У посібнику пояснюється, як виконати перевірку даних в Excel: створити правило перевірки чисел, дат або текстових значень, створити списки перевірки даних, скопіювати перевірку даних в інші комірки, знайти невірні записи, виправити і видалити перевірку даних.

Під час налаштування книги для користувачів часто виникає потреба контролювати введення інформації в певні клітинки, щоб переконатися, що всі дані є точними та узгодженими. Серед іншого, ви можете дозволити введення лише певного типу даних, таких як числа або дати, або обмежити числа певним діапазоном, а текст - заданою довжиною. Можливо, ви навіть захочете надати заздалегідь визначений список допустимих типів даних, таких якзаписів для усунення можливих помилок. Excel Data Validation дозволяє робити все це у всіх версіях Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 і нижче.

Що таке валідація даних в Excel?

Перевірка даних в Excel це функція, яка обмежує (перевіряє) введення даних користувачем на аркуші. Технічно ви створюєте правило перевірки, яке контролює, які дані можна вводити в певну комірку.

Ось лише кілька прикладів того, що може зробити перевірка даних в Excel:

• Дозволяється тільки числовий або текст значення в комірці.
• Дозволяти тільки номери в межах заданого діапазон .
• Дозволити введення даних конкретного довжина .
• Обмеження дат і часу за межами заданого діапазон .
• Обмежити доступ до записів вибором з переліку випадаючий список .
• Підтвердити запис на основі інша камера .
• Покажіть вхідне повідомлення при виділенні користувачем комірки.
• Покажіть попереджувальне повідомлення при введенні некоректних даних.
• Знайти некоректні записи у валідованих комірках.

Наприклад, ви можете встановити правило, яке обмежує введення даних 4-значними числами від 1000 до 9999. Якщо користувач введе щось інше, Excel покаже попередження про помилку, пояснюючи, що він зробив неправильно:

Як зробити перевірку даних в Excel

Щоб додати перевірку даних в Excel, виконайте наступні дії.

1. відкрити діалогове вікно Перевірка даних

Виділіть одну або декілька комірок для перевірки, перейдіть на вкладку Дані вкладка> Інструменти даних і натисніть кнопку Перевірка даних кнопку.

Ви також можете відкрити діалогове вікно Перевірка даних, натиснувши комбінацію клавіш Alt> D> L, при цьому кожна клавіша повинна бути натиснута окремо.

2. створіть правило валідації в Excel

Про це йдеться на Налаштування У вкладці "Критерії перевірки" визначте критерії перевірки відповідно до ваших потреб. У критеріях ви можете вказати будь-який з наведених нижче:

• Цінності - введіть цифри в поля критеріїв, як показано на скріншоті нижче.
• Посилання на клітинки - створити правило на основі значення або формули в іншій комірці.
• Формули - дозволяють виражати більш складні умови, як у цьому прикладі.

Для прикладу, зробимо правило, яке обмежує користувачів вводити ціле число в діапазоні від 1000 до 9999:

Після налаштування правила валідації натисніть ГАРАЗД. для закриття Перевірка даних або переключитися на іншу вкладку для додавання вхідного повідомлення та/або попередження про помилку.

3. додайте вхідне повідомлення (необов'язково)

Якщо ви хочете відобразити повідомлення, яке пояснює користувачеві, які дані дозволені в даній комірці, відкрийте вікно Вхідне повідомлення та виконайте наступні дії:

• Переконайтеся в тому, що Відображати повідомлення при виділенні комірки встановлено прапорець.
• Введіть у відповідні поля заголовок та текст Вашого повідомлення.
• Натисніть ГАРАЗД. для закриття діалогового вікна.

Як тільки користувач вибере перевірену комірку, з'явиться наступне повідомлення:

4. відображення попередження про помилку (опціонально)

На додаток до повідомлення про введення можна показати одне з наступних попереджень про помилку, коли в комірку вводяться невірні дані.

Тип оповіщення	Опис
Стоп! (за замовчуванням)	Найсуворіший тип попередження, який запобігає введенню користувачами недостовірних даних. Ви натискаєте Повторити спробу ввести інше значення або Скасувати видалити запис.
Попередження	Попереджає користувачів про те, що дані є недійсними, але не перешкоджає їх введенню. Ви натискаєте Так ввести невірний запис, Ні відредагувати його, або Скасувати видалити запис.
Інформація	Найбільш дозвільний тип оповіщення, який лише інформує користувачів про невірне введення даних. Ви натискаєте ГАРАЗД. ввести невірне значення або Скасувати вивести його з камери.

Щоб налаштувати користувацьке повідомлення про помилку, перейдіть в розділ Сповіщення про помилку та визначте наступні параметри:

• Перевірте Показувати попередження про помилку після введення невірних даних (зазвичай встановлюється за замовчуванням).
• В рамках проекту Стиль виберіть потрібний тип оповіщення.
• Введіть назву та текст повідомлення про помилку у відповідні поля.
• Натисніть ГАРАЗД. .

І тепер, якщо користувач введе невірні дані, Excel видасть спеціальне попередження з поясненням помилки (як показано на початку цього уроку).

Примітка: якщо ви не наберете власне повідомлення, то на екрані з'явиться вікно за замовчуванням Оповіщення про зупинку з наступним текстом: Значення не відповідає обмеженням перевірки даних, визначеним для цієї комірки .

Приклади перевірки даних в Excel

При додаванні правила перевірки даних в Excel ви можете вибрати один з попередньо встановлених параметрів або вказати користувацькі критерії на основі власної формули перевірки. Нижче ми розглянемо кожен з вбудованих варіантів, а на наступному тижні більш детально розглянемо перевірку даних в Excel за допомогою користувацьких формул в окремому уроці.

Як ви вже знаєте, критерії валідації визначені на Налаштування на вкладці Перевірка даних діалогове вікно ( Дані вкладка> Перевірка даних ).

Цілі числа та десяткові дроби

Обмежити введення даних до ціле число або десятковий виберіть відповідний пункт у вікні Дозволити А потім оберіть один з наступних критеріїв у вікні Дані Ящик:

• Дорівнює або не дорівнює вказаний номер
• Більше, ніж або менше, ніж вказаний номер
• Між два числа або не між виключити цей діапазон чисел

Наприклад, так можна створити правило перевірки Excel, яке допускає будь-яке ціле число, більше 0:

Перевірка дати та часу в Excel

Щоб підтвердити дати, виберіть Дата в Дозволити а потім виберіть відповідний критерій у вікні Дані На вибір пропонується досить багато заздалегідь визначених опцій: дозволити тільки дати між двома датами, дорівнює, більше або менше певної дати та інше.

Аналогічно, щоб підтвердити час, виберіть Час в Дозволити а потім визначте необхідні критерії.

Наприклад, дозволити тільки дати між Дата початку в B1 та Дата закінчення у B2 застосувати це правило перевірки дати в Excel:

Для перевірки записів на основі сьогоднішніх даних і поточного часу створіть власні формули перевірки даних, як показано в цих прикладах:

• Підтверджувати дати на основі сьогоднішньої дати
• Підтверджувати час на основі поточного часу

Довжина тексту

Щоб дозволити введення даних певної довжини, виберіть Довжина тексту в Дозволити та оберіть критерії перевірки відповідно до вашої бізнес-логіки.

Наприклад, щоб обмежити введення до 10 символів, створіть таке правило:

Зауважте. Довжина тексту обмежує кількість символів, але не тип даних, тобто вищевказане правило буде дозволяти як текст, так і цифри до 10 символів або 10 цифр відповідно.

Список перевірки даних Excel (випадаючий)

Щоб додати випадаючий список елементів в комірку або групу комірок, виділіть цільові комірки і виконайте наступні дії:

1. Відкрийте Перевірка даних діалогове вікно ( Дані вкладка> Перевірка даних ).
2. Про це йдеться на Налаштування вкладка, виберіть Список в Дозволити Ящик.
3. В рамках проекту Джерело введіть елементи списку перевірки Excel, розділені комами. Наприклад, щоб обмежити введення користувача трьома варіантами, введіть Так, ні, не має значення .
4. Переконайтеся в тому, що Випадаюче меню в комірці для того, щоб поруч з коміркою з'явилася стрілка, що розкривається.
5. Натисніть ГАРАЗД. .

Результуючий список перевірки даних у форматі Excel буде виглядати приблизно так:

Зверніть увагу, будь ласка, будьте обережні з Ігнорувати пусте місце Якщо ви створюєте випадаючий список на основі іменованого діапазону, який має принаймні одну порожню комірку, встановлення цього прапорця дозволяє вводити будь-яке значення в перевірену комірку. У багатьох ситуаціях це також справедливо для формул перевірки: якщо комірка, на яку посилається формула, порожня, то в перевірену комірку буде дозволено вводити будь-яке значення.

Інші способи створення списку перевірки даних в Excel

Подання списків через кому безпосередньо в Джерело це найшвидший спосіб, який добре працює для невеликих випадаючих списків, які навряд чи коли-небудь зміняться. В інших сценаріях ви можете скористатися одним з наступних способів:

• Випадаючий список перевірки даних з діапазону комірок
• Динамічний список перевірки даних з іменованого діапазону
• Динамічний список перевірки даних з таблиці Excel
• Каскадний (залежний) список, що випадає

Користувацькі правила перевірки даних

На додаток до вбудованих правил перевірки даних Excel, розглянутих в цьому уроці, можна створити митні правила з власними формулами перевірки даних. Ось лише кілька прикладів:

• Дозволити тільки номери
• Дозволити тільки текст
• Дозволяти текст, що починається з певних символів
• Дозволяти тільки унікальні записи та забороняти дублікати

Додаткові приклади див. у розділі Користувацькі правила та формули перевірки даних.

Як редагувати перевірку даних в Excel

Щоб змінити правило перевірки Excel, виконайте такі дії:

1. Виберіть будь-яку з перевірених комірок.
2. Відкрийте Перевірка даних діалогове вікно ( Дані вкладка> Перевірка даних ).
3. Внести необхідні зміни.
4. Виберіть пункт Застосуйте ці зміни до всіх інших комірок з такими ж налаштуваннями щоб скопіювати внесені зміни в усі інші комірки з вихідними критеріями перевірки.
5. Натисніть ГАРАЗД. для збереження змін.

Наприклад, ви можете редагувати список перевірки даних в Excel, додаючи або видаляючи елементи з Джерело і застосувати ці зміни до всіх інших клітинок, що містять такий самий випадаючий список:

Як скопіювати правило перевірки даних в Excel в інші комірки

Якщо ви налаштували перевірку даних для однієї клітинки і хочете перевірити інші клітинки за тими ж критеріями, вам не потрібно створювати правило з нуля.

Щоб скопіювати правило валідації в Excel, виконайте ці 4 швидкі кроки:

1. Виділіть комірку, до якої застосовується правило перевірки, і натисніть Ctrl + C, щоб скопіювати його.
2. Виділіть інші клітинки, які потрібно перевірити. Щоб виділити несуміжні клітинки, натисніть і утримуйте клавішу Ctrl під час виділення клітинок.
3. Клацніть правою кнопкою миші по виділеному, натисніть Паста спеціальна , а потім виберіть пункт Валідація варіант.

   Крім того, натисніть кнопку Паста спеціальна > Валідація комбінація клавіш: Ctrl + Alt + V , потім N .

4. Натисніть ГАРАЗД. .

Порада: Замість того, щоб копіювати перевірку даних в інші клітинки, ви можете перетворити набір даних у таблицю Excel. При додаванні нових рядків до таблиці Excel автоматично застосовуватиме ваше правило перевірки до нових рядків.

Як знайти комірки з перевіркою даних в Excel

Щоб швидко знайти всі перевірені клітинки на поточному аркуші, перейдіть на вкладку Головна сторінка вкладка> Редагування групу і натисніть Знайти та вибрати > Перевірка даних :

При цьому будуть виділені всі клітинки, до яких застосовані будь-які правила перевірки даних:

Як прибрати перевірку даних в Excel

Загалом, є два способи прибрати перевірку в Excel: стандартний підхід, розроблений Microsoft, і метод без миші, розроблений гіками Excel, які ніколи не відривають руки від клавіатури без крайньої необхідності (наприклад, щоб випити чашку кави :)

Спосіб 1: Звичайний спосіб видалення перевірки даних

Зазвичай, щоб видалити перевірку даних на аркушах Excel, потрібно виконати такі дії:

1. Виділіть комірку(и) з перевіркою даних.
2. Про це йдеться на Дані на вкладці "Вкладка" натисніть кнопку Перевірка даних кнопку.
3. Про це йдеться на Налаштування на вкладці "Вкладка" натисніть кнопку Очистити все а потім натисніть кнопку ГАРАЗД. .

Чайові:

1. Щоб прибрати перевірку даних з усіх осередків на поточному аркуші за допомогою функції Знайти та виділити виділити всі перевірені клітинки.
2. Для того, щоб видалити певне правило перевірки даних виберіть будь-яку комірку з цим правилом, відкрийте вікно Перевірка даних діалогового вікна, встановіть прапорець Застосуйте ці зміни до всіх інших комірок з такими ж налаштуваннями а потім натисніть кнопку Очистити все кнопку.

Як бачите, стандартний метод досить швидкий, але вимагає декількох клацань мишею, нічого страшного, як на мене. Але якщо ви віддаєте перевагу роботі з клавіатурою, а не з мишею, вам може сподобатися наступний підхід.

Спосіб 2: Вставити спеціальну вставку для видалення правил перевірки даних

Де-юре Excel Paste Special призначена для вставки конкретних елементів скопійованих комірок. Де-факто вона вміє робити набагато більше корисних речей. Серед іншого, вона може швидко видаляти правила перевірки даних на аркуші. Ось як це робиться:

1. Виділіть порожню комірку без перевірки даних і натисніть Ctrl + C, щоб скопіювати її.
2. Виберіть комірку(и), з якої(их) ви хочете видалити перевірку даних.
3. Натисніть Ctrl + Alt + V , потім N , що є комбінацією клавіш для Паста спеціальна > Перевірка даних .
4. Натисни Enter. Готово!

Поради щодо перевірки даних в Excel

Тепер, коли ви знаєте основи перевірки даних в Excel, дозвольте мені поділитися кількома порадами, які можуть зробити ваші правила набагато ефективнішими.

Перевірка даних Excel на основі іншої комірки

Замість того, щоб вводити значення безпосередньо в поля критеріїв, ви можете ввести їх в деякі клітинки, а потім посилатися на ці клітинки. Якщо ви вирішите змінити умови перевірки пізніше, ви просто введете нові числа на аркуші, без необхідності редагування правила.

Для того, щоб увійти в посилання на комірку або введіть його в поле, перед яким стоїть знак рівності, або клацніть на стрілці поруч з полем, а потім виділіть комірку за допомогою миші. Ви також можете клацнути в будь-якому місці поля, а потім виділити комірку на аркуші.

Наприклад, щоб дозволити будь-яке ціле число, відмінне від числа в A1, виберіть не дорівнює критеріїв у Дані коробка та тип =$A$1 в Значення Ящик:

Щоб зробити крок далі, ви можете ввести формула у комірці, на яку є посилання, і попросіть Excel перевірити введення на основі цієї формули.

Наприклад, щоб обмежити користувачів у введенні дат після сьогоднішнього дня, введіть =TODAY() в якусь комірку, скажімо B1, а потім налаштувати правило перевірки дати на основі цієї комірки:

Або ж ви можете зайти на сайт =TODAY() формулу безпосередньо в Дата початку що матиме такий самий ефект.

Правила валідації на основі формул

У ситуаціях, коли неможливо визначити бажаний критерій перевірки на основі значення або посилання на комірку, можна виразити його за допомогою формули.

Наприклад, щоб обмежити введення мінімальним і максимальним значенням в існуючому списку чисел, скажімо А1:А10, використовуйте наступні формули:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Зверніть увагу, що ми блокуємо діапазон за допомогою знака $ (абсолютні посилання на клітинки), щоб наше правило перевірки Excel працювало коректно для всіх вибраних клітинок.

Як знайти невірні дані в аркуші

Хоча Microsoft Excel дозволяє застосовувати перевірку даних до клітинок, які вже містять дані, він не повідомить вас, якщо деякі з існуючих значень не відповідають критеріям перевірки.

Щоб знайти невірні дані, які потрапили на робочі аркуші до того, як ви додали перевірку даних, перейдіть на сторінку Дані та натисніть кнопку Перевірка даних > Обведіть невірні дані .

При цьому будуть виділені всі клітинки, які не відповідають критеріям перевірки:

Як тільки ви виправите невірний запис, кружечок зникне автоматично. Щоб видалити всі кружечки, перейдіть на сторінку Дані та натисніть кнопку Перевірка даних > Чіткі кола валідації .

Як захистити робочий аркуш за допомогою перевірки даних

Якщо ви хочете захистити аркуш або книгу паролем, спочатку налаштуйте потрібні параметри перевірки даних, а потім захистіть аркуш. Важливо, щоб ви розблокувати перевірені комірки перед тим, як захистити аркуш, інакше користувачі не зможуть вводити дані в ці клітинки. Докладні вказівки див. у розділі Як розблокувати певні клітинки на захищеному аркуші.

Як надати спільний доступ до книги з перевіркою даних

Щоб дозволити декільком користувачам співпрацювати з робочою книгою, обов'язково надайте спільний доступ до неї після того, як ви виконали перевірку даних. Після надання спільного доступу до робочої книги ваші правила перевірки даних продовжать працювати, але ви не зможете їх змінити або додати нові правила.

Не працює перевірка даних в Excel

Якщо перевірка даних не працює належним чином на ваших робочих аркушах, це, швидше за все, пов'язано з однією з наступних причин.

Перевірка даних не працює для скопійованих даних

Перевірка даних в Excel покликана заборонити введення недостовірних даних безпосередньо в комірці, але це не може зупинити користувачів від копіювання невірних даних. Хоча немає можливості відключити комбінації клавіш копіювання/вставки (крім як за допомогою VBA), можна принаймні запобігти копіюванню даних шляхом перетягування комірок. Для цього перейдіть на вкладку Файл > Опції > Просунутий > Варіанти редагування і очистити територію від Увімкніть ручку заповнення та перетягування комірок прапорець.

Перевірка даних Excel недоступна в режимі редагування комірок

Команда Перевірка даних недоступна (виділена сірим кольором), якщо ви вводите або змінюєте дані в комірці. Після завершення редагування комірки натисніть клавішу Enter або Esc для виходу з режиму редагування, а потім виконайте перевірку даних.

Перевірка даних не може бути застосована до захищеної або спільної книги

Незважаючи на те, що існуючі правила перевірки продовжують працювати в захищених і спільних книгах, змінити налаштування перевірки даних або налаштувати нові правила неможливо. Для цього необхідно спочатку зняти спільний доступ та/або захист до книги.

Неправильні формули перевірки даних

При перевірці даних на основі формул в Excel необхідно перевірити три важливі речі:

• Формула перевірки не повертає помилок.
• Формула не посилається на порожні клітинки.
• Використовуються відповідні посилання на клітинки.

Для отримання додаткової інформації, будь ласка, зверніться до розділу Не працює правило перевірки користувацьких даних.

Увімкнено ручний перерахунок

Якщо в Excel увімкнено режим ручного розрахунку, нерозраховані формули можуть перешкоджати коректній перевірці даних. Щоб змінити режим розрахунку в Excel на автоматичний, перейдіть на вкладку Формули вкладка> Розрахунок у групі, натисніть на кнопку Варіанти розрахунку а потім натисніть кнопку Автоматичний .

Для отримання додаткової інформації, будь ласка, дивіться Автоматичний розрахунок порівняно з ручним розрахунком.

Ось так додається і використовується перевірка даних в Excel. Дякую за прочитання і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!