Šajā pamācībā ir izskaidrots, kā veikt datu validēšanu programmā Excel: izveidot skaitļu, datumu vai teksta vērtību validēšanas noteikumu, izveidot datu validēšanas sarakstus, kopēt datu validēšanu uz citām šūnām, atrast nederīgus ierakstus, labot un noņemt datu validēšanu.

Veidojot darbgrāmatu lietotājiem, bieži vien varat kontrolēt informācijas ievadīšanu konkrētās šūnās, lai pārliecinātos, ka visi datu ieraksti ir precīzi un konsekventi. Cita starpā varat atļaut šūnā ievadīt tikai noteikta veida datus, piemēram, skaitļus vai datumus, vai ierobežot skaitļus līdz noteiktam diapazonam un tekstu līdz noteiktam garumam. Var pat vēlēties nodrošināt iepriekš definētu pieņemamo datu sarakstu.Excel datu validēšana ļauj veikt visas šīs darbības visās Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2019, 2016, 20013, 2010 un jaunākās versijās.

Kas ir datu validēšana programmā Excel?

Excel datu validēšana ir funkcija, kas ierobežo (validē) lietotāja ievadi darblapā. Tehniski jūs izveidojat validēšanas noteikumu, kas kontrolē, kādus datus var ievadīt konkrētā šūnā.

Šeit ir tikai daži piemēri, ko spēj paveikt Excel datu validēšana:

• Atļaut tikai ciparu vai teksts vērtības šūnā.
• Atļaut tikai numurus noteiktā diapazons .
• Atļaut datu ierakstus par konkrētu garums .
• Ierobežot datumus un laikus ārpus konkrētā diapazons .
• Ierobežot ierakstus ar atlasi no nolaižamais saraksts .
• Ieraksta apstiprināšana, pamatojoties uz cita šūna .
• Rādīt ievades ziņojums kad lietotājs izvēlas šūnu.
• Rādīt a brīdinājuma ziņojums ja ir ievadīti nepareizi dati.
• Atrast nepareizi ieraksti validētās šūnās.

Piemēram, varat iestatīt noteikumu, kas ierobežo datu ievadi līdz četrciparu skaitļiem no 1000 līdz 9999. Ja lietotājs ievada kaut ko citu, Excel parādīs kļūdas brīdinājumu, kurā būs paskaidrots, ko lietotājs ir izdarījis nepareizi:

Kā veikt datu validāciju programmā Excel

Lai programmā Excel pievienotu datu validēšanu, veiciet šādas darbības.

1. Atveriet dialoglodziņu Datu validēšana

Izvēlieties vienu vai vairākas šūnas, kuras vēlaties apstiprināt, dodieties uz Dati cilne> Datu rīki grupu un noklikšķiniet uz Datu validēšana pogu.

Dialoglodziņu Datu validēšana var atvērt arī, nospiežot Alt> D> L , nospiežot katru taustiņu atsevišķi.

2. Izveidojiet Excel validācijas noteikumu

Par Iestatījumi cilnē definējiet validācijas kritērijus atbilstoši savām vajadzībām. Kritērijos varat norādīt jebkuru no šiem elementiem:

• Vērtības - ievadiet skaitļus kritēriju lodziņos, kā parādīts zemāk redzamajā ekrānšāviņā.
• Atsauces uz šūnām - izveidot noteikumu, pamatojoties uz vērtību vai formulu citā šūnā.
• Formulas - ļauj izteikt sarežģītākus nosacījumus, piemēram, kā šajā piemērā.

Piemēram, izveidosim noteikumu, kas ierobežo lietotāju tiesības ievadīt veselu skaitli no 1000 līdz 9999:

Kad validēšanas noteikums ir konfigurēts, noklikšķiniet uz LABI lai aizvērtu Datu validēšana logu vai pārslēgties uz citu cilni, lai pievienotu ievades ziņojumu un/vai kļūdas brīdinājumu.

3. Pievienojiet ievades ziņojumu (pēc izvēles)

Ja vēlaties parādīt ziņojumu, kurā lietotājam tiek paskaidrots, kādi dati ir atļauti attiecīgajā šūnā, atveriet komandu Ievades ziņojums cilni un veiciet šādas darbības:

• Pārliecinieties, ka Rādīt ievades ziņojumu, kad ir atlasīta šūna lodziņš ir atzīmēts.
• Attiecīgajos laukos ievadiet ziņojuma nosaukumu un tekstu.
• Noklikšķiniet uz LABI lai aizvērtu dialoglodziņu.

Tiklīdz lietotājs izvēlas apstiprināto šūnu, tiek parādīts šāds ziņojums:

4. Parādiet kļūdas brīdinājumu (pēc izvēles)

Papildus ievades ziņojumam var parādīt vienu no šādiem kļūdas brīdinājumiem, ja šūnā ir ievadīti nederīgi dati.

Brīdinājuma veids	Apraksts
Pārtraukt (pēc noklusējuma)	Visstingrākais brīdinājuma tips, kas neļauj lietotājiem ievadīt nederīgus datus. Noklikšķiniet uz Atkārtot lai ievadītu citu vērtību vai Atcelt lai noņemtu ierakstu.
Brīdinājums	Brīdina lietotājus, ka dati ir nederīgi, bet neaizliedz to ievadīšanu. Noklikšķiniet uz Jā lai ievadītu nederīgu ierakstu, Nē lai to rediģētu, vai Atcelt lai noņemtu ierakstu.
Informācija	Vispieļaujamākais brīdinājuma veids, kas informē lietotājus tikai par nederīgu datu ievadīšanu. Noklikšķiniet uz LABI lai ievadītu nederīgu vērtību vai Atcelt lai to izņemtu no šūnas.

Lai konfigurētu pielāgotu kļūdas ziņojumu, dodieties uz Kļūdas brīdinājums cilni un definējiet šādus parametrus:

• Pārbaudiet Rādīt kļūdas brīdinājumu pēc nederīgu datu ievadīšanas lodziņš (parasti ir atlasīts pēc noklusējuma).
• In the Stils izvēlieties vēlamo brīdinājuma veidu.
• Attiecīgajos lodziņos ievadiet kļūdas ziņojuma nosaukumu un tekstu.
• Noklikšķiniet uz LABI .

Tagad, ja lietotājs ievada nederīgus datus, Excel parādīs īpašu brīdinājumu, kurā tiks paskaidrota kļūda (kā parādīts šīs pamācības sākumā).

Piezīme. Ja neieraksta savu ziņojumu, tad noklusējuma Stop brīdinājums tiks parādīts šāds teksts: Šī vērtība neatbilst šai šūnai noteiktajiem datu validācijas ierobežojumiem. .

Excel datu validēšanas piemēri

Pievienojot datu validēšanas noteikumu programmā Excel, varat izvēlēties kādu no iepriekš noteiktajiem iestatījumiem vai norādīt pielāgotus kritērijus, pamatojoties uz savu validēšanas formulu. Tālāk mēs aplūkosim katru no iebūvētajām iespējām, bet nākamnedēļ atsevišķā pamācībā sīkāk aplūkosim Excel datu validēšanu ar pielāgotām formulām.

Kā jau zināt, validācijas kritēriji ir definēti elementā Iestatījumi cilne Datu validēšana dialoglodziņš ( Dati cilne> Datu validēšana ).

Veseli skaitļi un decimāldaļas

Lai ierobežotu datu ievadīšanu līdz vesels skaitlis vai decimālskaitļi , izvēlieties atbilstošo elementu Atļaut un pēc tam izvēlieties vienu no šādiem kritērijiem lodziņā Dati kaste:

• Vienāds ar vai nav vienāds ar norādīto skaitu
• Lielāks par vai mazāk nekā norādīto skaitu
• Starp divi skaitļi vai nevis starp lai izslēgtu šo skaitļu diapazonu.

Piemēram, šādi tiek izveidots Excel validēšanas noteikums, kas atļauj jebkuru veselu skaitli, kas lielāks par 0:

Datuma un laika validēšana programmā Excel

Lai apstiprinātu datumus, atlasiet Datums in the Atļaut un pēc tam izvēlieties atbilstošu kritēriju lodziņā Dati lodziņā. Ir diezgan daudz iepriekš noteiktu iespēju, no kurām izvēlēties: atļaut tikai datumus starp diviem datumiem, vienāds ar, lielāks vai mazāks par konkrētu datumu un citas.

Līdzīgi, lai apstiprinātu laikus, atlasiet Laiks in the Atļaut un pēc tam definējiet vajadzīgos kritērijus.

Piemēram, lai atļautu tikai datumus no Sākuma datums B1 un Beigu datums programmā B2 piemēro šo Excel datuma apstiprināšanas noteikumu:

Lai apstiprinātu ierakstus, pamatojoties uz šodienas datiem un pašreizējo laiku, izveidojiet savas datu apstiprināšanas formulas, kā parādīts šajos piemēros:

• Datumu validēšana, pamatojoties uz šodienas datumu
• Laika apstiprināšana, pamatojoties uz pašreizējo laiku

Teksta garums

Lai atļautu ievadīt noteikta garuma datus, atlasiet Teksta garums in the Atļaut un atlasiet validācijas kritērijus atbilstoši savai darbības loģikai.

Piemēram, lai ierobežotu ievadi līdz 10 rakstzīmēm, izveidojiet šo noteikumu:

Piezīme. Teksta garums opcija ierobežo rakstzīmju skaitu, bet neierobežo datu tipu, kas nozīmē, ka iepriekš minētais noteikums atļaus gan tekstu, gan skaitļus, kas nepārsniedz attiecīgi 10 rakstzīmes vai 10 ciparus.

Excel datu validēšanas saraksts (nolaižamais)

Lai šūnai vai šūnu grupai pievienotu elementu izlaižamo sarakstu, atlasiet mērķa šūnas un veiciet šādus darbības:

1. Atveriet Datu validēšana dialoglodziņš ( Dati cilne> Datu validēšana ).
2. Par Iestatījumi cilnē atlasiet Saraksts in the Atļaut kaste.
3. In the Avots: lodziņā ierakstiet ar komatiem atdalītus Excel validācijas saraksta elementus. Piemēram, lai ierobežotu lietotāja ievades iespēju līdz trim izvēlēm, ierakstiet Jā, Nē, N/A .
4. Pārliecinieties, ka Izlaižamā rūtiņa šūnā lai blakus šūnai parādītos nolaižamā bultiņa, ir atzīmēts lodziņš.
5. Noklikšķiniet uz LABI .

Iegūtais Excel datu validēšanas saraksts izskatīsies līdzīgi kā šis:

Piezīme. Lūdzu, esiet uzmanīgi ar Ignorēt tukšu Ja veidojat nolaižamo sarakstu, pamatojoties uz nosauktu diapazonu, kurā ir vismaz viena tukša šūna, šīs izvēles rūtiņas atzīmēšana ļauj validētajā šūnā ievadīt jebkuru vērtību. Daudzās situācijās tas attiecas arī uz validācijas formulām: ja šūna, uz kuru ir atsauce formulā, ir tukša, validētajā šūnā būs atļauta jebkura vērtība.

Citi veidi, kā izveidot datu validācijas sarakstu programmā Excel

Sarakstu, kas atdalīti ar komatēm, iesniegšana tieši programmā Avots: lodziņš ir ātrākais veids, kas labi darbojas nelieliem izlaižamajiem logiem, kuri, visticamāk, nekad nemainīsies. Citos scenārijos varat izmantot kādu no šiem veidiem:

• Nolaižamais datu validācijas saraksts no šūnu diapazona
• Dinamisks datu validācijas saraksts no nosaukta diapazona
• Dinamisks datu validācijas saraksts no Excel tabulas
• Kaskādes (atkarīgs) nolaižamais saraksts

Pielāgotie datu validēšanas noteikumi

Papildus šajā pamācībā aplūkotajiem iebūvētajiem Excel datu validēšanas noteikumiem varat izveidot arī pielāgotie noteikumi ar savām datu validēšanas formulām. Šeit ir tikai daži piemēri:

• Atļaut tikai numurus
• Atļaut tikai tekstu
• Atļaut tekstu, kas sākas ar konkrētām rakstzīmēm
• Atļaut tikai unikālus ierakstus un aizliegt dublikātus.

Vairāk piemēru skatiet sadaļā Pielāgotie datu validēšanas noteikumi un formulas.

Kā rediģēt datu validāciju programmā Excel

Lai mainītu Excel validēšanas noteikumu, veiciet šādas darbības:

1. Atlasiet jebkuru no apstiprinātajām šūnām.
2. Atveriet Datu validēšana dialoglodziņš ( Dati cilne> Datu validēšana ).
3. Veiciet nepieciešamās izmaiņas.
4. Izvēlieties Piemērojiet šīs izmaiņas visām pārējām šūnām ar tādiem pašiem iestatījumiem. izvēles rūtiņu, lai kopētu veiktās izmaiņas visās citās šūnās ar sākotnējiem validācijas kritērijiem.
5. Noklikšķiniet uz LABI lai saglabātu izmaiņas.

Piemēram, varat rediģēt Excel datu validēšanas sarakstu, pievienojot vai noņemot vienumus no Avots: un šīs izmaiņas tiek piemērotas visām citām šūnām, kurās ir tas pats nolaižamais saraksts:

Kā kopēt Excel datu validēšanas noteikumu uz citām šūnām

Ja esat konfigurējis datu validēšanu vienai šūnai un vēlaties validēt citas šūnas ar tādiem pašiem kritērijiem, jums nav no jauna jārada noteikums no nulles.

Lai kopētu apstiprināšanas noteikumu programmā Excel, veiciet šīs 4 īsās darbības:

1. Atlasiet šūnas, uz kurām attiecas apstiprināšanas noteikums, un nospiediet Ctrl + C, lai to kopētu.
2. Atlasiet citas šūnas, kuras vēlaties apstiprināt. Lai atlasītu nesaderīgas šūnas, nospiediet un turiet taustiņu Ctrl, kamēr atlasāt šūnas.
3. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlases, noklikšķiniet uz Īpašais ielīmēšanas veids un pēc tam atlasiet Apstiprināšana iespēja.

   Var arī nospiest Īpašais ielīmēšanas veids > Apstiprināšana Īsceļu kombinācija: Ctrl + Alt + V , pēc tam N .

4. Noklikšķiniet uz LABI .

Padoms. Tā vietā, lai datu validāciju kopētu uz citām šūnām, varat datu kopu pārvērst Excel tabulā. Kad tabulai pievienosiet vairāk rindu, Excel automātiski piemēros validācijas noteikumu jaunajām rindām.

Kā atrast šūnas ar datu validāciju programmā Excel

Lai ātri atrastu visas validētās šūnas pašreizējā darblapā, dodieties uz Sākums cilne> Rediģēšana grupu un noklikšķiniet uz Atrast & amp; atlasīt > Datu validēšana :

Tiks atlasītas visas šūnas, kurām ir piemēroti datu validēšanas noteikumi:

Kā noņemt datu validāciju programmā Excel

Kopumā ir divi veidi, kā Excel programmā noņemt validāciju: standarta pieeja, ko izstrādājusi Microsoft, un bezpeles metode, ko izstrādājuši Excel ģēniji, kuri nekad nenovelk rokas no tastatūras, ja vien tas nav absolūti nepieciešams (piemēram, lai iedzertu tasi kafijas :).

1. metode: parastais datu validēšanas noņemšanas veids

Parasti, lai noņemtu datu validāciju Excel darblapās, veiciet šādas darbības:

1. Atlasiet šūnas ar datu validāciju.
2. Par Dati noklikšķiniet uz cilnes Datu validēšana pogu.
3. Par Iestatījumi noklikšķiniet uz cilnes Notīrīt visu pogu un pēc tam noklikšķiniet uz LABI .

Padomi:

1. Datu validēšanas noņemšana no visām šūnām pašreizējā lapā izmantojiet funkciju Atrast un atlasīt, lai atlasītu visas apstiprinātās šūnas.
2. Lai noņemtu noteiktu datu validēšanas noteikumu , atlasiet jebkuru šūnas ar šo noteikumu, atveriet Datu validēšana dialoglodziņā pārbaudiet Piemērojiet šīs izmaiņas visām pārējām šūnām ar tādiem pašiem iestatījumiem. un pēc tam noklikšķiniet uz Notīrīt visu pogu.

Kā redzat, standarta metode ir diezgan ātra, bet prasa dažus peles klikšķus, kas manuprāt, nav liels sīkums. Bet, ja jums vairāk patīk strādāt ar tastatūru, nevis ar peli, jums varētu būt pievilcīga šāda pieeja.

2. metode: Paste Special, lai dzēstu datu validēšanas noteikumus

De jure, Excel Paste Special ir paredzēta konkrētu kopēto šūnu elementu ielīmēšanai. De facto tā var veikt daudz vairāk noderīgu darbību. Cita starpā tā var ātri noņemt datu validēšanas noteikumus darblapā. Lūk, kā to izdarīt:

1. Atlasiet tukšu šūnu bez datu validācijas un nospiediet Ctrl + C, lai to kopētu.
2. Atlasiet šūnas, no kurām vēlaties noņemt datu validāciju.
3. Nospiediet Ctrl + Alt + V , pēc tam N , kas ir saīsne, lai Īpašais ielīmēšanas veids > Datu validēšana .
4. Nospiediet Enter . Gatavs!

Excel datu validēšanas padomi

Tagad, kad zināt datu validēšanas pamatus programmā Excel, ļaujiet man dalīties ar dažiem padomiem, kas var padarīt jūsu noteikumus daudz efektīvākus.

Excel datu validēšana, pamatojoties uz citu šūnu

Tā vietā, lai ievadītu vērtības tieši kritēriju lodziņos, varat ievadīt tās dažās šūnās un pēc tam atsaukties uz šīm šūnām. Ja vēlāk nolemjat mainīt validācijas nosacījumus, jūs vienkārši ierakstīsiet jaunus skaitļus lapā, un nebūs jāmaina noteikums.

Lai ievadītu šūnas atsauce , ierakstiet to lodziņā, pirms kura ir vienādības zīme, vai noklikšķiniet uz bultiņas blakus lodziņam un pēc tam atlasiet šūnas, izmantojot peli. Varat arī noklikšķināt jebkurā vietā lodziņā un pēc tam atlasīt šūnas lapā.

Piemēram, lai pieļautu jebkuru veselu skaitli, kas nav skaitlis A1, izvēlieties iespēju nav vienāds ar kritēriji Dati un ierakstiet =$A$1 in the Vērtība kaste:

Lai spertu vēl vienu soli tālāk, varat ievadīt formula šūnā, uz kuru ir atsauce, un ļaujiet programmai Excel pārbaudīt ievades datus, pamatojoties uz šo formulu.

Piemēram, lai ierobežotu lietotāju tiesības ievadīt datumus pēc šodienas datuma, ievadiet =DIENA() formulu kādā šūnā, piemēram, B1, un pēc tam izveidojiet datuma apstiprināšanas noteikumu, pamatojoties uz šo šūnu:

Vai arī varat ievadīt =DIENA() formulu tieši Sākuma datums lodziņu, kam būs tāds pats efekts.

Uz formulām balstīti validācijas noteikumi

Situācijās, kad nav iespējams definēt vēlamo validācijas kritēriju, pamatojoties uz vērtību vai šūnu atsauci, to var izteikt, izmantojot formulu.

Piemēram, lai ierobežotu ierakstu līdz minimālajai un maksimālajai vērtībai esošajā skaitļu sarakstā, piemēram, A1:A10, izmantojiet šādas formulas:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Lūdzu, pievērsiet uzmanību tam, ka mēs bloķējam diapazonu, izmantojot $ zīmi (absolūtās šūnu atsauces), lai mūsu Excel validācijas noteikums pareizi darbotos visās atlasītajās šūnās.

Kā lapā atrast nederīgus datus

Lai gan programma Microsoft Excel ļauj piemērot datu validēšanu šūnām, kurās jau ir dati, tā nepaziņo, ja dažas no esošajām vērtībām neatbilst validēšanas kritērijiem.

Lai atrastu nederīgus datus, kas darba tabulās bija nonākuši pirms datu validācijas pievienošanas, dodieties uz Dati cilni un noklikšķiniet uz Datu validēšana > Apļa aplis Nederīgi dati .

Tādējādi tiks izceltas visas šūnas, kas neatbilst validācijas kritērijiem:

Tiklīdz labosiet nederīgu ierakstu, aplis automātiski tiks dzēsts. Lai dzēstu visus apļus, dodieties uz sadaļu Dati cilni un noklikšķiniet uz Datu validēšana > Skaidri apstiprināšanas apļi .

Kā aizsargāt darblapu ar datu validāciju

Ja vēlaties aizsargāt darblapu vai darbgrāmatu ar paroli, vispirms konfigurējiet vēlamos datu validēšanas iestatījumus un pēc tam aizsargājiet lapu. Ir svarīgi, lai jūs atbloķēt apstiprinātas šūnas pirms darblapas aizsargāšanas, pretējā gadījumā lietotāji šajās šūnās nevarēs ievadīt nekādus datus. Sīkāku informāciju skatiet sadaļā Kā atbloķēt noteiktas aizsargātas lapas šūnas.

Kā kopīgot darbgrāmatu ar datu validāciju

Lai ļautu vairākiem lietotājiem sadarboties ar darbgrāmatu, pēc datu validēšanas veikšanas noteikti kopīgojiet darbgrāmatu. Pēc darbgrāmatas kopīgošanas jūsu datu validēšanas noteikumi turpinās darboties, taču tos nevarēsiet mainīt, kā arī pievienot jaunus noteikumus.

Excel datu validēšana nedarbojas

Ja datu validēšana darblapās nedarbojas pareizi, tas, visticamāk, ir saistīts ar kādu no šiem iemesliem.

Datu validēšana nedarbojas kopētiem datiem

Datu validēšana programmā Excel ir izstrādāta, lai nepieļautu nepareizu datu ievadīšana tieši šūnā, bet tā nevar aizliegt lietotājiem kopēt nederīgus datus. Lai gan nav iespējams atspējot kopēšanas/ielīmēšanas saīsnes (izņemot, izmantojot VBA), varat vismaz novērst datu kopēšanu, velkot un nometot šūnas. Lai to izdarītu, dodieties uz Faili > Iespējas > Advanced > Rediģēšanas opcijas , un notīriet Iespējot aizpildīšanas rokturi un šūnu vilkšanu un nomešanu izvēles rūtiņu.

Excel datu validēšana nav pieejama, kad atrodas šūnu rediģēšanas režīmā

Komanda Datu validēšana nav pieejama (ir pelēkā krāsā), ja ievadāt vai maināt datus šūnā. Pēc šūnas rediģēšanas pabeigšanas nospiediet Enter vai Esc, lai izietu no rediģēšanas režīma, un pēc tam veiciet datu validēšanu.

Datu validāciju nevar piemērot aizsargātai vai koplietojamai darbgrāmatai

Lai gan aizsargātajās un kopīgotajās darbgrāmatā turpina darboties esošie validēšanas noteikumi, nav iespējams mainīt datu validēšanas iestatījumus vai iestatīt jaunus noteikumus. Lai to izdarītu, vispirms noņemiet kopīgošanu un/vai noņemiet aizsardzību darbgrāmatā.

Nepareizas datu validēšanas formulas

Veicot uz formulu balstītu datu validāciju programmā Excel, ir trīs svarīgas lietas, kas jāpārbauda:

• Validācijas formula neatgriež kļūdas.
• Formula neatsaucas uz tukšām šūnām.
• Tiek izmantotas atbilstošas atsauces uz šūnām.

Lai uzzinātu vairāk, skatiet sadaļu Pielāgotais datu validēšanas noteikums nedarbojas.

Ir ieslēgta manuālā pārrēķināšana

Ja programmā Excel ir ieslēgts manuālā aprēķina režīms, neaprēķinātas formulas var kavēt pareizu datu apstiprināšanu. Lai mainītu Excel aprēķina opciju atpakaļ uz automātisko, atveriet sadaļu Formulas cilne> Aprēķins grupa, noklikšķiniet uz Aprēķina opcijas pogu un pēc tam noklikšķiniet uz Automātiskais .

Lai iegūtu vairāk informācijas, skatiet sadaļu Automātiskais aprēķins pret manuālo aprēķinu.

Lūk, kā jūs pievienojat un izmantojat datu validāciju programmā Excel. Paldies, ka izlasījāt, un ceru, ka nākamnedēļ tiksimies mūsu emuārā!