В учебнике рассказывается, как выполнять проверку данных в Excel: создавать правила проверки для чисел, дат или текстовых значений, составлять списки проверки данных, копировать проверку данных в другие ячейки, находить недействительные записи, исправлять и удалять проверку данных.

При настройке рабочей книги для своих пользователей вы часто можете захотеть контролировать ввод информации в определенные ячейки, чтобы убедиться, что все данные введены точно и последовательно. Среди прочего, вы можете разрешить ввод в ячейку только определенного типа данных, таких как числа или даты, или ограничить числа определенным диапазоном, а текст - заданной длиной. Вы даже можете захотеть предоставить предопределенный список допустимых значенийExcel Data Validation позволяет делать все это во всех версиях Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 и ниже.

Что такое валидация данных в Excel?

Валидация данных в Excel это функция, которая ограничивает (проверяет) ввод данных пользователем в рабочий лист. Технически, вы создаете правило проверки, которое контролирует, какие данные могут быть введены в определенную ячейку.

Вот лишь несколько примеров того, что может сделать проверка данных в Excel:

• Разрешить только числовой или текст значения в ячейке.
• Разрешить только числа в пределах указанного ассортимент .
• Разрешить ввод данных определенного длина .
• Ограничить даты и время за пределами заданного ассортимент .
• Ограничить входы выбором из выпадающий список .
• Проверьте запись на основе другая ячейка .
• Показать входное сообщение когда пользователь выбирает ячейку.
• Показать предупреждающее сообщение при вводе неверных данных.
• Найти неправильные записи в проверенных клетках.

Например, можно установить правило, ограничивающее ввод данных 4-значными числами от 1000 до 9999. Если пользователь введет что-то другое, Excel выдаст предупреждение об ошибке, объясняющее, что он сделал не так:

Как выполнить проверку данных в Excel

Чтобы добавить проверку данных в Excel, выполните следующие действия.

1. откройте диалоговое окно Проверка данных

Выберите одну или несколько ячеек для проверки, перейдите к пункту Данные вкладка> Инструменты данных группу, и нажмите кнопку Валидация данных кнопка.

Вы также можете открыть диалоговое окно проверки данных, нажав Alt> D> L , при этом каждая клавиша должна быть нажата отдельно.

2. Создайте правило проверки в Excel

На Настройки На вкладке "Критерии" определите критерии проверки в соответствии с вашими потребностями. В критериях вы можете указать любое из следующих значений:

• Значения - введите числа в поля критериев, как показано на скриншоте ниже.
• Ссылки на клетки - создать правило на основе значения или формулы в другой ячейке.
• Формулы - позволяют выразить более сложные условия, как в этом примере.

В качестве примера, давайте создадим правило, которое ограничивает ввод пользователями целого числа в диапазоне от 1000 до 9999:

Когда правило проверки настроено, либо нажмите кнопку OK закрыть Валидация данных окно или переключитесь на другую вкладку, чтобы добавить сообщение о вводе или/и предупреждение об ошибке.

3. Добавьте входное сообщение (необязательно)

Если вы хотите вывести сообщение, которое объясняет пользователю, какие данные разрешены в данной ячейке, откройте окно Входное сообщение и выполните следующие действия:

• Убедитесь, что Показать сообщение о вводе при выборе ячейки установлен флажок.
• Введите заголовок и текст сообщения в соответствующие поля.
• Нажмите OK чтобы закрыть диалоговое окно.

Как только пользователь выберет проверенную ячейку, появится следующее сообщение:

4. Отображение предупреждения об ошибке (необязательно)

В дополнение к сообщению о вводе, вы можете показать одно из следующих предупреждений об ошибке, когда в ячейку вводятся недопустимые данные.

Тип оповещения	Описание
Остановить (по умолчанию)	Самый строгий тип предупреждения, который не позволяет пользователям вводить недопустимые данные. Вы нажимаете Повторная попытка чтобы ввести другое значение или Отмена чтобы удалить запись.
Предупреждение	Предупреждает пользователя о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу. Вы нажимаете Да для ввода недействительной записи, Нет чтобы отредактировать его, или Отмена чтобы удалить запись.
Информация	Самый разрешительный тип оповещения, который информирует пользователей только о неправильном вводе данных. Вы нажимаете OK для ввода недопустимого значения или Отмена чтобы удалить его из клетки.

Чтобы настроить пользовательское сообщение об ошибке, перейдите в раздел Предупреждение об ошибке вкладку и определите следующие параметры:

• Проверьте Показать предупреждение об ошибке после ввода недопустимых данных (обычно выбран по умолчанию).
• В Стиль выберите нужный тип оповещения.
• Введите заголовок и текст сообщения об ошибке в соответствующие поля.
• Нажмите OK .

И теперь, если пользователь введет недопустимые данные, Excel отобразит специальное предупреждение, объясняющее ошибку (как показано в начале этого учебника).

Примечание. Если вы не напечатаете собственное сообщение, то на экране появится сообщение по умолчанию Остановить оповещение появится следующий текст: Это значение не соответствует ограничениям проверки данных, определенным для этой ячейки .

Примеры проверки данных в Excel

При добавлении правила проверки данных в Excel можно выбрать один из предопределенных параметров или задать пользовательские критерии на основе собственной формулы проверки. Ниже мы рассмотрим каждый из встроенных параметров, а на следующей неделе в отдельном уроке мы подробнее рассмотрим проверку данных в Excel с помощью пользовательских формул.

Как вы уже знаете, критерии проверки определяются на странице Настройки вкладка Валидация данных диалоговое окно ( Данные вкладка> Валидация данных ).

Целые числа и десятичные дроби

Чтобы ограничить ввод данных целое число или десятичная дробь выберите соответствующий пункт в Разрешить выберите один из следующих критериев в поле Данные коробка:

• Равный или не равный указанное число
• Больше, чем или менее указанное число
• Между два числа или не между чтобы исключить этот диапазон чисел

Например, вот как создать правило проверки Excel, которое разрешает любое целое число больше 0:

Проверка даты и времени в Excel

Чтобы проверить даты, выберите Дата в Разрешить и выберите подходящий критерий в поле Данные box. На выбор предлагается довольно много предопределенных вариантов: разрешить только даты между двумя датами, равные, больше или меньше определенной даты и т.д.

Аналогично, для проверки времени выберите Время в Разрешить поле, а затем определите необходимые критерии.

Например, чтобы разрешить только даты между Дата начала в B1 и Дата окончания в B2, примените это правило проверки даты в Excel:

Для проверки записей на основе сегодняшних данных и текущего времени создайте собственные формулы проверки данных, как показано в этих примерах:

• Валидация дат на основе сегодняшней даты
• Проверяйте время на основе текущего времени

Длина текста

Чтобы разрешить ввод данных определенной длины, выберите Длина текста в Разрешить и выберите критерии проверки в соответствии с вашей бизнес-логикой.

Например, чтобы ограничить ввод до 10 символов, создайте следующее правило:

Примечание. Длина текста ограничивает количество символов, но не тип данных, то есть приведенное выше правило будет разрешать как текст, так и числа менее 10 символов или 10 цифр, соответственно.

Список проверки данных Excel (выпадающий)

Чтобы добавить выпадающий список элементов в ячейку или группу ячеек, выберите целевые ячейки и выполните следующие действия:

1. Откройте Валидация данных диалоговое окно ( Данные вкладка> Валидация данных ).
2. На Настройки выберите Список в Разрешить коробка.
3. В Источник В поле введите элементы списка проверки Excel, разделенные запятыми. Например, чтобы ограничить ввод пользователя тремя вариантами, введите Да, Нет, Н/Д .
4. Убедитесь, что Выпадающий элемент в ячейке чтобы рядом с ячейкой появилась выпадающая стрелка.
5. Нажмите OK .

Полученный список проверки данных в Excel будет выглядеть примерно так:

Примечание. Пожалуйста, будьте осторожны с Игнорировать пустоту Если вы создаете выпадающий список на основе именованного диапазона, в котором есть хотя бы одна пустая ячейка, установка этого флажка позволяет ввести любое значение в проверяемую ячейку. Во многих ситуациях это справедливо и для формул проверки: если ячейка, на которую ссылается формула, пустая, в проверяемой ячейке будет разрешено любое значение.

Другие способы создания списка проверки данных в Excel

Предоставление списков, разделенных запятыми, непосредственно в Источник box - это самый быстрый способ, который хорошо подходит для небольших выпадающих элементов, которые вряд ли будут когда-либо изменяться. В других сценариях вы можете использовать один из следующих способов:

• Выпадающий список проверки данных из диапазона ячеек
• Динамический список проверки данных из именованного диапазона
• Динамический список проверки данных из таблицы Excel
• Каскадный (зависимый) выпадающий список

Пользовательские правила проверки данных

В дополнение к встроенным правилам проверки данных Excel, рассмотренным в этом учебнике, вы можете создать пользовательские правила с помощью собственных формул проверки данных. Вот лишь несколько примеров:

• Разрешить только цифры
• Разрешить только текст
• Разрешить текст, начинающийся с определенных символов
• Разрешить только уникальные записи и запретить дубликаты

Дополнительные примеры см. в разделе Пользовательские правила проверки данных и формулы.

Как редактировать проверку данных в Excel

Чтобы изменить правило проверки Excel, выполните следующие действия:

1. Выберите любую из проверенных ячеек.
2. Откройте Валидация данных диалоговое окно ( Данные вкладка> Валидация данных ).
3. Внесите необходимые изменения.
4. Выберите Примените эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же настройками флажок, чтобы скопировать внесенные изменения во все остальные ячейки с исходными критериями проверки.
5. Нажмите OK чтобы сохранить изменения.

Например, вы можете редактировать список проверки данных Excel, добавляя или удаляя элементы из списка Источник ячейки, и эти изменения будут применены ко всем другим ячейкам, содержащим тот же раскрывающийся список:

Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки

Если вы настроили проверку данных для одной ячейки и хотите проверить другие ячейки с теми же критериями, вам не нужно создавать правило заново.

Чтобы скопировать правило проверки в Excel, выполните следующие 4 быстрых шага:

1. Выберите ячейку, к которой применяется правило проверки, и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать ее.
2. Выберите другие ячейки, которые необходимо проверить. Чтобы выбрать несмежные ячейки, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl во время выбора ячеек.
3. Щелкните правой кнопкой мыши выделение, нажмите Специальная вставка , а затем выберите Валидация вариант.

   В качестве альтернативы нажмите кнопку Специальная вставка > Валидация сочетание клавиш: Ctrl + Alt + V , затем N .

4. Нажмите OK .

Совет. Вместо того чтобы копировать проверку данных в другие ячейки, можно преобразовать набор данных в таблицу Excel. По мере добавления строк в таблицу Excel будет автоматически применять правило проверки к новым строкам.

Как найти ячейки с проверкой данных в Excel

Чтобы быстро найти все подтвержденные ячейки в текущем рабочем листе, перейдите в меню Главная вкладка> Редактирование группу, и нажмите кнопку Найти и выбрать > Валидация данных :

Это позволит выбрать все ячейки, к которым применены какие-либо правила проверки данных:

Как удалить проверку данных в Excel

В целом, существует два способа удаления валидации в Excel: стандартный подход, разработанный Microsoft, и метод без использования мыши, разработанный гиками Excel, которые никогда не убирают руки с клавиатуры без крайней необходимости (например, чтобы выпить чашечку кофе :)

Метод 1: Обычный способ удаления валидации данных

Обычно для удаления проверки данных в листах Excel выполняются следующие действия:

1. Выберите ячейку(и) с проверкой данных.
2. На Данные нажмите на вкладку Валидация данных кнопка.
3. На Настройки нажмите на вкладку Очистить все и нажмите кнопку OK .

Советы:

1. Чтобы удалить проверку данных из всех клеток на текущем листе, используйте функцию "Найти & Выбрать", чтобы выбрать все проверенные ячейки.
2. Чтобы удалить определенное правило проверки данных выберите любую ячейку с этим правилом, откройте окно Валидация данных диалогового окна, проверьте Примените эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же настройками поле, а затем нажмите кнопку Очистить все кнопка.

Как видите, стандартный метод довольно быстрый, но требует нескольких щелчков мышью, что, на мой взгляд, не страшно. Но если вы предпочитаете работать с клавиатурой, а не с мышью, вам может понравиться следующий подход.

Метод 2: Специальная вставка для удаления правил проверки данных

Де-юре, Excel Paste Special предназначен для вставки определенных элементов скопированных ячеек. Де-факто, он может делать много других полезных вещей. Среди прочего, он может быстро удалить правила проверки данных в рабочем листе. Вот как это сделать:

1. Выберите пустую ячейку без проверки данных и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать ее.
2. Выберите ячейки (ячейки), из которых нужно удалить проверку данных.
3. Нажмите Ctrl + Alt + V, затем N, что является ярлыком для Специальная вставка > Валидация данных .
4. Нажмите Enter. Готово!

Советы по проверке данных в Excel

Теперь, когда вы знаете основы проверки данных в Excel, позвольте мне поделиться несколькими советами, которые сделают ваши правила намного более эффективными.

Проверка данных Excel на основе другой ячейки

Вместо того чтобы вводить значения непосредственно в поля критериев, вы можете ввести их в некоторые ячейки, а затем ссылаться на эти ячейки. Если позже вы решите изменить условия проверки, вы просто введете новые числа на листе, без необходимости редактировать правило.

Чтобы ввести ссылка на ячейку либо введите его в поле, перед которым стоит знак равенства, либо щелкните стрелку рядом с полем, а затем выделите ячейку с помощью мыши. Можно также щелкнуть в любом месте поля, а затем выбрать ячейку на листе.

Например, чтобы разрешить любое целое число, отличное от числа в A1, выберите параметр не равный критерии в Данные поле и введите =$A$1 в Значение коробка:

Чтобы сделать еще один шаг вперед, вы можете ввести формула в ячейке, на которую ссылается формула, и пусть Excel проверит вводимые данные на основе этой формулы.

Например, чтобы ограничить ввод пользователями дат после сегодняшней даты, введите значение =TODAY() формулу в некоторой ячейке, например B1, а затем установите правило проверки даты на основе этой ячейки:

Или вы можете ввести =TODAY() формулу непосредственно в Дата начала ящик, что приведет к тому же эффекту.

Правила проверки на основе формул

В ситуациях, когда невозможно определить нужный критерий валидации на основе значения или ссылки на ячейку, его можно выразить с помощью формулы.

Например, чтобы ограничить ввод минимальным и максимальным значениями в существующем списке чисел, скажем A1:A10, используйте следующие формулы:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон с помощью знака $ (абсолютные ссылки на ячейки), чтобы наше правило проверки Excel работало правильно для всех выбранных ячеек.

Как найти недопустимые данные на листе

Хотя Microsoft Excel позволяет применять проверку данных к ячейкам, в которых уже есть данные, он не уведомит вас, если некоторые из существующих значений не соответствуют критериям проверки.

Чтобы найти недействительные данные, которые попали в ваши рабочие листы до того, как вы добавили проверку данных, перейдите в раздел Данные вкладку и нажмите кнопку Валидация данных > Обведите недопустимые данные .

Это выделит все ячейки, которые не соответствуют критериям проверки:

Как только вы исправите неверную запись, круг автоматически исчезнет. Чтобы удалить все круги, перейдите в раздел Данные вкладку и нажмите кнопку Валидация данных > Четкие круги валидации .

Как защитить рабочий лист с помощью проверки данных

Если вы хотите защитить рабочий лист или рабочую книгу паролем, сначала настройте нужные параметры проверки данных, а затем защитите лист. Важно, чтобы вы разблокировать проверенные клетки перед защитой рабочего листа, иначе ваши пользователи не смогут вводить данные в эти ячейки. Подробные инструкции см. в разделе Как разблокировать определенные ячейки на защищенном листе.

Как совместно использовать рабочую книгу с проверкой данных

Чтобы дать возможность нескольким пользователям работать над рабочей книгой, обязательно поделитесь рабочей книгой после выполнения проверки данных. После обмена рабочей книгой ваши правила проверки данных продолжат работать, но вы не сможете ни изменить их, ни добавить новые правила.

Валидация данных в Excel не работает

Если проверка данных не работает должным образом в ваших рабочих листах, скорее всего, это происходит по одной из следующих причин.

Валидация данных не работает для скопированных данных

Проверка данных в Excel предназначена для того, чтобы запретить ввод недопустимых данных непосредственно в ячейку, но он не может остановить копирование недействительных данных. Хотя нет способа отключить ярлыки копирования/вставки (кроме как с помощью VBA), вы можете, по крайней мере, предотвратить копирование данных путем перетаскивания ячеек. Для этого перейдите в раздел Файл > Опции > Расширенный > Параметры редактирования , и очистить Включить ручку заполнения и перетаскивание ячеек флажок.

Проверка данных в Excel недоступна в режиме редактирования ячеек

Команда Проверка данных недоступна (выделена серым цветом), если вы вводите или изменяете данные в ячейке. После завершения редактирования ячейки нажмите Enter или Esc, чтобы выйти из режима редактирования, а затем выполните проверку данных.

Проверка данных не может быть применена к защищенной или общей рабочей книге

Хотя существующие правила проверки продолжают работать в защищенных и общих рабочих книгах, изменить параметры проверки данных или установить новые правила невозможно. Для этого сначала снимите общий доступ и/или защиту рабочей книги.

Неправильные формулы проверки данных

При проверке данных на основе формул в Excel необходимо проверить три важных момента:

• Формула проверки не возвращает ошибок.
• Формула не ссылается на пустые ячейки.
• Используются соответствующие ссылки на ячейки.

Для получения дополнительной информации см. раздел Не работает правило проверки пользовательских данных.

Ручной перерасчет включен

Если в вашем Excel включен режим ручного расчета, нерасчитанные формулы могут помешать правильной проверке данных. Чтобы изменить режим расчета в Excel на автоматический, перейдите в меню Формулы вкладка> Расчет группу, нажмите кнопку Варианты расчетов и нажмите кнопку Автоматический .

Для получения дополнительной информации см. раздел Автоматический расчет против ручного расчета.

Вот как добавить и использовать проверку данных в Excel. Благодарю вас за прочтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!