Το σεμινάριο εξηγεί πώς να κάνετε επικύρωση δεδομένων στο Excel: να δημιουργήσετε έναν κανόνα επικύρωσης για αριθμούς, ημερομηνίες ή τιμές κειμένου, να δημιουργήσετε λίστες επικύρωσης δεδομένων, να αντιγράψετε την επικύρωση δεδομένων σε άλλα κελιά, να βρείτε άκυρες καταχωρήσεις, να διορθώσετε και να καταργήσετε την επικύρωση δεδομένων.

Κατά τη δημιουργία ενός βιβλίου εργασίας για τους χρήστες σας, μπορεί συχνά να θέλετε να ελέγχετε την εισαγωγή πληροφοριών σε συγκεκριμένα κελιά για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι καταχωρήσεις δεδομένων είναι ακριβείς και συνεπείς. Μεταξύ άλλων, μπορεί να θέλετε να επιτρέψετε μόνο συγκεκριμένο τύπο δεδομένων, όπως αριθμούς ή ημερομηνίες σε ένα κελί, ή να περιορίσετε τους αριθμούς σε ένα συγκεκριμένο εύρος και το κείμενο σε ένα συγκεκριμένο μήκος. Μπορεί ακόμη και να θέλετε να παρέχετε μια προκαθορισμένη λίστα αποδεκτώνΤο Excel Data Validation σας επιτρέπει να κάνετε όλα αυτά τα πράγματα σε όλες τις εκδόσεις του Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 και χαμηλότερες.

Τι είναι η επικύρωση δεδομένων στο Excel;

Επικύρωση δεδομένων του Excel είναι μια λειτουργία που περιορίζει (επικυρώνει) την είσοδο του χρήστη σε ένα φύλλο εργασίας. Τεχνικά, δημιουργείτε έναν κανόνα επικύρωσης που ελέγχει τι είδους δεδομένα μπορούν να εισαχθούν σε ένα συγκεκριμένο κελί.

Ακολουθούν μερικά μόνο παραδείγματα για το τι μπορεί να κάνει η επικύρωση δεδομένων του Excel:

• Επιτρέψτε μόνο αριθμητικό ή κείμενο τιμές σε ένα κελί.
• Επιτρέψτε μόνο αριθμούς εντός ενός καθορισμένου εύρος .
• Επιτρέπουν καταχωρήσεις δεδομένων συγκεκριμένης μήκος .
• Περιορισμός ημερομηνιών και ωρών εκτός ενός συγκεκριμένου εύρος .
• Περιορίστε τις καταχωρήσεις σε μια επιλογή από ένα αναπτυσσόμενη λίστα .
• Επικύρωση μιας καταχώρησης με βάση ένα άλλο κύτταρο .
• Εμφάνιση ενός μήνυμα εισόδου όταν ο χρήστης επιλέγει ένα κελί.
• Εμφάνιση ενός προειδοποιητικό μήνυμα όταν έχουν εισαχθεί λανθασμένα δεδομένα.
• Βρείτε το λανθασμένες καταχωρήσεις σε επικυρωμένα κύτταρα.

Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα που περιορίζει την εισαγωγή δεδομένων σε τετραψήφιους αριθμούς μεταξύ 1000 και 9999. Εάν ο χρήστης πληκτρολογήσει κάτι διαφορετικό, το Excel θα εμφανίσει μια ειδοποίηση σφάλματος που θα εξηγεί τι έκανε λάθος:

Πώς να κάνετε επικύρωση δεδομένων στο Excel

Για να προσθέσετε επικύρωση δεδομένων στο Excel, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα.

1. Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων

Επιλέξτε ένα ή περισσότερα κελιά προς επικύρωση, μεταβείτε στο παράθυρο Δεδομένα tab>, Εργαλεία δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Επικύρωση δεδομένων κουμπί.

Μπορείτε επίσης να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων πατώντας Alt> D> L , με κάθε πλήκτρο πατημένο ξεχωριστά.

2. Δημιουργήστε έναν κανόνα επικύρωσης του Excel

Στο Ρυθμίσεις Στην καρτέλα "Επικύρωση", ορίστε τα κριτήρια επικύρωσης σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Στα κριτήρια, μπορείτε να παρέχετε οποιοδήποτε από τα ακόλουθα:

• Τιμές - πληκτρολογήστε αριθμούς στα πλαίσια των κριτηρίων όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο.
• Αναφορές κυττάρων - να φτιάξετε έναν κανόνα με βάση μια τιμή ή έναν τύπο σε ένα άλλο κελί.
• Τύποι - επιτρέπουν την έκφραση πιο σύνθετων συνθηκών όπως σε αυτό το παράδειγμα.

Για παράδειγμα, ας φτιάξουμε έναν κανόνα που περιορίζει τους χρήστες να εισάγουν έναν ακέραιο αριθμό μεταξύ 1000 και 9999:

Με τη διαμόρφωση του κανόνα επικύρωσης, είτε κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το Επικύρωση δεδομένων παράθυρο ή μεταβείτε σε άλλη καρτέλα για να προσθέσετε ένα μήνυμα εισόδου ή/και μια ειδοποίηση σφάλματος.

3. Προσθέστε ένα μήνυμα εισόδου (προαιρετικά)

Αν θέλετε να εμφανίσετε ένα μήνυμα που να εξηγεί στο χρήστη ποια δεδομένα επιτρέπονται σε ένα συγκεκριμένο κελί, ανοίξτε το παράθυρο Μήνυμα εισόδου και κάντε τα εξής:

• Βεβαιωθείτε ότι το Εμφάνιση μηνύματος εισόδου όταν επιλέγεται κελί είναι επιλεγμένο.
• Εισάγετε τον τίτλο και το κείμενο του μηνύματός σας στα αντίστοιχα πεδία.
• Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Μόλις ο χρήστης επιλέξει το επικυρωμένο κελί, θα εμφανιστεί το ακόλουθο μήνυμα:

4. Εμφανίστε μια ειδοποίηση σφάλματος (προαιρετικά)

Εκτός από το μήνυμα εισαγωγής, μπορείτε να εμφανίσετε μία από τις ακόλουθες ειδοποιήσεις σφάλματος όταν εισάγονται άκυρα δεδομένα σε ένα κελί.

Τύπος ειδοποίησης	Περιγραφή
Σταματήστε το (προεπιλογή)	Ο αυστηρότερος τύπος ειδοποίησης που εμποδίζει τους χρήστες να εισάγουν άκυρα δεδομένα. Κάνετε κλικ Επανάληψη για να πληκτρολογήσετε μια διαφορετική τιμή ή Ακύρωση για να αφαιρέσετε την καταχώρηση.
Προειδοποίηση	Προειδοποιεί τους χρήστες ότι τα δεδομένα είναι άκυρα, αλλά δεν εμποδίζει την εισαγωγή τους. Κάνετε κλικ Ναι για να εισαγάγετε την άκυρη καταχώρηση, Όχι για να το επεξεργαστείτε, ή Ακύρωση για να αφαιρέσετε την καταχώρηση.
Πληροφορίες	Ο πιο επιτρεπτός τύπος ειδοποίησης που ενημερώνει τους χρήστες μόνο για μια μη έγκυρη καταχώρηση δεδομένων. Κάνετε κλικ OK για να εισαγάγετε την άκυρη τιμή ή Ακύρωση για να το αφαιρέσετε από το κύτταρο.

Για να ρυθμίσετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα σφάλματος, μεταβείτε στην ενότητα Ειδοποίηση σφάλματος και ορίστε τις ακόλουθες παραμέτρους:

• Ελέγξτε το Εμφάνιση ειδοποίησης σφάλματος μετά την εισαγωγή άκυρων δεδομένων πλαίσιο (συνήθως επιλεγμένο από προεπιλογή).
• Στο Στυλ επιλέξτε τον επιθυμητό τύπο ειδοποίησης.
• Εισάγετε τον τίτλο και το κείμενο του μηνύματος σφάλματος στα αντίστοιχα πλαίσια.
• Κάντε κλικ στο OK .

Και τώρα, αν ο χρήστης εισάγει άκυρα δεδομένα, το Excel θα εμφανίσει μια ειδική ειδοποίηση που θα εξηγεί το σφάλμα (όπως φαίνεται στην αρχή αυτού του σεμιναρίου).

Σημείωση. Εάν δεν πληκτρολογήσετε το δικό σας μήνυμα, το προεπιλεγμένη ειδοποίηση διακοπής με το ακόλουθο κείμενο θα εμφανιστεί: Αυτή η τιμή δεν ταιριάζει με τους περιορισμούς επικύρωσης δεδομένων που έχουν οριστεί για αυτό το κελί .

Παραδείγματα επικύρωσης δεδομένων Excel

Όταν προσθέτετε έναν κανόνα επικύρωσης δεδομένων στο Excel, μπορείτε να επιλέξετε μία από τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις ή να καθορίσετε προσαρμοσμένα κριτήρια με βάση τον δικό σας τύπο επικύρωσης. Παρακάτω θα συζητήσουμε καθεμία από τις ενσωματωμένες επιλογές και την επόμενη εβδομάδα θα εξετάσουμε αναλυτικότερα την επικύρωση δεδομένων του Excel με προσαρμοσμένους τύπους σε ξεχωριστό σεμινάριο.

Όπως ήδη γνωρίζετε, τα κριτήρια επικύρωσης ορίζονται στο πεδίο Ρυθμίσεις της καρτέλας Επικύρωση δεδομένων παράθυρο διαλόγου ( Δεδομένα tab>, Επικύρωση δεδομένων ).

Ακέραιοι αριθμοί και δεκαδικοί αριθμοί

Για να περιορίσετε την εισαγωγή δεδομένων σε ένα ακέραιος αριθμός ή δεκαδικό , επιλέξτε το αντίστοιχο στοιχείο στο Επιτρέψτε το Και στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα ακόλουθα κριτήρια στο πλαίσιο Δεδομένα κουτί:

• Ισοδύναμο με ή όχι ίσο με τον καθορισμένο αριθμό
• Μεγαλύτερο από ή λιγότερο από τον καθορισμένο αριθμό
• Μεταξύ τους δύο αριθμούς ή όχι μεταξύ για να αποκλείσετε αυτό το εύρος αριθμών

Για παράδειγμα, έτσι δημιουργείτε έναν κανόνα επικύρωσης του Excel που επιτρέπει κάθε ακέραιο αριθμό μεγαλύτερο του 0:

Επικύρωση ημερομηνίας και ώρας στο Excel

Για να επικυρώσετε ημερομηνίες, επιλέξτε Ημερομηνία στο Επιτρέψτε το και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα κατάλληλο κριτήριο στο πλαίσιο Δεδομένα box. Υπάρχουν αρκετές προκαθορισμένες επιλογές για να διαλέξετε: επιτρέπετε μόνο ημερομηνίες μεταξύ δύο ημερομηνιών, ίσες με, μεγαλύτερες ή μικρότερες από μια συγκεκριμένη ημερομηνία και άλλα.

Ομοίως, για να επικυρώσετε τους χρόνους, επιλέξτε Χρόνος στο Επιτρέψτε το και, στη συνέχεια, ορίστε τα απαιτούμενα κριτήρια.

Για παράδειγμα, για να επιτρέψετε μόνο ημερομηνίες μεταξύ Ημερομηνία έναρξης στο Β1 και Ημερομηνία λήξης στο B2, εφαρμόστε αυτόν τον κανόνα επικύρωσης ημερομηνίας του Excel:

Για να επικυρώσετε καταχωρήσεις με βάση τα σημερινά δεδομένα και την τρέχουσα ώρα, φτιάξτε τους δικούς σας τύπους επικύρωσης δεδομένων, όπως φαίνεται σε αυτά τα παραδείγματα:

• Επικύρωση ημερομηνιών με βάση τη σημερινή ημερομηνία
• Επικύρωση χρόνων με βάση την τρέχουσα ώρα

Μήκος κειμένου

Για να επιτρέψετε την εισαγωγή δεδομένων συγκεκριμένου μήκους, επιλέξτε Μήκος κειμένου στο Επιτρέψτε το και επιλέξτε τα κριτήρια επικύρωσης σύμφωνα με την επιχειρησιακή σας λογική.

Για παράδειγμα, για να περιορίσετε την είσοδο σε 10 χαρακτήρες, δημιουργήστε αυτόν τον κανόνα:

Σημείωση. Μήκος κειμένου περιορίζει τον αριθμό των χαρακτήρων, αλλά όχι τον τύπο δεδομένων, πράγμα που σημαίνει ότι ο παραπάνω κανόνας θα επιτρέπει τόσο κείμενο όσο και αριθμούς κάτω των 10 χαρακτήρων ή 10 ψηφίων, αντίστοιχα.

Λίστα επικύρωσης δεδομένων του Excel (αναπτυσσόμενη λίστα)

Για να προσθέσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στοιχείων σε ένα κελί ή μια ομάδα κελιών, επιλέξτε τα κελιά-στόχους και κάντε τα εξής:

1. Ανοίξτε το Επικύρωση δεδομένων παράθυρο διαλόγου ( Δεδομένα tab>, Επικύρωση δεδομένων ).
2. Στο Ρυθμίσεις καρτέλα, επιλέξτε Λίστα στο Επιτρέψτε το κουτί.
3. Στο Πηγή πληκτρολογήστε τα στοιχεία της λίστας επικύρωσης του Excel, χωρισμένα με κόμματα. Για παράδειγμα, για να περιορίσετε την είσοδο του χρήστη σε τρεις επιλογές, πληκτρολογήστε Ναι, Όχι, Α/Α .
4. Βεβαιωθείτε ότι το Αναδυόμενο μενού εντός του κελιού είναι επιλεγμένο για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο βέλος δίπλα στο κελί.
5. Κάντε κλικ στο OK .

Η προκύπτουσα λίστα επικύρωσης δεδομένων του Excel θα μοιάζει με αυτή:

Σημείωση. Παρακαλούμε να είστε προσεκτικοί με το Αγνοήστε το κενό επιλογή, η οποία είναι προεπιλεγμένη. Εάν δημιουργείτε μια αναπτυσσόμενη λίστα που βασίζεται σε μια ονομαστική περιοχή που έχει τουλάχιστον ένα κενό κελί, η επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου επιτρέπει την εισαγωγή οποιασδήποτε τιμής στο επικυρωμένο κελί. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτό ισχύει και για τους τύπους επικύρωσης: εάν ένα κελί που αναφέρεται στον τύπο είναι κενό, οποιαδήποτε τιμή θα επιτρέπεται στο επικυρωμένο κελί.

Άλλοι τρόποι για να δημιουργήσετε μια λίστα επικύρωσης δεδομένων στο Excel

Παρέχοντας λίστες διαχωρισμένες με κόμμα απευθείας στο Πηγή box είναι ο ταχύτερος τρόπος που λειτουργεί καλά για μικρά dropdowns που είναι απίθανο να αλλάξουν ποτέ. Σε άλλα σενάρια, μπορείτε να προχωρήσετε με έναν από τους παρακάτω τρόπους:

• Dropdown λίστα επικύρωσης δεδομένων από μια σειρά κελιών
• Δυναμική λίστα επικύρωσης δεδομένων από μια ονομαστική περιοχή
• Δυναμική λίστα επικύρωσης δεδομένων από πίνακα του Excel
• Αναδυόμενη (εξαρτώμενη) λίστα επιλογών

Προσαρμοσμένοι κανόνες επικύρωσης δεδομένων

Εκτός από τους ενσωματωμένους κανόνες επικύρωσης δεδομένων του Excel που αναλύονται σε αυτό το σεμινάριο, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένοι κανόνες με τις δικές σας φόρμουλες επικύρωσης δεδομένων. Ακολουθούν μερικά μόνο παραδείγματα:

• Επιτρέψτε μόνο αριθμούς
• Επιτρέψτε μόνο κείμενο
• Να επιτρέπεται η έναρξη κειμένου με συγκεκριμένους χαρακτήρες
• Επιτρέψτε μόνο μοναδικές καταχωρήσεις και μην επιτρέπετε τα αντίγραφα

Για περισσότερα παραδείγματα, ανατρέξτε στην ενότητα Προσαρμοσμένοι κανόνες και τύποι επικύρωσης δεδομένων.

Πώς να επεξεργαστείτε την επικύρωση δεδομένων στο Excel

Για να αλλάξετε έναν κανόνα επικύρωσης του Excel, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε από τα επικυρωμένα κελιά.
2. Ανοίξτε το Επικύρωση δεδομένων παράθυρο διαλόγου ( Δεδομένα tab>, Επικύρωση δεδομένων ).
3. Κάντε τις απαιτούμενες αλλαγές.
4. Επιλέξτε το Εφαρμόστε αυτές τις αλλαγές σε όλα τα άλλα κελιά με τις ίδιες ρυθμίσεις για να αντιγράψετε τις αλλαγές που κάνατε σε όλα τα άλλα κελιά με τα αρχικά κριτήρια επικύρωσης.
5. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Για παράδειγμα, μπορείτε να επεξεργαστείτε τη λίστα επικύρωσης δεδομένων του Excel προσθέτοντας ή αφαιρώντας στοιχεία από τη λίστα Πηγή και να εφαρμοστούν αυτές οι αλλαγές σε όλα τα άλλα κελιά που περιέχουν την ίδια αναπτυσσόμενη λίστα:

Πώς να αντιγράψετε τον κανόνα επικύρωσης δεδομένων του Excel σε άλλα κελιά

Εάν έχετε ρυθμίσει την επικύρωση δεδομένων για ένα κελί και επιθυμείτε να επικυρώσετε και άλλα κελιά με τα ίδια κριτήρια, δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε εκ νέου τον κανόνα από την αρχή.

Για να αντιγράψετε τον κανόνα επικύρωσης στο Excel, εκτελέστε αυτά τα 4 γρήγορα βήματα:

1. Επιλέξτε το κελί στο οποίο εφαρμόζεται ο κανόνας επικύρωσης και πατήστε Ctrl + C για να το αντιγράψετε.
2. Επιλέξτε άλλα κελιά που θέλετε να επικυρώσετε. Για να επιλέξετε μη γειτονικά κελιά, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl ενώ επιλέγετε τα κελιά.
3. Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή, κάντε κλικ στο Ειδική επικόλληση , και στη συνέχεια επιλέξτε το Επικύρωση επιλογή.

   Εναλλακτικά, πατήστε το πλήκτρο Ειδική επικόλληση >, Επικύρωση συντόμευση: Ctrl + Alt + V , στη συνέχεια N .

4. Κάντε κλικ στο OK .

Συμβουλή. Αντί να αντιγράφετε την επικύρωση δεδομένων σε άλλα κελιά, μπορείτε να μετατρέψετε το σύνολο δεδομένων σας σε πίνακα του Excel. Καθώς προσθέτετε περισσότερες γραμμές στον πίνακα, το Excel θα εφαρμόζει αυτόματα τον κανόνα επικύρωσής σας στις νέες γραμμές.

Πώς να βρείτε κελιά με επικύρωση δεδομένων στο Excel

Για να εντοπίσετε γρήγορα όλα τα επικυρωμένα κελιά στο τρέχον φύλλο εργασίας, μεταβείτε στην επιλογή Αρχική σελίδα tab>, Επεξεργασία και κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση & επιλογή >, Επικύρωση δεδομένων :

Αυτό θα επιλέξει όλα τα κελιά στα οποία έχουν εφαρμοστεί κανόνες επικύρωσης δεδομένων:

Πώς να καταργήσετε την επικύρωση δεδομένων στο Excel

Συνολικά, υπάρχουν δύο τρόποι για να καταργήσετε την επικύρωση στο Excel: η τυπική προσέγγιση που σχεδιάστηκε από τη Microsoft και η τεχνική χωρίς ποντίκι που επινοήθηκε από τους σπασίκλες του Excel οι οποίοι δεν θα έπαιρναν ποτέ τα χέρια τους από το πληκτρολόγιο εκτός αν ήταν απολύτως απαραίτητο (π.χ. για να πιουν ένα φλιτζάνι καφέ :)

Μέθοδος 1: Κανονικός τρόπος για την κατάργηση της επικύρωσης δεδομένων

Κανονικά, για να καταργήσετε την επικύρωση δεδομένων σε φύλλα εργασίας του Excel, ακολουθείτε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε το(τα) κελί(α) με επικύρωση δεδομένων.
2. Στο Δεδομένα κάντε κλικ στην καρτέλα Επικύρωση δεδομένων κουμπί.
3. Στο Ρυθμίσεις κάντε κλικ στην καρτέλα Εκκαθάριση όλων και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Συμβουλές:

1. Για να καταργήσετε την επικύρωση δεδομένων από όλα τα κύτταρα στο τρέχον φύλλο, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Εύρεση & Προεπιλογή για να επιλέξετε όλα τα επικυρωμένα κελιά.
2. Για να αφαιρέσετε ένα ορισμένος κανόνας επικύρωσης δεδομένων , επιλέξτε οποιοδήποτε κελί με αυτόν τον κανόνα, ανοίξτε το Επικύρωση δεδομένων παράθυρο διαλόγου, ελέγξτε το Εφαρμόστε αυτές τις αλλαγές σε όλα τα άλλα κελιά με τις ίδιες ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλαίσιο Εκκαθάριση όλων κουμπί.

Όπως βλέπετε, η τυπική μέθοδος είναι αρκετά γρήγορη, αλλά απαιτεί μερικά κλικ του ποντικιού, δεν είναι κάτι το σπουδαίο για μένα. Αν όμως προτιμάτε να εργάζεστε με το πληκτρολόγιο αντί για το ποντίκι, ίσως βρείτε την ακόλουθη προσέγγιση ελκυστική.

Μέθοδος 2: Ειδική επικόλληση για τη διαγραφή κανόνων επικύρωσης δεδομένων

De jure, το Excel Paste Special έχει σχεδιαστεί για την επικόλληση συγκεκριμένων στοιχείων των αντιγραμμένων κελιών. De facto, μπορεί να κάνει πολλά άλλα χρήσιμα πράγματα. Μεταξύ άλλων, μπορεί να καταργήσει γρήγορα τους κανόνες επικύρωσης δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας. Ακολουθεί ο τρόπος:

1. Επιλέξτε ένα κενό κελί χωρίς επικύρωση δεδομένων και πατήστε Ctrl + C για να το αντιγράψετε.
2. Επιλέξτε τα κελιά από τα οποία θέλετε να καταργήσετε την επικύρωση δεδομένων.
3. Πατήστε Ctrl + Alt + V , και στη συνέχεια N , το οποίο είναι η συντόμευση για Ειδική επικόλληση >, Επικύρωση δεδομένων .
4. Πατήστε Enter . Έγινε!

Συμβουλές επικύρωσης δεδομένων του Excel

Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά της επικύρωσης δεδομένων στο Excel, επιτρέψτε μου να μοιραστώ μερικές συμβουλές που μπορούν να κάνουν τους κανόνες σας πολύ πιο αποτελεσματικούς.

Επικύρωση δεδομένων του Excel με βάση ένα άλλο κελί

Αντί να πληκτρολογείτε τιμές απευθείας στα πλαίσια των κριτηρίων, μπορείτε να τις εισάγετε σε ορισμένα κελιά και στη συνέχεια να ανατρέχετε σε αυτά τα κελιά. Αν αποφασίσετε να αλλάξετε τις συνθήκες επικύρωσης αργότερα, θα πληκτρολογήσετε απλώς νέους αριθμούς στο φύλλο, χωρίς να χρειάζεται να επεξεργαστείτε τον κανόνα.

Για να εισαγάγετε ένα αναφορά κελιού , είτε πληκτρολογήστε το στο πλαίσιο που προηγείται ενός σημείου ισότητας, είτε κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο πλαίσιο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί με το ποντίκι. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ οπουδήποτε μέσα στο πλαίσιο και, στη συνέχεια, να επιλέξετε το κελί στο φύλλο.

Για παράδειγμα, για να επιτρέψετε οποιονδήποτε ακέραιο αριθμό εκτός από τον αριθμό στο A1, επιλέξτε το όχι ίσο με κριτήρια στο Δεδομένα και πληκτρολογήστε =$A$1 στο Αξία κουτί:

Για να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα, μπορείτε να εισαγάγετε ένα τύπος στο αναφερόμενο κελί, και αφήστε το Excel να επικυρώσει την είσοδο με βάση αυτόν τον τύπο.

Για παράδειγμα, για να περιορίσετε τους χρήστες στην εισαγωγή ημερομηνιών μετά τη σημερινή ημερομηνία, πληκτρολογήστε το =TODAY() τύπο σε κάποιο κελί, ας πούμε το B1, και στη συνέχεια να ρυθμίσετε έναν κανόνα επικύρωσης ημερομηνίας με βάση αυτό το κελί:

Ή, μπορείτε να εισαγάγετε το =TODAY() απευθείας στον τύπο Ημερομηνία έναρξης το οποίο θα έχει το ίδιο αποτέλεσμα.

Κανόνες επικύρωσης βάσει τύπων

Σε περιπτώσεις που δεν είναι δυνατό να ορίσετε ένα επιθυμητό κριτήριο επικύρωσης με βάση μια τιμή ή μια αναφορά κελιού, μπορείτε να το εκφράσετε χρησιμοποιώντας έναν τύπο.

Για παράδειγμα, για να περιορίσετε την καταχώριση στην ελάχιστη και τη μέγιστη τιμή της υπάρχουσας λίστας αριθμών, ας πούμε Α1:Α10, χρησιμοποιήστε τους ακόλουθους τύπους:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Προσέξτε ότι κλειδώνουμε την περιοχή χρησιμοποιώντας το σύμβολο $ (απόλυτες αναφορές κελιών), ώστε ο κανόνας επικύρωσης του Excel να λειτουργεί σωστά για όλα τα επιλεγμένα κελιά.

Πώς να βρείτε άκυρα δεδομένα στο φύλλο

Παρόλο που το Microsoft Excel επιτρέπει την εφαρμογή επικύρωσης δεδομένων σε κελιά που έχουν ήδη δεδομένα, δεν θα σας ειδοποιήσει εάν κάποιες από τις υπάρχουσες τιμές δεν πληρούν τα κριτήρια επικύρωσης.

Για να βρείτε άκυρα δεδομένα που είχαν εισέλθει στα φύλλα εργασίας σας πριν προσθέσετε την επικύρωση δεδομένων, μεταβείτε στην ενότητα Δεδομένα και κάντε κλικ στην καρτέλα Επικύρωση δεδομένων >, Κύκλος Άκυρα δεδομένα .

Αυτό θα επισημάνει όλα τα κελιά που δεν πληρούν τα κριτήρια επικύρωσης:

Μόλις διορθώσετε μια άκυρη καταχώρηση, ο κύκλος θα εξαφανιστεί αυτόματα. Για να αφαιρέσετε όλους τους κύκλους, μεταβείτε στην ενότητα Δεδομένα και κάντε κλικ στην καρτέλα Επικύρωση δεδομένων >, Σαφείς κύκλοι επικύρωσης .

Πώς να προστατεύσετε ένα φύλλο εργασίας με επικύρωση δεδομένων

Σε περίπτωση που θέλετε να προστατέψετε το φύλλο εργασίας ή το βιβλίο εργασίας με κωδικό πρόσβασης, διαμορφώστε πρώτα τις επιθυμητές ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων και, στη συνέχεια, προστατέψτε το φύλλο. Είναι σημαντικό να ξεκλειδώστε επικυρωμένα κύτταρα πριν από την προστασία του φύλλου εργασίας, διαφορετικά οι χρήστες σας δεν θα μπορούν να εισάγουν δεδομένα σε αυτά τα κελιά. Για λεπτομερείς οδηγίες, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να ξεκλειδώσετε ορισμένα κελιά σε ένα προστατευμένο φύλλο.

Πώς να μοιραστείτε ένα βιβλίο εργασίας με επικύρωση δεδομένων

Για να επιτρέψετε σε πολλούς χρήστες να συνεργαστούν στο βιβλίο εργασίας, φροντίστε να κάνετε κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας αφού ολοκληρώσετε την επικύρωση δεδομένων. Μετά την κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας οι κανόνες επικύρωσης δεδομένων σας θα συνεχίσουν να λειτουργούν, αλλά δεν θα μπορείτε να τους αλλάξετε, ούτε να προσθέσετε νέους κανόνες.

Η επικύρωση δεδομένων του Excel δεν λειτουργεί

Εάν η επικύρωση δεδομένων δεν λειτουργεί σωστά στα φύλλα εργασίας σας, είναι πιθανό να οφείλεται σε έναν από τους ακόλουθους λόγους.

Η επικύρωση δεδομένων δεν λειτουργεί για αντιγραμμένα δεδομένα

Η επικύρωση δεδομένων στο Excel έχει σχεδιαστεί για να απαγορεύει πληκτρολογώντας άκυρα δεδομένα απευθείας σε ένα κελί, αλλά δεν μπορεί να εμποδίσει τους χρήστες να αντιγράψουν άκυρα δεδομένα. Αν και δεν υπάρχει τρόπος να απενεργοποιήσετε τις συντομεύσεις αντιγραφής/επικόλλησης (εκτός από τη χρήση της VBA), μπορείτε τουλάχιστον να αποτρέψετε την αντιγραφή δεδομένων με σύρσιμο και απόθεση κελιών. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο Αρχείο >, Επιλογές >, Προχωρημένο >, Επιλογές επεξεργασίας , και καθαρίστε το Ενεργοποίηση λαβής γεμίσματος και drag-and-drop κελιών πλαίσιο ελέγχου.

Η επικύρωση δεδομένων του Excel δεν είναι διαθέσιμη όταν βρίσκεται σε λειτουργία επεξεργασίας κελιών

Η εντολή Επικύρωση δεδομένων δεν είναι διαθέσιμη (με γκρι χρώμα) εάν εισάγετε ή αλλάζετε δεδομένα σε ένα κελί. Αφού ολοκληρώσετε την επεξεργασία του κελιού, πατήστε Enter ή Esc για να τερματίσετε τη λειτουργία επεξεργασίας και, στη συνέχεια, κάντε επικύρωση δεδομένων.

Η επικύρωση δεδομένων δεν μπορεί να εφαρμοστεί σε προστατευμένο ή κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας

Παρόλο που οι υπάρχοντες κανόνες επικύρωσης συνεχίζουν να λειτουργούν σε προστατευμένα και κοινόχρηστα βιβλία εργασίας, δεν είναι δυνατή η αλλαγή των ρυθμίσεων επικύρωσης δεδομένων ή η δημιουργία νέων κανόνων. Για να το κάνετε αυτό, καταργήστε πρώτα την κοινή χρήση ή/και την προστασία του βιβλίου εργασίας σας.

Λανθασμένοι τύποι επικύρωσης δεδομένων

Όταν κάνετε επικύρωση δεδομένων βάσει τύπου στο Excel, υπάρχουν τρία σημαντικά πράγματα που πρέπει να ελέγξετε:

• Ένας τύπος επικύρωσης δεν επιστρέφει σφάλματα.
• Ένας τύπος δεν αναφέρεται σε κενά κελιά.
• Χρησιμοποιούνται οι κατάλληλες αναφορές κελιών.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσαρμοσμένος κανόνας επικύρωσης δεδομένων δεν λειτουργεί.

Ο χειροκίνητος επανυπολογισμός είναι ενεργοποιημένος

Εάν η λειτουργία χειροκίνητου υπολογισμού είναι ενεργοποιημένη στο Excel σας, οι μη υπολογισμένοι τύποι μπορεί να εμποδίσουν την ορθή επικύρωση των δεδομένων. Για να αλλάξετε την επιλογή υπολογισμού του Excel πίσω σε αυτόματη, μεταβείτε στην ενότητα Τύποι tab>, Υπολογισμός ομάδα, κάντε κλικ στο Επιλογές υπολογισμού και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματο .

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Αυτόματος υπολογισμός έναντι χειροκίνητου υπολογισμού.

Έτσι προσθέτετε και χρησιμοποιείτε την επικύρωση δεδομένων στο Excel. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!