Tento kurz vysvětluje, jak v aplikaci Excel provádět ověřování dat: vytvářet pravidla pro ověřování čísel, dat nebo textových hodnot, vytvářet seznamy pro ověřování dat, kopírovat ověřování dat do jiných buněk, vyhledávat neplatné položky, opravovat a odstraňovat ověřování dat.

Při nastavování sešitu pro uživatele můžete často chtít kontrolovat zadávání informací do konkrétních buněk, abyste zajistili, že všechny zadané údaje budou přesné a konzistentní. Mimo jiné můžete chtít v buňce povolit pouze určitý typ dat, například čísla nebo data, nebo omezit čísla na určitý rozsah a text na danou délku. Můžete dokonce chtít poskytnout předdefinovaný seznam přijatelných dat.Ověřování dat aplikace Excel umožňuje provádět všechny tyto činnosti ve všech verzích aplikace Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 a nižších.

Co je to ověřování dat v aplikaci Excel?

Ověřování dat aplikace Excel je funkce, která omezuje (ověřuje) uživatelský vstup do pracovního listu. Technicky řečeno, vytvoříte ověřovací pravidlo, které řídí, jaký druh dat lze zadat do určité buňky.

Zde je jen několik příkladů toho, co validace dat v aplikaci Excel dokáže:

• Povolit pouze číselné nebo text hodnoty v buňce.
• Povolit pouze čísla v rámci zadaného rozsah .
• Povolit zadávání údajů o určitém délka .
• Omezit data a časy mimo danou rozsah .
• Omezit položky na výběr z rozevírací seznam .
• Ověřit záznam na základě další buňka .
• Zobrazit vstupní zpráva když uživatel vybere buňku.
• Zobrazit a varovná zpráva pokud byly zadány nesprávné údaje.
• Najít nesprávné údaje v ověřených buňkách.

Můžete například nastavit pravidlo, které omezí zadávání dat na čtyřmístná čísla v rozsahu 1000 až 9999. Pokud uživatel zadá něco jiného, Excel zobrazí chybové upozornění s vysvětlením, co udělal špatně:

Jak provést ověření dat v aplikaci Excel

Chcete-li přidat ověření dat v aplikaci Excel, proveďte následující kroky.

1. Otevřete dialogové okno Ověření dat

Vyberte jednu nebo více buněk, které chcete ověřit, přejděte na stránku Data karta> Datové nástroje a klikněte na Ověřování dat tlačítko.

Dialogové okno Ověření dat můžete otevřít také stisknutím kláves Alt> D> L , přičemž každou klávesu stiskněte zvlášť.

2. Vytvořte ověřovací pravidlo aplikace Excel

Na Nastavení na kartě Definujte kritéria validace podle svých potřeb. V kritériích můžete zadat některé z následujících údajů:

• Hodnoty - zadejte čísla do políček kritérií, jak je znázorněno na obrázku níže.
• Odkazy na buňky - vytvořit pravidlo na základě hodnoty nebo vzorce v jiné buňce.
• Vzorce - umožňují vyjádřit složitější podmínky jako v tomto příkladu.

Jako příklad uveďme pravidlo, které omezuje uživatele na zadávání celých čísel v rozsahu 1000 až 9999:

Když je pravidlo ověřování nakonfigurováno, klikněte na tlačítko OK zavřít Ověřování dat nebo přepnout na jinou kartu a přidat vstupní zprávu a/nebo upozornění na chybu.

3. Přidejte vstupní zprávu (nepovinné)

Pokud chcete zobrazit zprávu, která uživateli vysvětlí, jaká data jsou v dané buňce povolena, otevřete příkaz Vstupní zpráva a proveďte následující kroky:

• Ujistěte se, že Zobrazení vstupní zprávy při výběru buňky je zaškrtnuto políčko .
• Do příslušných polí zadejte název a text zprávy.
• Klikněte na OK zavřete dialogové okno.

Jakmile uživatel vybere ověřenou buňku, zobrazí se následující zpráva:

4. Zobrazení chybového upozornění (volitelné)

Kromě vstupní zprávy můžete při zadání neplatných dat do buňky zobrazit jedno z následujících chybových upozornění.

Typ výstrahy	Popis
Zastavte (výchozí)	Nejpřísnější typ výstrahy, který brání uživatelům v zadávání neplatných údajů. Kliknete na Opakování zadat jinou hodnotu nebo Zrušit odebrat položku.
Varování	Upozorní uživatele, že údaje jsou neplatné, ale nezabrání jejich zadání. Kliknete na Ano zadat neplatný údaj, Ne upravit, nebo Zrušit odebrat položku.
Informace	Nejpřípustnější typ upozornění, který uživatele informuje pouze o neplatném zadání dat. Kliknete na OK zadat neplatnou hodnotu nebo Zrušit a vyjmout ji z buňky.

Chcete-li nakonfigurovat vlastní chybové hlášení, přejděte do části Upozornění na chybu a definujte následující parametry:

• Zkontrolujte Zobrazení chybového upozornění po zadání neplatných údajů (obvykle je vybráno ve výchozím nastavení).
• V Styl vyberte požadovaný typ upozornění.
• Do příslušných políček zadejte název a text chybové zprávy.
• Klikněte na OK .

A nyní, pokud uživatel zadá neplatná data, Excel zobrazí speciální upozornění s vysvětlením chyby (jako na začátku tohoto návodu).

Poznámka: Pokud nenapíšete vlastní zprávu, bude výchozí výstraha Stop s následujícím textem: Tato hodnota neodpovídá omezením pro ověřování dat definovaným pro tuto buňku. .

Příklady ověřování dat v aplikaci Excel

Při přidávání pravidla validace dat v aplikaci Excel můžete zvolit jedno z předdefinovaných nastavení nebo zadat vlastní kritéria na základě vlastního validačního vzorce. Níže si probereme jednotlivé vestavěné možnosti a příští týden se v samostatném tutoriálu blíže podíváme na validaci dat v aplikaci Excel pomocí vlastních vzorců.

Jak již víte, kritéria ověření jsou definována v poli Nastavení na kartě Ověřování dat dialogové okno ( Data karta> Ověřování dat ).

Celá čísla a desetinná čísla

Omezení zadávání dat na celé číslo nebo desetinné číslo , vyberte příslušnou položku v Povolit A pak vyberte jedno z následujících kritérií v poli Data box:

• Rovná se nebo nerovná se zadaný počet
• Větší než nebo méně než zadaný počet
• Mezi dvě čísla nebo ne mezi vyloučit tento rozsah čísel

Takto například vytvoříte validační pravidlo aplikace Excel, které povoluje libovolné celé číslo větší než 0:

Ověřování data a času v aplikaci Excel

Chcete-li ověřit data, vyberte Datum v Povolit a poté vyberte vhodné kritérium v poli Data box. Na výběr je poměrně hodně předdefinovaných možností: povolit pouze data mezi dvěma daty, rovná se, větší nebo menší než určité datum a další.

Podobně pro ověření časů vyberte Čas v Povolit a poté definujte požadovaná kritéria.

Například povolit pouze data mezi Datum zahájení v B1 a Datum ukončení v B2 použijte toto pravidlo pro ověření data v aplikaci Excel:

Chcete-li validovat záznamy na základě dnešních dat a aktuálního času, vytvořte si vlastní vzorce pro validaci dat, jak je uvedeno v těchto příkladech:

• Ověřování dat na základě dnešního data
• Ověření časů na základě aktuálního času

Délka textu

Chcete-li povolit zadávání dat určité délky, vyberte možnost Délka textu v Povolit a zvolte kritéria ověřování v souladu se svou obchodní logikou.

Chcete-li například omezit vstup na 10 znaků, vytvořte toto pravidlo:

Poznámka. Délka textu možnost omezuje počet znaků, ale ne typ dat, což znamená, že výše uvedené pravidlo povolí text i čísla do 10 znaků, resp. 10 číslic.

Seznam pro ověřování dat aplikace Excel (rozevírací seznam)

Chcete-li do buňky nebo skupiny buněk přidat rozevírací seznam položek, vyberte cílové buňky a proveďte následující kroky:

1. Otevřete Ověřování dat dialogové okno ( Data karta> Ověřování dat ).
2. Na Nastavení vyberte kartu Seznam v Povolit box.
3. V Zdroj: zadejte položky validačního seznamu aplikace Excel oddělené čárkami. Chcete-li například omezit vstup uživatele na tři možnosti, zadejte příkaz Ano, Ne, Nepoužije se .
4. Ujistěte se, že Rozbalovací nabídka v buňce aby se vedle buňky zobrazila šipka s rozbalovacím seznamem.
5. Klikněte na OK .

Výsledný seznam pro ověření dat v aplikaci Excel bude vypadat podobně:

Poznámka: Dávejte pozor na Ignorovat prázdné místo Pokud vytváříte rozevírací seznam založený na pojmenovaném rozsahu, který má alespoň jednu prázdnou buňku, zaškrtnutí tohoto políčka umožní zadat do validované buňky libovolnou hodnotu. V mnoha situacích to platí i pro validační vzorce: pokud je buňka, na kterou se vzorec odkazuje, prázdná, bude v validované buňce povolena libovolná hodnota.

Další způsoby vytvoření seznamu pro ověření dat v aplikaci Excel

Zadávání seznamů oddělených čárkami přímo do pole Zdroj: box je nejrychlejší způsob, který dobře funguje pro malé rozbalovací nabídky, které se pravděpodobně nikdy nezmění. V ostatních scénářích můžete postupovat jedním z následujících způsobů:

• Rozbalovací seznam pro ověření dat z rozsahu buněk
• Dynamický seznam pro ověřování dat z pojmenovaného rozsahu
• Dynamický seznam pro ověřování dat z tabulky aplikace Excel
• Kaskádový (závislý) rozevírací seznam

Vlastní pravidla ověřování dat

Kromě vestavěných pravidel pro ověřování dat v aplikaci Excel, o kterých pojednává tento kurz, můžete vytvořit vlastní pravidla s vlastními vzorci pro ověřování dat. Zde je jen několik příkladů:

• Povolit pouze čísla
• Povolit pouze text
• Povolit text začínající určitými znaky
• Povolit pouze jedinečné položky a zakázat duplicity

Další příklady naleznete v části Vlastní pravidla a vzorce pro ověřování dat.

Jak upravit ověřování dat v aplikaci Excel

Chcete-li změnit ověřovací pravidlo aplikace Excel, proveďte tyto kroky:

1. Vyberte některou z ověřených buněk.
2. Otevřete Ověřování dat dialogové okno ( Data karta> Ověřování dat ).
3. Proveďte požadované změny.
4. Vyberte Použijte tyto změny na všechny ostatní buňky se stejným nastavením. zkopírujete provedené změny do všech ostatních buněk s původními kritérii ověření.
5. Klikněte na OK uložit změny.

Seznam pro ověřování dat v aplikaci Excel můžete například upravovat přidáváním nebo odebíráním položek ze seznamu. Zdroj: a tyto změny se použijí na všechny ostatní buňky obsahující stejný rozevírací seznam:

Jak zkopírovat pravidlo ověřování dat aplikace Excel do jiných buněk

Pokud jste nakonfigurovali ověřování dat pro jednu buňku a chcete ověřit i další buňky se stejnými kritérii, nemusíte pravidlo vytvářet znovu od začátku.

Chcete-li zkopírovat ověřovací pravidlo v aplikaci Excel, proveďte tyto 4 rychlé kroky:

1. Vyberte buňku, na kterou se vztahuje ověřovací pravidlo, a stisknutím klávesové zkratky Ctrl + C ji zkopírujte.
2. Vyberte další buňky, jejichž platnost chcete potvrdit. Chcete-li vybrat nesousedící buňky, stiskněte a podržte klávesu Ctrl a zároveň je vyberte.
3. Klikněte na výběr pravým tlačítkem myši, klikněte na Vložit speciální a poté vyberte Ověřování možnost.

   Případně stiskněte tlačítko Vložit speciální > Ověřování Zkratka: Ctrl + Alt + V , pak N .

4. Klikněte na OK .

Tip: Místo kopírování ověřování dat do dalších buněk můžete soubor dat převést do tabulky aplikace Excel. Jakmile do tabulky přidáte další řádky, aplikace Excel automaticky použije vaše pravidlo ověřování na nové řádky.

Jak najít buňky s ověřením dat v aplikaci Excel

Chcete-li rychle vyhledat všechny potvrzené buňky v aktuálním pracovním listu, přejděte na stránku Home karta> Úpravy a klikněte na tlačítko Najít & amp; Vybrat > Ověřování dat :

Tím se vyberou všechny buňky, na které se vztahují pravidla pro ověřování dat:

Jak odstranit ověřování dat v aplikaci Excel

Celkově existují dva způsoby odstranění validace v Excelu: standardní přístup navržený společností Microsoft a technika bez použití myši, kterou vymysleli excelovští maniaci, kteří by nikdy nesundali ruce z klávesnice, pokud to není nezbytně nutné (např. aby si vzali šálek kávy :).

Metoda 1: Běžný způsob odstranění ověřování dat

Chcete-li odstranit ověřování dat v pracovních listech aplikace Excel, postupujte obvykle podle následujících kroků:

1. Vyberte buňky s ověřením dat.
2. Na Data klikněte na kartu Ověřování dat tlačítko.
3. Na Nastavení klikněte na kartu Vymazat vše a pak klikněte na tlačítko OK .

Tipy:

1. Odstranění ověřování dat ze všech buněk na aktuálním listu, použijte funkci Najít & amp; Vybrat k výběru všech ověřených buněk.
2. Odstranění určité pravidlo validace dat , vyberte libovolnou buňku s tímto pravidlem, otevřete příkaz Ověřování dat dialogové okno, zaškrtněte políčko Použijte tyto změny na všechny ostatní buňky se stejným nastavením. a pak klikněte na Vymazat vše tlačítko.

Jak vidíte, standardní metoda je poměrně rychlá, ale vyžaduje několik kliknutí myší, což podle mě není nic hrozného. Pokud však dáváte přednost práci s klávesnicí před myší, může se vám líbit následující postup.

Metoda 2: Speciální vložení pro odstranění pravidel ověřování dat

De iure je funkce Excel Vložit speciál určena k vkládání konkrétních prvků zkopírovaných buněk. De facto však umí mnoho dalších užitečných věcí. Mimo jiné dokáže rychle odstranit pravidla pro ověřování dat v listu. Zde je návod, jak na to:

1. Vyberte prázdnou buňku bez ověření dat a stisknutím klávesové zkratky Ctrl + C ji zkopírujte.
2. Vyberte buňky, ze kterých chcete odstranit ověřování dat.
3. Stiskněte klávesovou zkratku Ctrl + Alt + V , potom N , což je zkratka pro. Vložit speciální > Ověřování dat .
4. Stiskněte klávesu Enter. Hotovo!

Tipy pro ověřování dat v aplikaci Excel

Nyní, když znáte základy ověřování dat v aplikaci Excel, se s vámi podělím o několik tipů, které mohou vaše pravidla zefektivnit.

Ověřování dat aplikace Excel na základě jiné buňky

Místo zadávání hodnot přímo do políček kritérií je můžete zadat do některých buněk a pak se na tyto buňky odkázat. Pokud se později rozhodnete podmínky ověření změnit, jednoduše zadáte nová čísla na listu, aniž byste museli upravovat pravidlo.

Zadání odkaz na buňku , buď jej napište do rámečku, kterému předchází znaménko rovnosti, nebo klikněte na šipku vedle rámečku a poté vyberte buňku pomocí myši. Můžete také kliknout kamkoli do rámečku a poté vybrat buňku na listu.

Chcete-li například povolit libovolné celé číslo jiné než číslo v A1, zvolte možnost nerovná se kritéria v Data a zadejte =$A$1 v Hodnota box:

Chcete-li udělat další krok, můžete zadat vzorec v odkazované buňce a nechat Excel ověřit vstup na základě tohoto vzorce.

Chcete-li například uživatelům omezit zadávání dat po dnešním datu, zadejte příkaz =TODAY() vzorec v některé buňce, například B1, a pak na základě této buňky nastavte pravidlo pro ověření data:

Nebo můžete zadat =TODAY() přímo ve vzorci Datum zahájení což bude mít stejný účinek.

Validační pravidla založená na vzorcích

V situacích, kdy není možné definovat požadované kritérium validace na základě hodnoty nebo odkazu na buňku, jej můžete vyjádřit pomocí vzorce.

Chcete-li například omezit zadání na minimální a maximální hodnoty v existujícím seznamu čísel, například A1:A10, použijte následující vzorce:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Věnujte prosím pozornost tomu, že rozsah uzamkneme pomocí znaku $ (absolutní odkazy na buňky), aby naše ověřovací pravidlo Excelu správně fungovalo pro všechny vybrané buňky.

Jak najít neplatné údaje na listu

Ačkoli aplikace Microsoft Excel umožňuje použít ověření dat na buňky, ve kterých jsou již data, neupozorní vás, pokud některé z existujících hodnot nesplňují kritéria ověření.

Chcete-li najít neplatná data, která se dostala do pracovních listů před přidáním ověřování dat, přejděte na stránku Data a klikněte na kartu Ověřování dat > Zakroužkujte neplatná data .

Tím se zvýrazní všechny buňky, které nesplňují kritéria ověření:

Jakmile opravíte neplatný záznam, kroužek automaticky zmizí. Chcete-li odstranit všechny kroužky, přejděte na stránku Data a klikněte na kartu Ověřování dat > Jasné kruhy pro ověřování .

Jak chránit pracovní list pomocí ověřování dat

V případě, že chcete chránit pracovní list nebo sešit heslem, nakonfigurujte nejprve požadované nastavení ověření dat a poté list ochraňte. Je důležité, abyste odemknout ověřené buňky před ochranou listu, jinak uživatelé nebudou moci do těchto buněk zadávat žádná data. Podrobné pokyny naleznete v části Jak odemknout určité buňky na chráněném listu.

Jak sdílet sešit s ověřením dat

Chcete-li umožnit spolupráci více uživatelů na sešitu, nezapomeňte sešit sdílet až po provedení validace dat. Po sdílení sešitu budou vaše pravidla validace dat nadále fungovat, ale nebudete je moci měnit ani přidávat nová pravidla.

Ověřování dat aplikace Excel nefunguje

Pokud validace dat v pracovních listech nefunguje správně, je to pravděpodobně způsobeno některým z následujících důvodů.

Ověřování dat nefunguje pro zkopírovaná data

Ověřování dat v aplikaci Excel je navrženo tak, aby znemožňovalo zadání neplatných údajů přímo v buňce, ale nemůže zabránit uživatelům v kopírování neplatných dat. Ačkoli neexistuje žádný způsob, jak zakázat kopírování/vkládání zkratek (jinak než pomocí VBA), můžete alespoň zabránit kopírování dat přetažením buněk. Chcete-li to udělat, přejděte na stránku Soubor > Možnosti > Pokročilé > Možnosti úprav a vymazat Povolení rukojeti výplně a přetahování buněk zaškrtávacího políčka.

Ověřování dat aplikace Excel není v režimu úprav buněk k dispozici

Příkaz Ověření dat není k dispozici (je šedý), pokud zadáváte nebo měníte data v buňce. Po dokončení úprav buňky ukončete režim úprav stisknutím klávesy Enter nebo Esc a poté proveďte ověření dat.

Ověřování dat nelze použít na chráněný nebo sdílený sešit.

Přestože stávající pravidla ověřování v chráněných a sdílených sešitech fungují i nadále, není možné měnit nastavení ověřování dat ani nastavovat nová pravidla. Chcete-li tak učinit, zrušte nejprve sdílení a/nebo ochranu sešitu.

Nesprávné vzorce pro ověřování dat

Při ověřování dat pomocí vzorců v aplikaci Excel je třeba zkontrolovat tři důležité věci:

• Ověřovací vzorec nevrací chyby.
• Vzorec neodkazuje na prázdné buňky.
• Jsou použity vhodné odkazy na buňky.

Další informace naleznete v tématu Nefunguje vlastní pravidlo ověřování dat.

Ruční přepočet je zapnutý

Pokud je v aplikaci Excel zapnutý režim ručního výpočtu, mohou nevypočtené vzorce zabránit správnému ověření dat. Chcete-li změnit možnost výpočtu v aplikaci Excel zpět na automatický, přejděte do nabídky. Vzorce karta> Výpočet klikněte na skupinu Možnosti výpočtu a pak klikněte na tlačítko Automatické .

Další informace naleznete v části Automatický výpočet vs. ruční výpočet.

Takto přidáváte a používáte ověřování dat v aplikaci Excel. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se příští týden uvidíme na našem blogu!