В урока е обяснено как да извършвате валидиране на данни в Excel: създаване на правило за валидиране на числа, дати или текстови стойности, създаване на списъци за валидиране на данни, копиране на валидирането на данни в други клетки, откриване на невалидни записи, поправяне и премахване на валидирането на данни.

Когато създавате работна книга за потребителите си, често може да искате да контролирате въвеждането на информация в определени клетки, за да сте сигурни, че всички въведени данни са точни и последователни. Наред с други неща, може да искате да разрешите само определен тип данни, като например числа или дати, в дадена клетка или да ограничите числата до определен диапазон, а текста - до определена дължина.Excel Data Validation ви позволява да правите всички тези неща във всички версии на Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 и по-ниски.

Какво представлява валидирането на данни в Excel?

Утвърждаване на данни в Excel е функция, която ограничава (валидира) въвеждането на данни от потребителя в работен лист. Технически погледнато, създавате правило за валидиране, което контролира какъв вид данни могат да бъдат въведени в определена клетка.

Ето само няколко примера за това какво може да направи валидирането на данни в Excel:

• Разрешете само цифров или текст стойности в клетка.
• Позволява само числа в рамките на определен обхват .
• Разрешаване на въвеждането на данни за определен дължина .
• Ограничаване на дати и часове извън даден обхват .
• Ограничаване на вписванията до избор от падащ списък .
• Утвърждаване на запис въз основа на друга клетка .
• Покажете един входно съобщение когато потребителят избере клетка.
• Покажи a предупредително съобщение когато са въведени неправилни данни.
• Намерете неправилни вписвания във валидирани клетки.

Например можете да създадете правило, което ограничава въвеждането на данни до 4-цифрени числа между 1000 и 9999. Ако потребителят въведе нещо различно, Excel ще покаже предупреждение за грешка, обясняващо какво е направил погрешно:

Как да извършвате валидиране на данни в Excel

За да добавите валидиране на данни в Excel, изпълнете следните стъпки.

1. Отворете диалоговия прозорец Удостоверяване на данни

Изберете една или повече клетки за валидиране, отидете в Данни tab> Инструменти за данни и щракнете върху Утвърждаване на данните бутон.

Можете също така да отворите диалоговия прозорец Data Validation (Проверка на данните), като натиснете Alt> D> L , като всеки клавиш се натиска поотделно.

2. Създаване на правило за валидиране в Excel

На Настройки В раздела критерии можете да зададете някой от следните елементи:

• Стойности - въведете числа в полетата за критерии, както е показано на снимката по-долу.
• Препратки към клетките - създаване на правило въз основа на стойност или формула в друга клетка.
• Формули - позволяват да се изразяват по-сложни условия, както в този пример.

Като пример, нека създадем правило, което ограничава потребителите да въвеждат цяло число между 1000 и 9999:

След като конфигурирате правилото за валидиране, щракнете върху ОК за да затворите Утвърждаване на данните или преминете към друг раздел, за да добавите входно съобщение и/или предупреждение за грешка.

3. Добавяне на входно съобщение (по избор)

Ако искате да покажете съобщение, което обяснява на потребителя какви данни са разрешени в дадена клетка, отворете Входно съобщение и направете следното:

• Уверете се, че Показване на съобщение за въвеждане, когато е избрана клетка е поставена отметка.
• Въведете заглавието и текста на съобщението си в съответните полета.
• Кликнете върху ОК за да затворите диалоговия прозорец.

Щом потребителят избере валидираната клетка, ще се появи следното съобщение:

4. Извеждане на предупреждение за грешка (по избор)

В допълнение към съобщението за въвеждане можете да покажете едно от следните предупреждения за грешка, когато в дадена клетка са въведени невалидни данни.

Вид на предупреждението	Описание
Спрете (по подразбиране)	Най-строгият тип предупреждение, който не позволява на потребителите да въвеждат невалидни данни. Кликвате върху Повторение за да въведете различна стойност или Отмяна на за да премахнете записа.
Предупреждение	Предупреждава потребителите, че данните са невалидни, но не предотвратява въвеждането им. Кликвате върху Да за да въведете невалидния запис, Не за да го редактирате, или Отмяна на за да премахнете записа.
Информация	Най-ограниченият тип предупреждение, който информира потребителите само за невалидно въвеждане на данни. Кликвате върху ОК за да въведете невалидна стойност или Отмяна на за да го извадите от клетката.

За да конфигурирате персонализирано съобщение за грешка, отидете в Сигнал за грешка и дефинирайте следните параметри:

• Проверете Показване на предупреждение за грешка след въвеждане на невалидни данни (обикновено е избрано по подразбиране).
• В Стил изберете желания тип предупреждение.
• Въведете заглавието и текста на съобщението за грешка в съответните полета.
• Кликнете върху ОК .

Сега, ако потребителят въведе невалидни данни, Excel ще покаже специално предупреждение, обясняващо грешката (както е показано в началото на този урок).

Забележка. Ако не въведете собствено съобщение, по подразбиране Stop alert ще се появи следният текст: Тази стойност не отговаря на ограниченията за валидиране на данни, определени за тази клетка .

Примери за валидиране на данни в Excel

Когато добавяте правило за валидиране на данни в Excel, можете да изберете една от предварително зададените настройки или да зададете потребителски критерии въз основа на собствена формула за валидиране. По-долу ще разгледаме всяка от вградените опции, а следващата седмица ще разгледаме по-подробно валидирането на данни в Excel с потребителски формули в отделен урок.

Както вече знаете, критериите за валидиране се определят в Настройки в раздела Утвърждаване на данните диалогов прозорец ( Данни tab> Утвърждаване на данните ).

Цели числа и десетични дроби

За ограничаване на въвеждането на данни до цяло число или десетична система , изберете съответния елемент в Позволете И след това изберете един от следните критерии в полето Данни кутия:

• Равно на или не е равен на посочения брой
• По-голямо от или по-малко от посочения брой
• Между двете числа или не между за изключване на този диапазон от числа

Например така се създава правило за валидиране в Excel, което позволява всяко цяло число, по-голямо от 0:

Валидиране на дата и час в Excel

За да потвърдите датите, изберете Дата в Позволете и след това изберете подходящ критерий в полето Данни Има доста предварително зададени опции, от които можете да избирате: разрешаване само на дати между две дати, равни на, по-големи или по-малки от определена дата и други.

По същия начин, за да потвърдите времената, изберете Време в Позволете и след това задайте необходимите критерии.

Например, за да разрешите само дати между Начална дата в B1 и Крайна дата в B2, приложете това правило за валидиране на датата в Excel:

За да валидирате записи въз основа на днешните данни и текущото време, създайте свои собствени формули за валидиране на данни, както е показано в тези примери:

• Валидиране на дати въз основа на днешната дата
• Валидиране на времената въз основа на текущото време

Дължина на текста

За да разрешите въвеждането на данни с определена дължина, изберете Дължина на текста в Позволете и изберете критериите за валидиране в съответствие с вашата бизнес логика.

Например, за да ограничите въвеждането до 10 символа, създайте това правило:

Забележка. Дължина на текста опцията ограничава броя на символите, но не и типа на данните, което означава, че горното правило ще позволи както текст, така и числа под 10 символа или 10 цифри.

Списък за валидиране на данни в Excel (падащ)

За да добавите падащ списък с елементи към клетка или група клетки, изберете целевите клетки и направете следното:

1. Отворете Утвърждаване на данните диалогов прозорец ( Данни tab> Утвърждаване на данните ).
2. На Настройки таб, изберете Списък в Позволете кутия.
3. В Източник: въведете елементите от списъка за валидиране на Excel, разделени със запетаи. Например, за да ограничите потребителския вход до три избора, въведете Да, Не, N/A .
4. Уверете се, че Отпускане в клетка е избрана, за да се появи стрелката за спускане до клетката.
5. Кликнете върху OK .

Полученият списък за валидиране на данни в Excel ще изглежда по следния начин:

Забележка. Моля, внимавайте с Игнориране на празно място Ако създавате падащ списък въз основа на именуван диапазон, който има поне една празна клетка, маркирането на това квадратче позволява въвеждането на всякаква стойност в утвърдената клетка. В много ситуации това важи и за формулите за утвърждаване: ако клетка, към която се препраща във формулата, е празна, в утвърдената клетка ще бъде разрешена всякаква стойност.

Други начини за създаване на списък за валидиране на данни в Excel

Подаване на списъци, разделени със запетаи, директно в Източник: Това е най-бързият начин, който работи добре за малки падащи прозорци, които е малко вероятно да се променят някога. При други сценарии можете да използвате един от следните начини:

• Списък за валидиране на падащи данни от диапазон от клетки
• Динамичен списък за валидиране на данни от именуван диапазон
• Динамичен списък за валидиране на данни от таблица на Excel
• Каскаден (зависим) падащ списък

Потребителски правила за валидиране на данни

В допълнение към вградените правила за валидиране на данни в Excel, разгледани в този урок, можете да създадете потребителски правила със собствени формули за валидиране на данни. Ето само няколко примера:

• Разрешете само числа
• Разрешаване само на текст
• Разрешаване на текст, започващ с определени символи
• Разрешаване само на уникални записи и забрана на дубликати

За повече примери вижте раздел Потребителски правила и формули за валидиране на данни.

Как да редактирате валидирането на данни в Excel

За да промените правило за валидиране на Excel, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете някоя от валидираните клетки.
2. Отворете Утвърждаване на данните диалогов прозорец ( Данни tab> Утвърждаване на данните ).
3. Направете необходимите промени.
4. Изберете Приложете тези промени към всички други клетки със същите настройки за да копирате направените промени във всички други клетки с оригиналните критерии за валидиране.
5. Кликнете върху OK за да запазите промените.

Например можете да редактирате списъка за валидиране на данни в Excel, като добавяте или премахвате елементи от Източник: и тези промени да се приложат към всички други клетки, съдържащи същия падащ списък:

Как да копирате правилото за валидиране на данни в Excel в други клетки

Ако сте конфигурирали валидиране на данни за една клетка и искате да валидирате и други клетки със същите критерии, не е необходимо да създавате правилото отново от нулата.

За да копирате правилото за валидиране в Excel, изпълнете тези 4 бързи стъпки:

1. Изберете клетката, за която се отнася правилото за валидиране, и натиснете Ctrl + C, за да го копирате.
2. Изберете други клетки, които искате да потвърдите. За да изберете несъседни клетки, натиснете и задръжте клавиша Ctrl, докато избирате клетките.
3. Кликнете с десния бутон на мишката върху селекцията, щракнете върху Специално поставяне , след което изберете Утвърждаване опция.

   Алтернативно, натиснете Специално поставяне > Утвърждаване Бърз достъп: Ctrl + Alt + V , след това N .

4. Кликнете върху OK .

Съвет. Вместо да копирате валидирането на данните в други клетки, можете да преобразувате набора от данни в таблица на Excel. Когато добавяте повече редове към таблицата, Excel автоматично ще прилага вашето правило за валидиране към новите редове.

Как да намерите клетки с валидиране на данни в Excel

За да намерите бързо всички валидирани клетки в текущия работен лист, отидете в Начало tab> Редактиране на и щракнете върху Намиране & Избор > Утвърждаване на данните :

Това ще избере всички клетки, към които са приложени правила за валидиране на данни:

Как да премахнете валидирането на данни в Excel

Като цяло има два начина за премахване на валидирането в Excel: стандартният подход, разработен от Microsoft, и техниката без мишка, разработена от маниаците на Excel, които никога не свалят ръцете си от клавиатурата, освен ако не е абсолютно необходимо (например за да си вземат чаша кафе :)

Метод 1: Обикновен начин за премахване на валидирането на данни

Обикновено, за да премахнете валидирането на данните в работните листове на Excel, трябва да извършите следните стъпки:

1. Изберете клетката(ите) с валидиране на данните.
2. На Данни щракнете върху раздела Утвърждаване на данните бутон.
3. На Настройки щракнете върху раздела Изчистване на всички и след това щракнете върху OK .

Съвети:

1. Премахване на валидирането на данни от всички клетки на текущия лист, използвайте функцията Find & Select, за да изберете всички валидирани клетки.
2. За да премахнете правило за валидиране на определени данни , изберете всяка клетка с това правило, отворете Утвърждаване на данните диалогов прозорец, проверете Приложете тези промени към всички други клетки със същите настройки и след това щракнете върху Изчистване на всички бутон.

Както виждате, стандартният метод е доста бърз, но изисква няколко щраквания с мишката, което не е голям проблем за мен. Но ако предпочитате да работите с клавиатурата вместо с мишката, може би ще намерите следния подход за привлекателен.

Метод 2: Paste Special за изтриване на правила за валидиране на данни

Де юре, Excel Paste Special е предназначен за поставяне на специфични елементи от копирани клетки. Де факто, той може да прави много по-полезни неща. Наред с другото, той може бързо да премахне правилата за валидиране на данни в работен лист. Ето как:

1. Изберете празна клетка без валидиране на данни и натиснете Ctrl + C, за да я копирате.
2. Изберете клетките, от които искате да премахнете валидирането на данните.
3. Натиснете Ctrl + Alt + V , след това N , което е пряката връзка за Специално поставяне > Утвърждаване на данните .
4. Натиснете Enter. Готово!

Съвети за валидиране на данни в Excel

След като вече знаете основите на валидирането на данни в Excel, нека споделя няколко съвета, които могат да направят правилата ви много по-ефективни.

Валидиране на данни в Excel въз основа на друга клетка

Вместо да въвеждате стойности директно в полетата за критерии, можете да ги въведете в някои клетки и след това да се позовавате на тези клетки. Ако решите да промените условията за валидиране по-късно, просто ще въведете нови числа в листа, без да се налага да редактирате правилото.

За да въведете препратка към клетката , или го въведете в полето, предшествано от знак за равенство, или щракнете върху стрелката до полето, след което изберете клетката с помощта на мишката. Можете също така да щракнете навсякъде в полето, след което да изберете клетката в листа.

Например, за да разрешите всяко цяло число, различно от числото в A1, изберете не е равен на критерии в Данни и въведете =$A$1 в Стойност кутия:

За да направите още една стъпка напред, можете да въведете формула в посочената клетка и да накарате Excel да валидира въведените данни въз основа на тази формула.

Например, за да ограничите потребителите да въвеждат дати след днешната дата, въведете =ДНЕС() формула в някоя клетка, например В1, и след това създайте правило за валидиране на дата въз основа на тази клетка:

Или можете да въведете =ДНЕС() директно в Начална дата което ще има същия ефект.

Правила за валидиране, базирани на формули

В ситуации, когато не е възможно да се дефинира желаният критерий за валидиране въз основа на стойност или препратка към клетка, можете да го изразите с помощта на формула.

Например, за да ограничите въвеждането до минималните и максималните стойности в съществуващия списък с числа, например A1:A10, използвайте следните формули:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Обърнете внимание, че заключваме диапазона с помощта на знака $ (абсолютни препратки към клетките), така че нашето правило за валидиране на Excel да работи правилно за всички избрани клетки.

Как да намерите невалидни данни в листа

Въпреки че Microsoft Excel позволява да се прилага валидиране на данни към клетки, в които вече има данни, той няма да ви уведоми, ако някои от съществуващите стойности не отговарят на критериите за валидиране.

За да откриете невалидни данни, които са попаднали в работните ви листове, преди да добавите валидиране на данни, отидете в Данни и щракнете върху Утвърждаване на данните > Кръг Невалидни данни .

Така ще бъдат маркирани всички клетки, които не отговарят на критериите за валидиране:

Веднага щом коригирате невалиден запис, кръгът ще изчезне автоматично. За да премахнете всички кръгове, отидете в Данни и щракнете върху Утвърждаване на данните > Ясни кръгове за валидиране .

Как да защитим работен лист с валидиране на данни

В случай че искате да защитите работен лист или работна книга с парола, първо конфигурирайте желаните настройки за валидиране на данните и след това защитете листа. Важно е да отключване на валидирани клетки преди да защитите работния лист, в противен случай потребителите ви няма да могат да въвеждат данни в тези клетки. За подробни указания вижте Как да отключите определени клетки в защитен лист.

Как да споделите работна книга с валидиране на данни

За да позволите на няколко потребители да си сътрудничат по работната книга, не забравяйте да споделите работната книга, след като сте извършили валидиране на данните. След споделяне на работната книга правилата за валидиране на данните ще продължат да работят, но няма да можете да ги променяте, нито да добавяте нови правила.

Утвърждаването на данни в Excel не работи

Ако валидирането на данни не работи правилно в работните ви листове, това най-вероятно се дължи на една от следните причини.

Валидирането на данните не работи за копирани данни

Валидирането на данни в Excel е предназначено да забрани въвеждане на невалидни данни директно в клетка, но не може да спре потребителите да копират невалидни данни. Въпреки че няма начин да забраните бързите клавиши за копиране/вмъкване (освен с помощта на VBA), можете поне да предотвратите копирането на данни чрез плъзгане и пускане на клетки. Файл > Опции > Разширен > Опции за редактиране и изчистете Активиране на дръжката за запълване и плъзгането и пускането на клетки квадратчето за отметка.

Валидирането на данни в Excel не е достъпно, когато сте в режим на редактиране на клетки

Командата Data Validation (Проверка на данните) не е достъпна (в сиво), ако въвеждате или променяте данни в клетка. След като приключите с редактирането на клетката, натиснете Enter или Esc, за да излезете от режима на редактиране, и след това направете проверка на данните.

Валидирането на данни не може да се приложи към защитена или споделена работна книга

Въпреки че съществуващите правила за валидиране продължават да работят в защитени и споделени работни книги, не е възможно да се променят настройките за валидиране на данни или да се създадат нови правила. За да направите това, първо отменете споделянето и/или защитата на работната книга.

Неправилни формули за валидиране на данни

Когато извършвате валидиране на данни по формула в Excel, трябва да проверите три важни неща:

• Формулата за валидиране не връща грешки.
• Формулата не се позовава на празни клетки.
• Използвани са подходящи препратки към клетките.

За повече информация вижте раздел Правилото за валидиране на потребителски данни не работи.

Ръчното преизчисляване е включено

Ако режимът на ръчно изчисление е включен в Excel, неизчислените формули могат да попречат на правилното валидиране на данните. За да промените опцията за изчисление в Excel обратно на автоматична, отидете в Формули tab> Изчисление щракнете върху групата Опции за изчисление и след това щракнете върху Автоматичен .

За повече информация вижте Автоматично изчисление срещу ръчно изчисление.

Това е начинът, по който добавяте и използвате валидиране на данни в Excel. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!