Ohjeessa kerrotaan, miten Excelissä tehdään tietojen validointi: luodaan validointisääntö numeroita, päivämääriä tai tekstiarvoja varten, tehdään tietojen validointiluetteloita, kopioidaan tietojen validointi muihin soluihin, etsitään virheellisiä merkintöjä, korjataan ja poistetaan tietojen validointi.

Kun määrität työkirjaa käyttäjillesi, haluat usein valvoa tiettyihin soluihin syötettäviä tietoja, jotta kaikki tietomerkinnät ovat tarkkoja ja johdonmukaisia. Voit muun muassa sallia solussa vain tietyn tyyppisiä tietoja, kuten numeroita tai päivämääriä, tai rajoittaa numerot tiettyyn alueeseen ja tekstin tiettyyn pituuteen. Voit jopa haluta antaa ennalta määritellyn luettelon hyväksyttävistä tietomuodoista.Excel Data Validationin avulla voit tehdä kaikki nämä asiat kaikissa Microsoft Excel 365-, 2021-, 2019-, 2016-, 20013-, 2010- ja alempien versioiden versioissa.

Mikä on tietojen validointi Excelissä?

Excelin tietojen validointi on ominaisuus, joka rajoittaa (validoi) käyttäjän syöttöä laskentataulukkoon. Teknisesti ottaen luot validointisäännön, joka ohjaa, millaisia tietoja tiettyyn soluun voidaan syöttää.

Tässä on vain muutamia esimerkkejä siitä, mitä Excelin tietojen validointi voi tehdä:

• Salli vain numeerinen tai teksti solun arvot.
• Salli vain numerot tietyn alue .
• Salli tietyt tietosisällöt tietyn pituus .
• Rajoita päivämääriä ja kellonaikoja tietyn alue .
• Rajoita merkinnät valintaan valikosta avattava luettelo .
• Validoi merkintä seuraavien tietojen perusteella toinen solu .
• Näytä syöttöviesti kun käyttäjä valitsee solun.
• Näytä a varoitusviesti kun virheellisiä tietoja on syötetty.
• Etsi virheelliset merkinnät validoiduissa soluissa.

Voit esimerkiksi määrittää säännön, joka rajoittaa tietojen syöttämisen nelinumeroisiin lukuihin välillä 1000-9999. Jos käyttäjä kirjoittaa jotain muuta, Excel näyttää virheilmoituksen, jossa selitetään, mitä käyttäjä on tehnyt väärin:

Kuinka tehdä tietojen validointi Excelissä

Voit lisätä tietojen vahvistuksen Excelissä seuraavasti.

1. Avaa tietojen validointi -valintaikkuna

Valitse yksi tai useampi solu validoitavaksi, siirry kohtaan Tiedot tab> Tietotyökalut ryhmää ja napsauta Tietojen validointi nappi.

Voit myös avata Tietojen validointi -valintaikkunan painamalla Alt> D> L , kun kutakin näppäintä painetaan erikseen.

2. Luo Excelin validointisääntö

On Asetukset määritä validointiperusteet tarpeidesi mukaan. Voit antaa kriteereissä mitä tahansa seuraavista:

• Arvot - kirjoita numerot kriteeriruutuihin alla olevan kuvakaappauksen mukaisesti.
• Soluviittaukset - tehdä sääntö, joka perustuu toisessa solussa olevaan arvoon tai kaavaan.
• Kaavat - mahdollistavat monimutkaisempien ehtojen ilmaisemisen, kuten tässä esimerkissä.

Tehdään esimerkiksi sääntö, joka estää käyttäjiä syöttämästä kokonaislukuja välillä 1000-9999:

Kun validointisääntö on määritetty, valitse joko OK sulkea Tietojen validointi ikkuna tai vaihda toiseen välilehteen lisätäksesi syöttöviestin ja/tai virheilmoituksen.

3. Lisää syöttöviesti (valinnainen)

Jos haluat näyttää viestin, joka selittää käyttäjälle, mitä tietoja tietyssä solussa on sallittua käyttää, avaa Syöttöviesti välilehdellä ja toimi seuraavasti:

• Varmista, että Näytä syöttöviesti, kun solu on valittu ruutu on valittuna.
• Kirjoita viestisi otsikko ja teksti vastaaviin kenttiin.
• Klikkaa OK sulkeaksesi valintaikkunan.

Kun käyttäjä valitsee validoidun solun, näyttöön tulee seuraava viesti:

4. Näyttää virheilmoituksen (valinnainen)

Syöttöviestin lisäksi voit näyttää jonkin seuraavista virheilmoituksista, kun soluun syötetään virheellisiä tietoja.

Hälytystyyppi	Kuvaus
Stop (oletus)	Tiukin hälytystyyppi, joka estää käyttäjiä syöttämästä virheellisiä tietoja. Napsautat Uudelleenyritys kirjoittaa eri arvo tai Peruuta poistaa merkinnän.
Varoitus	Varoittaa käyttäjiä siitä, että tiedot ovat virheellisiä, mutta ei estä niiden syöttämistä. Napsautat Kyllä syöttääksesi virheellisen merkinnän, Ei muokataksesi sitä, tai Peruuta poistaa merkinnän.
Tiedot	Sallituin hälytystyyppi, joka ilmoittaa käyttäjille vain virheellisestä tietomerkinnästä. Napsautat OK syöttääksesi virheellisen arvon tai Peruuta poistaa se solusta. Katso myös: Excel if match -kaava: tarkista, ovatko kaksi tai useampi solu yhtä suuri.

Jos haluat määrittää mukautetun virheilmoituksen, siirry kohtaan Virheilmoitus ja määritä seuraavat parametrit:

• Tarkista Näytä virheilmoitus virheellisten tietojen syöttämisen jälkeen laatikko (yleensä oletusarvoisesti valittuna).
• Vuonna Tyyli Valitse haluamasi hälytystyyppi.
• Kirjoita virheilmoituksen otsikko ja teksti vastaaviin kenttiin.
• Klikkaa OK .

Ja nyt, jos käyttäjä syöttää virheellisiä tietoja, Excel näyttää erityisen varoituksen, jossa selitetään virhe (kuten tämän ohjeen alussa on esitetty).

Huomautus: Jos et kirjoita omaa viestiäsi, on oletusarvo Pysäytä hälytys jossa on seuraava teksti: Tämä arvo ei vastaa tälle solulle määriteltyjä tietojen vahvistusrajoituksia. .

Excel-tietojen validointi esimerkkejä

Kun lisäät Exceliin tietojen validointisääntöä, voit valita jonkin valmiiksi määritetyistä asetuksista tai määrittää mukautettuja kriteerejä, jotka perustuvat omaan validointikaavaan. Seuraavassa käsittelemme kutakin sisäänrakennettua vaihtoehtoa, ja ensi viikolla tarkastelemme tarkemmin Excelin tietojen validointia mukautetuilla kaavoilla erillisessä opetusohjelmassa.

Kuten jo tiedät, validointikriteerit on määritetty Asetukset välilehti Tietojen validointi valintaikkuna ( Tiedot tab> Tietojen validointi ).

Kokonaiset luvut ja desimaaliluvut

Tietojen syöttämisen rajoittaminen kokonaisluku tai desimaali , valitse vastaava kohde valikosta Salli Valitse sitten jokin seuraavista kriteereistä kentässä Tiedot laatikko:

• Yhtä suuri kuin tai ei ole yhtä suuri kuin määritetty määrä
• Suurempi kuin tai alle määritetty määrä
• Between kaksi numeroa tai ei välillä sulkea pois kyseinen numeroalue

Näin luot esimerkiksi Excelin validointisäännön, joka sallii kaikki kokonaisluvut, jotka ovat suurempia kuin 0:

Päivämäärän ja kellonajan validointi Excelissä

Vahvistaaksesi päivämäärät valitse Päivämäärä vuonna Salli ja valitse sitten sopiva kriteeri kentässä Tiedot laatikko. Valittavana on melko paljon valmiiksi määritettyjä vaihtoehtoja: sallia vain kahden päivämäärän väliset päivämäärät, yhtä suuri kuin, suurempi tai pienempi kuin tietty päivämäärä ja paljon muuta.

Vastaavasti, jos haluat vahvistaa ajat, valitse Aika vuonna Salli ja määritä sitten tarvittavat kriteerit.

Jos haluat esimerkiksi sallia vain päivämäärät välillä Aloituspäivä B1- ja Loppupäivä B2:ssa, sovella tätä Excelin päivämäärän validointisääntöä:

Jos haluat validoida merkinnät tämän päivän tietojen ja nykyisen ajan perusteella, tee omat tietojen validointikaavasi, kuten näissä esimerkeissä näytetään:

• Validoi päivämäärät tämän päivän päivämäärän perusteella
• Validoi kellonajat nykyisen kellonajan perusteella

Tekstin pituus

Jos haluat sallia tietyn pituisten tietojen syöttämisen, valitse Tekstin pituus vuonna Salli ruutuun ja valitse validointiperusteet liiketoimintalogiikkasi mukaisesti.

Jos haluat esimerkiksi rajoittaa syötteen 10 merkkiin, luo tämä sääntö:

Huomautus. Tekstin pituus rajoittaa merkkien lukumäärää mutta ei tietotyyppiä, eli yllä oleva sääntö sallii sekä tekstin että numerot, jotka ovat alle 10 merkkiä tai 10 numeroa.

Excel-tietojen validointiluettelo (pudotusvalikko)

Jos haluat lisätä soluun tai soluryhmään avattavan luettelon, valitse kohdesolut ja toimi seuraavasti:

1. Avaa Tietojen validointi valintaikkuna ( Tiedot tab> Tietojen validointi ).
2. On Asetukset välilehti, valitse Luettelo vuonna Salli laatikko.
3. Vuonna Lähde Kirjoita Excelin validointiluettelon kohteet pilkuilla erotettuna. Jos haluat esimerkiksi rajoittaa käyttäjän syötteen kolmeen vaihtoehtoon, kirjoita seuraava teksti Kyllä, Ei, N/A .
4. Varmista, että Pudotusvalikko solussa ruutu on valittuna, jotta pudotusnuoli näkyy solun vieressä.
5. Klikkaa OK .

Tuloksena oleva Excel-tietojen validointiluettelo näyttää samankaltaiselta kuin tämä:

Huom. Ole varovainen Jätä tyhjä huomiotta Jos luot pudotusluetteloa, joka perustuu nimettyyn alueeseen, jossa on vähintään yksi tyhjä solu, tämän valintaruudun valitseminen sallii minkä tahansa arvon syöttämisen validoituun soluun. Monissa tilanteissa tämä pätee myös validointikaavoihin: jos kaavassa viitattu solu on tyhjä, validoituun soluun voidaan syöttää mikä tahansa arvo.

Muita tapoja luoda tietojen vahvistusluettelo Excelissä

Pilkulla erotettujen luetteloiden toimittaminen suoraan komentosarjassa osoitteessa Lähde laatikko on nopein tapa, joka toimii hyvin pienille pudotusvalikoimalle, jotka eivät todennäköisesti koskaan muutu. Muissa tilanteissa voit toimia jollakin seuraavista tavoista:

• Pudotusluettelo tietojen vahvistusluettelo solujen alueelta
• Dynaaminen tietojen validointiluettelo nimetystä alueesta
• Dynaaminen tietojen validointiluettelo Excel-taulukosta
• Kaskadoituva (riippuvainen) pudotusluettelo

Mukautetut tietojen validointisäännöt

Tässä opetusohjelmassa käsiteltyjen Excelin sisäänrakennettujen tietojen validointisääntöjen lisäksi voit luoda seuraavia sääntöjä mukautetut säännöt omilla tietojen validointikaavoilla. Tässä on vain muutamia esimerkkejä:

• Salli vain numerot
• Salli vain teksti
• Salli tietyillä merkeillä alkava teksti
• Salli vain uniikit merkinnät ja estä kaksoiskappaleet

Lisää esimerkkejä on kohdassa Mukautetut tietojen validointisäännöt ja kaavat.

Tietojen validoinnin muokkaaminen Excelissä

Voit muuttaa Excelin validointisääntöä seuraavasti:

1. Valitse jokin validoiduista soluista.
2. Avaa Tietojen validointi valintaikkuna ( Tiedot tab> Tietojen validointi ).
3. Tee tarvittavat muutokset.
4. Valitse Sovelletaan näitä muutoksia kaikkiin muihin soluihin, joissa on samat asetukset. valintaruutu kopioi tekemäsi muutokset kaikkiin muihin soluihin, joissa on alkuperäiset validointiperusteet.
5. Klikkaa OK tallentaaksesi muutokset.

Voit esimerkiksi muokata Excel-tietojen vahvistusluetteloa lisäämällä tai poistamalla kohteita luettelosta Lähde ruutuun ja saada nämä muutokset sovellettua kaikkiin muihin soluihin, jotka sisältävät saman avattavan luettelon:

Excel-tietojen validointisäännön kopioiminen muihin soluihin

Jos olet määrittänyt tietojen validoinnin yhdelle solulle ja haluat validoida muita soluja samoilla kriteereillä, sinun ei tarvitse luoda sääntöä uudelleen tyhjästä.

Voit kopioida validointisäännön Excelissä suorittamalla nämä 4 nopeaa vaihetta:

1. Valitse solu, johon validointisääntöä sovelletaan, ja kopioi se painamalla Ctrl + C.
2. Valitse muut solut, jotka haluat vahvistaa. Jos haluat valita muita kuin vierekkäisiä soluja, pidä Ctrl-näppäintä painettuna, kun valitset soluja.
3. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella, valitse Liitä Special ja valitse sitten Validointi vaihtoehto.

   Vaihtoehtoisesti paina Liitä Special > Validointi pikanäppäin: Ctrl + Alt + V , sitten N .

4. Klikkaa OK .

Vihje. Sen sijaan, että kopioisit tietojen validoinnin muihin soluihin, voit muuntaa tietokokonaisuutesi Excel-taulukoksi. Kun lisäät taulukkoon lisää rivejä, Excel soveltaa validointisääntöäsi uusiin riveihin automaattisesti.

Kuinka löytää soluja, joissa on tietojen vahvistus Excelissä

Jos haluat nopeasti löytää kaikki nykyisen työarkin validoidut solut, siirry kohtaan Etusivu tab> Muokkaaminen ryhmä ja napsauta Etsi & valitse > Tietojen validointi :

Tämä valitsee kaikki solut, joihin on sovellettu tietojen validointisääntöjä:

Tietojen validoinnin poistaminen Excelissä

Kaiken kaikkiaan on kaksi tapaa poistaa validointi Excelissä: Microsoftin suunnittelema vakiotapa ja Excel-nörttien kehittämä hiiretön tekniikka, joka ei koskaan irrota käsiä näppäimistöltä, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä (esim. kahvikupin ottamiseksi :)

Menetelmä 1: Säännöllinen tapa poistaa tietojen validointi

Tavallisesti voit poistaa tietojen vahvistuksen Excel-taulukoista seuraavasti:

1. Valitse solu(t), jossa on tietojen vahvistus.
2. On Tiedot välilehteä, napsauta Tietojen validointi nappi.
3. On Asetukset välilehdellä, napsauta Tyhjennä kaikki painiketta ja napsauta sitten OK .

Vinkkejä:

1. Tietojen validoinnin poistaminen kaikista soluista nykyisellä arkilla, käytä Etsi & valitse -toimintoa valitaksesi kaikki vahvistetut solut.
2. Poistaaksesi tietty tietojen validointisääntö , valitse mikä tahansa solu, jossa on kyseinen sääntö, avaa solunvalintaikkuna Tietojen validointi valintaikkunassa, tarkista Sovelletaan näitä muutoksia kaikkiin muihin soluihin, joissa on samat asetukset. ja napsauta sitten Tyhjennä kaikki nappi.

Kuten näet, vakiomenetelmä on melko nopea, mutta vaatii muutaman hiiren napsautuksen, mikä ei ole minusta iso juttu. Jos kuitenkin haluat työskennellä mieluummin näppäimistöllä kuin hiirellä, seuraava lähestymistapa voi kiinnostaa sinua.

Menetelmä 2: Liitä erikoisliitäntä tietojen validointisääntöjen poistamiseen

De jure, Excelin Paste Special on suunniteltu kopioitujen solujen tiettyjen elementtien liittämiseen. De facto, se voi tehdä monia muitakin hyödyllisiä asioita. Muun muassa se voi nopeasti poistaa tietojen validointisäännöt laskentataulukosta. Näin:

1. Valitse tyhjä solu ilman tietojen vahvistusta ja kopioi se painamalla Ctrl + C.
2. Valitse solu(t), joista haluat poistaa tietojen vahvistuksen.
3. Paina Ctrl + Alt + V , sitten N , joka on pikanäppäin sanalle Liitä Special > Tietojen validointi .
4. Paina Enter . Valmis!

Excel-tietojen validointivihjeitä

Nyt kun tunnet Excelin tietojen validoinnin perusteet, jaan sinulle muutamia vinkkejä, joiden avulla voit tehdä säännöistäsi paljon tehokkaampia.

Excel-tietojen validointi toisen solun perusteella

Sen sijaan, että kirjoittaisit arvot suoraan kriteeriruutuihin, voit kirjoittaa ne joihinkin soluihin ja viitata sitten näihin soluihin. Jos päätät muuttaa validointiehtoja myöhemmin, voit yksinkertaisesti kirjoittaa uudet numerot arkkiin ilman, että sinun tarvitsee muokata sääntöä.

Syöttääksesi soluviittaus Voit joko kirjoittaa sen laatikkoon, jota edeltää yhtäsuuruusmerkki, tai napsauttaa laatikon vieressä olevaa nuolta ja valita solun hiirellä. Voit myös napsauttaa mitä tahansa laatikon sisällä ja valita sitten solun arkilta.

Jos haluat esimerkiksi sallia minkä tahansa muun kokonaisluvun kuin A1:n luvun, valitse vaihtoehto ei ole yhtä suuri kuin kriteerit Tiedot ja kirjoita =$A$1 vuonna Arvo laatikko:

Jos haluat mennä askeleen pidemmälle, voit syöttää kaava viitattuun soluun, ja anna Excelin validoida syöttö kyseisen kaavan perusteella.

Jos haluat esimerkiksi estää käyttäjiä syöttämästä tämän päivän jälkeisiä päivämääriä, kirjoita komento =TODAY() kaava johonkin soluun, esimerkiksi B1, ja aseta sitten päivämäärän validointisääntö, joka perustuu tähän soluun:

Tai voit syöttää =TODAY() kaava suoraan Aloituspäivä laatikko, jolla on sama vaikutus.

Kaavapohjaiset validointisäännöt

Tilanteissa, joissa ei ole mahdollista määritellä haluttua validointikriteeriä arvon tai soluviittauksen perusteella, voit ilmaista sen kaavan avulla.

Jos haluat esimerkiksi rajoittaa syötteen olemassa olevan numeroluettelon, esimerkiksi A1:A10, pienimpään ja suurimpaan arvoon, käytä seuraavia kaavoja:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Huomaa, että lukitsemme alueen käyttämällä $-merkkiä (absoluuttiset soluviittaukset), jotta Excelin validointisääntö toimii oikein kaikissa valituissa soluissa.

Miten löydetään virheelliset tiedot arkista

Vaikka Microsoft Excel sallii tietojen vahvistuksen soveltamisen soluihin, joissa on jo tietoja, se ei ilmoita, jos jotkut olemassa olevista arvoista eivät täytä vahvistusehtoja.

Jos haluat löytää virheelliset tiedot, jotka olivat päässeet työarkkeihisi ennen kuin lisäsit tietojen validoinnin, siirry kohtaan Tiedot välilehteä ja napsauta Tietojen validointi > Circle Invalid Data .

Tämä korostaa kaikki solut, jotka eivät täytä validointiperusteita:

Heti kun korjaat virheellisen merkinnän, ympyrä poistuu automaattisesti. Jos haluat poistaa kaikki ympyrät, siirry kohtaan Tiedot välilehteä ja napsauta Tietojen validointi > Selkeät validointiympyrät .

Miten suojata työarkki tietojen validoinnilla?

Jos haluat suojata työarkin tai työkirjan salasanalla, määritä ensin haluamasi tietojen vahvistusasetukset ja suojaa sitten arkki. On tärkeää, että olet avaa validoidut solut ennen työarkin suojaamista, sillä muuten käyttäjät eivät voi syöttää tietoja kyseisiin soluihin. Yksityiskohtaiset ohjeet ovat kohdassa Suojatun arkin tiettyjen solujen lukituksen avaaminen.

Kuinka jakaa työkirja tietojen validoinnilla?

Jos haluat, että useat käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä työkirjassa, muista jakaa työkirja sen jälkeen, kun olet tehnyt tietojen validoinnin. Kun olet jakanut työkirjan, tietojen validointisääntöjäsi käytetään edelleen, mutta et voi muuttaa niitä etkä lisätä uusia sääntöjä.

Excelin tietojen validointi ei toimi

Jos tietojen validointi ei toimi oikein työarkissasi, se johtuu todennäköisesti jostain seuraavista syistä.

Tietojen validointi ei toimi kopioiduille tiedoille.

Excelin tietojen validointi on suunniteltu estämään se, että virheellisten tietojen kirjoittaminen suoraan soluun, mutta se ei voi estää käyttäjiä kopioimasta virheellisiä tietoja. Vaikka kopioinnin ja liittämisen pikanäppäimiä ei voi poistaa käytöstä (muutoin kuin VBA:n avulla), voit ainakin estää tietojen kopioimisen soluja vetämällä ja pudottamalla. Voit tehdä tämän siirtymällä osoitteeseen Tiedosto > Vaihtoehdot > Edistynyt > Muokkausvaihtoehdot ja tyhjennä Ota käyttöön täyttökahva ja solun raahaa ja pudota -toiminto. valintaruutu.

Excel-tietojen validointi ei ole käytettävissä solujen muokkaustilassa.

Tietojen vahvistaminen -komento ei ole käytettävissä (harmaana), jos syötät tai muutat tietoja soluun. Kun olet lopettanut solun muokkaamisen, poistu muokkaustilasta painamalla Enter- tai Esc-näppäintä ja tee sitten tietojen vahvistaminen.

Tietojen validointia ei voi soveltaa suojattuun tai jaettuun työkirjaan.

Vaikka nykyiset validointisäännöt toimivat edelleen suojatuissa ja jaetuissa työkirjoissa, tietojen validointiasetuksia ei voi muuttaa tai uusia sääntöjä määrittää. Voit tehdä tämän poistamalla ensin työkirjan jakamisen ja/tai suojauksen.

Virheelliset tietojen validointikaavat

Kun Excelissä tehdään kaavapohjaista tietojen validointia, on kolme tärkeää asiaa tarkistettava:

• Validointikaava ei palauta virheitä.
• Kaava ei viittaa tyhjiin soluihin.
• Käytetään asianmukaisia soluviittauksia.

Lisätietoja on kohdassa Mukautettu tietojen validointisääntö ei toimi.

Manuaalinen uudelleenlaskenta on käytössä

Jos Excelissäsi on käytössä manuaalinen laskentatila, laskemattomat kaavat voivat estää tietojen oikean vahvistamisen. Jos haluat vaihtaa Excelin laskentavaihtoehdon takaisin automaattiseksi, siirry osoitteeseen Kaavat tab> Laskenta ryhmää, napsauta Laskentavaihtoehdot painiketta ja napsauta sitten Automaattinen .

Lisätietoja on kohdassa Automaattinen laskenta vs. manuaalinen laskenta.

Näin lisäät ja käytät tietojen validointia Excelissä. Kiitän sinua lukemisesta ja toivon, että tapaamme blogissamme ensi viikolla!