I handledningen förklaras hur du gör datavalidering i Excel: skapa en valideringsregel för siffror, datum eller textvärden, skapa valideringslistor, kopiera datavalidering till andra celler, hitta ogiltiga poster, åtgärda och ta bort datavalidering.

När du konfigurerar en arbetsbok för dina användare kan du ofta vilja kontrollera information som matas in i specifika celler för att se till att alla datainmatningar är korrekta och konsekventa. Bland annat kan du vilja tillåta endast vissa datatyper, t.ex. siffror eller datum, i en cell, eller begränsa siffror till ett visst intervall och text till en viss längd. Du kanske till och med vill tillhandahålla en fördefinierad lista över godtagbaraExcel Data Validation gör det möjligt att göra alla dessa saker i alla versioner av Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 och lägre.

Vad är datavalidering i Excel?

Validering av Excel-data är en funktion som begränsar (validerar) användarinmatning i ett kalkylblad. Tekniskt sett skapar du en valideringsregel som styr vilken typ av data som kan matas in i en viss cell.

Här är några exempel på vad Excel kan göra med datavalidering:

• Tillåt endast numerisk eller . text värden i en cell.
• Tillåta endast nummer inom ett visst angivet sortiment .
• Tillåta dataposter av en viss typ längd .
• Begränsa datum och tider utanför en given sortiment .
• Begränsa inmatningar till ett urval från en rullgardinslista .
• Validera en post baserat på en annan cell .
• Visa en Inmatningsmeddelande. när användaren väljer en cell.
• Visa en varningsmeddelande när felaktiga uppgifter har angetts.
• Hitta felaktiga uppgifter i validerade celler.

Du kan till exempel skapa en regel som begränsar datainmatningen till fyrsiffriga tal mellan 1000 och 9999. Om användaren skriver något annat kommer Excel att visa en felvarning som förklarar vad användaren har gjort fel:

Hur man gör datavalidering i Excel

Om du vill lägga till datavalidering i Excel utför du följande steg.

1. Öppna dialogrutan Validering av data

Markera en eller flera celler som ska valideras, gå till Uppgifter flik> Verktyg för data gruppen och klicka på Validering av data knapp.

Du kan också öppna dialogrutan Datavalidering genom att trycka på Alt> D> L , med varje tangent intryckt separat.

2. Skapa en Excel-valideringsregel

På den Inställningar definierar du valideringskriterierna enligt dina behov. I kriterierna kan du ange något av följande:

• Värden - Skriv in siffror i rutorna för kriterierna som visas i skärmbilden nedan.
• Cellreferenser - göra en regel baserad på ett värde eller en formel i en annan cell.
• Formler - gör det möjligt att uttrycka mer komplexa villkor som i det här exemplet.

Låt oss till exempel skapa en regel som begränsar användarna till att skriva in ett helt tal mellan 1000 och 9999:

När valideringsregeln är konfigurerad klickar du antingen på OK för att stänga Validering av data eller byta till en annan flik för att lägga till ett inmatningsmeddelande och/eller en felvarning.

3. Lägg till ett inmatningsmeddelande (valfritt)

Om du vill visa ett meddelande som förklarar för användaren vilka data som är tillåtna i en viss cell öppnar du Inmatningsmeddelande och gör följande:

• Kontrollera att Visa inmatningsmeddelande när en cell är vald är markerad.
• Skriv in rubriken och texten till ditt meddelande i de motsvarande fälten.
• Klicka på OK för att stänga dialogfönstret.

Så snart användaren väljer den validerade cellen visas följande meddelande:

4. Visa en felvarning (valfritt)

Förutom inmatningsmeddelandet kan du visa en av följande felmeddelanden när ogiltiga data matas in i en cell.

Typ av varning	Beskrivning
Stoppa (standard)	Den strängaste varningstypen som hindrar användare från att skriva in ogiltiga uppgifter. Du klickar på Försök igen för att skriva ett annat värde eller Avbryt för att ta bort posten.
Varning	Varnar användaren om att uppgifterna är ogiltiga, men förhindrar inte att de matas in. Du klickar på Ja för att mata in den ogiltiga posten, Ingen för att redigera den, eller Avbryt för att ta bort posten.
Information	Den mest tillåtande varningstypen som endast informerar användarna om en ogiltig datainmatning. Du klickar på OK för att ange ett ogiltigt värde eller Avbryt för att ta bort den från cellen.

Om du vill konfigurera ett anpassat felmeddelande går du till Felvarning och definierar följande parametrar:

• Kontrollera Visa en felvarning när ogiltiga uppgifter har angetts (vanligtvis markerad som standard).
• I Stil Välj önskad typ av varning i rutan.
• Ange rubrik och text för felmeddelandet i motsvarande rutor.
• Klicka på OK .

Om användaren anger ogiltiga uppgifter visar Excel nu en särskild varning som förklarar felet (som i början av den här handledningen).

Obs. Om du inte skriver ditt eget meddelande kommer standard Stoppa varning med följande text kommer att visas: Värdet motsvarar inte de begränsningar för datavalidering som definierats för den här cellen. .

Exempel på Excel-datavalidering

När du lägger till en regel för datavalidering i Excel kan du välja en av de fördefinierade inställningarna eller ange egna kriterier baserat på din egen valideringsformel. Nedan diskuterar vi de inbyggda alternativen, och nästa vecka tittar vi närmare på Excel-datavalidering med egna formler i en separat handledning.

Som du redan vet definieras valideringskriterierna i Inställningar på fliken Validering av data dialogrutan ( Uppgifter flik> Validering av data ).

Hela tal och decimaltal

Om du vill begränsa datainmatningen till en heltal eller . decimal väljer du motsvarande punkt i listan Tillåt och välj sedan ett av följande kriterier i rutan Uppgifter box:

• Lika med eller . inte är lika med det angivna antalet
• Större än eller . mindre än det angivna antalet
• Mellan de två siffrorna eller inte mellan för att utesluta denna sifferkrets

Så här skapar du till exempel en Excel-valideringsregel som tillåter alla hela tal som är större än 0:

Validering av datum och tid i Excel

Om du vill bekräfta datum väljer du Datum i den Tillåt och välj sedan ett lämpligt kriterium i rutan Uppgifter Det finns en hel del fördefinierade alternativ att välja mellan: tillåt endast datum mellan två datum, lika med, större eller mindre än ett visst datum, med mera.

Om du vill validera tider väljer du på samma sätt Tid i den Tillåt och definiera sedan de önskade kriterierna.

Om du till exempel bara vill tillåta datum mellan Startdatum i B1 och Slutdatum i B2, tillämpa den här Excel-datavalideringsregeln:

Om du vill validera poster baserat på dagens data och aktuell tid kan du skapa egna formler för validering av data enligt exemplen nedan:

• Validera datum baserat på dagens datum
• Validera tider baserat på aktuell tid

Textens längd

Om du vill tillåta datainmatning av en viss längd väljer du Textens längd i den Tillåt och välj valideringsvillkor i enlighet med din affärslogik.

Om du till exempel vill begränsa inmatningen till 10 tecken skapar du den här regeln:

Observera. Textens längd alternativet begränsar antalet tecken men inte datatypen, vilket innebär att ovanstående regel tillåter både text och siffror under 10 tecken respektive 10 siffror.

Lista för validering av Excel-data (rullgardinsmeny)

Om du vill lägga till en rullgardinslista med objekt i en cell eller en grupp av celler markerar du målcellerna och gör följande:

1. Öppna Validering av data dialogrutan ( Uppgifter flik> Validering av data ).
2. På den Inställningar Välj Lista i den Tillåt box.
3. I Källa och skriv in punkterna i din Excel-valideringslista, separerade med kommatecken. Om du till exempel vill begränsa användarens inmatning till tre val, skriver du Ja, Nej, N/A .
4. Kontrollera att Dropdown i en cell markeras för att pilen i rullgardinsmenyn ska visas bredvid cellen.
5. Klicka på OK .

Den resulterande Excel-listan för datavalidering kommer att se ut ungefär så här:

Observera: Var försiktig med Ignorera tomt Om du skapar en rullgardinslista baserad på ett namngivet intervall som har minst en tom cell kan du markera den här kryssrutan så att du kan ange vilket värde som helst i den validerade cellen. I många situationer gäller det även för valideringsformler: om en cell som refereras i formeln är tom tillåts vilket värde som helst i den validerade cellen.

Andra sätt att skapa en lista för datavalidering i Excel

Att tillhandahålla kommaseparerade listor direkt i Källa är det snabbaste sättet och fungerar bra för små rullgardinsmenyer som troligen aldrig kommer att ändras. I andra fall kan du använda något av följande sätt:

• Lista med valideringsdata från ett antal celler
• Dynamisk datavalideringslista från ett namngivet intervall
• Dynamisk datavalideringslista från Excel-tabell
• Kaskadindelad (beroende) rullgardinslista

Anpassade regler för validering av data

Förutom de inbyggda Excel-reglerna för datavalidering som diskuteras i den här handledningen kan du skapa anpassade regler med dina egna formler för datavalidering. Här är några exempel:

• Tillåt endast siffror
• Tillåt endast text
• Tillåt text som börjar med vissa tecken
• Tillåt endast unika poster och förbjuder dubbletter.

Fler exempel finns i Anpassade regler och formler för validering av data.

Hur du redigerar datavalidering i Excel

Gör så här om du vill ändra en Excel-valideringsregel:

1. Markera någon av de validerade cellerna.
2. Öppna Validering av data dialogrutan ( Uppgifter flik> Validering av data ).
3. Gör de nödvändiga ändringarna.
4. Välj den Tillämpa dessa ändringar på alla andra celler med samma inställningar. för att kopiera ändringarna du gjort till alla andra celler med de ursprungliga valideringskriterierna.
5. Klicka på OK för att spara ändringarna.

Du kan till exempel redigera din Excel-databekräftelselista genom att lägga till eller ta bort objekt från listan Källa och få ändringarna tillämpade på alla andra celler som innehåller samma rullgardinslista:

Hur du kopierar Excel-datavalideringsregeln till andra celler

Om du har konfigurerat datavalidering för en cell och vill validera andra celler med samma kriterier behöver du inte skapa regeln från början.

För att kopiera valideringsregeln i Excel utför du de här fyra snabba stegen:

1. Markera cellen som valideringsregeln gäller och tryck på Ctrl + C för att kopiera den.
2. Markera andra celler som du vill validera. Om du vill markera celler som inte är angränsande till varandra håller du Ctrl-tangenten intryckt medan du markerar cellerna.
3. Högerklicka på urvalet, klicka på Klistra in speciellt och välj sedan Validering alternativ.

   Alternativt kan du trycka på Klistra in speciellt > Validering Genväg: Ctrl + Alt + V , sedan N .

4. Klicka på OK .

Tips: Istället för att kopiera datavalidering till andra celler kan du konvertera datamängden till en Excel-tabell. När du lägger till fler rader i tabellen tillämpar Excel automatiskt din valideringsregel på nya rader.

Hur du hittar celler med datavalidering i Excel

Om du snabbt vill hitta alla validerade celler i det aktuella arbetsbladet går du till Hem flik> Redigering av grupp och klicka på Hitta & Välj > Validering av data :

Detta väljer alla celler som har regler för datavalidering:

Hur du tar bort datavalidering i Excel

Sammantaget finns det två sätt att ta bort validering i Excel: standardmetoden som utformats av Microsoft och den musfria tekniken som utformats av Excel-nördar som aldrig tar händerna från tangentbordet om det inte är absolut nödvändigt (t.ex. för att ta en kopp kaffe).

Metod 1: Regelbundet sätt att ta bort datavalidering

För att ta bort datavalidering i Excel-arbetsblad följer du normalt de här stegen:

1. Välj den eller de celler som ska valideras.
2. På den Uppgifter klickar du på fliken Validering av data knapp.
3. På den Inställningar klickar du på fliken Rensa alla och klickar sedan på OK .

Tips:

1. Ta bort datavalidering från alla celler på det aktuella arket, använder du funktionen Hitta & Välj för att välja alla validerade celler.
2. För att ta bort en en viss regel för validering av uppgifter , markera en cell med den regeln, öppna Validering av data dialogfönstret, kontrollera Tillämpa dessa ändringar på alla andra celler med samma inställningar. och klicka sedan på rutan Rensa alla knapp.

Som du ser är standardmetoden ganska snabb, men kräver några musklick, vilket jag inte tycker är så farligt. Men om du föredrar att arbeta med tangentbordet framför musen kan följande metod vara tilltalande för dig.

Metod 2: Klistra in special för att ta bort regler för datavalidering

De jure är Excel Klistra in special avsedd för att klistra in specifika element i kopierade celler. De facto kan den göra många fler användbara saker. Bland annat kan den snabbt ta bort regler för datavalidering i ett kalkylblad. Så här gör du:

1. Markera en tom cell utan datavalidering och tryck på Ctrl + C för att kopiera den.
2. Markera den eller de celler som du vill ta bort datavalidering från.
3. Tryck på Ctrl + Alt + V och sedan på N , vilket är genvägen till Klistra in speciellt > Validering av data .
4. Tryck på Enter . Klart!

Tips för validering av data i Excel

Nu när du känner till grunderna för datavalidering i Excel vill jag dela med mig av några tips som kan göra dina regler mycket effektivare.

Excel-datavalidering baserad på en annan cell

I stället för att skriva in värdena direkt i rutorna för kriterierna kan du skriva in dem i vissa celler och sedan hänvisa till dessa celler. Om du bestämmer dig för att ändra valideringsvillkoren senare skriver du helt enkelt in nya siffror på arket utan att behöva redigera regeln.

För att ange en cellreferens skriver du det antingen i rutan som föregås av ett likhetstecken eller klickar på pilen bredvid rutan och markerar sedan cellen med musen. Du kan också klicka var som helst i rutan och sedan markera cellen på arket.

Om du till exempel vill tillåta alla andra hela tal än det i A1 väljer du inte är lika med kriterierna i den Uppgifter och skriver =$A$1 i den Värde box:

Om du vill gå ett steg längre kan du ange en formel i den refererade cellen och låta Excel validera inmatningen baserat på formeln.

Om du t.ex. vill begränsa användarna till att ange datum efter dagens datum anger du följande =TODAY() formeln i en cell, till exempel B1, och sedan skapa en regel för datumvalidering baserad på den cellen:

Eller så kan du ange =TODAY() formeln direkt i Startdatum vilket har samma effekt.

Formelbaserade valideringsregler

I situationer där det inte är möjligt att definiera ett önskat valideringskriterium baserat på ett värde eller en cellreferens kan du uttrycka det med hjälp av en formel.

Om du till exempel vill begränsa inmatningen till de lägsta och högsta värdena i den befintliga listan med siffror, till exempel A1:A10, använder du följande formler:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Observera att vi låser intervallet med hjälp av $-tecknet (absoluta cellreferenser) så att vår Excel-valideringsregel fungerar korrekt för alla valda celler.

Hur man hittar ogiltiga uppgifter på arket

Även om Microsoft Excel tillåter datavalidering för celler som redan har data i dem, meddelar det inte om några av de befintliga värdena inte uppfyller valideringskriterierna.

Om du vill hitta ogiltiga data som hade hamnat i dina kalkylblad innan du lade till datavalidering går du till Uppgifter och klickar på Validering av data > Cirkel ogiltiga uppgifter .

Detta markerar alla celler som inte uppfyller valideringskriterierna:

Så snart du korrigerar en ogiltig uppgift försvinner cirkeln automatiskt. Om du vill ta bort alla cirklar går du till Uppgifter och klickar på Validering av data > Tydliga valideringscirklar .

Hur du skyddar ett kalkylblad med datavalidering

Om du vill skydda ett arbetsblad eller en arbetsbok med ett lösenord, konfigurera först de önskade inställningarna för datavalidering och skydda sedan arket. Det är viktigt att du låsa upp validerade celler innan du skyddar arbetsbladet, annars kan användarna inte skriva in data i dessa celler. Detaljerade riktlinjer finns i Hur man låser upp vissa celler på ett skyddat ark.

Hur du delar en arbetsbok med datavalidering

För att flera användare ska kunna samarbeta i arbetsboken ska du dela arbetsboken efter att du har gjort datavalideringen. När du har delat arbetsboken fortsätter dina datavalideringsregler att fungera, men du kan inte ändra dem eller lägga till nya regler.

Excel-datavalidering fungerar inte

Om datavalidering inte fungerar som den ska i dina kalkylblad beror det troligen på någon av följande orsaker.

Datavalidering fungerar inte för kopierade data

Datavalidering i Excel är utformad för att förhindra skriva in ogiltiga uppgifter direkt i en cell, men det kan inte hindra användare från att kopiera ogiltiga data. Även om det inte finns något sätt att inaktivera genvägar för kopiera/klistra in (annat än genom att använda VBA) kan du åtminstone förhindra att data kopieras genom att dra och släppa celler. För att göra detta, gå till Fil > Alternativ > Avancerad > Redigeringsalternativ , och rensa den Aktivera fyllningshandtag och drag-och-släpp av celler kryssrutan.

Excel-datavalidering är otillgänglig i cellredigeringsläget

Kommandot Datavalidering är inte tillgängligt (grått) om du skriver in eller ändrar data i en cell. När du har redigerat cellen färdigt trycker du på Enter eller Esc för att avsluta redigeringsläget och sedan utföra datavalidering.

Datavalidering kan inte tillämpas på en skyddad eller delad arbetsbok

Även om de befintliga valideringsreglerna fortsätter att fungera i skyddade och delade arbetsböcker är det inte möjligt att ändra inställningar för datavalidering eller skapa nya regler. Om du vill göra detta måste du först ta bort delningen och/eller skyddet av arbetsboken.

Felaktiga formler för validering av uppgifter

När du gör formelbaserad datavalidering i Excel finns det tre viktiga saker att kontrollera:

• En valideringsformel returnerar inga fel.
• En formel hänvisar inte till tomma celler.
• Lämpliga cellreferenser används.

Mer information finns i Anpassad regel för validering av data fungerar inte.

Manuell omräkning är aktiverad.

Om det manuella beräkningsläget är aktiverat i Excel, kan oberäknade formler förhindra att data valideras korrekt. Om du vill ändra Excel-beräkningsalternativet tillbaka till automatiskt går du till Formler flik> Beräkning grupp, klickar du på Beräkningsalternativ och klickar sedan på Automatisk .

För mer information, se Automatisk beräkning vs. Manuell beräkning.

Det är så du lägger till och använder datavalidering i Excel. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!