Vejledningen forklarer, hvordan du laver datavalidering i Excel: opret en valideringsregel for tal, datoer eller tekstværdier, lav datavalideringslister, kopier datavalidering til andre celler, find ugyldige indtastninger, reparer og fjern datavalidering.

Når du opretter en projektmappe til dine brugere, vil du ofte kontrollere indtastning af oplysninger i bestemte celler for at sikre, at alle dataindtastninger er nøjagtige og konsistente. Du kan bl.a. tillade bestemte datatyper, f.eks. tal eller datoer, i en celle eller begrænse tal til et bestemt område og tekst til en bestemt længde. Du kan endda give en foruddefineret liste over acceptableExcel Datavalidering giver dig mulighed for at gøre alle disse ting i alle versioner af Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 og lavere versioner af Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013 og lavere.

Hvad er datavalidering i Excel?

Validering af Excel-data er en funktion, der begrænser (validerer) brugerens input til et regneark. Teknisk set opretter du en valideringsregel, der styrer, hvilke data der kan indtastes i en bestemt celle.

Her er blot et par eksempler på, hvad Excel's datavalidering kan gøre:

• Tillad kun numerisk eller tekst værdier i en celle.
• Tillad kun tal inden for en bestemt rækkevidde .
• Tillad dataindtastninger af en bestemt længde .
• Begrænse datoer og tidspunkter uden for en given rækkevidde .
• Begrænse indtastninger til et valg fra en drop-down-liste .
• Validere en post baseret på en anden celle .
• Vis en input-meddelelse når brugeren markerer en celle.
• Vis en advarselsmeddelelse når der er indtastet forkerte data.
• Find ukorrekte angivelser i validerede celler.

Du kan f.eks. oprette en regel, der begrænser dataindtastning til 4-cifrede tal mellem 1000 og 9999. Hvis brugeren indtaster noget andet, viser Excel en fejlmeddelelse, der forklarer, hvad brugeren har gjort forkert:

Sådan laver du datavalidering i Excel

Du kan tilføje datavalidering i Excel ved at udføre følgende trin.

1. Åbn dialogboksen Datavalidering

Vælg en eller flere celler, der skal valideres, gå til Data faneblad> Dataværktøjer gruppe, og klik på Validering af data knap.

Du kan også åbne dialogboksen Datavalidering ved at trykke på Alt> D> L , med hver tast trykket ned separat.

2. Opret en Excel-valideringsregel

På den Indstillinger definerer du valideringskriterierne i overensstemmelse med dine behov. I kriterierne kan du angive et af følgende:

• Værdier - skriv tal i kriterieboksen som vist på skærmbilledet nedenfor.
• Cellereferencer - lave en regel baseret på en værdi eller formel i en anden celle.
• Formler - giver mulighed for at udtrykke mere komplekse betingelser som i dette eksempel.

Lad os f.eks. lave en regel, der begrænser brugerne til at indtaste et helt tal mellem 1000 og 9999:

Når valideringsreglen er konfigureret, skal du enten klikke på OK for at lukke den Validering af data vinduet eller skifte til en anden fane for at tilføje en indtastningsmeddelelse og/eller en fejlmeddelelse.

3. Tilføj en indtastningsmeddelelse (valgfrit)

Hvis du vil vise en meddelelse, der forklarer brugeren, hvilke data der er tilladt i en given celle, skal du åbne Indtastningsmeddelelse fanen og gør følgende:

• Sørg for, at den Vis indtastningsmeddelelse, når celle er valgt er markeret.
• Indtast titlen og teksten til din besked i de tilsvarende felter.
• Klik på OK for at lukke dialogvinduet.

Så snart brugeren vælger den validerede celle, vises følgende meddelelse:

4. Vis en fejlmeddelelse (valgfrit)

Ud over indtastningsmeddelelsen kan du vise en af følgende fejlmeddelelser, når der indtastes ugyldige data i en celle.

Type af advarsel	Beskrivelse
Stop (standard)	Den strengeste advarselstype, der forhindrer brugere i at indtaste ugyldige data. Du klikker på Genoptag for at indtaste en anden værdi eller Annuller for at fjerne posten.
Advarsel	Advarer brugeren om, at dataene er ugyldige, men forhindrer ikke indtastning af dem. Du klikker på Ja for at indtaste den ugyldige post, Nej for at redigere den, eller Annuller for at fjerne posten.
Oplysninger	Den mest tilladte advarselstype, der kun informerer brugerne om ugyldig dataindtastning. Du klikker på OK for at indtaste den ugyldige værdi eller Annuller for at fjerne den fra cellen.

Hvis du vil konfigurere en brugerdefineret fejlmeddelelse, skal du gå til Fejlmeddelelse og definer følgende parametre:

• Kontroller den Vis fejlmeddelelse efter indtastning af ugyldige data feltet (som normalt er markeret som standard).
• I den Stil Vælg den ønskede advarselstype.
• Indtast titlen og teksten på fejlmeddelelsen i de tilsvarende felter.
• Klik på OK .

Og hvis brugeren nu indtaster ugyldige data, viser Excel en særlig advarsel, der forklarer fejlen (som vist i begyndelsen af denne vejledning).

Bemærk. Hvis du ikke skriver din egen besked, vil standard Stop-alarm med følgende tekst vil blive vist: Denne værdi svarer ikke til de datavalideringsrestriktioner, der er defineret for denne celle .

Excel data validering eksempler

Når du tilføjer en datavalideringsregel i Excel, kan du vælge en af de foruddefinerede indstillinger eller angive brugerdefinerede kriterier baseret på din egen valideringsformel. Nedenfor vil vi diskutere hver af de indbyggede muligheder, og i næste uge vil vi se nærmere på Excel-datavalidering med brugerdefinerede formler i en separat vejledning.

Som du allerede ved, defineres valideringskriterierne på Indstillinger i fanen i Validering af data dialogboks ( Data faneblad> Validering af data ).

Hele tal og decimaltal

Hvis du vil begrænse dataindtastning til en helt tal eller decimal , vælg det tilsvarende punkt i Tillad og vælg derefter et af følgende kriterier i feltet Data boks:

• Lig med eller ikke er ikke lig med det angivne antal
• Større end eller mindre end det angivne antal
• Mellem de to tal eller ikke mellem for at udelukke dette talområde

Sådan opretter du f.eks. en Excel-valideringsregel, der tillader alle hele tal, der er større end 0:

Validering af dato og tid i Excel

Hvis du vil validere datoer, skal du vælge Dato i den Tillad feltet, og vælg derefter et passende kriterium i feltet Data Der er en hel del foruddefinerede muligheder at vælge imellem: Tillad kun datoer mellem to datoer, lig med, større end eller mindre end en bestemt dato og meget mere.

På samme måde kan du validere tidspunkter ved at vælge Tid i den Tillad feltet, og definer derefter de ønskede kriterier.

Hvis du f.eks. kun vil tillade datoer mellem Startdato i B1 og Slutdato i B2, anvende denne Excel-datavalideringsregel:

Hvis du vil validere posteringer baseret på dagens data og det aktuelle tidspunkt, skal du lave dine egne datavalideringsformler som vist i disse eksempler:

• Validering af datoer baseret på dagens dato
• Validering af tider baseret på det aktuelle tidspunkt

Tekstlængde

Hvis du vil tillade indtastning af data af en bestemt længde, skal du vælge Tekstlængde i den Tillad feltet, og vælg valideringskriterierne i overensstemmelse med din forretningslogik.

Hvis du f.eks. vil begrænse indtastningen til 10 tegn, skal du oprette denne regel:

Bemærk. Tekstlængde begrænser antallet af tegn, men ikke datatypen, hvilket betyder, at ovenstående regel vil tillade både tekst og tal under henholdsvis 10 tegn og 10 cifre.

Excel-datavalideringsliste (drop-down)

Hvis du vil tilføje en rulleliste med elementer til en celle eller en gruppe af celler, skal du vælge målcellerne og gøre følgende:

1. Åbn den Validering af data dialogboks ( Data faneblad> Validering af data ).
2. På den Indstillinger skal du vælge Liste i den Tillad boks.
3. I den Kilde feltet, skal du skrive elementerne på din Excel-valideringsliste, adskilt af kommaer. Hvis du f.eks. vil begrænse brugerens input til tre valg, skal du skrive Ja, Nej, N/A .
4. Sørg for, at den Rullemenuen i cellen skal være markeret, for at drop-down-pilen vises ved siden af cellen.
5. Klik på OK .

Den resulterende Excel-datavalideringsliste kommer til at se således ud:

Bemærk. Vær forsigtig med den Ignorer blank Hvis du opretter en rulleliste baseret på et navngivet område, der har mindst én tom celle, kan du, hvis du markerer dette afkrydsningsfelt, indtaste en hvilken som helst værdi i den validerede celle. I mange situationer gælder det også for valideringsformler: Hvis en celle, der refereres til i formlen, er tom, er det tilladt at indtaste en hvilken som helst værdi i den validerede celle.

Andre måder at oprette en datavalideringsliste i Excel på

Hvis du angiver kommaseparerede lister direkte i Kilde boksen er den hurtigste metode, der fungerer godt til små dropdowns, som sandsynligvis aldrig vil blive ændret. I andre scenarier kan du fortsætte med en af følgende metoder:

• Dropdown data valideringsliste fra en række celler
• Dynamisk datavalideringsliste fra et navngivet område
• Dynamisk datavalideringsliste fra Excel-tabellen
• Kaskaderende (afhængig) drop down-liste

Brugerdefinerede datavalideringsregler

Ud over de indbyggede Excel-datavalideringsregler, der er beskrevet i denne vejledning, kan du oprette brugerdefinerede regler med dine egne datavalideringsformler. Her er blot nogle få eksempler:

• Tillad kun tal
• Tillad kun tekst
• Tillad tekst, der begynder med bestemte tegn
• Tillad kun unikke poster og afvis dubletter

Du kan finde flere eksempler under Brugerdefinerede datavalideringsregler og formler.

Sådan redigerer du datavalidering i Excel

Du kan ændre en Excel-valideringsregel ved at udføre følgende trin:

1. Vælg en af de validerede celler.
2. Åbn den Validering af data dialogboks ( Data faneblad> Validering af data ).
3. Foretag de nødvendige ændringer.
4. Vælg den Anvend disse ændringer på alle andre celler med de samme indstillinger for at kopiere de ændringer, du har foretaget, til alle andre celler med de oprindelige valideringskriterier.
5. Klik på OK for at gemme ændringerne.

Du kan f.eks. redigere din Excel-datavalideringsliste ved at tilføje eller fjerne elementer fra listen Kilde og få disse ændringer anvendt på alle andre celler, der indeholder den samme rulleliste:

Sådan kopierer du Excel-datavalideringsreglen til andre celler

Hvis du har konfigureret datavalidering for en celle og ønsker at validere andre celler med de samme kriterier, behøver du ikke at oprette reglen fra bunden igen.

For at kopiere valideringsreglen i Excel skal du udføre disse 4 hurtige trin:

1. Vælg den celle, som valideringsreglen gælder for, og tryk på Ctrl + C for at kopiere den.
2. Vælg andre celler, som du vil validere. Hvis du vil vælge celler, der ikke er tilstødende, skal du holde Ctrl-tasten nede, mens du vælger cellerne.
3. Højreklik på markeringen, klik på Indsæt specielt , og vælg derefter den Validering mulighed.

   Alternativt kan du trykke på Indsæt specielt > Validering Genvej: Ctrl + Alt + V , derefter N .

4. Klik på OK .

Tip. I stedet for at kopiere datavalidering til andre celler kan du konvertere dit datasæt til en Excel-tabelle. Når du tilføjer flere rækker til tabellen, anvender Excel automatisk din valideringsregel på nye rækker.

Sådan finder du celler med datavalidering i Excel

Hvis du hurtigt vil finde alle validerede celler i det aktuelle regneark, skal du gå til Hjem faneblad> Redigering af gruppe, og klik på Find & Vælg > Validering af data :

Dette markerer alle celler, der er omfattet af regler for datavalidering:

Sådan fjerner du datavalidering i Excel

Overordnet set er der to måder at fjerne validering i Excel på: standardmetoden designet af Microsoft og den musfrie teknik, der er udviklet af Excel-nørder, som aldrig ville tage hænderne fra tastaturet, medmindre det er absolut nødvendigt (f.eks. for at tage en kop kaffe :)

Metode 1: Almindelig måde at fjerne datavalidering på

Normalt skal du følge disse trin for at fjerne datavalidering i Excel-regneark:

1. Vælg de(n) celle(r) med datavalidering.
2. På den Data skal du klikke på fanen Validering af data knap.
3. På den Indstillinger skal du klikke på fanen Ryd alt knappen, og klik derefter på OK .

Tips:

1. Sådan fjerner du datavalidering fra alle celler på det aktuelle ark, skal du bruge funktionen Find & Vælg til at vælge alle de validerede celler.
2. Hvis du vil fjerne en en bestemt regel for datavalidering , vælge en celle med denne regel, åbne Validering af data dialogvinduet, skal du kontrollere Anvend disse ændringer på alle andre celler med de samme indstillinger feltet, og klik derefter på Ryd alt knap.

Som du kan se, er standardmetoden ret hurtig, men den kræver et par museklik, hvilket jeg ikke mener er noget særligt. Men hvis du foretrækker at arbejde med tastaturet frem for musen, kan du måske finde følgende fremgangsmåde tiltalende.

Metode 2: Indsæt Special for at slette datavalideringsregler

De jure er Excel Paste Special designet til at indsætte specifikke elementer i kopierede celler. De facto kan det gøre mange andre nyttige ting. Det kan bl.a. hurtigt fjerne datavalideringsregler i et regneark. Her er hvordan:

1. Vælg en tom celle uden datavalidering, og tryk på Ctrl + C for at kopiere den.
2. Vælg de(n) celle(r), som du vil fjerne datavalidering fra.
3. Tryk på Ctrl + Alt + V og derefter på N , som er genvejen til Indsæt specielt > Validering af data .
4. Tryk på Enter . Færdig!

Tips til validering af Excel-data

Nu hvor du kender det grundlæggende i datavalidering i Excel, vil jeg gerne dele et par tips, der kan gøre dine regler meget mere effektive.

Excel data validering baseret på en anden celle

I stedet for at skrive værdierne direkte i kriterieboksene kan du indtaste dem i nogle celler og derefter henvise til disse celler. Hvis du beslutter dig for at ændre valideringsbetingelserne senere, skal du blot skrive nye tal på arket uden at skulle redigere reglen.

Sådan indtaster du en celle reference kan du enten skrive det i feltet med et lighedstegn foran, eller du kan klikke på pilen ud for feltet og derefter vælge cellen med musen. Du kan også klikke et vilkårligt sted i feltet og derefter vælge cellen på arket.

Hvis du f.eks. vil tillade alle andre hele tal end tallet i A1, skal du vælge ikke er ikke lig med kriterier i den Data boksen og skriv =$A$1 i den Værdi boks:

Hvis du vil gå et skridt videre, kan du indtaste en formel i den celle, der henvises til, og få Excel til at validere indtastningen på grundlag af denne formel.

Hvis du f.eks. vil begrænse brugere til at indtaste datoer efter dagens dato, skal du indtaste =TODAY() formel i en celle, f.eks. B1, og opret derefter en regel for datovalidering baseret på denne celle:

Eller du kan indtaste =TODAY() formel direkte i Startdato boksen, hvilket vil have samme effekt.

Formelbaserede valideringsregler

I situationer, hvor det ikke er muligt at definere et ønsket valideringskriterium baseret på en værdi eller cellehenvisning, kan du udtrykke det ved hjælp af en formel.

Hvis du f.eks. vil begrænse indtastningen til minimums- og maksimumsværdierne i den eksisterende liste over tal, f.eks. A1:A10, skal du bruge følgende formler:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Vær opmærksom på, at vi låser området ved hjælp af $-tegnet (absolutte cellereferencer), så vores Excel-valideringsregel fungerer korrekt for alle valgte celler.

Sådan finder du ugyldige data på arket

Selv om Microsoft Excel gør det muligt at anvende datavalidering på celler, der allerede indeholder data, får du ikke besked, hvis nogle af de eksisterende værdier ikke opfylder valideringskriterierne.

Hvis du vil finde ugyldige data, der har fundet vej ind i dine regneark, før du tilføjede datavalidering, skal du gå til Data fanen, og klik på Validering af data > Cirkel ugyldige data .

Dette fremhæver alle de celler, der ikke opfylder valideringskriterierne:

Så snart du retter en ugyldig indtastning, forsvinder cirklen automatisk. Hvis du vil fjerne alle cirkler, skal du gå til Data fanen, og klik på Validering af data > Klare valideringscirkler .

Sådan beskytter du et regneark med datavalidering

Hvis du ønsker at beskytte regneark eller arbejdsbog med adgangskode, skal du først konfigurere de ønskede indstillinger for datavalidering og derefter beskytte arket. Det er vigtigt, at du låse op for validerede celler før du beskytter regnearket, ellers vil dine brugere ikke kunne indtaste data i disse celler. Du kan finde detaljerede retningslinjer under Sådan låser du op for visse celler i et beskyttet ark.

Sådan deler du en projektmappe med datavalidering

Hvis du vil give flere brugere mulighed for at samarbejde om arbejdsmappen, skal du sørge for at dele arbejdsmappen, efter at du har udført datavalidering. Når du har delt arbejdsmappen, vil dine datavalideringsregler fortsat fungere, men du vil ikke kunne ændre dem eller tilføje nye regler.

Excel datavalidering virker ikke

Hvis datavalidering ikke fungerer korrekt i dine regneark, skyldes det højst sandsynligt en af følgende årsager.

Datavalidering virker ikke for kopierede data

Datavalidering i Excel er designet til at forbyde indtastning af ugyldige data direkte i en celle, men det kan ikke forhindre brugere i at kopiere ugyldige data. Selv om der ikke er nogen måde at deaktivere copy/paste-genveje på (bortset fra ved hjælp af VBA), kan du i det mindste forhindre kopiering af data ved at trække og slippe celler. For at gøre dette skal du gå til Fil > Indstillinger > Avanceret > Redigeringsmuligheder , og rydde den Aktiver fyldhåndtag og træk-og-slip af celler afkrydsningsfeltet.

Excel-datavalidering er ikke tilgængelig, når du er i celleredigeringstilstand

Kommandoen Datavalidering er ikke tilgængelig (gråtonet), hvis du indtaster eller ændrer data i en celle. Når du er færdig med at redigere cellen, skal du trykke på Enter eller Esc for at afslutte redigeringstilstanden og derefter foretage datavalidering.

Datavalidering kan ikke anvendes på en beskyttet eller delt projektmappe

Selv om de eksisterende valideringsregler fortsat fungerer i beskyttede og delte arbejdsmapper, er det ikke muligt at ændre indstillingerne for datavalidering eller oprette nye regler. Hvis du vil gøre dette, skal du først fjerne delingen og/eller ophæve beskyttelsen af din arbejdsmappe.

Forkerte datavalideringsformler

Når du foretager formelbaseret datavalidering i Excel, er der tre vigtige ting, du skal kontrollere:

• En valideringsformel returnerer ikke fejl.
• En formel henviser ikke til tomme celler.
• Der anvendes passende cellehenvisninger.

Du kan finde flere oplysninger under Regel for brugerdefineret datavalidering virker ikke.

Manuel genberegning er slået til

Hvis den manuelle beregningstilstand er slået til i Excel, kan uberegnede formler forhindre, at data valideres korrekt. Hvis du vil ændre Excel-beregningsindstillingen tilbage til automatisk, skal du gå til Formler faneblad> Beregning gruppe, skal du klikke på Beregningsmuligheder knappen, og klik derefter på Automatisk .

Du kan finde flere oplysninger under Automatisk beregning vs. Manuel beregning.

Sådan tilføjer og bruger du datavalidering i Excel. Tak for din læsning, og jeg håber at se dig på vores blog i næste uge!