У падручніку тлумачыцца, як зрабіць праверку даных у Excel: стварыць правіла праверкі для лічбаў, дат або тэкставых значэнняў, стварыць спісы праверкі даных, капіяваць праверку даных у іншыя ячэйкі, знайсці няправільныя запісы, выправіць і выдаліць праверку даных .

Пры наладжванні рабочай кнігі для вашых карыстальнікаў вы часта хочаце кантраляваць увод інфармацыі ў пэўныя ячэйкі, каб пераканацца, што ўсе запісы дадзеных дакладныя і паслядоўныя. Сярод іншага, вы можаце дазволіць толькі пэўны тып даных, напрыклад лічбы або даты ў ячэйцы, або абмежаваць лічбы пэўным дыяпазонам і тэкст да зададзенай даўжыні. Вы можаце нават захацець даць загадзя вызначаны спіс прымальных запісаў, каб выключыць магчымыя памылкі. Праверка даных Excel дазваляе рабіць усё гэта ва ўсіх версіях Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 і ніжэй.

Што такое праверка даных у Excel?

Праверка даных Excel - гэта функцыя, якая абмяжоўвае (праверае) увод карыстальнікам у працоўны ліст. Тэхнічна вы ствараеце правіла праверкі, якое кантралюе, якія даныя можна ўводзіць у пэўную ячэйку.

Вось толькі некалькі прыкладаў таго, што можа зрабіць праверка даных у Excel:

• Дазволіць толькі лічбавыя або тэкставыя значэнні ў ячэйцы.
• Дазволіць толькі лічбы ў межах вызначанага дыяпазону .
• Дазволіць дадзеныя запісы пэўнай даўжыні .
• Абмежаваць даты і час па-за зададзенымікнопку, а затым націсніце ОК .



Парады:

1. Каб выдаліць праверку даных з усе ячэйкі на бягучым аркушы, выкарыстоўвайце Find & Выберыце функцыю, каб выбраць усе правераныя ячэйкі.
2. Каб выдаліць пэўнае правіла праверкі даных , абярыце любую ячэйку з гэтым правілам, адкрыйце дыялогавае акно Праверка даных , адзначце сцяжок Ужыць гэтыя змены да ўсіх іншых ячэек з такімі ж наладамі , а затым націсніце кнопку Ачысціць усё .

Як бачыце, стандарт метад даволі хуткі, але патрабуе некалькіх пстрычак мышы, нічога страшнага, наколькі я занепакоены. Але калі вы аддаеце перавагу працаваць з клавіятурай, чым з мышкай, вам можа спадабацца наступны падыход.

Спосаб 2: Спецыяльная ўстаўка для выдалення правілаў праверкі даных

Дэ-юрэ распрацаваны Excel Paste Special для ўстаўкі пэўных элементаў скапіяваных вочак. Дэ-факта ён можа рабіць яшчэ шмат карысных рэчаў. Сярод іншага, ён можа хутка выдаліць правілы праверкі дадзеных у працоўным аркушы. Вось як:

1. Выберыце пустую ячэйку без праверкі даных і націсніце Ctrl + C, каб скапіяваць яе.
2. Вылучыце ячэйкі, з якіх вы хочаце выдаліць праверку даных.
3. Націсніце Ctrl + Alt + V , затым N , што з'яўляецца ярлыком для Спецыяльная ўстаўка > Праверка даных .
4. Націсніце Enter . Гатова!

Парады па праверцы даных Excel

Цяпер, калі вы ведаеце асновы праверкі даных у Excel, дазвольце мнепадзяліцеся некалькімі парадамі, якія могуць зрабіць вашы правілы нашмат больш эфектыўнымі.

Праверка даных Excel на аснове іншай ячэйкі

Замест таго, каб уводзіць значэнні непасрэдна ў палі крытэрыяў, вы можаце ўвесці іх у некаторыя ячэйкі, а затым спасылацца на гэтыя ячэйкі. Калі вы вырашыце змяніць умовы праверкі пазней, вы проста ўвядзеце новыя лічбы на аркушы, без неабходнасці рэдагаваць правіла.

Каб увесці спасылку на ячэйку , увядзіце яе ў поле, перад якім стаіць знак роўнасці, або пстрыкніце стрэлку побач з полем, а затым выберыце вочка з дапамогай мышы. Вы таксама можаце націснуць у любым месцы поля, а затым выбраць ячэйку на аркушы.

Напрыклад, каб дазволіць любое цэлае лік, акрамя ліку ў A1, абярыце не роўна крытэрыі ў поле Даныя і ўвядзіце =$A$1 у поле Значэнне :



Каб зрабіць крок далей, вы можаце ўвесці формула ў ячэйцы, на якую спасылаецца, і папытаеце Excel праверыць увод на аснове гэтай формулы.

Напрыклад, каб абмежаваць карыстальнікам магчымасць уводзіць даты пасля сённяшняй даты, увядзіце формулу =TODAY() у нейкую ячэйку, скажам, B1, а затым усталюйце правіла праверкі даты на аснове гэтай ячэйкі:



Або вы можаце ўвесці формулу =TODAY() непасрэдна ў Дата пачатку поле, якое будзе мець той самы эфект.

Глядзі_таксама: Як памножыць слупкі ў Excel

Правілы праверкі на аснове формулы

У сітуацыях, калі немагчыма вызначыць жаданыя крытэрыі праверкі на аснове значэння або ячэйкіспасылку, вы можаце выказаць гэта з дапамогай формулы.

Напрыклад, каб абмежаваць запіс мінімальным і максімальным значэннямі ў існуючым спісе лікаў, скажам, A1:A10, выкарыстоўвайце наступныя формулы:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



Звярніце ўвагу, што мы фіксуем дыяпазон з дапамогай знака $ (абсалютныя спасылкі на ячэйкі), каб наша правіла праверкі Excel працавала правільна для ўсіх выбраных ячэек.

Як знайсці недапушчальныя даныя на аркушы

Хоць Microsoft Excel дазваляе прымяняць праверку даных да ячэек, у якіх ужо ёсць даныя, ён не паведаміць вам, калі некаторыя існуючых значэнняў не адпавядаюць крытэрыям праверкі.

Каб знайсці недапушчальныя даныя, якія трапілі ў вашы аркушы да таго, як вы дадалі праверку даных, перайдзіце на ўкладку Даныя і націсніце Праверка даных > Акружце несапраўдныя даныя .



Гэта вылучыць усе ячэйкі, якія не адпавядаюць крытэрам праверкі:

Глядзі_таксама: Устаўце выявы з SharePoint у паведамленне Outlook з дапамогай агульных шаблонаў электроннай пошты



Як толькі вы выправіце несапраўдны запіс, круг аўтаматычна знікне. Каб выдаліць усе кругі, перайдзіце на ўкладку Даныя і націсніце Праверка даных > Ачысціць кругі праверкі .

Як абараніць аркуш з праверкай даных

Калі вы жадаеце абараніць аркуш або кнігу паролем, спачатку наладзьце жаданыя параметры праверкі даных, а потым абараніце аркуш. Важна, каб вы разблакіравалі правераныя ячэйкі перад абаронайпрацоўны ліст, у адваротным выпадку вашы карыстальнікі не змогуць уводзіць якія-небудзь дадзеныя ў гэтыя вочкі. Падрабязныя інструкцыі глядзіце ў раздзеле "Як разблакіраваць пэўныя ячэйкі на абароненым аркушы".

Як абагуліць працоўную кнігу з праверкай даных

Каб дазволіць некалькім карыстальнікам супрацоўнічаць над працоўнай кнігай, абавязкова падзяліцеся кнігай пасля праверкі даных. Пасля абагульвання працоўнай кнігі вашыя правілы праверкі даных будуць працягваць працаваць, але вы не зможаце ні змяніць іх, ні дадаць новыя правілы.

Праверка даных Excel не працуе

Калі праверка даных не працуе не працуе належным чынам у вашых аркушах, хутчэй за ўсё, гэта звязана з адной з наступных прычын.

Праверка даных не працуе для скапіраваных даных

Праверка даных у Excel прызначана для забароны уводзячы недапушчальныя дадзеныя непасрэдна ў ячэйку, але гэта не можа спыніць карыстальнікаў ад капіравання недапушчальных даных. Хоць няма ніякага спосабу адключыць цэтлікі капіравання/ўстаўкі (акрамя выкарыстання VBA), вы можаце прынамсі прадухіліць капіраванне даных шляхам перацягвання вочак. Каб зрабіць гэта, перайдзіце ў Файл > Параметры > Дадаткова > Параметры рэдагавання і ачысціце поле Уключыць запаўненне сцяжок ручкі і перацягвання ячэйкі .



Праверка даных Excel недаступная ў рэжыме рэдагавання ячэйкі

Каманда праверкі даных: недаступны (недаступны), калі вы ўводзіце або змяняеце даныя ў ячэйцы. Пасля завяршэння рэдагавання ячэйкі,націсніце Enter або Esc, каб выйсці з рэжыму рэдагавання, а затым выканайце праверку даных.

Праверка даных не можа быць прыменена да абароненай або агульнай працоўнай кнігі

Хоць існуючыя правілы праверкі працягваюць працаваць у абароненых і агульных працоўныя кнігі, немагчыма змяніць параметры праверкі дадзеных або ўсталяваць новыя правілы. Каб зрабіць гэта, спачатку адмяніце агульны доступ і/або здыміце абарону вашай працоўнай кнігі.

Няправільныя формулы праверкі даных

Пры праверцы даных на аснове формулы ў Excel варта праверыць тры важныя рэчы:

• Формула праверкі не вяртае памылак.
• Формула не спасылаецца на пустыя ячэйкі.
• Выкарыстоўваюцца адпаведныя спасылкі на ячэйкі.

Для для атрымання дадатковай інфармацыі, калі ласка, гл. Карыстальніцкае правіла праверкі даных не працуе.

Ручны пераразлік уключаны

Калі ў вашым Excel уключаны рэжым ручнога вылічэння, невылічаныя формулы могуць перашкодзіць карэктнай праверцы даных . Каб змяніць опцыю разліку Excel на аўтаматычны, перайдзіце на ўкладку Формулы > Разлік група, націсніце кнопку Параметры разліку , а затым націсніце Аўтаматычна .

Для атрымання дадатковай інфармацыі, калі ласка, гл. Аўтаматычны разлік супраць разліку ўручную.

Вось як вы дадаеце і выкарыстоўваеце праверку даных у Excel. Я дзякую вам за чытанне і спадзяюся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!

дыяпазон .
• Абмежаваць запісы выбарам з выпадальнага спісу .
• Праверыць запіс на аснове іншай ячэйкі .
• Паказваць паведамленне для ўводу , калі карыстальнік выбірае ячэйку.
• Паказваць папярэджанне , калі былі ўведзены няправільныя даныя.
• Знайдзіце няправільныя запісы ў правераных ячэйках.

Напрыклад, вы можаце наладзіць правіла, якое абмяжоўвае ўвод даных 4-значнымі лікамі ад 1000 да 9999. Калі калі карыстальнік уводзіць нешта іншае, Excel пакажа паведамленне пра памылку з тлумачэннем таго, што яны зрабілі не так:

Як зрабіць праверку даных у Excel

Каб дадаць даныя праверкі ў Excel, выканайце наступныя крокі.

1. Адкрыйце дыялогавае акно праверкі даных

Выберыце адну або некалькі вочак для праверкі, перайдзіце на ўкладку Даныя > Інструменты даных і націсніце кнопку Дадзеныя Кнопка праверкі .

Вы таксама можаце адкрыць дыялогавае акно праверкі даных, націснуўшы Alt > D > L , націскаючы кожную клавішу асобна.

2. Стварыце правіла праверкі Excel

На ўкладцы Настройкі вызначце крытэры праверкі ў адпаведнасці з вашымі патрэбамі. У крытэрах вы можаце ўказаць любое з наступнага:

• Значэнні - увядзіце лічбы ў палі крытэрыяў, як паказана на скрыншоце ніжэй.
• Спасылкі на ячэйкі - стварыць правіла на аснове значэння або формулы ў іншай ячэйцы.
• Формулы - дазваляюць выказаць большскладаныя ўмовы, як у гэтым прыкладзе.

У якасці прыкладу давайце створым правіла, якое абмяжоўвае карыстальнікаў уводам цэлага ліку ад 1000 да 9999:

З наладжаным правілам праверкі націсніце ОК , каб закрыць акно Праверка даных , або пераключыцеся на іншую ўкладку, каб дадаць паведамленне пра ўвод і/або папярэджанне пра памылку.

3. Дадайце паведамленне для ўводу (неабавязкова)

Калі вы хочаце паказаць паведамленне, якое тлумачыць карыстальніку, якія даныя дазволены ў дадзенай ячэйцы, адкрыйце ўкладку Паведамленне для ўводу і зрабіце наступнае:

• Упэўніцеся, што сцяжок Паказваць уводнае паведамленне пры выбары ячэйкі пазначаны.
• Увядзіце загаловак і тэкст вашага паведамлення ў адпаведныя палі.
• Націсніце ОК , каб закрыць дыялогавае акно.

Як толькі карыстальнік выбірае правераную ячэйку, з'явіцца наступнае паведамленне з'явіцца:

4. Адлюстраванне папярэджання пра памылку (неабавязкова)

У дадатак да паведамлення аб уводзе, вы можаце паказаць адно з наступных папярэджанняў пра памылку, калі ў ячэйку ўводзяцца несапраўдныя даныя.

Тып абвесткі	Апісанне
Стоп (па змаўчанні)	Самы строгі тып абвесткі што не дазваляе карыстальнікам уводзіць несапраўдныя даныя. Вы націскаеце Паўтарыць , каб увесці іншае значэнне, або Адмена , каб выдаліць запіс.
Папярэджанне	Папярэджвае карыстальнікаў, што даныя несапраўдныя, але непрадухіліць яго ўвод. Вы націскаеце Так , каб увесці несапраўдны запіс, Не , каб адрэдагаваць яго, або Адмена , каб выдаліць запіс.
Інфармацыя	Самы дазволены тып абвесткі, які інфармуе карыстальнікаў толькі аб няправільным уводзе даных. Вы націскаеце ОК , каб увесці несапраўднае значэнне, або Адмена , каб выдаліць яго з ячэйкі.

Каб наладзіць карыстальніцкае паведамленне пра памылку, перайдзіце на ўкладку Паведамленне аб памылцы і вызначыце наступныя параметры:

• Праверце Паказваць папярэджанне пра памылку пасля ўводу няправільных даных поле (звычайна выбіраецца па змаўчанні).
• У полі Стыль выберыце патрэбны тып папярэджання.
• Увядзіце назву і тэкст паведамлення пра памылку ў адпаведнае поле скрынкі.
• Націсніце ОК .

І цяпер, калі карыстальнік увядзе няправільныя даныя, Excel адлюструе спецыяльны папярэджанне з тлумачэннем памылкі (як паказана ў пачатку гэтага падручніка).

Заўвага. Калі вы не набярэце сваё ўласнае паведамленне, з'явіцца папярэджанне Stop па змаўчанні з наступным тэкстам: Гэта значэнне не адпавядае абмежаванням праверкі дадзеных, вызначаным для гэтай ячэйкі .

Прыклады праверкі даных Excel

Пры даданні правіла праверкі даных у Excel вы можаце выбраць адну з прадусталяваных налад або задаць уласныя крытэрыі на аснове вашай уласнай формулы праверкі. Ніжэй мы абмяркуем кожны з убудаваных варыянтаў, а на наступным тыдні мыбудзе больш падрабязна разглядаць праверку даных Excel з карыстацкімі формуламі ў асобным падручніку.

Як вы ўжо ведаеце, крытэрыі праверкі вызначаны на ўкладцы Настройкі Праверкі даных дыялогавае акно ( Даныя ўкладка > Праверка даных ).

Цэлыя лікі і дзесятковыя знакі

Каб абмежаваць увод даных цэлы лік або дзесятковы , абярыце адпаведны пункт у полі Дазволіць . Затым абярыце адзін з наступных крытэрыяў у полі Даныя :

• Роўны або не роўны азначанаму ліку
• Больш за або менш за вызначанай лічбы
• Паміж дзвюма лічбамі або не паміж каб выключыць гэты дыяпазон лікаў

Напрыклад, вось як вы ствараеце правіла праверкі Excel, якое дазваляе любы цэлы лік большы за 0:

Праверка даты і часу ў Excel

Каб праверыць даты, выберыце Дата ў полі Дазволіць , а затым выберыце адпаведны крытэрый у Дадзеныя скрынка. Ёсць даволі шмат загадзя зададзеных опцый на выбар: дазваляць толькі даты паміж дзвюма датамі, роўныя, большыя або меншыя за пэўную дату і многае іншае.

Аналагічным чынам, каб праверыць час, выберыце Час у полі Дазволіць , а затым вызначыце неабходныя крытэрыі.

Напрыклад, каб дазволіць толькі даты паміж Датай пачатку у B1 і Дата заканчэння ў B2, прымяніць гэты Excelправіла праверкі даты:

Для праверкі запісаў на аснове сённяшніх даных і бягучага часу стварыце ўласныя формулы праверкі даных, як паказана ў гэтых прыкладах:

• Праверка дат на аснове сённяшняй даты
• Праверка часу на аснове бягучага часу

Даўжыня тэксту

Каб дазволіць увод дадзеных пэўнай даўжыні, выберыце Тэкст length у поле Allow і абярыце крытэрыі праверкі ў адпаведнасці з вашай бізнес-логікай.

Напрыклад, каб абмежаваць увод 10 сімваламі, стварыце гэтае правіла:

Заўвага. Параметр Даўжыня тэксту абмяжоўвае колькасць сімвалаў, але не тып даных, што азначае, што прыведзенае вышэй правіла дазваляе як тэкст, так і лічбы менш за 10 сімвалаў або 10 лічбаў адпаведна.

Спіс праверкі даных Excel (выпадальны спіс)

Каб дадаць выпадальны спіс элементаў у ячэйку або групу ячэек, выберыце мэтавыя ячэйкі і зрабіце наступнае:

1. Адкрыйце Дыялогавае акно 1>Праверка даных (укладка Даныя > Праверка даных ).
2. На ўкладцы Настройкі выберыце Спіс у полі Дазволіць .
3. У полі Крыніца увядзіце элементы вашага спісу праверкі Excel, падзеленыя коскамі. Напрыклад, каб абмежаваць увод карыстальніка трыма варыянтамі, увядзіце Так, Не, Н/Д .
4. Упэўніцеся, што выпадальнае поле У ячэйцы выбрана ў для таго, каб стрэлка выпадальнага меню з'явілася побач з ячэйкай.
5. Націсніце ОК .

У выніку спіс праверкі даных Excel будзе выглядаць прыкладна так:

Заўвага. Будзьце асцярожныя з опцыяй Ігнараваць пустое , якая выбрана па змаўчанні. Калі вы ствараеце выпадальны спіс на аснове найменнага дыяпазону, які мае хаця б адну пустую ячэйку, усталяванне гэтага сцяжка дазваляе ўвесці любое значэнне ў правераную ячэйку. У многіх сітуацыях гэта таксама справядліва для формул праверкі: калі ячэйка, на якую спасылаецца формула, пустая, любое значэнне будзе дазволена ў праверанай ячэйцы.

Іншыя спосабы стварэння спісу праверкі даных у Excel

Пастаўка спісаў, падзеленых коскамі, непасрэдна ў поле Крыніца - самы хуткі спосаб, які добра працуе для невялікіх выпадаючых спісаў, якія наўрад ці калі-небудзь зменяцца. У іншых выпадках вы можаце працягнуць адным з наступных спосабаў:

• Выпадальны спіс праверкі даных з дыяпазону ячэек
• Спіс дынамічнай праверкі даных з названага дыяпазону
• Спіс дынамічнай праверкі даных з табліцы Excel
• Каскадны (залежны) выпадальны спіс

Карыстальніцкія правілы праверкі даных

У дадатак да ўбудаванай праверкі даных Excel правілаў, якія разглядаюцца ў гэтым уроку, вы можаце стварыць карыстальніцкія правілы з вашымі ўласнымі формуламі праверкі дадзеных. Вось толькі некалькі прыкладаў:

• Дазволіць толькі лічбы
• Дазволіць толькі тэкст
• Дазволіць тэкст, які пачынаецца з пэўных сімвалаў
• Дазволіць толькі ўнікальныя запісы ізабараніць дублікаты

Больш прыкладаў глядзіце ў карыстальніцкіх правілах і формулах праверкі даных.

Як рэдагаваць праверку даных у Excel

Каб змяніць правіла праверкі Excel, выканайце наступныя дзеянні:

1. Выберыце любую з правераных вочак.
2. Адкрыйце дыялогавае акно Праверка даных (укладка Даныя > Праверка даных ).
3. Унясіце неабходныя змены.
4. Абярыце сцяжок Ужыць гэтыя змены да ўсіх астатніх ячэек з такімі ж параметрамі , каб скапіяваць змены, зробленыя вамі ва ўсіх іншых ячэйках з першапачатковымі крытэрамі праверкі.
5. Націсніце ОК , каб захаваць змены.

Напрыклад, вы можаце рэдагаваць свой Спіс праверкі даных Excel, дадаючы або выдаляючы элементы з поля Крыніца , і гэтыя змены прымяняюцца да ўсіх астатніх вочак, якія змяшчаюць той жа выпадальны спіс:

Як скапіяваць правіла праверкі даных Excel у іншыя ячэйкі

Калі вы сканфігуравалі праверку даных для адной ячэйкі і хочаце праверыць іншыя ячэйкі з такімі ж крытэрамі, то вам не трэба нанава ствараць правіла з нуля.

Каб скапіяваць правіла праверкі ў Excel, выканайце наступныя 4 хуткія крокі:

1. Выберыце ячэйку, для якой праводзіцца праверка прымяняецца правіла і націсніце Ctrl + C, каб скапіяваць яго.
2. Выберыце іншыя ячэйкі, якія вы хочаце праверыць. Каб выбраць несумежныя ячэйкі, націсніце і ўтрымлівайце клавішу Ctrl, выдзяляючы ячэйкі.
3. Пстрыкніце вылучэнне правай кнопкай мышы, націсніце УставіцьSpecial , а затым выберыце опцыю Праверка .

   Як варыянт, націсніце спалучэнне клавіш Спецыяльная ўстаўка > Праверка : Ctrl + Alt + V , затым N .

4. Націсніце ОК .

Савет. Замест таго, каб капіраваць праверку даных у іншыя ячэйкі, вы можаце пераўтварыць свой набор даных у табліцу Excel. Калі вы дадасце больш радкоў у табліцу, Excel будзе аўтаматычна прымяняць ваша правіла праверкі да новых радкоў.

Як знайсці ячэйкі з праверкай даных у Excel

Каб хутка знайсці ўсе правераныя ячэйкі ў бягучым працоўнага аркуша, перайдзіце на ўкладку Галоўная > Рэдагаванне група і націсніце Знайсці & Выберыце > Праверка даных :

Гэта дазволіць выбраць усе ячэйкі, да якіх прымяняюцца правілы праверкі даных:

Як выдаліць праверку даных у Excel

У цэлым, ёсць два спосабы выдаліць праверку ў Excel: стандартны падыход, распрацаваны Microsoft, і тэхніка без мышы, распрацаваная Excel вылюдкі, якія ніколі не адрываюць рукі ад клавіятуры, калі гэта не зусім неабходна (напрыклад, каб выпіць кубак кавы :)

Спосаб 1: звычайны спосаб выдалення праверкі даных

Звычайна, каб выдаліць праверку даных у працоўных аркушах Excel, вы выконваеце наступныя дзеянні:

1. Выберыце ячэйку(-і) з праверкай даных.
2. На ўкладцы Даныя націсніце <1 Кнопка>Праверка даных .
3. На ўкладцы Настройкі націсніце Ачысціць усё