Õpik selgitab, kuidas teha andmete valideerimist Excelis: luua valideerimisreeglid numbrite, kuupäevade või tekstiväärtuste jaoks, koostada andmete valideerimise nimekirju, kopeerida andmete valideerimine teistesse lahtritesse, leida vigaseid kirjeid, parandada ja eemaldada andmete valideerimine.

Kasutajate jaoks töövihiku seadistamisel võite sageli soovida kontrollida teatud lahtritesse sisestatud teavet, et tagada, et kõik andmesisestused oleksid täpsed ja järjepidevad. Muu hulgas võite lubada lahtrisse ainult teatud tüüpi andmeid, näiteks numbreid või kuupäevi, või piirata numbreid teatud vahemikus ja teksti teatud pikkusega. Te võite isegi soovida ette näha eelnevalt määratletud loetelu aktsepteeritavatestkirjed, et kõrvaldada võimalikud vead. Excel Data Validation võimaldab teil teha kõiki neid asju kõigis Microsoft Exceli versioonides 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 ja madalamates versioonides.

Mis on andmete valideerimine Excelis?

Exceli andmete valideerimine on funktsioon, mis piirab (valideerib) kasutaja sisendit töölehel. Tehniliselt luuakse valideerimisreegel, mis kontrollib, milliseid andmeid saab teatud lahtrisse sisestada.

Siin on vaid mõned näited sellest, mida Exceli andmete valideerimine suudab teha:

• Luba ainult numbriline või tekst väärtused lahtris.
• Luba ainult numbreid kindlaksmääratud vahemik .
• Lubab andmete sisestamist konkreetse pikkus .
• Piirata kuupäevad ja kellaajad väljaspool antud vahemik .
• Piirangud kirjete valiku kohta valikust rippmenüü .
• Valideerida kanne, mis põhineb teine rakk .
• Näita sisendsõnum kui kasutaja valib lahtri.
• Näita hoiatussõnum kui on sisestatud ebaõiged andmed.
• Leia ebaõiged kanded valideeritud rakkudes.

Näiteks saate seadistada reegli, mis piirab andmete sisestamist neljakohaliste numbritega vahemikus 1000 ja 9999. Kui kasutaja sisestab midagi muud, näitab Excel veateate, mis selgitab, mida ta on valesti teinud:

Kuidas teha andmete valideerimist Excelis

Andmete valideerimise lisamiseks Excelis tehke järgmised toimingud.

1. Avage dialoogiboks Andmete valideerimine

Valige üks või mitu lahtrit, mida soovite valideerida, valige Andmed tab> Andmetöötlusvahendid gruppi ja klõpsake nuppu Andmete valideerimine nuppu.

Andmete valideerimise dialoogiboksi saate avada ka, kui vajutate Alt> D> L , vajutades iga klahvi eraldi.

2. Looge Exceli valideerimisreegel

On Seaded Määrake valideerimiskriteeriumid vastavalt oma vajadustele. Kriteeriumides saate esitada mis tahes järgmist:

• Väärtused - sisestage kriteeriumide lahtritesse numbrid, nagu on näidatud alloleval ekraanipildil.
• Viited rakkudele - teha reegel, mis põhineb mõnes teises lahtris oleval väärtusel või valemil.
• Valemid - võimaldavad väljendada keerulisemaid tingimusi nagu selles näites.

Tehkem näiteks reegel, mis keelab kasutajatel sisestada täisarvu vahemikus 1000 ja 9999:

Kui valideerimisreegel on konfigureeritud, klõpsake kas OK sulgeda Andmete valideerimine aknas või vahetage teine vahekaart, et lisada sisendsõnum ja/või veateade.

3. Lisage sisendsõnum (valikuline)

Kui soovite kuvada sõnumit, mis selgitab kasutajale, millised andmed on antud lahtris lubatud, avage lahtris Sisendsõnum vahekaart ja tehke järgmist:

• Veenduge, et Näita sisendsõnumit, kui lahter on valitud ruut on märgitud.
• Sisestage oma sõnumi pealkiri ja tekst vastavatesse väljadesse.
• Klõpsake OK dialoogiakna sulgemiseks.

Kui kasutaja valib valideeritud lahtri, ilmub järgmine teade:

4. Kuvage veateade (valikuline)

Lisaks sisestussõnumile saate lahtrisse sisestatud vigade korral kuvada ühe järgmistest veateadetest.

Hoiatuse tüüp	Kirjeldus
Stop (vaikimisi)	Kõige rangem hoiatuse tüüp, mis takistab kasutajatel sisestada valesid andmeid. Te klõpsate Uuesti proovida sisestada teine väärtus või Tühista kirje eemaldamiseks.
Hoiatus	Hoiatab kasutajaid, et andmed on kehtetud, kuid ei takista nende sisestamist. Te klõpsate Jah sisestada kehtetu kanne, Ei selle redigeerimiseks või Tühista kirje eemaldamiseks.
Teave	Kõige lubatavam hoiatuse tüüp, mis teavitab kasutajaid ainult vigasest andmesisestusest. Te klõpsate OK sisestada kehtetu väärtus või Tühista selle eemaldamiseks rakust.

Kohandatud veateate konfigureerimiseks minge jaotisse Veahoiatus ja määratlege järgmised parameetrid:

• Kontrollige Näita veateadet pärast vigaste andmete sisestamist kast (tavaliselt vaikimisi valitud).
• In the Stiil valige soovitud hoiatuse tüüp.
• Sisestage veateate pealkiri ja tekst vastavatesse lahtritesse.
• Klõpsake OK .

Ja kui kasutaja sisestab valed andmed, kuvab Excel nüüd spetsiaalse hoiatuse, mis selgitab viga (nagu on näidatud selle õpetuse alguses).

Märkus. Kui te ei kirjuta oma sõnumit, on vaikimisi Stopphoiatus järgmise tekstiga: See väärtus ei vasta selle lahtri jaoks määratletud andmete valideerimise piirangutele. .

Exceli andmete valideerimise näited

Andmete valideerimise reegli lisamisel Excelis saate valida ühe eelseadistatud seadetest või määrata omaenda valideerimisvalemil põhinevaid kohandatud kriteeriume. Järgnevalt käsitleme kõiki sisseehitatud võimalusi ning järgmisel nädalal vaatame eraldi õpetuses lähemalt Exceli andmete valideerimist kohandatud valemitega.

Nagu te juba teate, on valideerimiskriteeriumid määratletud aadressil Seaded vahekaart Andmete valideerimine dialoogiboks ( Andmed tab> Andmete valideerimine ).

Tervikud ja kümnendarvud

Andmete sisestamise piiramiseks täisarv või detsimaalne , valige vastav kirje Luba Ja seejärel valige üks järgmistest kriteeriumidest kastis Andmed kast:

• Võrdne või ei ole võrdne kindlaksmääratud arv
• Suurem kui või vähem kui kindlaksmääratud arv
• Between kaks numbrit või mitte vahemikus välistada see numbrite vahemik

Näiteks nii saate luua Exceli valideerimisreegli, mis lubab mis tahes täisarvu, mis on suurem kui 0:

Kuupäeva ja kellaaja valideerimine Excelis

Kuupäevade kinnitamiseks valige Kuupäev aastal Luba ja valige seejärel sobiv kriteerium lahtris Andmed box. Valida saab üsna paljude ettemääratud valikute vahel: lubada ainult kahe kuupäeva vahelisi kuupäevi, võrdseid, suuremaid või väiksemaid kuupäevi ja palju muud.

Samamoodi valige aegade valideerimiseks Aeg aastal Luba kasti ja seejärel määratlege nõutavad kriteeriumid.

Näiteks, et lubada ainult kuupäevi vahemikus Alguskuupäev B1 ja Lõppkuupäev aastal B2, kohaldage seda Exceli kuupäeva valideerimise reeglit:

Selleks, et valideerida kirjeid tänaste andmete ja praeguse aja põhjal, tehke oma andmete valideerimise valemid, nagu on näidatud nendes näidetes:

• Valideeri kuupäevad tänase kuupäeva alusel
• Valideeri ajad praeguse aja alusel

Teksti pikkus

Teatud pikkusega andmete sisestamise lubamiseks valige Teksti pikkus aastal Luba ja valige valideerimiskriteeriumid vastavalt oma äriloogikale.

Näiteks, kui soovite piirata sisestust 10 tähemärgiga, looge järgmine reegel:

Märkus. Teksti pikkus valik piirab tähemärkide arvu, kuid mitte andmetüüpi, mis tähendab, et ülaltoodud reegel lubab nii teksti kui ka numbreid, mis on vastavalt alla 10 tähemärgi või 10 numbri.

Exceli andmete valideerimise nimekiri (rippmenüü)

Et lisada lahtrisse või lahtrite rühma ripploendist elemendid, valige sihtruut ja tehke järgmist:

1. Avage Andmete valideerimine dialoogiboks ( Andmed tab> Andmete valideerimine ).
2. On Seaded vahekaart, valige Loetelu aastal Luba kast.
3. In the Allikas sisestage Exceli valideerimisnimekirja elemendid, mis on eraldatud komadega. Näiteks, kui soovite piirata kasutaja sisestust kolme valikuga, sisestage järgmine tekst Jah, Ei, Ei kohaldata .
4. Veenduge, et Lahtrisisene rippmenüü kast on valitud, et lahtri kõrvale ilmuks rippnool.
5. Klõpsake OK .

Saadud Exceli andmete valideerimisloend näeb välja umbes nii:

Märkus. Palun olge ettevaatlik Ignoreeri tühja valik, mis on vaikimisi valitud. Kui loote ripploendi, mis põhineb nimelisel vahemikul, millel on vähemalt üks tühi lahter, lubab selle märkeruutu valimine valideeritud lahtrisse sisestada mis tahes väärtuse. Paljudes olukordades kehtib see ka valideerimisvalemite puhul: kui valemis viidatud lahter on tühi, on valideeritud lahtrisse lubatud sisestada mis tahes väärtus.

Muud viisid andmete valideerimisnimekirja loomiseks Excelis

Komadega eraldatud nimekirjade esitamine otse programmis Allikas kast on kõige kiirem viis, mis töötab hästi väikeste rippmenüüde puhul, mis tõenäoliselt kunagi ei muutu. Muude stsenaariumide puhul võite jätkata ühel järgmistest viisidest:

• Dropdown andmete valideerimise nimekiri lahtrite vahemikust
• Dünaamiline andmete valideerimise nimekiri nimelisest vahemikust
• Dünaamiline andmete valideerimise nimekiri Exceli tabelist
• Kaskadiseeruv (sõltuv) ripploendist

Kohandatud andmete valideerimise eeskirjad

Lisaks käesolevas õpetuses käsitletud Exceli sisseehitatud andmete valideerimise reeglitele saate luua kohandatud reeglid oma andmete valideerimise valemitega. Siin on vaid mõned näited:

• Lubatud on ainult numbrid
• Luba ainult teksti
• Lubada teksti, mis algab konkreetsete tähtedega
• Luba ainult unikaalseid kirjeid ja keelata duplikaadid

Rohkem näiteid leiate jaotisest Kohandatud andmete valideerimise reeglid ja valemid.

Kuidas redigeerida andmete valideerimist Excelis

Exceli valideerimisreegli muutmiseks tehke järgmised toimingud:

1. Valige ükskõik milline valideeritud lahter.
2. Avage Andmete valideerimine dialoogiboks ( Andmed tab> Andmete valideerimine ).
3. Tehke vajalikud muudatused.
4. Valige Rakendage need muudatused kõigile teistele lahtritele samade seadistustega. märkeruutu, et kopeerida tehtud muudatused kõigile teistele lahtritele, millel on algsed valideerimiskriteeriumid.
5. Klõpsake OK muudatuste salvestamiseks.

Näiteks saate oma Exceli andmete valideerimisnimekirja redigeerida, lisades või eemaldades elemente nimekirjast Allikas kasti ja lasta neid muudatusi rakendada kõigis teistes lahtrites, mis sisaldavad sama ripploendistikku:

Kuidas kopeerida Exceli andmete valideerimise reeglit teistesse lahtritesse

Kui olete seadistanud andmete valideerimise ühe lahtri jaoks ja soovite valideerida ka teisi lahtreid samade kriteeriumidega, ei pea te reeglit uuesti nullist looma.

Valideerimisreegli kopeerimiseks Excelis tehke järgmised 4 kiiret sammu:

1. Valige lahter, mille suhtes valideerimisreegel kehtib, ja vajutage Ctrl + C, et seda kopeerida.
2. Valige teised lahtrid, mida soovite valideerida. Mittekõrvalolevate lahtrite valimiseks vajutage ja hoidke all Ctrl-klahvi, kui valite lahtreid.
3. Tehke paremklõps valikul, klõpsake Paste Special ja seejärel valige Valideerimine võimalus.

   Teise võimalusena vajutage Paste Special > Valideerimine otsetee: Ctrl + Alt + V , seejärel N .

4. Klõpsake OK .

Vihje. Selle asemel, et kopeerida andmete valideerimine teistesse lahtritesse, võite teisendada oma andmekogumi Exceli tabeliks. Kui lisate tabelisse rohkem ridu, rakendab Excel teie valideerimisreeglit uutele ridadele automaatselt.

Kuidas leida lahtrid andmete valideerimisega Excelis

Kõigi valideeritud lahtrite kiireks leidmiseks praegusel töölehel, minge aadressile Kodu tab> Redigeerimine rühma ja klõpsake Leia & vali; vali > Andmete valideerimine :

Sellega valitakse kõik lahtrid, mille suhtes on rakendatud andmete valideerimise reegleid:

Kuidas eemaldada andmete valideerimine Excelis

Üldiselt on Excelis valideerimise eemaldamiseks kaks võimalust: Microsofti poolt välja töötatud standardmeetod ja Exceli geekide poolt välja töötatud hiirevaba meetod, kes ei võta kunagi käsi klaviatuurilt, kui see pole hädavajalik (nt kohvi võtmiseks) :)

Meetod 1: Tavapärane viis andmete valideerimise eemaldamiseks

Tavaliselt jätkate andmete valideerimise eemaldamiseks Exceli töölehtedel järgmiste sammudega:

1. Valige lahter(id), mille andmed on valideeritud.
2. On Andmed klõpsake vahekaardil Andmete valideerimine nuppu.
3. On Seaded klõpsake vahekaardil Tühjenda kõik nuppu ja seejärel klõpsake OK .

Näpunäited:

1. Andmete valideerimise eemaldamine kõikidest rakkudest praegusel lehel, kasutage funktsiooni Find & Select, et valida kõik valideeritud lahtrid.
2. Eemaldada teatud andmete valideerimise reegel , valige mis tahes lahter, millel on see reegel, avage lahter Andmete valideerimine dialoogiaknas, kontrollige Rakendage need muudatused kõigile teistele lahtritele samade seadistustega. kasti ja seejärel klõpsake nuppu Tühjenda kõik nupp.

Nagu näete, on standardmeetod üsna kiire, kuid nõuab paar hiireklõpsu, mis minu arvates ei ole suur asi. Kui aga eelistate töötada klaviatuuriga, mitte hiirega, võib teile meeldida järgmine lähenemisviis.

Meetod 2: Paste Special andmete valideerimise reeglite kustutamiseks

De jure on Exceli Paste Special mõeldud kopeeritud lahtrite konkreetsete elementide kleepimiseks. De facto saab sellega teha palju muid kasulikke asju. Muu hulgas saab sellega kiiresti eemaldada töölehe andmete valideerimisreeglid. Siin on, kuidas:

1. Valige tühi lahter ilma andmete valideerimiseta ja vajutage selle kopeerimiseks Ctrl + C.
2. Valige lahtrid, millest soovite andmete valideerimise eemaldada.
3. Vajutage Ctrl + Alt + V , seejärel N , mis on otsetee jaoks Paste Special > Andmete valideerimine .
4. Vajutage Enter . Valmis!

Exceli andmete valideerimise näpunäited

Nüüd, kui te teate Exceli andmete valideerimise põhitõdesid, lubage mul jagada mõned nõuanded, mis võivad muuta teie reeglid palju tõhusamaks.

Exceli andmete valideerimine teise lahtri põhjal

Selle asemel, et sisestada väärtused otse kriteeriumide lahtritesse, võite sisestada need mõnda lahtrisse ja seejärel viidata nendele lahtritele. Kui otsustate hiljem valideerimistingimusi muuta, kirjutate lihtsalt uued numbrid lehele, ilma et peaksite reeglit muutma.

Et sisestada viide lahtrisse , kas sisestada see kasti, millele eelneb võrdusmärk, või klõpsata kasti kõrval oleval noolega ja seejärel valida lahter hiirega. Võite ka klõpsata kuskil kastis ja seejärel valida lahtri lehel.

Näiteks, kui soovite lubada mis tahes täisarvu, mis ei ole number A1, valige number ei ole võrdne kriteeriumid Andmed kasti ja sisestage =$A$1 aastal Väärtus kast:

Et astuda sammu edasi, võite sisestada valem viidatud lahtrisse ja laske Excelil valideerida sisend selle valemi alusel.

Näiteks, kui soovite piirata kasutajate jaoks kuupäevade sisestamist pärast tänast kuupäeva, sisestage =TODAY() valemit mõnes lahtris, näiteks B1, ja seejärel seadistage selle lahtri põhjal kuupäeva valideerimise reegel:

Või saate sisestada =TODAY() valemiga otse Alguskuupäev kasti, millel on sama mõju.

Valemipõhised valideerimiseeskirjad

Olukordades, kus soovitud valideerimiskriteeriumi ei ole võimalik määratleda väärtuse või lahtriviite põhjal, saate seda väljendada valemiga.

Näiteks, et piirata sisestust olemasoleva numbrite nimekirja, näiteks A1:A10, minimaalse ja maksimaalse väärtusega, kasutage järgmisi valemeid:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Palun pöörake tähelepanu sellele, et me lukustame vahemiku, kasutades $-märki (absoluutsed lahtriviited), nii et meie Exceli valideerimisreegel töötab õigesti kõigi valitud lahtrite puhul.

Kuidas leida lehel olevad kehtetud andmed

Kuigi Microsoft Excel võimaldab andmete valideerimist rakendada lahtritele, milles on juba andmeid, ei teavita see teid, kui mõni olemasolevatest väärtustest ei vasta valideerimiskriteeriumidele.

Selleks, et leida vigased andmed, mis olid sattunud teie töölehtedele enne andmete valideerimise lisamist, minge jaotisse Andmed vahekaart ja klõpsake Andmete valideerimine > Circle Invalid Data (ring) .

See toob esile kõik lahtrid, mis ei vasta valideerimiskriteeriumidele:

Niipea, kui parandate kehtetu kirje, kaob ring automaatselt. Kõikide ringide eemaldamiseks minge aadressile Andmed vahekaart ja klõpsake Andmete valideerimine > Selged valideerimisringid .

Kuidas kaitsta töölehte andmete valideerimisega

Juhul, kui soovite töölehte või töövihikut parooliga kaitsta, seadistage kõigepealt soovitud andmete valideerimise seaded ja seejärel kaitske leht. Oluline on, et te oleksite valideeritud rakkude avamine enne töölehe kaitsmist, vastasel juhul ei saa kasutajad nendesse lahtritesse andmeid sisestada. Üksikasjalikud juhised leiate jaotisest Kuidas avada teatud lahtrid kaitstud lehel.

Kuidas jagada töövihikut andmete valideerimisega

Selleks, et võimaldada mitmel kasutajal töövihikus koostööd teha, jagage töövihikut kindlasti pärast andmete valideerimise lõpetamist. Pärast töövihiku jagamist jäävad teie andmete valideerimise reeglid tööle, kuid te ei saa neid muuta ega uusi reegleid lisada.

Exceli andmete valideerimine ei tööta

Kui andmete valideerimine ei tööta teie töölehtedel korralikult, on selle põhjuseks tõenäoliselt üks järgmistest põhjustest.

Andmete valideerimine ei toimi kopeeritud andmete puhul

Andmete valideerimine Excelis on loodud selleks, et keelata vigaste andmete sisestamine otse lahtrisse, kuid see ei saa takistada kasutajatel kehtetute andmete kopeerimist. Kuigi ei ole võimalik keelata kopeerimise/liitmise otseteed (peale VBA kasutamise), saab vähemalt takistada andmete kopeerimist lahtrite lohistamise ja langetamise teel. Selleks tuleb minna aadressile Faili > Valikud > Edasijõudnud > Redigeerimisvõimalused , ja tühjendage Täitmise käepideme ja lahtri lohistamise ja eemaldamise lubamine märkeruut.

Exceli andmete valideerimine ei ole lahtri redigeerimisrežiimis saadaval

Andmete valideerimise käsk ei ole saadaval (hallis), kui sisestate või muudate andmeid lahtrisse. Kui olete lahtri redigeerimise lõpetanud, vajutage Enter või Esc, et väljuda redigeerimisrežiimist, ja seejärel tehke andmete valideerimine.

Andmete valideerimist ei saa rakendada kaitstud või jagatud töövihikule

Kuigi olemasolevad valideerimisreeglid töötavad kaitstud ja jagatud töövihikutes edasi, ei ole võimalik andmete valideerimise seadeid muuta ega uusi reegleid luua. Selleks tuleb kõigepealt eemaldada töövihiku jagamine ja/või kaitse.

Väärad andmete valideerimisvalemid

Valemipõhise andmete valideerimise tegemisel Excelis tuleb kontrollida kolme olulist asja:

• Valideerimisvalem ei tagasta vigu.
• Valem ei viita tühjadele lahtritele.
• Kasutatakse asjakohaseid lahtriviiteid.

Lisateavet leiate jaotisest Kohandatud andmete valideerimise reegel ei tööta.

Käsitsi ümberarvutamine on sisse lülitatud

Kui Excelis on sisse lülitatud käsitsi arvutamise režiim, võivad arvutamata valemid takistada andmete korrektset kinnitamist. Exceli arvutamise valiku muutmiseks tagasi automaatseks, minge aadressile Valemid tab> Arvutus rühma, klõpsake nuppu Arvutusvõimalused nuppu ja seejärel klõpsake Automaatne .

Lisateavet leiate jaotisest Automaatne arvutus vs. Käsitsi arvutus.

Nii lisate ja kasutate andmete valideerimist Excelis. Tänan teid lugemise eest ja loodan, et näeme teid järgmisel nädalal meie blogis!