Kennsluforritið útskýrir hvernig á að gera gagnaprófun í Excel: búa til staðfestingarreglu fyrir tölur, dagsetningar eða textagildi, búa til gagnaprófunarlista, afrita gagnastaðfestingu í aðrar frumur, finna ógildar færslur, laga og fjarlægja gagnaprófun .

Þegar þú setur upp vinnubók fyrir notendur þína gætirðu oft viljað stjórna innslætti upplýsinga í sérstakar frumur til að tryggja að allar gagnafærslur séu nákvæmar og samkvæmar. Meðal annars gætirðu viljað leyfa aðeins ákveðna gagnategund eins og tölur eða dagsetningar í reit, eða takmarka tölur við ákveðið svið og texta við tiltekna lengd. Þú gætir jafnvel viljað leggja fram fyrirfram skilgreindan lista yfir viðunandi færslur til að útrýma hugsanlegum mistökum. Excel Data Validation gerir þér kleift að gera alla þessa hluti í öllum útgáfum af Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 og lægri.

Hvað er gagnaprófun í Excel?

Excel Data Validation er eiginleiki sem takmarkar (staðfestir) inntak notenda á vinnublað. Tæknilega séð býrðu til löggildingarreglu sem stjórnar hvers konar gögnum er hægt að slá inn í ákveðna reit.

Hér eru örfá dæmi um það sem gagnaprófun Excel getur gert:

• Leyfa aðeins tölugildi eða texta gildi í hólf.
• Leyfa aðeins tölur innan tiltekins bils .
• Leyfa gögn færslur af ákveðinni lengd .
• Takmarka dagsetningar og tíma utan ákveðinshnappinn og smelltu svo á Í lagi .



Ráð:

1. Til að fjarlægja gagnaprófun frá allar frumur á núverandi blaði, notaðu Finndu & Veldu eiginleika til að velja allar fullgiltar hólf.
2. Til að fjarlægja ákveðna gagnastaðfestingarreglu , veldu hvaða reit sem er með þeirri reglu, opnaðu Gagnamatsprófun gluggann, hakaðu við Beita þessum breytingum á allar aðrar frumur með sömu stillingum reitinn og smelltu síðan á Hreinsa allt hnappinn.

Eins og þú sérð er staðallinn aðferðin er frekar hröð en krefst þess þó nokkra músarsmelli, ekkert mál hvað mig varðar. En ef þú vilt frekar vinna með lyklaborðinu fram yfir mús, gætirðu fundið eftirfarandi nálgun aðlaðandi.

Aðferð 2: Líma sérstakt til að eyða gagnastaðfestingarreglum

De jure, Excel Paste Special er hannað til að líma ákveðna þætti af afrituðum frumum. Í reynd getur það gert margt fleira gagnlegt. Meðal annars getur það fljótt fjarlægt gagnastaðfestingarreglur í vinnublaði. Svona er það:

1. Veldu tómt hólf án gagnastaðfestingar og ýttu á Ctrl + C til að afrita það.
2. Veldu hólfin(n) sem þú vilt fjarlægja gagnastaðfestingu úr.
3. Ýttu á Ctrl + Alt + V , svo N , sem er flýtileið fyrir Paste Special > Gagnavottun .
4. Ýttu á Enter . Búið!

Ábendingar um sannprófun Excel gagna

Nú þegar þú þekkir grunnatriði gagnaprófunar í Excel, láttu migdeildu nokkrum ráðum sem geta gert reglurnar þínar miklu árangursríkari.

Excel gagnaprófun byggt á öðrum reit

Í stað þess að slá inn gildi beint í viðmiðunarreitina geturðu slegið þau inn í suma frumur og vísa síðan til þeirra frumna. Ef þú ákveður að breyta staðfestingarskilyrðunum síðar muntu einfaldlega slá inn nýjar tölur á blaðið, án þess að þurfa að breyta reglunni.

Til að slá inn hólfsvísun skaltu annað hvort slá það inn í kassi á undan með jöfnunarmerki, eða smelltu á örina við hlið reitsins og veldu síðan reitinn með músinni. Þú getur líka smellt hvar sem er innan reitsins og síðan valið reitinn á blaðinu.

Til dæmis, til að leyfa hvaða heila tölu sem er önnur en númerið í A1 skaltu velja ekki jafnt og skilyrði í Gögn reitnum og sláðu inn =$A$1 í Value reitnum:



Til að taka skrefinu lengra geturðu slegið inn formúla í reitnum sem vísað er til og láttu Excel sannreyna inntakið út frá þeirri formúlu.

Til dæmis, til að takmarka notendur við að slá inn dagsetningar eftir dagsetninguna í dag skaltu slá inn =TODAY() formúluna í einhverjum reit, segðu B1, og settu síðan upp dagsetningarstaðfestingarreglu sem byggir á því hólf:



Eða þú getur slegið inn =TODAY() formúluna beint í Upphafsdagur kassi, sem mun hafa sömu áhrif.

Formúlubundin löggildingarreglur

Í aðstæðum þar sem ekki er hægt að skilgreina æskilegt staðfestingarviðmið út frá gildi eða reittilvísun, þú getur tjáð það með formúlu.

Til dæmis, til að takmarka færsluna við lágmarks- og hámarksgildi í núverandi lista yfir tölur, segðu A1:A10, notaðu eftirfarandi formúlur:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



Vinsamlegast athugaðu að við læsum bilinu með því að nota $ táknið (algerar frumutilvísanir) svo að Excel sannprófunarreglan okkar virki rétt fyrir allar valdar frumur.

Hvernig á að finna ógild gögn á blaðinu

Þó að Microsoft Excel leyfi að beita gagnastaðfestingu á frumur sem þegar hafa gögn í þeim mun það ekki láta þig vita ef einhver gildandi gilda uppfylla ekki löggildingarskilyrðin.

Til að finna ógild gögn sem höfðu ratað inn á vinnublöðin þín áður en þú bættir við gagnastaðfestingu, farðu á flipann Gögn og smelltu á Gagnaprófun > Ógild gögn í hring .



Þetta mun auðkenna allar frumur sem uppfylla ekki staðfestingarskilyrðin:



Um leið og þú leiðréttir ógilda færslu mun hringurinn hverfa sjálfkrafa. Til að fjarlægja alla hringi, farðu á flipann Gögn og smelltu á Gagnavottun > Hreinsa staðfestingarhringi .

Hvernig á að vernda vinnublað með gagnastaðfestingu

Ef þú vilt vernda vinnublað eða vinnubók með lykilorði skaltu stilla viðeigandi gagnaprófunarstillingar fyrst og vernda síðan blaðið. Það er mikilvægt að þú opnar staðfestar frumur áður en þú verndarvinnublaðið, annars geta notendur þínir ekki slegið inn nein gögn í þær reiti. Fyrir ítarlegar leiðbeiningar, vinsamlegast sjáðu Hvernig á að aflæsa ákveðnum hólfum á vernduðu blaði.

Sjá einnig: Hvernig á að bæta við Developer flipa í Excel

Hvernig á að deila vinnubók með gagnaprófun

Til að leyfa mörgum notendum að vinna saman að vinnubókinni, vertu viss um að deildu vinnubókinni eftir að þú hefur gert gagnaprófun. Eftir að þú hefur deilt vinnubókinni munu gagnaprófunarreglur þínar halda áfram að virka, en þú munt ekki geta breytt þeim, né bætt við nýjum reglum.

Excel gagnaprófun virkar ekki

Ef gagnaprófun er ekki virkar ekki rétt í vinnublöðunum þínum, það er líklegast af einni af eftirfarandi ástæðum.

Gagnaprófun virkar ekki fyrir afrituð gögn

Gagnaprófun í Excel er hönnuð til að banna slá inn ógild gögn beint í reit, en það getur ekki komið í veg fyrir að notendur afriti ógild gögn. Þó að það sé engin leið til að slökkva á afrita/líma flýtileiðir (annað en með því að nota VBA), geturðu að minnsta kosti komið í veg fyrir að afrita gögn með því að draga og sleppa frumum. Til að gera þetta, farðu í Skrá > Valkostir > Ítarlegar > Breytingarvalkostir og hreinsaðu Virkja fyllingu handfang og reit draga-og-sleppa gátreitinn.



Excel gagnastaðfesting er ekki tiltæk í reitbreytingarham

Gagnavottun skipunin er ekki tiltækt (grátt) ef þú ert að slá inn eða breyta gögnum í reit. Eftir að þú hefur lokið við að breyta hólfinu,ýttu á Enter eða Esc til að hætta í breytingahamnum og gerðu svo gagnaprófun.

Gagnaprófun er ekki hægt að beita á verndaða eða sameiginlega vinnubók

Þó að núverandi löggildingarreglur haldi áfram að virka í varið og deilt vinnubækur, það er ekki hægt að breyta stillingum gagnaprófunar eða setja upp nýjar reglur. Til að gera þetta skaltu fyrst hætta að deila og/eða afvernda vinnubókina þína.

Röngar formúlur til að sannprófa gögn

Þegar formúlubundin gagnaprófun er gerð í Excel er þrennt sem þarf að athuga:

• Staðfestingarformúla skilar ekki villum.
• Formúla vísar ekki til tómra hólfa.
• Viðeigandi hólfatilvísanir eru notaðar.

Fyrir frekari upplýsingar, vinsamlegast sjá sérsniðin gagnastaðfestingarregla virkar ekki.

Kveikt er á handvirkum endurútreikningi

Ef kveikt er á handvirkri útreikningsstillingu í Excel geta óútreiknaðar formúlur komið í veg fyrir að gögn séu staðfest á réttan hátt . Til að breyta Excel útreikningsvalkostinum aftur í sjálfvirkan, farðu í flipann Formúlur > Utreikningur hópinn, smelltu á hnappinn Reiknarvalkostir og smelltu síðan á Sjálfvirkt .

Nánari upplýsingar er að finna í Sjálfvirkur útreikningur vs. handvirkur útreikningur.

Þannig bætir þú við og notar gagnaprófun í Excel. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!

svið .
• Takmarka færslur við val úr fellilista .
• Staðfesta færslu byggt á annarri reit .
• Sýna inntaksskilaboð þegar notandi velur hólf.
• Sýna viðvörunarskilaboð þegar röng gögn hafa verið slegin inn.
• Finndu rangar færslur í staðfestum hólfum.

Til dæmis er hægt að setja upp reglu sem takmarkar innslátt gagna við 4 stafa tölur á milli 1000 og 9999. Ef notandinn skrifar eitthvað annað, Excel mun sýna villuviðvörun sem útskýrir hvað þeir hafa gert rangt:

Hvernig á að gera gagnaprófun í Excel

Til að bæta við gögnum staðfestingu í Excel, framkvæma eftirfarandi skref.

1. Opnaðu gagnaprófunargluggann

Veldu eina eða fleiri reiti til að staðfesta, farðu í Gögn flipann > Gagnaverkfæri og smelltu á Gögn Staðfesting hnappur.

Þú getur líka opnað gagnaprófunargluggann með því að ýta á Alt > D > L , með hverjum takka ýtt fyrir sig.

2. Búðu til Excel-staðfestingarreglu

Á flipanum Stillingar , skilgreindu staðfestingarviðmiðin í samræmi við þarfir þínar. Í viðmiðunum geturðu gefið upp eitthvað af eftirfarandi:

• Gildi - sláðu inn tölur í viðmiðareitina eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan.
• Frumutilvísanir - búðu til reglu sem byggir á gildi eða formúlu í öðrum reit.
• Formúlur - leyfa að tjá meiraflóknar aðstæður eins og í þessu dæmi.

Sem dæmi skulum við búa til reglu sem takmarkar notendur við að slá inn heila tölu á milli 1000 og 9999:

Þegar staðfestingarreglan er stillt skaltu annaðhvort smella á Í lagi til að loka glugganum Data Validation eða skipta yfir í annan flipa til að bæta við inntaksskilaboðum eða/og villuviðvörun.

3. Bættu við innsláttarskilaboðum (valfrjálst)

Ef þú vilt birta skilaboð sem útskýrir fyrir notanda hvaða gögn eru leyfð í tilteknu reit, opnaðu flipann Inntaksskilaboð og gerðu eftirfarandi:

• Gakktu úr skugga um að hakað sé við Sýna innsláttarskilaboð þegar reit er valið .
• Sláðu inn titil og texta skilaboðanna í samsvarandi reiti.
• Smelltu á OK til að loka glugganum.

Um leið og notandinn velur staðfesta reitinn mun eftirfarandi skilaboð mæta:

4. Birta villuviðvörun (valfrjálst)

Auk inntaksskilaboðanna geturðu sýnt eina af eftirfarandi villuviðvörunum þegar ógild gögn eru færð inn í reit.

Gerð viðvörunar	Lýsing
Stöðva (sjálfgefið)	Strangasta viðvörunartegundin sem kemur í veg fyrir að notendur geti slegið inn ógild gögn. Þú smellir á Reyna aftur til að slá inn annað gildi eða Hætta við til að fjarlægja færsluna.
Viðvörun	Varar notendur við að gögnin séu ógild, en gerir það ekkikoma í veg fyrir að slá hana inn. Sjá einnig: Excel: Flokkaðu línur sjálfkrafa eða handvirkt, dragðu saman og stækkaðu línur Þú smellir á Já til að slá inn ógildu færsluna, Nei til að breyta henni eða Hætta við til að fjarlægja færsluna.
Upplýsingar	Leyfilegasta viðvörunartegundin sem upplýsir notendur aðeins um ógilda gagnafærslu. Þú smellir á Í lagi til að slá inn ógilt gildi eða Hætta við til að fjarlægja það úr hólfinu.

Til að stilla sérsniðin villuboð skaltu fara á flipann Villuviðvörun og skilgreina eftirfarandi færibreytur:

• Athugaðu Sýna villuviðvörun eftir að ógild gögn eru slegin inn kassi (venjulega valinn sjálfgefið).
• Í reitnum Stíll skaltu velja viðeigandi viðvörunartegund.
• Sláðu inn titil og texta villuboðanna í samsvarandi kassa.
• Smelltu á OK .

Og nú, ef notandinn slær inn ógild gögn, mun Excel sýna sérstaka viðvörun sem útskýrir villuna (eins og sýnt er í upphafi þessarar kennslu).

Athugið. Ef þú slærð ekki inn eigin skilaboð mun sjálfgefin stöðvunarviðvörun birtast með eftirfarandi texta: Þetta gildi passar ekki við gagnaprófunartakmarkanir sem skilgreindar eru fyrir þennan reit .

Excel gagnaprófunardæmi

Þegar þú bætir við gagnastaðfestingarreglu í Excel geturðu valið eina af forskilgreindum stillingum eða tilgreint sérsniðnar viðmiðanir byggðar á þinni eigin löggildingarformúlu. Hér að neðan munum við ræða hvern af innbyggðu valkostunum og í næstu vikumun skoða betur Excel gagnaprófun með sérsniðnum formúlum í sérstakri kennslu.

Eins og þú veist nú þegar eru staðfestingarviðmiðin skilgreind á flipanum Stillingar í Gagnavottun valmynd ( Data flipinn > Gagnavottun ).

Heildar tölur og aukastafir

Til að takmarka innslátt gagna við heil tala eða tugastafur , veldu samsvarandi hlut í Leyfa reitnum. Og veldu síðan eitt af eftirfarandi forsendum í reitnum Gögn :

• Jöfn eða ekki jafn tilgreindri tölu
• Stærri en eða lægri en tilgreind tala
• Milli tölunna tveggja eða ekki á milli til að útiloka þetta talnasvið

Til dæmis, þetta er hvernig þú býrð til Excel sannprófunarreglu sem leyfir hvaða heilu tölu sem er stærri en 0:

Staðfesting dagsetningar og tíma í Excel

Til að sannreyna dagsetningar skaltu velja Dagsetning í Leyfa reitnum og velja síðan viðeigandi viðmið í Gögn kassi. Það eru töluvert af fyrirfram skilgreindum valkostum til að velja úr: leyfðu aðeins dagsetningar á milli tveggja dagsetninga, jöfn, stærri en eða minni en tiltekna dagsetningu, og fleira.

Á sama hátt, til að staðfesta tíma skaltu velja Tími í Leyfa reitnum og skilgreindu síðan nauðsynleg skilyrði.

Til dæmis til að leyfa aðeins dagsetningar á milli Startdagsetning í B1 og Lokadagsetning í B2, notaðu þetta Exceldagsetningarstaðfestingarregla:

Til að sannreyna færslur byggðar á gögnum í dag og núverandi tíma skaltu búa til þínar eigin gagnaprófunarformúlur eins og sýnt er í þessum dæmum:

• Staðfestu dagsetningar miðað við dagsetningu í dag
• Staðfestu tíma miðað við núverandi tíma

Textalengd

Til að leyfa innslátt gagna af ákveðinni lengd skaltu velja Texti lengd í reitnum Leyfa og veldu staðfestingarviðmiðin í samræmi við viðskiptafræði þína.

Til dæmis, til að takmarka inntakið við 10 stafi, búðu til þessa reglu:

Athugið. Valmöguleikinn Textlengd takmarkar fjölda stafa en ekki gagnategundina, sem þýðir að ofangreind regla leyfir bæði texta og tölur undir 10 stöfum eða 10 tölustöfum, í sömu röð.

Excel gagnaprófunarlisti (fellilisti)

Til að bæta fellilista yfir atriði við hólf eða hóp af hólfum, veldu markfrumur og gerðu eftirfarandi:

1. Opnaðu Data Validation valmynd ( Data flipinn > Data Validation ).
2. Á flipanum Stillingar velurðu Listi í reitnum Leyfa .
3. Í reitnum Uppruni skaltu slá inn atriði Excel-staðfestingarlistans, aðskilin með kommum. Til dæmis, til að takmarka inntak notanda við þrjá valkosti, sláðu inn Yes, No, N/A .
4. Gakktu úr skugga um að In-cell fellilisti sé valinn í röð til að felliörin birtist við hlið reitsins.
5. Smelltu Allt í lagi .

Skilprófunarlistinn fyrir Excel gagna mun líta svipað út:

Athugið. Vinsamlegast farðu varlega með Hunsa auða valmöguleikann, sem er sjálfgefið valinn. Ef þú ert að búa til fellilista sem byggir á nafngreindu sviði sem hefur að minnsta kosti einn auðan reit, getur þú valið þennan gátreit til að slá inn hvaða gildi sem er í staðfesta reitinn. Í mörgum tilfellum gildir það líka um löggildingarformúlur: ef reit sem vísað er til í formúlunni er auður verður hvaða gildi sem er leyft í fullgilta reitnum.

Aðrar leiðir til að búa til gagnaprófunarlista í Excel

Að leggja fram kommuaðskilda lista beint í Uppruna reitinn er fljótlegasta leiðin sem virkar vel fyrir litla fellilista sem ólíklegt er að muni nokkurn tíma breytast. Í öðrum tilfellum geturðu haldið áfram með einni af eftirfarandi leiðum:

• Gagnaprófunarlisti í fellivalmynd frá hólfsviði
• Dynamískur sannprófunarlisti fyrir gagna frá nafngreindu sviði
• Dynamískur gagnaprófunarlisti úr Excel töflu
• Fellilisti í fallandi (háð) fellilista

Sérsniðnar löggildingarreglur gagna

Auk innbyggðrar Excel gagnaprófunar reglur sem fjallað er um í þessari kennslu, þú getur búið til sérsniðnar reglur með eigin gagnaprófunarformúlum. Hér eru aðeins nokkur dæmi:

• Leyfa aðeins tölur
• Leyfa aðeins texta
• Leyfa texta sem byrjar á ákveðnum stöfum
• Leyfa aðeins einstakar færslur ogbanna afrit

Fleiri dæmi er að finna í sérsniðnum gagnastaðfestingarreglum og formúlum.

Hvernig á að breyta gagnaprófun í Excel

Til að breyta Excel-staðfestingarreglu, framkvæma þessi skref:

1. Veldu einhverja af staðfestu hólfunum.
2. Opnaðu Data Validation valmynd ( Data flipann > Gagnaprófun ).
3. Gerðu nauðsynlegar breytingar.
4. Veldu Beita þessum breytingum á allar aðrar frumur með sömu stillingum gátreitinn til að afrita breytingar sem þú hefur gert á öllum öðrum hólfum með upprunalegu staðfestingarskilyrðunum.
5. Smelltu á Í lagi til að vista breytingarnar.

Til dæmis geturðu breytt Excel gagnaprófunarlista með því að bæta við eða fjarlægja atriði úr Uppruni reitnum og láta þessar breytingar gilda á allar aðrar reiti sem innihalda sama fellilistann:

Hvernig á að afrita Excel gagnastaðfestingarreglu yfir í aðrar frumur

Ef þú hefur stillt gagnaprófun fyrir eina reit og vilt staðfesta aðrar reiti með sömu forsendum, þú þarft ekki að endurskapa regluna frá grunni.

Til að afrita staðfestingarregluna í Excel skaltu framkvæma þessi 4 fljótu skref:

1. Veldu reitinn sem staðfestingin á í reglan á við og ýttu á Ctrl + C til að afrita hana.
2. Veldu aðra reiti sem þú vilt staðfesta. Til að velja reiti sem ekki eru aðliggjandi, ýttu á og haltu Ctrl-lyklinum á meðan þú velur hólfin.
3. Hægri-smelltu á valið, smelltu á LímaSérstök , og veldu síðan Validation valkostinn.

   Að öðrum kosti skaltu ýta á Paste Special > Validation flýtileiðina: Ctrl + Alt + V , svo N .

4. Smelltu á OK .

Ábending. Í stað þess að afrita sannprófun gagna í aðrar frumur geturðu breytt gagnasafninu þínu í Excel töflu. Þegar þú bætir fleiri línum við töfluna mun Excel beita staðfestingarreglunni þinni sjálfkrafa á nýjar línur.

Hvernig á að finna frumur með gagnastaðfestingu í Excel

Til að finna fljótt allar staðfestar frumur í núverandi vinnublað, farðu í Heima flipann > Breyting hópnum og smelltu á Finndu & Veldu > Gagnavottun :

Þetta mun velja allar frumur sem hafa einhverjar gagnastaðfestingarreglur notaðar á sig:

Hvernig á að fjarlægja sannprófun gagna í Excel

Á heildina litið eru tvær leiðir til að fjarlægja sannprófun í Excel: staðlaða nálgunin sem er hönnuð af Microsoft og múslausa tæknin sem Excel þróuð nördar sem myndu aldrei taka hendurnar af lyklaborðinu nema brýna nauðsyn beri til (t.d. til að fá sér kaffibolla :)

Aðferð 1: Venjuleg leið til að fjarlægja gagnastaðfestingu

Venjulega, til að fjarlægja gagnaprófun í Excel vinnublöðum heldurðu áfram með þessum skrefum:

1. Veldu hólfið/hólfina með gagnastaðfestingu.
2. Á flipanum Gögn , smelltu á Gagnavottun hnappinn.
3. Á flipanum Stillingar , smelltu á Hreinsa allt