Tutorial ini menjelaskan cara melakukan Validasi Data di Excel: membuat aturan validasi untuk angka, tanggal atau nilai teks, membuat daftar validasi data, menyalin validasi data ke sel lain, menemukan entri yang tidak valid, memperbaiki dan menghapus validasi data.

Saat menyiapkan buku kerja untuk pengguna Anda, Anda mungkin sering ingin mengontrol input informasi ke dalam sel tertentu untuk memastikan semua entri data akurat dan konsisten. Di antara hal-hal lain, Anda mungkin ingin mengizinkan hanya tipe data tertentu seperti angka atau tanggal dalam sel, atau membatasi angka ke rentang tertentu dan teks dengan panjang tertentu.Validasi Data Excel memungkinkan Anda melakukan semua hal ini di semua versi Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 dan yang lebih rendah.

Apa itu validasi data di Excel?

Validasi Data Excel adalah fitur yang membatasi (memvalidasi) input pengguna ke lembar kerja. Secara teknis, Anda membuat aturan validasi yang mengontrol jenis data apa yang dapat dimasukkan ke dalam sel tertentu.

Berikut ini hanya beberapa contoh dari apa yang dapat dilakukan validasi data Excel:

• Hanya mengizinkan numerik atau teks nilai dalam sel.
• Hanya mengizinkan angka-angka di dalam rentang .
• Mengizinkan entri data dari suatu panjang .
• Membatasi tanggal dan waktu di luar yang diberikan rentang .
• Membatasi entri ke pilihan dari daftar drop-down .
• Memvalidasi entri berdasarkan sel lain .
• Tunjukkan sebuah pesan masukan ketika pengguna memilih sel.
• Tunjukkan a pesan peringatan apabila data yang dimasukkan salah.
• Temukan entri yang salah dalam sel yang divalidasi.

Misalnya, Anda bisa menyiapkan aturan yang membatasi entri data ke angka 4 digit antara 1000 dan 9999. Jika pengguna mengetikkan sesuatu yang berbeda, Excel akan menampilkan peringatan kesalahan yang menjelaskan kesalahan apa yang telah mereka lakukan:

Bagaimana melakukan validasi data di Excel

Untuk menambahkan validasi data di Excel, lakukan langkah-langkah berikut.

1. Buka kotak dialog Validasi Data

Pilih satu sel atau lebih untuk divalidasi, buka Data tab> Alat Data kelompok, dan klik tombol Validasi Data tombol.

Anda juga bisa membuka kotak dialog Data Validation dengan menekan Alt> D> L , dengan masing-masing tombol ditekan secara terpisah.

2. Buat aturan validasi Excel

Pada Pengaturan Pada kriteria, Anda bisa menyediakan salah satu dari yang berikut ini:

• Nilai-nilai - ketik angka di kotak kriteria seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
• Referensi sel - membuat aturan berdasarkan nilai atau formula di sel lain.
• Rumus - memungkinkan untuk mengekspresikan kondisi yang lebih kompleks seperti dalam contoh ini.

Sebagai contoh, mari kita buat aturan yang membatasi pengguna untuk memasukkan bilangan bulat antara 1000 dan 9999:

Dengan aturan validasi yang dikonfigurasi, klik OK untuk menutup Validasi Data atau beralih ke tab lain untuk menambahkan pesan input atau/dan peringatan kesalahan.

3. Tambahkan pesan input (opsional)

Jika Anda ingin menampilkan pesan yang menjelaskan kepada pengguna data apa yang diperbolehkan dalam sel tertentu, buka aplikasi Pesan Masukan dan lakukan hal berikut ini:

• Pastikan Tampilkan pesan input ketika sel dipilih kotak dicentang.
• Masukkan judul dan teks pesan Anda ke dalam bidang yang sesuai.
• Klik OK untuk menutup jendela dialog.

Segera setelah pengguna memilih sel yang divalidasi, pesan berikut akan muncul:

4. Menampilkan peringatan kesalahan (opsional)

Selain pesan input, Anda bisa menampilkan salah satu peringatan kesalahan berikut ini ketika data tidak valid dimasukkan dalam sel.

Jenis peringatan	Deskripsi
Berhenti (default)	Tipe peringatan paling ketat yang mencegah pengguna memasukkan data yang tidak valid. Anda klik Coba lagi untuk mengetikkan nilai yang berbeda atau Batal untuk menghapus entri.
Peringatan	Memperingatkan pengguna bahwa data tidak valid, tetapi tidak mencegah memasukkannya. Anda klik Ya untuk memasukkan entri yang tidak valid, Tidak untuk mengeditnya, atau Batal untuk menghapus entri.
Informasi	Jenis peringatan yang paling permisif yang hanya menginformasikan pengguna tentang entri data yang tidak valid. Anda klik OK untuk memasukkan nilai yang tidak valid atau Batal untuk mengeluarkannya dari sel.

Untuk mengonfigurasi pesan kesalahan kustom, buka menu Peringatan Kesalahan dan menentukan parameter berikut ini:

• Periksa Tampilkan peringatan kesalahan setelah data yang tidak valid dimasukkan (biasanya dipilih secara default).
• Dalam Gaya kotak, pilih jenis peringatan yang diinginkan.
• Masukkan judul dan teks pesan kesalahan ke dalam kotak yang sesuai.
• Klik OK .

Dan sekarang, jika pengguna memasukkan data yang tidak valid, Excel akan menampilkan peringatan khusus yang menjelaskan kesalahan (seperti yang ditunjukkan di awal tutorial ini).

Catatan. Jika Anda tidak mengetik pesan Anda sendiri, maka peringatan Berhenti secara default dengan teks berikut ini akan muncul: Nilai ini tidak cocok dengan batasan validasi data yang ditentukan untuk sel ini .

Contoh validasi data Excel

Saat menambahkan aturan validasi data di Excel, Anda dapat memilih salah satu pengaturan yang telah ditentukan sebelumnya atau menentukan kriteria khusus berdasarkan rumus validasi Anda sendiri. Di bawah ini kita akan membahas setiap opsi bawaan, dan minggu depan kita akan melihat lebih dekat pada validasi data Excel dengan rumus kustom dalam tutorial terpisah.

Seperti yang sudah Anda ketahui, kriteria validasi didefinisikan pada Pengaturan tab dari Validasi Data kotak dialog ( Data tab> Validasi Data ).

Bilangan bulat dan desimal

Untuk membatasi entri data ke bilangan bulat atau desimal , pilih item yang sesuai dalam Izinkan Dan kemudian, pilih salah satu kriteria berikut dalam kotak Data kotak:

• Sama dengan atau tidak sama dengan nomor yang ditentukan
• Lebih besar dari atau kurang dari nomor yang ditentukan
• Antara dua angka atau tidak di antara untuk mengecualikan rentang angka itu

Misalnya, ini adalah cara Anda membuat aturan validasi Excel yang mengizinkan bilangan bulat apa pun yang lebih besar dari 0:

Validasi tanggal dan waktu di Excel

Untuk memvalidasi tanggal, pilih Tanggal di Izinkan kotak, lalu pilih kriteria yang sesuai dalam kotak Data Ada cukup banyak opsi yang telah ditentukan sebelumnya untuk dipilih: hanya mengizinkan tanggal di antara dua tanggal, sama dengan, lebih besar dari atau kurang dari tanggal tertentu, dan banyak lagi.

Demikian pula, untuk memvalidasi waktu, pilih Waktu di Izinkan kotak, dan kemudian menentukan kriteria yang diperlukan.

Contohnya, hanya mengizinkan tanggal antara Tanggal mulai di B1 dan Tanggal akhir di B2, terapkan aturan validasi tanggal Excel ini:

Untuk memvalidasi entri berdasarkan data hari ini dan waktu saat ini, buatlah rumus validasi data Anda sendiri seperti yang ditunjukkan dalam contoh-contoh ini:

• Validasi tanggal berdasarkan tanggal hari ini
• Validasi waktu berdasarkan waktu saat ini

Panjang teks

Untuk mengizinkan entri data dengan panjang tertentu, pilih Panjang teks di Izinkan dan pilih kriteria validasi sesuai dengan logika bisnis Anda.

Contohnya, untuk membatasi input hingga 10 karakter, buat aturan ini:

Catatan. Panjang teks membatasi jumlah karakter tetapi bukan tipe data, yang berarti aturan di atas akan mengizinkan teks dan angka masing-masing di bawah 10 karakter atau 10 digit.

Daftar validasi data Excel (drop-down)

Untuk menambahkan daftar drop-down item ke sel atau sekelompok sel, pilih sel target dan lakukan hal berikut:

1. Buka Validasi Data kotak dialog ( Data tab> Validasi Data ).
2. Pada Pengaturan tab, pilih Daftar di Izinkan kotak.
3. Dalam Sumber kotak, ketik item daftar validasi Excel Anda, dipisahkan dengan koma. Misalnya, untuk membatasi input pengguna ke tiga pilihan, ketik Ya, Tidak, N/A .
4. Pastikan Dropdown dalam sel dipilih agar panah drop-down muncul di samping sel.
5. Klik OK .

Daftar validasi data Excel yang dihasilkan akan terlihat mirip dengan ini:

Catatan. Harap berhati-hati dengan Abaikan kosong Jika Anda membuat daftar drop-down berdasarkan rentang bernama yang memiliki setidaknya satu sel kosong, memilih kotak centang ini memungkinkan memasukkan nilai apa pun di sel yang divalidasi. Dalam banyak situasi, ini juga berlaku untuk rumus validasi: jika sel yang direferensikan dalam rumus kosong, nilai apa pun akan diizinkan dalam sel yang divalidasi.

Cara lain untuk membuat daftar validasi data di Excel

Menyediakan daftar yang dipisahkan koma secara langsung di dalam Sumber box adalah cara tercepat yang bekerja dengan baik untuk dropdown kecil yang kemungkinan besar tidak akan pernah berubah. Dalam skenario lain, Anda dapat melanjutkan dengan salah satu cara berikut:

• Daftar validasi data dropdown dari berbagai sel
• Daftar validasi data dinamis dari rentang bernama
• Daftar validasi data dinamis dari tabel Excel
• Daftar drop-down bertingkat (tergantung)

Aturan validasi data khusus

Selain aturan validasi data Excel bawaan yang dibahas dalam tutorial ini, Anda dapat membuat aturan khusus dengan formula validasi data Anda sendiri. Berikut ini beberapa contohnya:

• Hanya mengizinkan angka saja
• Izinkan teks saja
• Izinkan teks yang diawali dengan karakter tertentu
• Hanya mengizinkan entri unik dan tidak mengizinkan duplikat

Untuk contoh lainnya, silakan lihat Custom data validation rules and formulas (Aturan dan formula validasi data kustom).

Cara mengedit validasi data di Excel

Untuk mengubah aturan validasi Excel, lakukan langkah-langkah ini:

1. Pilih salah satu sel yang divalidasi.
2. Buka Validasi Data kotak dialog ( Data tab> Validasi Data ).
3. Lakukan perubahan yang diperlukan.
4. Pilih Terapkan perubahan ini ke semua sel lain dengan pengaturan yang sama kotak centang untuk menyalin perubahan yang telah Anda buat ke semua sel lain dengan kriteria validasi asli.
5. Klik OK untuk menyimpan perubahan.

Misalnya, Anda bisa mengedit daftar validasi data Excel Anda dengan menambahkan atau menghapus item dari Sumber kotak, dan perubahan ini diterapkan ke semua sel lain yang berisi daftar drop-down yang sama:

Cara menyalin aturan validasi data Excel ke sel lain

Jika Anda telah mengonfigurasi validasi data untuk satu sel dan ingin memvalidasi sel lain dengan kriteria yang sama, Anda tidak perlu membuat ulang aturan dari awal.

Untuk menyalin aturan validasi di Excel, lakukan 4 langkah cepat ini:

1. Pilih sel tempat aturan validasi berlaku dan tekan Ctrl + C untuk menyalinnya.
2. Pilih sel lain yang ingin Anda validasi. Untuk memilih sel yang tidak berdekatan, tekan dan tahan Ctrl kunci saat memilih sel.
3. Klik kanan pilihan, klik Tempel Khusus , lalu pilih Validasi pilihan.

   Atau, tekan tombol Tempel Khusus > Validasi pintasan: Ctrl + Alt + V , lalu N .

4. Klik OK .

Tip. Alih-alih menyalin validasi data ke sel lain, Anda dapat mengonversi kumpulan data Anda ke tabel Excel. Saat Anda menambahkan lebih banyak baris ke tabel, Excel akan menerapkan aturan validasi Anda ke baris baru secara otomatis.

Cara menemukan sel dengan validasi data di Excel

Untuk menemukan dengan cepat semua sel yang divalidasi di lembar kerja saat ini, buka Rumah tab> Penyuntingan kelompok, dan klik Temukan &; Pilih > Validasi Data :

Ini akan memilih semua sel yang memiliki aturan validasi data yang diterapkan padanya:

Cara menghapus validasi data di Excel

Secara keseluruhan, ada dua cara untuk menghapus validasi di Excel: pendekatan standar yang dirancang oleh Microsoft dan teknik bebas mouse yang dirancang oleh para geek Excel yang tidak akan pernah melepaskan tangan mereka dari keyboard kecuali jika benar-benar diperlukan (misalnya untuk mengambil secangkir kopi :)

Metode 1: Cara biasa untuk menghapus validasi data

Biasanya, untuk menghapus validasi data di lembar kerja Excel, Anda melanjutkan dengan langkah-langkah ini:

1. Pilih sel dengan validasi data.
2. Pada Data tab, klik tab Validasi Data tombol.
3. Pada Pengaturan tab, klik tab Hapus Semua tombol, lalu klik OK .

Tips:

1. Untuk menghapus validasi data dari semua sel pada lembar saat ini, gunakan fitur Temukan &; Pilih untuk memilih semua sel yang divalidasi.
2. Untuk menghapus aturan validasi data tertentu , pilih sel mana pun dengan aturan itu, buka Validasi Data jendela dialog, periksa Terapkan perubahan ini ke semua sel lain dengan pengaturan yang sama kotak, dan kemudian klik tombol Hapus Semua tombol.

Seperti yang Anda lihat, metode standar cukup cepat tetapi memang memerlukan beberapa klik mouse, bukan masalah besar sejauh yang saya ketahui. Tetapi, jika Anda lebih suka bekerja dengan keyboard daripada mouse, Anda mungkin menemukan pendekatan berikut ini menarik.

Metode 2: Tempel Khusus untuk menghapus aturan validasi data

Secara de jure, Excel Paste Special didesain untuk menempelkan elemen tertentu dari sel yang disalin. Secara de facto, ia dapat melakukan banyak hal yang lebih berguna. Di antaranya, ia dapat dengan cepat menghapus aturan validasi data di lembar kerja. Begini caranya:

1. Pilih sel kosong tanpa validasi data, dan tekan Ctrl + C untuk menyalinnya.
2. Pilih sel yang ingin Anda hapus validasi datanya.
3. Tekan Ctrl + Alt + V , lalu N , yang merupakan pintasan untuk Tempel Khusus > Validasi Data .
4. Tekan Enter. Selesai!

Kiat validasi data Excel

Sekarang setelah Anda mengetahui dasar-dasar validasi data di Excel, izinkan saya membagikan beberapa tip yang dapat membuat aturan Anda jauh lebih efektif.

Validasi data Excel berdasarkan sel lain

Alih-alih mengetikkan nilai secara langsung dalam kotak kriteria, Anda bisa memasukkannya ke dalam beberapa sel, lalu merujuk ke sel tersebut. Jika Anda memutuskan untuk mengubah kondisi validasi nanti, Anda cukup mengetikkan angka baru pada sheet, tanpa harus mengedit aturannya.

Untuk memasukkan referensi sel Anda juga bisa mengetikkannya di dalam kotak yang didahului dengan tanda sama dengan, atau klik tanda panah di samping kotak, lalu pilih sel menggunakan mouse. Anda juga bisa mengklik di mana saja di dalam kotak, lalu memilih sel pada sheet.

Contohnya, untuk mengizinkan bilangan bulat apa pun selain angka di A1, pilih tidak sama dengan kriteria dalam Data kotak dan ketik =$A$1 di Nilai kotak:

Untuk melangkah lebih jauh, Anda bisa memasukkan formula di sel yang direferensikan, dan minta Excel memvalidasi input berdasarkan rumus itu.

Contohnya, untuk membatasi pengguna untuk memasukkan tanggal setelah tanggal hari ini, masukkan =TODAY() di beberapa sel, katakanlah B1, lalu siapkan aturan validasi Tanggal berdasarkan sel itu:

Atau, Anda bisa memasukkan =TODAY() formula secara langsung di dalam Tanggal mulai yang akan memiliki efek yang sama.

Aturan validasi berbasis rumus

Dalam situasi ketika tidak memungkinkan untuk mendefinisikan kriteria validasi yang diinginkan berdasarkan nilai atau referensi sel, Anda dapat mengekspresikannya menggunakan formula.

Misalnya, untuk membatasi entri ke nilai minimum dan maksimum dalam daftar angka yang ada, katakanlah A1:A10, gunakan rumus berikut ini:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Harap perhatikan bahwa kita mengunci range dengan menggunakan tanda $ (referensi sel absolut) agar aturan validasi Excel kita bekerja dengan benar untuk semua sel yang dipilih.

Bagaimana menemukan data yang tidak valid pada lembar kerja

Meskipun Microsoft Excel memungkinkan penerapan validasi data ke sel yang sudah memiliki data di dalamnya, namun tidak akan memberi tahu Anda jika beberapa nilai yang ada tidak memenuhi kriteria validasi.

Untuk menemukan data invalid yang telah masuk ke dalam lembar kerja Anda sebelum Anda menambahkan validasi data, buka Data tab, dan klik Validasi Data > Lingkari Data Tidak Valid .

Ini akan menyorot semua sel yang tidak memenuhi kriteria validasi:

Segera setelah Anda mengoreksi entri yang tidak valid, lingkaran akan hilang secara otomatis. Untuk menghapus semua lingkaran, buka menu Data tab, dan klik Validasi Data > Hapus Lingkaran Validasi .

Cara melindungi lembar kerja dengan validasi data

Jika Anda ingin melindungi lembar kerja atau buku kerja dengan kata sandi, konfigurasikan pengaturan validasi data yang diinginkan terlebih dahulu, lalu lindungi lembar tersebut. membuka kunci sel yang divalidasi sebelum memproteksi lembar kerja, jika tidak, pengguna Anda tidak akan dapat memasukkan data apa pun di sel tersebut. Untuk panduan mendetail, silakan lihat Cara membuka kunci sel tertentu pada lembar yang diproteksi.

Cara berbagi buku kerja dengan validasi data

Untuk memungkinkan beberapa pengguna berkolaborasi pada buku kerja, pastikan untuk membagikan buku kerja setelah Anda melakukan validasi data. Setelah membagikan buku kerja, aturan validasi data Anda akan tetap berfungsi, tetapi Anda tidak akan dapat mengubahnya, atau menambahkan aturan baru.

Validasi Data Excel tidak berfungsi

Jika validasi data tidak berfungsi dengan baik di lembar kerja Anda, kemungkinan besar karena salah satu alasan berikut.

Validasi data tidak berfungsi untuk data yang disalin

Validasi data di Excel dirancang untuk melarang mengetik data yang tidak valid secara langsung dalam sel, tetapi tidak dapat menghentikan pengguna untuk menyalin data yang tidak valid. Meskipun tidak ada cara untuk menonaktifkan pintasan salin/tempel (selain dengan menggunakan VBA), Anda setidaknya dapat mencegah penyalinan data dengan menyeret dan menjatuhkan sel. Untuk melakukan ini, buka Berkas > Opsi > Lanjutan > Opsi pengeditan , dan bersihkan Aktifkan gagang isian dan seret-dan-lepas sel kotak centang.

Validasi data Excel tidak tersedia saat dalam mode edit sel

Perintah Validasi Data tidak tersedia (berwarna abu-abu) jika Anda memasukkan atau mengubah data dalam sel. Setelah Anda selesai mengedit sel, tekan Enter atau Esc untuk keluar dari mode edit, lalu lakukan validasi data.

Validasi data tidak dapat diterapkan ke buku kerja yang dilindungi atau dibagikan

Meskipun aturan validasi yang ada tetap berfungsi di buku kerja yang diproteksi dan dibagikan, namun tidak mungkin mengubah pengaturan validasi data atau menyiapkan aturan baru. Untuk melakukan ini, batalkan berbagi dan/atau buka proteksi buku kerja Anda terlebih dahulu.

Rumus validasi data yang salah

Saat melakukan validasi data berbasis rumus di Excel, ada tiga hal penting yang harus diperiksa:

• Formula validasi tidak mengembalikan error.
• Formula tidak mereferensikan sel kosong.
• Referensi sel yang sesuai digunakan.

Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat Aturan validasi data kustom tidak berfungsi.

Penghitungan ulang manual dihidupkan

Jika mode Kalkulasi Manual diaktifkan di Excel Anda, rumus yang tidak dihitung dapat mencegah data divalidasi dengan benar. Untuk mengubah opsi penghitungan Excel kembali ke otomatis, buka menu Rumus tab> Perhitungan kelompok, klik tombol Opsi Perhitungan tombol, lalu klik Otomatis .

Untuk informasi selengkapnya, silakan lihat Penghitungan otomatis vs Penghitungan manual.

Itulah cara Anda menambahkan dan menggunakan validasi data di Excel. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!