Tutorial menerangkan cara melakukan Pengesahan Data dalam Excel: buat peraturan pengesahan untuk nombor, tarikh atau nilai teks, buat senarai pengesahan data, salin pengesahan data ke sel lain, cari entri tidak sah, betulkan dan alih keluar pengesahan data .

Apabila menyediakan buku kerja untuk pengguna anda, anda mungkin sering mahu mengawal input maklumat ke dalam sel tertentu untuk memastikan semua entri data adalah tepat dan konsisten. Antara lain, anda mungkin mahu membenarkan hanya jenis data tertentu seperti nombor atau tarikh dalam sel, atau mengehadkan nombor kepada julat dan teks tertentu pada panjang tertentu. Anda juga mungkin ingin menyediakan senarai entri yang dipratentukan yang boleh diterima untuk menghapuskan kemungkinan kesilapan. Pengesahan Data Excel membolehkan anda melakukan semua perkara ini dalam semua versi Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 dan lebih rendah.

Apakah itu pengesahan data dalam Excel?

Pengesahan Data Excel ialah ciri yang mengehadkan (mengesahkan) input pengguna pada lembaran kerja. Secara teknikal, anda membuat peraturan pengesahan yang mengawal jenis data yang boleh dimasukkan ke dalam sel tertentu.

Berikut ialah beberapa contoh perkara yang boleh dilakukan oleh pengesahan data Excel:

• Benarkan hanya nilai angka atau teks dalam sel.
• Benarkan hanya nombor dalam julat yang ditentukan.
• Benarkan data entri panjang tertentu.
• Hadkan tarikh dan masa di luar sesuatubutang, dan kemudian klik OK .



Petua:

1. Untuk mengalih keluar pengesahan data daripada semua sel pada helaian semasa, gunakan Cari & Pilih ciri untuk memilih semua sel yang disahkan.
2. Untuk mengalih keluar peraturan pengesahan data tertentu , pilih mana-mana sel dengan peraturan itu, buka tetingkap dialog Pengesahan Data , tandai kotak Gunakan perubahan ini pada semua sel lain dengan tetapan yang sama dan kemudian klik butang Kosongkan Semua .

Seperti yang anda lihat, standard kaedah ini agak pantas tetapi memerlukan beberapa klik tetikus, bukan masalah besar setakat yang saya bimbang. Tetapi jika anda lebih suka menggunakan papan kekunci berbanding tetikus, anda mungkin mendapati pendekatan berikut menarik.

Kaedah 2: Tampal Khas untuk memadamkan peraturan pengesahan data

Secara de jure, Excel Tampal Khas direka bentuk untuk menampal elemen khusus sel yang disalin. De facto, ia boleh melakukan lebih banyak perkara yang berguna. Antara lain, ia boleh mengalih keluar peraturan pengesahan data dalam lembaran kerja dengan cepat. Begini caranya:

1. Pilih sel kosong tanpa pengesahan data dan tekan Ctrl + C untuk menyalinnya.
2. Pilih sel yang anda mahu alih keluar pengesahan data.
3. Tekan Ctrl + Alt + V , kemudian N , iaitu pintasan untuk Tampal Khas > Pengesahan Data .
4. Tekan Enter . Selesai!

Petua pengesahan data Excel

Setelah anda mengetahui asas pengesahan data dalam Excel, izinkan sayakongsi beberapa petua yang boleh menjadikan peraturan anda lebih berkesan.

Pengesahan data Excel berdasarkan sel lain

Daripada menaip nilai terus dalam kotak kriteria, anda boleh memasukkannya dalam beberapa sel, dan kemudian merujuk kepada sel tersebut. Jika anda memutuskan untuk menukar syarat pengesahan kemudian, anda hanya akan menaip nombor baharu pada helaian, tanpa perlu mengedit peraturan.

Untuk memasukkan rujukan sel , sama ada taipkannya dalam kotak didahului dengan tanda sama, atau klik anak panah di sebelah kotak, dan kemudian pilih sel menggunakan tetikus. Anda juga boleh mengklik di mana-mana dalam kotak dan kemudian pilih sel pada helaian.

Sebagai contoh, untuk membenarkan sebarang nombor bulat selain daripada nombor dalam A1, pilih tidak sama dengan kriteria dalam kotak Data dan taip =$A$1 dalam kotak Nilai :



Untuk melangkah lebih jauh, anda boleh memasukkan formula dalam sel yang dirujuk dan minta Excel mengesahkan input berdasarkan formula tersebut.

Sebagai contoh, untuk mengehadkan pengguna untuk memasukkan tarikh selepas tarikh hari ini, masukkan formula =TODAY() dalam sesetengah sel, sebut B1, dan kemudian sediakan peraturan pengesahan Tarikh berdasarkan sel tersebut:



Atau, anda boleh masukkan formula =TODAY() terus dalam Tarikh mula kotak, yang akan mempunyai kesan yang sama.

Peraturan pengesahan berasaskan formula

Dalam situasi yang tidak mungkin untuk menentukan kriteria pengesahan yang diingini berdasarkan nilai atau selrujukan, anda boleh menyatakannya menggunakan formula.

Sebagai contoh, untuk mengehadkan kemasukan kepada nilai minimum dan maksimum dalam senarai nombor sedia ada, sebut A1:A10, gunakan formula berikut:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



Sila ambil perhatian bahawa kami mengunci julat dengan menggunakan tanda $ (rujukan sel mutlak) supaya peraturan pengesahan Excel kami berfungsi dengan betul untuk semua sel yang dipilih.

Cara mencari data tidak sah pada helaian

Walaupun Microsoft Excel membenarkan penggunaan pengesahan data pada sel yang sudah mempunyai data di dalamnya, ia tidak akan memberitahu anda jika beberapa daripada nilai sedia ada tidak memenuhi kriteria pengesahan.

Untuk mencari data tidak sah yang telah masuk ke dalam lembaran kerja anda sebelum anda menambah pengesahan data, pergi ke tab Data dan klik Pengesahan Data > Data Tidak Sah Bulatan .



Ini akan menyerlahkan semua sel yang tidak memenuhi kriteria pengesahan:



Sebaik sahaja anda membetulkan entri yang tidak sah, kalangan akan hilang secara automatik. Untuk mengalih keluar semua kalangan, pergi ke tab Data dan klik Pengesahan Data > Kosongkan Kalangan Pengesahan .

Cara melindungi lembaran kerja dengan pengesahan data

Sekiranya anda ingin melindungi lembaran kerja atau buku kerja dengan kata laluan, konfigurasikan tetapan pengesahan data yang dikehendaki dahulu, dan kemudian lindungi helaian. Adalah penting anda membuka sel yang disahkan sebelum melindungilembaran kerja, jika tidak, pengguna anda tidak akan dapat memasukkan sebarang data dalam sel tersebut. Untuk mendapatkan garis panduan terperinci, sila lihat Cara membuka kunci sel tertentu pada helaian yang dilindungi.

Cara berkongsi buku kerja dengan pengesahan data

Untuk membenarkan berbilang pengguna bekerjasama pada buku kerja, pastikan anda kongsi buku kerja selepas anda melakukan pengesahan data. Selepas berkongsi buku kerja peraturan pengesahan data anda akan terus berfungsi, tetapi anda tidak akan dapat mengubahnya atau menambah peraturan baharu.

Pengesahan Data Excel tidak berfungsi

Jika pengesahan data tidak tidak berfungsi dengan betul dalam lembaran kerja anda, kemungkinan besar disebabkan oleh salah satu daripada sebab berikut.

Pengesahan data tidak berfungsi untuk data yang disalin

Pengesahan data dalam Excel direka untuk melarang menaip data tidak sah terus dalam sel, tetapi ia tidak boleh menghalang pengguna daripada menyalin data tidak sah. Walaupun tiada cara untuk melumpuhkan pintasan salin/tampal (selain dengan menggunakan VBA), anda sekurang-kurangnya boleh menghalang penyalinan data dengan menyeret dan menjatuhkan sel. Untuk melakukan ini, pergi ke Fail > Pilihan > Terperinci > Pilihan pengeditan dan kosongkan Dayakan isian kotak semak pemegang dan seret dan lepas sel.



Pengesahan data Excel tidak tersedia apabila dalam mod edit sel

Arahan Pengesahan Data ialah tidak tersedia (dikelabukan) jika anda memasukkan atau menukar data dalam sel. Selepas anda selesai mengedit sel,tekan Enter atau Esc untuk keluar dari mod edit, dan kemudian lakukan pengesahan data.

Pengesahan data tidak boleh digunakan pada buku kerja yang dilindungi atau dikongsi

Walaupun peraturan pengesahan sedia ada terus berfungsi dalam dilindungi dan dikongsi buku kerja, anda tidak boleh menukar tetapan pengesahan data atau menyediakan peraturan baharu. Untuk melakukan ini, nyahkongsi dan/atau nyahlindungi buku kerja anda terlebih dahulu.

Formula pengesahan data yang salah

Apabila melakukan pengesahan data berasaskan formula dalam Excel, terdapat tiga perkara penting untuk diperiksa:

• Formula pengesahan tidak mengembalikan ralat.
• Formula tidak merujuk sel kosong.
• Rujukan sel yang sesuai digunakan.

Untuk maklumat lanjut, sila lihat Peraturan pengesahan data tersuai tidak berfungsi.

Lihat juga: Sisipkan gambar dalam e-mel Outlook daripada OneDrive menggunakan Templat E-mel Dikongsi

Pengiraan semula manual dihidupkan

Jika mod Pengiraan Manual dihidupkan dalam Excel anda, formula yang tidak dikira boleh menghalang data daripada disahkan dengan betul . Untuk menukar pilihan pengiraan Excel kembali kepada automatik, pergi ke tab Formula > Pengiraan kumpulan, klik butang Pilihan Pengiraan dan kemudian klik Automatik .

Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila lihat Pengiraan automatik lwn. Pengiraan manual.

Begitulah anda menambah dan menggunakan pengesahan data dalam Excel. Saya mengucapkan terima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan!

julat .
• Hadkan entri kepada pilihan daripada senarai lungsur turun .
• Sahkan entri berdasarkan sel lain .
• Tunjukkan mesej input apabila pengguna memilih sel.
• Tunjukkan mesej amaran apabila data yang salah telah dimasukkan.
• Cari entri yang salah dalam sel yang disahkan.

Sebagai contoh, anda boleh menyediakan peraturan yang mengehadkan kemasukan data kepada nombor 4 digit antara 1000 dan 9999. Jika pengguna menaip sesuatu yang berbeza, Excel akan menunjukkan amaran ralat yang menerangkan kesalahan yang telah mereka lakukan:

Cara melakukan pengesahan data dalam Excel

Untuk menambah data pengesahan dalam Excel, lakukan langkah berikut.

1. Buka kotak dialog Pengesahan Data

Pilih satu atau lebih sel untuk disahkan, pergi ke tab Data > Alat Data dan klik kumpulan Data Butang Pengesahan .

Anda juga boleh membuka kotak dialog Pengesahan Data dengan menekan Alt > D > L , dengan setiap kekunci ditekan secara berasingan.

2. Buat peraturan pengesahan Excel

Pada tab Tetapan , tentukan kriteria pengesahan mengikut keperluan anda. Dalam kriteria, anda boleh membekalkan mana-mana yang berikut:

• Nilai - taip nombor dalam kotak kriteria seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
• Rujukan sel - buat peraturan berdasarkan nilai atau formula dalam sel lain.
• Formula - benarkan untuk menyatakan lebih banyakkeadaan kompleks seperti dalam contoh ini.

Sebagai contoh, mari buat peraturan yang mengehadkan pengguna untuk memasukkan nombor bulat antara 1000 dan 9999:

Dengan peraturan pengesahan yang dikonfigurasikan, sama ada klik OK untuk menutup tetingkap Pengesahan Data atau tukar ke tab lain untuk menambah mesej input atau/dan amaran ralat.

3. Tambahkan mesej input (pilihan)

Jika anda ingin memaparkan mesej yang menerangkan kepada pengguna data yang dibenarkan dalam sel tertentu, buka tab Mesej Input dan lakukan perkara berikut:

• Pastikan kotak Tunjukkan mesej input apabila sel dipilih ditandakan.
• Masukkan tajuk dan teks mesej anda ke dalam medan yang sepadan.
• Klik OK untuk menutup tetingkap dialog.

Sebaik sahaja pengguna memilih sel yang disahkan, mesej berikut akan muncul:

4. Paparkan makluman ralat (pilihan)

Selain mesej input, anda boleh menunjukkan salah satu makluman ralat berikut apabila data tidak sah dimasukkan ke dalam sel.

Jenis amaran	Perihalan
Berhenti (lalai)	Jenis amaran paling ketat yang menghalang pengguna daripada memasukkan data tidak sah. Anda mengklik Cuba Semula untuk menaip nilai lain atau Batal untuk mengalih keluar masukan.
Amaran	Memberi amaran kepada pengguna bahawa data itu tidak sah, tetapi tidakelakkan daripada memasukinya. Anda mengklik Ya untuk memasukkan masukan yang tidak sah, Tidak untuk mengeditnya atau Batal untuk mengalih keluar masukan.
Maklumat	Jenis makluman paling permisif yang hanya memberitahu pengguna tentang kemasukan data yang tidak sah. Anda klik OK untuk memasukkan nilai yang tidak sah atau Batal untuk mengalih keluarnya daripada sel.

Untuk mengkonfigurasi mesej ralat tersuai, pergi ke tab Makluman Ralat dan tentukan parameter berikut:

• Semak Tunjukkan makluman ralat selepas data tidak sah dimasukkan kotak (biasanya dipilih secara lalai).
• Dalam kotak Gaya , pilih jenis makluman yang diingini.
• Masukkan tajuk dan teks mesej ralat ke dalam yang sepadan kotak.
• Klik OK .

Dan kini, jika pengguna memasukkan data tidak sah, Excel akan memaparkan makluman yang menerangkan ralat (seperti ditunjukkan pada permulaan tutorial ini).

Nota. Jika anda tidak menaip mesej anda sendiri, makluman Berhenti lalai dengan teks berikut akan dipaparkan: Nilai ini tidak sepadan dengan sekatan pengesahan data yang ditakrifkan untuk sel ini .

Contoh pengesahan data Excel

Apabila menambahkan peraturan pengesahan data dalam Excel, anda boleh memilih salah satu tetapan yang dipratentukan atau menentukan kriteria tersuai berdasarkan formula pengesahan anda sendiri. Di bawah ini kita akan membincangkan setiap pilihan terbina dalam, dan minggu depan kitaakan melihat lebih dekat pada pengesahan data Excel dengan formula tersuai dalam tutorial berasingan.

Seperti yang anda sedia maklum, kriteria pengesahan ditakrifkan pada tab Tetapan pada Pengesahan Data kotak dialog ( Data tab > Pengesahan Data ).

Nombor bulat dan perpuluhan

Untuk mengehadkan kemasukan data kepada nombor bulat atau perpuluhan , pilih item yang sepadan dalam kotak Benarkan . Dan kemudian, pilih salah satu daripada kriteria berikut dalam kotak Data :

• Sama dengan atau tidak sama dengan nombor yang ditentukan
• Lebih besar daripada atau kurang daripada nombor yang ditentukan
• Antara dua nombor atau bukan antara untuk mengecualikan julat nombor itu

Sebagai contoh, beginilah cara anda membuat peraturan pengesahan Excel yang membenarkan sebarang nombor bulat lebih besar daripada 0:

Pengesahan tarikh dan masa dalam Excel

Untuk mengesahkan tarikh, pilih Tarikh dalam kotak Benarkan dan kemudian pilih kriteria yang sesuai dalam Data kotak. Terdapat banyak pilihan yang dipratentukan untuk dipilih: benarkan hanya tarikh antara dua tarikh, sama dengan, lebih besar daripada atau kurang daripada tarikh tertentu dan banyak lagi.

Begitu juga, untuk mengesahkan masa, pilih Masa dalam kotak Benarkan , dan kemudian tentukan kriteria yang diperlukan.

Sebagai contoh, untuk membenarkan hanya tarikh antara Tarikh mula dalam B1 dan Tarikh tamat dalam B2, gunakan Excel iniperaturan pengesahan tarikh:

Untuk mengesahkan entri berdasarkan data hari ini dan masa semasa, buat formula pengesahan data anda sendiri seperti yang ditunjukkan dalam contoh ini:

• Sahkan tarikh berdasarkan tarikh hari ini
• Sahkan masa berdasarkan masa semasa

Panjang teks

Untuk membenarkan kemasukan data dengan panjang tertentu, pilih Teks panjang dalam kotak Benarkan dan pilih kriteria pengesahan mengikut logik perniagaan anda.

Sebagai contoh, untuk mengehadkan input kepada 10 aksara, cipta peraturan ini:

Nota. Pilihan Panjang teks mengehadkan bilangan aksara tetapi bukan jenis data, bermakna peraturan di atas akan membenarkan kedua-dua teks dan nombor di bawah 10 aksara atau 10 digit, masing-masing.

Senarai pengesahan data Excel (drop-down)

Untuk menambah senarai drop-down item pada sel atau sekumpulan sel, pilih sel sasaran dan lakukan yang berikut:

1. Buka Pengesahan Data kotak dialog ( Tab Data > Pengesahan Data ).
2. Pada tab Tetapan , pilih Senaraikan dalam kotak Benarkan .
3. Dalam kotak Sumber , taip item senarai pengesahan Excel anda, dipisahkan dengan koma. Contohnya, untuk mengehadkan input pengguna kepada tiga pilihan, taip Ya, Tidak, T/A .
4. Pastikan kotak jatuh bawah dalam sel dipilih dalam perintah supaya anak panah lungsur muncul di sebelah sel.
5. Klik OK .

Senarai pengesahan data Excel yang terhasil akan kelihatan serupa dengan ini:

Nota. Sila berhati-hati dengan pilihan Abaikan kosong , yang dipilih secara lalai. Jika anda mencipta senarai juntai bawah berdasarkan julat bernama yang mempunyai sekurang-kurangnya satu sel kosong, memilih kotak semak ini membolehkan anda memasukkan sebarang nilai dalam sel yang disahkan. Dalam banyak situasi, ia juga benar untuk formula pengesahan: jika sel yang dirujuk dalam formula kosong, sebarang nilai akan dibenarkan dalam sel yang disahkan.

Cara lain untuk membuat senarai pengesahan data dalam Excel

Membekalkan senarai yang dipisahkan koma terus dalam kotak Sumber ialah cara terpantas yang berfungsi dengan baik untuk menu lungsur kecil yang mungkin tidak akan pernah berubah. Dalam senario lain, anda boleh meneruskan dengan salah satu cara berikut:

• Senarai pengesahan data lungsur turun daripada julat sel
• Senarai pengesahan data dinamik daripada julat bernama
• Senarai pengesahan data dinamik daripada jadual Excel
• Senarai lungsur turun bertingkat (bergantung)

Peraturan pengesahan data tersuai

Selain pengesahan data Excel terbina dalam peraturan yang dibincangkan dalam tutorial ini, anda boleh mencipta peraturan tersuai dengan formula pengesahan data anda sendiri. Berikut ialah beberapa contoh sahaja:

• Benarkan nombor sahaja
• Benarkan teks sahaja
• Benarkan teks bermula dengan aksara tertentu
• Benarkan hanya entri unik dantidak membenarkan pendua

Untuk lebih banyak contoh, sila lihat Peraturan dan formula pengesahan data tersuai.

Cara mengedit pengesahan data dalam Excel

Untuk menukar peraturan pengesahan Excel, lakukan langkah berikut:

1. Pilih mana-mana sel yang disahkan.
2. Buka kotak dialog Pengesahan Data ( Tab Data > Pengesahan Data ).
3. Buat perubahan yang diperlukan.
4. Pilih kotak semak Gunakan perubahan ini pada semua sel lain dengan tetapan yang sama untuk menyalin perubahan yang telah anda buat pada semua sel lain dengan kriteria pengesahan asal.
5. Klik OK untuk menyimpan perubahan.

Sebagai contoh, anda boleh mengedit anda Senarai pengesahan data Excel dengan menambah atau mengalih keluar item daripada kotak Sumber dan minta perubahan ini digunakan pada semua sel lain yang mengandungi senarai lungsur turun yang sama:

Cara menyalin peraturan pengesahan data Excel ke sel lain

Jika anda telah mengkonfigurasikan pengesahan data untuk satu sel dan ingin mengesahkan sel lain dengan kriteria yang sama, yo anda tidak perlu mencipta semula peraturan dari awal.

Untuk menyalin peraturan pengesahan dalam Excel, lakukan 4 langkah pantas ini:

1. Pilih sel yang akan digunakan untuk pengesahan peraturan terpakai dan tekan Ctrl + C untuk menyalinnya.
2. Pilih sel lain yang ingin anda sahkan. Untuk memilih sel bukan bersebelahan, tekan dan tahan kekunci Ctrl semasa memilih sel.
3. Klik kanan pilihan, klik TampalIstimewa , dan kemudian pilih pilihan Pengesahan .

   Sebagai alternatif, tekan pintasan Tampal Khas > Pengesahan : Ctrl + Alt + V , kemudian N .

4. Klik OK .

Petua. Daripada menyalin pengesahan data ke sel lain, anda boleh menukar set data anda kepada jadual Excel. Semasa anda menambah lebih banyak baris pada jadual, Excel akan menggunakan peraturan pengesahan anda pada baris baharu secara automatik.

Cara mencari sel dengan pengesahan data dalam Excel

Untuk mencari cepat semua sel yang disahkan dalam semasa lembaran kerja, pergi ke tab Laman Utama > Mengedit kumpulan dan klik Cari & Pilih > Pengesahan Data :

Ini akan memilih semua sel yang mempunyai sebarang peraturan pengesahan data yang digunakan padanya:

Cara mengalih keluar pengesahan data dalam Excel

Secara keseluruhan, terdapat dua cara untuk mengalih keluar pengesahan dalam Excel: pendekatan standard yang direka oleh Microsoft dan teknik bebas tetikus yang direka oleh Excel geeks yang tidak akan pernah melepaskan tangan mereka dari papan kekunci melainkan benar-benar perlu (cth. untuk mengambil secawan kopi :)

Kaedah 1: Cara biasa untuk mengalih keluar pengesahan data

Biasanya, untuk mengalih keluar pengesahan data dalam lembaran kerja Excel, anda meneruskan langkah berikut:

1. Pilih sel dengan pengesahan data.
2. Pada tab Data , klik Butang Pengesahan Data .
3. Pada tab Tetapan , klik Kosongkan Semua