O titorial explica como facer a validación de datos en Excel: crear unha regra de validación para números, datas ou valores de texto, crear listas de validación de datos, copiar a validación de datos a outras celas, atopar entradas non válidas, corrixir e eliminar a validación de datos. .

Ao configurar un libro de traballo para os seus usuarios, moitas veces pode querer controlar a entrada de información en celas específicas para asegurarse de que todas as entradas de datos sexan precisas e coherentes. Entre outras cousas, pode querer permitir só un tipo de datos determinado, como números ou datas nunha cela, ou limitar os números a un determinado intervalo e o texto a unha lonxitude determinada. Incluso pode querer proporcionar unha lista predefinida de entradas aceptables para eliminar posibles erros. A validación de datos de Excel permítelle facer todas estas cousas en todas as versións de Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 e anteriores.

Que é a validación de datos en Excel?

Validación de datos de Excel é unha función que restrinxe (valida) a entrada do usuario a unha folla de traballo. Tecnicamente, crea unha regra de validación que controla o tipo de datos que se poden introducir nunha determinada cela.

Aquí están só algúns exemplos do que pode facer a validación de datos de Excel:

• Permitir só valores numéricos ou texto nunha cela.
• Permitir só números dentro dun intervalo especificado.
• Permitir datos entradas dunha lonxitude específica.
• Restringir datas e horas fóra dun determinadoe, a continuación, prema Aceptar .



Consellos:

1. Para eliminar a validación de datos de todas as celas da folla actual, use o botón Buscar & Seleccione a función para seleccionar todas as celas validadas.
2. Para eliminar unha determinada regra de validación de datos , seleccione calquera cela con esa regra, abra a xanela de diálogo Validación de datos , marque a caixa Aplicar estes cambios a todas as outras celas coa mesma configuración e, a continuación, faga clic no botón Borrar todo .

Como ves, o estándar o método é bastante rápido pero require uns cantos clics do rato, non é gran cousa polo que a min respecta. Pero se prefires traballar co teclado en lugar dun rato, podes considerar atractivo o seguinte enfoque.

Método 2: Pegar especial para eliminar as regras de validación de datos

De iure, Excel Paste Special está deseñado. para pegar elementos específicos das celas copiadas. De feito, pode facer moitas máis cousas útiles. Entre outros, pode eliminar rapidamente as regras de validación de datos nunha folla de traballo. Vexa como:

1. Seleccione unha cela baleira sen validación de datos e prema Ctrl + C para copiala.
2. Seleccione as celas das que desexa eliminar a validación de datos.
3. Preme Ctrl + Alt + V , despois N , que é o atallo para Pegar especial > Validación de datos .
4. Preme Intro . Feito!

Consellos de validación de datos de Excel

Agora que coñeces os conceptos básicos da validación de datos en Excel, permítemecomparte algúns consellos que poden facer que as túas regras sexan moito máis efectivas.

Validación de datos de Excel baseada noutra cela

En lugar de escribir valores directamente nas caixas de criterios, podes introducilos nalgúns células e, a continuación, refírese a esas celas. Se máis tarde decides cambiar as condicións de validación, simplemente escribirás novos números na folla, sen ter que editar a regra.

Para introducir unha referencia de cela , teclea no campo precedida por un signo de igual ou prema na frecha situada a carón da caixa e, a continuación, seleccione a cela co rato. Tamén pode facer clic en calquera lugar da caixa e, a continuación, seleccionar a cela da folla.

Por exemplo, para permitir calquera número enteiro que non sexa o número en A1, escolle o non é igual a criterios na caixa Datos e escriba =$A$1 na caixa Valor :



Para dar un paso máis, pode introducir un fórmula na cela de referencia e faga que Excel valide a entrada en función desa fórmula.

Por exemplo, para restrinxir os usuarios a que introduzan datas posteriores á data de hoxe, introduza a fórmula =TODAY() nalgunha cela, diga B1 e, a continuación, configure unha regra de validación da data baseada nesa cela:



Ou, pode introducir a fórmula =TODAY() directamente na Data de inicio caixa, que terá o mesmo efecto.

Regras de validación baseadas en fórmulas

En situacións nas que non é posible definir un criterio de validación desexado baseado nun valor ou celareferencia, pode expresalo mediante unha fórmula.

Por exemplo, para limitar a entrada aos valores mínimos e máximos na lista de números existente, digamos A1:A10, use as seguintes fórmulas:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



Por favor, preste atención a que bloqueamos o intervalo usando o signo $ (referencias de cela absolutas) para que a nosa regra de validación de Excel funcione correctamente para todas as celas seleccionadas.

Como atopar datos non válidos na folla

Aínda que Microsoft Excel permite aplicar a validación de datos ás celas que xa teñen datos nelas, non che avisará se algunha dos valores existentes non cumpren os criterios de validación.

Para buscar datos non válidos que entraron nas túas follas de traballo antes de engadir a validación de datos, vai á pestana Datos e fai clic en Validación de datos > Círculo de datos non válidos .



Isto resaltará todas as celas que non cumpran os criterios de validación:



En canto corrixas unha entrada non válida, o círculo desaparecerá automaticamente. Para eliminar todos os círculos, vai á pestana Datos e fai clic en Validación de datos > Borrar círculos de validación .

Como protexer unha folla de traballo con validación de datos

No caso de querer protexer a folla de traballo ou o libro de traballo con contrasinal, configure primeiro os axustes de validación de datos desexados e, a continuación, protexa a folla. É importante que desbloquees as celas validadas antes de protexera folla de traballo, se non, os seus usuarios non poderán introducir ningún dato nesas celas. Para obter as directrices detalladas, consulta Como desbloquear determinadas celas nunha folla protexida.

Como compartir un libro de traballo con validación de datos

Para permitir que varios usuarios colaboren no libro de traballo, asegúrate de comparta o libro de traballo despois de realizar a validación de datos. Despois de compartir o libro de traballo, as regras de validación de datos seguirán funcionando, pero non poderás cambialas nin engadir regras novas.

A validación de datos de Excel non funciona

Se a validación de datos non funciona. Non funciona correctamente nas túas follas de traballo, o máis probable é que se deba a un dos seguintes motivos.

A validación de datos non funciona para os datos copiados

A validación de datos en Excel está deseñada para prohibir escribindo datos non válidos directamente nunha cela, pero non pode impedir que os usuarios copien datos non válidos. Aínda que non hai forma de desactivar os atallos copiar/pegar (que non sexa mediante VBA), polo menos pode evitar a copia de datos arrastrando e soltando celas. Para facelo, vaia a Ficheiro > Opcións > Avanzado > Opcións de edición e desmarque a opción Activar recheo caixa de verificación de manipular e arrastrar e soltar de cela .



A validación de datos de Excel non está dispoñible cando se está no modo de edición de celas

O comando de validación de datos está non dispoñible (atenuado en gris) se está introducindo ou cambiando datos nunha cela. Despois de rematar de editar a cela,prema Intro ou Esc para saír do modo de edición e, a continuación, faga a validación de datos.

A validación de datos non se pode aplicar a un libro de traballo protexido ou compartido

Aínda que as regras de validación existentes seguen funcionando protexidas e compartidas. libros de traballo, non é posible cambiar a configuración de validación de datos nin configurar novas regras. Para iso, descomparta e/ou desprotexe primeiro o seu libro de traballo.

Fórmulas de validación de datos incorrectas

Ao facer a validación de datos baseada en fórmulas en Excel, hai tres cousas importantes que debe comprobar:

• Unha fórmula de validación non devolve erros.
• Unha fórmula non fai referencia a celas baleiras.
• Utilízanse as referencias de cela adecuadas.

Para máis información, consulte A regra de validación de datos personalizadas non funciona.

O recálculo manual está activado

Se o modo Cálculo manual está activado no seu Excel, as fórmulas non calculadas poden impedir que os datos se validen correctamente . Para cambiar a opción de cálculo de Excel de novo a automática, vaia á pestana Fórmulas > Cálculo grupo, faga clic no botón Opcións de cálculo e, a continuación, prema Automático .

Para obter máis información, consulte Cálculo automático e Cálculo manual.

Así é como engade e utiliza a validación de datos en Excel. Grazas por ler e espero verte no noso blog a vindeira semana!

intervalo .
• Restrinxir entradas a unha selección dunha lista despregable .
• Validar unha entrada en función de outra cela .
• Mostra unha mensaxe de entrada cando o usuario selecciona unha cela.
• Mostra unha mensaxe de aviso cando se introducen datos incorrectos.
• Busca entradas incorrectas nas celas validadas.

Por exemplo, pode configurar unha regra que limite a entrada de datos a números de 4 díxitos entre 1000 e 9999. Se o usuario escribe algo diferente, Excel mostrará unha alerta de erro explicando o que fixo mal:

Como facer a validación de datos en Excel

Para engadir datos validación en Excel, realice os seguintes pasos.

1. Abra o cadro de diálogo Validación de datos

Seleccione unha ou máis celas para validar, vaia á pestana Datos > Ferramentas de datos e faga clic no grupo Datos. Botón Validación .

Tamén pode abrir o cadro de diálogo Validación de datos premendo Alt > D > L , con cada tecla pulsada por separado.

2. Crea unha regra de validación de Excel

Na pestana Configuración , define os criterios de validación segundo as túas necesidades. Nos criterios, pode proporcionar calquera dos seguintes:

• Valores : escriba números nas caixas de criterios como se mostra na captura de pantalla a continuación.
• Referencias de cela : crea unha regra baseada nun valor ou fórmula noutra cela.
• Fórmulas : permite expresar máiscondicións complexas como neste exemplo.

A modo de exemplo, fagamos unha regra que restrinxa aos usuarios introducir un número enteiro entre 1000 e 9999:

Coa regra de validación configurada, fai clic en Aceptar para pechar a xanela Validación de datos ou cambia a outra pestana para engadir unha mensaxe de entrada ou/ou unha alerta de erro.

3. Engade unha mensaxe de entrada (opcional)

Se queres amosar unha mensaxe que explique ao usuario que datos están permitidos nunha determinada cela, abra a pestana Mensaxe de entrada e faga o seguinte:

• Asegúrate de que a caixa Mostrar mensaxe de entrada cando se selecciona a cela está marcada.
• Introduce o título e o texto da túa mensaxe nos campos correspondentes.
• Fai clic en Aceptar para pechar a xanela de diálogo.

En canto o usuario seleccione a cela validada, aparecerá a seguinte mensaxe aparecer:

4. Mostrar unha alerta de erro (opcional)

Ademais da mensaxe de entrada, pode mostrar unha das seguintes alertas de erro cando se introducen datos non válidos nunha cela.

Tipo de alerta	Descrición
Parar (predeterminado)	O tipo de alerta máis estrito que impide que os usuarios introduzan datos non válidos. Fai clic en Reintento para escribir un valor diferente ou en Cancelar para eliminar a entrada.
Aviso	Advirte aos usuarios de que os datos non son válidos, pero nonimpide ingresalo. Fai clic en Si para introducir a entrada non válida, Non para editala ou Cancelar para eliminar a entrada.
Información	O tipo de alerta máis permisivo que só informa aos usuarios sobre unha entrada de datos non válida. Fai clic en Aceptar para introducir o valor non válido ou en Cancelar para eliminalo da cela.

Para configurar unha mensaxe de erro personalizada, vaia á pestana Alerta de erro e defina os seguintes parámetros:

• Marque a Mostrar alerta de erro despois de introducir datos non válidos caixa (xeralmente seleccionada por defecto).
• No cadro Estilo , seleccione o tipo de alerta desexado.
• Introduza o título e o texto da mensaxe de erro na caixa correspondente. caixas.
• Fai clic en Aceptar .

E agora, se o usuario introduce datos non válidos, Excel mostrará un alerta que explica o erro (como se mostra ao comezo deste tutorial).

Nota. Se non escribe a súa propia mensaxe, aparecerá a alerta de parada predeterminada co seguinte texto: Este valor non coincide coas restricións de validación de datos definidas para esta cela .

Exemplos de validación de datos de Excel

Ao engadir unha regra de validación de datos en Excel, pode escoller unha das opcións predefinidas ou especificar criterios personalizados en función da súa propia fórmula de validación. A continuación comentaremos cada unha das opcións integradas e a próxima semanaexaminará a validación de datos de Excel con fórmulas personalizadas nun titorial separado.

Como xa sabes, os criterios de validación defínense na pestana Configuración da Validación de datos. Cadro de diálogo (pestana Datos > Validación de datos ).

Números enteiros e decimais

Para restrinxir a entrada de datos a un número enteiro ou decimal , seleccione o elemento correspondente na caixa Permitir . E, a continuación, escolla un dos seguintes criterios na caixa Datos :

• Igual a ou non igual a o número especificado
• Maior que ou menos que o número especificado
• Entre os dous números ou non entre para excluír ese intervalo de números

Por exemplo, así é como crea unha regra de validación de Excel que permite calquera número enteiro maior que 0:

Validación de data e hora en Excel

Para validar as datas, seleccione Data na caixa Permitir e, a continuación, escolla un criterio adecuado na Datos caixa. Hai moitas opcións predefinidas para escoller: permitir só datas entre dúas datas, iguais, maiores ou inferiores a unha data específica e máis.

Do mesmo xeito, para validar as horas, selecciona Hora na caixa Permitir e, a continuación, defina os criterios necesarios.

Por exemplo, para permitir só datas entre Data de inicio en B1 e Data de finalización en B2, aplique este Excelregra de validación da data:

Para validar entradas baseándose nos datos de hoxe e na hora actual, crea as túas propias fórmulas de validación de datos como se mostra nestes exemplos:

• Validar as datas en función da data de hoxe
• Validar as horas en función da hora actual

Lonxitude do texto

Para permitir a entrada de datos dunha lonxitude específica, seleccione Texto length na caixa Permitir e escolla os criterios de validación segundo a súa lóxica empresarial.

Por exemplo, para limitar a entrada a 10 caracteres, cree esta regra:

Nota. A opción Lonxitude do texto limita o número de caracteres pero non o tipo de datos, o que significa que a regra anterior permitirá tanto texto como números de menos de 10 caracteres ou 10 díxitos, respectivamente.

Lista de validación de datos de Excel. (menú despregable)

Para engadir unha lista despregábel de elementos a unha cela ou a un grupo de celas, seleccione as celas de destino e faga o seguinte:

1. Abra o Cadro de diálogo Validación de datos (pestana Datos > Validación de datos ).
2. Na pestana Configuración , seleccione Lista na caixa Permitir .
3. Na caixa Fonte , escriba os elementos da súa lista de validación de Excel, separados por comas. Por exemplo, para limitar a entrada do usuario a tres opcións, escriba Si, Non, N/A .
4. Asegúrese de que a caixa Menú despregable na cela estea seleccionada en orde para que a frecha despregábel apareza xunto á cela.
5. Fai clic OK .

A lista de validación de datos de Excel resultante terá un aspecto similar ao seguinte:

Nota. Teña coidado coa opción Ignorar o espazo en branco , que está seleccionada por defecto. Se está a crear unha lista despregábel baseada nun intervalo nomeado que teña polo menos unha cela en branco, ao seleccionar esta caixa de verificación, pode introducir calquera valor na cela validada. En moitas situacións, tamén é certo para as fórmulas de validación: se unha cela á que se fai referencia na fórmula está en branco, permitirase calquera valor na cela validada.

Outras formas de crear unha lista de validación de datos en Excel

Fornecer listas separadas por comas directamente na caixa Fonte é a forma máis rápida que funciona ben para pequenos menús despregables que é improbable que cambien. Noutros escenarios, pode proceder dunha das seguintes formas:

• Lista despregable de validación de datos dun intervalo de celas
• Lista de validación de datos dinámicos dun intervalo nomeado
• Lista de validación de datos dinámicos da táboa de Excel
• Lista despregable en cascada (dependente)

Regras de validación de datos personalizadas

Ademais da validación de datos de Excel integrada regras discutidas neste tutorial, pode crear regras personalizadas coas súas propias fórmulas de validación de datos. Aquí tes só algúns exemplos:

• Permitir só números
• Permitir só texto
• Permitir texto que comece con caracteres específicos
• Permitir só entradas únicas enon permitir duplicados

Para obter máis exemplos, consulte Regras e fórmulas de validación de datos personalizadas.

Como editar a validación de datos en Excel

Para cambiar unha regra de validación de Excel, realice estes pasos:

1. Seleccione calquera das celas validadas.
2. Abra a caixa de diálogo Validación de datos (pestana Datos > Validación de datos ).
3. Fai os cambios necesarios.
4. Seleccione a caixa de verificación Aplicar estes cambios a todas as outras celas coa mesma configuración para copiar o cambios que fixeches en todas as demais celas cos criterios de validación orixinais.
5. Fai clic en Aceptar para gardar os cambios.

Por exemplo, podes editar o teu Lista de validación de datos de Excel engadindo ou eliminando elementos da caixa Fonte e aplique estes cambios a todas as outras celas que conteñan a mesma lista despregable:

Como copiar a regra de validación de datos de Excel noutras celas

Se configuraches a validación de datos para unha cela e desexa validar outras celas cos mesmos criterios, Non tes que volver a crear a regra desde cero.

Para copiar a regra de validación en Excel, siga estes 4 pasos rápidos:

1. Seleccione a cela na que se realizará a validación. aplícase a regra e prema Ctrl + C para copiala.
2. Seleccione outras celas que quere validar. Para seleccionar celas non adxacentes, manteña premida a tecla Ctrl mentres selecciona as celas.
3. Fai clic co botón dereito na selección, fai clic en PegarEspecial e, a continuación, seleccione a opción Validación .

   Como alternativa, preme o atallo Pegar especial > Validación : Ctrl + Alt + V e despois N .

4. Fai clic en Aceptar .

Consello. En lugar de copiar a validación de datos noutras celas, pode converter o seu conxunto de datos nunha táboa de Excel. A medida que engades máis filas á táboa, Excel aplicará automaticamente a túa regra de validación ás novas filas.

Como atopar celas con validación de datos en Excel

Para localizar rapidamente todas as celas validadas na actual folla de traballo, vaia á pestana Inicio > Edición grupo e faga clic en Buscar & Seleccione > Validación de datos :

Isto seleccionará todas as celas ás que se lles apliquen regras de validación de datos:

Como eliminar a validación de datos en Excel

En xeral, hai dúas formas de eliminar a validación en Excel: o enfoque estándar deseñado por Microsoft e a técnica sen rato ideada por Excel frikis que nunca quitarían as mans do teclado a menos que fose absolutamente necesario (por exemplo, para tomar unha cunca de café :)

Método 1: forma habitual de eliminar a validación de datos

Normalmente, para eliminar a validación de datos nas follas de cálculo de Excel, siga estes pasos:

1. Seleccione a(s) cela(s) con validación de datos.
2. Na pestana Datos , faga clic no botón <1 Botón>Validación de datos .
3. Na pestana Configuración , faga clic no Borrar todo