V učbeniku je razloženo, kako v Excelu opraviti potrjevanje podatkov: ustvariti pravilo za potrjevanje številk, datumov ali besedilnih vrednosti, izdelati sezname za potrjevanje podatkov, kopirati potrjevanje podatkov v druge celice, poiskati neveljavne vnose, popraviti in odstraniti potrjevanje podatkov.

Ko nastavljate delovni zvezek za svoje uporabnike, boste morda pogosto želeli nadzorovati vnos podatkov v določene celice, da bi zagotovili, da so vsi vnosi podatkov natančni in dosledni. Med drugim boste morda želeli v celici dovoliti le določeno vrsto podatkov, kot so številke ali datumi, ali omejiti številke na določeno območje in besedilo na določeno dolžino. Morda boste želeli celo zagotoviti vnaprej določen seznam sprejemljivih podatkov, ki jih lahko vnesete vExcel Data Validation omogoča vse te stvari v vseh različicah Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 in nižjih.

Kaj je preverjanje podatkov v programu Excel?

Potrjevanje podatkov v programu Excel je funkcija, ki omejuje (potrjuje) vnos uporabnika v delovni list. Tehnično gledano ustvarite pravilo potrjevanja, ki nadzoruje, katere vrste podatkov je mogoče vnesti v določeno celico.

Tukaj je le nekaj primerov, ki jih omogoča Excelovo preverjanje podatkov:

• Dovolite samo številčni ali besedilo vrednosti v celici.
• Dovolite samo številke znotraj določenega obseg .
• Dovolite vnose podatkov o določenem dolžina .
• Omejitev datumov in časov zunaj določenega obseg .
• Omejitev vnosov na izbor iz spustni seznam .
• Potrditev vnosa na podlagi druga celica .
• Prikaži vhodno sporočilo ko uporabnik izbere celico.
• Prikaži a opozorilno sporočilo če so bili vneseni nepravilni podatki.
• Poišči nepravilni vnosi v potrjenih celicah.

Tako lahko na primer določite pravilo, ki omejuje vnos podatkov na štirimestne številke med 1000 in 9999. Če uporabnik vnese kaj drugega, Excel prikaže opozorilo o napaki in pojasni, kaj je uporabnik naredil narobe:

Kako preveriti podatke v programu Excel

Če želite v Excelu dodati preverjanje podatkov, izvedite naslednje korake.

1. Odprite pogovorno okno Preverjanje podatkov

Izberite eno ali več celic, ki jih želite potrditi, pojdite na Podatki zavihek> Podatkovna orodja in kliknite skupino Potrjevanje podatkov gumb.

Pogovorno okno Preverjanje podatkov lahko odprete tudi tako, da pritisnete Alt> D> L , pri čemer pritisnete vsako tipko posebej.

2. Ustvarite pravilo potrjevanja v Excelu

Na Nastavitve v zavihku Opredelite merila potrjevanja v skladu s svojimi potrebami. V merilih lahko navedete katero koli od naslednjih možnosti:

• Vrednosti - v polja za merila vnesite številke, kot je prikazano na spodnji sliki zaslona.
• Sklici na celice - ustvarite pravilo na podlagi vrednosti ali formule v drugi celici.
• Formule - omogočajo izražanje bolj zapletenih pogojev, kot v tem primeru.

Na primer oblikujmo pravilo, ki uporabnikom omejuje vnos celega števila med 1000 in 9999:

Ko je pravilo potrjevanja konfigurirano, kliknite V REDU da zaprete Potrjevanje podatkov okno ali preklopite na drug zavihek in dodajte vhodno sporočilo in/ali opozorilo o napaki.

3. Dodajte vhodno sporočilo (neobvezno)

Če želite prikazati sporočilo, ki uporabniku pojasnjuje, kateri podatki so dovoljeni v določeni celici, odprite Vhodno sporočilo in naredite naslednje:

• Prepričajte se, da je Prikaži vhodno sporočilo, ko je izbrana celica polje je označeno.
• V ustrezna polja vnesite naslov in besedilo sporočila.
• Kliknite . V REDU da zaprete pogovorno okno.

Ko uporabnik izbere potrjeno celico, se prikaže naslednje sporočilo:

4. Prikažite opozorilo o napaki (neobvezno)

Poleg sporočila o vnosu lahko ob vnosu neveljavnih podatkov v celico prikažete eno od naslednjih opozoril o napaki.

Vrsta opozorila	Opis
Ustavite (privzeto)	Najstrožja vrsta opozorila, ki uporabnikom preprečuje vnos neveljavnih podatkov. Kliknete Ponovitev vnesete drugo vrednost ali Prekliči za odstranitev vnosa.
Opozorilo	Uporabnike opozori, da so podatki neveljavni, vendar jim ne prepreči vnosa. Kliknete Da za vnos neveljavnega vnosa, Ne za urejanje ali Prekliči za odstranitev vnosa.
Informacije	Najbolj permisivna vrsta opozorila, ki uporabnike obvešča le o neveljavnem vnosu podatkov. Kliknete V REDU za vnos neveljavne vrednosti ali Prekliči da ga odstranite iz celice.

Če želite konfigurirati sporočilo o napaki po meri, pojdite v Opozorilo o napaki in določite naslednje parametre:

• Preverite Prikaži opozorilo o napaki po vnosu neveljavnih podatkov (običajno je privzeto izbrano).
• V Slog izberite želeno vrsto opozorila.
• V ustrezna polja vnesite naslov in besedilo sporočila o napaki.
• Kliknite . V REDU .

Če uporabnik vnese neveljavne podatke, Excel prikaže posebno opozorilo z razlago napake (kot je prikazano na začetku tega priročnika).

Opomba: Če ne vnesete svojega sporočila, se privzeto Stop opozorilo z naslednjim besedilom: Ta vrednost ne ustreza omejitvam za preverjanje podatkov, določenim za to celico. .

Primeri potrjevanja podatkov v programu Excel

Pri dodajanju pravila za preverjanje podatkov v Excelu lahko izberete eno od vnaprej pripravljenih nastavitev ali določite merila po meri na podlagi lastne formule za preverjanje. V nadaljevanju bomo obravnavali vse vgrajene možnosti, naslednji teden pa si bomo v ločenem učbeniku podrobneje ogledali preverjanje podatkov v Excelu s formulami po meri.

Kot že veste, so merila potrjevanja opredeljena v Nastavitve v zavihku Potrjevanje podatkov pogovorno okno ( Podatki zavihek> Potrjevanje podatkov ).

Cela števila in decimalna števila

Omejitev vnosa podatkov na celo število ali decimalno , izberite ustrezen element v Omogočite in nato v polju izberite eno od naslednjih meril Podatki škatla:

• Enako kot ali ni enak določeno število
• Več kot ali manj kot določeno število
• Med dve številki ali ne med za izključitev tega razpona številk

Tako na primer ustvarite pravilo potrjevanja v Excelu, ki dovoljuje katero koli celo število, večje od 0:

Potrjevanje datuma in časa v programu Excel

Če želite potrditi datume, izberite Datum v Omogočite in izberite ustrezno merilo v polju Podatki polje. Na voljo je precej vnaprej določenih možnosti: dovolite samo datume med dvema datumoma, enako, večje ali manjše od določenega datuma in drugo.

Če želite potrditi čase, izberite Čas v Omogočite in nato določite zahtevana merila.

Če želite na primer dovoliti samo datume med Datum začetka v B1 in Končni datum v B2 uporabite to pravilo za preverjanje datuma v Excelu:

Če želite potrditi vnose na podlagi današnjih podatkov in trenutnega časa, pripravite lastne formule za preverjanje podatkov, kot je prikazano v teh primerih:

• Preverjanje datumov na podlagi današnjega datuma
• Potrditev časov na podlagi trenutnega časa

Dolžina besedila

Če želite omogočiti vnos podatkov določene dolžine, izberite Dolžina besedila v Omogočite in izberite merila potrjevanja v skladu s svojo poslovno logiko.

Če želite na primer omejiti vnos na 10 znakov, ustvarite to pravilo:

Opomba. Dolžina besedila možnost omejuje število znakov, ne pa tudi vrste podatkov, kar pomeni, da zgornje pravilo dovoljuje besedilo in številke pod 10 znakov oziroma 10 številk.

Seznam za preverjanje podatkov v Excelu (spustni seznam)

Če želite v celico ali skupino celic dodati spustni seznam elementov, izberite ciljne celice in naredite naslednje:

1. Odprite Potrjevanje podatkov pogovorno okno ( Podatki zavihek> Potrjevanje podatkov ).
2. Na Nastavitve izberite zavihek Seznam v Omogočite škatla.
3. V Vir: vnesite elemente seznama Excelovega potrjevanja, ločene z vejicami. Če želite na primer omejiti uporabniški vnos na tri možnosti, vnesite Da, Ne, Ni relevantno .
4. Prepričajte se, da je Spust v celici polje je izbrano, da se ob celici prikaže puščica za spust.
5. Kliknite . V REDU .

Seznam za preverjanje podatkov v programu Excel bo videti podobno kot ta:

Opomba: Bodite previdni z Ignoriranje praznega prostora Če ustvarjate spustni seznam na podlagi poimenovanega območja, ki ima vsaj eno prazno celico, lahko z izbiro tega potrditvenega polja v potrjeno celico vnesete katero koli vrednost. V številnih primerih to velja tudi za formule za potrjevanje: če je celica, na katero se sklicuje formula, prazna, bo v potrjeni celici dovoljena katera koli vrednost.

Drugi načini ustvarjanja seznama za preverjanje podatkov v Excelu

Podajanje seznamov, ločenih z vejicami, neposredno v Vir: polje je najhitrejši način, ki se dobro obnese pri majhnih spustnih poljih, ki se verjetno ne bodo nikoli spremenila. V drugih primerih lahko uporabite enega od naslednjih načinov:

• Spustni seznam za preverjanje podatkov iz območja celic
• Dinamični seznam za preverjanje podatkov iz poimenovanega območja
• Dinamični seznam za preverjanje podatkov iz Excelove tabele
• Kaskadni (odvisni) spustni seznam

Pravila potrjevanja podatkov po meri

Poleg vgrajenih pravil potrjevanja podatkov v Excelu, ki so obravnavana v tem učbeniku, lahko ustvarite tudi pravila po meri z lastnimi formulami za preverjanje podatkov. Tukaj je le nekaj primerov:

• Dovolite samo številke
• Dovolite samo besedilo
• Dovolite, da se besedilo začne z določenimi znaki
• Dovolite samo edinstvene vnose in onemogočite podvajanje

Za več primerov glejte poglavje Pravila in formule za preverjanje podatkov po meri.

Kako urediti preverjanje podatkov v programu Excel

Če želite spremeniti pravilo potrjevanja v Excelu, naredite naslednje korake:

1. Izberite katero koli potrjeno celico.
2. Odprite Potrjevanje podatkov pogovorno okno ( Podatki zavihek> Potrjevanje podatkov ).
3. Izvedite zahtevane spremembe.
4. Izberite Te spremembe uporabite za vse druge celice z enakimi nastavitvami potrditveno polje za kopiranje sprememb, ki ste jih naredili, v vse druge celice z izvirnimi merili za potrjevanje.
5. Kliknite . V REDU da shranite spremembe.

Seznam za preverjanje podatkov v programu Excel lahko na primer urejate tako, da dodajate ali odstranjujete elemente iz Vir: in te spremembe uporabite za vse druge celice, ki vsebujejo isti spustni seznam:

Kako kopirati pravilo za preverjanje podatkov v Excelu v druge celice

Če ste konfigurirali preverjanje podatkov za eno celico in želite z istimi merili preveriti tudi druge celice, vam pravila ni treba ponovno ustvariti od začetka.

Če želite kopirati pravilo potrjevanja v Excelu, naredite naslednje 4 hitre korake:

1. Izberite celico, za katero velja pravilo potrjevanja, in pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + C, da ga kopirate.
2. Izberite druge celice, ki jih želite potrditi. Če želite izbrati nesorodne celice, med izbiranjem celic pritisnite in pridržite tipko Ctrl.
3. Z desno tipko miške kliknite izbor, kliknite Posebna prilepitev , nato pa izberite Potrjevanje možnost.

   Druga možnost je, da pritisnete Posebna prilepitev > Potrjevanje bližnjica: Ctrl + Alt + V , nato N .

4. Kliknite . V REDU .

Namig. Namesto da bi preverjanje podatkov kopirali v druge celice, lahko nabor podatkov pretvorite v Excelovo tabelo. Ko v tabelo dodate več vrstic, bo Excel samodejno uporabil vaše pravilo preverjanja v novih vrsticah.

Kako poiskati celice s preverjanjem podatkov v Excelu

Če želite hitro poiskati vse potrjene celice v trenutnem delovnem listu, pojdite na Domov zavihek> Urejanje in kliknite Poišči & amp; Izberite > Potrjevanje podatkov :

To bo izbralo vse celice, za katere so uporabljena pravila za preverjanje podatkov:

Kako odstraniti preverjanje podatkov v programu Excel

Na splošno obstajata dva načina odstranjevanja potrjevanja v Excelu: standardni pristop, ki ga je zasnoval Microsoft, in tehnika brez miške, ki so jo zasnovali Excelovi navdušenci, ki ne bi nikoli umaknili rok s tipkovnice, razen če je to nujno potrebno (npr. za skodelico kave :)

Metoda 1: Običajen način odstranjevanja potrjevanja podatkov

Če želite odstraniti preverjanje podatkov v delovnih listih programa Excel, običajno naredite naslednje korake:

1. Izberite celice s preverjanjem podatkov.
2. Na Podatki kliknite zavihek Potrjevanje podatkov gumb.
3. Na Nastavitve kliknite zavihek Počisti vse in nato kliknite gumb V REDU .

Nasveti:

1. Odstranjevanje preverjanja podatkov iz vseh celic v trenutnem listu, uporabite funkcijo Poišči in izberi ter izberite vse potrjene celice.
2. Odstranjevanje določeno pravilo potrjevanja podatkov , izberite katero koli celico s tem pravilom, odprite Potrjevanje podatkov pogovorno okno, preverite Te spremembe uporabite za vse druge celice z enakimi nastavitvami. in nato kliknite polje Počisti vse gumb.

Kot vidite, je standardna metoda precej hitra, vendar zahteva nekaj klikov z miško, kar po mojem mnenju ni nič posebnega. Če pa raje delate s tipkovnico kot z miško, se vam bo morda zdel privlačen naslednji pristop.

Metoda 2: Posebna prilepitev za brisanje pravil za preverjanje podatkov

De iure je program Excel Paste Special namenjen lepljenju določenih elementov kopiranih celic. De facto pa lahko počne še veliko več uporabnih stvari. Med drugim lahko hitro odstrani pravila potrjevanja podatkov v delovnem listu:

1. Izberite prazno celico brez preverjanja podatkov in jo kopirajte s kombinacijo tipk Ctrl + C.
2. Izberite celice, iz katerih želite odstraniti preverjanje podatkov.
3. Pritisnite Ctrl + Alt + V in nato N , kar je bližnjica za Posebna prilepitev > Potrjevanje podatkov .
4. Pritisnite Enter . Končano!

Nasveti za preverjanje podatkov v programu Excel

Zdaj, ko poznate osnove potrjevanja podatkov v Excelu, naj vam predstavim nekaj nasvetov, s katerimi bodo vaša pravila veliko bolj učinkovita.

Preverjanje podatkov v programu Excel na podlagi druge celice

Namesto da vrednosti vnesete neposredno v polja meril, jih lahko vnesete v nekatere celice in se nato sklicujete na te celice. Če se pozneje odločite spremeniti pogoje potrjevanja, boste preprosto vnesli nove številke v list, ne da bi vam bilo treba urejati pravilo.

Vnos sklic na celico , ga vnesite v polje, pred katerim je znak za enakost, ali kliknite puščico poleg polja in nato z miško izberite celico. Prav tako lahko kliknete kjer koli v polju in nato izberete celico na listu.

Če želite na primer dovoliti katero koli celo število, razen števila v A1, izberite ni enak merila v Podatki in vnesite =$A$1 v Vrednost škatla:

Če želite narediti še korak naprej, lahko vnesete formula v referenčni celici in Excel potrdi vnos na podlagi te formule.

Če želite na primer uporabnikom omejiti vnos datumov po današnjem datumu, vnesite = DAN() formulo v neki celici, na primer B1, in nato na podlagi te celice nastavite pravilo za preverjanje datuma:

Lahko pa vnesete = DAN() formulo neposredno v Datum začetka ki ima enak učinek.

Pravila potrjevanja na podlagi formule

Kadar želenega merila potrjevanja ni mogoče določiti na podlagi vrednosti ali reference na celico, ga lahko izrazite s formulo.

Če želite na primer omejiti vnos na najmanjšo in največjo vrednost v obstoječem seznamu številk, na primer A1:A10, uporabite naslednje formule:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Bodite pozorni, da območje zaklenemo z znakom $ (absolutne reference na celice), tako da naše pravilo potrjevanja Excel pravilno deluje za vse izbrane celice.

Kako poiskati neveljavne podatke na listu

Čeprav Microsoft Excel omogoča preverjanje podatkov v celicah, v katerih so že podatki, vas ne obvesti, če nekatere od obstoječih vrednosti ne ustrezajo merilom za preverjanje.

Če želite poiskati neveljavne podatke, ki so bili v delovnih listih, preden ste dodali preverjanje podatkov, pojdite v Podatki in kliknite zavihek Potrjevanje podatkov > Krog Neveljavni podatki .

Tako bodo označene vse celice, ki ne izpolnjujejo meril za preverjanje:

Takoj ko popravite neveljaven vnos, se krog samodejno odstrani. Če želite odstraniti vse kroge, pojdite v Podatki in kliknite zavihek Potrjevanje podatkov > Jasni krogi potrjevanja .

Kako zaščititi delovni list s preverjanjem podatkov

Če želite delovni list ali delovno knjižico zaščititi z geslom, najprej konfigurirajte želene nastavitve potrjevanja podatkov in nato zaščitite list. Pomembno je, da odklepanje potrjenih celic pred zaščito delovnega lista, sicer uporabniki v te celice ne bodo mogli vnesti nobenih podatkov. Za podrobna navodila glejte Kako odkleniti določene celice na zaščitenem listu.

Kako deliti delovni zvezek s preverjanjem podatkov

Če želite omogočiti sodelovanje več uporabnikov pri delovnem zvezku, ga po opravljenem preverjanju podatkov obvezno dajte v skupno rabo. Po tem, ko boste delovni zvezek dali v skupno rabo, bodo vaša pravila preverjanja podatkov še naprej delovala, vendar jih ne boste mogli spreminjati in dodajati novih pravil.

Excelovo preverjanje podatkov ne deluje

Če potrjevanje podatkov v delovnih listih ne deluje pravilno, je to najverjetneje posledica enega od naslednjih razlogov.

Preverjanje podatkov ne deluje za kopirane podatke

Preverjanje podatkov v Excelu je zasnovano tako, da prepoveduje vnašanje neveljavnih podatkov neposredno v celico, vendar uporabnikom ne more preprečiti kopiranja neveljavnih podatkov. Čeprav bližnjic kopiraj/prilepi ni mogoče onemogočiti (razen z uporabo VBA), lahko vsaj preprečite kopiranje podatkov z vlečenjem in spuščanjem celic. Datoteka > Možnosti > Napredno > Možnosti urejanja in počistite Omogočanje ročaja za zapolnitev in vlečenja in spuščanja celic potrditveno polje.

Preverjanje podatkov v programu Excel ni na voljo, ko ste v načinu urejanja celic

Ukaz Preverjanje podatkov ni na voljo (je sivo obarvan), če vnašate ali spreminjate podatke v celici. Ko končate urejanje celice, pritisnite Enter ali Esc, da prekinete način urejanja, in nato preverite podatke.

Preverjanja podatkov ni mogoče uporabiti za zaščiteno ali skupno delovno knjižico

Čeprav obstoječa pravila potrjevanja še naprej delujejo v zaščitenih delovnih zvezkih in delovnih zvezkih v skupni rabi, ni mogoče spremeniti nastavitev potrjevanja podatkov ali nastaviti novih pravil. Če želite to storiti, najprej odpravite skupno rabo in/ali zaščito delovnega zvezka.

Nepravilne formule za preverjanje podatkov

Pri preverjanju podatkov v Excelu, ki temelji na formuli, je treba preveriti tri pomembne stvari:

• Formula za potrjevanje ne vrača napak.
• Formula se ne sklicuje na prazne celice.
• Uporabljeni so ustrezni sklici na celice.

Za več informacij glejte Pravilo za preverjanje podatkov po meri ne deluje.

Vklopljen je ročni preračun.

Če je v Excelu vklopljen način ročnega izračuna, lahko neizračunane formule preprečijo pravilno preverjanje podatkov. Če želite možnost Excelovega izračuna spremeniti nazaj na samodejni način, pojdite v Formule zavihek> Izračun kliknite skupino Možnosti izračuna in nato kliknite gumb Samodejno .

Za več informacij glejte Samodejni izračun proti ročnemu izračunu.

To je način dodajanja in uporabe potrjevanja podatkov v Excelu. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!