Водич објашњава како да извршите проверу ваљаности података у Екцел-у: креирајте правило валидације за бројеве, датуме или текстуалне вредности, направите листе за проверу ваљаности података, копирајте валидацију података у друге ћелије, пронађите неважеће уносе, поправите и уклоните проверу ваљаности података .

Када подешавате радну свеску за своје кориснике, можда ћете често желети да контролишете унос информација у одређене ћелије како бисте били сигурни да су сви уноси података тачни и доследни. Између осталог, можда ћете желети да дозволите само одређени тип података као што су бројеви или датуми у ћелији, или да ограничите бројеве на одређени опсег и текст на дату дужину. Можда ћете чак желети да обезбедите унапред дефинисану листу прихватљивих уноса да бисте елиминисали могуће грешке. Екцел Валидација података вам омогућава да урадите све ове ствари у свим верзијама Мицрософт Екцел-а 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 и новијим верзијама.

Шта је валидација података у Екцел-у?

Екцел Валидација података је функција која ограничава (потврђује) кориснички унос на радном листу. Технички, ви креирате правило валидације које контролише која врста података може да се унесе у одређену ћелију.

Ево само неколико примера шта Екцел-ова провера података може да уради:

• Дозволи само нумеричке или текстуалне вредности у ћелији.
• Дозволи само бројеве унутар наведеног опсег .
• Дозволи податке уносе одређене дужине .
• Ограничи датуме и времена ван датогдугме, а затим кликните на ОК .



Савети:

1. Да бисте уклонили валидацију података са све ћелије на тренутном листу, користите Финд &амп; Изаберите функцију да бисте изабрали све валидиране ћелије.
2. Да бисте уклонили одређено правило валидације података , изаберите било коју ћелију са тим правилом, отворите прозор дијалога Провера ваљаности података , означите поље Примени ове промене на све остале ћелије са истим подешавањима , а затим кликните на дугме Обриши све .

Као што видите, стандардни метод је прилично брз, али захтева неколико кликова мишем, што се мене тиче, ништа страшно. Али ако више волите да радите са тастатуром него са мишем, следећи приступ ће вам можда бити привлачан.

Метод 2: Специјално лепљење за брисање правила валидације података

Де јуре, Екцел Пасте Специал је дизајниран за лепљење одређених елемената копираних ћелија. Де фацто, може учинити још много корисних ствари. Између осталог, може брзо уклонити правила валидације података у радном листу. Ево како:

1. Изаберите празну ћелију без провере ваљаности података и притисните Цтрл + Ц да бисте је копирали.
2. Изаберите ћелије из којих желите да уклоните проверу ваљаности података.
3. Притисните Цтрл + Алт + В , затим Н , што је пречица за Специјално налепи &гт; Провера ваљаности података .
4. Притисните Ентер . Готово!

Савети за валидацију података у Екцел-у

Сада када знате основе валидације података у Екцел-у, дозволите ми даподелите неколико савета који могу учинити ваша правила много ефикаснијим.

Провера ваљаности Екцел података на основу друге ћелије

Уместо да куцате вредности директно у оквире критеријума, можете да их унесете у неке ћелије, а затим се односе на те ћелије. Ако касније одлучите да промените услове валидације, једноставно ћете унети нове бројеве на листу, без потребе за уређивањем правила.

Да бисте унели референцу ћелије , унесите је у поље испред којег стоји знак једнакости или кликните на стрелицу поред оквира, а затим изаберите ћелију помоћу миша. Такође можете да кликнете било где у оквиру, а затим изаберете ћелију на листу.

На пример, да бисте дозволили било који цео број осим броја у А1, изаберите није једнако критеријуме у пољу Подаци и укуцајте =$A$1 у поље Вредност :



Да бисте направили корак даље, можете унети формула у референцираној ћелији и нека Екцел потврди унос на основу те формуле.

На пример, да бисте ограничили кориснике да уносе датуме после данашњег датума, унесите формулу =TODAY() у неку ћелију, реците Б1, а затим подесите правило валидације датума на основу те ћелије:



Или можете да унесете формулу =TODAY() директно у Датум почетка поље, што ће имати исти ефекат.

Правила за валидацију заснована на формулама

У ситуацијама када није могуће дефинисати жељени критеријум валидације на основу вредности или ћелијереференцу, можете је изразити помоћу формуле.

На пример, да бисте ограничили унос на минималне и максималне вредности у постојећој листи бројева, рецимо А1:А10, користите следеће формуле:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



Обратите пажњу да закључавамо опсег помоћу знака $ (апсолутне референце ћелије) тако да наше Екцел правило валидације функционише исправно за све изабране ћелије.

Како пронаћи неважеће податке на листу

Иако Мицрософт Екцел дозвољава примену валидације података на ћелије које већ имају податке у себи, неће вас обавестити ако неки од постојећих вредности не испуњавају критеријуме валидације.

Да бисте пронашли неважеће податке који су ушли у ваше радне листове пре него што сте додали валидацију података, идите на картицу Подаци и кликните на Провера ваљаности података &гт; Заокружи неважеће податке .



Ово ће истаћи све ћелије које не испуњавају критеријуме валидације:



Чим исправите неважећи унос, круг ће аутоматски нестати. Да бисте уклонили све кругове, идите на картицу Подаци и кликните на Провера ваљаности података &гт; Обриши кругове за потврду .

Како заштитити радни лист са валидацијом података

У случају да желите да заштитите радни лист или радну свеску лозинком, прво конфигуришите жељена подешавања провере података, а затим заштитите лист. Важно је да откључате валидиране ћелије пре заштитерадни лист, иначе ваши корисници неће моћи да уносе податке у те ћелије. За детаљна упутства погледајте Како откључати одређене ћелије на заштићеном листу.

Како делити радну свеску са валидацијом података

Да бисте омогућили више корисника да сарађују на радној свесци, обавезно поделите радну свеску након што обавите валидацију података. Након што поделите радну свеску, ваша правила за проверу ваљаности података ће наставити да функционишу, али нећете моћи да их мењате, нити да додајете нова правила.

Екцел провера ваљаности података не ради

Ако провера ваљаности података није не ради исправно у вашим радним листовима, највероватније је то због једног од следећих разлога.

Провера ваљаности података не ради за копиране податке

Провера ваљаности података у Екцел-у је дизајнирана да забрани куцање неважећих података директно у ћелију, али то не може спречити кориснике да копирају неважеће податке. Иако не постоји начин да онемогућите пречице за копирање/лепљење (осим коришћењем ВБА), можете барем спречити копирање података превлачењем и отпуштањем ћелија. Да бисте то урадили, идите на Датотека &гт; Опције &гт; Напредно &гт; Опције уређивања и обришите Омогући попуњавање поље за потврду и превлачење и испуштање ћелије .



Провера Екцел података није доступна када је у режиму за уређивање ћелије

Команда Валидација података је недоступно (сивкасто) ако уносите или мењате податке у ћелији. Након што завршите са уређивањем ћелије,притисните Ентер или Есц да бисте изашли из режима за уређивање, а затим извршите проверу ваљаности података.

Провера ваљаности података не може да се примени на заштићену или дељену радну свеску

Иако постојећа правила провере и даље раде у заштићеном и дељеном радне свеске, није могуће променити подешавања валидације података или поставити нова правила. Да бисте то урадили, прво опозовите дељење и/или уклоните заштиту радне свеске.

Нетачне формуле за проверу ваљаности података

Када вршите валидацију података засновану на формулама у Екцел-у, постоје три важне ствари које треба проверити:

• Формула за валидацију не враћа грешке.
• Формула не упућује на празне ћелије.
• Користе се одговарајуће референце ћелија.

За више информација, погледајте Прилагођено правило за валидацију података не ради.

Ручно поновно израчунавање је укључено

Ако је режим ручног израчунавања укључен у вашем Екцел-у, неизрачунате формуле могу спречити исправну проверу података . Да бисте вратили опцију израчунавања у Екцелу на аутоматску, идите на картицу Формуле &гт; Израчун групу, кликните на дугме Опције израчунавања , а затим кликните на Аутоматски .

За више информација погледајте Аутоматско израчунавање у односу на ручно израчунавање.

Тако додајете и користите проверу ваљаности података у Екцел-у. Захваљујем вам на читању и надам се да ћемо се следеће недеље видети на нашем блогу!

опсег .
• Ограничи уносе на избор са падајуће листе .
• Провери унос на основу друге ћелије .
• Прикажи улазну поруку када корисник изабере ћелију.
• Прикажи поруку упозорења када су унети нетачни подаци.
• Пронађи нетачне уносе у потврђеним ћелијама.

На пример, можете да подесите правило које ограничава унос података на 4-цифрене бројеве између 1000 и 9999. Ако корисник унесе нешто другачије, Екцел ће приказати упозорење о грешци објашњавајући шта је погрешно урадио:

Како да урадите проверу ваљаности података у Екцел-у

Да додате податке валидацију у Екцел-у, извршите следеће кораке.

1. Отворите дијалог Провера ваљаности података

Изаберите једну или више ћелија за проверу, идите на картицу Подаци &гт; Алатке за податке групу и кликните на Подаци Дугме Валидација .

Такође можете отворити дијалог Провера ваљаности података притиском на Алт &гт; Д &гт; Л , са сваким тастером посебно притиснутим.

2. Направите Екцел правило валидације

На картици Подешавања дефинишите критеријуме валидације у складу са својим потребама. У критеријумима можете да унесете било шта од следећег:

• Вредности - укуцајте бројеве у оквире критеријума као што је приказано на слици испод.
• Референце ћелије - направите правило на основу вредности или формуле у другој ћелији.
• Формуле - омогућавају да се изрази вишесложени услови као у овом примеру.

Као пример, направимо правило које ограничава кориснике да уносе цео број између 1000 и 9999:

Са конфигурисаним правилом валидације, или кликните на ОК да бисте затворили прозор Провера ваљаности података или се пребаците на другу картицу да бисте додали улазну поруку или/или упозорење о грешци.

3. Додајте улазну поруку (опционо)

Ако желите да прикажете поруку која објашњава кориснику који подаци су дозвољени у датој ћелији, отворите картицу Унос поруке и урадите следеће:

• Уверите се да је означено поље Прикажи улазну поруку када је ћелија изабрана .
• Унесите наслов и текст своје поруке у одговарајућа поља.
• Кликните на ОК да затворите прозор дијалога.

Чим корисник одабере потврђену ћелију, следећа порука ће појави се:

4. Прикажи упозорење о грешци (опционо)

Поред поруке за унос, можете приказати једно од следећих упозорења о грешци када се у ћелију унесу неважећи подаци.

Тип упозорења	Опис
Стоп (подразумевано)	Најстрожи тип упозорења који спречава кориснике да уносе неважеће податке. Кликните на Покушај да бисте унели другу вредност или Откажи да бисте уклонили унос.
Упозорење	Упозорава кориснике да су подаци неважећи, али неспречи уношење. Кликните на Да да бисте унели неважећи унос, Не да бисте га изменили или Откажи да бисте уклонили унос.
Информације	Најдозвољенија врста упозорења која само обавештава кориснике о неважећем уносу података. Кликните на ОК да бисте унели неважећу вредност или Откажи да бисте је уклонили из ћелије.

Да бисте конфигурисали прилагођену поруку о грешци, идите на картицу Упозорење о грешци и дефинишите следеће параметре:

• Означите Прикажи упозорење о грешци након што се унесу неважећи подаци поље (обично је подразумевано изабрано).
• У пољу Стил изаберите жељени тип упозорења.
• Унесите наслов и текст поруке о грешци у одговарајући кутије.
• Кликните на ОК .

И сада, ако корисник унесе неважеће податке, Екцел ће приказати посебан упозорење које објашњава грешку (као што је приказано на почетку овог упутства).

Напомена. Ако не откуцате своју поруку, појавиће се подразумевано Стоп упозорење са следећим текстом: Ова вредност се не подудара са ограничењима валидације података дефинисаним за ову ћелију .

Примери валидације података у Екцел-у

Када додајете правило за проверу ваљаности података у Екцел-у, можете изабрати једно од унапред дефинисаних подешавања или одредити прилагођене критеријуме на основу сопствене формуле за валидацију. У наставку ћемо разговарати о свакој од уграђених опција, а следеће недеље ћемоће детаљније погледати валидацију Екцел података са прилагођеним формулама у посебном туторијалу.

Као што већ знате, критеријуми валидације су дефинисани на картици Подешавања на Провера ваљаности података дијалог ( Подаци картица &гт; Провера ваљаности података ).

Цели бројеви и децимале

Да бисте ограничили унос података на цео број или децимални , изаберите одговарајућу ставку у пољу Дозволи . Затим изаберите један од следећих критеријума у ​​пољу Подаци :

• Једнако или није једнако наведеном броју
• Веће од или мање од наведеног броја
• Између два броја или не између да бисте искључили тај опсег бројева

На пример, овако креирате Екцел правило валидације које дозвољава било који цео број већи од 0:

Провера датума и времена у Екцел-у

Да бисте потврдили датуме, изаберите Датум у пољу Дозволи , а затим изаберите одговарајући критеријум у Подаци кутија. Постоји доста унапред дефинисаних опција које можете изабрати: дозволите само датуме између два датума, једнаке, веће или мање од одређеног датума и више.

Слично, да бисте потврдили времена, изаберите Време у пољу Дозволи , а затим дефинишите потребне критеријуме.

На пример, да дозволите само датуме између Датум почетка у Б1 и Крајњи датум у Б2, примените овај ЕкцелПравило валидације датума:

Да бисте потврдили уносе на основу данашњих података и тренутног времена, направите сопствене формуле за валидацију података као што је приказано у овим примерима:

• Потврди датуме на основу данашњег датума
• Потврди времена на основу тренутног времена

Дужина текста

Да бисте дозволили унос података одређене дужине, изаберите Текст дужина у пољу Дозволи и изаберите критеријуме валидације у складу са вашом пословном логиком.

На пример, да бисте ограничили унос на 10 знакова, креирајте ово правило:

Напомена. Опција Дужина текста ограничава број знакова, али не и тип података, што значи да ће горње правило дозволити и текст и бројеве испод 10 знакова или 10 цифара, респективно.

Екцел листа за валидацију података (падајући)

Да бисте додали падајућу листу ставки у ћелију или групу ћелија, изаберите циљне ћелије и урадите следеће:

1. Отворите Провера ваљаности података (картица Подаци &гт; Провера ваљаности података ).
2. На картици Подешавања изаберите Листа у пољу Дозволи .
3. У пољу Извор откуцајте ставке ваше Екцел листе валидације, раздвојене зарезима. На пример, да бисте ограничили унос корисника на три избора, откуцајте Да, Не, Н/А .
4. Уверите се да је поље Падајући мени у ћелији изабрано у наредите да се стрелица падајућег менија појави поред ћелије.
5. Кликните ОК .

Резултирајућа листа валидације Екцел података ће изгледати слично овоме:

Напомена. Будите опрезни са опцијом Игноре бланк , која је подразумевано изабрана. Ако креирате падајућу листу на основу именованог опсега који има најмање једну празну ћелију, избор овог поља за потврду омогућава унос било које вредности у потврђену ћелију. У многим ситуацијама то важи и за формуле за валидацију: ако је ћелија наведена у формули празна, било која вредност ће бити дозвољена у потврђеној ћелији.

Други начини за креирање листе за проверу ваљаности података у Екцел-у

Додавање листа раздвојених зарезима директно у оквир Извор је најбржи начин који добро функционише за мале падајуће меније за које је мало вероватно да ће се икада променити. У другим сценаријима, можете да наставите на један од следећих начина:

• Падајућа листа за валидацију података из опсега ћелија
• Динамичка листа валидације података из именованог опсега
• Динамичка листа валидације података из Екцел табеле
• Каскадна (зависна) падајућа листа

Прилагођена правила валидације података

Поред уграђене провере ваљаности Екцел података правила о којима се говори у овом водичу, можете креирати прилагођена правила са сопственим формулама за валидацију података. Ево само неколико примера:

• Дозволи само бројеве
• Дозволи само текст
• Дозволи текст који почиње одређеним знаковима
• Дозволи само јединствене уносе идисаллов дуплицате

За више примера, погледајте Прилагођена правила и формуле за проверу ваљаности података.

Како уредити валидацију података у Екцел-у

Да бисте променили правило за валидацију Екцел-а, извршите ове кораке:

1. Изаберите било коју од потврђених ћелија.
2. Отворите оквир за дијалог Провера ваљаности података ( Подаци картица &гт; Провера ваљаности података ).
3. Унесите потребне промене.
4. Означите поље за потврду Примени ове промене на све остале ћелије са истим подешавањима да бисте копирали измене које сте направили у свим осталим ћелијама са оригиналним критеријумима валидације.
5. Кликните на ОК да бисте сачували промене.

На пример, можете да измените своје Екцел листа за валидацију података додавањем или уклањањем ставки из оквира Извор и примените ове промене на све остале ћелије које садрже исту падајућу листу:

Како копирати Екцел правило за валидацију података у друге ћелије

Ако сте конфигурисали валидацију података за једну ћелију и желите да потврдите друге ћелије са истим критеријумима, не морате поново да креирате правило од нуле.

Да бисте копирали правило за валидацију у Екцел-у, извршите ова 4 брза корака:

1. Изаберите ћелију у коју се врши провера правило се примењује и притисните Цтрл + Ц да бисте га копирали.
2. Изаберите друге ћелије које желите да потврдите. Да бисте изабрали ћелије које нису суседне, притисните и држите тастер Цтрл док бирате ћелије.
3. Кликните десним тастером миша на избор, кликните на НалепиПосебно , а затим изаберите опцију Валидација .

   Алтернативно, притисните пречицу Специјално лепљење &гт; Валидација : Цтрл + Алт + В , затим Н .

4. Кликните на ОК .

Савет. Уместо да копирате валидацију података у друге ћелије, можете да конвертујете свој скуп података у Екцел табелу. Како додате још редова у табелу, Екцел ће аутоматски применити ваше правило валидације на нове редове.

Како пронаћи ћелије са валидацијом података у Екцел-у

Да бисте брзо лоцирали све потврђене ћелије у тренутној радни лист, идите на картицу Почетна група &гт; Уређивање и кликните на Пронађи &амп; Изаберите &гт; Провера ваљаности података :

Ово ће изабрати све ћелије на које су примењена правила провере ваљаности података:

Како уклонити валидацију података у Екцел-у

Све у свему, постоје два начина за уклањање валидације у Екцел-у: стандардни приступ који је дизајнирао Мицрософт и техника без миша коју је осмислио Екцел штребери који никада не би скинули руке са тастатуре осим ако је то апсолутно неопходно (нпр. да узму шољу кафе :)

Метод 1: Редовни начин за уклањање валидације података

Уобичајено, за уклањање валидације података у Екцел радним листовима, настављате са овим корацима:

1. Изаберите ћелију(е) са валидацијом података.
2. На картици Подаци кликните на <1 Дугме>Провера ваљаности података .
3. На картици Подешавања кликните на Обриши све