Udžbenik objašnjava kako izvršiti provjeru valjanosti podataka u programu Excel: izradite pravilo provjere valjanosti za brojeve, datume ili tekstualne vrijednosti, izradite popise valjanosti podataka, kopirajte provjeru valjanosti podataka u druge ćelije, pronađite nevažeće unose, popravite i uklonite provjeru valjanosti podataka .

Kada postavljate radnu knjigu za svoje korisnike, možda ćete često htjeti kontrolirati unos informacija u određene ćelije kako biste bili sigurni da su svi unosi podataka točni i dosljedni. Između ostalog, možda ćete htjeti dopustiti samo određenu vrstu podataka kao što su brojevi ili datumi u ćeliji ili ograničiti brojeve na određeni raspon i tekst na zadanu duljinu. Možda čak želite dati unaprijed definirani popis prihvatljivih unosa kako biste eliminirali moguće pogreške. Excel Data Validation omogućuje vam da radite sve te stvari u svim verzijama Microsoft Excela 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 i starijim.

Što je provjera podataka u Excelu?

Excel Data Validation je značajka koja ograničava (potvrđuje) korisnički unos na radni list. Tehnički, vi stvarate pravilo provjere valjanosti koje kontrolira vrstu podataka koji se mogu unijeti u određenu ćeliju.

Evo samo nekoliko primjera onoga što Excelova provjera valjanosti podataka može učiniti:

• Dopusti samo brojčane ili tekstualne vrijednosti u ćeliji.
• Dopusti samo brojeve unutar određenog raspona .
• Dopusti podatke unose određene duljine .
• Ograničite datume i vremena izvan zadanoggumb, a zatim kliknite U redu .



Savjeti:

1. Za uklanjanje provjere valjanosti podataka iz sve ćelije na trenutnom listu, koristite Find & Odaberite značajku za odabir svih potvrđenih ćelija.
2. Da biste uklonili određeno pravilo provjere valjanosti podataka , odaberite bilo koju ćeliju s tim pravilom, otvorite dijaloški prozor Provjera valjanosti podataka , označite okvir Primijeni ove promjene na sve ostale ćelije s istim postavkama , a zatim kliknite gumb Izbriši sve .

Kao što vidite, standard metoda je prilično brza, ali zahtijeva nekoliko klikova mišem, što se mene tiče, ništa strašno. Ali ako više volite raditi s tipkovnicom nego s mišem, možda će vam se dopasti sljedeći pristup.

Metoda 2: Paste Special za brisanje pravila provjere valjanosti podataka

De jure, Excel Paste Special je dizajniran za lijepljenje određenih elemenata kopiranih ćelija. De facto, može učiniti mnogo više korisnih stvari. Između ostalog, može brzo ukloniti pravila provjere podataka u radnom listu. Evo kako:

1. Odaberite praznu ćeliju bez provjere podataka i pritisnite Ctrl + C da je kopirate.
2. Odaberite ćelije iz kojih želite ukloniti provjeru valjanosti podataka.
3. Pritisnite Ctrl + Alt + V , zatim N , što je prečac za Posebno lijepljenje > Provjeru valjanosti podataka .
4. Pritisnite Enter . Gotovo!

Savjeti za provjeru valjanosti podataka programa Excel

Sada kada znate osnove provjere valjanosti podataka u programu Excel, dopustite mipodijelite nekoliko savjeta koji vaša pravila mogu učiniti puno učinkovitijima.

Provjera valjanosti podataka programa Excel na temelju druge ćelije

Umjesto upisivanja vrijednosti izravno u okvire kriterija, možete ih unijeti u neke ćelije, a zatim se odnose na te ćelije. Ako kasnije odlučite promijeniti uvjete provjere valjanosti, jednostavno ćete upisati nove brojeve na list, bez potrebe za uređivanjem pravila.

Da biste unijeli referencu ćelije , upišite je u okvir ispred kojeg stoji znak jednakosti ili kliknite strelicu pokraj okvira, a zatim odaberite ćeliju pomoću miša. Također možete kliknuti bilo gdje unutar okvira, a zatim odabrati ćeliju na listu.

Na primjer, da biste dopustili bilo koji cijeli broj osim broja u A1, odaberite nije jednako kriterije u okvir Podaci i upišite =$A$1 u okvir Vrijednost :



Da biste napravili korak dalje, možete unijeti formula u referenciranoj ćeliji i neka Excel potvrdi unos na temelju te formule.

Na primjer, da ograničite korisnike na unos datuma nakon današnjeg datuma, unesite formulu =TODAY() u neku ćeliju, recimo B1, a zatim postavite pravilo provjere datuma na temelju te ćelije:



Ili možete unijeti formulu =TODAY() izravno u Početni datum okvir koji će imati isti učinak.

Pravila provjere valjanosti temeljena na formuli

U situacijama kada nije moguće definirati željeni kriterij provjere valjanosti temeljen na vrijednosti ili ćelijireferencu, možete je izraziti pomoću formule.

Na primjer, da biste ograničili unos na minimalne i maksimalne vrijednosti u postojećem popisu brojeva, recimo A1:A10, koristite sljedeće formule:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



Molimo obratite pozornost da zaključavamo raspon pomoću znaka $ (apsolutne reference ćelija) tako da naše pravilo provjere valjanosti programa Excel funkcionira ispravno za sve odabrane ćelije.

Kako pronaći nevažeće podatke na listu

Iako Microsoft Excel dopušta primjenu provjere podataka na ćelije koje već sadrže podatke, neće vas obavijestiti ako neke postojećih vrijednosti ne zadovoljavaju kriterije provjere valjanosti.

Da biste pronašli nevažeće podatke koji su se našli u vašim radnim listovima prije nego ste dodali provjeru valjanosti podataka, idite na karticu Podaci i kliknite Provjera valjanosti podataka > Zaokruži nevažeće podatke .



Ovo će istaknuti sve ćelije koje ne zadovoljavaju kriterije provjere valjanosti:



Čim ispravite nevažeći unos, krug će automatski nestati. Za uklanjanje svih krugova idite na karticu Podaci i kliknite Provjera valjanosti podataka > Izbriši krugove provjere .

Kako zaštititi radni list s provjerom valjanosti podataka

U slučaju da radni list ili radnu knjigu želite zaštititi lozinkom, prvo konfigurirajte željene postavke provjere valjanosti podataka, a zatim zaštitite list. Važno je da otključate potvrđene ćelije prije zaštiteradni list, inače vaši korisnici neće moći unijeti podatke u te ćelije. Za detaljne smjernice pogledajte Kako otključati određene ćelije na zaštićenom listu.

Kako dijeliti radnu knjigu s provjerom valjanosti podataka

Da biste omogućili više korisnika da surađuju na radnoj knjizi, svakako podijelite radnu knjigu nakon što obavite provjeru valjanosti podataka. Nakon dijeljenja radne knjige vaša će pravila provjere valjanosti podataka nastaviti funkcionirati, ali ih nećete moći promijeniti niti dodati nova pravila.

Provjera valjanosti podataka u Excelu ne radi

Ako provjera valjanosti podataka nije Ne radi ispravno u vašim radnim listovima, to je najvjerojatnije zbog jednog od sljedećih razloga.

Provjera valjanosti podataka ne radi za kopirane podatke

Provjera valjanosti podataka u Excelu dizajnirana je da zabrani upisivanje nevažećih podataka izravno u ćeliju, ali ne može spriječiti korisnike u kopiranju nevažećih podataka. Iako ne postoji način za onemogućivanje prečaca za kopiranje/lijepljenje (osim pomoću VBA), barem možete spriječiti kopiranje podataka povlačenjem i ispuštanjem ćelija. Da biste to učinili, idite na Datoteka > Opcije > Napredno > Opcije uređivanja i poništite Omogući ispunu potvrdni okvir za rukovanje i povlačenje i ispuštanje ćelije .



Provjera valjanosti podataka programa Excel nije dostupna u načinu rada za uređivanje ćelije

Naredba za provjeru valjanosti podataka je nedostupno (zasivljeno) ako unosite ili mijenjate podatke u ćeliji. Nakon što završite s uređivanjem ćelije,pritisnite Enter ili Esc da izađete iz načina uređivanja, a zatim obavite provjeru valjanosti podataka.

Provjera valjanosti podataka ne može se primijeniti na zaštićenu ili dijeljenu radnu knjigu

Iako postojeća pravila provjere valjanosti nastavljaju raditi u zaštićenim i dijeljenim radne knjige, nije moguće promijeniti postavke provjere valjanosti podataka ili postaviti nova pravila. Da biste to učinili, najprije poništite dijeljenje i/ili zaštitu svoje radne knjige.

Netočne formule za provjeru valjanosti podataka

Kada provodite provjeru valjanosti podataka temeljenu na formuli u Excelu, morate provjeriti tri važne stvari:

• Formula za provjeru valjanosti ne vraća pogreške.
• Formula ne upućuje na prazne ćelije.
• Koriste se odgovarajuće reference na ćelije.

Za više informacija, pogledajte Prilagođeno pravilo provjere valjanosti podataka ne radi.

Ručni ponovni izračun je uključen

Ako je u vašem Excelu uključen način ručnog izračuna, neizračunate formule mogu spriječiti ispravnu provjeru valjanosti podataka . Da biste promijenili Excel opciju izračuna natrag na automatsku, idite na karticu Formule > Izračun grupu, kliknite gumb Opcije izračuna , a zatim kliknite Automatski .

Za više informacija pogledajte Automatski izračun u odnosu na Ručni izračun.

Vidi također: 6 razloga zašto vaš VLOOKUP ne radi

Tako dodajete i koristite provjeru valjanosti podataka u Excelu. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeći tjedan!

raspon .
• Ograničite unose na odabir s padajućeg popisa .
• Potvrdite unos na temelju druge ćelije .
• Prikaži poruku o unosu kada korisnik odabere ćeliju.
• Prikaži poruku upozorenja kada su uneseni netočni podaci.
• Pronađite netočne unose u potvrđenim ćelijama.

Na primjer, možete postaviti pravilo koje ograničava unos podataka na 4-znamenkaste brojeve između 1000 i 9999. Ako korisnik upiše nešto drugačije, Excel će prikazati upozorenje o pogrešci s objašnjenjem što je krivo napravio:

Kako izvršiti provjeru valjanosti podataka u Excelu

Za dodavanje podataka provjeru valjanosti u Excelu, izvršite sljedeće korake.

1. Otvorite dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka

Odaberite jednu ili više ćelija za provjeru valjanosti, idite na karticu Podaci > Alati za podatke i kliknite Podaci Gumb Provjera .

Također možete otvoriti dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka pritiskom na Alt > D > L , sa svakom posebno pritisnutom tipkom.

2. Napravite pravilo provjere valjanosti programa Excel

Na kartici Postavke definirajte kriterije provjere valjanosti prema svojim potrebama. U kriterijima možete unijeti bilo što od sljedećeg:

• Vrijednosti - upišite brojeve u okvire kriterija kao što je prikazano na snimci zaslona u nastavku.
• Reference ćelija - napravite pravilo na temelju vrijednosti ili formule u drugoj ćeliji.
• Formule - omogućuju izražavanje višesloženi uvjeti kao u ovom primjeru.

Kao primjer, napravimo pravilo koje ograničava korisnike na unos cijelog broja između 1000 i 9999:

S konfiguriranim pravilom provjere valjanosti kliknite OK da biste zatvorili prozor Provjera valjanosti podataka ili se prebacite na drugu karticu da biste dodali ulaznu poruku i/ili upozorenje o pogrešci.

3. Dodajte ulaznu poruku (neobavezno)

Ako želite prikazati poruku koja korisniku objašnjava koji su podaci dopušteni u određenoj ćeliji, otvorite karticu Ulazna poruka i učinite sljedeće:

• Provjerite je li označen okvir Prikaži ulaznu poruku kada je ćelija odabrana .
• Unesite naslov i tekst svoje poruke u odgovarajuća polja.
• Kliknite OK za zatvaranje dijaloškog prozora.

Čim korisnik odabere potvrđenu ćeliju, pojavit će se sljedeća poruka pojaviti se:

4. Prikaz upozorenja o pogrešci (neobavezno)

Osim poruke o unosu, možete prikazati jedno od sljedećih upozorenja o pogrešci kada se u ćeliju unesu nevažeći podaci.

Vrsta upozorenja	Opis
Zaustavi (zadano)	Najstroža vrsta upozorenja koji sprječava korisnike da unesu nevažeće podatke. Kliknete na Pokušaj ponovo da upišete drugu vrijednost ili Odustani da uklonite unos.
Upozorenje	Upozorava korisnike da su podaci nevažeći, ali nespriječiti unos. Kliknete Da za unos nevažećeg unosa, Ne za uređivanje ili Odustani za uklanjanje unosa.
Informacija	Najdopuštenija vrsta upozorenja koja samo obavještava korisnike o nevažećem unosu podataka. Kliknete U redu da biste unijeli nevažeću vrijednost ili Odustani da biste je uklonili iz ćelije.

Da biste konfigurirali prilagođenu poruku o pogrešci, idite na karticu Upozorenje o pogrešci i definirajte sljedeće parametre:

• Provjerite Prikaži upozorenje o pogrešci nakon unosa nevažećih podataka okvir (obično odabran prema zadanim postavkama).
• U okviru Stil odaberite željenu vrstu upozorenja.
• Unesite naslov i tekst poruke o pogrešci u odgovarajući okvire.
• Kliknite U redu .

A sada, ako korisnik unese nevažeće podatke, Excel će prikazati poseban upozorenje koje objašnjava pogrešku (kao što je prikazano na početku ovog vodiča).

Napomena. Ako ne upišete vlastitu poruku, pojavit će se zadano upozorenje o zaustavljanju sa sljedećim tekstom: Ova vrijednost ne odgovara ograničenjima provjere podataka definiranim za ovu ćeliju .

Primjeri provjere valjanosti podataka programa Excel

Kada dodajete pravilo provjere valjanosti podataka u Excelu, možete odabrati jednu od unaprijed definiranih postavki ili odrediti prilagođene kriterije na temelju vlastite formule provjere valjanosti. U nastavku ćemo razgovarati o svakoj od ugrađenih opcija, a sljedeći tjedan ćemopobliže će pogledati provjeru valjanosti podataka programa Excel s prilagođenim formulama u posebnom vodiču.

Kao što već znate, kriteriji provjere valjanosti definirani su na kartici Postavke Provjere valjanosti podataka dijaloški okvir ( Podaci kartica > Provjera valjanosti podataka ).

Cijeli brojevi i decimale

Za ograničavanje unosa podataka na cijeli broj ili decimalni , odaberite odgovarajuću stavku u okviru Dopusti . Zatim odaberite jedan od sljedećih kriterija u okviru Podaci :

• Jednako ili nije jednako navedenom broju
• Veći od ili manji od navedenog broja
• Između dva broja ili ne između da biste isključili taj raspon brojeva

Na primjer, ovako stvarate pravilo provjere valjanosti programa Excel koje dopušta bilo koji cijeli broj veći od 0:

Provjera datuma i vremena u Excelu

Za provjeru valjanosti datuma odaberite Datum u okviru Dopusti , a zatim odaberite odgovarajući kriterij u Podacima kutija. Postoji dosta unaprijed definiranih opcija između kojih možete birati: dopustite samo datume između dva datuma, jednake, veće ili manje od određenog datuma i više.

Slično tome, za provjeru vremena odaberite Vrijeme u okviru Dopusti , a zatim definirajte potrebne kriterije.

Na primjer, da biste dopustili samo datume između Početnog datuma u B1 i Datum završetka u B2, primijenite ovaj Excelpravilo provjere valjanosti datuma:

Da biste potvrdili unose na temelju današnjih podataka i trenutnog vremena, napravite vlastite formule za provjeru valjanosti podataka kao što je prikazano u ovim primjerima:

• Potvrdi datume na temelju današnjeg datuma
• Potvrdi vremena na temelju trenutnog vremena

Duljina teksta

Da biste omogućili unos podataka određene duljine, odaberite Tekst duljina u okviru Dopusti i odaberite kriterije provjere valjanosti u skladu s vašom poslovnom logikom.

Na primjer, da biste ograničili unos na 10 znakova, stvorite ovo pravilo:

Napomena. Opcija Duljina teksta ograničava broj znakova, ali ne i vrstu podataka, što znači da će gornje pravilo dopustiti i tekst i brojeve manje od 10 znakova ili 10 znamenki.

Popis za provjeru podataka u programu Excel (padajući izbornik)

Da biste dodali padajući popis stavki u ćeliju ili grupu ćelija, odaberite ciljne ćelije i učinite sljedeće:

1. Otvorite Provjera valjanosti podataka dijaloški okvir ( Podaci kartica > Provjera valjanosti podataka ).
2. Na kartici Postavke odaberite List u okvir Allow .
3. U okvir Source upišite stavke vašeg popisa za provjeru valjanosti programa Excel, odvojene zarezima. Na primjer, da ograničite korisnički unos na tri izbora, upišite Da, Ne, N/A .
4. Provjerite je li okvir Padajući izbornik unutar ćelije odabran u kako bi se strelica padajućeg izbornika pojavila pokraj ćelije.
5. Kliknite U redu .

Rezultirajući popis za provjeru valjanosti Excel podataka izgledat će slično ovome:

Napomena. Budite oprezni s opcijom Zanemari prazno koja je odabrana prema zadanim postavkama. Ako stvarate padajući popis na temelju imenovanog raspona koji ima barem jednu praznu ćeliju, odabir ovog potvrdnog okvira omogućuje unos bilo koje vrijednosti u potvrđenu ćeliju. U mnogim situacijama to vrijedi i za formule za provjeru valjanosti: ako je ćelija navedena u formuli prazna, bilo koja će vrijednost biti dopuštena u potvrđenoj ćeliji.

Drugi načini za stvaranje popisa za provjeru valjanosti podataka u programu Excel

Dostavljanje popisa odvojenih zarezima izravno u okvir Izvor najbrži je način koji dobro funkcionira za male padajuće izbornike koji se vjerojatno neće nikada promijeniti. U drugim scenarijima možete nastaviti na jedan od sljedećih načina:

• Padajući popis za provjeru valjanosti podataka iz niza ćelija
• Dinamički popis za provjeru valjanosti podataka iz imenovanog raspona
• Popis dinamičke provjere valjanosti podataka iz tablice programa Excel
• Kaskadni (ovisni) padajući popis

Prilagođena pravila provjere valjanosti podataka

Pored ugrađene provjere valjanosti podataka programa Excel pravila o kojima se govori u ovom vodiču, možete stvoriti prilagođena pravila s vlastitim formulama za provjeru valjanosti podataka. Evo samo nekoliko primjera:

• Dopusti samo brojeve
• Dopusti samo tekst
• Dopusti tekst koji počinje određenim znakovima
• Dopusti samo jedinstvene unose izabrani duplikate

Za više primjera pogledajte prilagođena pravila i formule za provjeru valjanosti podataka.

Kako urediti provjeru valjanosti podataka u programu Excel

Da biste promijenili pravilo za provjeru valjanosti programa Excel, izvršite ove korake:

1. Odaberite bilo koju od potvrđenih ćelija.
2. Otvorite dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka (kartica Podaci > Provjera valjanosti podataka ).
3. Napravite potrebne promjene.
4. Odaberite potvrdni okvir Primijeni ove promjene na sve druge ćelije s istim postavkama da kopirate promjene koje ste napravili u svim ostalim ćelijama s izvornim kriterijima provjere valjanosti.
5. Kliknite U redu da biste spremili promjene.

Na primjer, možete urediti svoje Popis za provjeru valjanosti podataka programa Excel dodavanjem ili uklanjanjem stavki iz okvira Izvor i primijenite ove promjene na sve ostale ćelije koje sadrže isti padajući popis:

Kako kopirati pravilo za provjeru valjanosti podataka programa Excel u druge ćelije

Ako ste konfigurirali provjeru valjanosti podataka za jednu ćeliju i želite potvrditi ostale ćelije prema istim kriterijima, ne morate ponovno stvarati pravilo od nule.

Da biste kopirali pravilo provjere valjanosti u Excelu, izvedite ova 4 brza koraka:

1. Odaberite ćeliju na koju se provjera valjanosti primjenjuje se pravilo i pritisnite Ctrl + C da ga kopirate.
2. Odaberite druge ćelije koje želite potvrditi. Za odabir ćelija koje nisu susjedne, pritisnite i držite tipku Ctrl dok odabirete ćelije.
3. Desnom tipkom miša kliknite odabir, kliknite ZalijepiPosebno , a zatim odaberite opciju Validacija .

   Alternativno, pritisnite prečac Posebno lijepljenje > Validacija : Ctrl + Alt + V , zatim N .

4. Kliknite OK .

Savjet. Umjesto kopiranja provjere podataka u druge ćelije, možete pretvoriti svoj skup podataka u Excel tablicu. Kako dodajete više redaka u tablicu, Excel će automatski primijeniti vaše pravilo provjere valjanosti na nove retke.

Kako pronaći ćelije s validacijom podataka u Excelu

Za brzo lociranje svih potvrđenih ćelija u trenutnom radni list, idite na karticu Početna > Uređivanje grupu i kliknite Pronađi & Odaberite > Provjera valjanosti podataka :

Ovo će odabrati sve ćelije na koje su primijenjena pravila provjere valjanosti podataka:

Kako ukloniti provjeru valjanosti podataka u Excelu

Općenito, postoje dva načina za uklanjanje provjere valjanosti u Excelu: standardni pristup koji je osmislio Microsoft i tehnika bez miša koju je osmislio Excel štreberi koji nikad ne bi maknuli ruke s tipkovnice osim ako je to apsolutno neophodno (npr. da popiju šalicu kave :)

Metoda 1: Uobičajeni način za uklanjanje provjere valjanosti podataka

Uobičajeno, za uklanjanje provjere valjanosti podataka u radnim listovima programa Excel, nastavite s ovim koracima:

1. Odaberite ćeliju(e) s provjerom podataka.
2. Na kartici Podaci kliknite <1 Gumb>Provjera valjanosti podataka .
3. Na kartici Postavke kliknite Izbriši sve