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このチュートリアルでは、Excelでデータ検証を行う方法を説明します。数値、日付、テキスト値の検証ルールを作成し、データ検証リストを作成し、データ検証を他のセルにコピーし、無効なエントリを見つけ、データ検証を修正および削除します。
ユーザー向けのワークブックを作成する際、すべてのデータ入力が正確で一貫性があることを確認するために、特定のセルへの情報入力を制御したい場合があります。 特に、セル内の数字や日付などの特定のデータ型のみを許可したり、数字を特定の範囲に、テキストを特定の長さに制限したい場合があります。 また、あらかじめ定義した許容範囲のリストを提供したい場合があります。Excelデータ検証は、Microsoft Excel 365、2021、2019、2016、20013、2010およびそれ以下のすべてのバージョンで、これらのすべてのことを行うことができます。
Excelのデータバリデーションとは？
エクセルデータバリデーション は、ワークシートへのユーザー入力を制限（バリデーション）する機能です。 技術的には、特定のセルにどのようなデータを入力できるかを制御するバリデーションルールを作成します。
ここでは、Excelのデータ検証でできることの一例をご紹介します。
- のみを許可する 数値的 または テキスト の値をセルで表示する。
- 指定された範囲内の数字のみを許可する レンジ .
- のデータエントリーを許可する。 長さ .
- 指定された以外の日時を制限する レンジ .
- からの選択項目にエントリーを制限する。 ドロップダウンリスト .
- に基づいてエントリーを検証する。 べっきょう .
- を表示する 入力メッセージ ユーザがセルを選択したとき
- を表示します。 警告メッセージ 不正なデータが入力されたとき。
- 探す ふせいしゅつどう を検証した。
例えば、データ入力を1000から9999までの4桁の数字に限定するルールを設定し、ユーザーがそれ以外の数字を入力すると、エクセルがエラー警告を表示し、何が間違っているのかを説明することができます。
Excelでデータ検証を行う方法
Excelでデータの検証を追加するには、次の手順を実行します。
1.データ検証ダイアログボックスを開く
検証するセルを1つまたは複数選択し、[OK]をクリックします。 データ tab> データツール をクリックします。 データバリデーション ボタンをクリックします。
また、Alt> D> L , をそれぞれ単独で押すことで、「データ検証」ダイアログボックスを開くことができます。
2.Excelの検証ルールを作成する
について 設定 タブで、必要に応じて検証基準を定義します。 基準では、以下のいずれかを指定できます。
- 価値観 - は、以下のスクリーンショットに示すように、基準のボックスに数字を入力します。
- セルリファレンス - 他のセルの値や数式に基づいてルールを作成する。
- 計算式 - のように、より複雑な条件を表現することができます。
例として、ユーザーが1000から9999の間の整数を入力することを制限するルールを作ってみましょう。
検証ルールが設定された状態で よっしゃー を閉じます。 データバリデーション ウィンドウを閉じたり、別のタブに切り替えたりして、入力メッセージやエラーの警告を追加します。
3.入力メッセージの追加（オプション）
指定したセルにどのようなデータを入れることができるかをユーザーに説明するメッセージを表示したい場合は、「ColorNavigator」を開いてください。 入力メッセージ タブをクリックし、次のように操作してください。
- を確認してください。 セル選択時に入力メッセージを表示する にチェックが入っています。
- メッセージのタイトルと本文をそれぞれの欄に入力してください。
- クリック よっしゃー をクリックして、ダイアログウィンドウを閉じます。
ユーザーが有効なセルを選択すると、すぐに次のようなメッセージが表示されます。
4.エラー警告を表示する（オプション）
入力メッセージに加えて、セルに無効なデータが入力されたときに、次のいずれかのエラーアラートを表示することができます。
| アラートタイプ | 商品説明 |
| 停止 (デフォルト) |  ユーザーが不正なデータを入力することを防ぐ、最も厳格な警告タイプです。 をクリックします。 リトライ を押して別の値を入力するか キャンセル をクリックすると、エントリーが削除されます。 |
| 警告 |  データが無効であることをユーザーに警告するが、入力は妨げない。 をクリックします。 はい を入力すると、無効なエントリーが表示されます。 いいえ をクリックして編集するか キャンセル をクリックすると、エントリーが削除されます。 |
| インフォメーション |  最も寛容なアラートタイプで、無効なデータ入力についてのみユーザーに通知します。 をクリックします。 よっしゃー をクリックして無効な値を入力するか キャンセル を使用して、セルから削除します。 |
カスタムエラーメッセージを設定するには エラーアラート タブで、以下のパラメータを定義してください。
- を確認します。 無効なデータが入力された場合、エラーメッセージを表示する ボックス（通常、デフォルトで選択されています。）
- での スタイル ボックスで、必要な警告の種類を選択します。
- エラーメッセージのタイトルとテキストを対応するボックスに入力します。
- クリック よっしゃー .
そして今、ユーザーが無効なデータを入力した場合、Excelはエラーを説明する特別なアラートを表示します（このチュートリアルの冒頭で示したようなもの）。
注）自分でメッセージを入力しない場合は デフォルト ストップアラート というテキストが表示されます。 この値は、このセルに定義されたデータ検証の制限に一致しません。 .
Excelデータ検証の例
Excelでデータ検証ルールを追加する場合、事前に定義された設定の1つを選択するか、独自の検証式に基づいてカスタム基準を指定することができます。 以下では、組み込みオプションのそれぞれについて説明し、来週は別のチュートリアルでカスタム式によるExcelデータ検証を詳しく見ていきましょう。
すでにご存知のように、検証条件は 設定 のタブをクリックします。 データバリデーション ダイアログボックス( データ tab> データバリデーション ).
整数と小数
データ入力を制限するには ぜんすう または 10進数 で、対応する項目を選択します。 許可する ボックスで、次の基準のいずれかを選択します。 データ ボックスを使用します。
- 等しい または ちがう 指定された数
- より大きい または 未満 指定された数
- の間 2つの数字または 中らず その数値の範囲を除外するために
例えば、0以上の整数を許可するExcelの検証ルールを作成する場合、次のようになります。
Excelでの日付と時刻の検証
日付を検証するには、以下を選択します。 日付 において 許可する ボックスで、適切な基準を選びます。 データ ボックス。 2つの日付の間の日付のみを許可する、等しい、特定の日付より大きい、または小さいなど、非常に多くの事前定義されたオプションから選択することができます。
同様に、時刻の検証を行うには 時間 において 許可する ボックスをクリックし、必要な条件を定義します。
例えば、以下の間の日付のみを許可する場合 開始日 B1および 終了日 を B2 で使用する場合、この Excel 日付検証ルールを適用します。
今日のデータと現在の時間に基づいてエントリを検証するには、これらの例に示すように独自のデータ検証式を作成します。
- 今日の日付を基準にした日付の検証
- 現在時刻を基準とした時刻の有効化
テキストの長さ
特定の長さのデータを入力できるようにするには、以下を選択します。 テキストの長さ において 許可する ボックスを開き、ビジネスロジックに応じた検証基準を選択します。
例えば、入力を10文字に制限する場合は、次のようなルールを作成します。
注 テキストの長さ オプションは文字数を制限しますが、データ型は制限しません。つまり、上記のルールでは、10文字未満のテキストと10桁未満の数値の両方をそれぞれ許可することになります。
エクセルデータ検証リスト（ドロップダウン）
セルやセルグループに項目のドロップダウンリストを追加するには、対象のセルを選択し、次のようにします。
- を開く データバリデーション ダイアログボックス( データ tab> データバリデーション ).
- について 設定 タブで、以下を選択します。 リスト において 許可する ボックスを使用します。
- での ソース ボックスに、Excelの検証リストの項目をカンマで区切って入力します。 たとえば、ユーザー入力の選択肢を3つに制限する場合は、次のように入力します。 Yes, No, N/A .
- を確認してください。 インセルドロップダウン ボックスを選択すると、セルの横にドロップダウン矢印が表示されます。
- クリック よっしゃー .
出来上がったExcelのデータ検証リストは、このような感じになります。
ご注意ください。 ブランクを無視する このチェックボックスを選択すると、検証済みのセルに任意の値を入力することができます。 多くの場合、これは検証式にも当てはまり、式で参照されるセルが空白であれば、検証済みのセルに任意の値を入力することができます。
Excelでデータ検証リストを作成する他の方法
で直接カンマ区切りリストを供給する。 ソース ボックスは、変更の可能性が低い小さなドロップダウンの場合に有効な最も速い方法です。 その他のシナリオでは、次のいずれかの方法で進めることができます。
- セル範囲からのドロップダウン・データ検証リスト
- 名前付き範囲からの動的なデータ検証リスト
- Excelのテーブルから動的なデータ検証リスト
- カスケード（依存）型ドロップダウン・リスト
カスタムデータバリデーションルール
このチュートリアルで説明したExcelに組み込まれたデータ検証ルールに加えて、以下のようなルールを作成することができます。 カスタムルール 以下はその例です。
- 数字のみを許可する
- テキストのみ許可する
- 特定の文字で始まるテキストを許可する
- ユニークなエントリのみを許可し、重複を許可しない。
その他の例については、カスタムデータ検証ルールと数式を参照してください。
Excelでデータ検証を編集する方法
Excelの検証ルールを変更するには、次の手順を実行します。
- 有効化されたセルのいずれかを選択する。
- を開く データバリデーション ダイアログボックス( データ tab> データバリデーション ).
- 必要な変更を行う。
- を選択します。 この変更を他のすべてのセルに同じ設定で適用する のチェックボックスをオンにすると、元の検証条件を持つ他のすべてのセルに変更した内容がコピーされます。
- クリック よっしゃー をクリックして、変更を保存します。
例えば、Excelのデータ検証リストは、項目を追加したり削除したりして編集することができます。 出典 ボックスで変更し、その変更を同じドロップダウンリストを含む他のすべてのセルに適用します。
Excelのデータ検証ルールを他のセルにコピーする方法
あるセルのデータ検証を設定した後、他のセルも同じ基準で検証したい場合、ルールを一から作り直す必要はありません。
Excelで検証ルールをコピーするには、次の4つの簡単な手順を実行します。
- 検証ルールが適用されるセルを選択し、Ctrl + Cキーでコピーします。
- 検証したい他のセルを選択します。 隣接しないセルを選択するには、Ctrlキーを押しながらセルを選択してください。
- 選択範囲を右クリックし ペースト・スペシャル を選択し、さらに バリデーション オプションを使用します。
または ペースト・スペシャル > バリデーション ショートカット： Ctrl + Alt + V , そして N .
- クリック よっしゃー .
ヒント：データ検証を他のセルにコピーする代わりに、データセットをExcelのテーブルに変換することができます。 テーブルに行を追加すると、Excelは自動的に新しい行に検証ルールを適用します。
Excelでデータ検証を行うセルを探す方法
現在のワークシートで有効なすべてのセルをすばやく見つけるには、次のコマンドを実行します。 ホーム tab> 編集 をクリックします。 検索＆選択 > データバリデーション :
これにより、データ検証ルールが適用されているすべてのセルが選択されます。
Excelでデータ検証を削除する方法
Excelでバリデーションを取り除くには、Microsoftが設計した標準的な方法と、どうしても必要なとき（例えばコーヒーを飲むとき）以外はキーボードから手を離さないExcelオタクが考案したマウスフリーの方法の2つがあります。
方法1：データバリデーションを削除する通常の方法
通常、Excelのワークシートでデータの検証を解除するには、以下の手順で進めます。
- データ検証を行うセルを選択します。
- について データ タブをクリックします。 データバリデーション ボタンをクリックします。
- について 設定 タブをクリックします。 すべてクリア ボタンをクリックし よっしゃー .
ヒント
- データバリデーションを解除するには すべてのセルから をクリックし、検索＆選択機能を使って、有効なセルをすべて選択します。
- を削除するには 特定のデータ検証ルール を開き、そのルールのあるセルを選択します。 データバリデーション ダイアログウィンドウで この変更を他のすべてのセルに同じ設定で適用する ボックスをクリックし すべてクリア ボタンをクリックします。
このように、標準的な方法はかなり高速ですが、マウスを数回クリックする必要があります。 しかし、マウスよりもキーボードで作業したい場合は、次の方法が魅力的だと思います。
方法2：特殊文字列を貼り付けて、データ検証ルールを削除する
Excelの貼り付け機能は、コピーしたセルの特定の要素を貼り付けるために設計されていますが、実際にはもっと多くの便利なことができます。 中でも、ワークシートのデータ検証ルールをすばやく削除することができます。 その方法を紹介します。
- データ検証のない空のセルを選択し、Ctrl + Cキーを押してコピーします。
- データ検証を解除するセルを選択します。
- Ctrl + Alt + V を押し、次に N 、のショートカットを押します。 ペースト・スペシャル > データバリデーション .
- Enterを押して完了です。
Excelデータ検証のヒント
Excelでのデータ検証の基本はご理解いただけたと思いますが、さらに効果的なルールを作成するためのヒントをいくつかご紹介します。
別のセルに基づくExcelデータの検証
条件欄に直接数値を入力するのではなく、いくつかのセルに数値を入力し、そのセルを参照することで、後で検証条件を変更する場合でも、ルールを編集することなく、シート上に新しい数値を入力するだけでよいのです。
を入力する。 セル参照 を入力するか、ボックスの横にある矢印をクリックし、マウスでセルを選択します。 ボックス内の任意の場所をクリックし、シート上のセルを選択することも可能です。
例えば、A1の数値以外の整数を許可する場合は におよばない の基準を満たした。 データ と入力します。 =$A$1 において 価値 ボックスを使用します。
さらに一歩踏み込んで、入力するのは 式 を参照するセルに入力し、Excel がその数式に基づいて入力を検証します。
たとえば、ユーザーが今日の日付以降の日付を入力することを制限するには、次のように入力します。 =TODAY() の式をあるセル、たとえば B1 に入力し、そのセルに基づいて日付の検証ルールを設定します。
または、入力する =TODAY() 式を直接 開始日 ボックスで、同じ効果を得ることができます。
数式ベースの検証ルール
値やセル参照から目的の検証条件を定義することができない場合、数式を使って表現することができます。
例えば、A1:A10と言った既存の数値リストの中の最小値と最大値に入力を限定するには、以下の数式を使用します。
=min($a$1:$a$10)とする。
=max($a$1:$a$10)とする。
Excelの検証ルールが選択されたすべてのセルに対して正しく機能するように、$記号（絶対セル参照）を使用して範囲をロックしていることに注意してください。
シート上の無効なデータを見つける方法
Microsoft Excelでは、すでにデータが存在するセルに対してデータ検証を適用することができますが、既存の値の一部が検証基準を満たしていない場合、通知されることはありません。
データ検証を追加する前にワークシートに入り込んでしまった無効なデータを見つけるには、「データ検証」画面で データ タブをクリックします。 データバリデーション > サークル 無効なデータ .
これにより、検証条件を満たさないすべてのセルが強調表示されます。
無効な項目を修正すると、すぐにサークルは自動的に消えます。 すべてのサークルを削除するには、次の手順で行います。 データ タブをクリックします。 データバリデーション > クリアヴァリデーションサークル .
データバリデーションでワークシートを保護する方法
ワークシートやワークブックをパスワードで保護する場合は、まずデータ検証の設定を行い、その後シートの保護を行ってください。 その際、重要なのは、以下の点です。 バリデーションされたセルのロックを解除する 詳細なガイドラインは、保護されたシートの特定のセルのロックを解除する方法を参照してください。
データ検証を行うワークブックを共有する方法
複数のユーザーがワークブック上で共同作業できるようにするには、データ検証を行った後にワークブックを必ず共有してください。 ワークブックを共有した後もデータ検証ルールは機能しますが、変更したり、新しいルールを追加したりすることはできなくなります。
Excelのデータバリデーションが機能しない
ワークシートのデータバリデーションが正しく機能していない場合、次のいずれかの理由が考えられます。
コピーされたデータに対してデータバリデーションが機能しない
Excelのデータ検証は、以下のことを禁止するように設計されています。 不正入力 コピー＆ペーストのショートカットを無効にする方法はありませんが（VBAを使用する以外）、少なくともセルをドラッグ＆ドロップしてデータをコピーするのを防ぐことはできます。 これを行うには、次のページにアクセスします。 ファイル > オプション > アドバンスト > 編集オプション をクリアしてください。 フィルハンドルとセルのドラッグアンドドロップを有効にする のチェックボックスにチェックを入れます。
セル編集モードでは、Excelのデータ検証は使用できません。
セルのデータを入力または変更中の場合、「データ検証」コマンドは使用できません（グレー表示）。 セルの編集を終了したら、EnterキーまたはEscキーを押して編集モードを終了し、データ検証を行います。
保護されたワークブックまたは共有されたワークブックにデータ検証を適用することができない
保護・共有されたワークブックでは、既存の検証ルールは引き続き機能しますが、データ検証の設定を変更したり、新しいルールを設定することはできません。 これを行うには、まずワークブックの共有や保護を解除してください。
データ検証式が正しくない
Excelで数式によるデータ検証を行う場合、3つの重要な確認事項があります。
- 検証式はエラーを返しません。
- 数式は空のセルを参照しない。
- 適切なセルリファレンスが使用されている。
詳しくは、カスタムデータ検証ルールが機能しないを参照してください。
手動再計算がオンになっている
Excelで手動計算モードがオンになっていると、計算されない数式によってデータが正しく検証されないことがあります。 Excelの計算オプションを自動に戻すには、次の操作を行います。 計算式 tab> 算出方法 グループをクリックします。 計算オプション ボタンをクリックし 自動 .
詳しくは、「自動計算と手動計算の比較」をご覧ください。
以上、Excelでデータ検証を追加して使う方法でした。 読んでくださってありがとうございました！来週のブログでお会いできるのを楽しみにしています。
