Vodič objašnjava kako izvršiti provjeru valjanosti podataka u Excelu: kreirajte pravilo validacije za brojeve, datume ili tekstualne vrijednosti, napravite liste za provjeru valjanosti podataka, kopirajte provjeru valjanosti podataka u druge ćelije, pronađite nevažeće unose, popravite i uklonite provjeru valjanosti podataka .

Kada postavljate radnu knjigu za svoje korisnike, možda ćete često htjeti kontrolirati unos informacija u određene ćelije kako biste bili sigurni da su svi unosi podataka tačni i dosljedni. Između ostalog, možda ćete htjeti dozvoliti samo određeni tip podataka kao što su brojevi ili datumi u ćeliji, ili ograničiti brojeve na određeni raspon i tekst na datu dužinu. Možda ćete čak htjeti dati unaprijed definiranu listu prihvatljivih unosa kako biste eliminirali moguće greške. Excel Validacija podataka vam omogućava da sve ove stvari radite u svim verzijama Microsoft Excela 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 i starijih.

Šta je provjera valjanosti podataka u Excelu?

Excel Validacija podataka je funkcija koja ograničava (potvrđuje) korisnički unos na radnom listu. Tehnički, vi kreirate pravilo za provjeru valjanosti koje kontrolira koja se vrsta podataka može unijeti u određenu ćeliju.

Evo samo nekoliko primjera onoga što Excelova provjera valjanosti podataka može učiniti:

• Dozvoli samo numeričke ili tekstualne vrijednosti u ćeliji.
• Dozvoli samo brojeve unutar navedenog opseg .
• Dozvoli podatke unosi određene dužine .
• Ograničite datume i vremena izvan datogdugme, a zatim kliknite OK .



Savjeti:

1. Da biste uklonili provjeru valjanosti podataka sa sve ćelije na trenutnom listu, koristite Find & Odaberite funkciju za odabir svih potvrđenih ćelija.
2. Da biste uklonili određeno pravilo validacije podataka , odaberite bilo koju ćeliju s tim pravilom, otvorite dijaloški prozor Provjera valjanosti podataka , potvrdite okvir Primijeni ove promjene na sve ostale ćelije sa istim postavkama , a zatim kliknite na dugme Obriši sve .

Kao što vidite, standardni metoda je prilično brza, ali zahtijeva nekoliko klikova mišem, što se mene tiče, ništa strašno. Ali ako više volite raditi s tastaturom nego s mišem, možda će vam biti privlačan sljedeći pristup.

Metoda 2: Paste Special za brisanje pravila validacije podataka

De jure, Excel Paste Special je dizajniran za lijepljenje određenih elemenata kopiranih ćelija. De facto, može učiniti još mnogo korisnih stvari. Između ostalog, može brzo ukloniti pravila validacije podataka u radnom listu. Evo kako:

1. Odaberite praznu ćeliju bez provjere valjanosti podataka i pritisnite Ctrl + C da je kopirate.
2. Izaberite ćelije iz kojih želite ukloniti provjeru valjanosti podataka.
3. Pritisnite Ctrl + Alt + V , zatim N , što je prečica za Specijalno lijepljenje > Provjera valjanosti podataka .
4. Pritisnite Enter . Gotovo!

Savjeti za provjeru valjanosti podataka u Excelu

Sada kada znate osnove validacije podataka u Excelu, dozvolite mi dapodijelite nekoliko savjeta koji vaša pravila mogu učiniti mnogo učinkovitijima.

Provjera valjanosti podataka Excel na osnovu druge ćelije

Umjesto da upisujete vrijednosti direktno u okvire kriterija, možete ih unijeti u neke ćelije, a zatim se odnose na te ćelije. Ako kasnije odlučite promijeniti uvjete validacije, jednostavno ćete upisati nove brojeve na listu, bez potrebe za uređivanjem pravila.

Da biste unijeli referencu ćelije , unesite je u polje ispred kojeg stoji znak jednakosti ili kliknite na strelicu pored okvira, a zatim odaberite ćeliju pomoću miša. Također možete kliknuti bilo gdje unutar okvira, a zatim odabrati ćeliju na listu.

Na primjer, da biste dozvolili bilo koji cijeli broj osim broja u A1, odaberite nije jednako kriterije u polju Podaci i upišite =$A$1 u polje Vrijednost :



Da biste napravili korak dalje, možete unijeti formula u referenciranoj ćeliji i neka Excel potvrdi unos na osnovu te formule.

Na primjer, da ograničite korisnike na unos datuma nakon današnjeg datuma, unesite formulu =TODAY() u neku ćeliju, recite B1, a zatim postavite pravilo validacije datuma na osnovu te ćelije:



Ili možete unijeti formulu =TODAY() direktno u Datum početka okvir, koji će imati isti učinak.

Pravila validacije zasnovane na formulama

U situacijama kada nije moguće definirati željeni kriterij validacije na osnovu vrijednosti ili ćelijereferencu, možete je izraziti pomoću formule.

Na primjer, da biste ograničili unos na minimalne i maksimalne vrijednosti u postojećoj listi brojeva, recimo A1:A10, koristite sljedeće formule:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



Obratite pažnju da zaključavamo raspon pomoću znaka $ (apsolutne reference ćelije) kako bi naše Excel pravilo za provjeru valjanosti funkcioniralo ispravno za sve odabrane ćelije.

Kako pronaći nevažeće podatke na listu

Iako Microsoft Excel dozvoljava primjenu provjere valjanosti podataka na ćelije koje već imaju podatke u sebi, neće vas obavijestiti ako neki od postojećih vrijednosti ne zadovoljavaju kriterije validacije.

Da biste pronašli nevažeće podatke koji su ušli u vaše radne listove prije nego što ste dodali provjeru valjanosti podataka, idite na karticu Podaci i kliknite Provjera valjanosti podataka > Zaokruži nevažeće podatke .



Ovo će istaknuti sve ćelije koje ne ispunjavaju kriterije validacije:



Čim ispravite nevažeći unos, krug će automatski nestati. Da biste uklonili sve krugove, idite na karticu Podaci i kliknite na Provjera valjanosti podataka > Obriši krugove za provjeru valjanosti .

Kako zaštititi radni list s provjerom valjanosti podataka

U slučaju da želite zaštititi radni list ili radnu knjigu lozinkom, prvo konfigurirajte željene postavke provjere valjanosti podataka, a zatim zaštitite list. Važno je da otključate validirane ćelije prije zaštiteradni list, inače vaši korisnici neće moći unijeti nikakve podatke u te ćelije. Za detaljne smjernice, pogledajte Kako otključati određene ćelije na zaštićenom listu.

Kako dijeliti radnu knjigu s provjerom valjanosti podataka

Da biste omogućili više korisnika da sarađuju na radnoj knjizi, obavezno podijelite radnu svesku nakon što obavite provjeru valjanosti podataka. Nakon dijeljenja radne knjige vaša pravila za provjeru valjanosti podataka će nastaviti raditi, ali ih nećete moći mijenjati, niti dodati nova pravila.

Provjera valjanosti podataka u Excelu ne radi

Ako provjera valjanosti podataka nije ne radi ispravno u vašim radnim listovima, najvjerovatnije je to zbog jednog od sljedećih razloga.

Provjera valjanosti podataka ne radi za kopirane podatke

Provjera valjanosti podataka u Excelu je dizajnirana da zabrani kucanje nevažećih podataka direktno u ćeliju, ali to ne može spriječiti korisnike da kopiraju nevažeće podatke. Iako ne postoji način da onemogućite prečice za kopiranje/lijepljenje (osim korištenjem VBA), možete barem spriječiti kopiranje podataka prevlačenjem i ispuštanjem ćelija. Da biste to učinili, idite na Datoteka > Opcije > Napredno > Opcije uređivanja i poništite Omogući popunu potvrdni okvir za rukovanje i prevlačenje i ispuštanje ćelije .



Provjera valjanosti Excel podataka nije dostupna kada je u načinu uređivanja ćelije

Naredba za provjeru valjanosti podataka je nedostupan (zasivljen) ako unosite ili mijenjate podatke u ćeliji. Nakon što završite s uređivanjem ćelije,pritisnite Enter ili Esc da izađete iz moda za uređivanje, a zatim izvršite provjeru valjanosti podataka.

Provjera valjanosti podataka se ne može primijeniti na zaštićenu ili dijeljenu radnu knjigu

Iako postojeća pravila validacije nastavljaju raditi u zaštićenom i dijeljenom radne sveske, nije moguće promijeniti postavke provjere valjanosti podataka ili postaviti nova pravila. Da biste to učinili, prvo opozovite dijeljenje i/ili uklonite zaštitu svoje radne knjige.

Neispravne formule za provjeru valjanosti podataka

Kada obavljate provjeru valjanosti podataka zasnovanu na formulama u Excelu, postoje tri važne stvari koje treba provjeriti:

• Formula za provjeru valjanosti ne vraća greške.
• Formula ne upućuje na prazne ćelije.
• Koriste se odgovarajuće reference ćelija.

Za više informacija, pogledajte Prilagođeno pravilo za provjeru valjanosti podataka ne radi.

Ručno ponovno izračunavanje je uključeno

Ako je način ručnog izračunavanja uključen u vašem Excelu, neizračunate formule mogu spriječiti ispravnu provjeru podataka . Da biste vratili opciju izračuna u Excelu na automatsku, idite na karticu Formule > Izračun grupu, kliknite na dugme Opcije izračuna , a zatim kliknite na Automatski .

Za više informacija pogledajte Automatsko izračunavanje u odnosu na ručno izračunavanje.

Tako dodajete i koristite provjeru valjanosti podataka u Excelu. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeće sedmice!

opseg .
• Ograničite unose na izbor sa padajuće liste .
• Provjerite unos na osnovu druge ćelije .
• Prikaži ulaznu poruku kada korisnik odabere ćeliju.
• Prikaži poruku upozorenja kada su uneseni netačni podaci.
• Pronađi netačne unose u provjerenim ćelijama.

Na primjer, možete postaviti pravilo koje ograničava unos podataka na 4-cifrene brojeve između 1000 i 9999. Ako korisnik upiše nešto drugačije, Excel će prikazati upozorenje o grešci s objašnjenjem šta su pogriješili:

Kako izvršiti provjeru valjanosti podataka u Excelu

Za dodavanje podataka validaciju u Excelu, izvršite sljedeće korake.

1. Otvorite dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka

Odaberite jednu ili više ćelija za provjeru valjanosti, idite na karticu Podaci > Alati za podatke grupu i kliknite na Podaci Dugme Validacija .

Također možete otvoriti dijalog Provjera valjanosti podataka pritiskom na Alt > D > L , sa svakim tasterom posebno pritisnutim.

2. Kreirajte Excel pravilo validacije

Na kartici Postavke definirajte kriterije validacije prema vašim potrebama. U kriterijima možete unijeti bilo šta od sljedećeg:

• Vrijednosti - upišite brojeve u okvire kriterija kao što je prikazano na slici ispod.
• Reference ćelije - napravite pravilo na osnovu vrijednosti ili formule u drugoj ćeliji.
• Formule - omogućavaju da se izrazi višesloženi uslovi kao u ovom primjeru.

Kao primjer, napravimo pravilo koje ograničava korisnike na unošenje cijelog broja između 1000 i 9999:

Sa konfiguriranim pravilom validacije, ili kliknite OK da zatvorite prozor Provjera valjanosti podataka ili se prebacite na drugu karticu da dodate ulaznu poruku ili/ili upozorenje o grešci.

3. Dodajte ulaznu poruku (opcionalno)

Ako želite prikazati poruku koja objašnjava korisniku koji su podaci dozvoljeni u datoj ćeliji, otvorite karticu Unos poruke i učinite sljedeće:

• Uvjerite se da je potvrđen okvir Prikaži ulaznu poruku kada je ćelija odabrana .
• Unesite naslov i tekst svoje poruke u odgovarajuća polja.
• Kliknite na OK da zatvorite dijaloški prozor.

Čim korisnik odabere potvrđenu ćeliju, sljedeća poruka će pojaviti se:

4. Prikaži upozorenje o grešci (opcionalno)

Pored poruke unosa, možete prikazati jedno od sljedećih upozorenja o grešci kada se u ćeliju unesu nevažeći podaci.

Vrsta upozorenja	Opis
Stop (zadano)	Najstroži tip upozorenja koji sprečava korisnike da unose nevažeće podatke. Kliknite na Pokušaj da unesete drugu vrijednost ili Odustani da uklonite unos.
Upozorenje	Upozorava korisnike da su podaci nevažeći, ali nespriječi unos. Kliknite na Da da unesete nevažeći unos, Ne da ga uredite ili Otkaži da uklonite unos.
Informacije	Najdozvoljenija vrsta upozorenja koja samo obavještava korisnike o nevažećem unosu podataka. Kliknite na OK da unesete nevažeću vrijednost ili Otkaži da je uklonite iz ćelije.

Da konfigurirate prilagođenu poruku o grešci, idite na karticu Upozorenje o grešci i definirajte sljedeće parametre:

• Provjerite Prikaži upozorenje o grešci nakon što se unesu nevažeći podaci okvir (obično odabran prema zadanim postavkama).
• U polju Stil odaberite željeni tip upozorenja.
• Unesite naslov i tekst poruke o grešci u odgovarajući kutije.
• Kliknite na OK .

I sada, ako korisnik unese neispravne podatke, Excel će prikazati poseban upozorenje koje objašnjava grešku (kao što je prikazano na početku ovog uputstva).

Napomena. Ako ne upišete vlastitu poruku, pojavit će se podrazumevano Stop upozorenje sa sljedećim tekstom: Ova vrijednost ne odgovara ograničenjima validacije podataka definiranim za ovu ćeliju .

Primjeri validacije Excel podataka

Kada dodajete pravilo za provjeru valjanosti podataka u Excelu, možete odabrati jednu od unaprijed definiranih postavki ili odrediti prilagođene kriterije na osnovu vlastite formule za validaciju. U nastavku ćemo razgovarati o svakoj od ugrađenih opcija, a sljedeće sedmice i miće detaljnije pogledati provjeru valjanosti Excel podataka s prilagođenim formulama u zasebnom vodiču.

Kao što već znate, kriteriji validacije su definirani na kartici Postavke u Provjera valjanosti podataka dijaloški okvir ( Podaci kartica > Provjera valjanosti podataka ).

Cijeli brojevi i decimale

Za ograničavanje unosa podataka na cijeli broj ili decimalni , odaberite odgovarajuću stavku u polju Dozvoli . Zatim odaberite jedan od sljedećih kriterija u polju Podaci :

• Jednako ili nije jednako navedenom broju
• Veće od ili manje od navedenog broja
• Između dva broja ili ne između da isključite taj raspon brojeva

Na primjer, ovako kreirate Excel pravilo validacije koje dozvoljava bilo koji cijeli broj veći od 0:

Provjera datuma i vremena u Excel-u

Da potvrdite datume, odaberite Datum u polju Dozvoli , a zatim odaberite odgovarajući kriterij u Podaci kutija. Postoji dosta unaprijed definiranih opcija koje možete birati: dozvolite samo datume između dva datuma, jednake, veće ili manje od određenog datuma i više.

Slično, za provjeru vremena, odaberite Vrijeme u polju Dozvoli , a zatim definirajte tražene kriterije.

Na primjer, dozvoliti samo datume između Datum početka u B1 i Datum završetka u B2, primijenite ovaj ExcelPravilo validacije datuma:

Da biste potvrdili unose na osnovu današnjih podataka i trenutnog vremena, napravite vlastite formule za provjeru valjanosti podataka kao što je prikazano u ovim primjerima:

• Provjeri datume na osnovu današnjeg datuma
• Provjeri vremena na osnovu trenutnog vremena

Dužina teksta

Da dozvoliš unos podataka određene dužine, odaberite Tekst dužina u polju Dozvoli i odaberite kriterije validacije u skladu s vašom poslovnom logikom.

Na primjer, da biste ograničili unos na 10 znakova, kreirajte ovo pravilo:

Napomena. Opcija Dužina teksta ograničava broj znakova, ali ne i tip podataka, što znači da će gornje pravilo dozvoliti i tekst i brojeve ispod 10 znakova ili 10 cifara, respektivno.

Excel lista za validaciju podataka (padajući)

Da biste dodali padajuću listu stavki u ćeliju ili grupu ćelija, odaberite ciljne ćelije i učinite sljedeće:

1. Otvorite Provjera valjanosti podataka dijaloški okvir ( Podaci kartica > Provjera valjanosti podataka ).
2. Na kartici Postavke odaberite Lista u polju Dozvoli .
3. U polju Izvor otkucajte stavke vaše Excel liste validacije, odvojene zarezima. Na primjer, da ograničite unos korisnika na tri izbora, upišite Da, Ne, N/A .
4. Uvjerite se da je polje Padajući izbornik u ćeliji odabrano u kako bi se padajuća strelica pojavila pored ćelije.
5. Kliknite OK .

Rezultirajuća lista za validaciju Excel podataka će izgledati slično ovome:

Napomena. Budite oprezni s opcijom Zanemari prazno , koja je odabrana po defaultu. Ako kreirate padajuću listu na osnovu imenovanog raspona koji ima barem jednu praznu ćeliju, odabirom ovog potvrdnog okvira možete unijeti bilo koju vrijednost u provjerenu ćeliju. U mnogim situacijama to vrijedi i za formule za provjeru valjanosti: ako je ćelija navedena u formuli prazna, bilo koja vrijednost će biti dozvoljena u provjerenoj ćeliji.

Drugi načini za kreiranje liste za provjeru valjanosti podataka u Excelu

Dodavanje lista razdvojenih zarezima direktno u okvir Izvor najbrži je način koji dobro funkcionira za male padajuće liste za koje je malo vjerovatno da će se ikada promijeniti. U drugim scenarijima, možete nastaviti na jedan od sljedećih načina:

• Padajuća lista za provjeru valjanosti podataka iz raspona ćelija
• Dinamička lista za provjeru valjanosti podataka iz imenovanog raspona
• Dinamička lista za provjeru valjanosti podataka iz Excel tablice
• Kaskadna (zavisna) padajuća lista

Prilagođena pravila za provjeru valjanosti podataka

Pored ugrađene Excel validacije podataka pravila o kojima se raspravlja u ovom vodiču, možete kreirati prilagođena pravila sa svojim vlastitim formulama za provjeru valjanosti podataka. Evo samo nekoliko primjera:

• Dozvoli samo brojeve
• Dozvoli samo tekst
• Dozvoli tekst koji počinje određenim znakovima
• Dozvoli samo jedinstvene unose idisallow duplicate

Za više primjera, pogledajte Prilagođena pravila i formule za provjeru valjanosti podataka.

Kako urediti provjeru valjanosti podataka u Excelu

Da biste promijenili Excel pravilo validacije, izvršite ove korake:

1. Odaberite bilo koju od potvrđenih ćelija.
2. Otvorite Provjera valjanosti podataka dijaloški okvir ( Podaci kartica > Provjera valjanosti podataka ).
3. Unesite potrebne promjene.
4. Označite okvir za potvrdu Primijeni ove promjene na sve ostale ćelije sa istim postavkama da kopirate promjene koje ste napravili u svim ostalim ćelijama s originalnim kriterijima validacije.
5. Kliknite na OK da sačuvate promjene.

Na primjer, možete urediti svoje Excel lista za provjeru valjanosti podataka dodavanjem ili uklanjanjem stavki iz okvira Izvor i primjenjuju se ove promjene na sve ostale ćelije koje sadrže istu padajuću listu:

Kako kopirati Excel pravilo za provjeru valjanosti podataka u druge ćelije

Ako ste konfigurirali provjeru valjanosti podataka za jednu ćeliju i želite potvrditi druge ćelije s istim kriterijima, yo ne morate ponovo kreirati pravilo od nule.

Da biste kopirali pravilo validacije u Excelu, izvršite ova 4 brza koraka:

1. Odaberite ćeliju u koju će se izvršiti provjera valjanosti pravilo se primjenjuje i pritisnite Ctrl + C da ga kopirate.
2. Odaberite druge ćelije koje želite potvrditi. Da odaberete ćelije koje nisu susjedne, pritisnite i držite tipku Ctrl dok birate ćelije.
3. Kliknite desnim tasterom miša na odabir, kliknite na ZalijepiPosebno , a zatim odaberite opciju Provjera valjanosti .

   Alternativno, pritisnite prečicu Specijalno zalijepi > Validacija : Ctrl + Alt + V , zatim N .

4. Kliknite OK .

Savjet. Umjesto kopiranja provjere valjanosti podataka u druge ćelije, možete konvertirati svoj skup podataka u Excel tablicu. Kako dodate još redova u tablicu, Excel će automatski primijeniti vaše pravilo validacije na nove redove.

Kako pronaći ćelije s provjerom valjanosti podataka u Excelu

Da biste brzo locirali sve provjerene ćelije u trenutnoj radni list, idite na karticu Početna grupa > Uređivanje i kliknite na Pronađi & Odaberite > Provjera valjanosti podataka :

Ovo će odabrati sve ćelije na koje su primijenjena pravila provjere valjanosti podataka:

Kako ukloniti provjeru valjanosti podataka u Excelu

Sve u svemu, postoje dva načina za uklanjanje validacije u Excelu: standardni pristup koji je dizajnirao Microsoft i tehnika bez miša koju je osmislio Excel štreberi koji nikada ne bi skinuli ruke s tastature osim ako je to apsolutno neophodno (npr. da uzmu šoljicu kafe :)

Metoda 1: Redovni način uklanjanja validacije podataka

Normalno uklanjanje provjere valjanosti podataka u Excel radnim listovima nastavljate s ovim koracima:

1. Odaberite ćeliju(e) s provjerom valjanosti podataka.
2. Na kartici Podaci kliknite na <1 Dugme>Provjera valjanosti podataka .
3. Na kartici Postavke kliknite na Obriši sve