ٹیوٹوریل بتاتا ہے کہ ایکسل میں ڈیٹا کی توثیق کیسے کی جائے: نمبرز، تاریخوں یا ٹیکسٹ ویلیوز کے لیے توثیق کا اصول بنائیں، ڈیٹا کی توثیق کی فہرستیں بنائیں، ڈیٹا کی توثیق کو دوسرے سیلز میں کاپی کریں، غلط اندراجات تلاش کریں، ڈیٹا کی توثیق کو درست کریں اور ہٹائیں .

اپنے صارفین کے لیے ورک بک ترتیب دیتے وقت، آپ اکثر مخصوص سیلز میں معلومات کے ان پٹ کو کنٹرول کرنا چاہتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ تمام ڈیٹا اندراجات درست اور یکساں ہیں۔ دوسری چیزوں کے علاوہ، آپ صرف مخصوص ڈیٹا کی قسم کی اجازت دینا چاہتے ہیں جیسے کہ سیل میں نمبرز یا تاریخیں، یا نمبروں کو ایک مخصوص رینج تک محدود کرنا اور کسی مقررہ طوالت تک متن۔ ممکن ہے کہ آپ ممکنہ غلطیوں کو ختم کرنے کے لیے قابل قبول اندراجات کی پہلے سے طے شدہ فہرست فراہم کرنا چاہیں۔ Excel ڈیٹا کی توثیق آپ کو Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 اور اس سے کم کے تمام ورژنز میں یہ تمام چیزیں کرنے کی اجازت دیتی ہے۔

Excel میں ڈیٹا کی توثیق کیا ہے؟

Excel Data Validation ایک ایسی خصوصیت ہے جو ورک شیٹ تک صارف کے ان پٹ کو محدود (تصدیق) کرتی ہے۔ تکنیکی طور پر، آپ توثیق کا ایک اصول بناتے ہیں جو یہ کنٹرول کرتا ہے کہ کسی مخصوص سیل میں کس قسم کا ڈیٹا داخل کیا جا سکتا ہے۔

یہاں صرف چند مثالیں ہیں کہ Excel کے ڈیٹا کی توثیق کیا کر سکتی ہے:

• سیل میں صرف عددی یا متن اقدار کی اجازت دیں۔
• صرف ایک مخصوص رینج کے اندر نمبروں کی اجازت دیں۔
• ڈیٹا کی اجازت دیں ایک مخصوص لمبائی کے اندراجات۔
• دی گئی تاریخوں اور اوقات کو محدود کریںبٹن، اور پھر ٹھیک ہے پر کلک کریں۔



تجاویز:

1. ڈیٹا کی توثیق کو ہٹانے کے لیے سے تمام سیلز موجودہ شیٹ پر، فائنڈ اور amp کا استعمال کریں۔ تمام توثیق شدہ سیلز کو منتخب کرنے کے لیے خصوصیت کو منتخب کریں۔
2. ڈیٹا کی توثیق کے مخصوص اصول کو ہٹانے کے لیے، اس اصول کے ساتھ کسی بھی سیل کو منتخب کریں، ڈیٹا کی توثیق ڈائیلاگ ونڈو کو کھولیں، چیک کریں ان تبدیلیوں کو ایک ہی سیٹنگ والے دوسرے تمام سیلز پر لاگو کریں باکس، اور پھر سب صاف کریں بٹن پر کلک کریں۔

جیسا کہ آپ دیکھ رہے ہیں، معیاری طریقہ بہت تیز ہے لیکن اس کے لیے چند ماؤس کلکس کی ضرورت ہے، جہاں تک میرا تعلق ہے کوئی بڑی بات نہیں۔ لیکن اگر آپ ماؤس پر کی بورڈ کے ساتھ کام کرنے کو ترجیح دیتے ہیں، تو آپ کو درج ذیل نقطہ نظر پرکشش نظر آ سکتا ہے۔

طریقہ 2: ڈیٹا کی توثیق کے اصولوں کو حذف کرنے کے لیے اسپیشل کو پیسٹ کریں

ڈی جیور، ایکسل پیسٹ اسپیشل ڈیزائن کیا گیا ہے۔ کاپی شدہ خلیوں کے مخصوص عناصر کو چسپاں کرنے کے لیے۔ حقیقت میں، یہ بہت سے مفید کام کر سکتا ہے۔ دوسروں کے درمیان، یہ ورک شیٹ میں ڈیٹا کی توثیق کے قواعد کو تیزی سے ہٹا سکتا ہے۔ یہ طریقہ ہے:

1. ڈیٹا کی توثیق کے بغیر خالی سیل کو منتخب کریں، اور اسے کاپی کرنے کے لیے Ctrl + C دبائیں۔
2. وہ سیل منتخب کریں جن سے آپ ڈیٹا کی توثیق کو ہٹانا چاہتے ہیں۔
3. Ctrl + Alt + V، پھر N دبائیں، جو کہ پیسٹ اسپیشل > ڈیٹا کی تصدیق کا شارٹ کٹ ہے۔
4. انٹر دبائیں۔ ہو گیا!

Excel ڈیٹا کی توثیق کی تجاویز

اب جب کہ آپ Excel میں ڈیٹا کی توثیق کی بنیادی باتیں جانتے ہیں، مجھے بتائیںچند تجاویز کا اشتراک کریں جو آپ کے قواعد کو بہت زیادہ مؤثر بنا سکتے ہیں۔

کسی دوسرے سیل کی بنیاد پر ایکسل ڈیٹا کی توثیق

براہ راست معیار کے خانوں میں اقدار ٹائپ کرنے کے بجائے، آپ انہیں کچھ میں درج کر سکتے ہیں۔ خلیات، اور پھر ان خلیوں کا حوالہ دیں۔ اگر آپ بعد میں توثیق کی شرائط کو تبدیل کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں، تو آپ اصول میں ترمیم کیے بغیر، صرف شیٹ پر نئے نمبرز ٹائپ کریں گے۔

سیل حوالہ درج کرنے کے لیے، یا تو اسے درج کریں مساوی نشان سے پہلے باکس، یا باکس کے آگے تیر پر کلک کریں، اور پھر ماؤس کا استعمال کرتے ہوئے سیل کو منتخب کریں۔ آپ باکس کے اندر کہیں بھی کلک کر سکتے ہیں، اور پھر شیٹ پر موجود سیل کو منتخب کر سکتے ہیں۔

مثال کے طور پر، A1 میں نمبر کے علاوہ کسی بھی پورے نمبر کی اجازت دینے کے لیے، برابر نہیں کو منتخب کریں۔ ڈیٹا باکس میں معیار اور ویلیو باکس میں =$A$1 ٹائپ کریں:

45>

ایک قدم آگے بڑھانے کے لیے، آپ درج کر سکتے ہیں۔ حوالہ شدہ سیل میں فارمولہ ، اور ایکسل سے اس فارمولے کی بنیاد پر ان پٹ کی توثیق کریں۔

مثال کے طور پر، صارفین کو آج کی تاریخ کے بعد کی تاریخیں داخل کرنے پر پابندی لگانے کے لیے، کچھ سیل میں =TODAY() فارمولہ درج کریں، B1 بولیں، اور پھر اس سیل کی بنیاد پر تاریخ کی توثیق کا اصول مرتب کریں:



یا، آپ براہ راست تاریخ شروع میں =TODAY() فارمولہ درج کر سکتے ہیں۔ باکس، جس کا ایک ہی اثر ہوگا۔

فارمولہ پر مبنی توثیق کے قواعد

ایسے حالات میں جب کسی قدر یا سیل کی بنیاد پر مطلوبہ توثیق کے معیار کی وضاحت ممکن نہ ہو۔حوالہ، آپ اسے فارمولہ استعمال کر کے اظہار کر سکتے ہیں۔

مثال کے طور پر، نمبروں کی موجودہ فہرست میں اندراج کو کم سے کم اور زیادہ سے زیادہ قدروں تک محدود کرنے کے لیے، A1:A10 کہیے، درج ذیل فارمولے استعمال کریں:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



براہ کرم توجہ دیں کہ ہم $ نشان (مطلق سیل حوالہ جات) کا استعمال کرتے ہوئے رینج کو لاک کرتے ہیں تاکہ ہمارے ایکسل کی توثیق کا اصول کام کر سکے۔ تمام منتخب سیلز کے لیے درست طریقے سے۔

شیٹ پر غلط ڈیٹا کیسے تلاش کریں

اگرچہ Microsoft Excel ان سیلز پر ڈیٹا کی توثیق کرنے کی اجازت دیتا ہے جن میں پہلے سے ڈیٹا موجود ہے، لیکن یہ آپ کو مطلع نہیں کرے گا کہ اگر کچھ موجودہ اقدار میں سے توثیق کے معیار پر پورا نہیں اترتے۔

اس غلط ڈیٹا کو تلاش کرنے کے لیے جو ڈیٹا کی توثیق شامل کرنے سے پہلے آپ کی ورک شیٹس میں داخل ہو چکا تھا، ڈیٹا ٹیب پر جائیں، اور <پر کلک کریں۔ 1>ڈیٹا کی توثیق > سرکل غلط ڈیٹا ۔



یہ ان تمام سیلز کو نمایاں کرے گا جو توثیق کے معیار پر پورا نہیں اترتے ہیں:



جیسے ہی آپ غلط اندراج کو درست کریں گے، حلقہ خود بخود ختم ہو جائے گا۔ تمام حلقوں کو ہٹانے کے لیے، ڈیٹا ٹیب پر جائیں، اور ڈیٹا کی توثیق > تصدیق کے حلقوں کو صاف کریں پر کلک کریں۔

ورک شیٹ کی حفاظت کیسے کریں ڈیٹا کی توثیق کے ساتھ

اگر آپ ورک شیٹ یا ورک بک کو پاس ورڈ کے ساتھ محفوظ کرنا چاہتے ہیں تو پہلے مطلوبہ ڈیٹا کی توثیق کی ترتیبات کو ترتیب دیں، اور پھر شیٹ کی حفاظت کریں۔ یہ ضروری ہے کہ آپ حفاظت کرنے سے پہلے تصدیق شدہ سیلز کو غیر مقفل کریں ورک شیٹ، بصورت دیگر آپ کے صارفین ان سیلز میں کوئی ڈیٹا داخل نہیں کر سکیں گے۔ تفصیلی رہنما خطوط کے لیے، براہ کرم ملاحظہ کریں کہ محفوظ شیٹ پر کچھ سیلز کو کیسے کھولا جائے۔

ڈیٹا کی توثیق کے ساتھ ورک بک کا اشتراک کیسے کریں

متعدد صارفین کو ورک بک پر تعاون کرنے کی اجازت دینے کے لیے، یقینی بنائیں ڈیٹا کی توثیق کرنے کے بعد ورک بک کا اشتراک کریں۔ ورک بک کو شیئر کرنے کے بعد آپ کے ڈیٹا کی توثیق کے اصول کام کرتے رہیں گے، لیکن آپ انہیں تبدیل نہیں کر سکیں گے اور نہ ہی نئے اصول شامل کر سکیں گے۔

Excel ڈیٹا کی توثیق کام نہیں کر رہی ہے

اگر ڈیٹا کی توثیق نہیں ہو رہی ہے آپ کی ورک شیٹس میں ٹھیک سے کام نہیں کر رہا ہے، اس کا زیادہ تر امکان مندرجہ ذیل وجوہات میں سے کسی ایک کی وجہ سے ہے۔

ڈیٹا کی توثیق کاپی شدہ ڈیٹا کے لیے کام نہیں کرتی ہے

ایکسل میں ڈیٹا کی توثیق کو منع کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے غلط ڈیٹا کو براہ راست سیل میں ٹائپ کرنا، لیکن یہ صارفین کو غلط ڈیٹا کاپی کرنے سے نہیں روک سکتا۔ اگرچہ کاپی/پیسٹ شارٹ کٹ کو غیر فعال کرنے کا کوئی طریقہ نہیں ہے (VBA استعمال کرنے کے علاوہ)، آپ کم از کم سیل کو گھسیٹ کر اور چھوڑ کر ڈیٹا کاپی کرنے سے روک سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، فائل > اختیارات > ایڈوانسڈ > ترمیم کرنے کے اختیارات پر جائیں، اور فل کو فعال کریں کو صاف کریں۔ ہینڈل اور سیل ڈریگ اینڈ ڈراپ چیک باکس۔



سیل ایڈیٹ موڈ میں ہونے پر ایکسل ڈیٹا کی توثیق دستیاب نہیں ہے

ڈیٹا کی توثیق کی کمانڈ ہے اگر آپ سیل میں ڈیٹا داخل یا تبدیل کر رہے ہیں تو دستیاب نہیں ہے۔ سیل میں ترمیم کرنے کے بعد،ترمیم کے موڈ کو چھوڑنے کے لیے Enter یا Esc دبائیں، اور پھر ڈیٹا کی توثیق کریں۔

ڈیٹا کی توثیق کو محفوظ یا مشترکہ ورک بک پر لاگو نہیں کیا جا سکتا۔ ورک بکز، ڈیٹا کی توثیق کی ترتیبات کو تبدیل کرنا یا نئے قواعد مرتب کرنا ممکن نہیں ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، پہلے اپنی ورک بک کا اشتراک ختم کریں اور/یا غیر محفوظ کریں۔

غلط ڈیٹا کی توثیق کے فارمولے

ایکسل میں فارمولے پر مبنی ڈیٹا کی توثیق کرتے وقت، چیک کرنے کے لیے تین اہم چیزیں ہیں:

• تصدیق کا فارمولا غلطیاں نہیں لوٹاتا ہے۔
• ایک فارمولہ خالی سیلز کا حوالہ نہیں دیتا ہے۔
• مناسب سیل حوالہ جات استعمال کیے جاتے ہیں۔

کے لیے مزید معلومات کے لیے، براہ کرم دیکھیں کہ کسٹم ڈیٹا کی توثیق کا اصول کام نہیں کر رہا ہے۔

دستی دوبارہ گنتی آن ہے

اگر آپ کے ایکسل میں دستی کیلکولیشن موڈ آن ہے، تو غیر حسابی فارمولے ڈیٹا کو درست طریقے سے درست ہونے سے روک سکتے ہیں۔ . ایکسل کیلکولیشن آپشن کو واپس خودکار میں تبدیل کرنے کے لیے، فارمولز ٹیب > حساب گروپ پر جائیں، حساب کے اختیارات بٹن پر کلک کریں، اور پھر پر کلک کریں۔ خودکار ۔

مزید معلومات کے لیے، براہ کرم خودکار حساب کتاب بمقابلہ دستی حساب کتاب دیکھیں۔

اس طرح آپ Excel میں ڈیٹا کی توثیق کو شامل اور استعمال کرتے ہیں۔ میں پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ ادا کرتا ہوں اور امید کرتا ہوں کہ آپ کو اگلے ہفتے ہمارے بلاگ پر ملوں گا!

8>.
• جب صارف کسی سیل کو منتخب کرتا ہے تو ان پٹ پیغام دکھائیں۔
• جب غلط ڈیٹا درج کیا گیا ہو تو انتباہی پیغام دکھائیں۔<11
• توثیق شدہ سیلز میں غلط اندراجات تلاش کریں۔

مثال کے طور پر، آپ ایک ایسا اصول ترتیب دے سکتے ہیں جو ڈیٹا انٹری کو 1000 اور 9999 کے درمیان 4 ہندسوں تک محدود کرے۔ اگر صارف کچھ مختلف ٹائپ کرتا ہے، ایکسل ایک ایرر الرٹ دکھائے گا جس میں بتایا جائے گا کہ انہوں نے کیا غلط کیا ہے:

ایکسل میں ڈیٹا کی توثیق کیسے کریں

ڈیٹا شامل کرنے کے لیے ایکسل میں توثیق کے لیے، درج ذیل مراحل کو انجام دیں۔

1. ڈیٹا کی توثیق کے ڈائیلاگ باکس کو کھولیں

تصدیق کرنے کے لیے ایک یا زیادہ سیلز کو منتخب کریں، ڈیٹا ٹیب > ڈیٹا ٹولز گروپ پر جائیں، اور ڈیٹا پر کلک کریں۔ توثیق بٹن۔

آپ Alt > دبانے سے ڈیٹا کی توثیق کا ڈائیلاگ باکس بھی کھول سکتے ہیں۔ D > L، ہر کلید کو الگ الگ دبانے کے ساتھ۔

2۔ ایکسل کی توثیق کا اصول بنائیں

سیٹنگز ٹیب پر، اپنی ضروریات کے مطابق توثیق کے معیار کی وضاحت کریں۔ معیار میں، آپ درج ذیل میں سے کوئی بھی فراہم کر سکتے ہیں:

• قدریں - معیار کے خانوں میں نمبر ٹائپ کریں جیسا کہ نیچے اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے۔
• سیل حوالہ جات - کسی دوسرے سیل میں قدر یا فارمولے کی بنیاد پر ایک اصول بنائیں۔
• فارمولے - مزید اظہار کرنے کی اجازت دیںپیچیدہ حالات جیسا کہ اس مثال میں ہے۔

مثال کے طور پر، آئیے ایک ایسا قاعدہ بنائیں جو صارفین کو 1000 اور 9999 کے درمیان مکمل نمبر درج کرنے پر پابندی لگائے:

تصدیق شدہ اصول کے ساتھ، یا تو ڈیٹا کی توثیق ونڈو کو بند کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں یا ان پٹ پیغام یا/اور غلطی کا انتباہ شامل کرنے کے لیے کسی اور ٹیب پر جائیں۔

3۔ ایک ان پٹ میسج شامل کریں (اختیاری)

اگر آپ کوئی ایسا پیغام دکھانا چاہتے ہیں جو صارف کو بتاتا ہو کہ دیے گئے سیل میں کس ڈیٹا کی اجازت ہے، تو ان پٹ میسج ٹیب کھولیں اور درج ذیل کام کریں:

• یقینی بنائیں کہ سیل منتخب ہونے پر ان پٹ پیغام دکھائیں باکس کو نشان زد کیا گیا ہے۔
• اپنے پیغام کا عنوان اور متن متعلقہ فیلڈز میں درج کریں۔<11
• ڈائیلاگ ونڈو کو بند کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

جیسے ہی صارف نے تصدیق شدہ سیل کو منتخب کیا، درج ذیل پیغام آئے گا۔ دکھائیں:

4۔ ایرر الرٹ دکھائیں (اختیاری)

ان پٹ میسج کے علاوہ، سیل میں غلط ڈیٹا داخل ہونے پر آپ درج ذیل ایرر الرٹس میں سے ایک دکھا سکتے ہیں۔

سخت ترین الرٹ کی قسم جو صارفین کو غلط ڈیٹا داخل کرنے سے روکتا ہے۔

آپ مختلف قدر ٹائپ کرنے کے لیے دوبارہ کوشش کریں پر کلک کریں یا اندراج کو ہٹانے کے لیے منسوخ کریں پر کلک کریں۔

الرٹ کی قسم	تفصیل
روکیں (پہلے سے طے شدہ)
انتباہ	صارفین کو خبردار کرتا ہے کہ ڈیٹا غلط ہے، لیکن ایسا نہیں کرتااس میں داخل ہونے سے روکیں۔ آپ غلط اندراج داخل کرنے کے لیے ہاں پر کلک کریں، اس میں ترمیم کرنے کے لیے نہیں ، یا اندراج کو ہٹانے کے لیے منسوخ کریں پر کلک کریں۔
معلومات	انتباہی کی سب سے زیادہ اجازت دینے والی قسم جو صارفین کو صرف غلط ڈیٹا انٹری کے بارے میں مطلع کرتی ہے۔<3 آپ غلط قدر درج کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں یا سیل سے اسے ہٹانے کے لیے منسوخ کریں پر کلک کریں۔

• غلط ڈیٹا داخل ہونے کے بعد شو ایرر الرٹ کو چیک کریں باکس (عام طور پر بطور ڈیفالٹ منتخب کیا جاتا ہے)۔
• انداز باکس میں، مطلوبہ الرٹ قسم کو منتخب کریں۔
• متعلقہ میں ایرر میسج کا عنوان اور متن درج کریں۔ باکس۔
• ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

اور اب، اگر صارف غلط ڈیٹا داخل کرتا ہے، تو ایکسل ایک خصوصی ڈسپلے کرے گا۔ غلطی کی وضاحت کرنے والا الرٹ (جیسا کہ اس ٹیوٹوریل کے شروع میں دکھایا گیا ہے)۔

نوٹ۔ اگر آپ اپنا پیغام خود ٹائپ نہیں کرتے ہیں، تو درج ذیل متن کے ساتھ ڈیفالٹ اسٹاپ الرٹ ظاہر ہوگا: یہ قدر اس سیل کے لیے بیان کردہ ڈیٹا کی توثیق کی پابندیوں سے میل نہیں کھاتی ہے ۔

Excel ڈیٹا کی توثیق کی مثالیں

ایکسل میں ڈیٹا کی توثیق کے اصول کو شامل کرتے وقت، آپ پہلے سے طے شدہ ترتیبات میں سے کسی ایک کا انتخاب کرسکتے ہیں یا آپ کے اپنے توثیق کے فارمولے کی بنیاد پر حسب ضرورت معیار کی وضاحت کرسکتے ہیں۔ ذیل میں ہم بلٹ ان اختیارات میں سے ہر ایک پر تبادلہ خیال کریں گے، اور اگلے ہفتے ہمایک الگ ٹیوٹوریل میں حسب ضرورت فارمولوں کے ساتھ ایکسل ڈیٹا کی توثیق پر گہری نظر ڈالی جائے گی۔

جیسا کہ آپ پہلے ہی جانتے ہیں، توثیق کے معیار کی وضاحت ڈیٹا کی توثیق کے سیٹنگز ٹیب پر کی گئی ہے۔ 2 مکمل نمبر یا اعشاریہ ، اجازت دیں باکس میں متعلقہ آئٹم کو منتخب کریں۔ اور پھر، ڈیٹا باکس میں درج ذیل معیارات میں سے کسی ایک کا انتخاب کریں:

• مقررہ نمبر کے برابر یا مساوات نہیں
• سے بڑا یا سے کم مخصوص نمبر
• کے درمیان دو نمبروں یا کے درمیان نہیں اعداد کی اس حد کو خارج کرنے کے لیے

مثال کے طور پر، اس طرح آپ ایکسل کی توثیق کا اصول بناتے ہیں جو 0:

تاریخوں کی توثیق کرنے کے لیے، اجازت دیں باکس میں تاریخ کو منتخب کریں، اور پھر ڈیٹا<میں ایک مناسب معیار منتخب کریں۔ 9> باکس۔ منتخب کرنے کے لیے بہت سارے پہلے سے طے شدہ اختیارات ہیں: صرف دو تاریخوں کے درمیان تاریخوں کی اجازت دیں، ایک مخصوص تاریخ سے زیادہ یا اس سے کم، اور مزید۔

اسی طرح، اوقات کی توثیق کرنے کے لیے، کو منتخب کریں۔ وقت اجازت دیں باکس میں، اور پھر مطلوبہ معیار کی وضاحت کریں۔

مثال کے طور پر، B1 اور میں صرف تاریخ شروع کے درمیان کی تاریخوں کی اجازت دینا اختتامی تاریخ B2 میں، اس ایکسل کو لاگو کریں۔تاریخ کی توثیق کا اصول:

آج کے ڈیٹا اور موجودہ وقت کی بنیاد پر اندراجات کی توثیق کرنے کے لیے، اپنے ڈیٹا کی توثیق کے فارمولے بنائیں جیسا کہ ان مثالوں میں دکھایا گیا ہے:

• آج کی تاریخ کی بنیاد پر تاریخوں کی توثیق کریں
• موجودہ وقت کی بنیاد پر اوقات کی توثیق کریں

متن کی لمبائی

کسی مخصوص لمبائی کے ڈیٹا کے اندراج کی اجازت دینے کے لیے، متن کو منتخب کریں لمبائی اجازت دیں باکس میں، اور اپنی کاروباری منطق کے مطابق توثیق کے معیار کا انتخاب کریں۔

مثال کے طور پر، ان پٹ کو 10 حروف تک محدود کرنے کے لیے، یہ اصول بنائیں:

نوٹ۔ متن کی لمبائی کا اختیار حروف کی تعداد کو محدود کرتا ہے لیکن ڈیٹا کی قسم کو نہیں، یعنی مذکورہ اصول بالترتیب 10 حروف یا 10 ہندسوں سے کم متن اور نمبر دونوں کی اجازت دے گا۔

Excel ڈیٹا کی توثیق کی فہرست (ڈراپ ڈاؤن)

کسی سیل یا سیلز کے گروپ میں آئٹمز کی ڈراپ ڈاؤن فہرست شامل کرنے کے لیے، ٹارگٹ سیلز کو منتخب کریں اور درج ذیل کام کریں:

1. کھولیں ڈیٹا کی توثیق ڈائیلاگ باکس ( ڈیٹا ٹیب > ڈیٹا کی توثیق )۔
2. سیٹنگز ٹیب پر، <8 کو منتخب کریں۔ اجازت دیں باکس میں فہرست بنائیں۔
3. ماخذ باکس میں، اپنی ایکسل کی توثیق کی فہرست کے آئٹمز کو کوما سے الگ کرکے ٹائپ کریں۔ مثال کے طور پر، صارف کے ان پٹ کو تین انتخاب تک محدود کرنے کے لیے، ٹائپ کریں ہاں، نہیں، N/A ۔
4. یقینی بنائیں کہ ان سیل ڈراپ ڈاؤن باکس منتخب کیا گیا ہے۔ ڈراپ ڈاؤن تیر کو سیل کے ساتھ ظاہر کرنے کے لیے ترتیب دیں۔
5. کلک کریں۔ ٹھیک ہے ۔

نوٹ۔ براہ کرم خالی نظر انداز کریں آپشن سے محتاط رہیں، جو ڈیفالٹ کے ذریعے منتخب کیا جاتا ہے۔ اگر آپ نام کی حد کی بنیاد پر ڈراپ ڈاؤن فہرست بنا رہے ہیں جس میں کم از کم ایک خالی سیل ہے، تو اس چیک باکس کو منتخب کرنے سے توثیق شدہ سیل میں کوئی بھی قدر درج کرنے کی اجازت ملتی ہے۔ بہت سے حالات میں، یہ توثیق کے فارمولوں کے لیے بھی درست ہے: اگر فارمولے میں حوالہ دیا گیا سیل خالی ہے، تو تصدیق شدہ سیل میں کسی بھی قدر کی اجازت ہوگی۔

ایکسل میں ڈیٹا کی توثیق کی فہرست بنانے کے دوسرے طریقے<14

کوما سے الگ کردہ فہرستوں کو براہ راست ماخذ باکس میں فراہم کرنا ایک تیز ترین طریقہ ہے جو چھوٹے ڈراپ ڈاؤنز کے لیے اچھی طرح کام کرتا ہے جن کے تبدیل ہونے کا امکان نہیں ہے۔ دوسرے حالات میں، آپ مندرجہ ذیل طریقوں میں سے کسی ایک کے ساتھ آگے بڑھ سکتے ہیں:

• خلیوں کی ایک رینج سے ڈراپ ڈاؤن ڈیٹا کی توثیق کی فہرست
• متحرک ڈیٹا کی توثیق کی فہرست ایک نامزد رینج سے
• ایکسل ٹیبل سے متحرک ڈیٹا کی توثیق کی فہرست
• کیسکیڈنگ (انحصار) ڈراپ ڈاؤن فہرست

حسب ضرورت ڈیٹا کی توثیق کے قواعد

بلٹ ان ایکسل ڈیٹا کی توثیق کے علاوہ اس ٹیوٹوریل میں جن اصولوں پر بات کی گئی ہے، آپ اپنے ڈیٹا کی تصدیق کے فارمولوں کے ساتھ حسب ضرورت اصول بنا سکتے ہیں۔ یہاں صرف چند مثالیں ہیں:

• صرف نمبروں کو اجازت دیں
• صرف متن کی اجازت دیں
• مخصوص حروف سے شروع ہونے والے متن کی اجازت دیں
• صرف منفرد اندراجات کی اجازت دیں اورڈپلیکیٹس کی اجازت نہ دیں

مزید مثالوں کے لیے، براہ کرم حسب ضرورت ڈیٹا کی توثیق کے اصول اور فارمولے دیکھیں۔

ایکسل میں ڈیٹا کی توثیق میں ترمیم کرنے کا طریقہ

ایکسل کی توثیق کے اصول کو تبدیل کرنے کے لیے، ان اقدامات کو انجام دیں:

1. توثیق شدہ سیلز میں سے کسی کو منتخب کریں۔
2. ڈیٹا کی توثیق ڈائیلاگ باکس کھولیں ( ڈیٹا ٹیب > ڈیٹا کی توثیق )۔
3. مطلوبہ تبدیلیاں کریں۔
4. منتخب کریں ان تبدیلیوں کو اسی سیٹنگ والے دوسرے تمام سیلز پر لاگو کریں کو کاپی کرنے کے لیے چیک باکس وہ تبدیلیاں جو آپ نے اصل توثیق کے معیار کے ساتھ دوسرے تمام سیلز میں کی ہیں۔
5. تبدیلیاں محفوظ کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

مثال کے طور پر، آپ اپنے ایکسل ڈیٹا کی توثیق کی فہرست کو ذریعہ باکس میں شامل کرکے یا ہٹا کر، اور یہ تبدیلیاں اسی ڈراپ ڈاؤن فہرست پر مشتمل تمام دیگر سیلز پر لاگو کریں:

ایکسل ڈیٹا کی توثیق کے اصول کو دوسرے سیلز میں کاپی کرنے کا طریقہ

اگر آپ نے ایک سیل کے لیے ڈیٹا کی توثیق کو ترتیب دیا ہے اور اسی معیار کے ساتھ دوسرے سیلز کی توثیق کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو شروع سے اصول کو دوبارہ بنانے کی ضرورت نہیں ہے۔

ایکسل میں توثیق کے اصول کو کاپی کرنے کے لیے، یہ 4 فوری اقدامات کریں:

1. اس سیل کو منتخب کریں جس میں توثیق اصول لاگو ہوتا ہے اور اسے کاپی کرنے کے لیے Ctrl + C دبائیں۔
2. دوسرے سیلز کو منتخب کریں جن کی آپ تصدیق کرنا چاہتے ہیں۔ غیر ملحقہ سیلز کو منتخب کرنے کے لیے، سیلز کو منتخب کرتے وقت Ctrl کی کو دبائے رکھیں۔
3. سلیکشن پر دائیں کلک کریں، پیسٹ کریں پر کلک کریں۔خصوصی ، اور پھر تصدیق اختیار منتخب کریں۔

   متبادل طور پر، پیسٹ اسپیشل > Validation شارٹ کٹ دبائیں: Ctrl + Alt + V، پھر N۔

4. ٹھیک ہے<پر کلک کریں۔ 2>۔

ٹپ۔ ڈیٹا کی توثیق کو دوسرے سیلز میں کاپی کرنے کے بجائے، آپ اپنے ڈیٹاسیٹ کو ایکسل ٹیبل میں تبدیل کر سکتے ہیں۔ جیسے ہی آپ ٹیبل میں مزید قطاریں شامل کریں گے، ایکسل آپ کے توثیق کے اصول کو خود بخود نئی قطاروں پر لاگو کر دے گا۔

ایکسل میں ڈیٹا کی توثیق والے سیلز کو کیسے تلاش کریں

موجودہ میں تمام توثیق شدہ سیلز کو تیزی سے تلاش کرنے کے لیے ورک شیٹ، ہوم ٹیب پر جائیں > ترمیم کرنا گروپ، اور کلک کریں تلاش کریں & منتخب کریں > ڈیٹا کی توثیق :

یہ ان تمام سیلز کو منتخب کرے گا جن پر ڈیٹا کی توثیق کے کوئی اصول لاگو ہیں:

ایکسل میں ڈیٹا کی توثیق کو کیسے ہٹایا جائے

مجموعی طور پر، ایکسل میں توثیق کو ہٹانے کے دو طریقے ہیں: مائیکروسافٹ کی طرف سے ڈیزائن کردہ معیاری نقطہ نظر اور ایکسل کے ذریعے وضع کردہ ماؤس فری تکنیک وہ گیکس جو کی بورڈ سے ہاتھ نہیں ہٹاتے جب تک کہ بالکل ضروری نہ ہو (مثال کے طور پر ایک کپ کافی پینا :)

طریقہ 1: ڈیٹا کی توثیق کو ہٹانے کا باقاعدہ طریقہ

عام طور پر، ڈیٹا کی توثیق کو ہٹانے کے لیے ایکسل ورک شیٹس میں، آپ ان مراحل کے ساتھ آگے بڑھتے ہیں:

1. ڈیٹا کی توثیق کے ساتھ سیل کو منتخب کریں۔
2. ڈیٹا ٹیب پر، <1 پر کلک کریں۔>ڈیٹا کی توثیق بٹن۔
3. سیٹنگز ٹیب پر، سب کو صاف کریں پر کلک کریں۔