W tym tutorialu będziemy kontynuować odkrywanie fascynującego świata Formatowania warunkowego w Excelu. Jeśli nie czujesz się zbyt komfortowo w tej dziedzinie, możesz najpierw przejrzeć poprzedni artykuł, aby ożywić podstawy - Jak używać formatowania warunkowego w Excelu.

Dzisiaj będziemy rozwodzić się nad tym, jak używać formuł Excela do formatowania poszczególnych komórek i całych wierszy w oparciu o wartości, które określisz lub w oparciu o wartość innej komórki. Jest to często uważane za zaawansowaną akrobację formatowania warunkowego w Excelu i po opanowaniu, pomoże Ci przesunąć formaty w arkuszach kalkulacyjnych daleko poza ich powszechne zastosowania.

Formatowanie warunkowe w programie Excel na podstawie wartości innej komórki

Predefiniowane formatowania warunkowe Excela, takie jak Paski danych, Skale kolorów i Zestawy ikon, są przeznaczone głównie do formatowania komórek na podstawie ich własnych wartości. Jeśli chcesz zastosować formatowanie warunkowe na podstawie innej komórki lub sformatować cały wiersz na podstawie wartości pojedynczej komórki, musisz użyć formuł.

Zobaczmy więc, jak można stworzyć regułę za pomocą formuły i po omówieniu przykładów formuł dla konkretnych zadań.

Jak utworzyć regułę formatowania warunkowego na podstawie formuły

Aby skonfigurować regułę formatowania warunkowego na podstawie formuły w dowolnej wersji programu Excel 2010 poprzez Excel 365, wykonaj następujące czynności:

1. Wybierz komórki, które chcesz sformatować. Możesz wybrać jedną kolumnę, kilka kolumn lub całą tabelę, jeśli chcesz zastosować format warunkowy do wierszy.

   Wskazówka. Jeśli planujesz w przyszłości dodać więcej danych i chcesz, aby reguła formatowania warunkowego była automatycznie stosowana do nowych wpisów, możesz albo:

   • Przekształcenie zakresu komórek w tabelę ( Wstaw zakładkę> Tabela ). W tym przypadku formatowanie warunkowe zostanie automatycznie zastosowane do wszystkich nowych wierszy.
   • Wybierz kilka pustych wierszy poniżej swoich danych, powiedzmy 100 pustych wierszy.
2. Na Strona główna zakładka, w Style grupa, kliknij Formatowanie warunkowe> Nowa reguła...

   

3. W Nowa zasada formatowania okno, wybierz Użyj formuły, aby określić, które komórki mają być sformatowane .
4. Wprowadź formułę w odpowiednim polu.
5. Kliknij przycisk Format... aby wybrać swój własny format.

   

6. Przełączanie pomiędzy Czcionka , Granica oraz Wypełnij i baw się różnymi opcjami, takimi jak styl czcionki, kolor wzoru i efekty wypełnienia, aby ustawić format, który najlepiej pasuje do Ciebie. Więcej kolorów... i wybierz dowolny kolor RGB lub HSL. Po zakończeniu kliknij przycisk OK przycisk.

   

7. Upewnij się, że Podgląd w sekcji wyświetla się żądany format, a jeśli tak jest, kliknij OK Jeśli nie jesteś zadowolony z podglądu formatu, kliknij przycisk Format... ponownie i dokonać edycji.

   

Wskazówka. Zawsze, gdy musisz edytować formułę formatowania warunkowego, naciśnij klawisz F2, a następnie przejdź do potrzebnego miejsca w formule, używając klawiszy strzałek. Jeśli spróbujesz użyć strzałek bez naciśnięcia klawisza F2 , do formuły zostanie wstawiony zakres, a nie tylko przesunięcie wskaźnika wstawiania. Aby dodać do formuły określone odwołanie do komórki, naciśnij drugi raz klawisz F2, a następnie kliknij tę komórkę.

Przykłady formuły formatowania warunkowego w Excelu

Teraz, gdy już wiesz, jak tworzyć i stosować formatowanie warunkowe Excela na podstawie innej komórki, przejdźmy dalej i zobaczmy, jak w praktyce wykorzystać różne formuły Excela.

Wskazówka Aby Twoja formuła formatowania warunkowego w Excelu działała poprawnie, zawsze przestrzegaj tych prostych zasad.

Formuły do porównywania wartości (liczb i tekstu)

Jak wiesz Microsoft Excel dostarcza garść gotowych reguł do formatowania komórek o wartościach większych niż, mniejszych niż lub równych określonej przez Ciebie wartości ( Formatowanie warunkowe>Reguły podświetlania komórek Reguły te nie działają jednak, jeśli chcesz warunkowo formatować określone kolumny lub całe wiersze na podstawie wartości komórki w innej kolumnie. W tym przypadku używasz analogicznych formuł:

Poniższy zrzut ekranu pokazuje przykład Większe niż wzór który podświetla nazwy produktów w kolumnie A, jeśli liczba pozycji w magazynie (kolumna C) jest większa niż 0. Zwróć uwagę, że formuła dotyczy tylko kolumny A ($A$2:$A$8). Jeśli jednak wybierzesz całą tabelę (w naszym przypadku $A$2:$E$8), to podświetli ona całe wiersze na podstawie wartości w kolumnie C.

W podobny sposób można utworzyć regułę formatowania warunkowego, aby porównać wartości dwóch komórek. Na przykład:

=$A2<$B2 - formatować komórki lub wiersze, jeśli wartość w kolumnie A jest mniejsza niż odpowiadająca jej wartość w kolumnie B.

=$A2=$B2 - formatuje komórki lub wiersze, jeśli wartości w kolumnach A i B są takie same.

=$A2$B2 - formatować komórki lub wiersze, jeśli wartość w kolumnie A nie jest taka sama jak w kolumnie B.

Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, formuły te działają zarówno dla wartości tekstowych, jak i dla liczb.

Formuły AND i OR

Jeśli chcesz sformatować swoją tabelę w Excelu na podstawie 2 lub więcej warunków, to użyj funkcji =AND lub =OR:

Na poniższym zrzucie ekranu używamy formuły =AND($C2>0, $D2="Worldwide") aby zmienić kolor tła wierszy, jeśli liczba pozycji w magazynie (kolumna C) jest większa niż 0 i jeśli produkt jest wysyłany na cały świat (kolumna D). Proszę zwrócić uwagę, że formuła działa z wartości tekstowe jak również z numery .

Oczywiście w formułach AND i OR możesz użyć dwóch, trzech lub więcej warunków. Aby zobaczyć, jak to działa w praktyce, obejrzyj film: Formatowanie warunkowe na podstawie innej komórki.

Są to podstawowe formuły formatowania warunkowego, których używasz w Excelu. Teraz rozważmy nieco bardziej złożone, ale znacznie ciekawsze przykłady.

Formatowanie warunkowe dla pustych i niepustych komórek

Chyba każdy wie, jak formatować puste i niepuste komórki w Excelu - wystarczy stworzyć nową regułę o treści " Formatuj tylko komórki, które zawierają" i wybrać Blanki lub No Blanks .

Ale co jeśli chcesz sformatować komórki w określonej kolumnie, jeśli odpowiadająca im komórka w innej kolumnie jest pusta lub nie jest pusta? W tym przypadku będziesz musiał ponownie wykorzystać formuły Excela:

Wzór dla półfabrykatów : =$B2="" - formatuje wybrane komórki / wiersze, jeśli odpowiadająca im komórka w kolumnie B jest pusta.

Wzór dla nieśmiertelników : =$B2"" - formatuje wybrane komórki / wiersze, jeśli odpowiadająca im komórka w kolumnie B nie jest pusta.

Uwaga. Powyższe formuły zadziałają dla komórek, które są "wizualnie" puste lub nie są puste. Jeśli użyjesz jakiejś funkcji Excela, która zwraca pusty ciąg, np. =if(false, "OK", "") i nie chcesz, aby takie komórki były traktowane jako puste, użyj następujących formuł =isblank(A1)=true lub =isblank(A1)=false aby sformatować odpowiednio puste i niepuste komórki.

A oto przykład, jak można wykorzystać powyższe formuły w praktyce. Załóżmy, że masz kolumnę (B), która jest " Data sprzedaży " i kolejna kolumna (C) " Dostawa ". Te 2 kolumny mają wartość tylko wtedy, gdy dokonano sprzedaży i dostarczono przedmiot. Chcesz więc, aby cały wiersz zmienił kolor na pomarańczowy, gdy dokonano sprzedaży; a gdy przedmiot został dostarczony, odpowiedni wiersz powinien zmienić kolor na zielony. Aby to osiągnąć, musisz utworzyć 2 reguły formatowania warunkowego z następującymi formułami:

• Wiersze pomarańczowe (komórka w kolumnie B nie jest pusta): =$B2""
• Rzędy zielone (komórki w kolumnie B i kolumnie C nie są puste): =AND($B2"", $C2"")

Jeszcze jedna rzecz, którą musisz zrobić, to przesunąć drugą regułę na górę i wybrać Zatrzymaj się, jeśli prawda pole wyboru obok tej reguły:

W tym konkretnym przypadku opcja "Stop if true" jest właściwie zbędna, a reguła będzie działać zarówno z nią, jak i bez niej. Możesz chcieć zaznaczyć to pole jako dodatkowe zabezpieczenie, na wypadek gdybyś w przyszłości dodał kilka innych reguł, które mogą być w konflikcie z którąś z istniejących.

Więcej informacji znajdziesz w rozdziale Formatowanie warunkowe Excela dla pustych komórek.

Formuły programu Excel do pracy z wartościami tekstowymi

Jeśli chcesz sformatować określoną kolumnę (kolumny), gdy inna komórka w tym samym wierszu zawiera określone słowo, możesz użyć formuły omówionej w jednym z poprzednich przykładów (np. =$D2="Worldwide"). Jednak będzie to działać tylko dla dokładna zgodność .

Dla dopasowanie częściowe , trzeba będzie użyć albo SEARCH (wielkość liter nie ma znaczenia) albo FIND (wielkość liter ma znaczenie).

Na przykład, aby sformatować wybrane komórki lub wiersze, jeśli odpowiadająca im komórka w kolumnie D zawiera słowo " Na całym świecie ", użyj poniższej formuły. Formuła ta znajdzie wszystkie takie komórki, niezależnie od tego, gdzie w komórce znajduje się określony tekst, w tym " Statki na całym świecie ", " Na całym świecie, poza (...) ", itd:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Jeśli chciałbyś zacieniować wybrane komórki lub wiersze, jeśli zawartość komórki zaczyna się od tekstu wyszukiwania, użyj tego:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Formuły programu Excel do zaznaczania duplikatów

Jeśli Twoim zadaniem jest warunkowe formatowanie komórek z powtarzającymi się wartościami, możesz skorzystać z predefiniowanej reguły dostępnej pod adresem Formatowanie warunkowe> Reguły podświetlania komórek> Duplikacja wartości... Szczegółowe wskazówki dotyczące korzystania z tej funkcji zawiera następujący artykuł: Jak automatycznie zaznaczać duplikaty w programie Excel.

Jednak w niektórych przypadkach dane wyglądają lepiej, jeśli pokolorujemy wybrane kolumny lub całe wiersze, gdy w innej kolumnie wystąpi duplikat wartości. W takim przypadku należy ponownie zastosować formułę formatowania warunkowego Excela, a tym razem użyjemy polecenia COUNTIF formuła Jak wiesz, ta funkcja Excela zlicza liczbę komórek w określonym zakresie, które spełniają jedno kryterium.

Podświetl duplikaty, w tym pierwsze wystąpienie

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - formuła ta znajduje duplikaty wartości w określonym zakresie w kolumnie A (A2:A10 w naszym przypadku), w tym pierwsze wystąpienia.

Jeśli zdecydujesz się zastosować regułę do całej tabeli, całe wiersze zostaną sformatowane, jak widać na poniższym zrzucie ekranu. Postanowiłem zmienić kolor czcionki w tej regule, tak dla odmiany : )

Podświetlanie duplikatów bez pierwszego wystąpienia

Aby zignorować pierwsze wystąpienie i podświetlić tylko kolejne zduplikowane wartości, użyj tej formuły: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Podświetlanie kolejnych duplikatów w programie Excel

Jeśli wolisz podświetlić tylko duplikaty w kolejnych wierszach, możesz to zrobić w następujący sposób. Ta metoda działa dla dowolnych typów danych: liczb, wartości tekstowych i dat.

• Wybierz kolumnę, w której chcesz zaznaczyć duplikaty, bez nagłówka kolumny .
• Utwórz regułę (reguły) formatowania warunkowego za pomocą tych prostych formuł:

  Zasada 1 (niebieska): =$A1=$A2 - podkreśla 2. wystąpienie i wszystkie kolejne, jeśli występują.

  Zasada 2 (zielona): =$A2=$A3 - podkreśla pierwsze wystąpienie.

W powyższych formułach A to kolumna, którą chcemy sprawdzić pod kątem duplikatów, $A1 to nagłówek kolumny, $A2 to pierwsza komórka z danymi.

Ważne! Aby formuły działały poprawnie, istotne jest, aby reguła 1, która podświetla 2. i wszystkie kolejne wystąpienia duplikatów, była pierwszą regułą na liście, zwłaszcza jeśli używasz dwóch różnych kolorów.

Podświetlanie zduplikowanych wierszy

Jeśli chcesz zastosować format warunkowy, gdy zduplikowane wartości występują w dwóch lub więcej kolumnach, będziesz musiał dodać dodatkową kolumnę do swojej tabeli, w której będziesz łączył wartości z kluczowych kolumn używając prostej formuły, takiej jak ta =A2&B2 Następnie stosujesz regułę wykorzystującą jedną z odmian formuły COUNTIF dla duplikatów (z lub bez pierwszego wystąpienia). Oczywiście po utworzeniu reguły możesz ukryć dodatkową kolumnę.

Alternatywnie możesz użyć funkcji COUNTIFS, która obsługuje wiele kryteriów w jednej formule. W tym przypadku nie będziesz potrzebował kolumny pomocniczej.

W tym przykładzie, aby zaznaczyć zduplikowane wiersze z 1. wystąpieniem , utwórz regułę o następującej formule:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Aby zaznaczyć zduplikowane wiersze bez pierwszego wystąpienia , skorzystaj z tego wzoru:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Porównaj 2 kolumny w poszukiwaniu duplikatów

Jednym z najczęstszych zadań w Excelu jest sprawdzenie 2 kolumn pod kątem zduplikowanych wartości - czyli znalezienie i zaznaczenie wartości, które istnieją w obu kolumnach. Aby to zrobić, należy utworzyć regułę formatowania warunkowego Excela dla każdej kolumny z kombinacją =ISERROR() oraz =MATCH() funkcje:

Dla kolumny A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

Dla kolumny B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Uwaga. Aby takie formuły warunkowe działały poprawnie, bardzo ważne jest, abyś stosował reguły do całych kolumn, np. =$A:$A oraz =$B:$B .

Przykład praktycznego zastosowania można zobaczyć na poniższym zrzucie ekranu, który podświetla duplikaty w kolumnach E i F.

Jak widać, formuły formatowania warunkowego Excela radzą sobie z duplikatami całkiem dobrze. Jednak w bardziej skomplikowanych przypadkach zalecałbym użycie dodatku Duplicate Remover, który jest specjalnie zaprojektowany do wyszukiwania, podkreślania i usuwania duplikatów w Excelu, w jednym arkuszu lub między dwoma arkuszami.

Wzory do wyróżnienia wartości powyżej lub poniżej średniej

Podczas pracy z kilkoma zestawami danych liczbowych AVERAGE() Funkcja może przydać się do formatowania komórek, których wartości są poniżej lub powyżej średniej w kolumnie.

Na przykład, możesz użyć formuły =$E2 aby warunkowo sformatować wiersze, w których liczby sprzedaży są poniżej średniej, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu. Jeśli szukasz odwrotności, tj. aby zaciemnić produkty osiągające wyniki powyżej średniej, zastąp "" w formule: =$E2>AVERAGE($E$2:$E$8) .

Jak zaznaczyć najbliższą wartość w programie Excel

Jeśli mam zestaw liczb, to czy istnieje sposób, w jaki mogę użyć formatowania warunkowego w Excelu, aby podświetlić tę liczbę w tym zestawie, która jest najbliższa zeru? To właśnie chciała wiedzieć jedna z czytelniczek naszego bloga, Jessica. Pytanie jest bardzo jasne i proste, ale odpowiedź jest trochę za długa na sekcje komentarzy, dlatego rozwiązanie widzicie tutaj :)

Przykład 1. Znajdź najbliższą wartość, w tym dokładne dopasowanie

W naszym przykładzie znajdziemy i podświetlimy liczbę, która jest najbliższa zeru. Jeśli zestaw danych zawiera jedno lub więcej zer, wszystkie zostaną podświetlone. Jeśli nie ma 0, to podświetlona zostanie wartość najbliższa zeru, zarówno dodatnia, jak i ujemna.

Na początek musisz wprowadzić poniższą formułę do dowolnej pustej komórki w arkuszu, będziesz mógł później ukryć tę komórkę, jeśli zajdzie taka potrzeba. Formuła znajduje liczbę w danym zakresie, która jest najbliższa podanej przez Ciebie liczbie i zwraca wartość bezwzględną tej liczby (wartość bezwzględna to liczba bez jej znaku):

=MIN(ABS(B2:D13-(0)))

W powyższej formule, B2:D13 to twój zakres komórek, a 0 to liczba, dla której chcesz znaleźć najbliższe dopasowanie. Na przykład, jeśli szukasz wartości najbliższej 5, formuła zmieni się na: =MIN(ABS(B2:D13-(5)))

Uwaga. To jest formuła macierzowa , więc musisz nacisnąć Ctrl + Shift + Enter zamiast zwykłego skoku Enter, aby go zakończyć.

A teraz utwórz regułę formatowania warunkowego z następującą formułą, gdzie B3 jest prawą górną komórką w Twoim zakresie, a $C$2 w komórce z powyższą formułą tablicową:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Proszę zwrócić uwagę na użycie odwołań bezwzględnych w adresie komórki zawierającej formułę tablicową ($C$2), ponieważ komórka ta jest stała. Ponadto należy zastąpić 0 liczbą, dla której chcemy podświetlić najbliższe dopasowanie. Przykładowo, gdybyśmy chcieli podświetlić wartość najbliższą 5, formuła zmieniłaby się na: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Przykład 2. Podświetlenie wartości najbliższej podanej wartości, ale NIE dokładnego dopasowania

W przypadku, gdy nie chcesz podświetlić dokładnego dopasowania, potrzebujesz innej formuły tablicowej, która znajdzie najbliższą wartość, ale zignoruje dokładne dopasowanie.

Na przykład, następująca formuła tablicowa znajduje wartość najbliższą 0 w określonym zakresie, ale ignoruje zera, jeśli istnieją:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Pamiętaj, aby po zakończeniu wpisywania formuły tablicy nacisnąć Ctrl + Shift + Enter.

Formuła formatowania warunkowego jest taka sama jak w powyższym przykładzie:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Ponieważ jednak nasza formuła tablicowa w komórce C2 ignoruje dokładne dopasowanie, reguła formatowania warunkowego ignoruje również zera i podświetla wartość 0,003, która jest najbliższym dopasowaniem.

Jeśli chcesz znaleźć wartość najbliższą jakiejś innej liczbie w arkuszu Excela, po prostu zastąp "0" liczbą, którą chcesz zarówno w formule tablicy, jak i formatowania warunkowego.

Mam nadzieję, że formuły formatowania warunkowego, które poznałeś w tym tutorialu, pomogą Ci nadać sens jakiemukolwiek projektowi, nad którym pracujesz. Jeśli potrzebujesz więcej przykładów, sprawdź poniższe artykuły:

• Jak zmienić kolor wiersza na podstawie wartości komórki
• Formatowanie warunkowe w programie Excel dla dat
• Alternatywne kolory wierszy i kolumn w programie Excel
• Dwa sposoby zmiany koloru tła na podstawie wartości komórki
• Liczenie i sumowanie kolorowych komórek w Excelu

Dlaczego moje formatowanie warunkowe w Excelu nie działa poprawnie?

Jeśli Twoja reguła formatowania warunkowego nie działa zgodnie z oczekiwaniami, choć formuła jest pozornie poprawna, nie denerwuj się! Najprawdopodobniej nie jest to spowodowane jakimś dziwnym błędem w formatowaniu warunkowym Excela, a raczej drobnym błędem, niewidocznym na pierwszy rzut oka. Wypróbuj 6 prostych kroków rozwiązywania problemów poniżej, a jestem pewien, że uda Ci się doprowadzić formułę do stanu używalności:

1. Używaj poprawnie bezwzględnych & względnych adresów komórek. Bardzo trudno jest wywnioskować ogólną zasadę, która będzie działać w 100 procentach przypadków. Ale najczęściej używałbyś absolutnej kolumny (z $) i względnego wiersza (bez $) w swoich odwołaniach do komórek, np. =$A1>1 .

   Należy pamiętać, że wzory =A1=1 , =$A$1=1 oraz =A$1=1 dadzą różne wyniki. Jeśli nie jesteś pewien, który z nich jest poprawny w Twoim przypadku, możesz spróbować wszystkich : ) Więcej informacji znajdziesz w rozdziale Względne i bezwzględne odwołania do komórek w formatowaniu warunkowym Excela.

2. Zweryfikuj zastosowany zakres. Sprawdź, czy Twoja reguła formatowania warunkowego dotyczy właściwego zakresu komórek. Zasada jest następująca - zaznacz wszystkie komórki / wiersze, które chcesz sformatować, ale nie uwzględniaj nagłówków kolumn.
3. Napisz formułę dla lewej górnej komórki. W regułach formatowania warunkowego odniesienia do komórek są względne do najbardziej wysuniętej na lewo górnej komórki w stosowanym zakresie. Tak więc zawsze pisz swoją formułę formatowania warunkowego dla 1. wiersza z danymi.

   Na przykład, jeśli twoje dane zaczynają się w wierszu 2, umieszczasz =A$2=10 aby wyróżnić komórki z wartościami równymi 10 w wszystkie rzędy Częstym błędem jest używanie zawsze odniesienia do pierwszego wiersza (np. =A$1=10 ). Pamiętaj, że odwołujesz się do wiersza 1 w formule tylko wtedy, gdy twoja tabela nie ma nagłówków i twoje dane naprawdę zaczynają się w wierszu 1. Najbardziej oczywistym wskazaniem tego przypadku jest, gdy reguła działa, ale formatuje wartości nie w tych wierszach, w których powinna.

4. Sprawdź utworzoną regułę. Sprawdź dwukrotnie regułę w Menedżerze reguł formatowania warunkowego. Czasami bez żadnego powodu Microsoft Excel zniekształca utworzoną właśnie regułę. Jeśli więc reguła nie działa, przejdź do Formatowanie warunkowe> Zarządzaj regułami i sprawdź zarówno formułę, jak i zakres, którego ona dotyczy. Jeśli skopiowałeś formułę z Internetu lub innego zewnętrznego źródła, upewnij się, że proste cytaty są stosowane.
5. Dostosuj odwołania do komórek podczas kopiowania reguły. Jeśli kopiujesz formatowanie warunkowe Excela za pomocą programu Format Painter, nie zapomnij dostosować wszystkich odwołań do komórek w formule.
6. Podziel złożone formuły na proste elementy. Jeśli używasz złożonej formuły Excela, która zawiera kilka różnych funkcji, podziel ją na proste elementy i zweryfikuj każdą funkcję indywidualnie.

I na koniec, jeśli wypróbowałeś wszystkie kroki, ale twoja reguła formatowania warunkowego nadal nie działa poprawnie, podrzuć mi linka w komentarzach i spróbujemy wspólnie to zgłębić :)

W moim kolejnym artykule przyjrzymy się możliwościom formatowania warunkowego Excela dla dat. Do zobaczenia za tydzień i dzięki za lekturę!