El tutorial explica cómo hacer Validación de Datos en Excel: crear una regla de validación para números, fechas o valores de texto, hacer listas de validación de datos, copiar la validación de datos a otras celdas, encontrar entradas no válidas, corregir y eliminar la validación de datos.

Al configurar un libro de trabajo para sus usuarios, es posible que a menudo desee controlar la entrada de información en celdas específicas para asegurarse de que todas las entradas de datos son precisas y coherentes. Entre otras cosas, es posible que desee permitir sólo un tipo de datos particular, como números o fechas en una celda, o limitar los números a un cierto rango y el texto a una longitud determinada. Incluso es posible que desee proporcionar una lista predefinida de datos aceptablesValidación de datos de Excel le permite hacer todas estas cosas en todas las versiones de Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 e inferiores.

¿Qué es la validación de datos en Excel?

Validación de datos en Excel es una función que restringe (valida) las entradas del usuario en una hoja de cálculo. Técnicamente, se crea una regla de validación que controla qué tipo de datos se pueden introducir en una determinada celda.

He aquí algunos ejemplos de lo que puede hacer la validación de datos de Excel:

• Permitir sólo numérico o texto valores en una celda.
• Permitir sólo números dentro de un gama .
• Permitir entradas de datos de un longitud .
• Restringir fechas y horas fuera de un gama .
• Restringir las entradas a una selección de un lista desplegable .
• Validar una entrada basándose en otra célula .
• Mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario selecciona una celda.
• Mostrar a mensaje de advertencia cuando se han introducido datos incorrectos.
• Encuentre entradas incorrectas en células validadas.

Por ejemplo, puede establecer una regla que limite la entrada de datos a números de 4 dígitos comprendidos entre 1000 y 9999. Si el usuario escribe algo diferente, Excel mostrará una alerta de error explicando lo que ha hecho mal:

Cómo validar datos en Excel

Para añadir la validación de datos en Excel, realice los siguientes pasos.

1. Abra el cuadro de diálogo Validación de datos

Seleccione una o varias celdas para validar, vaya a la pantalla Datos tab> Herramientas de datos y haga clic en el botón Validación de datos botón.

También puede abrir el cuadro de diálogo Validación de datos pulsando Alt> D> L , con cada tecla pulsada por separado.

2. Crear una regla de validación de Excel

En el Ajustes defina los criterios de validación en función de sus necesidades. En los criterios, puede indicar cualquiera de los siguientes elementos:

• Valores - escriba números en los cuadros de criterios como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
• Referencias celulares - hacer una regla basada en un valor o fórmula en otra celda.
• Fórmulas - permiten expresar condiciones más complejas como en este ejemplo.

Por ejemplo, creemos una regla que limite a los usuarios a introducir un número entero entre 1000 y 9999:

Con la regla de validación configurada, haga clic en OK para cerrar el Validación de datos o cambiar a otra pestaña para añadir un mensaje de entrada y/o una alerta de error.

3. Añada un mensaje de entrada (opcional)

Si desea mostrar un mensaje que explique al usuario qué datos están permitidos en una celda determinada, abra la ventana Mensaje de entrada y haga lo siguiente:

• Asegúrese de que el Mostrar mensaje de entrada cuando se selecciona una celda está marcada.
• Introduzca el título y el texto de su mensaje en los campos correspondientes.
• Haga clic en OK para cerrar la ventana de diálogo.

En cuanto el usuario seleccione la celda validada, aparecerá el siguiente mensaje:

4. Mostrar una alerta de error (opcional)

Además del mensaje de entrada, puede mostrar una de las siguientes alertas de error cuando se introducen datos no válidos en una celda.

Tipo de alerta	Descripción
Stop (por defecto)	El tipo de alerta más estricto que impide a los usuarios introducir datos no válidos. Haga clic en Reintentar para escribir un valor diferente o Cancelar para eliminar la entrada.
Advertencia	Advierte a los usuarios de que los datos no son válidos, pero no impide introducirlos. Haga clic en Sí para introducir la entrada no válida, No para editarlo, o Cancelar para eliminar la entrada.
Información	El tipo de alerta más permisivo que sólo informa a los usuarios sobre una entrada de datos no válida. Haga clic en OK para introducir el valor no válido o Cancelar para sacarlo de la célula.

Para configurar un mensaje de error personalizado, vaya a la sección Alerta de error y defina los siguientes parámetros:

• Compruebe el Mostrar alerta de error tras introducir datos no válidos (normalmente seleccionada por defecto).
• En el Estilo seleccione el tipo de alerta deseado.
• Introduzca el título y el texto del mensaje de error en las casillas correspondientes.
• Haga clic en OK .

Y ahora, si el usuario introduce datos no válidos, Excel mostrará una alerta especial explicando el error (como se muestra al principio de este tutorial).

Nota. Si no escribe su propio mensaje, el predeterminado Alerta de parada con el siguiente texto: Este valor no coincide con las restricciones de validación de datos definidas para esta celda .

Ejemplos de validación de datos en Excel

Al añadir una regla de validación de datos en Excel, puede elegir una de las opciones predefinidas o especificar criterios personalizados basados en su propia fórmula de validación. A continuación, analizaremos cada una de las opciones incorporadas y, la semana que viene, examinaremos más detenidamente la validación de datos de Excel con fórmulas personalizadas en otro tutorial.

Como ya sabe, los criterios de validación se definen en el campo Ajustes de la pestaña Validación de datos ( Datos tab> Validación de datos ).

Números enteros y decimales

Para restringir la entrada de datos a un número entero o decimal seleccione el elemento correspondiente en el menú Permitir Y, a continuación, elija uno de los siguientes criterios en la casilla Datos caja:

• Igual a o no igual a el número especificado
• Mayor que o menos de el número especificado
• Entre los dos números o no entre para excluir ese rango de números

Por ejemplo, así es como se crea una regla de validación de Excel que permite cualquier número entero mayor que 0:

Validación de fecha y hora en Excel

Para validar las fechas, seleccione Fecha en el Permitir y, a continuación, seleccione un criterio adecuado en la casilla Datos Hay bastantes opciones predefinidas para elegir: permitir sólo fechas entre dos fechas, igual a, mayor o menor que una fecha específica, y más.

Del mismo modo, para validar los tiempos, seleccione Tiempo en el Permitir y, a continuación, defina los criterios necesarios.

Por ejemplo, para permitir sólo fechas entre Fecha de inicio en B1 y Fecha final en B2, aplique esta regla de validación de fechas de Excel:

Para validar las entradas basándose en los datos de hoy y en la hora actual, cree sus propias fórmulas de validación de datos como se muestra en estos ejemplos:

• Validar fechas basándose en la fecha de hoy
• Validar los tiempos en función de la hora actual

Longitud del texto

Para permitir la introducción de datos de una longitud específica, seleccione Longitud del texto en el Permitir y elija los criterios de validación de acuerdo con su lógica empresarial.

Por ejemplo, para limitar la entrada a 10 caracteres, cree esta regla:

Nota. Longitud del texto limita el número de caracteres pero no el tipo de datos, lo que significa que la regla anterior permitirá tanto texto como números de menos de 10 caracteres o 10 dígitos, respectivamente.

Lista de validación de datos de Excel (desplegable)

Para añadir una lista desplegable de elementos a una celda o a un grupo de celdas, seleccione las celdas de destino y haga lo siguiente:

1. Abra el Validación de datos ( Datos tab> Validación de datos ).
2. En el Ajustes seleccione Lista en el Permitir caja.
3. En el Fuente escriba los elementos de la lista de validación de Excel, separados por comas. Por ejemplo, para limitar la entrada del usuario a tres opciones, escriba Sí, No, N/A .
4. Asegúrese de que el Desplegable en celda para que la flecha desplegable aparezca junto a la celda.
5. Haga clic en OK .

La lista de validación de datos de Excel resultante tendrá un aspecto similar al siguiente:

Nota: Tenga cuidado con el Ignorar el espacio en blanco que está seleccionada por defecto. Si está creando una lista desplegable basada en un rango con nombre que tiene al menos una celda en blanco, la selección de esta casilla permite introducir cualquier valor en la celda validada. En muchas situaciones, también es válido para las fórmulas de validación: si una celda referenciada en la fórmula está en blanco, se permitirá cualquier valor en la celda validada.

Otras formas de crear una lista de validación de datos en Excel

Suministro de listas separadas por comas directamente en el archivo Fuente es la forma más rápida y funciona bien para desplegables pequeños que probablemente no cambien nunca. En otros escenarios, puede proceder de una de las siguientes formas:

• Lista desplegable de validación de datos de un rango de celdas
• Lista dinámica de validación de datos a partir de un rango con nombre
• Lista dinámica de validación de datos a partir de una tabla Excel
• Lista desplegable en cascada (dependiente)

Reglas de validación de datos personalizadas

Además de las reglas de validación de datos incorporadas en Excel que se tratan en este tutorial, puede crear normas personalizadas con sus propias fórmulas de validación de datos. He aquí algunos ejemplos:

• Permitir sólo números
• Permitir sólo texto
• Permitir que el texto empiece por determinados caracteres
• Permitir sólo entradas únicas y no permitir duplicados

Para ver más ejemplos, consulte Reglas y fórmulas de validación de datos personalizadas.

Cómo editar la validación de datos en Excel

Para cambiar una regla de validación de Excel, siga estos pasos:

1. Seleccione cualquiera de las celdas validadas.
2. Abra el Validación de datos ( Datos tab> Validación de datos ).
3. Realice los cambios necesarios.
4. Seleccione Aplique estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración para copiar los cambios realizados en todas las demás celdas con los criterios de validación originales.
5. Haga clic en OK para guardar los cambios.

Por ejemplo, puede editar su lista de validación de datos de Excel añadiendo o eliminando elementos de la lista Fuente y que estos cambios se apliquen a todas las demás celdas que contengan la misma lista desplegable:

Cómo copiar la regla de validación de datos de Excel a otras celdas

Si ha configurado la validación de datos para una celda y desea validar otras celdas con los mismos criterios, no tiene que volver a crear la regla desde cero.

Para copiar la regla de validación en Excel, realice estos 4 pasos rápidos:

1. Seleccione la celda a la que se aplica la regla de validación y pulse Ctrl + C para copiarla.
2. Seleccione otras celdas que desee validar. Para seleccionar celdas no adyacentes, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras selecciona las celdas.
3. Haga clic con el botón derecho en la selección y haga clic en Pegado especial y, a continuación, seleccione Validación opción.

   Alternativamente, pulse la tecla Pegado especial > Validación atajo: Ctrl + Alt + V , luego N .

4. Haga clic en OK .

Sugerencia: en lugar de copiar la validación de datos a otras celdas, puede convertir su conjunto de datos en una tabla de Excel. A medida que añada más filas a la tabla, Excel aplicará su regla de validación a las nuevas filas automáticamente.

Cómo encontrar celdas con validación de datos en Excel

Para localizar rápidamente todas las celdas validadas en la hoja de cálculo actual, vaya a la pestaña Inicio tab> Edición de y haga clic en Buscar & Seleccionar > Validación de datos :

Esto seleccionará todas las celdas que tengan alguna regla de validación de datos aplicada:

Cómo eliminar la validación de datos en Excel

En general, hay dos maneras de eliminar la validación en Excel: el enfoque estándar diseñado por Microsoft y la técnica sin ratón ideada por los frikis de Excel que nunca quitarían las manos del teclado a menos que fuera absolutamente necesario (por ejemplo, para tomar una taza de café :)

Método 1: Forma habitual de eliminar la validación de datos

Normalmente, para eliminar la validación de datos en las hojas de cálculo de Excel, se siguen estos pasos:

1. Seleccione la(s) celda(s) con validación de datos.
2. En el Datos pulse el botón Validación de datos botón.
3. En el Ajustes pulse el botón Borrar todo y, a continuación, pulse OK .

Consejos:

1. Para eliminar la validación de datos de todas las células en la hoja actual, utilice la función Buscar & Seleccionar para seleccionar todas las celdas validadas.
2. Para eliminar un cierta norma de validación de datos seleccione cualquier celda con esa regla, abra la ventana Validación de datos marque la casilla Aplique estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración y, a continuación, haga clic en el botón Borrar todo botón.

Como ves, el método estándar es bastante rápido pero requiere unos cuantos clics del ratón, nada del otro mundo por lo que a mí respecta. Pero si prefieres trabajar con el teclado en lugar de con el ratón, puede que el siguiente método te resulte atractivo.

Método 2: Pegado especial para eliminar reglas de validación de datos

De jure, el Pegado Especial de Excel está diseñado para pegar elementos específicos de celdas copiadas. De facto, puede hacer muchas más cosas útiles. Entre otras, puede eliminar rápidamente las reglas de validación de datos en una hoja de cálculo. He aquí cómo:

1. Seleccione una celda vacía sin validación de datos y pulse Ctrl + C para copiarla.
2. Seleccione las celdas de las que desea eliminar la validación de datos.
3. Pulsa Ctrl + Alt + V , luego N , que es el atajo de teclado para Pegado especial > Validación de datos .
4. Pulse Intro. ¡Listo!

Consejos para la validación de datos en Excel

Ahora que conoces los fundamentos de la validación de datos en Excel, permíteme compartir algunos consejos que pueden hacer que tus reglas sean mucho más eficaces.

Validación de datos de Excel basada en otra celda

En lugar de escribir los valores directamente en los cuadros de criterios, puede introducirlos en algunas celdas y, a continuación, hacer referencia a esas celdas. Si decide cambiar las condiciones de validación más adelante, sólo tendrá que escribir nuevos números en la hoja, sin tener que editar la regla.

Para introducir un referencia de celda puede escribirlo en el recuadro precedido de un signo igual o hacer clic en la flecha situada junto al recuadro y, a continuación, seleccionar la celda con el ratón. También puede hacer clic en cualquier lugar del recuadro y, a continuación, seleccionar la celda en la hoja.

Por ejemplo, para permitir cualquier número entero que no sea el de A1, elija la opción no igual a criterios en el Datos y escriba =$A$1 en el Valor caja:

Para ir un paso más allá, puede introducir un fórmula en la celda referenciada, y hacer que Excel valide la entrada basándose en esa fórmula.

Por ejemplo, para restringir a los usuarios la introducción de fechas posteriores a la de hoy, introduzca el campo =HOY() en alguna celda, digamos B1, y luego establecer una regla de validación de Fecha basada en esa celda:

O bien, puede introducir el =HOY() directamente en la Fecha de inicio que tendrá el mismo efecto.

Reglas de validación basadas en fórmulas

En situaciones en las que no es posible definir un criterio de validación deseado a partir de un valor o una referencia de celda, puede expresarlo mediante una fórmula.

Por ejemplo, para limitar la entrada a los valores mínimo y máximo de la lista de números existente, digamos A1:A10, utilice las siguientes fórmulas:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Preste atención a que bloqueamos el rango utilizando el signo $ (referencias absolutas de celda) para que nuestra regla de validación de Excel funcione correctamente para todas las celdas seleccionadas.

Cómo encontrar datos no válidos en la hoja

Aunque Microsoft Excel permite aplicar la validación de datos a celdas que ya contienen datos, no le avisará si alguno de los valores existentes no cumple los criterios de validación.

Para encontrar datos no válidos que se hayan colado en sus hojas de cálculo antes de añadir la validación de datos, vaya a la ventana Datos y haga clic en Validación de datos > Rodea los datos no válidos .

Esto resaltará todas las celdas que no cumplan los criterios de validación:

En cuanto corrija una entrada no válida, el círculo desaparecerá automáticamente. Para eliminar todos los círculos, vaya a la sección Datos y haga clic en Validación de datos > Círculos de validación claros .

Cómo proteger una hoja de cálculo con validación de datos

En caso de que desee proteger la hoja de cálculo o el libro de trabajo con contraseña, configure primero los ajustes de validación de datos deseados y, a continuación, proteja la hoja. Es importante que desbloquear células validadas antes de proteger la hoja de cálculo, de lo contrario sus usuarios no podrán introducir ningún dato en esas celdas. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Cómo desbloquear determinadas celdas de una hoja protegida.

Cómo compartir un libro de trabajo con validación de datos

Para que varios usuarios puedan colaborar en el libro de trabajo, asegúrate de compartirlo después de haber realizado la validación de datos. Después de compartir el libro de trabajo, tus reglas de validación de datos seguirán funcionando, pero no podrás modificarlas ni añadir nuevas reglas.

La validación de datos de Excel no funciona

Si la validación de datos no funciona correctamente en sus hojas de cálculo, lo más probable es que se deba a una de las siguientes razones.

La validación de datos no funciona para los datos copiados

La validación de datos en Excel está diseñada para prohibir introducción de datos no válidos directamente en una celda, pero no puede impedir que los usuarios copien datos no válidos. Aunque no hay forma de desactivar los accesos directos de copiar/pegar (aparte de utilizar VBA), al menos puede impedir que se copien datos arrastrando y soltando celdas. Para ello, vaya a Archivo > Opciones > Avanzado > Opciones de edición y borrar el Activar el controlador de relleno y la función de arrastrar y soltar celdas casilla de verificación.

La validación de datos de Excel no está disponible en el modo de edición de celdas

El comando Validación de datos no está disponible (aparece en gris) si está introduciendo o modificando datos en una celda. Cuando haya terminado de editar la celda, pulse Intro o Esc para salir del modo de edición y, a continuación, realice la validación de datos.

La validación de datos no puede aplicarse a un libro de trabajo protegido o compartido.

Aunque las reglas de validación existentes siguen funcionando en los libros de trabajo protegidos y compartidos, no es posible cambiar la configuración de validación de datos ni establecer nuevas reglas. Para ello, desprotege y/o descomparte primero tu libro de trabajo.

Fórmulas de validación de datos incorrectas

Al realizar la validación de datos basada en fórmulas en Excel, hay tres cosas importantes que comprobar:

• Una fórmula de validación no devuelve errores.
• Una fórmula no hace referencia a celdas vacías.
• Se utilizan las referencias de celda adecuadas.

Para obtener más información, consulte La regla de validación de datos personalizada no funciona.

Recálculo manual activado

Si el modo de cálculo manual está activado en su Excel, las fórmulas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para volver a cambiar la opción de cálculo de Excel a automático, vaya a la pestaña Fórmulas tab> Cálculo haga clic en el botón Opciones de cálculo y, a continuación, haga clic en Automático .

Para más información, consulte Cálculo automático frente a cálculo manual.

Así es como se añade y utiliza la validación de datos en Excel. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!