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本教程介绍了如何在Excel中进行数据验证：为数字、日期或文本值创建验证规则，制作数据验证列表，将数据验证复制到其他单元格，查找无效条目，修复和删除数据验证。
在为用户设置工作簿时，你可能经常想控制信息输入到特定的单元格中，以确保所有的数据输入都是准确和一致的。 在其他方面，你可能想只允许特定的数据类型，如数字或日期在单元格中，或将数字限制在某个范围内，将文本限制在某个特定的长度。 你甚至可能想提供一个预定义的可接受列表Excel数据验证允许你在所有版本的Microsoft Excel 365、2021、2019、2016、20013、2010和更低版本中做所有这些事情。
什么是Excel中的数据验证？
Excel数据验证 是一个限制（验证）用户输入工作表的功能。 从技术上讲，你创建一个验证规则，控制什么样的数据可以被输入到某个单元格。
以下是Excel的数据验证功能的几个例子。
- 只允许 数字 或 案文 在一个单元格中的值。
- 只允许在一个指定的 范围 .
- 允许特定的数据条目 长度 .
- 限制在特定的日期和时间之外 范围 .
- 将条目限制为从一个 下拉列表 .
- 验证一个条目的依据是 另一个细胞 .
- 显示一个 输入信息 当用户选择一个单元格时。
- 显示一个 警告信息 当输入了不正确的数据时。
- 查找 不正确的条目 在验证的细胞中。
例如，你可以设置一个规则，将数据输入限制在1000和9999之间的4位数。 如果用户输入不同的内容，Excel会显示一个错误提示，解释他们做错了什么。
如何在Excel中进行数据验证
要在Excel中添加数据验证，请执行以下步骤。
1.打开数据验证对话框
选择一个或多个要验证的单元格，转到 数据 标签> 数据工具 组，并点击 数据验证 按钮。
你也可以通过按Alt> D> L ，分别按每个键来打开数据验证对话框。
2.创建一个Excel验证规则
关于 设置 在标准中，你可以提供以下任何一项。
- 价值观 - 在标准框中输入数字，如下面的截图所示。
- 细胞参考 - 根据另一个单元格中的数值或公式制定规则。
- 公式 - 允许表达更复杂的条件，如本例。
作为一个例子，让我们制定一个规则，限制用户输入1000到9999之间的整数。
在配置了验证规则后，要么点击 认可 来关闭 数据验证 窗口或切换到另一个标签来添加输入信息或/和错误提示。
3.添加一个输入信息（可选）
如果你想显示一条信息，向用户解释在一个给定的单元格中允许哪些数据，请打开 输入信息 选项卡，并执行以下操作。
- 请确保 选择单元格时显示输入信息 框被选中。
- 在相应的字段中输入你的信息的标题和文本。
- 点击 认可 来关闭该对话窗口。
一旦用户选择了有效的单元格，就会出现以下信息。
4.显示一个错误警报（可选）
除了输入信息外，当单元格中输入无效数据时，你可以显示以下错误提示之一。
| 警报类型 | 描述 |
| 停止 (默认) |  最严格的警报类型，防止用户输入无效的数据。 你点击 重试 键入一个不同的值或 取消 来删除该条目。 |
| 警告 |  警告用户该数据是无效的，但不阻止输入。 你点击 是 来输入无效的条目。 没有 来编辑它，或者 取消 来删除该条目。 |
| 信息 |  允许性最强的警报类型，只通知用户一个无效的数据输入。 你点击 认可 输入无效的数值或 取消 以将其从细胞中移除。 |
要配置一个自定义的错误信息，请到 错误提示 选项卡并定义以下参数。
- 检查 输入无效数据后显示错误提示 框（通常是默认选择）。
- 在 风格 框，选择所需的警报类型。
- 在相应的框中输入错误信息的标题和文本。
- 点击 认可 .
而现在，如果用户输入了无效的数据，Excel将显示一个特殊的警报，解释这个错误（就像本教程开头所示）。
注意：如果你不输入你自己的信息，那么 默认停止警报 含有以下文字的内容将显示出来。 该值不符合为该单元格定义的数据验证限制。 .
Excel数据验证实例
在Excel中添加数据验证规则时，你可以选择其中一个预定义的设置，或者根据你自己的验证公式指定自定义标准。 下面我们将讨论每个内置选项，下周我们将在单独的教程中仔细研究Excel数据验证与自定义公式。
正如你已经知道的，验证标准被定义在 设置 选项卡的 数据验证 对话框( 数据 标签> 数据验证 ).
整数和小数
要将数据输入限制在一个 整数 或 小数 ，选择相应的项目，在 允许 然后，在以下标准中选择一个。 数据 箱子。
- 等于 或 不等于 指定的数量
- 大于 或 不到 指定的数量
- 之间的关系 这两个数字或 而不是介于 以排除该范围的数字
例如，这就是你如何创建一个允许任何大于0的整数的Excel验证规则。
Excel中的日期和时间验证
要验证日期，请选择 日期 在 允许 框中，然后选择一个适当的标准，在 数据 盒子。 有相当多的预定义选项可供选择：只允许两个日期之间的日期，等于、大于或小于特定日期，等等。
同样地，要验证时间，选择 时间 在 允许 框，然后定义所需的标准。
例如，只允许在 开始日期 在B1和 结束日期 在B2中，应用这个Excel日期验证规则。
要根据今天的数据和当前的时间来验证条目，如这些例子所示，制作你自己的数据验证公式。
- 根据今天的日期来验证日期
- 根据当前时间验证时间
文本长度
要允许输入特定长度的数据，选择 文本长度 在 允许 框，并根据你的业务逻辑选择验证标准。
例如，为了将输入限制在10个字符，创建这个规则。
注：该 文本长度 选项限制了字符数，但没有限制数据类型，这意味着上述规则将允许文本和数字分别在10个字符或10位以下。
Excel数据验证列表（下拉）。
要在一个单元格或一组单元格中添加一个下拉列表项目，请选择目标单元格并执行以下操作。
- 打开 数据验证 对话框( 数据 标签> 数据验证 ).
- 关于 设置 选项卡，选择 列表 在 允许 箱子。
- 在 来源 框中，键入你的Excel验证列表中的项目，用逗号隔开。 例如，要将用户输入限制在三个选项中，键入 是, 否, 不适用 .
- 请确保 单元格内下拉 框被选中后，下拉箭头才会出现在单元格的旁边。
- 点击 认可 .
由此产生的Excel数据验证列表将看起来与此类似。
注意：请小心使用 忽略空白 如果你正在创建一个基于至少有一个空白单元格的命名区域的下拉列表，选择这个复选框允许在验证的单元格中输入任何值。 在许多情况下，这对验证公式也是如此：如果公式中引用的单元格是空白的，则允许在验证的单元格中输入任何值。
在Excel中创建数据验证列表的其他方法
将逗号分隔的列表直接在 来源 框是最快的方法，对于不太可能改变的小型下拉框来说，效果很好。 在其他情况下，你可以用以下方法之一进行。
- 从一个单元格范围内的下拉数据验证列表
- 来自指定范围的动态数据验证列表
- 来自Excel表格的动态数据验证列表
- 层叠式（从属）下拉列表
自定义数据验证规则
除了本教程中讨论的内置Excel数据验证规则外，你还可以创建 自定义规则 下面是几个例子。
- 只允许数字
- 只允许文本
- 允许以特定字符开头的文本
- 只允许唯一的条目，不允许重复的条目
更多的例子，请看自定义数据验证规则和公式。
如何在Excel中编辑数据验证
要改变Excel的验证规则，请执行以下步骤。
- 选择任何一个已验证的单元格。
- 打开 数据验证 对话框( 数据 标签> 数据验证 ).
- 进行必要的修改。
- 选择 将这些变化应用于所有其他具有相同设置的单元格 复选框，将你所做的修改复制到所有其他具有原始验证标准的单元格。
- 点击 认可 来保存这些变化。
例如，你可以通过添加或删除项目来编辑你的Excel数据验证列表。 来源 框，并将这些变化应用于包含相同下拉列表的所有其他单元格。
如何将Excel数据验证规则复制到其他单元格中
如果你已经为一个单元格配置了数据验证，并希望用同样的标准来验证其他单元格，你不必从头开始重新创建规则。
要复制Excel中的验证规则，请执行以下4个快速步骤。
- 选择验证规则所适用的单元格，按Ctrl+C复制它。
- 选择你想验证的其他单元格。 要选择不相邻的单元格，在选择单元格的同时按住Ctrl键。
- 右键点击选择，点击 粘贴专用 ，然后选择 审定 选择。
或者，按一下 粘贴专用 > 审定 快捷键：Ctrl + Alt + V ，然后是N。
- 点击 认可 .
提示：与其将数据验证复制到其他单元格，你可以将你的数据集转换为Excel表格。 当你向表格添加更多的行时，Excel将自动将你的验证规则应用到新的行。
如何在Excel中找到有数据验证的单元格
要想快速找到当前工作表中的所有有效单元格，请到 首页 标签> 编辑工作 组，并点击 查找& 选择 > 数据验证 :
这将选择所有应用了任何数据验证规则的单元格。
如何删除Excel中的数据验证
总的来说，在Excel中删除验证有两种方法：微软设计的标准方法和Excel极客设计的无鼠标技术，他们不到万不得已不会把手从键盘上拿开（比如喝杯咖啡）。
方法1：删除数据验证的常规方法
通常情况下，要删除Excel工作表中的数据验证，你要按以下步骤进行。
- 选择有数据验证的单元格。
- 关于 数据 选项卡，点击 数据验证 按钮。
- 关于 设置 选项卡，点击 清除所有 按钮，然后点击 认可 .
提示。
- 要取消数据验证 来自所有细胞的 在当前工作表上，使用查找&选择功能来选择所有有效的单元格。
- 要删除一个 某些数据验证规则 ，选择有该规则的任何单元格，打开 数据验证 对话窗口，检查 将这些变化应用于所有其他具有相同设置的单元格 框，然后点击 清除所有 按钮。
如你所见，标准方法相当快，但确实需要点击几下鼠标，就我而言，这没什么大不了的。 但如果你喜欢用键盘而不是鼠标工作，你可能会发现以下方法很有吸引力。
方法2：用粘贴专用来删除数据验证规则
从法律上讲，Excel粘贴特技是为粘贴复制单元格的特定元素而设计的。 从事实上讲，它可以做许多更有用的事情。 其中，它可以快速删除工作表中的数据验证规则。 下面是方法。
- 选择一个没有数据验证的空单元格，并按Ctrl+C复制它。
- 选择你想删除数据验证的单元格。
- 按Ctrl + Alt + V，然后按N，这是一个快捷键。 粘贴专用 > 数据验证 .
- 按回车键 . 完成!
Excel数据验证技巧
现在你知道了Excel中数据验证的基本知识，让我来分享一些提示，这些提示可以使你的规则更加有效。
基于另一个单元格的Excel数据验证
你可以在一些单元格中输入数值，然后参考这些单元格，而不是直接在标准框中输入数值。 如果你以后决定改变验证条件，你只需在工作表上输入新的数字，而不必编辑规则。
要进入一个 单元参考 你也可以点击方框内的任何地方，然后选择工作表上的单元格。
例如，要允许A1中的数字以外的任何整数，选择 不等于 中的标准。 数据 框，并输入 =$A$1 在 价值 箱子。
为了更进一步，你可以输入一个 公式 在引用的单元格中，并让Excel根据该公式验证输入。
例如，要限制用户输入今天以后的日期，请输入 =TODAY() 在某个单元格（比如B1）中的公式，然后根据该单元格设置一个日期验证规则。
或者，你可以输入 =TODAY() 的公式，直接在 开始日期 框，这将产生同样的效果。
基于公式的验证规则
在无法根据数值或单元格引用定义所需验证标准的情况下，你可以用公式来表达。
例如，如果要将条目限制在现有数字列表中的最小值和最大值，例如A1:A10，请使用以下公式。
=min($a$1:$a$10)
=max($a$1:$a$10)
请注意，我们通过使用$符号（绝对的单元格引用）来锁定范围，这样我们的Excel验证规则才能对所有选定的单元格正常工作。
如何找到工作表上的无效数据
尽管Microsoft Excel允许对已经有数据的单元格应用数据验证，但如果一些现有的值不符合验证标准，它不会通知你。
要找到在你添加数据验证之前已经进入你的工作表的无效数据，请到 数据 标签，并点击 数据验证 > 圈出无效数据 .
这将突出显示所有不符合验证标准的单元格。
一旦你纠正了一个无效的条目，这个圆圈就会自动消失。 要删除所有圆圈，请到 数据 标签，并点击 数据验证 > 清除验证圈 .
如何用数据验证来保护一个工作表
如果你想用密码保护工作表或工作簿，首先要配置所需的数据验证设置，然后再保护工作表。 重要的是，你必须 解锁验证的细胞 详细说明请见如何解锁受保护工作表的某些单元格。
如何共享一个有数据验证的工作簿
为了允许多个用户在工作簿上进行协作，请确保在完成数据验证后共享工作簿。 共享工作簿后，你的数据验证规则将继续工作，但你将无法改变它们，也无法添加新的规则。
Excel数据验证不起作用
如果数据验证在你的工作表中不能正常工作，很可能是由于以下原因之一。
数据验证对复制的数据不起作用
Excel中的数据验证被设计用来禁止 输入无效的数据 虽然没有办法禁用复制/粘贴快捷方式（除了使用VBA），但至少可以防止通过拖放单元格来复制数据。 要做到这一点，请到 文件 > 选择 > 高级 > 编辑选项 ，并清除 启用填充手柄和单元格拖放 复选框。
在单元格编辑模式下，Excel数据验证不可用
如果你正在输入或改变单元格中的数据，数据验证命令是不可用的（灰色）。 在你完成单元格的编辑后，按回车键或Esc键退出编辑模式，然后再进行数据验证。
数据验证不能应用于受保护或共享的工作簿
虽然现有的验证规则在受保护和共享的工作簿中继续工作，但不可能改变数据验证设置或设置新的规则。 要做到这一点，首先取消共享和/或解除保护你的工作簿。
不正确的数据验证公式
在Excel中进行基于公式的数据验证时，有三件重要的事情需要检查。
- 一个验证公式不会返回错误。
- 一个公式不能引用空单元格。
- 使用了适当的单元格参考。
欲了解更多信息，请参见自定义数据验证规则不工作。
手动重新计算被打开
如果在你的Excel中打开了手动计算模式，未计算的公式会阻止数据被正确验证。 要将Excel的计算选项改回自动，请到 公式 标签> 计算方式 组，点击 计算选项 按钮，然后点击 自动的 .
更多信息，请参见自动计算与手动计算。
这就是在Excel中添加和使用数据验证的方法。 感谢你的阅读，希望下周能在我们的博客上见到你!
