Упатството објаснува како да направите валидација на податоци во Excel: креирајте правило за валидација за броеви, датуми или вредности на текст, правете списоци за валидација на податоци, копирајте валидација на податоци во други ќелии, најдете неважечки записи, поправете и отстранете ја валидацијата на податоците .

Кога поставувате работна книга за вашите корисници, честопати можеби ќе сакате да го контролирате внесувањето информации во одредени ќелии за да бидете сигурни дека сите записи на податоци се точни и конзистентни. Меѓу другото, можеби ќе сакате да дозволите само одреден тип на податоци како што се броеви или датуми во ќелија или да ги ограничите броевите на одреден опсег и текстот на дадена должина. Можеби дури ќе сакате да обезбедите претходно дефинирана листа на прифатливи записи за да ги елиминирате можните грешки. Валидацијата на податоци на Excel ви овозможува да ги правите сите овие работи во сите верзии на Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 и пониски.

Што е валидација на податоци во Excel?

Валидација на податоци во Excel е карактеристика што го ограничува (потврдува) внесувањето на корисникот на работниот лист. Технички, создавате правило за валидација кое контролира каков вид на податоци може да се внесат во одредена ќелија.

Еве само неколку примери за тоа што може да направи валидацијата на податоците на Excel:

• Дозволете само нумерички или текст вредности во ќелија.
• Дозволете само броеви во одреден опсег .
• Дозволете податоци записи со одредена должина .
• Ограничете ги датумите и времето надвор од даденотокопче, а потоа кликнете OK .



Совети:

1. За да ја отстраните валидацијата на податоците од сите ќелии на тековниот лист, користете го Find & Изберете функција за да ги изберете сите потврдени ќелии.
2. За да отстраните одредено правило за валидација на податоци , изберете која било ќелија со тоа правило, отворете го прозорецот за дијалог Потврда на податоци , проверете го полето Примени ги овие промени на сите други ќелии со истите поставки , а потоа кликнете на копчето Исчисти ги сите .

Како што гледате, стандардот методот е прилично брз, но бара неколку кликања со глувчето, не е голема работа што се однесува до мене. Но, ако претпочитате да работите со тастатурата наместо со глувчето, може да ви биде привлечен следниов пристап.

Метод 2: Вметни специјално за да ги избришете правилата за валидација на податоците

Де јуре, Excel Paste Special е дизајниран за вметнување специфични елементи на копирани ќелии. Де факто, може да направи многу повеќе корисни работи. Меѓу другото, може брзо да ги отстрани правилата за валидација на податоците во работниот лист. Еве како:

1. Изберете празна ќелија без валидација на податоци и притиснете Ctrl + C за да ја копирате.
2. Изберете ги ќелиите од кои сакате да ја отстраните валидацијата на податоците.
3. Притиснете Ctrl + Alt + V , потоа N , што е кратенка за Залепете специјално > Потврда на податоци .
4. Притиснете Enter. Готово!

Совети за валидација на податоците во Excel

Сега кога ги знаете основите на валидацијата на податоците во Excel, дозволете мисподелете неколку совети кои можат да ги направат вашите правила многу поефективни.

Потврда на податоците на Excel врз основа на друга ќелија

Наместо да пишувате вредности директно во полињата за критериуми, можете да ги внесете во некои клетки, а потоа се однесуваат на тие клетки. Ако одлучите да ги промените условите за валидација подоцна, едноставно ќе внесете нови броеви на листот, без да треба да го уредувате правилото.

За да внесете референца за ќелија , или внесете ја во полето на кое му претходи знакот за еднаквост или кликнете на стрелката веднаш до полето, а потоа изберете ја ќелијата со помош на глувчето. Можете исто така да кликнете каде било во полето, а потоа да ја изберете ќелијата на листот.

На пример, за да дозволите кој било цел број различен од бројот во A1, изберете го не е еднаков на критериуми во полето Податоци и напишете =$A$1 во полето Вредност :



За да направите чекор понатаму, можете да внесете формула во референцираната ќелија и нека Excel го потврдува внесувањето врз основа на таа формула.

На пример, за да ги ограничите корисниците да внесуваат датуми по денешниот датум, внесете ја формулата =TODAY() во некоја ќелија, кажете B1, а потоа поставете правило за валидација на датум врз основа на таа ќелија:



Или, можете да ја внесете формулата =TODAY() директно во Датум на почеток поле, кое ќе го има истиот ефект.

Правила за валидација заснована на формула

Во ситуации кога не е можно да се дефинираат посакуваните критериуми за валидација врз основа на вредност или ќелијареференца, можете да ја изразите со помош на формула.

На пример, за да го ограничите внесот на минималните и максималните вредности во постоечката листа на броеви, да речеме A1:A10, користете ги следните формули:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



Внимавајте да го заклучиме опсегот со користење на знакот $ (апсолутни референци за ќелии) за да функционира нашето правило за валидација на Excel правилно за сите избрани ќелии.

Како да пронајдете неважечки податоци на листот

Иако Microsoft Excel дозволува примена на валидација на податоци на ќелии кои веќе имаат податоци во нив, нема да ве извести доколку некои од постојните вредности не ги исполнуваат критериумите за валидација.

За да пронајдете неважечки податоци што се нашле во вашите работни листови пред да додадете валидација на податоците, одете во картичката Податоци и кликнете на Валидација на податоци > Заокружи неважечки податоци .



Ова ќе ги нагласи сите ќелии што не ги исполнуваат критериумите за валидација:



Штом ќе поправите неважечки запис, кругот автоматски ќе исчезне. За да ги отстраните сите кругови, одете во јазичето Податоци и кликнете Потврда на податоци > Избриши ги круговите за валидација .

Како да заштитите работен лист со валидација на податоци

Во случај да сакате да го заштитите работниот лист или работната книга со лозинка, прво конфигурирајте ги саканите поставки за валидација на податоци, а потоа заштитете го листот. Важно е да ги отклучите потврдените ќелии пред да се заштититеработниот лист, инаку вашите корисници нема да можат да внесуваат никакви податоци во тие ќелии. За деталните упатства, видете Како да отклучите одредени ќелии на заштитен лист.

Како да споделите работна книга со валидација на податоци

За да дозволите повеќе корисници да соработуваат на работната книга, не заборавајте да споделете ја работната книга откако ќе ја завршите валидацијата на податоците. Откако ќе ја споделите работната книга, вашите правила за валидација на податоците ќе продолжат да функционираат, но нема да можете да ги менувате, ниту да додавате нови правила.

Валидацијата на податоци на Excel не работи

Ако валидацијата на податоците не е не работи правилно во вашите работни листови, најверојатно тоа е поради една од следните причини.

Потврдата на податоците не работи за копирани податоци

Влидацијата на податоците во Excel е дизајнирана да забрани пишување неважечки податоци директно во ќелија, но не може да ги спречи корисниците да копираат неважечки податоци. Иако не постои начин да се оневозможат кратенките за копирање/залепување (освен со користење на VBA), можете барем да спречите копирање податоци со влечење и пуштање ќелии. За да го направите ова, одете во Датотека > Опции > Напредни > Опции за уредување и избришете го Овозможи пополнување поле за штиклирање handle and cell drag-and-drop .

Исто така види: Вгнездено IF во Excel - формула со повеќе услови



Потврдата на податоците на Excel е недостапна кога е во режим на уредување ќелија

Командата Data Validation е недостапно (сиво) ако внесувате или менувате податоци во ќелија. Откако ќе завршите со уредување на ќелијата,притиснете Enter или Esc за да излезете од режимот на уредување, а потоа направете валидација на податоците.

Потврдата на податоците не може да се примени на заштитена или споделена работна книга

Иако постојните правила за валидација продолжуваат да работат во заштитени и споделени работни книги, не е можно да се сменат поставките за валидација на податоците или да се постават нови правила. За да го направите ова, прво отстранете ја и/или незаштитете ја вашата работна книга.

Неточни формули за валидација на податоци

Кога правите валидација на податоци заснована на формула во Excel, треба да проверите три важни работи:

• Формулата за валидација не враќа грешки.
• Формулата не упатува на празни ќелии.
• Се користат соодветни референци на ќелиите.

За повеќе информации, погледнете го правилото за приспособена проверка на податоците не функционира.

Рачното повторно пресметување е вклучено

Ако режимот за рачна пресметка е вклучен во вашиот Excel, непресметените формули може да спречат правилно да се потврдат податоците . За да ја промените опцијата за пресметување на Excel на автоматско, одете во групата Формули > Пресметка , кликнете на копчето Опции за пресметување и потоа кликнете Автоматско .

За повеќе информации, видете Автоматска пресметка наспроти рачна пресметка.

Така додавате и користите валидација на податоци во Excel. Ви благодарам што прочитавте и се надевам дека ќе се видиме на нашиот блог следната недела!

опсег .
• Ограничете ги записите на избор од паѓачката листа .
• Потврдете запис врз основа на друга ќелија .
• Прикажи влезна порака кога корисникот избира ќелија.
• Прикажи порака за предупредување кога се внесени неточни податоци>
• Најдете неточни записи во потврдените ќелии.

На пример, можете да поставите правило кое го ограничува внесувањето на податоци на 4-цифрени броеви помеѓу 1000 и 9999. Ако корисникот напише нешто различно, Excel ќе прикаже предупредување за грешка објаснувајќи што направил погрешно:

Како да направите валидација на податоците во Excel

За да додадете податоци валидација во Excel, направете ги следните чекори.

1. Отворете го полето за дијалог за валидација на податоци

Изберете една или повеќе ќелии за валидација, одете во табулаторот Податоци > Алатки за податоци и кликнете на Податоци Копче Validation .

Можете да го отворите и дијалогот за валидација на податоци со притискање на Alt > Д > L , со секое копче притиснато посебно.

2. Креирајте правило за валидација на Excel

На табулаторот Поставки , дефинирајте ги критериумите за валидација според вашите потреби. Во критериумите, можете да дадете било кое од следново:

• Вредности - внесете броеви во полињата за критериуми како што е прикажано на сликата од екранот подолу.
• Референци за ќелии - направете правило врз основа на вредност или формула во друга ќелија.
• Формули - овозможи да се изрази повеќесложени услови како во овој пример.

Како пример, да направиме правило кое ги ограничува корисниците да внесуваат цел број помеѓу 1000 и 9999:

Кога правилото за валидација е конфигурирано, или кликнете OK за да го затворите прозорецот Потврда на податоци или префрлете се на друго јазиче за да додадете влезна порака или/и предупредување за грешка.

3. Додајте влезна порака (опционално)

Ако сакате да прикажете порака што му објаснува на корисникот кои податоци се дозволени во дадена ќелија, отворете го табот Внеси порака и направете го следново:

• Проверете дали е означено полето Прикажи влезна порака кога е избрана ќелија .
• Внесете го насловот и текстот на вашата порака во соодветните полиња.
• Кликнете OK за да го затворите прозорецот за дијалог.

Штом корисникот ја избере потврдената ќелија, следнава порака ќе се појави:

4. Прикажи предупредување за грешка (опционално)

Покрај влезната порака, може да прикажете едно од следните предупредувања за грешка кога се внесуваат неважечки податоци во ќелија.

Тип на предупредување	Опис
Стоп (стандардно)	Најстрог тип на предупредување што ги спречува корисниците да внесуваат неважечки податоци. Кликнувате Обиди се повторно за да напишете друга вредност или Откажи за да го отстраните записот.
Предупредување	Ги предупредува корисниците дека податоците се невалидни, но неспречете да го внесувате. Кликнувате Да за да го внесете неважечкиот запис, Не за да го уредите или Откажи за да го отстраните записот.
Информации	Најпопустливиот тип на предупредување што ги информира корисниците само за неважечки внес на податоци. Кликнувате OK за да ја внесете неважечката вредност или Откажи за да ја отстраните од ќелијата.

За да конфигурирате приспособена порака за грешка, одете во табулаторот Известување за грешка и дефинирајте ги следните параметри:

• Проверете го Прикажи предупредување за грешка откако ќе се внесат неважечки податоци поле (обично избрано стандардно).
• Во полето Стил , изберете го саканиот тип на предупредување.
• Внесете го насловот и текстот на пораката за грешка во соодветната кутии.
• Кликнете OK .

И сега, ако корисникот внесе неважечки податоци, Excel ќе прикаже посебен предупредување што ја објаснува грешката (како што е прикажано на почетокот на ова упатство).

Забелешка. Ако не ја напишете сопствената порака, ќе се појави стандардното предупредување за стопирање со следниов текст: Оваа вредност не се совпаѓа со ограничувањата за валидација на податоци дефинирани за оваа ќелија .

Примери за валидација на податоци во Excel

Кога додавате правило за валидација на податоци во Excel, можете да изберете една од претходно дефинираните поставки или да наведете приспособени критериуми врз основа на вашата формула за валидација. Подолу ќе разговараме за секоја од вградените опции, а следната недела ниеќе има поблизок поглед на валидацијата на податоците во Excel со прилагодени формули во посебен туторијал.

Како што веќе знаете, критериумите за валидација се дефинирани на табулаторот Поставки на Валидација на податоци дијалог прозорец ( Податоци картичка > Потврда на податоци ).

Цели броеви и децимали

За ограничување на внесувањето податоци на цел број или децимална , изберете ја соодветната ставка во полето Дозволи . И потоа, изберете еден од следниве критериуми во полето Податоци :

• Еднакво на или не е еднакво на наведениот број
• Поголем од или помал од наведениот број
• Помеѓу двата броја или не помеѓу за да се исклучи тој опсег на броеви

На пример, вака креирате правило за валидација на Excel што дозволува кој било цел број поголем од 0:

Потврда на датум и време во Excel

За да ги потврдите датумите, изберете Датум во полето Дозволи , а потоа изберете соодветен критериум во Податоци кутија. Има доста предефинирани опции за избор: дозволете само датуми помеѓу два датуми, еднакви на, поголеми или помали од одреден датум, и повеќе.

Слично, за да ги потврдите времињата, изберете Време во полето Дозволи , а потоа дефинирајте ги бараните критериуми.

На пример, да дозволите само датуми помеѓу Датум на почеток во B1 и Краен датум во B2, применете го овој ExcelПравило за валидација на датум:

За да ги потврдите записите врз основа на денешните податоци и тековното време, направете ваши сопствени формули за валидација на податоците како што е прикажано во овие примери:

• Потврдете ги датумите врз основа на денешниот датум
• Потврдете ги времињата врз основа на моменталното време

Должина на текстот

За да дозволите внесување податоци со одредена должина, изберете Текст должина во полето Дозволи и изберете ги критериумите за валидација во согласност со вашата деловна логика.

На пример, за да го ограничите внесувањето на 10 знаци, креирајте го ова правило:

Забелешка. Опцијата Должина на текстот го ограничува бројот на знаци, но не и типот на податоци, што значи дека горното правило ќе дозволи и текст и броеви под 10 знаци или 10 цифри, соодветно.

Список за валидација на податоци во Excel (опаѓачки)

За да додадете паѓачка листа на ставки во ќелија или група ќелии, изберете ги целните ќелии и направете го следново:

1. Отворете го Потврда на податоци дијалог прозорец ( Податоци картичка > Потврда на податоци ).
2. На картичката Поставки , изберете Список во полето Дозволи .
3. Во полето Извор , напишете ги ставките од списокот за валидација на Excel, одделени со запирки. На пример, за да го ограничите внесувањето на корисникот на три избори, напишете Да, Не, Не/А .
4. Проверете дали е избрано полето Опаѓачкото мени во ќелија во нарачајте стрелката за паѓање да се појави веднаш до ќелијата.
5. Кликнете Во ред .

Резултирачкиот список за валидација на податоци од Excel ќе изгледа слично на ова:

Забелешка. Ве молиме бидете внимателни со опцијата Игнорирај празно , која е стандардно избрана. Ако креирате паѓачка листа заснована на именуван опсег кој има барем една празна ќелија, избирањето на ова поле овозможува внесување на која било вредност во потврдената ќелија. Во многу ситуации, тоа важи и за формулите за валидација: ако ќелијата наведена во формулата е празна, секоја вредност ќе биде дозволена во потврдената ќелија.

Други начини за креирање листа за валидација на податоци во Excel

Составувањето списоци разделени со запирки директно во полето Извор е најбрзиот начин што добро функционира за мали паѓачки списоци кои веројатно нема да се променат. Во други сценарија, може да продолжите со еден од следниве начини:

• Опаѓачки список за валидација на податоци од опсег на ќелии
• Список за валидација на динамички податоци од именуван опсег
• Список за валидација на динамички податоци од табелата Excel
• Каскадна (зависна) паѓачка листа

Прилагодени правила за валидација на податоци

Покрај вградената валидација на податоци во Excel правила кои се дискутирани во ова упатство, можете да креирате прилагодени правила со вашите сопствени формули за валидација на податоци. Еве само неколку примери:

• Дозволи само броеви
• Дозволи само текст
• Дозволи текст што започнува со одредени знаци
• Дозволи само уникатни записи ине дозволувај дупликати

За повеќе примери, погледнете ги правилата и формулите за валидација на податоци приспособени.

Како да ја уредите валидацијата на податоците во Excel

За да промените правило за валидација на Excel, изведете ги овие чекори:

1. Изберете која било од потврдените ќелии.
2. Отворете го полето за дијалог Потврда на податоци ( Податоци табот > Валидација на податоци ).
3. Направете ги бараните промени.
4. Изберете го полето Примени ги овие промени на сите други ќелии со истите поставки за да го копирате промените што сте ги направиле на сите други ќелии со оригиналните критериуми за валидација.
5. Кликнете OK за да ги зачувате промените.

На пример, можете да ја уредите вашата Список за валидација на податоци во Excel со додавање или отстранување ставки од полето Извор и овие промени да се применат на сите други ќелии што ја содржат истата паѓачка листа:

Како да го копирате правилото за валидација на податоци на Excel во други ќелии

Ако сте конфигурирале валидација на податоци за една ќелија и сакате да ги потврдите другите ќелии со истите критериуми, да не мора повторно да го креирате правилото од нула.

За да го копирате правилото за валидација во Excel, направете ги овие 4 брзи чекори:

1. Изберете ја ќелијата на која е валидацијата важи правилото и притиснете Ctrl + C за да го копирате.
2. Изберете други ќелии што сакате да ги потврдите. За да изберете ќелии што не се соседни, притиснете и задржете го копчето Ctrl додека ги избирате ќелиите.
3. Десен-клик на изборот, кликнете ЗалепиСпецијални , а потоа изберете ја опцијата Валидација .

   Алтернативно, притиснете ја кратенката Залепете специјално > Валидација : Ctrl + Alt + V , потоа N .

4. Кликнете OK .

Совет. Наместо да ја копирате валидацијата на податоците во други ќелии, можете да ја конвертирате вашата база на податоци во табела на Excel. Како што додавате повеќе редови на табелата, Excel автоматски ќе го примени вашето правило за валидација на новите редови.

Како да најдете ќелии со валидација на податоци во Excel

За брзо лоцирање на сите потврдени ќелии во тековната работен лист, одете во групата Дома > Уредување и кликнете Најди & Изберете > Валидација на податоци :

Ова ќе ги избере сите ќелии кои имаат правила за валидација на податоци применети за нив:

Како да се отстрани валидацијата на податоците во Excel

Генерално, постојат два начини да се отстрани валидацијата во Excel: стандардниот пристап дизајниран од Microsoft и техниката без глушец, осмислена од Excel гикови кои никогаш не би ги тргнале рацете од тастатурата освен ако не е апсолутно неопходно (на пр. да се напијат кафе :)

Метод 1: Редовен начин за отстранување на валидацијата на податоците

Нормално, за отстранување на валидацијата на податоците во работните листови на Excel, продолжувате со овие чекори:

1. Изберете ги ќелиите со валидација на податоци.
2. На картичката Податоци , кликнете на <1 Копче>Валидација на податоци .
3. На картичката Поставки , кликнете на Исчисти ги сите