Il tutorial spiega come eseguire la convalida dei dati in Excel: creare una regola di convalida per numeri, date o valori di testo, creare elenchi di convalida dei dati, copiare la convalida dei dati in altre celle, trovare voci non valide, correggere e rimuovere la convalida dei dati.

Quando si imposta una cartella di lavoro per gli utenti, spesso si desidera controllare l'immissione di informazioni in celle specifiche per assicurarsi che tutti i dati inseriti siano accurati e coerenti. Tra le altre cose, si può decidere di consentire solo particolari tipi di dati, come numeri o date, in una cella, oppure di limitare i numeri a un certo intervallo e il testo a una determinata lunghezza. Si può anche fornire un elenco predefinito di dati accettabili.Excel Data Validation permette di fare tutte queste cose in tutte le versioni di Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 e inferiori.

Che cos'è la convalida dei dati in Excel?

Convalida dei dati di Excel è una funzione che limita (convalida) l'immissione di dati da parte dell'utente in un foglio di lavoro. Tecnicamente, si crea una regola di convalida che controlla il tipo di dati che possono essere inseriti in una determinata cella.

Ecco alcuni esempi di ciò che la convalida dei dati di Excel può fare:

• Consentire solo numerico o testo valori in una cella.
• Consentite solo i numeri all'interno di uno specifico gamma .
• Consentire l'inserimento di dati di uno specifico lunghezza .
• Limitare le date e gli orari al di fuori di un determinato gamma .
• Limitare le voci a una selezione da un elenco a discesa .
• Convalidare una voce in base a un'altra cella .
• Mostra un messaggio di ingresso quando l'utente seleziona una cella.
• Mostra un messaggio di avvertimento quando sono stati inseriti dati errati.
• Trova voci non corrette in cellule convalidate.

Ad esempio, è possibile impostare una regola che limiti l'immissione dei dati a numeri di 4 cifre compresi tra 1000 e 9999. Se l'utente digita qualcosa di diverso, Excel mostrerà un avviso di errore che spiega cosa ha sbagliato:

Come eseguire la convalida dei dati in Excel

Per aggiungere la convalida dei dati in Excel, eseguire le seguenti operazioni.

1. Aprire la finestra di dialogo Convalida dati

Selezionate una o più celle da convalidare, passate alla voce Dati scheda> Strumenti per i dati e fare clic sul pulsante Convalida dei dati pulsante.

È possibile aprire la finestra di dialogo Convalida dati anche premendo Alt> D> L , con ciascun tasto premuto separatamente.

2. Creare una regola di convalida di Excel

Sul Impostazioni definire i criteri di convalida in base alle proprie esigenze. Nei criteri è possibile inserire uno dei seguenti elementi:

• Valori - digitate i numeri nelle caselle dei criteri, come mostrato nella schermata seguente.
• Riferimenti cellulari - creare una regola basata su un valore o una formula in un'altra cella.
• Formule - permettono di esprimere condizioni più complesse, come in questo esempio.

Ad esempio, creiamo una regola che limiti gli utenti a inserire un numero intero compreso tra 1000 e 9999:

Una volta configurata la regola di convalida, fare clic su OK per chiudere il Convalida dei dati o passare a un'altra scheda per aggiungere un messaggio di input e/o un avviso di errore.

3. Aggiungere un messaggio di input (opzionale)

Se si desidera visualizzare un messaggio che spieghi all'utente quali dati sono consentiti in una determinata cella, aprire la finestra di dialogo Messaggio di ingresso e procedere come segue:

• Assicurarsi che il Mostra il messaggio di input quando viene selezionata una cella è selezionata.
• Inserite il titolo e il testo del messaggio nei campi corrispondenti.
• Cliccare OK per chiudere la finestra di dialogo.

Non appena l'utente seleziona la cella convalidata, viene visualizzato il seguente messaggio:

4. Visualizzare un avviso di errore (opzionale)

Oltre al messaggio di immissione, è possibile visualizzare uno dei seguenti avvisi di errore quando vengono inseriti dati non validi in una cella.

Tipo di avviso	Descrizione
Fermarsi (predefinito)	Il tipo di avviso più rigoroso che impedisce agli utenti di inserire dati non validi. Si fa clic su Riprova per digitare un valore diverso o Annullamento per rimuovere la voce.
Avvertenze	Avverte gli utenti che i dati non sono validi, ma non impedisce di inserirli. Si fa clic su Sì per inserire la voce non valida, No per modificarlo, oppure Annullamento per rimuovere la voce.
Informazioni	Il tipo di avviso più permissivo, che informa gli utenti solo dell'inserimento di dati non validi. Si fa clic su OK per inserire il valore non valido o Annullamento per rimuoverlo dalla cella.

Per configurare un messaggio di errore personalizzato, accedere alla sezione Avviso di errore e definire i seguenti parametri:

• Controllare il Mostra un avviso di errore dopo l'inserimento di dati non validi (solitamente selezionata per impostazione predefinita).
• Nel Stile selezionare il tipo di avviso desiderato.
• Inserire il titolo e il testo del messaggio di errore nelle caselle corrispondenti.
• Cliccare OK .

Ora, se l'utente inserisce dati non validi, Excel visualizza un avviso speciale che spiega l'errore (come mostrato all'inizio di questa esercitazione).

Nota: se non si digita il proprio messaggio, l'opzione predefinito Allarme di arresto con il seguente testo: Questo valore non corrisponde alle restrizioni di convalida dei dati definite per questa cella. .

Esempi di convalida dei dati in Excel

Quando si aggiunge una regola di convalida dei dati in Excel, è possibile scegliere una delle impostazioni predefinite o specificare criteri personalizzati basati su una propria formula di convalida. Di seguito esamineremo ciascuna delle opzioni integrate e la prossima settimana daremo uno sguardo più approfondito alla convalida dei dati di Excel con formule personalizzate in un'esercitazione separata.

Come già noto, i criteri di validazione sono definiti nell'elemento Impostazioni della scheda Convalida dei dati ( Dati scheda> Convalida dei dati ).

Numeri interi e decimali

Per limitare l'inserimento dei dati a un numero intero o decimale selezionare la voce corrispondente nel menu Consentire Scegliere uno dei seguenti criteri nel riquadro Dati scatola:

• Pari a o non uguale a il numero specificato
• Maggiore di o meno di il numero specificato
• Tra i due numeri o non tra per escludere quell'intervallo di numeri

Ad esempio, ecco come si crea una regola di convalida di Excel che consente di utilizzare qualsiasi numero intero superiore a 0:

Convalida di data e ora in Excel

Per convalidare le date, selezionare Data nel Consentire e poi scegliere un criterio appropriato nella casella Dati Ci sono molte opzioni predefinite tra cui scegliere: consentire solo date comprese tra due date, uguali, maggiori o minori di una data specifica e altro ancora.

Allo stesso modo, per convalidare gli orari, selezionare Tempo nel Consentire e definire i criteri richiesti.

Ad esempio, per consentire solo date comprese tra Data di inizio in B1 e Data di fine in B2, applicare questa regola di convalida della data di Excel:

Per convalidare le voci in base ai dati odierni e all'ora corrente, creare le formule di convalida dei dati come mostrato in questi esempi:

• Convalidare le date in base alla data di oggi
• Convalidare i tempi in base all'ora corrente

Lunghezza del testo

Per consentire l'immissione di dati di una lunghezza specifica, selezionare Lunghezza del testo nel Consentire e scegliere i criteri di convalida in base alla logica aziendale.

Ad esempio, per limitare l'immissione a 10 caratteri, creare questa regola:

Nota. Lunghezza del testo limita il numero di caratteri ma non il tipo di dati, per cui la regola precedente consentirà sia il testo che i numeri sotto i 10 caratteri o le 10 cifre, rispettivamente.

Elenco di convalida dei dati di Excel (a discesa)

Per aggiungere un elenco a discesa di elementi a una cella o a un gruppo di celle, selezionare le celle di destinazione e procedere come segue:

1. Aprire la sezione Convalida dei dati ( Dati scheda> Convalida dei dati ).
2. Sul Impostazioni selezionare la scheda Elenco nel Consentire scatola.
3. Nel Fonte digitare gli elementi dell'elenco di convalida di Excel, separati da virgole. Ad esempio, per limitare l'input dell'utente a tre scelte, digitare Sì, No, N/A .
4. Assicurarsi che il Discesa a tendina all'interno della cella è selezionata per far apparire la freccia a discesa accanto alla cella.
5. Cliccare OK .

L'elenco di convalida dei dati Excel risultante sarà simile a questo:

Nota: prestare attenzione alla Ignorare il vuoto Se si sta creando un elenco a discesa basato su un intervallo con nome che ha almeno una cella vuota, la selezione di questa casella di controllo consente di inserire qualsiasi valore nella cella convalidata. In molte situazioni, questo vale anche per le formule di convalida: se una cella a cui si fa riferimento nella formula è vuota, qualsiasi valore sarà consentito nella cella convalidata.

Altri modi per creare un elenco di convalida dei dati in Excel

Fornendo elenchi separati da virgole direttamente nel file Fonte è il metodo più veloce e funziona bene per i piccoli menu a tendina che difficilmente cambieranno mai. In altri scenari, si può procedere con uno dei seguenti modi:

• Elenco di convalida dei dati a discesa da un intervallo di celle
• Elenco dinamico di convalida dei dati da un intervallo di nomi
• Elenco dinamico di convalida dei dati da una tabella Excel
• Elenco a discesa a cascata (dipendente)

Regole di convalida dei dati personalizzate

Oltre alle regole di convalida dei dati integrate in Excel illustrate in questa esercitazione, è possibile creare regole personalizzate con le proprie formule di convalida dei dati. Ecco alcuni esempi:

• Consentire solo numeri
• Consentire solo il testo
• Consentire il testo che inizia con caratteri specifici
• Consentire solo voci univoche e rifiutare i duplicati

Per ulteriori esempi, vedere Regole di convalida dei dati e formule personalizzate.

Come modificare la convalida dei dati in Excel

Per modificare una regola di convalida di Excel, procedere come segue:

1. Selezionare una qualsiasi delle celle convalidate.
2. Aprire la sezione Convalida dei dati ( Dati scheda> Convalida dei dati ).
3. Apportare le modifiche richieste.
4. Selezionare la voce Applicate queste modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni. per copiare le modifiche apportate in tutte le altre celle con i criteri di convalida originali.
5. Cliccare OK per salvare le modifiche.

Ad esempio, è possibile modificare l'elenco di convalida dei dati di Excel aggiungendo o rimuovendo elementi dal campo Fonte e fare in modo che le modifiche vengano applicate a tutte le altre celle contenenti lo stesso elenco a discesa:

Come copiare la regola di convalida dei dati di Excel in altre celle

Se si è configurata la convalida dei dati per una cella e si desidera convalidare altre celle con gli stessi criteri, non è necessario ricreare la regola da zero.

Per copiare la regola di convalida in Excel, eseguite questi 4 rapidi passaggi:

1. Selezionare la cella a cui si applica la regola di convalida e premere Ctrl + C per copiarla.
2. Per selezionare celle non adiacenti, tenere premuto il tasto Ctrl mentre si selezionano le celle.
3. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla selezione, fare clic su Incolla speciale , quindi selezionare l'opzione Convalida opzione.

   In alternativa, premere il tasto Incolla speciale > Convalida scorciatoia: Ctrl + Alt + V , quindi N .

4. Cliccare OK .

Suggerimento: invece di copiare la convalida dei dati in altre celle, è possibile convertire il set di dati in una tabella di Excel. Man mano che si aggiungono altre righe alla tabella, Excel applicherà automaticamente la regola di convalida alle nuove righe.

Come trovare le celle con convalida dei dati in Excel

Per individuare rapidamente tutte le celle convalidate nel foglio di lavoro corrente, andare alla voce Casa scheda> Editing e fare clic su Trova e seleziona > Convalida dei dati :

Selezionerà tutte le celle a cui sono applicate regole di convalida dei dati:

Come rimuovere la convalida dei dati in Excel

In generale, esistono due modi per rimuovere la convalida in Excel: l'approccio standard ideato da Microsoft e la tecnica senza mouse ideata dagli smanettoni di Excel che non staccherebbero mai le mani dalla tastiera a meno che non sia assolutamente necessario (ad esempio, per prendere una tazza di caffè).

Metodo 1: metodo regolare per rimuovere la convalida dei dati

Normalmente, per rimuovere la convalida dei dati nei fogli di lavoro di Excel, si procede come segue:

1. Selezionare le celle con convalida dei dati.
2. Sul Dati fare clic sulla scheda Convalida dei dati pulsante.
3. Sul Impostazioni fare clic sulla scheda Cancella tutto e quindi fare clic su OK .

Suggerimenti:

1. Per rimuovere la convalida dei dati da tutte le cellule nel foglio corrente, utilizzare la funzione Trova e seleziona per selezionare tutte le celle convalidate.
2. Per rimuovere un regola di convalida dei dati , selezionare una cella con quella regola, aprire la finestra di dialogo Convalida dei dati finestra di dialogo, controllare l'opzione Applicate queste modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni. e quindi fare clic sul pulsante Cancella tutto pulsante.

Come vedete, il metodo standard è abbastanza veloce, ma richiede alcuni clic del mouse; per quanto mi riguarda, non è un problema. Ma se preferite lavorare con la tastiera piuttosto che con il mouse, potreste trovare interessante il seguente approccio.

Metodo 2: Incolla speciale per eliminare le regole di convalida dei dati

Di fatto, può fare molte altre cose utili: tra l'altro, può rimuovere rapidamente le regole di convalida dei dati in un foglio di lavoro. Ecco come fare:

1. Selezionare una cella vuota senza convalida dei dati e premere Ctrl + C per copiarla.
2. Selezionare le celle da cui si desidera rimuovere la convalida dei dati.
3. Premete Ctrl + Alt + V , poi N , che è la scorciatoia per Incolla speciale > Convalida dei dati .
4. Premere Invio. Fatto!

Suggerimenti per la convalida dei dati di Excel

Ora che conoscete le basi della convalida dei dati in Excel, vorrei condividere alcuni suggerimenti che possono rendere le vostre regole molto più efficaci.

Convalida dei dati di Excel in base a un'altra cella

Invece di digitare i valori direttamente nelle caselle dei criteri, è possibile inserirli in alcune celle e poi fare riferimento a tali celle. Se si decide di modificare le condizioni di convalida in un secondo momento, sarà sufficiente digitare i nuovi numeri nel foglio, senza dover modificare la regola.

Per inserire un riferimento alla cella Il nome della cella può essere digitato nella casella preceduta da un segno di uguale, oppure si può fare clic sulla freccia accanto alla casella e poi selezionare la cella con il mouse. Si può anche fare clic su un punto qualsiasi della casella e poi selezionare la cella del foglio.

Ad esempio, per consentire qualsiasi numero intero diverso da quello in A1, scegliere il parametro non uguale a criteri nel Dati e digitare =$A$1 nel Valore box:

Per fare un ulteriore passo avanti, è possibile inserire un formula nella cella di riferimento e far sì che Excel convalidi l'input in base a quella formula.

Ad esempio, per limitare l'inserimento di date successive alla data odierna, inserire il valore =GIORNO() in una cella, ad esempio B1, e poi impostare una regola di convalida della data basata su quella cella:

In alternativa, è possibile inserire l'opzione =GIORNO() direttamente nella formula Data di inizio che avrà lo stesso effetto.

Regole di validazione basate su formule

Nelle situazioni in cui non è possibile definire un criterio di convalida desiderato in base a un valore o a un riferimento di cella, è possibile esprimerlo con una formula.

Ad esempio, per limitare l'immissione ai valori minimi e massimi dell'elenco di numeri esistente, ad esempio A1:A10, utilizzare le seguenti formule:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Si prega di prestare attenzione al fatto che si blocca l'intervallo utilizzando il segno $ (riferimenti assoluti alle celle) in modo che la regola di convalida di Excel funzioni correttamente per tutte le celle selezionate.

Come trovare i dati non validi nel foglio

Sebbene Microsoft Excel consenta di applicare la convalida dei dati alle celle in cui sono già presenti dei dati, non segnala se alcuni dei valori esistenti non soddisfano i criteri di convalida.

Per trovare i dati non validi che sono stati inseriti nei fogli di lavoro prima dell'aggiunta della convalida dei dati, accedere alla sezione Dati e fare clic su Convalida dei dati > Cerchio Dati non validi .

In questo modo verranno evidenziate tutte le celle che non soddisfano i criteri di convalida:

Non appena si corregge una voce non valida, il cerchio viene eliminato automaticamente. Per eliminare tutti i cerchi, andare nella sezione Dati e fare clic su Convalida dei dati > Cerchi di convalida chiari .

Come proteggere un foglio di lavoro con la convalida dei dati

Se si desidera proteggere il foglio di lavoro o la cartella di lavoro con una password, configurare prima le impostazioni di convalida dei dati desiderate e quindi proteggere il foglio. È importante che si sbloccare le cellule convalidate prima di proteggere il foglio di lavoro, altrimenti i vostri utenti non potranno inserire alcun dato in quelle celle. Per le linee guida dettagliate, consultate Come sbloccare alcune celle in un foglio protetto.

Come condividere una cartella di lavoro con la convalida dei dati

Per consentire a più utenti di collaborare alla cartella di lavoro, assicurarsi di condividere la cartella di lavoro dopo aver eseguito la convalida dei dati. Dopo aver condiviso la cartella di lavoro, le regole di convalida dei dati continueranno a funzionare, ma non sarà possibile modificarle né aggiungere nuove regole.

La convalida dei dati di Excel non funziona

Se la convalida dei dati non funziona correttamente nei fogli di lavoro, è probabile che ciò sia dovuto a uno dei seguenti motivi.

La convalida dei dati non funziona per i dati copiati

La convalida dei dati in Excel è stata progettata per evitare che digitazione di dati non validi direttamente in una cella, ma non può impedire agli utenti di copiare dati non validi. Anche se non c'è modo di disabilitare le scorciatoie del copia/incolla (a parte l'uso di VBA), si può almeno impedire la copia dei dati trascinando e rilasciando le celle. Per farlo, andare in File > Opzioni > Avanzato > Opzioni di modifica e cancellare l'opzione Abilita la maniglia di riempimento e il trascinamento delle celle casella di controllo.

La convalida dei dati di Excel non è disponibile in modalità di modifica delle celle

Il comando Convalida dati non è disponibile (in grigio) se si stanno inserendo o modificando dati in una cella. Una volta terminata la modifica della cella, premere Invio o Esc per uscire dalla modalità di modifica e quindi eseguire la convalida dei dati.

Non è possibile applicare la convalida dei dati a una cartella di lavoro protetta o condivisa.

Sebbene le regole di convalida esistenti continuino a funzionare nelle cartelle di lavoro protette e condivise, non è possibile modificare le impostazioni di convalida dei dati o impostare nuove regole. A tale scopo, è necessario innanzitutto togliere la condivisione e/o la protezione alla cartella di lavoro.

Formule di convalida dei dati non corrette

Quando si esegue la convalida dei dati basata su formule in Excel, ci sono tre cose importanti da controllare:

• Una formula di convalida non restituisce errori.
• Una formula non fa riferimento a celle vuote.
• Vengono utilizzati riferimenti di cella appropriati.

Per ulteriori informazioni, vedere Regola di convalida dei dati personalizzata non funzionante.

Il ricalcolo manuale è attivato

Se in Excel è attivata la modalità di calcolo manuale, le formule non calcolate possono impedire la corretta convalida dei dati. Per riportare l'opzione di calcolo di Excel su automatico, accedere alla sezione Formule scheda> Calcolo fare clic sul gruppo Opzioni di calcolo e quindi fare clic su Automatico .

Per ulteriori informazioni, consultare Calcolo automatico vs. Calcolo manuale.

Ecco come aggiungere e utilizzare la convalida dei dati in Excel. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!