama .
• Permiteți intrări de date de un anumit lungime .
• Limitarea datelor și orelor în afara unui anumit gama .
• Restricționează intrările la o selecție dintr-un listă derulantă .
• Validarea unei intrări pe baza o altă celulă .
• Arată un mesaj de intrare atunci când utilizatorul selectează o celulă.
• Arată o mesaj de avertizare atunci când au fost introduse date incorecte.
• Găsiți intrări incorecte în celulele validate.

De exemplu, puteți seta o regulă care limitează introducerea datelor la numere de 4 cifre cuprinse între 1000 și 9999. Dacă utilizatorul tastează ceva diferit, Excel va afișa o alertă de eroare care îi va explica ce a greșit:

Cum se face validarea datelor în Excel

Pentru a adăuga validarea datelor în Excel, efectuați următorii pași.

1. Deschideți caseta de dialog Data Validation (Validare date)

Selectați una sau mai multe celule care urmează să fie validate, mergeți la fereastra Date tab> Instrumente de date și faceți clic pe butonul Validarea datelor buton.

De asemenea, puteți deschide caseta de dialog Data Validation (Validare date) apăsând Alt> D> L , cu fiecare tastă apăsată separat.

2. Creați o regulă de validare Excel

Pe Setări în fila , definiți criteriile de validare în funcție de necesitățile dvs. În criterii, puteți furniza oricare dintre următoarele:

• Valori - introduceți numere în căsuțele de criterii, așa cum se arată în imaginea de mai jos.
• Referințe de celule - să elaboreze o regulă pe baza unei valori sau formule dintr-o altă celulă.
• Formule - permit exprimarea unor condiții mai complexe, ca în acest exemplu.

Ca exemplu, să creăm o regulă care restricționează utilizatorii să introducă un număr întreg între 1000 și 9999:

Cu regula de validare configurată, faceți clic fie pe OK pentru a închide Validarea datelor sau treceți la o altă filă pentru a adăuga un mesaj de intrare și/sau o alertă de eroare.

3. Adăugați un mesaj de intrare (opțional)

Dacă doriți să afișați un mesaj care să explice utilizatorului ce date sunt permise într-o anumită celulă, deschideți fereastra de dialog Mesaj de intrare și efectuați următoarele acțiuni:

• Asigurați-vă că Afișarea mesajului de intrare atunci când este selectată celula este bifată.
• Introduceți titlul și textul mesajului dumneavoastră în câmpurile corespunzătoare.
• Faceți clic pe OK pentru a închide fereastra de dialog.

De îndată ce utilizatorul selectează celula validată, se afișează următorul mesaj:

4. Afișați o alertă de eroare (opțional)

În plus față de mesajul de introducere, puteți afișa una dintre următoarele alerte de eroare atunci când într-o celulă sunt introduse date nevalabile.

Tipul de alertă	Descriere
Stop (implicit)	Cel mai strict tip de alertă care împiedică utilizatorii să introducă date nevalabile. Faceți clic pe Reîncercare pentru a introduce o altă valoare sau Anulează pentru a elimina intrarea.
Avertisment	Avertizează utilizatorii că datele nu sunt valide, dar nu împiedică introducerea lor. Faceți clic pe Da pentru a introduce o intrare invalidă, Nu pentru a o edita, sau Anulează pentru a elimina intrarea.
Informații	Tipul de alertă cel mai permisiv, care informează utilizatorii doar cu privire la introducerea de date invalide. Faceți clic pe OK pentru a introduce o valoare invalidă sau Anulează pentru a o scoate din celulă.

Pentru a configura un mesaj de eroare personalizat, accesați pagina Alertă de eroare și definiți următorii parametri:

• Verificați Afișarea unei alerte de eroare după introducerea de date invalide (de obicei selectată în mod implicit).
• În Stil selectați tipul de alertă dorit.
• Introduceți titlul și textul mesajului de eroare în căsuțele corespunzătoare.
• Faceți clic pe OK .

Și acum, dacă utilizatorul introduce date invalide, Excel va afișa o alertă specială care explică eroarea (așa cum se arată la începutul acestui tutorial).

Notă. Dacă nu introduceți un mesaj propriu, se afișează mesajul implicit Alertă de oprire cu următorul text va apărea: Această valoare nu corespunde restricțiilor de validare a datelor definite pentru această celulă .

Exemple de validare a datelor Excel

Atunci când adăugați o regulă de validare a datelor în Excel, puteți alege una dintre setările predefinite sau puteți specifica criterii personalizate pe baza propriei formule de validare. Mai jos vom discuta fiecare dintre opțiunile încorporate, iar săptămâna viitoare vom examina mai îndeaproape validarea datelor Excel cu formule personalizate într-un tutorial separat.

După cum știți deja, criteriile de validare sunt definite în rubrica Setări din fila Validarea datelor caseta de dialog ( Date tab> Validarea datelor ).

Numere întregi și zecimale

Pentru a restricționa introducerea de date la un număr întreg sau zecimal , selectați elementul corespunzător din meniul Permiteți Apoi, alegeți unul dintre următoarele criterii în caseta Date cutie:

• Egal cu sau nu este egal cu numărul specificat
• Mai mare de sau mai puțin de numărul specificat
• Între cele două numere sau nu între pentru a exclude acest interval de numere

De exemplu, acesta este modul în care se creează o regulă de validare Excel care permite orice număr întreg mai mare decât 0:

Validarea datei și a orei în Excel

Pentru a valida datele, selectați Data în Permiteți și apoi alegeți un criteriu adecvat în caseta Date Există o mulțime de opțiuni predefinite din care puteți alege: permiteți doar datele dintre două date, egal cu, mai mare sau mai mic decât o anumită dată și multe altele.

În mod similar, pentru a valida orele, selectați Timp în Permiteți și apoi definiți criteriile necesare.

De exemplu, pentru a permite numai datele cuprinse între Data de începere în B1 și Data de încheiere în B2, aplicați această regulă de validare a datei Excel:

Pentru a valida intrările pe baza datelor de astăzi și a orei curente, creați propriile formule de validare a datelor, așa cum se arată în aceste exemple:

• Validarea datelor pe baza datei de astăzi
• Validarea orelor pe baza orei curente

Lungimea textului

Pentru a permite introducerea de date de o anumită lungime, selectați Lungimea textului în Permiteți și alegeți criteriile de validare în conformitate cu logica dvs. de afaceri.

De exemplu, pentru a limita introducerea la 10 caractere, creați această regulă:

Notă. Lungimea textului opțiunea limitează numărul de caractere, dar nu și tipul de date, ceea ce înseamnă că regula de mai sus va permite atât text, cât și numere sub 10 caractere, respectiv 10 cifre.

Lista de validare a datelor din Excel (listă derulantă)

Pentru a adăuga o listă derulantă de elemente la o celulă sau la un grup de celule, selectați celulele țintă și procedați după cum urmează:

1. Deschideți fereastra Validarea datelor caseta de dialog ( Date tab> Validarea datelor ).
2. Pe Setări fila, selectați Lista în Permiteți cutie.
3. În Sursa tastați elementele din lista de validare Excel, separate prin virgulă. De exemplu, pentru a limita introducerea de către utilizator la trei opțiuni, tastați Da, Nu, N/A .
4. Asigurați-vă că Picătură derulantă în celulă este selectată pentru ca săgeata derulantă să apară lângă celulă.
5. Faceți clic pe OK .

Lista de validare a datelor din Excel rezultată va arăta asemănător cu aceasta:

Notă. Vă rugăm să aveți grijă cu Ignoră spațiul gol opțiune, care este selectată în mod implicit. Dacă creați o listă derulantă bazată pe un interval numit care are cel puțin o celulă goală, selectarea acestei casete de selectare permite introducerea oricărei valori în celula validată. În multe situații, acest lucru este valabil și pentru formulele de validare: dacă o celulă la care se face referire în formulă este goală, orice valoare va fi permisă în celula validată.

Alte modalități de a crea o listă de validare a datelor în Excel

Furnizarea de liste separate prin virgulă direct în fișierul Sursa box este cea mai rapidă modalitate care funcționează bine pentru dropdown-uri mici care este puțin probabil să se schimbe vreodată. În alte scenarii, puteți proceda în unul dintre următoarele moduri:

• Lista de validare a datelor de tip dropdown dintr-un interval de celule
• Lista de validare dinamică a datelor dintr-un interval numit
• Lista dinamică de validare a datelor din tabelul Excel
• Lista derulantă în cascadă (dependentă)

Reguli personalizate de validare a datelor

În plus față de regulile de validare a datelor încorporate în Excel discutate în acest tutorial, puteți crea reguli personalizate cu propriile formule de validare a datelor. Iată doar câteva exemple:

• Permiteți numai numere
• Permiteți numai text
• Permiteți textul care începe cu anumite caractere
• Permiteți numai intrările unice și refuzați dublurile

Pentru mai multe exemple, consultați Reguli și formule de validare a datelor personalizate.

Cum să editați validarea datelor în Excel

Pentru a modifica o regulă de validare Excel, efectuați următorii pași:

1. Selectați oricare dintre celulele validate.
2. Deschideți fereastra Validarea datelor caseta de dialog ( Date tab> Validarea datelor ).
3. Efectuați modificările necesare.
4. Selectați Aplicați aceste modificări la toate celelalte celule cu aceleași setări pentru a copia modificările pe care le-ați făcut în toate celelalte celule cu criteriile de validare originale.
5. Faceți clic pe OK pentru a salva modificările.

De exemplu, puteți edita lista de validare a datelor din Excel adăugând sau eliminând elemente din lista Sursa și să se aplice aceste modificări tuturor celorlalte celule care conțin aceeași listă derulantă:

Cum să copiați regula de validare a datelor Excel în alte celule

Dacă ați configurat validarea datelor pentru o celulă și doriți să validați și alte celule cu aceleași criterii, nu trebuie să creați din nou regula de la zero.

Pentru a copia regula de validare în Excel, efectuați acești 4 pași rapizi:

1. Selectați celula la care se aplică regula de validare și apăsați Ctrl + C pentru a o copia.
2. Selectați alte celule pe care doriți să le validați. Pentru a selecta celule neadiacente, apăsați și mențineți apăsată tasta Ctrl în timp ce selectați celulele.
3. Faceți clic dreapta pe selecție, faceți clic pe Lipire specială , apoi selectați Validare opțiune.

   Alternativ, apăsați butonul Lipire specială > Validare scurtătură: Ctrl + Alt + V , apoi N .

4. Faceți clic pe OK .

Sfat. În loc să copiați validarea datelor în alte celule, puteți converti setul de date într-un tabel Excel. Pe măsură ce adăugați mai multe rânduri în tabel, Excel va aplica automat regula de validare la noile rânduri.

Cum să găsiți celule cu validare de date în Excel

Pentru a localiza rapid toate celulele validate din foaia de lucru curentă, accesați fereastra Acasă tab> Editare grup, apoi faceți clic pe Găsiți & Selectați > Validarea datelor :

Aceasta va selecta toate celulele cărora li s-au aplicat reguli de validare a datelor:

Cum să eliminați validarea datelor în Excel

În general, există două moduri de a elimina validarea în Excel: abordarea standard concepută de Microsoft și tehnica fără mouse, concepută de tocilarii Excel care nu și-ar lua mâinile de pe tastatură decât dacă este absolut necesar (de exemplu, pentru a lua o cafea :)

Metoda 1: Metoda obișnuită de eliminare a validării datelor

În mod normal, pentru a elimina validarea datelor din foile de lucru Excel, procedați după cum urmează:

1. Selectați celula (celulele) cu validarea datelor.
2. Pe Date fila, faceți clic pe butonul Validarea datelor buton.
3. Pe Setări fila, faceți clic pe butonul Ștergeți toate și apoi faceți clic pe OK .

Sfaturi:

1. Pentru a elimina validarea datelor din toate celulele pe foaia curentă, utilizați funcția Find & Select pentru a selecta toate celulele validate.
2. Pentru a elimina un o anumită regulă de validare a datelor , selectați orice celulă cu regula respectivă, deschideți fereastra Validarea datelor verificați caseta de dialog Aplicați aceste modificări la toate celelalte celule cu aceleași setări și apoi faceți clic pe caseta Ștergeți toate buton.

După cum vedeți, metoda standard este destul de rapidă, dar necesită câteva clicuri de mouse, ceea ce, din punctul meu de vedere, nu este mare lucru. Dar dacă preferați să lucrați cu tastatura în locul mouse-ului, s-ar putea să vă placă următoarea abordare.

Metoda 2: Paste Special pentru a șterge regulile de validare a datelor

De jure, Excel Paste Special este conceput pentru a lipi elemente specifice din celulele copiate. De facto, poate face multe alte lucruri utile. Printre altele, poate elimina rapid regulile de validare a datelor dintr-o foaie de calcul. Iată cum:

1. Selectați o celulă goală, fără validare de date, și apăsați Ctrl + C pentru a o copia.
2. Selectați celulele din care doriți să eliminați validarea datelor.
3. Apăsați Ctrl + Alt + V , apoi N , care este prescurtarea pentru Lipire specială > Validarea datelor .
4. Apăsați Enter . Gata!

Sfaturi pentru validarea datelor Excel

Acum că știți elementele de bază ale validării datelor în Excel, permiteți-mi să vă împărtășesc câteva sfaturi care vă pot face regulile mult mai eficiente.

Validarea datelor Excel pe baza unei alte celule

În loc să introduceți valorile direct în căsuțele de criterii, le puteți introduce în anumite celule și apoi să faceți trimitere la acele celule. Dacă decideți să modificați ulterior condițiile de validare, veți introduce pur și simplu noi numere în foaie, fără a fi nevoie să editați regula.

Pentru a introduce un referința celulei , fie îl introduceți în caseta precedată de un semn egal, fie faceți clic pe săgeata de lângă casetă și apoi selectați celula cu ajutorul mouse-ului. De asemenea, puteți face clic oriunde în interiorul casetei și apoi selectați celula pe foaie.

De exemplu, pentru a permite orice număr întreg, altul decât cel din A1, alegeți opțiunea nu este egal cu criteriile din Date și tastați =$A$1 în Valoare cutie:

Pentru a face un pas mai departe, puteți introduce un formula în celula la care se face referire și Excel validează intrarea pe baza formulei respective.

De exemplu, pentru a restricționa utilizatorii să introducă date ulterioare datei de astăzi, introduceți codul =TODAY() într-o celulă, de exemplu B1, și apoi setați o regulă de validare a datei pe baza acelei celule:

Sau, puteți introduce =TODAY() direct în formula Data de începere care va avea același efect.

Reguli de validare bazate pe formule

În situațiile în care nu este posibil să definiți un criteriu de validare dorit pe baza unei valori sau a unei referințe de celulă, îl puteți exprima folosind o formulă.

De exemplu, pentru a limita intrarea la valorile minime și maxime din lista existentă de numere, de exemplu A1:A10, utilizați următoarele formule:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Vă rugăm să acordați atenție faptului că blocăm intervalul utilizând semnul $ (referințe absolute de celule), astfel încât regula noastră de validare Excel să funcționeze corect pentru toate celulele selectate.

Cum să găsiți date invalide pe foaie

Deși Microsoft Excel permite aplicarea validării datelor la celulele care conțin deja date, nu vă va notifica dacă unele dintre valorile existente nu îndeplinesc criteriile de validare.

Pentru a găsi datele invalide care au ajuns în foile de calcul înainte de a adăuga validarea datelor, accesați Date și faceți clic pe Validarea datelor > Cercul Date invalide .

Aceasta va evidenția toate celulele care nu îndeplinesc criteriile de validare:

De îndată ce corectați o intrare invalidă, cercul va dispărea automat. Pentru a elimina toate cercurile, accesați pagina Date și faceți clic pe Validarea datelor > Cercuri de validare clare .

Cum să protejați o foaie de lucru cu validarea datelor

În cazul în care doriți să protejați foaia de lucru sau registrul de lucru cu parolă, configurați mai întâi setările de validare a datelor dorite și apoi protejați foaia. Este important să debloca celulele validate înainte de a proteja foaia de lucru, în caz contrar, utilizatorii dvs. nu vor putea introduce date în acele celule. Pentru instrucțiuni detaliate, consultați Cum să deblocați anumite celule dintr-o foaie protejată.

Cum să partajați un registru de lucru cu validarea datelor

Pentru a permite mai multor utilizatori să colaboreze la registrul de lucru, asigurați-vă că partajați registrul de lucru după ce ați efectuat validarea datelor. După partajarea registrului de lucru, regulile de validare a datelor vor continua să funcționeze, dar nu veți putea să le modificați și nici să adăugați reguli noi.

Validarea datelor Excel nu funcționează

Dacă validarea datelor nu funcționează corect în foile de lucru, cel mai probabil se datorează unuia dintre următoarele motive.

Validarea datelor nu funcționează pentru datele copiate

Validarea datelor în Excel este concepută pentru a interzice tastarea datelor invalide direct într-o celulă, dar nu poate împiedica utilizatorii să copieze date invalide. Deși nu există nicio modalitate de a dezactiva scurtăturile de copiere/lipire (în afară de utilizarea VBA), puteți cel puțin împiedica copierea datelor prin tragerea și plasarea celulelor. Pentru a face acest lucru, accesați Fișier > Opțiuni > Avansat > Opțiuni de editare , și ștergeți Activați mânerul de umplere și tragerea și aruncarea celulelor caseta de selectare.

Validarea datelor în Excel nu este disponibilă în modul de editare a celulelor

Comanda Data Validation (Validare date) nu este disponibilă (gri) dacă introduceți sau modificați date într-o celulă. După ce ați terminat de editat celula, apăsați Enter sau Esc pentru a ieși din modul de editare și apoi efectuați validarea datelor.

Validarea datelor nu poate fi aplicată unui registru de lucru protejat sau partajat

Deși regulile de validare existente continuă să funcționeze în registrele de lucru protejate și partajate, nu este posibil să modificați setările de validare a datelor sau să configurați reguli noi. Pentru a face acest lucru, anulați mai întâi partajarea și/sau deprotejarea registrului de lucru.

Formule de validare a datelor incorecte

Atunci când efectuați validarea datelor pe bază de formule în Excel, există trei lucruri importante care trebuie verificate:

• O formulă de validare nu returnează erori.
• O formulă nu face trimitere la celule goale.
• Se utilizează referințe corespunzătoare ale celulelor.

Pentru mai multe informații, consultați Regula de validare a datelor personalizate nu funcționează.

Recalcularea manuală este activată

Dacă modul de calcul manual este activat în Excel, formulele necalculate pot împiedica validarea corectă a datelor. Pentru a schimba opțiunea de calcul din Excel înapoi la automat, accesați pagina Formule tab> Calcul grup, faceți clic pe butonul Opțiuni de calcul și apoi faceți clic pe Automat .

Pentru mai multe informații, consultați Calcul automat vs. Calcul manual.

Iată cum adăugați și utilizați validarea datelor în Excel. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne vedem pe blog săptămâna viitoare!