V tomto návode sa vysvetľuje, ako v programe Excel vykonávať validáciu údajov: vytvárať pravidlá validácie pre čísla, dátumy alebo textové hodnoty, vytvárať zoznamy validácie údajov, kopírovať validáciu údajov do iných buniek, vyhľadávať neplatné položky, opravovať a odstraňovať validáciu údajov.

Pri nastavovaní zošita pre používateľov môžete často chcieť kontrolovať vkladanie informácií do konkrétnych buniek, aby ste sa uistili, že všetky údaje sú presné a konzistentné. Okrem iného môžete chcieť v bunke povoliť len určitý typ údajov, napríklad čísla alebo dátumy, alebo obmedziť čísla na určitý rozsah a text na danú dĺžku.Overenie údajov Excelu umožňuje vykonať všetky tieto činnosti vo všetkých verziách programu Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 a nižších.

Čo je to overovanie údajov v programe Excel?

Overovanie údajov aplikácie Excel je funkcia, ktorá obmedzuje (overuje) vstupy používateľa do pracovného hárka. Technicky povedané, vytvoríte pravidlo overovania, ktoré kontroluje, aký druh údajov môže byť zadaný do určitej bunky.

Tu je len niekoľko príkladov toho, čo dokáže overovanie údajov v programe Excel:

• Povoľte len číselné alebo text hodnoty v bunke.
• Povoľte iba čísla v rámci určeného rozsah .
• Povolenie vkladania údajov o konkrétnom dĺžka .
• Obmedziť dátumy a časy mimo daného rozsah .
• Obmedzenie záznamov na výber z rozbaľovací zoznam .
• Overenie záznamu na základe ďalšia bunka .
• Ukážte vstupná správa keď používateľ vyberie bunku.
• Zobraziť a varovná správa ak boli zadané nesprávne údaje.
• Nájsť nesprávne položky v overených bunkách.

Môžete napríklad nastaviť pravidlo, ktoré obmedzí zadávanie údajov na štvormiestne čísla v rozsahu 1000 až 9999. Ak používateľ zadá niečo iné, Excel zobrazí chybové upozornenie s vysvetlením, čo urobil zle:

Ako vykonať overenie údajov v programe Excel

Ak chcete pridať overovanie údajov v programe Excel, vykonajte nasledujúce kroky.

1. Otvorte dialógové okno Overenie údajov

Vyberte jednu alebo viac buniek, ktoré chcete overiť, prejdite na Údaje karta> Dátové nástroje a kliknite na Overovanie údajov tlačidlo.

Dialógové okno Overenie údajov môžete otvoriť aj stlačením klávesov Alt> D> L , pričom každý kláves stlačte samostatne.

2. Vytvorte validačné pravidlo programu Excel

Na Nastavenia na karte Definujte kritériá overovania podľa svojich potrieb. V kritériách môžete uviesť niektorý z nasledujúcich údajov:

• Hodnoty - zadajte čísla do políčok kritérií, ako je znázornené na nasledujúcej snímke obrazovky.
• Odkazy na bunky - vytvoriť pravidlo na základe hodnoty alebo vzorca v inej bunke.
• Vzorce - umožňujú vyjadriť zložitejšie podmienky ako v tomto príklade.

Ako príklad uveďme pravidlo, ktoré používateľom obmedzuje zadávanie celých čísel v rozsahu 1000 až 9999:

Po nakonfigurovaní pravidla overovania kliknite na tlačidlo OK na zatvorenie Overovanie údajov alebo prepnite na inú kartu, aby ste pridali vstupnú správu a/alebo upozornenie na chybu.

3. Pridajte vstupnú správu (nepovinné)

Ak chcete zobraziť správu, ktorá používateľovi vysvetlí, aké údaje sú v danej bunke povolené, otvorte Vstupná správa a vykonajte nasledujúce kroky:

• Uistite sa, že Zobrazenie vstupnej správy pri výbere bunky je začiarknuté políčko.
• Do príslušných polí zadajte názov a text správy.
• Kliknite na . OK zavrieť dialógové okno.

Hneď ako používateľ vyberie potvrdenú bunku, zobrazí sa nasledujúca správa:

4. Zobrazenie upozornenia na chybu (voliteľné)

Okrem vstupnej správy môžete pri zadaní neplatných údajov do bunky zobraziť jedno z nasledujúcich chybových upozornení.

Typ upozornenia	Popis
Zastavte (predvolené)	Najprísnejší typ upozornenia, ktorý používateľom bráni v zadávaní neplatných údajov. Kliknete na Opakovanie zadať inú hodnotu alebo Zrušiť na odstránenie položky.
Upozornenie	Upozorní používateľov, že údaje sú neplatné, ale nezabráni ich zadaniu. Kliknete na Áno na zadanie neplatnej položky, Nie upraviť, alebo Zrušiť na odstránenie položky.
Informácie	Najprísnejší typ upozornenia, ktorý používateľov informuje len o neplatnom zadaní údajov. Kliknete na OK na zadanie neplatnej hodnoty alebo Zrušiť aby ste ho odstránili z bunky.

Ak chcete nakonfigurovať vlastnú chybovú správu, prejdite do Upozornenie na chybu a definujte nasledujúce parametre:

• Skontrolujte Zobrazenie chybového upozornenia po zadaní neplatných údajov (zvyčajne je predvolene vybraté).
• V Štýl vyberte požadovaný typ upozornenia.
• Do príslušných polí zadajte názov a text chybovej správy.
• Kliknite na . OK .

A teraz, ak používateľ zadá neplatné údaje, Excel zobrazí špeciálne upozornenie s vysvetlením chyby (ako je uvedené na začiatku tohto návodu).

Poznámka: Ak nezadáte vlastnú správu, predvolené upozornenie Stop s nasledujúcim textom: Táto hodnota nezodpovedá obmedzeniam overovania údajov definovaným pre túto bunku .

Príklady overovania údajov v programe Excel

Pri pridávaní pravidla validácie údajov v programe Excel si môžete vybrať jedno z preddefinovaných nastavení alebo zadať vlastné kritériá na základe vlastného validačného vzorca. Nižšie si rozoberieme jednotlivé zabudované možnosti a budúci týždeň sa v samostatnom tutoriáli bližšie pozrieme na validáciu údajov v programe Excel pomocou vlastných vzorcov.

Ako už viete, kritériá overovania sú definované na Nastavenia karta Overovanie údajov dialógové okno ( Údaje karta> Overovanie údajov ).

Celé čísla a desatinné čísla

Obmedzenie zadávania údajov na celé číslo alebo desatinné číslo , vyberte príslušnú položku v Povoľte A potom vyberte jedno z nasledujúcich kritérií v poli Údaje box:

• Rovná sa alebo sa nerovná zadaný počet
• Väčšie ako alebo menej ako zadaný počet
• Medzi dve čísla alebo nie medzi vylúčiť tento rozsah čísel

Takto napríklad vytvoríte validačné pravidlo programu Excel, ktoré povoľuje akékoľvek celé číslo väčšie ako 0:

Overovanie dátumu a času v programe Excel

Ak chcete overiť dátumy, vyberte Dátum v Povoľte a potom vyberte vhodné kritérium v poli Údaje box. Na výber je pomerne veľa preddefinovaných možností: povoliť len dátumy medzi dvoma dátumami, rovnajúce sa, väčšie alebo menšie ako určitý dátum a ďalšie.

Podobne, ak chcete overiť časy, vyberte Čas v Povoľte a potom definujte požadované kritériá.

Ak chcete napríklad povoliť len dátumy medzi Dátum začiatku v B1 a Dátum ukončenia v B2 použite toto pravidlo overovania dátumu v programe Excel:

Ak chcete overovať záznamy na základe dnešných údajov a aktuálneho času, vytvorte si vlastné vzorce na overovanie údajov, ako je uvedené v týchto príkladoch:

• Overenie dátumov na základe dnešného dátumu
• Overenie časov na základe aktuálneho času

Dĺžka textu

Ak chcete povoliť zadávanie údajov určitej dĺžky, vyberte Dĺžka textu v Povoľte a vyberte kritériá overovania v súlade s vašou obchodnou logikou.

Ak chcete napríklad obmedziť vstup na 10 znakov, vytvorte toto pravidlo:

Poznámka. Dĺžka textu možnosť obmedzuje počet znakov, ale nie typ údajov, čo znamená, že vyššie uvedené pravidlo povolí text aj čísla do 10 znakov, resp. 10 číslic.

Zoznam na overenie údajov Excel (rozbaľovací zoznam)

Ak chcete pridať rozbaľovací zoznam položiek do bunky alebo skupiny buniek, vyberte cieľové bunky a vykonajte nasledujúce kroky:

1. Otvorte Overovanie údajov dialógové okno ( Údaje karta> Overovanie údajov ).
2. Na Nastavenia vyberte kartu Zoznam v Povoľte box.
3. V Zdroj do poľa zadajte položky vášho overovacieho zoznamu Excelu oddelené čiarkami. Ak chcete napríklad obmedziť vstup používateľa na tri možnosti, zadajte Áno, Nie, Nepoužije sa .
4. Uistite sa, že Rozbaľovacie okno v bunke aby sa vedľa bunky zobrazila rozbaľovacia šípka.
5. Kliknite na . OK .

Výsledný zoznam na overenie údajov v programe Excel bude vyzerať podobne ako tento:

Poznámka: Dávajte pozor na Ignorovať prázdne miesto možnosť, ktorá je predvolene začiarknutá. Ak vytvárate rozbaľovací zoznam založený na pomenovanom rozsahu, ktorý má aspoň jednu prázdnu bunku, začiarknutie tohto políčka umožňuje zadať akúkoľvek hodnotu do validovanej bunky. V mnohých situáciách to platí aj pre validačné vzorce: ak je bunka, na ktorú sa vzorec odkazuje, prázdna, v validovanej bunke bude povolená akákoľvek hodnota.

Ďalšie spôsoby vytvorenia zoznamu na overenie údajov v programe Excel

Zadávanie zoznamov oddelených čiarkami priamo v Zdroj box je najrýchlejší spôsob, ktorý dobre funguje pri malých rozbaľovacích zoznamoch, ktoré sa pravdepodobne nikdy nezmenia. V ostatných scenároch môžete postupovať jedným z nasledujúcich spôsobov:

• Rozbaľovací zoznam na overenie údajov z rozsahu buniek
• Dynamický zoznam na overenie údajov z pomenovaného rozsahu
• Dynamický zoznam na overovanie údajov z tabuľky programu Excel
• Kaskádový (závislý) rozbaľovací zoznam

Vlastné pravidlá overovania údajov

Okrem vstavaných pravidiel overovania údajov v programe Excel, o ktorých sa hovorí v tomto návode, môžete vytvoriť vlastné pravidlá s vlastnými vzorcami na overovanie údajov. Tu je len niekoľko príkladov:

• Povoľte len čísla
• Povoliť len text
• Povolenie textu začínajúceho určitými znakmi
• Povoľte len jedinečné položky a zakážte duplikáty

Ďalšie príklady nájdete v časti Vlastné pravidlá overovania údajov a vzorce.

Ako upraviť overovanie údajov v programe Excel

Ak chcete zmeniť validačné pravidlo programu Excel, vykonajte tieto kroky:

1. Vyberte ktorúkoľvek z overených buniek.
2. Otvorte Overovanie údajov dialógové okno ( Údaje karta> Overovanie údajov ).
3. Vykonajte požadované zmeny.
4. Vyberte Aplikujte tieto zmeny na všetky ostatné bunky s rovnakými nastaveniami začiarkavacie políčko na skopírovanie vykonaných zmien do všetkých ostatných buniek s pôvodnými kritériami overovania.
5. Kliknite na . OK na uloženie zmien.

Zoznam na overovanie údajov v programe Excel môžete upravovať napríklad pridávaním alebo odstraňovaním položiek z Zdroj a tieto zmeny sa použijú na všetky ostatné bunky obsahujúce rovnaký rozbaľovací zoznam:

Ako skopírovať pravidlo overovania údajov programu Excel do iných buniek

Ak ste nakonfigurovali overovanie údajov pre jednu bunku a chcete overiť aj ďalšie bunky s rovnakými kritériami, nemusíte pravidlo vytvárať od začiatku.

Ak chcete skopírovať validačné pravidlo v programe Excel, vykonajte tieto 4 rýchle kroky:

1. Vyberte bunku, na ktorú sa vzťahuje pravidlo overovania, a stlačením klávesovej skratky Ctrl + C ho skopírujte.
2. Vyberte ďalšie bunky, ktoré chcete potvrdiť. Ak chcete vybrať nesusedné bunky, stlačte a podržte kláves Ctrl a zároveň vyberte bunky.
3. Kliknite pravým tlačidlom myši na výber, kliknite na Vložiť špeciálne a potom vyberte Overovanie možnosť.

   Prípadne stlačte tlačidlo Vložiť špeciálne > Overovanie Skratka: Ctrl + Alt + V , potom N .

4. Kliknite na . OK .

Tip. Namiesto kopírovania overovania údajov do iných buniek môžete previesť súbor údajov do tabuľky programu Excel. Keď do tabuľky pridáte ďalšie riadky, program Excel automaticky použije vaše pravidlo overovania na nové riadky.

Ako nájsť bunky s overením údajov v programe Excel

Ak chcete rýchlo vyhľadať všetky potvrdené bunky v aktuálnom pracovnom hárku, prejdite na Domov karta> Úprava stránky a kliknite na tlačidlo Nájsť & Vybrať > Overovanie údajov :

Tým sa vyberú všetky bunky, na ktoré sa vzťahujú pravidlá overovania údajov:

Ako odstrániť overovanie údajov v programe Excel

Celkovo existujú dva spôsoby odstránenia validácie v programe Excel: štandardný prístup navrhnutý spoločnosťou Microsoft a technika bez použitia myši, ktorú vymysleli excelovskí maniaci, ktorí by nikdy nespustili ruky z klávesnice, ak to nie je absolútne nevyhnutné (napr. aby si vypili kávu :)

Metóda 1: Bežný spôsob odstránenia overovania údajov

Ak chcete odstrániť overovanie údajov v hárkoch programu Excel, zvyčajne postupujte podľa týchto krokov:

1. Vyberte bunky s overením údajov.
2. Na Údaje kliknite na kartu Overovanie údajov tlačidlo.
3. Na Nastavenia kliknite na kartu Vymazať všetko a potom kliknite na tlačidlo OK .

Tipy:

1. Odstránenie overovania údajov zo všetkých buniek na aktuálnom hárku použite funkciu Nájsť & Vybrať na výber všetkých overených buniek.
2. Odstránenie určité pravidlo validácie údajov , vyberte ľubovoľnú bunku s týmto pravidlom, otvorte Overovanie údajov dialógové okno, skontrolujte Aplikujte tieto zmeny na všetky ostatné bunky s rovnakými nastaveniami a potom kliknite na Vymazať všetko tlačidlo.

Ako vidíte, štandardná metóda je pomerne rýchla, ale vyžaduje niekoľko kliknutí myšou, čo podľa mňa nie je veľký problém. Ak však uprednostňujete prácu s klávesnicou pred prácou s myšou, možno vás osloví nasledujúci postup.

Metóda 2: Vložiť špeciálne na odstránenie pravidiel overovania údajov

De jure je program Excel Paste Special určený na vkladanie konkrétnych prvkov skopírovaných buniek. De facto však dokáže mnoho ďalších užitočných vecí. Okrem iného dokáže rýchlo odstrániť pravidlá overovania údajov v pracovnom hárku. Tu je návod, ako na to:

1. Vyberte prázdnu bunku bez overenia údajov a stlačením klávesovej skratky Ctrl + C ju skopírujte.
2. Vyberte bunky, z ktorých chcete odstrániť overovanie údajov.
3. Stlačte klávesovú skratku Ctrl + Alt + V , potom N , čo je skratka pre Vložiť špeciálne > Overovanie údajov .
4. Stlačte tlačidlo Enter. Hotovo!

Tipy pre overovanie údajov v programe Excel

Teraz, keď už poznáte základy overovania údajov v programe Excel, sa s vami podelím o niekoľko tipov, vďaka ktorým môžu byť vaše pravidlá oveľa efektívnejšie.

Overovanie údajov v programe Excel na základe inej bunky

Namiesto zadávania hodnôt priamo do políčok kritérií ich môžete zadať do niektorých buniek a potom sa na tieto bunky odvolať. Ak sa neskôr rozhodnete zmeniť podmienky overovania, jednoducho zadáte nové čísla na hárku bez toho, aby ste museli upravovať pravidlo.

Zadanie odkaz na bunku , buď ho napíšte do poľa, pred ktorým je znak rovnosti, alebo kliknite na šípku vedľa poľa a potom vyberte bunku pomocou myši. Môžete tiež kliknúť kdekoľvek v poli a potom vybrať bunku na hárku.

Ak chcete napríklad povoliť akékoľvek iné celé číslo ako číslo v A1, vyberte sa nerovná kritériá v Údaje a zadajte =$A$1 v Hodnota box:

Ak chcete urobiť ďalší krok, môžete zadať vzorec v odkazovanej bunke a nechajte Excel overiť vstup na základe tohto vzorca.

Ak chcete napríklad používateľom obmedziť zadávanie dátumov po dnešnom dátume, zadajte =TODAY() vzorec v niektorej bunke, napríklad B1, a potom na základe tejto bunky nastavte pravidlo overovania dátumu:

Alebo môžete zadať =TODAY() vzorec priamo v Dátum začiatku ktorý bude mať rovnaký účinok.

Overovacie pravidlá založené na vzorcoch

V situáciách, keď nie je možné definovať požadované kritérium validácie na základe hodnoty alebo odkazu na bunku, môžete ho vyjadriť pomocou vzorca.

Ak chcete napríklad obmedziť zadanie na minimálne a maximálne hodnoty v existujúcom zozname čísel, napríklad A1:A10, použite nasledujúce vzorce:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Dávajte pozor, aby sme rozsah uzamkli pomocou znaku $ (absolútne odkazy na bunky), aby naše pravidlo overovania Excelu fungovalo správne pre všetky vybrané bunky.

Ako nájsť neplatné údaje na hárku

Hoci aplikácia Microsoft Excel umožňuje použiť overovanie údajov na bunky, v ktorých sa už nachádzajú údaje, neupozorní vás, ak niektoré z existujúcich hodnôt nespĺňajú kritériá overovania.

Ak chcete nájsť neplatné údaje, ktoré sa dostali do pracovných hárkov pred pridaním overovania údajov, prejdite do Údaje a kliknite na kartu Overovanie údajov > Zakrúžkujte neplatné údaje .

Tým sa zvýraznia všetky bunky, ktoré nespĺňajú kritériá overenia:

Hneď ako opravíte neplatný záznam, kruh automaticky zmizne. Ak chcete odstrániť všetky kruhy, prejdite na Údaje a kliknite na kartu Overovanie údajov > Jasné validačné kruhy .

Ako chrániť pracovný hárok pomocou overovania údajov

V prípade, že chcete pracovný hárok alebo zošit chrániť heslom, najprv nakonfigurujte požadované nastavenia overovania údajov a potom hárok chráňte. Je dôležité, aby ste odomknúť overené bunky pred ochranou pracovného hárka, inak vaši používatelia nebudú môcť do týchto buniek zadávať žiadne údaje. Podrobné pokyny nájdete v časti Ako odomknúť určité bunky na chránenom hárku.

Ako zdieľať zošit s overovaním údajov

Ak chcete umožniť spoluprácu viacerých používateľov na zošite, nezabudnite zošit zdieľať po vykonaní overovania údajov. Po zdieľaní zošita budú vaše pravidlá overovania údajov naďalej fungovať, ale nebudete ich môcť meniť, ani pridávať nové pravidlá.

Nefunguje overovanie údajov v programe Excel

Ak validácia údajov vo vašich pracovných hárkoch nefunguje správne, je to pravdepodobne z jedného z nasledujúcich dôvodov.

Overovanie údajov nefunguje pre skopírované údaje

Overovanie údajov v programe Excel je navrhnuté tak, aby sa zabránilo zadávanie neplatných údajov priamo v bunke, ale nemôže zabrániť používateľom kopírovať neplatné údaje. Hoci neexistuje žiadny spôsob, ako zakázať kopírovanie/vkladanie skratiek (inak ako pomocou VBA), môžete aspoň zabrániť kopírovaniu údajov ťahaním a púšťaním buniek. Súbor > Možnosti > Pokročilé > Možnosti úprav a vymazať Povolenie rukoväte výplne a ťahania buniek začiarkavacie políčko.

Overovanie údajov v programe Excel nie je k dispozícii, keď je v režime úprav buniek

Príkaz Overenie údajov nie je k dispozícii (je sivý), ak zadávate alebo meníte údaje v bunke. Po dokončení úprav bunky stlačte kláves Enter alebo Esc, čím ukončíte režim úprav, a potom vykonajte overenie údajov.

Overovanie údajov nie je možné použiť na chránený alebo zdieľaný zošit

Hoci existujúce pravidlá overovania fungujú v chránených a zdieľaných zošitoch naďalej, nie je možné meniť nastavenia overovania údajov ani nastavovať nové pravidlá. Ak to chcete urobiť, najskôr zrušte zdieľanie a/alebo zrušte ochranu zošita.

Nesprávne vzorce na overovanie údajov

Pri overovaní údajov pomocou vzorca v programe Excel je potrebné skontrolovať tri dôležité veci:

• Validačný vzorec nevracia chyby.
• Vzorec neodkazuje na prázdne bunky.
• Používajú sa vhodné odkazy na bunky.

Ďalšie informácie nájdete v časti Nefunguje vlastné pravidlo overovania údajov.

Manuálny prepočet je zapnutý

Ak je v programe Excel zapnutý režim ručného výpočtu, nevypočítané vzorce môžu zabrániť správnemu overeniu údajov. Ak chcete zmeniť možnosť výpočtu v programe Excel späť na automatický, prejdite na Vzorce karta> Výpočet kliknite na skupinu Možnosti výpočtu a potom kliknite na tlačidlo Automatické .

Viac informácií nájdete v časti Automatický výpočet verzus manuálny výpočet.

Takto pridávate a používate overovanie údajov v programe Excel. Ďakujem vám za prečítanie a dúfam, že sa uvidíme na našom blogu budúci týždeň!